Articolul I
Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 71 din 9 aprilie 1996, cu modificările și completările ulterioare, se modifică și se completează după cum urmează:
1. Articolul 1 se modifică și va avea următorul cuprins:
"Art. 1. - Constituie izvoare istorice și alcătuiesc Fondul Arhivistic Național al României documentele create de-a lungul timpului de către organele de stat, organizațiile publice sau private economice, sociale, culturale, militare și religioase, de către persoane fizice autorizate, profesioniști care își desfășoară activitatea în baza unei legi speciale și persoane fizice. Acestor documente statul le asigură protecție specială, în condițiile prezentei legi."
2. Articolul 18 se modifică și va avea următorul cuprins:
"Art. 18. - (1) În cazul declarării falimentului, în condițiile legii, a unui creator de documente, fără ca activitatea acestuia să fie continuată de altul, documentele cu valoare istorică, în sensul prevederilor art. 2, se preiau de Arhivele Naționale sau de serviciile județene/Serviciul Municipiului București ale/al Arhivelor Naționale, iar documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate și extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurările sociale ale cetățenilor, se predau, pe bază de contract, operatorilor economici autorizați în prestarea de servicii arhivistice.
(2) În cazul încetării, în condițiile legii, a activității unei persoane fizice autorizate sau a activității unui profesionist care își desfășoară activitatea în baza unei legi speciale, care sunt creatori de documente, sau în cazul în care aceștia solicită, în mod expres, preluarea arhivei deja create, documentele care alcătuiesc arhiva se pot prelua de către persoana fizică asociată, de către profesionistul asociat sau de către organizația profesională din care aceștia fac parte, la solicitarea expresă a acestora.
(3) Documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate și extrase privind drepturile cetățenilor referitoare la stagiile de cotizare în sistemul unitar de pensii publice, aflate la casele teritoriale de pensii, se predau cu prioritate, pe bază de contract, operatorilor economici autorizați în prestarea de servicii arhivistice, la cererea acestora.
(4) În cazul persoanelor juridice pentru care s-a declarat falimentul, finanțarea transferului arhivei către un operator economic autorizat să presteze servicii arhivistice se va face, cu prioritate, de către lichidator, din fondul de lichidare, în condițiile art. 4 din Legea nr. 85/2006 privind procedura insolvenței, cu modificările și completările ulterioare, sau, după caz, din averea debitorului.
(5) În vederea realizării activităților prevăzute la alin. (1)-(4) se instituie obligația notificării Arhivelor Naționale sau, după caz, a serviciilor județene/Serviciului Municipiului București ale/al Arhivelor Naționale, după cum urmează:
a) de către lichidatori: cu privire la deschiderea procedurii insolvenței unui creator sau deținător de documente și, în termen de 15 zile de la încheierea contractelor prevăzute la alin. (1), cu privire la datele de identificare ale operatorilor economici autorizați în prestarea de servicii arhivistice cărora le-au fost predate spre păstrare și administrare documentele creatorilor dizolvați;
b) de către operatorii economici prevăzuți la lit. a), cu respectarea termenului de 15 zile de la încheierea contractelor prevăzute la alin. (1) cu privire la documentele preluate în baza contractelor prevăzute la alin. (1);
c) de către persoane fizice sau juridice, inclusiv casele teritoriale de pensii, ce au în păstrare sau custodie arhivele creatorilor de documente desființați cu privire la predarea arhivei și, în termen de 15 zile de la încheierea contractelor prevăzute la alin. (1), cu privire la datele de identificare ale operatorilor economici autorizați în prestarea de servicii arhivistice cărora le-au fost predate spre păstrare și administrare documentele creatorilor dizolvați.
(6) În scopul informării publice se instituie obligația de a publică informații relevante privind situația documentelor preluate de la creatorii dizolvați, astfel:
a) pentru operatorii economici prevăzuți la alin. (1), prin orice mijloace accesibile publicului;
b) pentru Arhivele Naționale, ca urmare a notificării prevăzute la alin. (5), prin pagina proprie de internet."
3. Articolul 18^1 se modifică și va avea următorul cuprins:
"Art. 18^1. - (1) Operatorii economici pot presta servicii de păstrare, conservare, restaurare, legătorie, prelucrare arhivistică și utilizare a documentelor cu valoare practică pe care le dețin, denumite în continuare servicii arhivistice, numai după obținerea autorizației de funcționare din partea Arhivelor Naționale sau a serviciilor județene/Serviciului Municipiului București ale/al Arhivelor Naționale, după caz.
(2) Autorizația de funcționare se eliberează, contra cost, conform prevederilor legale, pentru unul sau mai multe servicii arhivistice, dacă sunt îndeplinite cumulativ condițiile referitoare la:
a) competența profesională - operatorul economic dispune de personal angajat cu contract de muncă, având pregătirea profesională necesară prestării serviciilor arhivistice;
b) baza materială - operatorul economic dispune de resurse materiale suficiente, precum: echipamente, spații, dotări pentru personal în vederea începerii și desfășurării activităților prevăzute la alin. (1);
c) existența unor reglementări interne de practică arhivistică, în conformitate cu prevederile legii.
(3) Autorizația de funcționare se eliberează pentru o perioadă de 3 ani și poate fi reînnoită pentru aceeași perioadă.
(4) Autorizația de funcționare se reînnoiește obligatoriu, înainte de împlinirea perioadei prevăzute la alin. (3), în cazul schimbării sediului principal, fuziunii sau divizării operatorului economic autorizat să presteze servicii arhivistice.
(5) Pentru reînnoirea autorizației de funcționare, operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice depune la Arhivele Naționale sau la serviciile județene/Serviciul Municipiului București ale/al Arhivelor Naționale, după caz, documentația actualizată care face dovada îndeplinirii condițiilor prevăzute la alin. (2)."
4. După articolul 18^1 se introduc șapte noi articole, articolele 18^2 - 18^8, cu următorul cuprins:
"Art. 18^2. - (1) Autorizația de funcționare se suspendă de Arhivele Naționale sau de serviciile județene/Serviciul Municipiului București ale/al Arhivelor Naționale, după caz, pentru o perioadă care nu va putea depăși 3 luni, în următoarele situații:
a) când se constată că operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice nu mai îndeplinește condițiile care au stat la baza eliberării acesteia, conform art. 18^1 alin. (2);
b) când operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice desfășoară alte servicii arhivistice decât cele pentru care s-a eliberat autorizația de funcționare;
c) când operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice a fost sancționat contravențional de cel puțin 3 ori într-un an, pentru fapte prevăzute de prezenta lege.
(2) Suspendarea autorizației de funcționare intră în vigoare în termen de 5 zile de la data notificării de către Arhivele Naționale sau serviciile județene/Serviciul Municipiului București ale/al Arhivelor Naționale, după caz.
(3) Suspendarea autorizației de funcționare constă în interzicerea dreptului operatorului economic care prestează servicii arhivistice de a încheia contracte privind prestarea de servicii arhivistice. Pe perioada suspendării și până la data stabilită în notificarea prevăzută la alin. (2), operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice are obligația de a dispune măsurile necesare pentru înlăturarea sau încetarea situațiilor care au stat la baza suspendării.
(4) Contractele prevăzute la alin. (3), încheiate pe perioada suspendării, sunt lovite de nulitate absolută.
Art. 18^3. - (1) Autorizația de funcționare se retrage de către Arhivele Naționale sau de către serviciile județene/Serviciul Municipiului București ale/al Arhivelor Naționale, după caz, în următoarele situații:
a) la cererea operatorului economic autorizat să presteze servicii arhivistice;
b) când operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice a furnizat documente conținând informații eronate cu ocazia solicitării eliberării/reînnoirii autorizației de funcționare;
c) când, la împlinirea perioadei de suspendare a autorizației de funcționare dispuse potrivit art. 18^2 alin. (1) lit. a), operatorul economic nu îndeplinește condițiile care au stat la baza eliberării acesteia;
d) când operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice nu respectă interdicția stabilită la art. 18^2 alin. (3) sau nu își îndeplinește obligațiile ce îi revin până la data stabilită în notificarea comunicată de Arhivele Naționale sau de serviciile județene/Serviciul Municipiului București ale/al Arhivelor Naționale, după caz;
e) în cazul suspendării autorizației de funcționare, de două ori într-un interval de un an;
f) când operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice nu a desfășurat servicii arhivistice timp de 2 ani de la data eliberării autorizației de funcționare.
(2) Autorizația de funcționare se retrage:
a) de la data solicitată de operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice;
b) în termen de 30 de zile de la data notificării de către Arhivele Naționale sau de către serviciile județene/Serviciul Municipiului București ale/al Arhivelor Naționale, după caz, în situațiile prevăzute la alin. (1) lit. b)-f).
Art. 18^4. - (1) Contractele având ca obiect prestarea de servicii arhivistice trebuie să conțină clauze exprese referitoare la transferul documentelor preluate de operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice, în cazul încetării activității acestuia, către un alt operator economic autorizat să presteze servicii arhivistice.
(2) Contractele încheiate cu nerespectarea obligației prevăzute la alin. (1) sunt lovite de nulitate absolută.
Art. 18^5. - Procedura de notificare și conținutul notificării prevăzute la art. 18 alin. (5), datele care se introduc în registrul prevăzut la art. 18^7 alin. (1) și condițiile privind gestionarea acestuia, precum și procedurile de eliberare, reînnoire, suspendare sau retragere a autorizației se stabilesc prin norme metodologice, aprobate prin ordin al ministrului afacerilor interne, care se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I.
Art. 18^6. - (1) Creatorii și/sau deținătorii de documente, persoane juridice, care își schimbă regimul de proprietate sau își modifică obiectul de activitate, precum și noii deținători care preiau patrimoniul au obligația să dispună măsuri pentru păstrarea, conservarea și evidența arhivei, în condițiile prevăzute de lege.
(2) Creatorii și/sau deținătorii de documente prevăzuți la alin. (1), precum și operatorii economici autorizați în prestarea de servicii arhivistice sunt obligați să ia măsuri împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării fără drept a documentelor din arhivă.
(3) Depozitarea documentelor prevăzute la alin. (2) se face în spații și în condiții corespunzătoare, avizate de Arhivele Naționale sau de serviciile județene/Serviciul Municipiului București ale/al Arhivelor Naționale, după caz.
(4) Carnetele de muncă se predau titularilor de drept ori succesorilor legali ai acestora, după caz.
Art. 18^7. - (1) Arhivele Naționale asigură evidența generală a operatorilor economici autorizați să presteze servicii arhivistice, prin Registrul operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice.
(2) Registrul prevăzut la alin. (1) are caracter de document public. Accesul persoanelor la aceste informații se realizează cu respectarea termenelor și procedurilor prevăzute de reglementările legale privind liberul acces la informațiile de interes public.
Art. 18^8. - (1) Prin excepție de la prevederile prezentei legi, birourile notariale, camerele notarilor publici și Uniunea Națională a Notarilor Publici din România, după caz, sunt singurele entități care dețin, administrează, conservă și protejează arhivele notariale. Aceste entități își exercită atribuțiile prevăzute de prezentul alineat, fără îndeplinirea vreunei condiții prealabile de autorizare.
(2) Birourile notariale, camerele notarilor publici și Uniunea Națională a Notarilor Publici, după caz, pot deține, administra, conserva și proteja și alte arhive decât cele notariale, cu îndeplinirea tuturor condițiilor prevăzute de prezenta lege."
5. Articolul 21 se modifică și va avea următorul cuprins:
"Art. 21. - (1) Creatorii ori deținătorii de documente sau, după caz, succesorii în drepturi ai acestora sunt obligați să elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor fizice și a persoanelor juridice, certificate, adeverințe, copii și extrase de pe documentele pe care le creează ori le dețin, inclusiv de pe cele pentru care nu s-a împlinit termenul prevăzut la art. 13, dacă acestea se referă la drepturi care îl privesc pe solicitant.
(2) Serviciile prestate de către Arhivele Naționale pentru rezolvarea solicitărilor persoanelor fizice și ale persoanelor juridice se efectuează, contra cost, în condițiile prevăzute de lege.
(3) Serviciile arhivistice prestate în condițiile alin. (1) de către operatorii economici autorizați în prestarea de servicii arhivistice se efectuează contra cost, pe baza unor tarife ale căror limite maxime sunt stabilite de Uniunea Națională a Practicienilor în Insolvență din România, cu avizul Arhivelor Naționale."
6. La articolul 29, litera h) se modifică și va avea următorul cuprins:
"h) nerespectarea obligațiilor prevăzute la art. 18 alin. (4) și alin. (5) lit. a), art. 18^1 alin. (1) și (4), art. 18^6 și art. 21 alin. (1), precum și practicarea de servicii arhivistice cu depășirea limitelor maxime stabilite potrivit art. 21 alin. (3);".
7. La articolul 29, după litera h) se introduce o nouă literă, litera i), cu următorul cuprins:
"i) nerespectarea de către toți creatorii și deținătorii de documente a condițiilor de păstrare, conservare, punere în valoare, publicitate, precum și a celor de acces la documente, în condițiile legii."