privind organizarea și desfășurarea procedurilor de atribuire a contractelor-cadru de servicii prevăzute în anexa nr. 2B la Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziție publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice și a contractelor de concesiune de servicii, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 337/2006, cu modificările și completările ulterioare, în legătură cu contractele/acordurile/protocoalele încheiate de Ministerul Muncii, Familiei și Protecției Sociale, prin Autoritatea de management pentru Programul operațional sectorial Dezvoltarea resurselor umane (AMPOSDRU), în calitate de autoritate de management pentru implementarea Programului operațional sectorial Dezvoltarea resurselor umane
(1) Prezentele norme procedurale interne asigură cadrul și metodologia unitară pentru organizarea și desfășurarea procedurilor de atribuire a contractelor-cadru de servicii prevăzute în anexa nr. 2B la Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziție publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice și a contractelor de concesiune de servicii, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 337/2006, cu modificările și completările ulterioare, denumită în continuare Ordonanță, în legătură cu contractele/acordurile/protocoalele încheiate de Ministerul Muncii, Familiei și Protecției Sociale (ministerul), prin Autoritatea de management pentru Programul operațional sectorial Dezvoltarea resurselor umane (AMPOSDRU), în calitate de autoritate de management în vederea implementării Programului operațional sectorial Dezvoltarea resurselor umane, denumite în continuare contracte-cadru de servicii, în mod colectiv, și contract-cadru de servicii, în mod individual.
(2) Conform art. 16 alin. (1) din Ordonanță, obligativitatea respectării prevederilor actului normativ cadru în domeniul achizițiilor publice se impune numai pentru contractele a căror valoare este egală sau mai mare decât cea prevăzută la art. 57 alin. (2) din Ordonanță și se limitează numai la prevederile art. 35-38 și 56 din Ordonanță și la aplicarea, pe tot parcursul procedurii de atribuire, a principiilor prevăzute la art. 2 alin. (2) din Ordonanță.
Contractul-cadru de servicii
(1) Contractul-cadru de servicii este acel acord intervenit între minister, prin Direcția generală AMPOSDRU, și unul sau mai mulți operatori economici, prin care aceștia din urmă își asumă obligația de a asigura serviciile prevăzute în anexa nr. 2B la Ordonanță, în legătură cu contractele/acordurile/protocoalele încheiate de minister, prin autoritatea de management.
(2) Contractele-cadru de servicii se încheie cu cel puțin un operator economic declarat câștigător pe o perioadă de 2 ani. Ministerul, prin AMPOSDRU, va emite solicitări de servicii incluse în anexa nr. 2B la Ordonanță, în funcție de necesitățile apărute.
(3) Contractele-cadru de servicii produc efecte începând cu data la care ministerul, prin AMPOSDRU, emite solicitări de servicii incluse în anexa nr. 2B la Ordonanță.
(4) În perioada cuprinsă între încheierea contractelor-cadru de servicii și emiterea solicitării de servicii incluse în anexa nr. 2B la Ordonanță, operatorii economici nu sunt îndreptățiți să pretindă ministerului, prin AMPOSDRU, efectuarea de plăți în baza contractelor-cadru de servicii.
(5) Operatorii economici selectați să fie parte la contractele-cadru de servicii și care au primit solicitare de servicii incluse în anexa nr. 2B la Ordonanță au obligația de a depune toate diligențele pentru finalizarea solicitării. În această situație, ministerul, prin AMPOSDRU, are obligația corelativă de a efectua plata pentru serviciile prestate efectiv de aceștia.
Procedurile pentru încheierea contractelor-cadru de servicii
Ministerul, prin AMPOSDRU, atribuie contractele-cadru de servicii prin aplicarea de proceduri de selecție a candidaturilor, respectiv de proceduri prin care comisia de selecție, după aplicarea criteriilor în prealabil stabilite, analizează și selectează operatorii economici, pe baza unor criterii stabilite în documentația de selecție.
Reguli generale de participare
Orice operator economic are dreptul de a participa, în condițiile prezentelor norme procedurale interne, la procedurile de selecție a candidaturilor pentru atribuirea contractelor-cadru de servicii. Derularea procedurilor de selecție este posibilă și se consideră a fi în mod valabil efectuată chiar dacă în cadrul unei proceduri depune oferta un singur operator economic.
Ministerul, prin Direcția generală AMPOSDRU, în calitate de autoritate de management, după aplicarea cerințelor stabilite prin documentația de atribuire și parcurgerea etapelor prevăzute în prezentele norme procedurale interne, va încheia contractul-cadru de servicii.
Inițierea procedurilor pentru încheierea contractelorcadru de servicii
(1) Ministerul, prin AMPOSDRU, va iniția aplicarea procedurilor de selecție de candidaturi pentru atribuirea contractelor-cadru de servicii, numai dacă este constituită comisia de selecție și este publicat anunțul de participare.
(2) Înainte de emiterea solicitării de servicii incluse în anexa nr. 2B la Ordonanță, ministerul, prin AMPOSDRU, trebuie să asigure fonduri suficiente pentru anul în curs, dar și să aibă în vedere posibilitatea ca soluționarea solicitării să se întindă pe o perioadă mai lungă de timp.
Evaluarea situațiilor de concurență neloială și de conflict de interese
Pe parcursul derulării procedurilor de atribuire a contractelor-cadru de servicii, ministerul, prin AMPOSDRU, va lua toate măsurile legale necesare pentru a combate apariția eventualelor situații de concurență neloială sau de conflict de interese, precum și a oricăror fapte considerate contravenții ori infracțiuni, potrivit legislației în vigoare. În cazul în care aceste situații se produc totuși, se vor lua toate măsurile legale pentru înlăturarea lor.
Întocmirea și conținutul documentației de selecție
Documentația de selecție care va fi promovată în vederea achiziției de servicii incluse în anexa nr. 2B va include fișa de date a achiziției, caietul de sarcini, formularele și clauzele contractuale obligatorii.
Cerințele care pot fi incluse în fișa de date vizează, în principal, următoarele: îndeplinirea obligațiilor de plată a impozitelor, taxelor și contribuțiilor de asigurări sociale către bugetele locale și bugetul de stat, modalitatea de înființare și organizare a activității, informații financiare care pot dovedi capacitatea de a susține îndeplinirea serviciilor, experiența anterioară în domeniul/domeniile apreciat/apreciate ca fiind relevant/relevante pentru obiectul achiziției, personalul calificat, asigurarea calității serviciilor prin standarde corespunzătoare.
Caietul de sarcini va include cerințe/prescripții/caracteristici care să permită achiziția serviciilor vizate de minister, prin AMPOSDRU, cu respectarea necesităților acestuia. Cerințele vor fi elaborate astfel încât să poată fi îndeplinite de prestatorii de specialitate din domeniul respectiv.
Atribuirea contractelor-cadru de servicii se va realiza, de regulă, pe baza celui mai avantajos punctaj obținut în urma aplicării unor criterii/factori de selecție, care vor viza oferta financiară și, respectiv, oferta tehnică, de natură a asigura îndeplinirea unor caracteristici stabilite pentru fiecare achiziție în parte, în funcție de temă, complexitate etc.
Formularele care vor fi incluse în documentație vor avea în vedere modelele utilizate în domeniul achizițiilor publice, urmând să fie adaptate, pe cât posibil, la obiectul/specificul achiziției.
Documentația de selecție va fi elaborată de direcțiile/serviciile având atribuții relative la derularea contractului-cadru de servicii vizat a fi încheiat, iar definitivarea acesteia, incluzând avizarea și aprobarea corespunzătoare, va respecta regulile și procedurile interne aplicabile la nivelul ministerului, prin AMPOSDRU.
Inițierea și derularea procedurii de selecție
Procedura va fi inițiată printr-un anunț publicitar, care va conține o scurtă descriere a aspectelor esențiale ale contractului-cadru de servicii care urmează să fie atribuit, sursele de finanțare, va menționa procedura de atribuire, modalitatea de achiziție a documentației de selecție, data-limită stabilită pentru depunerea ofertelor, precum și invitația de a contacta ministerul, prin AMPOSDRU, în vederea obținerii de informații suplimentare, pe bază de cerere. Anunțul va fi adus la cunoștința celor interesați prin mijloace adecvate.
Documentația de selecție va fi pusă la dispoziția oricărui operator economic interesat, care înaintează o solicitare scrisă în acest sens, prin fax, urmând ca ministerul, prin AMPOSDRU, să furnizeze documentația, de regulă în forma editată, sub rezerva preluării acesteia de la sediul său.
Operatorii economici interesați care au preluat documentația de selecție au dreptul de a solicita clarificări cu privire la conținutul documentației, cu respectarea termenului indicat în documentație, respectiv cu cel puțin 3 zile înainte de data-limită stabilită pentru depunerea ofertelor. Răspunsurile la solicitările de clarificări, transmise în termen de 3 zile de la data solicitării, vor fi înregistrate în mod corespunzător, vor fi verificate, avizate și aprobate potrivit prezentelor proceduri interne și vor fi aduse la cunoștință, prin fax, operatorilor economici care au preluat documentația de selecție.
(1) Responsabilul desemnat pentru fiecare contract-cadru de servicii va propune direcțiilor/serviciilor având atribuții relative la derularea contractului persoanele care vor alcătui comisia de selecție, precum și membrii de rezervă, dacă este cazul (înlocuirea unui membru se va realiza numai dacă acesta nu are posibilitatea, din motive obiective, de a-și îndeplini atribuțiile care rezultă din această calitate; ulterior înlocuirii, calitatea de membru este preluată de către membrul de rezervă, care își va exercita atribuțiile până la finalizarea procedurii de selecție).
(2) Direcțiile/Serviciile respective vor răspunde în scris, în termen de 3 zile de la primirea solicitării, iar pe baza răspunsurilor primite responsabilul de contract va întocmi nota cu privire la numirea comisiei de selecție. Componența comisiei de selecție va fi următoarea: un președinte cu drept de vot și un număr par de membri votanți (2 sau 4 membri votanți, în funcție de complexitatea și valoarea contractului).
(3) Membrii comisiei vor semna pe propria răspundere o declarație de confidențialitate.
(1) Atribuțiile comisiei de selecție sunt următoarele:
a) deschiderea ofertelor;
b) verificarea îndeplinirii criteriilor de eligibilitate de către operatorii economici;
c) evaluarea propunerilor tehnice prezentate de ofertanți din punctul de vedere al modului în care acestea corespund cerințelor minime din caietul de sarcini;
d) verificarea propunerilor financiare prezentate de ofertanți din punctul de vedere al încadrării în fondurile alocate pentru îndeplinirea contractului-cadru de servicii respectiv;
e) aplicarea criteriului de selecție, astfel cum a fost prevăzut în documentația de selecție, și stabilirea ofertei câștigătoare;
f) elaborarea raportului procedurii de selecție.
(2) Pe parcursul desfășurării procedurii de selecție a ofertelor, membrii comisiei de selecție au obligația de a păstra confidențialitatea asupra oricăror informații prezentate de ofertanți, a căror dezvăluire ar putea aduce atingere dreptului acestora de a-și proteja secretele comerciale, asupra datelor/informațiilor din sfera dreptului de proprietate intelectuală.
(3) În cazul în care unul dintre membrii desemnați în comisia de selecție constată că se află în situația de conflict de interese, acesta are obligația de a solicita înlocuirea sa din componența comisiei.
(1) Comisia de soluționare a contestațiilor este compusă din specialiști din cadrul ministerului, prin AMPOSDRU, alții decât membrii comisiei de selecție, iar, în scopul organizării acesteia, se vor aplica, pe cât posibil, dispozițiile prezentelor norme procedurale interne cu privire la numirea comisiei de selecție.
(2) Componența comisiei de soluționare a contestațiilor va fi următoarea: un președinte cu drept de vot și minimum 2 membri votanți (comisia va avea întotdeauna un număr impar de membri).
Termenul minim pentru elaborarea și depunerea ofertelor este de cel puțin 5 zile de la data publicării anunțului publicitar; termenul aferent fiecărei proceduri va fi stabilit în funcție de complexitatea serviciilor, dar și de urgența cu privire la contractarea acestora.
(1) Ofertele vor fi transmise ministerului, prin AMPOSDRU, fiind depuse direct la sediul acestuia sau transmise prin poștă. În momentul depunerii se vor înregistra în mod corespunzător, notându-se pe plic și ora primirii; plicurile vor fi numerotate în ordinea primirii, chiar dacă sunt primite după data și ora-limită; nicio ofertă nu va fi luată în considerare dacă data și ora-limită pentru depunere au fost depășite. Plicurile care conțin ofertele trebuie să rămână sigilate până la data deschiderii.
(2) Oferta va cuprinde documentele de calificare, propunerea financiară și propunerea tehnică și se va elabora de către operatorii economici în conformitate cu prevederile din documentația de selecție.
(1) În cadrul ședinței de deschidere a ofertelor se vor deschide numai ofertele originale. Comisia de selecție va verifica modul de respectare a regulilor formale pentru depunere și prezentare a ofertelor și a documentelor care le însoțesc.
(2) Comisia de selecție va întocmi un proces-verbal al ședinței de deschidere a ofertelor, care trebuie să includă următoarele informații: denumirea (numele) ofertanților, retragerile de oferte, documentele depuse, elementele principale ale propunerilor financiare, inclusiv prețul, orice alte detalii și precizări pe care comisia de selecție le consideră necesare. Procesul-verbal al ședinței de deschidere a ofertelor va fi semnat de către toți membrii comisiei de selecție.
(3) În cadrul ședinței de deschidere este permisă numai respingerea ofertelor întârziate sau a celor care nu sunt însoțite de garanția de participare, în cuantumul, forma și având perioada de valabilitate solicitate potrivit documentației de selecție.
(1) Pe parcursul evaluării ofertelor, comisia de selecție va avea în vedere un calendar estimativ de aplicare a procedurii și perioada solicitată pentru valabilitatea ofertelor. Comisia de selecție are obligația să desfășoare activitățile de evaluare numai la sediul ministerului, prin AMPOSDRU.
(2) În cazul în care se constată că una sau mai multe oferte nu prezintă un document solicitat prin documentația de selecție, comisia de selecție are dreptul de a respinge oferta ca fiind inacceptabilă sau are dreptul de a solicita ofertantului transmiterea documentului lipsă, într-un termen rezonabil, care va fi prevăzut în respectiva solicitare.
(3) În toate cazurile evaluarea ofertelor depuse și motivele de respingere a ofertelor (ofertă necorespunzătoare, ofertă inacceptabilă, ofertă neconformă) se vor realiza în conformitate cu principiile și regulile prevăzute de Ordonanță și normele de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziție publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice și a contractelor de achiziție publică, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 925/2006. Oferta câștigătoare va fi desemnată dintre ofertele admisibile, adică dintre cele corespunzătoare din punctul de vedere al cerințelor incluse în documentația de selecție.
(4) Evaluarea ofertelor se va realiza prin acordarea, pentru fiecare ofertă în parte, a unui punctaj realizat ca urmare a aplicării algoritmului de calcul stabilit prin documentația de selecție, conform grilei de evaluare, care nu poate fi schimbată sau modificată de comisia de selecție; în ordinea descrescătoare a punctajului acordat, comisia de selecție trebuie să întocmească clasamentul pe baza căruia se stabilește oferta câștigătoare.
(5) După finalizarea procedurii, comisia de selecție are obligația să întocmească raportul procedurii de selecție, în care se vor menționa aspectele principale ale procedurii aplicate, inclusiv cu privire la finalizarea acesteia.
Atribuirea contractului-cadru de servicii
(1) În maximum 3 zile lucrătoare de la data raportului procedurii de selecție/anulării procedurii, prin grija responsabilului de contract, vor fi întocmite și transmise, prin fax, comunicările cu privire la rezultatul procedurii, indicându-se motivele care au condus la respingerea ofertei, acolo unde este cazul.
(2) Ministerul, prin AMPOSDRU, are dreptul de a nu comunică anumite informații, în măsura în care divulgarea acestora:
a) ar conduce la neaplicarea unei prevederi legale, ar constitui un obstacol în aplicarea unei prevederi legale sau ar fi contrară interesului public;
b) ar prejudicia interesele comerciale/informațiile confidențiale ale operatorilor economici sau ar afecta concurența loială între aceștia.
(1) Ministerul, prin AMPOSDRU, va putea anula procedura de selecție oricând înainte de atribuirea contractului-cadru de servicii, în următoarele cazuri:
a) documentația de selecție nu poate fi respectată sau remediată, în cazul în care se constată erori;
b) niciuna dintre ofertele depuse nu îndeplinește criteriile de calificare și selecție;
c) prețul oferit depășește sumele alocate;
d) abateri grave de la prevederile legislative care afectează procedura de atribuire sau fac imposibilă încheierea contractului.
(2) În oricare dintre cazurile menționate la alin. (1), responsabilul de contract va informa conducerea Ministerului, prin AMPOSDRU, adresând propunerea de anulare, iar, ulterior aprobării acesteia, operatorii economici vor fi înștiințați cu privire la decizia adoptată, în termen de 3 zile lucrătoare de la data raportului procedurii de selecție privind anularea procedurii.
(1) Contestațiile privind procedura de atribuire a contractelor-cadru de servicii pot fi depuse și, respectiv, vor fi soluționate cu respectarea termenelor și a procedurii prevăzute de Ordonanță pentru sesizarea Consiliului Național de Soluționare a Contestațiilor.
(2) Ministerul, prin AMPOSDRU, are obligația de a soluționa contestația în termen de 10 zile. În cazul în care contestatarul nu este mulțumit de decizia ministerului, prin AMPOSDRU, cu privire la contestația depusă, decizie care i se comunică, prin fax, în termen de 3 zile de la data adoptării acesteia, se poate adresa instanței de judecată.
(3) Comisia de soluționare a contestațiilor va analiza toate aspectele menționate de operatorul economic, iar decizia adoptată va fi consemnată într-un raport/proces-verbal, care se va aproba de conducerea ministerului, prin AMPOSDRU. În termen de cel mult 3 zile lucrătoare de la data deciziei, prin grija responsabilului de contract, va fi întocmită și transmisă contestatarului, prin fax, comunicarea cu privire la contestație. În cazul în care acesta nu este mulțumit de decizia respectivă, se poate adresa instanței de judecată.
(4) În cazul în care comisia de soluționare a contestațiilor constată erori sau omisiuni în cadrul documentației sau în modul de aplicare a procedurii de selecție, iar ministerul, prin AMPOSDRU, se află în imposibilitatea de a adopta măsuri corective, se poate proceda la anularea procedurii.
(1) Încheierea contractului-cadru de servicii cu operatorul economic desemnat se va face cu respectarea termenelor prevăzute de Ordonanță, în funcție de valoarea contractului-cadru de servicii.
(2) După semnarea contractului-cadru de prestări de servicii de către toate persoanele implicate din partea ministerului, prin AMPOSDRU, acesta va fi transmis spre semnare operatorului economic desemnat, punându-i-se în vedere să îl returneze în termen de 5 zile de la primire.
Prin grija responsabilului de contract se va proceda la întocmirea dosarului procedurii de selecție de oferte, care trebuie să includă, pe cât posibil, documentele prevăzute de dispozițiile legale relevante incluse în Ordonanță.