ORDIN nr. 637 din 12 august 2009(*actualizat*)

a) Autoritatea comună de management pentru Programul operațional comun România-Ucraina-Republica Moldova 2007-2013 din cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale și Administrației Publice, care include unitățile cu atribuții operaționale, financiare, de audit intern și de control;

b) Secretariatul tehnic comun pentru Programul operațional comun România-Ucraina-Republica Moldova 2007-2013 localizat în cadrul Biroului Regional pentru Cooperare Transfrontalieră Suceava și în cadrul Biroului Regional pentru Cooperare Transfrontalieră Iași, precum și oficiile Secretariatului tehnic comun din Ucraina și Republica Moldova;

c) Autoritatea de audit de pe lângă Curtea de Conturi a României;

a) de la data aprobării oficiale a Programului de către Comisia Europeană, pentru Autoritatea comună de management;

b) de la data intrării în vigoare a Acordului de implementare a Programului, încheiat între Autoritatea comună de management și Secretariatul tehnic comun, pentru Secretariatul tehnic comun, inclusiv pentru oficiile acestuia din Ucraina și Republica Moldova;

c) de la data intrării în vigoare a Contractului de finanțare, încheiat între Autoritatea de management și Autoritatea de audit, pentru Autoritatea de audit.

a) sunt necesare pentru implementarea Programului în conformitate cu criteriile definite de Program și de Comitetul comun de monitorizare;

b) sunt conforme cu principiile unui management financiar sănătos;

c) sunt înregistrate în contabilitate, sunt identificabile, verificabile și susținute de documente justificative originale;

d) sunt efectuate cu respectarea procedurilor de achiziții corespunzătoare.

(1) Pentru toate tipurile de cheltuieli considerate eligibile în cadrul componentei de Asistență tehnică a Programului se respectă reglementările prevăzute în legislația națională și comunitară în vigoare.

(2) În cazul cheltuielilor finanțate integral sau parțial prin alte instrumente financiare naționale, europene sau internaționale, sumele aferente cheltuielilor decontate din aceste instrumente nu reprezintă cheltuieli eligibile.

(1) Sunt considerate eligibile numai acele cheltuieli care sunt însoțite de facturi, în conformitate cu prevederile legislației naționale, sau de alte documente contabile cu valoare probantă, echivalente facturilor, pe baza cărora cheltuielile să fie înregistrate în contabilitatea beneficiarului, certificate și identificate.

(2) În vederea certificării conformității cu originalul, beneficiarii vor prezenta controlorilor de prim nivel toate documentele originale.

(1) Sunt considerate eligibile cheltuielile de personal, inclusiv contribuțiile salariale suportate de către angajator, ale personalului de conducere și de execuție încadrat cu contract individual de muncă pe durată determinată sau nedeterminată, cu normă parțială sau întreagă de lucru, având atribuții în procesul de gestionare și implementare a Programului, încadrat în Secretariatul tehnic comun pentru Programul operațional comun România - Ucraina - Republica Moldova 2007-2013, dacă sunt respectate prevederile legislației naționale.

(2) Sunt considerate eligibile cheltuielile de personal, inclusiv contribuțiile salariale suportate de către angajator, ale personalului încadrat cu contract individual de muncă pe durată determinată sau nedeterminată, cu normă parțială sau întreagă de lucru, pentru activitățile adiacente de natură tehnică, financiar contabilă, juridică, resurse umane sau audit cu atribuții în implementarea Programului, încadrat în structura Biroului Regional de Cooperare Transfrontalieră Suceava și a Biroului Regional de Cooperare Transfrontalieră Iași.

(3) Primele și orele suplimentare sunt considerate eligibile dacă sunt respectate prevederile legislației naționale în vigoare și sunt acordate/efectuate cu acordul prealabil al Autorității comune de management, în condițiile prevăzute de contractele de finanțare.

(4) Cheltuielile de personal prevăzute la alin. (1) și (2) se decontează conform contractului individual de muncă pe durată determinată sau nedeterminată sau proporțional cu timpul efectiv lucrat pentru Program. Acesta reiese din fișa de pontaj aferent atribuțiilor specifice gestionării și implementării Programului sau activităților adiacente gestionării și implementării Programului.

(1) Sunt eligibile cheltuielile de deplasare care includ transport internațional, național și local, inclusiv taxe de aeroport, bac, pod, taxe rutiere, taxe de parcare, cazare și diurnă/indemnizație zilnică de delegare. Cheltuielile vor fi decontate de către Autoritatea comună de management, Secretariatul tehnic comun și oficiile acestuia din statele partenere sau Autoritatea de audit în conformitate cu baremurile stabilite de legislația aplicabilă structurii care organizează deplasarea, astfel:

a) pentru personalul Autorității comune de management, cu excepția personalului care desfășoară activități de control de prim nivel pentru beneficiarii români ai Programului operațional comun România-Ucraina-Republica Moldova 2007-2013, precum și pentru invitații Autorității comune de management, pentru participarea la reuniunile Comitetului comun de monitorizare, întâlniri de lucru, alte tipuri de reuniuni, conferințe, colocvii, mese rotunde, seminare, alte evenimente de informare și comunicare organizate de structurile de management ale programului sau de alte organizații, în contextul cooperării teritoriale europene, activități de instruire și de formare profesională, vizite în teren, inclusiv ex-post, evenimente care vizează pregătirea perioadei de programare 2014-2020, Strategia Uniunii Europene pentru Regiunea Dunării/strategii macroregionale/parteneriate strategice ale Uniunii Europene;

b) pentru personalul Secretariatului tehnic comun, pentru participarea la reuniunile Comitetului comun de monitorizare, întâlniri de lucru, alte tipuri de reuniuni, conferințe, colocvii, mese rotunde, seminare, alte evenimente de informare și comunicare organizate de structurile de management ale programului sau de alte organizații, în contextul cooperării teritoriale europene, activități de instruire, vizite în teren, inclusiv ex-post, evenimente care vizează pregătirea perioadei de programare 2014-2020, Strategia Uniunii Europene pentru Regiunea Dunării/strategii macroregionale/parteneriate strategice ale Uniunii Europene;

c) pentru personalul Autorității de audit pentru participarea la misiuni de audit la proiecte și la Secretariatul tehnic comun, precum și la activități de instruire și reuniuni tehnice;

d) pentru membrii Comitetului comun de monitorizare sau supleanții ori delegații acestora pentru participarea la reuniunile Comitetului comun de monitorizare, întâlniri de lucru, alte tipuri de reuniuni, conferințe, colocvii, mese rotunde, seminare, activități de instruire, activități de evaluare, alte evenimente de informare și comunicare organizate de structurile de management ale programului sau de alte organizații, în contextul cooperării teritoriale europene;

e) pentru membrii Comitetului de evaluare care participă la ședințele Comitetului de evaluare, la ședințele Comitetului comun de monitorizare sau la sesiuni de instruire organizate de Autoritatea comună de management sau Secretariatul tehnic comun;

f) pentru personalul care desfășoară activități de control de prim nivel pentru beneficiarii români ai Programului operațional comun România-Ucraina-Republica Moldova 2007-2013, pentru participarea la activități de instruire specifice activității de control organizate de structurile de management ale Programului, de Comisia Europeană sau prin programul INTERACT finanțat din fonduri europene;

g) pentru personalul oficiilor Secretariatului tehnic comun pentru participarea la reuniunile Comitetului comun de monitorizare, întâlniri de lucru, alte tipuri de reuniuni, conferințe, colocvii, mese rotunde, seminarii, alte evenimente de informare și comunicare organizate de structurile de management ale programului sau de alte organizații, în contextul cooperării teritoriale europene, activități de instruire, vizite în teren.

(2) Pentru persoanele/personalul prevăzute/prevăzut la alin. (1), lit. d), e) și g), care sunt cetățeni ai Ucrainei și Republicii Moldova, baremurile pentru cheltuielile pentru transport, inclusiv taxe de aeroport, transport local, cazare și diurnă/indemnizație zilnică de delegare nu vor depăși baremurile prevăzute de legislația română, astfel:

a) când persoana se deplasează în România, plafoanele sunt cele prevăzute de legislația română privind instituțiile publice pentru deplasarea personalului român în străinătate pentru îndeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, corespunzătoare deplasării într-un stat membru;

b) când persoana se deplasează pe teritoriul statului partener al cărui rezident este, plafoanele sunt cele prevăzute de legislația română privind instituțiile publice pentru deplasarea personalului român pe teritoriul României;

c) când persoana se deplasează pe teritoriul celuilalt stat partener, plafoanele sunt cele prevăzute de legislația română privind instituțiile publice pentru deplasarea personalului român în străinătate pentru îndeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, pentru deplasarea în Ucraina, respectiv Republica Moldova.

a) cheltuielile pentru efectuarea de studii, analize, rapoarte în concordanță cu obiectivele Programului;

b) cheltuielile cu auditul, în cazul externalizării acestor servicii;

c) cheltuielile cu publicitatea și informarea - organizarea de evenimente, conferințe, colocvii, mese rotunde, seminarii, prezentări și alte asemenea evenimente, campanii publicitare, cheltuieli aferente paginii de internet a Programului, cheltuielile cu publicațiile și materialele promoționale, în scopul implementării Programului;

d) cheltuielile efectuate pentru organizarea de reuniuni de lucru ale Comitetului comun de monitorizare, comitetelor de evaluare, grupurilor de lucru, precum și ale altor comitete înființate pentru gestionarea Programului, întâlniri de lucru, precum și alte tipuri de reuniuni, inclusiv pentru pregătirea perioadei de programare 2014-2020 și Strategia Uniunii Europene pentru Regiunea Dunării/strategii macroregionale/parteneriate strategice ale Uniunii Europene;

e) cheltuielile cu închirierea de mijloace de transport în scopul implementării Programului;

f) cheltuielile efectuate cu instruirea personalului implicat în gestionarea Programului, precum și pentru pregătirea perioadei de programare 2014-2020;

g) cheltuielile efectuate cu traduceri și interpretariat necesare gestionării și implementării Programului;

h) cheltuielile pentru efectuarea de studii, analize, rapoarte, consultanță și expertiză tehnică pe teme relevante pentru gestionarea Programului, precum și pentru pregătirea perioadei de programare 2014-2020;

i) cheltuielile de poștă și curierat pentru documentele aferente Programului;

j) cheltuielile pentru servicii informatice: întreținere și reparare echipamente informatice, de comunicații și periferice; întreținere, actualizare și dezvoltare de aplicații informatice ale echipamentelor folosite în gestionarea și implementarea Programului;

k) cheltuieli pentru închirierea de săli și spații;

l) cheltuieli pentru servicii de catering;

m) cheltuielile de arhivare a documentelor aferente Programului;

n) alte cheltuieli cu servicii necesare gestionării și implementării Programului.

o) cheltuieli pentru servicii de multiplicare și fotocopiere;

p) cheltuielile pentru întreținerea sediului, inclusiv reparații și igienizare.

(1) În categoria cheltuielilor eligibile pentru achiziția de active fixe corporale se includ cheltuielile pentru achiziția de echipamente de tehnologia informațiilor și comunicațiilor, birotică, mobilier, autoturisme, inclusiv serviciile de întreținere și reparații echipamente și autoturisme, asigurările obligatorii pentru autoturisme, asigurarea CASCO și Cartea Verde pentru autoturismele achiziționate din fondurile Programului.

(2) Achiziția de autoturisme este eligibilă în următoarele condiții:

a) este justificată de necesități derivate din implementarea Programului;

b) valoarea cheltuielilor eligibile nu poate depăși echivalentul în lei a 15.000 euro pentru fiecare autoturism achiziționat;

c) sunt respectate obligațiile beneficiarului privind informarea și publicitatea.

(3) În categoria cheltuielilor eligibile pentru achiziția de active fixe necorporale se includ cheltuielile pentru achiziția de aplicații informatice, brevete, licențe și mărci.

(4) Cheltuielile pentru achiziția obiectelor de inventar sunt eligibile.

(5) Sunt eligibile cheltuielile cu materialele consumabile necesare desfășurării în bune condiții a activității beneficiarilor.

(1) Sunt eligibile cheltuielile cu comisioanele bancare la deschiderea și administrarea conturilor separate necesare implementării programului, cele aferente transferurilor bancare transnaționale, precum și comisioane aferente transferurilor bancare generate de plățile către terți

(2) Sunt eligibile cheltuielile cu taxele aferente participării personalului implicat în gestionarea și implementarea Programului la sesiuni de instruire și evenimente direct legate de implementarea Programului.

(3) Sunt eligibile cheltuielile cu taxele notariale, dacă acestea sunt efectuate în legătură directă cu operațiunea și sunt necesare pentru implementarea activităților eligibile ale Programului.

(4) Taxa pe valoarea adăugată, aferentă cheltuielilor efectuate, este eligibilă cu condiția ca beneficiarul să dovedească prin mijloace legale faptul că nu o recuperează din alte surse.

(5) Sunt eligibile cheltuielile cu taxele de viză și asigurările de sănătate, dacă acestea sunt efectuate în legătură directă cu operațiunea și sunt necesare pentru implementarea activităților eligibile ale Programului.

(1) În categoria cheltuielilor generale de administrație se includ cheltuielile efectuate pentru: închiriere sediu, plată utilități: apă curentă, canalizare, energie electrică, salubritate, gaze naturale, telefon, fax, internet; cheltuieli de protocol, precum și alte cheltuieli necesare implementării programului.

(2) Cheltuielile generale de administrație sunt eligibile după cum urmează:

a) în cuantum de maximum 7% din totalul costurilor eligibile rambursate ale contractului pentru Secretariatul tehnic comun;

b) în cuantum de maximum 7% din totalul costurilor eligibile rambursate pentru Autoritatea comună de management.

(3) Metoda de calcul folosită pentru calculul pro-ratei pentru decontarea cheltuielilor generale de administrație se va stabili de către Autoritatea comună de management și se va atașa ca anexă la contractul de finanțare, respectiv decizia de finanțare.

(1) Bugetul anual de Asistență tehnică al Programului aferent Autorității comune de management și Secretariatului tehnic comun poate cuprinde o rezervă în cuantum de maximum 5% din suma totală alocată pentru fiecare dintre acești beneficiari, care va putea fi utilizată numai pentru cheltuielile eligibile stipulate în prezentul ordin.

(2) Rezerva stipulată la alin. (1) poate fi cheltuită de către Secretariatul tehnic comun numai cu aprobarea prealabilă a Autorității comune de management.