NORME TEHNICE din 31 august 2015

(articolul 5a din CVC, articolul 14a și următoarele și anexa 1C la DACV)

Obiectivul principal al acestei secțiuni este de a furniza autorității vamale o imagine de ansamblu asupra societății. Informațiile solicitate pot fi furnizate într-un mod general și servesc drept instantaneu al activităților solicitantului la data depunerii cererii. Dacă informațiile solicitate sunt deja disponibile pentru autoritatea vamală competentă, precizați acest lucru în formular sau indicați data la care au fost transmise informațiile.

1.1.1. Pentru întrebările (a) și (b) vă rugăm să precizați detaliile despre certificat și cerere (denumirea și numărul EORI, autoritatea vamală emitentă și numărul de înregistrare).

1.1.2. Pentru întrebarea (a), includeți numai acționarii care sunt implicați în activitățile cotidiene sau în procesul de luare a deciziilor din cadrul întreprinderii.

1.1.3. Persoana responsabilă pentru chestiuni vamale este:

1.1.4. Atunci când este posibil, precizați codul corespunzător CAEN (clasificarea statistică a activităților economice) al activităților dumneavoastră comerciale. Orientările AEO, TAXUD/B2/047/2011-Rev.5, partea I, secțiunea II, punctul 1.II.4, conțin o definiție a lanțului internațional de aprovizionare.

Pentru a evalua și a preciza rolul dumneavoastră în cadrul lanțului internațional de aprovizionare, vă rugăm să utilizați următoarele orientări*1):

Acest cod trebuie utilizat doar dacă operatorul economic produce mărfurile. Acesta nu acoperă cazurile în care operatorul economic este implicat numai în comerțul cu mărfuri (de exemplu, export sau import).

Acest cod trebuie utilizat doar în cazul în care operatorul economic este în posesia mărfurilor. În cazul reprezentanților/agenților vamali, vă rugăm să utilizați codul pentru "comisionar în vamă".

În cazul reprezentanților/agenților vamali, vă rugăm să utilizați codul pentru "comisionar în vamă".

Codul poate fi utilizat și pentru operatorii economici care acționează în calitate de agenți/reprezentanți în alte scopuri (de exemplu, agentul transportatorului).

Antrepozitul nu trebuie considerat a fi în mod obligatoriu antrepozit vamal; prin urmare, acest cod trebuie utilizat și de către operatorii economici care sunt operatori ai altor sisteme de depozitare (de exemplu, depozitare temporară, zonă liberă etc.).

În cazul în care aveți mai multe roluri în cadrul lanțului internațional de aprovizionare, vă rugăm să specificați codurile relevante.

1.1.5. Specificați detalii privind locațiile implicate în activități vamale (dacă dețineți mai mult de cinci locații implicate în activități vamale, vă rugăm să furnizați numai detaliile privind cele cinci locații principale implicate în activitățile vamale) și adresele celorlalte locații implicate în acest tip de activitate.

În cazul locațiilor noi implicate în activități vamale în timpul procedurii de solicitare a statutului de AEO, trebuie să furnizați detalii complete despre acestea.

1.1.6. Aceste informații sunt necesare pentru a se stabili dacă societatea dumneavoastră este sau nu implicată în schimburi comerciale (de mărfuri, nu de servicii) cu societățile asociate. De exemplu, toate achizițiile dumneavoastră sunt de la societatea-mamă din SUA sau le importați în numele societăților asociate din statele membre și le distribuiți acestora. Trebuie să furnizați detalii complete în timpul procedurii de autorizare.

1.1.7. Poate fi furnizată în acest sens o organigramă detaliată care să includă diferitele domenii/departamente ale societății, funcțiile/responsabilitățile acestora și lanțul de gestionare.

1.1.8. În cazul în care nu s-a menționat deja la întrebările 1.1.2 (b) și (c), vă rugăm să precizați numele și adresa completă, data nașterii și numărul național de identificare (de exemplu, numărul cărții naționale de identitate sau numărul național de asigurare).

Procedurile trebuie să evidențieze măsurile luate pentru suplinirea absențelor temporare sau de scurtă durată ale personalului cheie, de exemplu directorul responsabil cu problemele vamale sau agentul de import, inclusiv modul în care sunt preluate responsabilitățile obișnuite ale acestora și persoana care le preia.

1.1.9. Specificați numărul (aproximativ) cunoscut la data transmiterii cererii dumneavoastră.

1.1.10. Pentru întrebarea (a), vă rugăm să indicați numărul de persoane responsabile de chestiunile vamale, principalele sarcini ale acestora și nivelul lor de formare în domeniul vamal.

Dacă nu dispuneți de un departament vamal sau de un expert vamal în cadrul societății dumneavoastră, răspundeți prin formula "Nu se aplică". A se vedea întrebarea 1.1.3 care vizează acest aspect, de asemenea.

1.1.11. Consimțământul de a publica informații privind AEO pe site-ul web al DG TAXUD

Dacă doriți ca numele dumneavoastră să fie inclus pe lista AEO publicată pe site-ul web al DG TAXUD, atunci este necesar să vă dați consimțământul în scris. Acest consimțământ se aplică tuturor tipurilor de certificate. În cazul în care nu vă dați consimțământul, veți beneficia în continuare de avantajele statutului de AEO, însă numele dumneavoastră nu va fi vizibil pentru public prin intermediul listei publicate pe site-ul internet al DG TAXUD. În cazul în care vă dați consimțământul, aveți dreptul de a-l retrage în orice moment. În cazul în care solicitați retragerea, veți fi eliminat automat de pe lista menționată mai sus. De asemenea, aveți dreptul de a vă da consimțământul în orice moment, prin trimiterea unei cereri scrise către autoritatea vamală competentă, după ce a fost eliberat certificatul. Modificările consimțământului dumneavoastră trebuie să fie efectuate prin informarea autorității vamală competente în scris. Singura semnătură acceptabilă în aceste scopuri este semnătura persoanei împuternicite să semneze în numele operatorului economic.

1.1.12. Consimțământul în vederea schimbului de informații referitoare la AEO

Consimțământul pentru recunoaștere reciprocă este relevant numai pentru AEOF sau AEOS.

Pentru ca acordurile de recunoaștere reciprocă să fie puse în practică, este imperativ ca serviciile vamale ale partenerilor comerciali să fie informate cu privire la statutul AEO al fiecăruia dintre ei. Schimbul de informații referitoare la AEO este esențial; de exemplu, valabilitatea statutului de AEO constituie o parte necesară a schimbului de informații, iar datele schimbate vor fi utilizate numai în scopul implementării programelor de recunoaștere reciprocă ale AEO.

Consimțământul dumneavoastră în vederea schimbului de informații referitoare la AEO cu serviciile vamale ale țărilor terțe în cadrul acordurilor de recunoaștere reciprocă va fi de natură generală, fără a se referi în mod specific la anumite țări terțe. Totuși, în conformitate cu legislația UE privind protecția datelor, autoritățile vamale din UE nu pot schimba informații referitoare la AEO decât după o evaluare a nivelului de protecție a datelor oferit de țara terță pentru a garanta că aceasta oferă un nivel adecvat de protecție.

În cazul în care preferați să nu vă dați consimțământul, informațiile privind statutul dumneavoastră de AEO nu vor face obiectul schimburilor cu niciuna dintre țările partenere ale UE în domeniul recunoașterii reciproce și nu veți putea beneficia de avantajele oferite de acordurile de recunoaștere reciprocă.

În cazul în care vă dați consimțământul, dispuneți și de dreptul de a-l retrage în orice moment prin trimiterea unei cereri scrise adresate autorității vamale competente. Cu toate acestea, retragerea consimțământului în vederea schimbului de informații referitoare la AEO va duce, de asemenea, la retragerea avantajelor asociate recunoașterii reciproce. Retragerea consimțământului este, de asemenea, de natură generală, ceea ce înseamnă că autoritățile vamale nu vor mai transmite informațiile referitoare la AEO deținut de dumneavoastră țărilor partenere ale UE în domeniul recunoașterii reciproce. De asemenea, aveți dreptul de a vă da consimțământul în orice moment după eliberarea certificatului.

Trebuie să vă dați consimțământul de două ori, în mod explicit și separat, unul pentru publicarea informațiilor dumneavoastră pe internet și celălalt în scopul recunoașterii reciproce. Semnătura pentru consimțământ este semnătura persoanei împuternicite să semneze în numele operatorului economic.

1.1.13. Pentru ca schimbul de informații referitoare la AEO să fie posibil, UE trebuie să transcrie, atunci când este necesar, datele relevante privind AEO în caractere cuprinse în alfabetul obișnuit de 26 de litere (Latin 1). Trebuie să comunicați partenerilor dumneavoastră comerciali din țările partenere respective să utilizeze această transcriere a denumirii și a adresei societății dumneavoastră în operațiunile lor (de exemplu, în cadrul declarațiilor vamale) cu administrațiile vamale competente. Unele țări nu pot utiliza același set de caractere ca cel utilizat în UE. Literele chirilice, caracterele speciale, cum ar fi accentele/diacriticele deasupra sau dedesubtul unei litere, sau alte litere decât cele 26 din alfabetul obișnuit (Latin 1) nu pot fi introduse în sistemele lor de tehnologie a informației și comunicării (TIC) (o listă a caracterelor permise poate fi consultată pe site- ul web al standardului Unicode: http://www.unicode.org/charts/PDF/U0000.pdf (#x0020- #x007E)).

Vă rugăm să introduceți transcrierea denumirii societății, a străzii, a numărului, a codului poștal și a orașului în această rubrică. Dacă nu vă dați consimțământul în vederea schimbului de detalii referitoare la AEO sau dacă solicitați numai un certificat AEOC nu este nevoie să completați această rubrică.

1.2.1. Dacă sunteți o societate nou înființată și aveți mai puțin de trei situații financiare anuale complete, furnizați detalii din cele deja finalizate. Dacă nu ați desfășurat schimburi comerciale o perioadă suficient de îndelungată pentru a prezenta o situație financiară anuală finalizată, răspundeți prin formula "nu se aplică".

1.2.2. Vă rugăm să precizați adresa acestor spații de depozitare (dacă aveți mai mult de cinci spații, indicați cele cinci spații principale și numărul total de spații și toate spațiile care se află în alte state membre)

1.2.3. Pentru agenții vamali/reprezentanții părților terțe, includeți toate declarațiile formulate atât în numele dumneavoastră, cât și în numele altora.

1.2.4. Pentru agenții vamali/reprezentanții părților terțe, includeți întreaga sumă plătită prin intermediul mijloacelor de plată ale clienților sau ale dumneavoastră.

1.2.5. Modificările viitoare cunoscute sunt cele care ar putea influența organizarea societății, îndeplinirea criteriilor AEO sau evaluarea riscurilor din cadrul lanțului internațional de aprovizionare. Acestea pot include, de exemplu, modificări la nivelul personalului cheie, modificări ale sistemului contabil, deschiderea unor noi amplasamente, atribuirea unor noi contracte de logistică etc.

1.3.1. Pentru întrebările (b) și (c), dacă partenerul (partenerii) dumneavoastră face (fac) obiectul unui audit AEO în desfășurare, vă rugăm să indicați detaliile despre certificat și/sau cerere (denumirea și numărul EORI, autoritatea vamală emitentă și numărul de înregistrare).

1.3.2. Pentru întrebarea (a), vă rugăm să indicați numele și funcția angajatului responsabil cu clasificarea mărfurilor sau, dacă apelați la un terț pentru desfășurarea acestei activități, includeți numele acestuia.

Pentru întrebările (b) și (d), în special dacă apelați la un terț, cum vă asigurați că această activitate a fost desfășurată în mod corect și în conformitate cu instrucțiunile dumneavoastră?

Pentru întrebarea (b) indicați dacă păstrați un dosar al produsului în care fiecărui articol îi corespunde un cod al mărfurilor cu rata corespunzătoare a taxelor și a TVA.

Pentru întrebarea (c) în cazul în care s-au introdus măsuri de asigurare a calității, trebuie să furnizați dovezi, în timpul vizitei auditorilor vamali, care să ateste că le revizuiți în mod regulat și complet, că documentați modificările și înștiințați personalul vizat cu privire la modificările respective.

Pentru întrebarea (d), indicați modul, persoana și frecvența cu care se revizuiesc clasificările și se actualizează dosarul produsului și alte înregistrări conexe, precum și modalitatea de înștiințare a persoanelor vizate cu privire la modificări, de exemplu, agentul vamal, personalul responsabil de achiziții.

Pentru întrebarea (e) indicați, de asemenea, dacă folosiți informații tarifare obligatorii (ITO).

În timpul procedurii de audit, poate fi necesar să puneți la dispoziție următoarele:

- detalii/liste sau dosare ale produselor dumneavoastră, precum și codurile de mărfuri și ratele corespunzătoare ale taxelor;

- sursele de documentare/informațiile, de exemplu, informații actualizate de ordin tehnic și privind tarifele, pe care le folosiți de obicei pentru clasificarea mărfurilor dumneavoastră.

1.3.3. (a) Indicați numele și funcția angajatului responsabil de determinarea valorii mărfurilor în vamă sau, dacă apelați la un terț pentru realizarea acestei activități, precizați numele acestuia.

1.3.3. (b) și (d) - Dacă apelați la un terț, cum vă asigurați că această activitate a fost realizată în mod corect și în conformitate cu instrucțiunile dumneavoastră?

1.3.3. (b) Măsurile de asigurare a calității trebuie să includă, de exemplu:

● metoda (metodele) de evaluare utilizată (utilizate),

● modul în care sunt completate și transmise declarațiile pentru determinarea valorii în vamă atunci când este necesar,

● modul în care sunt stabilite valoarea taxelor vamale și valoarea TVA,

● modul în care sunt contabilizate costurile de transport și de asigurare,

● redevențele și taxele de licență aferente mărfurilor importate, plătibile fie direct, fie indirect de către cumpărător, ca o condiție a vânzării

● acorduri în temeiul cărora o parte a beneficiilor din revânzări, eliminări sau utilizări ulterioare revine direct sau indirect vânzătorului

● costuri suportate de cumpărător (dar neincluse în preț) legate de comisioane sau brokeraj (cu excepția comisioanelor la cumpărare) sau

● costuri suportate în legătură cu containere și ambalaje, cu mărfuri și/sau servicii furnizate de către cumpărător fie gratuit, fie cu costuri reduse, spre a fi folosite la producerea și vânzarea la export a mărfurilor importate.

1.3.3. (c) În cazul în care există proceduri de asigurare a calității, trebuie să furnizați dovezi, în timpul vizitei auditorilor vamali, care să ateste că acestea sunt revizuite în mod regulat și complet, că documentați modificările și înștiințați personalul vizat cu privire la modificările respective.

1.3.4. Pentru întrebarea (b), în mod normal, acțiunile la nivel intern trebuie să includă măsuri privind modul în care dumneavoastră asigurați următoarele:

- țara exportatoare are dreptul de a adopta un comportament preferențial, iar mărfurile beneficiază de o rată preferențială a taxei vamale;

- sunt îndeplinite cerințele privind transportul direct/absența manipulării;

- atunci când se solicită regimul preferențial, sunt disponibile un certificat valabil, în original, sau o declarație pe factură;

- certificatul sau declarația pe factură se aplică transportului respectiv, iar regulile de origine sunt respectate;

- nu există nicio posibilitate de folosire dublă a certificatului/declarației pe factură;

- regimul preferențial pentru import este solicitat în perioada de valabilitate a certificatului/declarației pe factură și

- certificatele/declarațiile pe factură originale sunt reținute ca parte a pistei de audit în condiții de siguranță și securitate.

Pentru întrebarea (c), abordarea dumneavoastră trebuie să ia în considerare o modalitate pentru a vă asigura că:

- mărfurile sunt eligibile pentru un regim preferențial de export, de exemplu respectă regulile de origine

- toate documentele/calculele/costurile/descrierile necesare de proceduri care servesc la stabilirea originii preferențiale și emiterea unui certificat/a unei declarații pe factură sunt reținute ca parte a pistei de audit în condiții de siguranță și securitate

- documentele adecvate, de exemplu certificatul sau declarația pe factură, sunt semnate și emise în timp util de un angajat autorizat

- declarațiile pe factură nu sunt emise pentru transporturi cu valoare medie sau ridicată, în afara cazului în care autoritățile vamale vă acordă o aprobare în acest sens

- certificatele nefolosite sunt păstrate în condiții de siguranță și securitate și

- certificatele sunt prezentate autorităților vamale la export, conform cerințelor.

1.3.5. Prezentați următoarele informații, dacă este cazul:

- denumirea țărilor care nu sunt membre UE; și/sau

- numele și adresele producătorilor pentru ale căror produse trebuie să plătiți taxe antidumping sau compensatorii.

(articolul 5a din CVC, articolul 14h din DACV, Orientările AEO partea 2, punctul 2.1, anexa 2, punctul 1)

NB: În temeiul articolului 14h din DACV, antecedentele societății dumneavoastră și ale persoanelor identificate la întrebările 1.1.2, 1.1.3 și 1.1.8 în ceea ce privește respectarea cerințelor vamale se vor baza pe ultimii trei ani anteriori prezentării cereri. În timpul acestei perioade, nu trebuie să fi comis nicio încălcare gravă sau încălcări repetate ale normelor vamale. Cu toate acestea, antecedentele în ceea ce privește respectarea cerințelor vamale pot fi considerate acceptabile dacă încălcările au o importanță neglijabilă în raport cu numărul sau amploarea operațiunilor/activităților vamale aferente și nu dau naștere unor îndoieli cu privire la nivelul general de conformitate pe care îl prezentați.

În acest sens, autoritatea vamală va lua în considerare:

- nereguli/erori în ansamblu și în mod cumulativ

- frecvența acestora pentru a stabili dacă este o problemă sistematică existența unei intenții frauduloase sau a neglijenței

- dacă ați înștiințat autoritatea vamală în mod voluntar cu privire la erorile/neregulile pe care le-ați descoperit

- dacă ați luat măsuri de remediere pentru a preveni sau a reduce la minim erorile în viitor.

2.1. a) Exemple de încălcări detectate ale reglementărilor vamale:

- martie-septembrie 2014 - folosirea unui cod incorect al monedei pentru importurile din China, având ca rezultat o sumă excedentară de 5 500 EUR reprezentând taxa vamală declarată și TVA.

- decembrie 2014 - nu a fost depusă declarația trimestrială privind regimul de perfecționare activă în sistem cu suspendare.

Dacă există mai multe încălcări, indicați numărul total și prezentați un rezumat al principalelor motive ale erorilor.

2.1. b) Exemple de măsuri de asigurare a calității luate ca urmare a celor două situații prezentate la punctul 2.1 (a) de mai sus:

- 6.10.2014 - modificarea sistemului informatic pentru a preveni finalizarea intrărilor înainte de efectuarea verificării privind moneda declarată.

- declarația restantă transmisă. Revizuirea procedurilor referitoare la declarația privind regimul de perfecționare activă în sistem cu suspendare pentru a include controale trimestriale de gestiune și distribuirea procedurilor revizuite către personalul interesat.

Măsurile luate de dumneavoastră pentru asigurarea calității trebuie să includă, în mod normal:

- numirea unei persoane de contact responsabile în cadrul societății care să înștiințeze autoritatea vamală sau alte departamente guvernamentale cu privire la nereguli/erori, inclusiv la suspiciunile de activități infracționale;

- cerințele, inclusiv frecvența, pentru realizarea și documentarea verificărilor privind caracterul exact, complet și prompt al înregistrărilor și al păstrării registrelor, de exemplu declarații trimise autorității vamale și altor autorități de reglementare, respectarea condițiilor de aprobare/autorizare;

- utilizarea resurselor de audit intern pentru testarea procedurilor dumneavoastră și pentru a obține asigurări în privința acestora;

- modul în care personalul este înștiințat cu privire la cerințe/modificări; frecvența viitoarelor revizuiri;

- controale de gestiune pentru a se asigura că procedurile sunt respectate.

2.2. De exemplu:

Mai 2013 - respingerea cererii de antrepozit vamal din cauza lipsei necesității economice.

Iunie 2014 - retragerea autorizației pentru procedura de vămuire la domiciliu din cauza neprezentării, în mod repetat, a declarațiilor suplimentare.

Refuzul/suspendarea/retragerea oricărei cereri/autorizații de către autoritatea vamală nu va avea în mod necesar drept rezultat respingerea cererii dumneavoastră privind statutul de AEO.

(articolul 5a din CVC, articolul 14i din DACV, Orientările AEO partea 2, punctul 2.2, anexa 2, punctul 2)

Pentru a îndeplini criteriul menționat la articolul 14i literele (a) și (b) din DACV, trebuie să mențineți un sistem contabil care să permită efectuarea controlului pe bază de audit de către autoritatea vamală. Pentru a permite autorității vamale să efectueze controalele necesare, trebuie să permiteți acestora accesul fizic sau electronic la registrele dumneavoastră. Accesul electronic nu constituie o condiție indispensabilă pentru respectarea acestei cerințe.

Pentru a îndeplini criteriul menționat la articolul 14i litera (c) din DACV, trebuie, de asemenea, să aveți un sistem sau procese care să facă distincția între mărfurile unionale și mărfurile neunionale, deși această condiție nu se aplică în cazul unui AEOS. Trebuie remarcat că aceasta este singura diferență în materie de cerințe dintre AEOS și AEOF.

Din motive de securitate, numeroase societăți și organizații impun introducerea unei piste de audit în sistemele lor automate. O pistă de audit este un proces sau o etapă care constă în efectuarea de verificări încrucișate ale fiecărei intrări din registrele contabile cu sursa acesteia, pentru a controla corectitudinea înregistrărilor respective. O pistă de audit completă vă va facilita trasabilitatea activităților operaționale de la momentul intrării mărfurilor și a produselor în societate la prelucrarea acestora și la ieșire. O pistă de audit completă conține și un registru cronologic care permite urmărirea fiecărei informații din momentul în care este introdusă în fișierul de date până în momentul în care este eliminată din acesta.

În mod normal, sistemul contabil trebuie să includă:

- cartea mare

- registrul de vânzări

- registrul de achiziții

- activele

- conturile de gestiune

În mod normal, sistemul logistic trebuie să includă:

- prelucrarea comenzilor de vânzări

- prelucrarea comenzilor de achiziții

- producția

- inventarul - depozitare, antrepozitare

- expedierea/transportul

- listele de furnizori/clienți

Pista dumneavoastră de audit trebuie să includă:

- vânzările

- achizițiile și comenzile de achiziții

- controlul inventarului

- depozitarea (și mișcările între spațiile de depozitare)

- producția

- vânzările și comenzile de vânzări

- declarațiile și documentația vamale

- expedierea

- transportul

- contabilitatea, de exemplu facturare, note de credit și de debit, remiteri/plăți

3.2.1. Indicați dacă utilizați:

- un singur calculator personal (PC) autonom,

- PC-uri care sunt legate în rețea

- un sistem de calculatoare pe bază de server

- un sistem bazat pe mainframe

- altele

- soluție ERP complet integrată

- combinație de aplicații software contabile și logistice

- soluție software pentru întreprinderi axată pe întreprinderile mici și mijlocii

- soluție software dezvoltată de sau pentru societatea dumneavoastră.

NB: În timpul procedurii de autorizare, va fi necesar să demonstrați:

- gradul de informatizare

- platforma hardware disponibilă și sistemul de operare aferent

- separarea funcțiilor între dezvoltare, testare și operațiuni

- separarea funcțiilor între utilizatori

- modul în care este controlat accesul la diferitele componente ale sistemului

- dacă au existat adaptări la pachetul standard

- lista conturilor din registrul contabil

- dacă sistemul folosește conturi intermediare de verificare

- modul în care sunt înregistrate în registrul contabil obligațiile de plată a taxelor de import, a accizelor și a TVA

- dacă lucrați pe bază de loturi

- dacă există o legătură între administrarea stocurilor și administrarea financiară

- modul în care gestionați registrele atunci când acestea sunt menținute de un furnizor terț de software.

3.2.3. Dacă activitățile, de exemplu crearea datelor de referință sau introducerea datelor, sunt împărțite între mai multe sedii, indicați care sunt activitățile desfășurate în fiecare sediu.

Așa cum se prevede la articolul 14i litera (d) din DACV, trebuie să dispuneți de un sistem care să corespundă tipului și dimensiunii întreprinderii și care să fie adaptat la gestionarea fluxului de mărfuri și de un sistem de control intern care să permită identificarea tranzacțiilor ilegale sau neregulamentare.

3.3.1. În timpul vizitei auditorilor, trebuie să prezentați probe potrivit cărora revizuiți procedurile în mod regulat și complet, documentați modificările și înștiințați personalul vizat cu privire la acestea.

3.3.2. Exemple de tipuri de audit pot fi:

- audit intern în cadrul societății sau efectuat de societatea-mamă;

- audit extern efectuat de către clienți, contabili/auditori independenți, autoritatea vamale sau alte departamente guvernamentale.

De asemenea, atunci când autoritatea vamală vizitează sediul dumneavoastră, este necesar să le puneți la dispoziție rapoarte, precum și dovezi privind măsurile de remediere luate pentru corectarea deficiențelor identificate.

3.3.3. Datele de referință sau dosarele standard înseamnă informații cheie privind societatea dumneavoastră, de exemplu numele și adresele clienților, furnizorii, dosarele produselor, care cuprind informații privind descrierea mărfurilor, codurile acestora și proveniența etc.

3.4.1. Procedurile dumneavoastră de înregistrare trebuie să includă, la recepția mărfurilor:

- proceduri de comandă a achizițiilor

- confirmarea comenzii

- expedierea/transportul mărfurilor

- cerințe privind documentele justificative

- transportul mărfurilor de la frontieră la spațiile dumneavoastră sau ale clienților

- primirea mărfurilor în spațiile dumneavoastră sau ale clienților

- plată/achitare

- modul în care se înregistrează mărfurile în evidența operativă, momentul în care are loc această operațiune și persoana care o realizează

În timpul depozitării mărfurilor:

- atribuirea clară a unui spațiu de depozitare pentru mărfurile respective

- depozitarea în condiții de siguranță a mărfurilor periculoase

- dacă stocul este înregistrat în funcție de valoare și/sau cantitate

- existența și frecvența inventarierii

- dacă se folosește spațiul unui terț pentru depozitarea mărfurilor dumneavoastră, acorduri care să includă reconcilierea dintre evidența operativă ținută de dumneavoastră și cea a terțului

- dacă este ales un spațiu temporar de depozitare a mărfurilor.

În timpul procesului de producție a mărfurilor:

- elaborarea comenzii de lucru

- comandarea articolelor din inventar și livrarea de la depozit

- procesul de producție, responsabilitățile personalului și înregistrările păstrate

- codurile formulei de fabricație

- înregistrarea produsului fabricat și a stocului nefolosit în evidența operativă

- folosirea metodelor standard de producție în cadrul procesului de fabricație.

și în timpul procedurii de expediere a mărfurilor:

- primirea comenzii clientului și elaborarea comenzii de lucru sau de achiziții

- înștiințarea depozitului cu privire la comanda de vânzare/expedierea mărfurilor

- instrucțiuni pentru terți în cazul în care mărfurile sunt depozitate în altă parte

- ridicarea mărfurilor

- procedurile de ambalare

- modul în care este actualizată evidența operativă, momentul în care are loc această operațiune și persoana care o realizează.

3.4.2. Procedurile dumneavoastră de verificare și de control al calității trebuie să includă în timpul sosirii mărfurilor:

- reconcilierea dintre comanda de achiziții și mărfurile primite

- proceduri pentru returnarea/respingerea mărfurilor

- proceduri pentru înregistrarea contabilă și raportarea transporturilor în minus și în plus

- proceduri pentru identificarea și modificarea intrărilor incorecte în evidența operativă

- identificarea mărfurilor provenite din afara Uniunii Europene în cadrul sistemului.

În timpul depozitării mărfurilor

- înregistrarea și controlarea stocurilor

- identificarea mărfurilor unionale și neunionale (nu se aplică pentru un AEOS)

- deplasarea și înregistrarea mărfurilor între spații din aceeași unitate sau din unități diferite

- proceduri privind gestionarea situațiilor neobișnuite, a deteriorării sau a distrugerii mărfurilor, a pierderilor și a variațiilor de stocuri.

În timpul procesului de producție:

- monitorizarea și controalele de gestiune ale procesului de producție, de exemplu rata de rentabilitate

- cum tratați neregulile, variațiile, deșeurile, produsele secundare și pierderile din procesul de producție

- inspecția calității mărfurilor produse și înregistrarea rezultatelor

- eliminarea în condiții de siguranță a mărfurilor periculoase.

și, în timpul procedurii de expediere a mărfurilor,

- borderouri de expediție/bonuri de ridicare a mărfurilor

- transportul mărfurilor la clienți sau la frontieră pentru exportare sau reexportare

- crearea facturilor de vânzări

- instrucțiuni către agentul vamal în ceea ce privește exportarea/reexportarea și crearea/punerea la dispoziție/controlul documentelor justificative

- confirmarea de primire/dovada expedierii mărfurilor

- mărfurile returnate - inspecție, numărare și înregistrare în inventar

- note de plată și note de credit

- tratarea neregulilor, a transporturilor incomplete și a variațiilor.

Pentru a îndeplini criteriul menționat la articolul 14i litera (e) din DACV, trebuie, dacă este cazul, să fie introduse proceduri satisfăcătoare de gestionare a licențelor și autorizațiilor având legătură cu măsurile de politică comercială sau cu schimburile comerciale de produse agricole;

Pentru a îndeplini criteriul menționat la articolul 14i litera (g) din DACV, trebuie să asigurați conștientizarea, în rândul angajaților dumneavoastră, a necesității de a informa autoritatea vamală în cazul unor dificultăți în ceea ce privește conformitatea și să stabiliți persoane de contact adecvate care să informeze autoritatea vamală cu privire la astfel de situații.

3.5.1. În calitate de importatori, exportatori, deținători de antrepozite, procedurile dumneavoastră trebuie să includă:

- modul în care asigurați caracterul complet, exact și prompt al declarațiilor vamale pe care le întocmiți dumneavoastră, inclusiv realizarea controalelor de gestiune;

- prezentarea sau punerea la dispoziție a documentației justificative;

- detalii actualizate (nume și adrese) ale agenților vamali/terților utilizați;

- modul în care sunt numiți agenții vamali, de exemplu verificările privind credibilitatea și caracterul adecvat înainte de numirea acestora de către dumneavoastră;

- împrejurările în care se apelează la aceștia;

- contractele care detaliază responsabilitățile, inclusiv tipul de reprezentare prin agent vamal, de exemplu reprezentare directă sau indirectă;

- modul în care furnizați agentului dumneavoastră vamal instrucțiuni clare și precise;

- modul în care furnizați agentului dumneavoastră vamal documente justificative (de exemplu licențe, certificate etc.) inclusiv prezentarea și reținerea/returnarea acestora;

- ce trebuie să facă agentul vamal dacă instrucțiunile sunt neclare;

- verificarea/examinarea de către dumneavoastră a caracterului exact și prompt al activității agentului vamal;

- modul în care îl înștiințați pe agentul dumneavoastră vamal cu privire la erorile/modificările referitoare la intrările șterse;

- soluționarea neregulilor;

- informarea voluntară a autorității vamale cu privire la erori.

În calitate de reprezentant al unui terț, procedurile dumneavoastră trebuie să includă:

- contracte care să detalieze responsabilitățile, inclusiv tipul de reprezentare pe care urmează să o utilizați, de exemplu directă sau indirectă;

- modul în care asigurați caracterul complet, exact și prompt al declarațiilor vamale pe care le întocmiți dumneavoastră, inclusiv realizarea controalelor de gestiune;

- prezentarea cu promptitudine sau punerea la dispoziție cu rapiditate a documentației justificative;

- modul în care se aduc la cunoștință personalului dumneavoastră cerințele clienților și cele contractuale;

- cum procedați dacă instrucțiunile clienților sunt neclare sau detaliile furnizate sunt incorecte;

- cum procedați dacă descoperiți o eroare/modificare în ceea ce privește intrările eliminate;

- informarea voluntară a autorității vamale cu privire la erori.

3.5.2. Atunci când aceste instrucțiuni sunt documentate, trebuie să furnizați dovezi, în timpul vizitei auditorilor vamali, care să ateste că acestea sunt revizuite în mod regulat și complet, că documentați modificările și înștiințați personalul vizat în legătură cu modificările respective.

3.5.3. În cazul în care există proceduri pentru gestionarea licențelor și a autorizațiilor, trebuie să furnizați dovezi, în timpul vizitei auditorilor vamali, care să ateste că acestea sunt revizuite în mod regulat și complet, că documentați modificările și înștiințați personalul vizat în legătură cu modificările respective.

Pentru a îndeplini criteriul menționat la articolul 14i litera f) din DACV, trebuie să dispuneți de proceduri satisfăcătoare de arhivare și recuperare a documentelor și a informațiilor întreprinderii și de protecție împotriva pierderii datelor.

3.6.1. Procedurile dumneavoastră trebuie să includă tipul de suport pe care sunt stocate datele, formatul software în care sunt stocate datele și dacă datele sunt comprimate și în ce moment. Dacă se face apel la un terț, vă rugăm să indicați ce acorduri există, care sunt frecvența și locul de stocare a copiilor de siguranță și a informațiilor arhivate.

3.6.3. Dacă răspunsul este "da", vă rugăm să indicați modul în care garantați disponibilitatea pe termen lung a calității tehnice a înregistrărilor și disponibilitatea echipamentelor informatice și a software-ului necesar.

Pentru a îndeplini criteriul menționat la articolul 14i litera (h) din DACV, trebuie să dispuneți de măsuri adecvate de securitate aferente tehnologiei informației, de exemplu, protecție antivirus și firewall, pentru a vă proteja sistemul informatic împotriva oricărei intruziuni și pentru a vă păstra documentația în siguranță.

3.7.1. Pentru întrebarea (a), măsurile dumneavoastră trebuie să țină seama de următoarele:

- un plan de siguranță actualizat care conține descrierea măsurilor existente pentru protejarea sistemului informatic împotriva accesului neautorizat și împotriva distrugerii intenționate sau a pierderii de informații;

- detalii privind operarea sistemelor multiple la sedii multiple și modul în care sunt controlate;

- persoanele responsabile pentru protejarea și funcționarea sistemului informatic al societății (responsabilitatea nu trebuie limitată la o singură persoană, ci la mai multe persoane care își pot astfel monitoriza reciproc acțiunile);

- detalii privind mecanismele de tip firewall și antivirus;

- un plan de continuitate a activității/de recuperare în caz de dezastru dacă are loc un incident;

- proceduri privind realizarea unor copii de siguranță în cazul nefuncționării sistemului informatic, inclusiv recuperarea tuturor programelor și a datelor relevante.

Pentru întrebarea (b), indicați frecvența cu care este testat sistemul dumneavoastră împotriva accesului neautorizat, modul în care se înregistrează rezultatele și modul de tratare a incidentelor atunci când securitatea sistemului este afectată.

3.7.2. Procedurile dumneavoastră privind drepturile de acces trebuie să includă:

- modul în care eliberați autorizațiile de acces și nivelul de acces la sistemele informatice (accesul la informațiile sensibile ar trebui limitat la acei membri ai personalului care sunt autorizați să opereze modificări și adăugiri la informații);

- formatul pentru stabilirea parolelor, frecvența modificărilor și persoana care emite parolele și

- eliminarea/păstrarea/actualizarea detaliilor utilizatorilor.

3.8.1. Măsurile luate de dumneavoastră trebuie, în mod normal, să includă:

- înregistrarea și realizarea de copii de siguranță ale documentelor inclusiv scanarea, folosirea microfișei și limitarea accesului;*

- un plan de siguranță actualizat care conține descrierea măsurilor instituite pentru protejarea documentelor împotriva accesului neautorizat și împotriva distrugerii sau a o pierderii;

- proceduri de îndosariere și depozitare a documentelor în condiții de siguranță și securitate, inclusiv responsabilitățile pentru gestionarea acestora;

- gestionarea incidentelor care compromit securitatea documentelor.

3.8.2. Măsurile luate de dumneavoastră trebuie să includă:

- testarea sistemului împotriva accesului neautorizat și înregistrarea rezultatelor;

- un plan de continuitate a activității/ de recuperare în caz de dezastru;

- măsuri de remediere documentate luate ca urmare a incidentelor efective.

(articolul 5a din CVC, articolul 14j din DACV, Orientările AEO partea 2, punctul 2.3, anexa 2, punctul 3)

Prin solvabilitate financiară se înțelege o bună situație financiară, suficientă pentru a vă permite să vă îndepliniți obligațiile, având în vedere caracteristicile tipului de activitate comercială, iar această concluzie se bazează pe situația ultimilor trei ani. În cazul în care întreprinderea dumneavoastră este constituită de mai puțin de trei ani, solvabilitatea financiară va fi analizată pe baza înregistrărilor contabile și a informațiilor disponibile (a se vedea întrebarea numărul 4.3). Aceste înregistrări contabile trebuie să se refere numai la solicitantul care depune cererea AEO. Orice informație cunoscută care va afecta solvabilitatea societății dumneavoastră în viitorul apropiat trebuie să fie specificată la întrebarea 4.4.

4.1. Vă rugăm să introduceți detaliile privind procedurile de insolvabilitate, faliment sau lichidare care au fost inițiate împotriva întreprinderii dumneavoastră sau a activelor acesteia în ultimii trei ani.

4.2. Dovezile sau informațiile solicitate pot avea legătură și cu alte datorii contingente sau provizioane, cu poziția activelor circulante nete sau cu poziția activelor nete și cu valoarea imobilizărilor necorporale.

În anumite circumstanțe, poate să fie o practică normală ca o societate să aibă un activ net negativ, de exemplu în cazul în care societatea în cauză este înființată de o societate-mamă în scopul cercetării și dezvoltării, în timp ce pasivele acesteia pot fi finanțate printr-un împrumut din partea societății-mamă sau din partea unei instituții financiare. În aceste circumstanțe, este posibil ca activul net negativ să nu constituie un indicativ al incapacității întreprinderii respective de plată a datoriilor legale, însă autoritatea vamală ar putea solicita prezentarea mai multor probe, precum un angajament al creditorului, o mențiune privind utilizarea unei garanții din partea societății-mamă sau o scrisoare bancară de creditare ori, în cazul în care societatea este singurul proprietar sau, de exemplu, o societate în nume colectiv, o listă a activelor proprii folosite în sprijinul solvabilității societății comerciale.

NB: Pentru a stabili solvabilitatea financiară a societății dumneavoastră, autoritatea vamală vă poate solicita să transmiteți conturile anuale actualizate. Este posibil să fie necesar ca autoritatea vamală să examineze copii ale conturilor anuale sau ale situațiilor financiare complete pentru ultimii trei ani în timpul vizitei pe care o efectuează. De asemenea, autoritatea vamală vă poate solicita să prezentați ultimele conturi de gestiune pentru a stabili o situație financiară cât mai actualizată.

(articolul 5a din CVC, articolul 14k din DACV, Orientările AEO partea 2, punctul 2.4, anexa 2, punctul 4)

Notă:

Această secțiune abordează criteriul de siguranță și securitate pentru statutul de AEO. Aceasta trebuie să fie completată numai dacă solicitați un certificat AEOS sau AEOF. Autoevaluarea pentru această cerință se va referi la toate spațiile care sunt relevante pentru activitățile legate de domeniul vamal ale solicitantului.

Trebuie să demonstrați un nivel ridicat de conștientizare a măsurilor de securitate și siguranță atât la nivel intern, cât și în activitățile societății cu clienții, furnizorii și prestatorii externi de servicii, luând în considerare rolul dumneavoastră în cadrul lanțului internațional de aprovizionare.

Nu trebuie să confundați acest criteriu cu cerințele privind sănătatea și siguranța (a se vedea Orientările AEO).

În mod normal, procedurile vizate în această secțiune trebuie să aibă un standard și un grad de detaliere suficient pentru (a) a identifica în mod clar persoana responsabilă și adjunctul (adjuncții) acesteia și (b) a permite adjunctului să acționeze în maniera stabilită de persoana responsabilă.

Toate procedurile trebuie să fie documentate și puse la dispoziția autorității vamale în timpul auditului privind criteriile AEO și întotdeauna vor fi verificate la fața locului.

Documentele pe care trebuie să le prezentați, în special conform punctului 5.1.1 (a) și (b), trebuie să reflecte:

● rolul dumneavoastră în lanțul internațional de aprovizionare;

● natura și dimensiunea întreprinderii dumneavoastră; precum și

● riscurile și amenințările cu care se confruntă întreprinderea dumneavoastră.

5.1. Autoevaluarea

5.1.1. (a) Autoritatea vamală se aștepta ca o evaluare documentată a riscurilor și a amenințărilor să fi fost deja realizată fie de dumneavoastră, fie de o companie de securitate, în cazul în care utilizați serviciile unei astfel de companii. Neprezentarea acestei evaluări în timpul vizitei lor poate avea drept rezultat recomandarea automată de respingere a cererii.

Evaluarea riscurilor și a amenințărilor va viza toate spațiile care sunt relevante pentru activitățile legate de domeniul vamal ale societății dumneavoastră. Scopul evaluării este de a identifica riscurile și amenințările care ar putea apărea în acel segment al lanțului internațional de aprovizionare în care vă desfășurați activitatea, precum și de a analiza măsurile existente, menite să reducă riscurile și amenințările. Aceasta trebuie să cuprindă toate riscurile legate de securitate ale rolului dumneavoastră în cadrul lanțului internațional de aprovizionare și trebuie să includă, de exemplu:

● amenințările fizice pentru spații și mărfuri

● riscurile fiscale

● acordurile contractuale privind partenerii de afaceri din cadrul lanțului internațional de aprovizionare.

O astfel de evaluare trebuie să abordeze următoarele aspecte:

● mărfurile care fac obiectul activității dumneavoastră/schimburilor comerciale pe care le efectuați

● managementul specific al încărcăturii aeriene/poștei aeriene dacă este cazul (acces, manipulare, depozitare etc.)

● spațiile și clădirile pentru depozitare, producție etc.

● personalul inclusiv recrutarea, folosirea personalului temporar, lucrările subcontractate

● transportul mărfurilor, încărcarea și descărcarea

● sistemul informatic, evidențele și documentele contabile

● incidente de securitate raportate recent în oricare dintre domeniile amintite mai sus.

De asemenea, trebuie să dovediți frecvența cu care sunt revizuite și actualizate documentele, iar procedurile trebuie să includă modul în care trebuie raportate incidentele și frecvența revizuirilor viitoare. Autoritatea vamală va solicita, de asemenea, dovezi privind modul și momentul în care procedurile dumneavoastră sunt comunicate atât personalului, cât și vizitatorilor.

5.1.1. (b) Neprezentarea unui plan de securitate sau a unei evaluări a riscurilor și amenințărilor în timpul vizitei lor poate avea drept rezultat încetarea anticipată a vizitei sau respingerea cererii.

Trebuie să existe un program de revizuire pentru planul de securitate, care trebuie să includă înregistrări ale modificărilor semnate și datate de persoana responsabilă.

5.1.2. Trebuie să includeți descrierea a cel puțin principalelor cinci riscuri pe care le-ați identificat. Trebuie să evaluați și să includeți aceste riscuri în evaluarea riscurilor și amenințărilor, luând în considerare probabilitatea, consecințele și contramăsurile. Astfel de exemple pot fi:

● contrabandă cu mărfuri ilicite

● contaminarea produselor

● falsificarea mărfurilor pentru export

● accesul neautorizat etc.

5.1.3. Descrieți pe scurt procedura de instituire, punere în aplicare, monitorizare și revizuire a măsurilor de securitate. Va fi necesar să identificați persoana responsabilă și sarcinile acesteia. Trebuie să existe o persoană la nivelul adecvat din cadrul organizației cu responsabilitate generală pentru toate măsurile de securitate și cu autoritatea necesară pentru punerea în aplicare a măsurilor de securitate corespunzătoare atunci când situația o impune. Dacă nu, indicați diferitele departamente implicate și operațiile globale de coordonare și de management.

Dacă se folosesc servicii externe de securitate, persoana responsabilă trebuie să gestioneze contractul și să se asigure că există un contract adecvat privind nivelul de calitate a serviciilor care să îndeplinească cerințele AEO astfel cum reies din întrebările din această secțiune.

Persoana responsabilă trebuie să poată explica și să dispună de proceduri adecvate pentru elaborarea, revizuirea și actualizarea tuturor măsurilor de securitate. Această persoană trebuie să fie în mod normal responsabilă de pregătirea documentelor necesare specificate la întrebarea 5.1.1 (a) și (b).

Procedurile trebuie elaborate în așa fel încât să permită oricărei persoane care substituie persoana responsabilă să accepte responsabilitatea și să ducă la îndeplinire sarcina solicitată.

5.1.4. Deși în multe cazuri, măsurile de securitate sunt probabil specifice amplasamentului în cauză, procedurile aplicabile pentru stabilirea, punerea în aplicare, monitorizarea și revizuirea măsurilor pot fi armonizate pentru toate locațiile. Dacă măsurile nu sunt armonizate, acest lucru poate determina creșterea numărului de vizite la fața locului realizate de autoritatea vamală.

5.1.5. (a) și (b) În întreprinderea dumneavoastră trebuie să existe proceduri documentate pentru a permite și a încuraja personalul și vizitatorii să raporteze incidentele de securitate, de exemplu, accesul neautorizat, furtul, folosirea unor angajați care nu au făcut obiectul unui control de securitate. Aceste proceduri documentate trebuie să includă modul în care trebuie să se procedeze, precum și persoana și locul unde se află. De asemenea, procedurile dumneavoastră trebuie să detalieze modul în care aceste incidente trebuie investigate și raportate, precum și persoana care trebuie să facă acest lucru.

Dacă ați răspuns "nu", vă rugăm să indicați modul în care intenționați să abordați acest aspect și să indicați intervalul de timp.

Răspunsul "da" trebuie să fie însoțit de explicația dumneavoastră cu privire la modul în care sunt comunicate personalului instrucțiunile privind siguranța și trebuie să includă detalii despre modul în care vă asigurați că personalul le-a consultat. De asemenea, trebuie să explicați modul în care instrucțiunile privind securitatea sunt aduse la cunoștința vizitatorilor.

A se vedea și întrebarea 5.2.2.

Instrucțiunile privind "securitatea" nu trebuie să fie confundate cu instrucțiunile necesare din motive de sănătate și siguranță și trebuie să fie explicate clar vizitatorilor și personalului.

5.1.6. (a) și (b) Această întrebare se referă la securitatea lanțului internațional de aprovizionare și nu la incidentele legate de sănătate și siguranță.

De exemplu:

● pierderi în depozit

● sigilii rupte

● dispozitive împotriva contrafacerii deteriorate.

Dacă au existat incidente, ne așteptăm ca procedurile dumneavoastră privind siguranța și securitatea să fi fost revizuite și modificate în vederea adoptării unor acțiuni de remediere. De asemenea, vor fi solicitate dovezi privind modul în care aceste modificări au fost comunicate ulterior personalului și vizitatorilor dumneavoastră.

Dacă în urma revizuirii procedurilor privind siguranța și securitatea se efectuează modificări, acestea trebuie să fie înregistrate ca revizuire, consemnându-se data și partea (părțile) revizuită (revizuite).

5.1.7. (a) și (b) Trebuie să vă asigurați că dețineți documentația originală, inclusiv raportul de evaluare, dacă este disponibil, deoarece aceasta vă poate fi solicitată de către autoritatea vamală în timpul vizitei la fața locului. Certificarea pertinentă va fi luată în considerare de autoritatea vamală atunci când pregătește și efectuează auditul.

De exemplu:

● operator abilitat (certificat și raport de evaluare)

● expeditor cunoscut (certificat și raport de evaluare)

● TAPA (certificat și raport de evaluare)

● ISO (certificat și manualul de calitate)

5.1.8. Răspunsul dumneavoastră trebuie să includă de exemplu detalii privind eventualele substanțe chimice periculoase, mărfurile cu valoare mare sau mărfurile supuse accizelor și trebuie să explicați dacă acestea fac obiectul activităților dumneavoastră în mod regulat sau neregulat.

De exemplu:

● ambalaje speciale

● cerințe specifice de depozitare

A se vedea și punctul 5.5.1 (procesele logistice).

5.1.9. (a) și (b) Răspunsul dumneavoastră trebuie să includă denumirea și adresa societății (societăților) și să indice numărul de ani de când aceasta (acestea) este (sunt) angajată (angajate) de dumneavoastră în calitate de companie de securitate și dacă prestează și alte servicii pentru dumneavoastră.

Dacă compania a efectuat o evaluare a amenințărilor, răspunsul dumneavoastră trebuie să confirme de asemenea dacă riscurile identificate au fost incluse în evaluarea riscurilor și a amenințărilor vizată la întrebarea 5.1.1 (a).

Documentele trebuie să indice data (datele) la care a fost efectuată evaluarea, precum și pe cea (cele) la care au fost puse în aplicare eventualele recomandări. Documentul trebuie să fie disponibil în timpul vizitei.

5.1.10. Răspunsul dumneavoastră trebuie să ofere indicații privind diferitele cerințe ale clienților/ale societății de asigurări și mărfurile vizate de cerințe speciale, de exemplu cerințe privind ambalaje speciale sau cerințe specifice privind depozitarea.

Dacă dețineți o gamă largă de produse și cerințe, rezumarea acestora este suficientă. Acestea vor fi examinate mai detaliat în timpul vizitei.

5.2. Accesul în spațiile operatorilor economici

5.2.1. (a) și (b) Trebuie să descrieți pe scurt procesul explicând clar, acolo unde este cazul, dacă sunt implicate procese specifice unui anumit sediu. Pentru o cerere care vizează mai multe sedii, poate fi utilă descrierea sau furnizarea unei imagini generale asupra sediilor. Procedurile dumneavoastră trebuie să indice persoanele care au acces în anumite zone, clădiri și săli și modul în care este controlat accesul, de exemplu, prin intermediul codurilor de acces sau al cardurilor de acces. Restricționările de acces trebuie să țină cont de evaluarea riscurilor și a amenințărilor de la punctul 5.1.1a.

Sistemele dumneavoastră trebuie să aibă capacitatea de a identifica tentativele de acces neautorizat și de a monitoriza astfel de încercări.

Descrieți sistemul utilizat pentru a identifica personalul și a-l deosebi de vizitatori, de exemplu cărți de identitate.

5.2.2. (a) și (b) Răspunsul dumneavoastră trebuie să confirme detaliile făcând referire la evaluarea riscurilor și a amenințărilor vizată la punctul 5.1.1 (a) și (b). Trebuie să furnizați detalii privind cooperarea cu alte organizații de securitate/autorități de aplicare a legii care au cunoștință despre astfel de chestiuni.

De asemenea, vă rugăm să vă referiți la răspunsul dat la întrebarea de la punctul 5.1.5 și la notele explicative cuprinse în acesta.

5.2.3. Autorității vamale trebuie să i se pună la dispoziție un plan al sediului. Chiar dacă planul nu este obligatoriu, orice ilustrație va ajuta la pregătirea auditului și poate reduce timpul necesar vizitei la sediu (sedii).

Planul poate fi sau poate include o imagine a sediului din satelit/de pe internet, dacă este disponibilă.

Imaginile sau planurile prezentate trebuie să cuprindă data la care au fost realizate și astfel, să poată fi identificabile în mod unic pentru a constitui o pistă de audit pentru cererea AEO.

5.2.4. Trebuie să acordați o atenție specială oricăror societăți de la sediul dumneavoastră care sunt simpli locatari și care nu sunt implicate în realizarea unei aprovizionări către sau pentru dumneavoastră. Locatarii pot prezenta probleme deosebite de securitate, iar măsurile care vizează, de exemplu, o intrare separată și un spațiu separat în cadrul amplasamentului dumneavoastră trebuie să fie descrise pe scurt.

De asemenea, vă rugăm să consultați și punctul 5.13.

5.3. Securitatea fizică Pentru a îndeplini criteriul menționat la articolul 14k alineatul (1) litera (a) din DACV, trebuie să vă asigurați că imobilele utilizate în cadrul operațiunilor care urmează să fie vizate de certificat sunt construite din materiale care rezistă la tentativele de acces ilegal și oferă o protecție împotriva intruziunii.

Clădirile trebuie să fie construite din materiale care rezistă la tentativele de acces ilegal și oferă protecție împotriva intruziunilor. Trebuie să existe măsuri adecvate de control al accesului pentru a preveni accesul neautorizat în spații, zone de producție, zone de expediere, la platformele de încărcare, în zonele cu mărfuri și în birouri. Aceste măsuri vor depinde de dimensiunile societății și de tipul acesteia, de tipul de mărfuri etc.

5.3.1. (a) (b) și (c) Această întrebare vizează locurile unde există limite exterioare vizibile ale spațiilor dumneavoastră, de exemplu garduri și porți. Toate ferestrele externe și interne, porțile și gardurile trebuie securizate cu dispozitive de închidere și încuietori sau măsuri alternative de monitorizare a accesului sau prin măsuri de control, de exemplu sisteme externe/interne de alarmă antifurt sau CCTV (sisteme TV cu circuit închis).

Pentru întrebările (a) și (c) detaliile privind modul în care este verificată respectarea acestor proceduri, frecvența verificărilor asupra clădirilor și gardurilor, modul în care sunt raportate și soluționate incidentele de securitate trebuie să fie cuprinse în documentul solicitat în cadrul răspunsurilor la întrebarea de la punctul 5.1.1. (a) sau (b). Indicați aici trimiterea la alineatul, secțiunea sau pagina corespunzătoare (revizia/data) din respectivul document.

5.3.2. (a) și (b) Trebuie să enumerați toate punctele de acces, de preferință făcând referire la planul sediului; includeți ieșirile de incendiu care dau spre scări de acces; faceți distincție între căile de acces destinate încărcării/descărcării mărfurilor, cele pentru utilități, ghișeele pentru accesul publicului, zonele de odihnă ale șoferilor; specificați locurile în care se află birouri ale agenților de pază/cabine de pază.

Descrierea realizată de dumneavoastră a modului de respectare a acestor proceduri trebuie să includă, acolo unde cazul, tipul de CCTV (de exemplu cameră statică sau cu sistem de rotire panoramică, înclinare și distanță focală variabilă), modalitatea de control al căilor de acces și modul de folosire a imaginilor - proactiv sau reactiv.

În plus față de mijloacele de control al accesului extern, trebuie să descrieți mijloacele de control al accesului intern, inclusiv, dacă este cazul, accesul intern în cadrul spațiilor comune.

Confirmați dacă spațiile funcționează încontinuu (de exemplu munca în schimburi) sau există un program normal de lucru.

5.3.3 Dacă este cazul, includeți și detalii privind generatoarele sau dispozitivele de rezervă existente pentru a asigura iluminatul continuu atunci când alimentarea locală cu energie electrică este întreruptă, precum și modul în care acestea sunt întreținute.

5.3.4 Cum sunt identificate cheile și ce proceduri există pentru prevenirea utilizării abuzive și soluționarea cazurilor de pierdere a acestora.

Trebuie să existe proceduri prin care numai personalul autorizat să aibă acces la cheile clădirilor, ale spațiilor, sălilor, zonelor securizate, fișetelor, ale seifurilor, vehiculelor și echipamentelor încuiate. Procedurile dumneavoastră trebuie de asemenea să includă:

● spațiul special amenajat în care sunt păstrate cheile

● persoana responsabilă de controlul securității cheilor

● înregistrarea momentului în care sunt luate și returnate cheile, precum și a numelui persoanei și a motivului.

● măsurile prevăzute în caz de pierdere sau nereturnare a cheilor.

Furnizați detalii privind procedurile de încuiere și, dacă este cazul, persoanele care dețin cheile principale pentru încuierea spațiilor pe timpul nopții și redeschiderea acestora în următoarea zi lucrătoare.

Furnizați detalii privind alte dispozitive tip "cheie" precum "cheile radiocomandate" (de exemplu, pentru operarea de la distanță a barierei din parcare) utilizate și persoanele cărora le-au fost alocate.

5.3.5. (a) (b) (c) și (d) Procedurile dumneavoastră trebuie să includă:

● modul de control/înregistrare a vizitatorilor cu vehicule private care vizitează spațiile dumneavoastră

● modul în care controlați vehiculele personalului în spațiile dumneavoastră

● zonele de parcare amenajate special pentru vizitatori și personal care nu sunt aproape de zonele securizate, de exemplu platformele de încărcare, pentru evitarea posibilității de furt, obstrucție sau amestec

● verificarea respectării cerințelor referitoare la parcare.

5.4. Unități de încărcare

Pentru a respecta criteriul menționat la articolul 14k alineatul (1) litera (c) din DACV, trebuie instituite măsuri privind manipularea mărfurilor care să includă protecția împotriva introducerii, substituirii sau pierderii oricăror materiale și alterarea unor unități de încărcare.

Unitățile de încărcare includ containere, cisterne, furgonete, camioane, vehicule, conducte și altele în care sunt transportate mărfurile dumneavoastră. Trebuie să existe proceduri pentru examinarea integrității unității de încărcare înainte de încărcare. Detaliile privind proprietarii/furnizorii unităților de încărcare trebuie să fie puse la dispoziție în timpul vizitei.

5.4.1 Integritatea unităților de încărcare trebuie asigurată, de exemplu prin plasarea acestora sub monitorizare permanentă sau prin păstrarea lor într-o zonă sigură, încuiată ori prin inspecție înainte de utilizare. Numai persoanele identificate și autorizate în mod corespunzător trebuie să aibă acces la unitățile de încărcare. Procedurile dumneavoastră trebuie să includă:

● modul în care este controlat accesul la zona în care sunt ținute unitățile de încărcare (de exemplu, personal, șoferi de camion externi etc.)

● asigurarea accesului exclusiv pentru persoanele autorizate

● modul în care se realizează monitorizarea permanentă a unităților, de exemplu personalul responsabil și adjuncții numiți.

5.4.2 Procedurile dumneavoastră trebuie să includă:

● numele persoanei responsabile căreia îi sunt raportate incidentele

● modul în care incidentele sunt raportate și înregistrate

● măsurile care trebuie luate, inclusiv raportarea către autoritățile de aplicare a legii/conducerea de la nivel înalt

● revizuirea și modificarea procedurilor existente

● înștiințarea personalului cu privire la modificări.

Autoritatea vamală va solicita dovezi ale acestor verificări în timpul vizitei.

5.4.3. (a) și (b) Descrieți tipurile de sigilii folosite și standardele îndeplinite de sigiliile utilizate. Indicați denumirea producătorului, procedura de emitere a sigiliilor și de înregistrare a emiterii, folosirii și îndepărtării acestora.

Documentați procedurile privind tratarea cazurilor de sigilii rupte sau alterate.

5.4.4. În funcție de tipul unității de încărcare folosite, se recomandă un proces de verificare în șapte puncte (pentru a include și unitatea de tractare):

● peretele din față

● partea stângă

● partea dreaptă

● podeaua

● plafonul/acoperișul ușile interioare/exterioare

● exteriorul/șasiul.

5.4.5. (a) (b) și (c) Operațiunile de întreținere trebuie efectuate periodic, nu numai în cazul unor avarii sau în cazul unor incidente. În cazul în care operațiunile de întreținere au loc în exterior sau nu au loc sub supravegherea personalului societății dumneavoastră, integritatea unităților de încărcare trebuie verificată la revenirea în spațiile societății dumneavoastră.

Procedurile dumneavoastră trebuie să includă:

● cerințele adresate personalului dumneavoastră de a verifica integritatea unităților la returnare

● verificările care trebuie realizate, precizând când și de către cine

● modul în care procedurile sunt comunicate personalului

● controalele de gestiune și frecvența acestora pentru a asigura reexaminarea unităților.

Explicați dacă verificați periodic toate unitățile de încărcare atât înainte de acceptarea oricărei încărcături intrate, cât și înainte de încărcarea mărfurilor pentru expediere și dacă ați inclus proceduri în documentele menționate la punctul 5.1.1 (a) și (b).

5.5. Procese logistice

5.5.1. (a) (b) (c) și (d) Acest proces vizează deplasarea mărfurilor importate și/sau exportate între spațiile care vă aparțin și frontieră, pe teritoriul UE și în cadrul diverselor spații ale întreprinderii.

Trebuie să enumerați toate modurile de transport utilizate dinspre sau către spațiile dumneavoastră și care pătrund în lanțul internațional de aprovizionare. Indicați modul de transport utilizat.

Dacă utilizați furnizori de servicii externi, vă rugăm, de asemenea, să vă referiți și la punctul 5.13 (servicii externalizate).

5.6. Cerințe nefiscale

Pentru a îndeplini criteriul menționat la articolul 14k alineatul (1) litera (d) din DACV, dacă este cazul, trebuie să fie instituite proceduri pentru gestionarea licențelor de import și/sau de export legate de anumite interdicții și restricții și pentru a face distincția între tipurile de mărfuri.

5.6.1. (a) și (b) Această secțiune completează punctul 3.5.3 și vizează cerințele nefiscale.

Documentați procesul și procedurile de identificare a persoanei a cărei responsabilitate este de se asigura că sunt disponibile licențe, iar în cazul în care acestea lipsesc, că se iau măsurile necesare.

Descrieți măsurile de securitate suplimentare pe care este posibil să trebuiască să le instituiți pentru mărfurile cu dublă utilizare.

5.7. Mărfuri intrate

Pentru a îndeplini criteriul menționat la articolul 14k alineatul (1) litera (b) din DACV, trebuie să se instituie măsuri de control al accesului adecvate pentru a împiedica accesul neautorizat în zonele de expediere, pe cheiurile de încărcare și în zonele de încărcare.

5.7.1. (a) și (b) Aceste proceduri trebuie să înceapă din momentul trimiterii unei comenzi și să se termine cu livrarea pentru lanțul internațional de aprovizionare.

Procedurile documentate trebuie să indice fluxul mărfurilor și documentele conexe și să includă alte părți implicate precum furnizori, ambalatori, transportatori etc.

5.7.2 În cazul în care există acorduri privind măsurile de securitate încheiate cu furnizorii interni și/sau din Uniunea Europeană și din afara acesteia, personalul trebuie să cunoască aceste acorduri și trebuie instituite proceduri de verificare a angajamentului față de aceste acorduri. Trebuie să descrieți procedura prin care angajații sunt informați cu privire la securitate, la frecvența repetării instruirilor și trebuie să puneți la dispoziție dovezile solicitate pentru a demonstra toate acestea funcționarului auditor și pentru revizuirile statutului de AEO.

Procedurile dumneavoastră trebuie de asemenea să includă:

● numirea personalului responsabil de primirea șoferului și a mărfurilor la sosire

● menținerea unui program de sosiri prevăzute

● gestionarea sosirilor neprevăzute

● înregistrarea documentelor de transport și a documentelor vamale care însoțesc mărfurile

● verificarea mărfurilor în raport cu documentele de transport și cu documentele vamale însoțitoare

● verificarea integrității sigiliilor

● înregistrarea finalizării și a rezultatelor verificărilor

● informarea autorității vamale cu privire la sosirea mărfurilor, pentru a-i permite să efectueze controalele necesare

● cântărirea/numărarea și bifarea mărfurilor pe lista de ridicare/comanda de achiziții

● testarea calității

● marcarea corespunzătoare a mărfurilor înainte de intrarea în stoc pentru a permite identificarea

● identificarea și raportarea discrepanțelor sau a rezultatelor negative ale controlului calității

● informarea departamentului de achiziții și a administrației cu privire la primirea mărfurilor.

De exemplu, dacă efectuați tranzacții cu mărfuri cu valoare/ risc mare pot exista acorduri în care să se prevadă că mărfurile:

● trebuie să sosească în aceeași stare în care au plecat de la furnizor

● trebuie să poarte în permanență sigiliu

● trebuie să nu fi încălcat nicio cerință de securitate sau siguranță. Procedurile dumneavoastră trebuie să includă:

● comunicarea acestor acorduri personalului responsabil de primirea mărfurilor intrate astfel încât personalul să știe ce trebuie să facă, în special dacă se descoperă o neregulă

● revizuirea și actualizarea acestor proceduri în mod regulat

● controale de supraveghere sau de gestiune pentru a asigura că personalul respectă aceste cerințe.

5.7.3. (a) și (b) La sosirea unităților de încărcare sigilate, trebuie să existe măsuri prin care să se asigure gestionarea corectă a sigiliilor. Acestea ar putea include o inspecție vizuală pentru a asigura că a) sigiliul este într-adevăr intact și b) nu există dovezi de alterare a acestuia. Dacă inspecția vizuală este satisfăcătoare, persoana autorizată poate proceda la testarea fizică a sigiliului aplicând presiunea corespunzătoare pentru a se asigura că acesta este încă intact.

5.7.3. (c) În cazul în care societatea dumneavoastră lucrează cu tipuri specifice de mărfuri care necesită măsuri specifice de securitate (de exemplu, încărcătură aeriană/poștă aeriană), procedurile dumneavoastră trebuie să includă modul în care acestea se aplică/se verifică aplicarea lor. De exemplu, în cazul în care sunteți operator abilitat, dacă și cum verificați declarația transportatorului rutier sau identitatea transportatorului rutier pentru transportul unei încărcături aeriene/poștei aeriene de la un expeditor cunoscut.

5.7.4. Nu este necesară nicio notă.

5.7.5. În funcție de natura mărfurilor pe care le tranzacționați, este posibil ca numărarea, cântărirea sau cuantificarea acestora să nu fie întotdeauna adecvate. Trebuie descrisă o metodă alternativă pentru contabilizarea mărfurilor intrate și pentru dovedirea respectării acesteia.

5.7.6. Procedurile dumneavoastră trebuie să includă:

● modul în care mărfurile primite sunt în înregistrate în evidența operativă, documentele în baza cărora se efectuează acest lucru, momentul în care are loc înregistrarea și persoana care o realizează

● verificarea mărfurilor în raport cu listele de încărcare și cu comenzile de achiziții

● înregistrarea mărfurilor în evidența operativă cât mai curând posibil după sosire.

5.7.7. (a) și (b) Trebuie să existe o separare a funcțiilor între comandarea mărfurilor (achiziții), primirea acestora (depozitare), intrarea mărfurilor în sistem (gestionare) și plata facturilor corespunzătoare. Această separare va depinde de dimensiunea și complexitatea întreprinderii.

5.8. Depozitarea mărfurilor

Această subsecțiune vizează numai depozitarea mărfurilor care fac parte dintr-un lanț internațional de aprovizionare. 5.8.1, 5.8.2, 5.8.3, 5.8.4 și 5.8.5

Procedurile dumneavoastră trebuie să includă:

● o zonă special amenajată pentru depozitarea mărfurilor care să asigure atât condiții de siguranță, cât și de securitate și care să fie cunoscută în mod clar de personalul de control

● zona de depozitare accesibilă exclusiv personalului autorizat

● inventarierea regulată a stocurilor

● controlarea mărfurilor intrate, a transferurilor către alte spații, a eliminării definitive sau temporare

● măsurile care trebuie luate dacă sunt identificate nereguli, discrepanțe, pierderi sau furturi

● manipularea și prelucrarea mărfurilor și reincluderea acestora în stocuri

● separarea diferitelor tipuri de mărfuri, acolo unde este cazul, de exemplu: unionale, neunionale, cu valoare mare, periculoase, încărcătură aeriană/poștă aeriană

● ținerea și actualizarea evidenței operative prin introducerea promptă a locului unde se află mărfurile

● abordarea tuturor aspectelor care țin de securitatea fizică a spațiului de depozitare. Standardele de securitate vor depinde de tipul de mărfuri, de dimensiunea și complexitatea întreprinderii care poate varia de la o cameră într-o clădire de birouri până la o societate complexă cu sedii multiple care își desfășoară activitatea în mai multe state membre.

5.8.6. În cazul subcontractării, vă rugăm indicați societatea (societățile) care sunt însărcinate cu depozitarea.

5.9. Producția de mărfuri

Această subsecțiune vizează exclusiv producția de mărfuri care fac parte dintr-un lanț internațional de aprovizionare.

Completați întrebările 5.9.1 - 5.9.4 numai dacă se aplică pentru societatea dumneavoastră. Producția în acest context poate include o gamă de activități începând de la fabricarea din materiile prime și terminând cu asamblarea folosind piese cumpărate.

5.9.1. (a) și (b) Precizați în descrierea dumneavoastră dacă personalul care lucrează în cadrul zonei de producție este angajat permanent al societății sau este personal temporar. Descrieți amplasamentul zonei de producție în cadrul sediului dumneavoastră și, dacă este posibil, indicați amplasarea acesteia pe o copie a planului de amplasament. De asemenea, vă rugăm să consultați și notele aferente punctului 5.2.3.

5.9.2. Justificați răspunsul dumneavoastră făcând referire, dacă este cazul, la evaluarea riscurilor și amenințărilor descrisă la întrebarea 5.1.1 (a) și (b). Verificarea conformității trebuie să fie susținută prin dovezi corespunzătoare semnate și datate.

5.9.3. Includeți referirile la suporturile tehnologice pentru integritatea ambalajelor (de exemplu greutatea verificată sau supraveghere prin TV cu circuit închis etc.). De asemenea, descrieți procesul de securizare atât a ambalajelor individuale, cât și a modului în care ambalajele sunt consolidate, de exemplu, paletizarea. Furnizați detalii privind măsura în care destinatarul (adresa/țara) este cunoscut și modul în care este controlată cunoașterea acestor date .

5.9.4. Descrierea dumneavoastră trebuie să menționeze contractele și/sau acordurile privind nivelul de calitate a serviciilor încheiate cu terți. Autoritatea vamală va dori să vadă aceste contracte.

Întrebarea vizează și situațiile în care ambalajele pot fi consolidate.

5.10. Încărcarea mărfurilor

5.10.1. (a) și (b) și 5.10.2. (a) (b) și (c) Trebuie să fie numiți membri ai personalului care să supravegheze încărcarea mărfurilor pentru a preveni încărcarea nesupravegheată a acestora sau omiterea unora dintre acestea.

Procedurile dumneavoastră trebuie să includă:

● numirea personalului responsabil de primirea șoferului și de încărcarea mărfurilor

● personalul desemnat este prezent permanent

● procedura în cazul în care personalul desemnat nu este disponibil, de exemplu, numirea unor persoane înlocuitoare

● încărcarea are loc numai în prezența personalului autorizat

● cântărirea, numărarea, bifarea și marcarea mărfurilor

● gestionarea discrepanțelor/neregulilor

● aplicarea sigiliilor și înregistrarea în documente /registre, asigurându-se că sigiliile au fost folosite pentru mărfurile corespunzătoare, că acestea îndeplinesc standardele stabilite și au fost aplicate în conformitate cu cerințele legale

● înregistrarea documentelor de transport și vamale care însoțesc marfa în evidențele dumneavoastră

● compararea mărfurilor cu documentele de transport și cu documentele vamale însoțitoare

● înregistrarea finalizării și a rezultatelor verificărilor

● informarea autorităților vamale cu privire la plecarea mărfurilor, pentru a le permite să efectueze controalele necesare

● informarea departamentului de vânzări/administrației cu privire la plecarea mărfurilor

● în ce mod (pe baza căror documente), când și de către cine sunt mărfurile încărcate înregistrate în evidența operativă

● verificarea mărfurilor cu listele de încărcare și cu comenzile de vânzări

● înregistrarea ieșirii mărfurilor din stoc, cât mai curând posibil după ieșirea acestora

● confirmarea de către clienții dumneavoastră a primirii mărfurilor și a eventualelor nereguli

● dovada de export, dacă este cazul.

5.10.3. Acest punct se va aplica numai dacă ați convenit împreună cu clienții asupra unor cerințe specifice, de exemplu toate mărfurile trebuie să fie sigilate, ambalate și etichetate într-un anumit mod pentru cerințele privind razele X. În caz afirmativ, personalul trebuie informat cu privire la aceste acorduri, iar procedurile dumneavoastră trebuie să includă controale de gestiune/de supraveghere pentru a vă asigura că personalul respectă cerințele respective. Aceste proceduri trebuie să fie revizuite și actualizate în mod regulat.

A se vedea și răspunsul de la punctul 5.1.10.

5.10.7. Dovezile care vin în sprijinul răspunsului de la această secțiune trebuie să fie prezentate împreună cu referirile la partea corespunzătoare din cadrul evaluării riscurilor și a amenințărilor de la întrebarea 5.1.1. (a) și (b).

Neregulile pot include returnările din partea clienților, șoferii neautorizați, dispozitivele împotriva alterării rupte etc.

5.11. Cerințe de securitate pentru partenerii de afaceri

Pentru a îndeplini criteriul menționat la articolul 14k alineatul (1) litera (e) din DACV, trebuie să dispuneți de măsuri care să permită identificarea exactă a partenerilor de afaceri, astfel încât să fie securizat lanțul internațional de aprovizionare.

Partenerii de afaceri pot fi furnizori (de mărfuri sau servicii) sau clienți.

5.11.1. (a) și (b) Răspunderea dumneavoastră se referă doar la segmentul din lanțul internațional de aprovizionare în care vă desfășurați activitatea și la mărfurile care se află sub controlul dumneavoastră. Securitatea lanțului internațional de aprovizionare poate fi asigurată numai prin încheierea unor acorduri contractuale între partenerii de afaceri.

Cerințele pentru furnizorii dumneavoastră pot include, de exemplu, ca toate mărfurile să fie marcate, sigilate, ambalate, etichetate într-un anumit mod, să facă obiectul verificărilor cu raze X etc., și să respecte anumite standarde internaționale stabilite. Atunci când există astfel de cerințe, procedurile dumneavoastră trebuie să includă:

● dacă este posibil, vizite regulate la spațiile societății furnizorului pentru a verifica dacă cerințele sunt respectate

● comunicarea acestor acorduri personalului dumneavoastră pentru verificarea conformității la sosirea mărfurilor

● dispoziții pentru ca personalul să poate raporta nereguli/incidente

● controale de gestiune/de supraveghere pentru a asigura că personalul respectă aceste cerințe

● măsuri de remediere luate ca urmare a încălcărilor identificate ale acestor acorduri

● revizuirea și actualizarea procedurilor în mod regulat.

Autoritatea vamală se așteaptă să vadă documentele justificative de care dispuneți în sprijinul răspunsului dumneavoastră. Aceste documente includ evidențele verificărilor efectuate. Acestea trebuie să fie disponibile spre control în timpul vizitei.

5.11.2. Răspunsul dumneavoastră trebuie să poată fi sprijinit prin documente justificative. Autoritatea vamală se așteaptă să vadă documentele justificative de care dispuneți în sprijinul răspunsului dumneavoastră. Aceste documente includ evidențele verificărilor efectuate. Acestea trebuie să fie disponibile spre control în timpul vizitei.

5.11.3. Răspunsul dumneavoastră trebuie să poată fi sprijinit prin documente justificative. Autoritatea vamală se așteaptă să vadă documentele justificative de care dispuneți în sprijinul răspunsului dumneavoastră. Aceste documente includ evidențele verificărilor efectuate. Acestea trebuie să fie disponibile spre control în timpul vizitei.

Autoritatea vamală se așteaptă ca orice astfel de încălcări să se reflecte în documentele menționate la punctul 5.1.1 (a) și (b) împreună cu revizia corespunzătoare și cu contramăsurile suplimentare.

5.12. Securitatea personalului

Pentru a îndeplini criteriul menționat la articolul 14k alineatul (1) literele (f) și (g) din DACV, trebuie ca dumneavoastră:

5.12.1. (a) (b) (c) Politica de ocupare a forței de muncă din cadrul societății dumneavoastră trebuie să ia în considerare cerințele de securitate pe baza evaluării riscurilor efectuate de dumneavoastră.

Procedurile dumneavoastră trebuie să includă:

● realizarea de verificări ale antecedentelor angajaților noi și existenți care vor lucra sau vor ocupa posturi sensibile din punctul de vedere al securității

● solicitarea și obținerea de recomandări în momentul recrutării

● identificarea posturilor critice din punctul de vedere al securității și realizarea verificărilor necesare pentru a include atât condamnările executate, cât și pe cele neexecutate

● cerința ca angajații să își informeze superiorul ierarhic dacă au făcut obiectul unei proceduri de eliberare pe cauțiune, dacă sunt parte în proceduri judecătorești aflate în desfășurare și cu privire la eventuale condamnări

● eliminarea accesului la sistemul informatic, returnarea cardului de acces atunci când un membru al personalului demisionează sau este concediat

● divulgarea de către personal a oricăror alte locuri de muncă.

Verificarea conformității trebuie să fie dovedită în mod corespunzător prin înscrierea inițialelor și a datei pe o înregistrare corespunzătoare a verificărilor realizate.

5.12.2. (a) și (b) În documentele vizate la punctul 5.1.1. (a) și (b) trebuie să fie incluse și proceduri. Acestea trebuie să vizeze modul în care potențialii noi angajați sunt verificați înainte de recrutare; procesul de inițiere și de formare trebuie să includă instrucțiunile privind securitatea întreprinderii. Întregul personal nou trebuie să declare sub semnătură înțelegerea acestor aspecte. De asemenea, procedurile trebuie să vizeze măsurile care sunt luate în cazul în care angajații existenți sunt transferați în zone sensibile din punctul de vedere al securității.

5.12.3. (a) (b) (c) și (d) Întregul personal trebuie să beneficieze de instruire adecvată privind cerințele de securitate și siguranță, precum protocoalele de securitate, detectarea intruziunilor/alterărilor și raportarea incidentelor și a riscurilor asociate lanțurilor internaționale de aprovizionare. O unitate sau un grup de persoane (intern sau extern) trebuie să fie responsabil de asigurarea instruirilor pentru angajați. Instruirea trebuie să fie actualizată dacă intervin modificări și trebuie ținută o evidență a tuturor activităților de instruire.

În cazul oricărui furnizor extern, trebuie să se obțină un contract privind nivelul de calitate a serviciilor. Vă rugăm să consultați și punctul 5.13.1.

5.12.4. (a) și (b) Întreprinderea trebuie să instituie cerințe de securitate în ceea ce privește utilizarea personalului temporar. Procedurile dumneavoastră trebuie să includă:

● contracte cu agențiile de recrutare care să detalieze nivelurile de verificări de securitate ce trebuie realizate asupra personalului înainte și după numire

● folosirea exclusivă a agențiilor cunoscute care îndeplinesc cerințele

● standarde similare de securitate atât pentru personalul temporar, cât și pentru cel permanent (a se vedea nota 5.12.1).

Trebuie să puneți la dispoziție toate aceste contracte în timpul vizitei.

Autoritatea vamală se așteaptă ca întregul personal temporar să fi fost verificat la aceleași standarde ca și personalul permanent. Întrucât este o practică comună ca acest tip de personal să fie furnizat de o agenție externă de recrutare de personal temporar, aceste agenții trebuie să facă obiectul unor acorduri privind nivelul serviciilor (a se vedea și punctul 5.13) și trebuie să existe proceduri pentru a se asigura că standardele prevăzute în aceste acorduri sunt menținute de societate și dovedite prin înregistrările dumneavoastră.

5.13. Servicii externalizate

În cazul în care anumite servicii sunt externalizate, de exemplu servicii de transport, agenți de securitate, servicii de curățenie sau întreținere, cerințele în materie de securitate trebuie incluse în acordurile contractuale încheiate cu contractorii externi.

5.13.1. (a) (b) și (c) Pentru întrebările (a) și (b) trebuie să aveți pregătite pentru vizita autorității vamale toate contractele și acordurile privind nivelul serviciilor, care vizează verificările identității angajaților, precum și alte aspecte legate de toate aceste servicii externalizate. Vă rugăm să furnizați în timpul vizitei o listă a tuturor societăților și să indicați serviciile pe care le prestează

Pentru întrebarea (c) descrieți modul în care monitorizați contractul, gestionați neregulile și revizuiți procedurile. În sprijinul răspunsului dumneavoastră faceți referire, după caz, la evaluarea riscurilor și a amenințărilor descrisă la întrebarea 5.1.1 (a) și (b). Verificarea conformității trebuie să fie sprijinită prin dovezi adecvate care să fie semnate și datate.