ORDIN nr. 317 din 22 decembrie 2009 (*actualizat*)

(1) Serviciul informare-documentare din cadrul Secretariatului general al Ministerului Administrației și Internelor, denumit în continuare Secretariat general, este structura specializată unică ce coordonează fluxul de informare și documentare în domeniile de activitate specifice instituției, la nivel central și la nivelul structurilor subordonate.

(2) Serviciul informare-documentare din Secretariatul general organizează și efectuează activități de îndrumare, sprijin și control în structurile aparatului central, în instituțiile și structurile aflate în subordinea/coordonarea Ministerului Administrației și Internelor, în scopul creșterii gradului de valorificare a fondului documentar și publicațiilor proprii, precum și pentru identificarea domeniilor de interes pentru pregătirea profesională a personalului.

(3) Serviciul informare-documentare din cadrul Secretariatului general este parte componentă a Sistemului național de informare și documentare.

(4) Reprezentanții Ministerului Administrației și Internelor din cadrul Consiliului științific al Sistemului național de informare și documentare sunt desemnați de către secretarul general al Ministerului Administrației și Internelor, la propunerea Secretariatului general.

a) valorificarea surselor de informare, pe baza principiului prelucrării unice, unitare și utilizării multiple a informațiilor, din toate domeniile necesare desfășurării activității structurilor Ministerului Administrației și Internelor;

b) fluxul de informare-documentare constând în realizarea, primirea și punerea la dispoziția utilizatorilor a conținutului informațional pluridisciplinar, necesar personalului ministerului, în conformitate cu specificul activității unităților centrale și a celor subordonate acestora, în scopul cunoașterii și asimilării datelor și informațiilor de profil;

c) realizarea buletinelor de informare și documentare, a sintezelor documentare, a notelor de informare și a altor lucrări, destinate personalului Ministerului Administrației și Internelor care desfășoară activități în domeniul ordinii și siguranței publice și al administrației publice;

d) traducerea și prelucrarea materialelor necesare întocmirii informărilor documentare destinate conducerii Ministerului Administrației și Internelor, precum și a celor necesare realizării buletinelor de informare-documentare și a sintezelor documentare;

e) dezvoltarea fondului documentar prin procurarea unor surse de informare interne și externe, în scopul alimentării sistemului computerizat de date și informații documentare, precum și informarea periodică a structurilor Ministerului Administrației și Internelor, prin intermediul semnalărilor bibliografice în publicațiile proprii;

f) compatibilitatea metodologică dintre structurile specializate de informare și documentare din Ministerul Administrației și Internelor, în scopul facilitării schimbului de informații;

g) accesul liber, rapid și individual al tuturor factorilor interesați la informațiile și materialele documentare semnalate;

h) repartizarea publicațiilor și lucrărilor documentare elaborate în baza principiului necesității și a listei de difuzare aprobate anual de către secretarul general al Ministerului Administrației și Internelor;

i) realizarea, independent sau în cooperare cu alte structuri, a unor lucrări documentare pe domenii de interes specifice Ministerului Administrației și Internelor;

j) relaționarea cu instituțiile publice sau private, în scopul desfășurării activităților de informare și documentare;

k) gestionarea paginii de intranet a aparatului central din punctul de vedere al informațiilor prezentate, prelucrarea informațiilor ce urmează a fi postate și gestionarea materialelor introduse în secțiunea de navigare "Biblioteca virtuală".

a) să stabilească modul de organizare a compartimentelor de informare și documentare din domeniul lor de activitate, conform competențelor, sau persoana/persoanele responsabile cu activitatea de informare și documentare;

b) să asigure fondul documentar, actualizarea și dezvoltarea permanentă a bazei documentare specifice, prin asimilarea materialelor, datelor și informațiilor de profil utile desfășurării activității, structurate pe domenii; să organizeze și să verifice accesul la publicațiile Ministerului Administrației și Internelor, inclusiv prin sistemul intranet, al tuturor categoriilor de personal din subordine;

c) pentru perfecționarea pregătirii de specialitate a personalului din subordine, se vor avea în vedere și sursele de informare semnalate de Secretariatul general prin publicațiile editate, în scopul asigurării, în regim permanent și la nivel științific corespunzător, a necesarului de date cu caracter de noutate, utile în procesul de optimizare a activităților specifice;

d) să contribuie la dezvoltarea Fondului documentar gestionat de Secretariatul general;

e) să efectueze analize informaționale ale surselor documentare, să selecționeze informațiile bibliografice și să elaboreze lucrări tematice, studii documentar-comparative, sinteze ce pot fi folosite în procesul de pregătire profesională a cadrelor;

f) să înainteze Secretariatului general, până la data de 30 noiembrie a fiecărui an, propuneri de lucrări tematice în vederea publicării lor în buletinele de informare și documentare editate de serviciul de specialitate din cadrul Secretariatului general.