ORDIN nr. 373 din 12 aprilie 2016

(1) Prin prezentul ordin se aprobă metodologia de finanțare a proiectelor de tineret și studențești proprii și proprii în parteneriat de către structurile aparatului central al Ministerului Tineretului și Sportului, denumit în continuare MTS, precum și de către direcțiile județene pentru sport și tineret, respectiv Direcția pentru Sport și Tineret a Municipiului București, denumite în continuare DJST/DSTMB, în cadrul programelor Ministerului Tineretului și Sportului.

(2) Prezentul ordin nu se aplică Programului de centre de tineret.

(1) În sensul prezentului ordin, următorii termeni se definesc astfel:

a) activități de tineret - activități în beneficiul tinerilor, comunității, societății în general, în care sunt implicați în principal tineri;

b) activități pentru tineret - activități în beneficiul tinerilor în care nu sunt implicați în principal tineri;

a) activități studențești - activități în beneficiul studenților, comunității, societății în general, în care sunt implicați în principal studenți;

b) activități pentru studenți - activități în beneficiul studenților în care nu sunt implicați în principal studenți;

a) proiect de tineret propriu - proiect care respectă prevederile pct. 1 și este realizat exclusiv de Ministerul Tineretului și Sportului sau de DJST/ DSTMB;

b) proiect studențesc propriu - proiect care respectă prevederile pct. 2 și este realizat exclusiv de Ministerul Tineretului și Sportului.

(2) Proiectele de/pentru tineret și studențești vor fi denumite generic proiecte.

(1) În vederea finanțării proiectelor proprii și proprii în parteneriat ale Ministerului Tineretului și Sportului sunt necesare:

a) calendarul de proiecte al structurii inițiatoare din cadrul MTS, aprobat de ordonatorul de credite;

b) pentru proiectele cu o componentă internațională, desfășurate în alte țări: invitație din partea organizatorilor, redactată într-o limbă de circulație internațională, însoțită de traducerea neoficială în limba română, realizată de către structura de specialitate cu atribuții în relații internaționale din cadrul MTS; invitația trebuie să includă condițiile financiare în care urmează a se derula proiectul;

c) pentru proiectele cu o componentă internațională, desfășurate în România: lista participanților, cu menționarea vârstei și a apartenenței la organizația neguvernamentală/ instituție. În vederea cazării oaspeților, va fi specificat sexul fiecărui participant;

d) referat de necesitate;

e) contract sau notă de comandă, dacă este cazul;

f) documente de achiziție publică întocmite de structura de specialitate, dacă este cazul;

g) propunere de angajare și angajament bugetar;

h) decont de cheltuieli;

i) ordonanțare de plată.

a) documentele prevăzute la pct. 1;

b) convenția de parteneriat prin care se stipulează responsabilitățile părților. Aceasta se bazează pe fundamentarea deciziei de cooperare pentru proiectul propriu în parteneriat și a alegerii partenerului, în condițiile art. 3 și art. 6 alin. (1) și (3).

(2) Fiecare structură de specialitate va întocmi câte un calendar de proiecte pentru fiecare program MTS pe care îl derulează. În cadrul fiecărui calendar sunt înscrise atât proiectele proprii, cât și proiectele proprii în parteneriat.

(3) În cazul în care după începerea implementării proiectelor din calendarul de proiecte se constată că rămân sume de bani necheltuite, structurile responsabile din cadrul MTS pot propune completarea calendarului de proiecte. Aceasta se face pe baza unei note de oportunitate motivate cu privire la impactul și bugetul proiectului. Nota de oportunitate se supune aprobării ordonatorului de credite și este obligatorie pentru modificarea calendarului.

(1) În vederea finanțării proiectelor proprii și proprii în parteneriat ale DJST/DSTMB sunt necesare:

a) calendarul de proiecte, aprobat de către conducerea direcției;

b) referat de necesitate;

c) propunere de angajare, angajament bugetar;

d) documente în vederea efectuării achizițiilor publice, dacă este cazul;

e) contract/notă de comandă;

f) decont de cheltuieli;

g) ordonanțare de plată;

a) documentele prevăzute la pct. 1;

b) convenția de parteneriat prin care se stipulează responsabilitățile părților. Aceasta se bazează pe fundamentarea deciziei de cooperare pentru proiectul propriu în parteneriat și a alegerii partenerului, în condițiile art. 3 și art. 6 alin. (2) și (3).

(2) DJST/DSTMB pot derula proiecte de tineret cu componentă internațională; documentele necesare derulării proiectului sunt:

a) avizul secretarului de stat cu atribuții în domeniul tineretului;

b) documentele menționate la alin. (1) pct. 1;

c) unul din documentele menționate la art. 4 alin. (1) pct. 1 lit. b) sau c), după caz.

(3) În cadrul aceluiași calendar de proiecte se vor trece atât proiectele proprii, cât și proiectele proprii în parteneriat.

(4) Calendarul de proiecte, aprobat de către conducerea direcției, se transmite la MTS - DGT; orice modificare survenită în calendar se comunică cu minimum 3 zile înainte de producerea acesteia.

(5) DJST/DSTMB pot derula proiecte care nu au fost incluse în calendarul de proiecte, cu condiția ca suma necesară să fie disponibilă în bugetul programului și cu respectarea condițiilor prezentate la art. 4 alin. (3). În situația în care suma disponibilă rămâne nealocată, în urma desfășurării concursului local de proiecte, aceasta poate fi transferată pentru proiectele proprii, cu avizul secretarului de stat cu atribuții în domeniul tineretului.

(6) În situația în care DJST/DSTMB nu respectă prevederile alin. (2) lit. a) și alin (5), sumele aferente proiectelor implementate pentru care nu s-a obținut avizul secretarului de stat vor fi deduse din viramentele următoare ce se vor efectua de către MTS către DJST/DSTMB.

(1) Criteriile minimale obligatorii pentru selectarea partenerilor de către MTS sunt:

a) inițiativa parteneriatului aparține structurii MTS care va înscrie proiectul în calendar;

b) proiectul se încadrează în obiectivele specifice și direcțiile de acțiune prevăzute în Strategia națională în domeniul politicii de tineret pentru perioada 2015-2020, aprobată prin Hotărârea Guvernului nr. 24/2015;

c) contribuția partenerului este de minimum 10% din valoarea proiectului, în bani;

d) tipul de activitate pentru care se propune parteneriatul este prevăzut în obiectivele organizației sau în obiectivele instituției partenere;

e) proiectul este de nivel regional/național;

f) pentru a demonstra capacitatea de implementare a proiectului, partenerul trebuie să fi implementat cel puțin 2 proiecte de nivel regional/național sau să aibă activitate constantă, reglementată prin actele constitutive ale instituției la nivel regional/național. Înainte de înscrierea proiectului în calendarul de proiecte, va fi verificată îndeplinirea prezentei condiții;

g) organizația sau instituția cu care se inițiază parteneriatul să aibă capacitatea de implementare a proiectului (resurse umane, materiale, experiență în domeniu);

h) partenerul selectat a respectat obligațiile prevăzute în convenții/protocoale/contracte de finanțare încheiate cu MTS și cu DJST/DSTMB în ultimii 2 ani, dacă este cazul.

(2) Criteriile minimale obligatorii pentru selectarea partenerilor de către DJST/DSTMB sunt:

a) inițiativa parteneriatului aparține DJST/DSTMB, care va înscrie acest proiect în calendarul de proiecte;

b) proiectul se încadrează în obiectivele specifice și direcțiile de acțiune prevăzute în Strategia națională în domeniul politicii de tineret pentru perioada 2015-2020, aprobată prin Hotărârea Guvernului nr. 24/2015, și în prioritățile anuale pentru finanțare ale MTS;

c) contribuția partenerului este de minimum 10% din valoarea proiectului, în bani sau în natură. Valoarea contribuției în natură se apreciază după aceleași reguli ca cele utilizate pentru concursul național de proiecte pentru tineret, respectiv pentru studenți, așa cum sunt ele prezentate în ultimul anunț de selecție publicat;

d) tipul de activitate pentru care se propune parteneriatul să fie prevăzut în obiectivele organizației sau în atribuțiile instituției partenere;

e) proiectul să fie de nivel județean/local;

f) instituția sau organizația cu care se inițiază parteneriatul să aibă capacitatea de implementare a proiectului (resurse umane, materiale, experiență în domeniu);

g) instituția sau organizația cu care se inițiază parteneriatul a respectat obligațiile prevăzute în convenții/protocoale/ contracte de finanțare încheiate cu MTS și DJST/ DSTMB în ultimii 2 ani, dacă este cazul.

(3) Criteriile menționate la alin. (1) și (2) nu se aplică în cazul parteneriatelor încheiate cu instituții publice.

a) decontul de cheltuieli întocmit conform anexei nr. 2;

b) documente justificative: facturi fiscale, bonuri fiscale etc., în original;

c) documente privind achiziții publice;

d) lista de participanți întocmită conform anexei nr. 3, în original, este obligatorie pentru toate tipurile de proiecte, cu excepția celor din cadrul Programului de cercetare socială în domeniul tineretului și a celor de monitorizare;

e) în cazul proiectelor proprii, al celor cuprinse în programele de cooperare bilaterală și regională, negociate și semnate de MTS, atunci când la acțiunile internaționale participă și persoane la nivel înalt (miniștri, secretari de stat, șefi de departamente, directori generali, reprezentanți ai țărilor oaspete în organismele internaționale, continentale și regionale, membri ai reprezentanțelor diplomatice străine acreditate la București și membri ai corpului diplomatic român), lista de participanți și pontajul de masă nu vor fi semnate nominal de cei menționați anterior, ci doar de responsabilul de proiect;

f) raportul de implementare, semnat de către responsabilul de proiect din cadrul MTS, respectiv DJST/DSTMB și avizat de către conducătorul structurii, se va întocmi conform anexei nr. 4.

(1) Documentele justificative pentru decontarea cheltuielilor privind alocația de masă (masă servită sau alimente) sunt:

a) factura fiscală detaliată, conform contractului/notei de comandă, pentru masă servită;

b) facturi sau bonuri fiscale până la valoarea stabilită de lege, pentru alimente;

c) pontajul de masă, în original, întocmit conform anexei nr. 5.

(2) Alocația de masă/zi se acordă după cum urmează:

a) pentru activitățile care au durata de desfășurare mai mică de 12 ore se acordă 50% din valoarea acesteia;

b) pentru activitățile care au durata de desfășurare mai mare de 12 ore se acordă în totalitate; alocația trebuie astfel repartizată încât să se asigure, în mod obligatoriu, pe durata unei zile, mic dejun, prânz și cină.

(1) Documentele justificative pentru decontarea cheltuielilor privind cazarea participanților sunt:

a) factura fiscală detaliată, conform contractului/notei de comandă;

b) diagrama de cazare, în original, conform modelului prezentat în anexa nr. 6.

(2) La stabilirea cheltuielilor de cazare care se decontează se iau în considerare taxa de parcare hotelieră, taxa de stațiune și alte taxe prevăzute de dispozițiile legale în vigoare.

(1) Documentele justificative pentru decontarea cheltuielilor privind transportul sunt:

a) bilete de tren pentru transportul pe calea ferată, în condițiile prevăzute de dispozițiile legale, fără a putea depăși drepturile de această natură care se pot acorda salariaților instituțiilor publice, și tabel cu participanții, în original, care au beneficiat de contravaloarea biletelor de transport, întocmit conform anexei nr. 7;

b) bilete pentru transportul cu mijloace de transport auto în comun, la tarifele stabilite pentru aceste mijloace, și tabel cu participanții, în original, care au beneficiat de contravaloarea biletelor de transport, întocmit conform anexei nr. 7;

c) bilete și tichete de îmbarcare pentru transportul cu avionul și bilete pentru transportul pe căile de navigație fluvială, transport efectuat cu aprobarea prealabilă a ordonatorului de credite, potrivit dispozițiilor legale, și tabel cu participanții care au beneficiat de contravaloarea biletelor de transport, întocmit conform anexei nr. 7;

d) factura fiscală detaliată și foaia de parcurs/scrisoarea de transport în copie (cu mențiunea "copie conform cu originalul") pentru transportul cu mijloace de transport auto închiriate, potrivit dispozițiilor legale.

(2) Se decontează drept cheltuieli de transport și:

a) taxele pentru trecerea podurilor;

b) taxele de traversare cu bacul;

c) alte taxe privind circulația pe drumurile publice, prevăzute de dispozițiile legale în vigoare.

(3) Toate documentele menționate la alin. (1) lit. a)-c), alin. (2) și la art. 12 vor fi centralizate în cadrul aceluiași tabel, întocmit conform modelului prevăzut în anexa nr. 7.

(4) În cazul efectuării deplasărilor internaționale cu avionul, participantul/participanții va/vor face deplasarea dus-întors, de la domiciliul propriu până la destinația menționată în invitație sau în localitatea cea mai apropiată de locul de desfășurare a proiectului. Perioada deplasării trebuie să concorde cu perioada de desfășurare a proiectului, cu o marjă de timp rezonabilă în funcție de orarul de zbor sau distanța de la aeroport la locul de desfășurare a proiectului.

a) contract de închiriere de bunuri și servicii;

b) factură fiscală.

a) factură fiscală sau bon fiscal, până la valoarea stabilită de lege;

b) proces-verbal de recepție a bunurilor sau serviciilor, după caz;

c) nota de recepție și constatare de diferențe pentru bunurile intrate în gestiunea instituției, după caz.

d) bonul de consum cu explicația destinației pentru proiectul decontat, după caz.

(1) Documentele justificative pentru decontarea cheltuielilor pentru realizarea de tipărituri, multiplicări, inscripționări și altele asemenea sunt:

a) factură fiscală sau bon fiscal, până la valoarea stabilită de lege;

b) proces-verbal de recepție a produselor pentru tipărituri, inscripționări;

c) un exemplar din materialul multiplicat/imprimat, dacă este posibil. În caz contrar se vor atașa imagini cu acesta;

d) notă de recepție și constatare de diferențe pentru bunurile intrate în gestiunea instituției;

e) bonul de consum cu explicația destinației pentru proiectul decontat.

(2) Tipăriturile se realizează cu respectarea prevederilor Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 26/2012 privind unele măsuri de reducere a cheltuielilor publice și întărirea disciplinei financiare și de modificare și completare a unor acte normative, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 16/2013, cu modificările ulterioare.

a) contract de prestări servicii sau contract de cesiune de drepturi de autor;

b) factură fiscală sau stat de plată, în cazul contractului de cesiune de drepturi de autor;

c) proces-verbal de recepție a rezultatului contractat: studiilor, lucrărilor etc.;

d) o copie pe suport electronic CD/DVD/USB a rezultatului contractat: studiilor, lucrărilor etc.

(1) Documentele justificative privind decontarea cheltuielilor pentru tratații (cafea, ceai, apă minerală etc.) sunt: factură fiscală sau bon fiscal, până la valoarea stabilită de lege.

(2) Suma alocată pentru fiecare participant este în cuantum de maximum 6,5 lei/zi.

a) factură fiscală sau bon fiscal, până la valoarea stabilită de lege;

b) nota de recepție și constatare de diferențe pentru bunurile intrate în gestiune având confirmarea responsabilului de proiect;

c) bonul de consum cu explicația destinației pentru proiectul decontat;

d) proces-verbal de recepție a bunurilor achiziționate;

e) proces-verbal de acordare a premiilor conform anexei nr. 8.

(1) Achizițiile publice se efectuează în condițiile legislației în vigoare privind achizițiile publice de bunuri, servicii și lucrări, respectiv ale Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziție publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice și a contractelor de concesiune de servicii, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 337/2006, cu modificările și completările ulterioare, ale Hotărârii Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziție publică din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziție publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice și a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările și completările ulterioare, și ale oricăror altor prevederi aplicabile fiecărei instituții, în baza referatului de necesitate aprobat, menționat la art. 4, respectiv art. 5, după caz.

(2) În vederea realizării achiziției publice, structura de specialitate inițiatoare a proiectului va transmite structurii cu atribuții în achizițiile publice referatul de necesitate aprobat, în copie, însoțit de caracteristicile specifice pentru fiecare categorie de achiziție.

(3) Prevederile alin. (2) nu se aplică în situația în care bunurile sau serviciile sunt puse la dispoziție de unitățile subordonate; în acest caz, procedura de achiziție publică se va realiza de către structura inițiatoare a proiectului.

(4) În situația în care, în urma realizării unor proiecte, au rămas sume de bani necheltuite pentru anumite categorii de cheltuieli incluse în planul anual de achiziții publice, realizarea de noi proiecte care presupun aceleași categorii de cheltuieli, prin introducerea ulterioară în calendarul de proiecte cu respectarea art. 4 alin. (3), se va face fără a fi necesară modificarea planului anual de achiziție publică, în limita sumelor programate. În referatul de necesitate se va menționa explicit acest aspect.

(1) Sumele aferente Programului de susținere a acțiunilor de tineret se virează lunar/trimestrial de către MTS în contul DJST/DSTMB, în baza solicitării transmise de către DJST/DSTMB la Direcția programe și tabere pentru tineret și studenți, până la data de 10 a lunii anterioare în care trebuie efectuate plățile.

(2) Direcția programe și tabere pentru tineret și studenți centralizează în termen de 5 zile solicitările și le transmite la Direcția financiar și contabilitate din cadrul MTS.