NORME METODOLOGICE din 18 decembrie 2014

(1) Proiectele de angajamente legale privind numirea, împuternicirea, avansarea, acordarea unor drepturi personalului din competența de numire a ministrului afacerilor interne se vizează pentru control financiar preventiv de persoana desemnată din cadrul Direcției Generale Financiare, cu respectarea prevederilor pct. 3.4 și 3.5 din Normele metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv aprobate prin Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 923/2014, republicat, cu modificările și completările ulterioare.

(2) În cazurile în care proiectele de operațiuni prevăzute la alin. (1) afectează bugetele ordonatorilor de credite subordonați ordonatorului principal de credite, anexele la proiectele de angajamente legale, reprezentând documentele din care rezultă cuantumul drepturilor salariale, se emit și se vizează potrivit normelor metodologice privind aplicarea prevederilor legale referitoare la salarizarea personalului Ministerului Afacerilor Interne.

(1) Controlul financiar preventiv propriu se organizează în toate entitățile Ministerului Afacerilor Interne în cadrul cărora se exercită calitatea de ordonator de credite.

(2) Răspunderea pentru organizarea controlului financiar preventiv propriu revine ordonatorilor de credite.

(3) Controlul financiar preventiv propriu se exercită de regulă în cadrul compartimentului financiar-contabil, de către persoanele desemnate în acest scop de ordonatorul de credite. În funcție de volumul operațiunilor ce se supun controlului financiar preventiv propriu, ordonatorul secundar sau terțiar de credite respectiv, la propunerea conducătorilor compartimentelor financiar-contabile, poate desemna pentru efectuarea controlului preventiv și persoane din alte compartimente de specialitate, cu condiția neimplicării acestora, prin sarcinile de serviciu, în operațiunile supuse vizei.

(4) Persoanele desemnate să exercite controlul financiar preventiv propriu trebuie să îndeplinească condițiile prevăzute în "Codul specific de norme profesionale pentru persoanele care exercită activitatea de control financiar preventiv propriu" aprobat prin Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 923/2014, republicat, cu modificările și completările ulterioare, și să fie altele decât cele care inițiază, efectuează sau aprobă operațiunea supusă vizei.

(1) Persoanele desemnate să exercite controlul financiar preventiv propriu la nivelul ordonatorilor secundari și terțiari de credite din Ministerul Afacerilor Interne nu pot exercita acest control decât cu acordul conducătorului compartimentului financiar-contabil al entității ierarhic superioare.

(2) În cazul entităților aflate în finanțarea directă a ordonatorului principal de credite, acordul pentru persoanele care exercită controlul financiar preventiv propriu se dă de directorul general al Direcției Generale Financiare.

(3) În cazul entităților în cadrul cărora se exercită calitatea de ordonator terțiar de credite, aflate în subordinea ordonatorilor secundari de credite, acordul se dă de contabilii șefii/conducătorii compartimentelor financiar-contabile de la nivelul ordonatorilor secundari de credite.

(4) Solicitările pentru obținerea acordurilor se înaintează sub semnătura ordonatorului de credite respectiv și se soluționează în cel mult 15 zile de la înregistrarea acestora la structura ierarhic superioară.

(5) La solicitările pentru obținerea acordurilor pentru persoanele care urmează să exercite controlul financiar preventiv propriu la nivelul ordonatorilor secundari și terțiari de credite se anexează următoarele documente:

(6) În cuprinsul solicitării prevăzută la alin. (4) se fundamentează eventualele propuneri privind exceptarea persoanelor în cauză de la condiția de existență a studiilor superioare.

(7) Solicitările pentru obținerea acordurilor se analizează de o comisie numită de directorul general al Direcției Generale Financiare, în cazul persoanelor care urmează să exercite controlul financiar preventiv propriu la nivelul ordonatorilor de credite din finanțarea directă a ordonatorului principal de credite, respectiv de către ordonatorii secundari de credite, în cazul persoanelor care urmează să exercite controlul financiar preventiv propriu la nivelul ordonatorilor de credite aflați în finanțarea ordonatorilor secundari de credite respectivi. Comisia consemnează rezultatul verificării într-un proces verbal prin stabilirea calificativului "admis" sau "respins".

(8) Persoanele pentru care s-a stabilit calificativul "admis" în condițiile prevăzute la alin. (7) primesc un acord scris conform modelului prevăzut în anexa nr. 2 la prezentele norme metodologice.

(1) Ordonatorii de credite au obligația să stabilească, la propunerea contabilului șef sau a persoanei care conduce activitatea compartimentului financiar-contabil, prin act administrativ, proiectele de operațiuni supuse controlului financiar preventiv propriu, documentele justificative, circuitul acestora, conducătorii compartimentelor de specialitate care au obligația să le certifice prin semnătură în privința realității, regularității și a legalității, persoanele care exercită controlul financiar preventiv propriu și termenele pentru acordarea vizei.

(2) Actul administrativ prin care sunt desemnate persoanele care exercită controlul financiar preventiv propriu în entitatea respectivă este prezentat în anexa nr. 3 la prezentele norme metodologice.

(1) În situația în care, în entitățile în cadrul cărora se exercită calitatea de ordonator secundar sau terțiar de credite nu există persoane care îndeplinesc condițiile prevăzute în "Codul specific de norme profesionale pentru persoanele care exercită activitatea de control financiar preventiv propriu" aprobat prin Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 923/2014, republicat, cu modificările și completările ulterioare sau nu există suficiente persoane care, îndeplinind condițiile respective, să asigure exercitarea controlului financiar preventiv propriu fără a fi în situațiile de incompatibilitate prevăzute de lege, pentru exercitarea controlului financiar preventiv propriu pot fi desemnate temporar, cu acord emis, în condițiile prevăzute la art. 7 alin. (8), de conducătorul compartimentului financiar-contabil al instituției ierarhic superioare celei în care se exercită controlul, persoane din alte instituții din cadrul Ministerului Afacerilor Interne, în funcție de amplasarea teritorială a acestora sau de specificul activității, cu respectarea prevederilor legale privind competențele în domeniul resurselor umane.

(2) În situațiile prevăzute la alin (1), desemnarea persoanelor care exercită controlul financiar preventiv propriu și stabilirea limitelor de competență ale acestora se face prin act administrativ al ordonatorului de credite al entității la nivelul căreia se exercită controlul financiar preventiv propriu.

(1) Controlul financiar preventiv propriu se efectuează cu respectarea procedurii prevăzută în Normele metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, aprobate prin Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 923/2014, republicat, cu modificările și completările ulterioare.

(2) Proiectele de operațiuni se prezintă pentru viza de control financiar preventiv propriu numai cu avizul conducătorilor compartimentelor de specialitate care inițiază operațiunea sau al înlocuitorilor acestora, care au obligația să certifice documentele justificative în privința realității, regularității și legalității;

(3) Persoanele prevăzute la alin (2) răspund, potrivit legii, pentru realitatea, exactitatea și legalitatea operațiunilor ale căror documente justificative le-au avizat.

(4) În cazul restituirii proiectelor de operațiuni ca urmare a neîndeplinirii de către acestea a condițiilor de formă, se utilizează nota de restituire prezentată în anexa nr. 4 la prezentele norme metodologice.

(1) Controlul financiar preventiv propriu se efectuează în termenul cel mai scurt permis de durata efectivă a verificărilor necesare, astfel încât să nu afecteze desfășurarea în bune condiții și în termen a operațiunii al cărei proiect se supune acestui control.

(2) Perioada maximă pentru acordarea sau, după caz, pentru refuzul vizei de control financiar preventiv propriu este de 3 zile lucrătoare de la prezentarea proiectului unei operațiuni însoțit de toate documentele justificative, cu excepția operațiunilor prevăzute la art. 5 alin. (2), în cazul cărora perioada maximă pentru acordarea sau, după caz, pentru refuzul vizei de control financiar preventiv propriu, este de 5 zile lucrătoare de la prezentarea proiectului.

(3) În cazuri excepționale, persoana care exercită controlul financiar preventiv propriu are dreptul să prelungească perioada prevăzută la alin. (2) cu maximum 5 zile lucrătoare, pe baza unui referat de justificare pe care are obligația să îl transmită de îndată spre informare ordonatorului de credite.

(1) Persoanele desemnate să exercite controlul financiar preventiv propriu verifică operațiunile supuse controlului financiar preventiv propriu prin utilizarea listelor de verificare prevăzute în anexa nr. 5 la prezentele norme metodologice, precum și, după caz, prin utilizarea listelor de verificare aprobate de conducătorul entității pentru operațiunile care nu se regăsesc în cadrul specific, stabilite în condițiile prevăzute la art. 3 din prezentele norme metodologice.

(2) Persoanele desemnate să exercite controlul financiar preventiv propriu au obligația să propună spre aprobare conducătorului entității liste de verificare actualizate și perfecționate, în funcție de modificările legislative sau de alte condiții apărute.

(1) Viza pentru control financiar preventiv propriu se exercită olograf, prin aplicarea sigiliului personal și a semnăturii titularului acestuia. Viza pentru control financiar preventiv propriu se poate exercita în formă electronică, cu respectarea condițiilor prevăzute la art. 14^2, caz în care semnătura și sigiliul personal sunt reprezentate de semnătura electronică calificată a persoanei desemnate, care trebuie să conțină și toate informațiile cuprinse în sigiliul personal utilizat la exercitarea olografă a vizei.

(2) Sigiliul personal al persoanelor care exercită controlul financiar preventiv propriu se confecționează prin grija entităților din Ministerul Afacerilor Interne, conform modelului din anexa nr. 6 la prezentele norme metodologice.

(1) Datele din documentele prezentate la viza de control financiar preventiv se înscriu în registrul privind operațiunile prezentate la viza de control financiar preventiv, al cărui model este prezentat în anexa nr. 7 la prezentele norme metodologice, denumit în continuare registru.

(2) Registrul trebuie să asigure numerotarea în ordine cronologică, începând de la numărul 1 pentru fiecare an. Sunt interzise inserările, intercalările, precum și eliminările sau adăugirile ulterioare. Datele se înscriu de către persoana care exercită controlul financiar preventiv în coloanele de la 0 până la 6 și în coloana 8 și de către persoana care prezintă operațiunile pentru viza de control financiar preventiv în coloana 7. Registrul se poate completa în formă integral olografă, integral electronică sau combinată.

(3) În cazul în care registrul se ține în formă combinată, datele corespunzătoare coloanelor de la 0 până la 6 și coloanei 8 se înscriu și se păstrează în sistem electronic, iar datele corespunzătoare coloanei 7 se înscriu și se păstrează pe suport hârtie, prin utilizarea unei condici specifice activității de secretariat care se folosește exclusiv în acest scop, cu obligativitatea asigurării corespondenței datelor înscrise pe hârtie cu cele înscrise în format electronic. În această situație, condica de corespondență are același termen de păstrare ca registrul.

(4) În cazul în care registrul se ține în formă integral electronică, acesta se completează prin intermediul unei aplicații informatice care să asigure înregistrarea cronologică a operațiunilor prezentate la viză și să nu permită inserări, intercalări, precum și orice eliminări sau adăugiri ulterioare completării.

(5) În situația prevăzută la art. 10 alin. (4), în coloana 8 din registru se menționează «valoarea operațiunii restituite...».

(6) Registrul, indiferent de forma sub care se completează, se arhivează/se păstrează pe o perioadă de 10 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia a fost întocmit.

(1) Dacă în urma controlului persoana desemnată cu exercitarea controlului financiar preventiv propriu constată că cel puțin un element de fond cuprins în lista de verificare nu este îndeplinit, refuză acordarea vizei.

(2) Refuzul de viză se consemnează în registru, menționându-se în mod obligatoriu valoarea operațiunii pentru care s-a refuzat viza.

(3) Persoana desemnată cu exercitarea controlului financiar preventiv propriu are obligația să aducă la cunoștința conducătorului entității publice refuzul de viză, în scris, prin transmiterea documentului "Refuz de viză", prevăzut în anexa nr. 8 la prezentele norme metodologice, completat cu toate datele din care să rezulte motivele refuzului de viză.

(4) Refuzul de viză este însoțit de un exemplar al listei de verificare, cu indicarea elementului/elementelor din aceasta a cărui/ale căror cerință/cerințe nu este/nu sunt îndeplinit/îndeplinite, precum și de actele justificative semnificative ale operațiunii refuzate.

(5) Celelalte documente care au făcut obiectul verificării se restituie, sub semnătură, compartimentelor de specialitate care au inițiat operațiunea.

(6) Operațiunile refuzate la viză se pot efectua pe propria răspundere a conducătorului entității publice numai în condițiile în care refuzul de viză nu este datorat depășirii creditelor bugetare și/sau de angajament.

(7) Efectuarea pe proprie răspundere a operațiunii refuzate la viza de control financiar preventiv propriu se face printr-un act de decizie internă emis de conducătorul entității publice, care cuprinde toate elementele de identificare a operațiunii, precum și motivele pentru care conducătorul entității consideră că operațiunea poate fi efectuată.

(8) Conducătorul entității publice are obligația de a transmite copii de pe actul de decizie internă persoanei care a refuzat viza și structurii de audit public intern a entității publice. Copia actului de decizie internă transmisă persoanei care a refuzat viza de control financiar preventiv propriu va fi însoțită și de actele justificative semnificative transmise conducătorului entității publice odată cu comunicarea refuzului de viză.

(9) La entitățile publice la care se exercită controlul financiar preventiv delegat, o copie a actului intern de decizie se transmite și controlorului delegat.

(10) În cazul în care conducătorul entității publice nu ia decizia efectuării pe proprie răspundere a operațiunii, precum și în cazul depășirii creditelor bugetare și/sau de angajament, actele justificative semnificative se transmit compartimentului de specialitate care a inițiat operațiunea.

(11) După primirea actului de decizie internă emis de conducătorul entității publice, persoana desemnată cu exercitarea controlului financiar preventiv propriu informează în scris, deîndată, organele de inspecție economico-financiară din cadrul direcțiilor regionale ale finanțelor publice și conducătorul entității ierarhic superioare prin transmiterea unei copii de pe actul de decizie internă de efectuare a operațiunii pe proprie răspundere a conducătorului entității publice și de pe refuzul de viză.

(12) În cazul operațiunilor care privesc bugetul propriu al ordonatorului principal de credite, refuzul de viză va fi comunicat, deîndată, de directorul general al Direcției Generale Financiare, în calitate de coordonator al activității de control financiar preventiv propriu, Direcției Generale de Inspecție Economico-Financiară din Ministerul Finanțelor Publice și ministrului afacerilor interne.

(13) Persoana desemnată cu exercitarea controlului financiar preventiv propriu/coordonatorul activității de control financiar preventiv propriu din entitate informează Curtea de Conturi, în scris, cu privire la existența operațiunii efectuate pe propria răspundere a conducătorului entității publice, cu ocazia efectuării controalelor în entitatea publică respectivă.

(1) Rapoartele trimestriale privind activitatea de control financiar preventiv propriu se completează conform machetei cuprinsă în anexa nr. 9 la prezentele norme metodologice și se transmit la ordonatorii de credite ierarhic superiori odată cu situațiile financiare trimestriale și anuale astfel încât să fie respectat termenul de raportare stabilit pentru ordonatorul principal de credite de Ministerul Finanțelor Publice.

(2) La completarea machetei prevăzute la alin. (1) se va avea în vedere încadrarea corectă a operațiunilor supuse controlului financiar preventiv în categoriile din coloana 1, prin utilizarea codurilor prevăzute în coloana 1 din cadrul specific. Proiectele de operațiuni care nu au corespondent în cadrul general, neavând niciun cod prevăzut în coloana 1 din cadrul specific, se raportează în macheta prevăzută la alin. (1) conform precizărilor din subsolul anexei nr. 1 la prezentele norme metodologice.

(3) În vederea raportării corecte a activității de control financiar preventiv propriu, ordonatorii de credite asigură asimilarea proiectelor de operațiuni cuprinse în cadrul operațiunilor supuse controlului financiar preventiv propriu corespunzător activității proprii cu cele prevăzute în cadrul general.

(1) Evaluarea activității persoanelor care exercită controlul financiar preventiv propriu se face de către conducătorul entității, cu ocazia verificării anuale a cunoștințelor profesionale, cu acordul structurii care a avizat desemnarea persoanelor în cauză. În scopul obținerii acordului pentru evaluare, entitățile transmit structurii ierarhic superioare o copie a fișei de evaluare, care trebuie să cuprindă distinct evaluarea activității de exercitare a controlului financiar preventiv împreună cu propunerea ordonatorului pentru evaluare și, acolo unde este cazul, extrase din rapoartele auditului public intern și ale Curții de Conturi, referitoare la activitatea de control financiar preventiv propriu.

(2) În entitățile în care viza de control financiar preventiv propriu se exercită de două sau mai multe persoane, ordonatorul de credite desemnează din respectivele persoane un coordonator al activității.

(3) Directorul general al Direcției Generale Financiare asigură coordonarea activității persoanelor desemnate să exercite controlul financiar preventiv propriu din cadrul Direcției generale financiare.