Articolul 1
Prezentele norme metodologice, denumite în continuare norme, asigură condițiile necesare implementării și dezvoltării sistemului de control intern/managerial în Ministerul Apărării Naționale, denumit în continuare minister.
privind sistemul de control intern/managerial în Ministerul Apărării Naționale
Notă ────────── Aprobate de Ordinul ministrului apărării naționale nr. M.84 din 30 iunie 2016 , publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I Nr. 538 din 18 iulie 2016. ──────────
Prezentele norme metodologice, denumite în continuare norme, asigură condițiile necesare implementării și dezvoltării sistemului de control intern/managerial în Ministerul Apărării Naționale, denumit în continuare minister.
Sintagma "control intern/managerial" este utilizată în înțelesul definit de art. 2 lit. d) din Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial și controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările și completările ulterioare.
(1) În minister se urmărește atingerea obiectivelor și a cerințelor controlului intern/managerial prevăzute la art. 3 și art. 4 alin. (2) din Ordonanța Guvernului nr. 119/1999, republicată, cu modificările și completările ulterioare.
(2) Sistemul de control intern/managerial în minister se organizează astfel încât să asigure realizarea următoarelor trei categorii de obiective permanente:
a) eficacitatea și eficiența funcționării;
b) fiabilitatea informațiilor interne și externe;
c) conformitatea cu legile, regulamentele și politicile interne.
(3) Controlul intern/managerial se organizează în cadrul ministerului pe baza următoarelor principii:
a) principiul legalității - respectarea prevederilor Constituției și ale actelor normative în vigoare;
b) principiul adaptabilității - adaptarea la dimensiunea, complexitatea, mediul specific și misiunile structurilor Armatei României;
c) principiul integralității - aplicarea la toate nivelurile de conducere și cuprinderea tuturor activităților/acțiunilor acestora;
d) principiul uniformității - utilizarea acelorași instrumente de control intern/managerial în toate structurile Armatei României;
e) principiul finalității - asigurarea îndeplinirii obiectivelor stabilite;
f) principiul eficienței - obținerea celor mai bune rezultate cu resursele avute la dispoziție;
g) principiul eficacității - îndeplinirea obiectivelor planificate pentru fiecare dintre activități și raportul dintre efectul proiectat și rezultatul efectiv al activității respective;
h) principiul economicității - minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor estimate ale unei activități, cu menținerea calității corespunzătoare a acestor rezultate.
În sensul prezentelor norme, definițiile unor termeni și expresii utilizate sunt prevăzute în anexa nr. 1.
În minister se constituie și funcționează, în funcție de nivelul ierarhic, următoarele structuri și comisii:
a) la nivelul ministerului, structura de specialitate din cadrul Secretariatului general;
b) la nivelul structurilor ministerului ai căror comandanți/șefi au calitatea de ordonatori de credite, comisii cu atribuții de monitorizare, coordonare și îndrumare metodologică a implementării și dezvoltării sistemelor proprii de control intern/managerial, denumite în continuare comisii.
Secretariatul general, prin structura de specialitate, are următoarele atribuții:
a) monitorizează, coordonează și îndrumă metodologic structurile ministerului în domeniul controlului intern/managerial pentru atingerea obiectivelor, menținerea riscurilor/ vulnerabilităților în limitele acceptabile, luarea deciziilor adecvate de exploatare a oportunităților și îmbunătățirea globală a performanțelor;
b) elaborează raportările și informările/situațiile centralizatoare prevăzute de legislația în domeniu;
c) elaborează, actualizează și supune anual spre aprobare ministrului apărării naționale Registrul de riscuri al Ministerului Apărării Naționale, potrivit procedurii de sistem adoptate de Secretariatul general;
d) elaborează raportul de informare privind analiza riscurilor;
e) elaborează Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al Ministerului Apărării Naționale și îl supune spre aprobare ministrului apărării naționale;
f) monitorizează sistemul de pregătire profesională a personalului din cadrul ministerului în domeniul controlului intern/managerial.
Comisiile de la nivelul structurilor ministerului se înscriu în ordinul de zi pe unitate și se constituie din:
a) președinte - locțiitorul comandantului/șefului structurii sau șeful de stat major/similar al structurii, după caz;
b) membri - persoanele cu funcții de conducere stabilite de comandantul/șeful structurii.
Secretariatele comisiilor sunt asigurate de un birou/compartiment, o funcție de control intern/managerial sau de către o persoană stabilită de comandantul/șeful structurii.
(1) Comisia are următoarele atribuții:
a) coordonează inventarierea activităților din cadrul structurii pe domenii de activitate, precum și elaborarea/revizia procedurilor de sistem/operaționale;
b) coordonează activitatea de stabilire a măsurilor de management al riscurilor;
c) analizează, avizează și supune spre aprobare comandantului/șefului structurii Registrul de riscuri;
d) monitorizează și coordonează permanent activitățile de punere în aplicare a măsurilor de management al riscurilor;
e) propune comandantului/șefului structurii noi acțiuni sau revizuiri de termene, atunci când apar disfuncții în implementarea măsurilor de management al riscurilor;
f) analizează, avizează și supune spre aprobare comandantului/șefului structurii raportările și informările/situațiile centralizatoare prevăzute de legislația în domeniu;
g) analizează, avizează și supune spre aprobare comandantului/șefului structurii Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial.
(2) Secretariatul comisiei are următoarele atribuții:
a) centralizează, ține evidența procedurilor de sistem/ operaționale în format electronic și le pune la dispoziția personalului în rețelele informatice locale existente;
b) elaborează Inventarul activităților structurii pe baza propunerilor șefilor de microstructuri;
c) elaborează Registrul pentru evidența procedurilor de sistem/operaționale, în format electronic;
d) elaborează Registrul de riscuri pe baza propunerilor șefilor de microstructuri;
e) elaborează procesul-verbal de analiză a riscurilor;
f) elaborează și actualizează anual Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial;
g) elaborează raportările și informările/situațiile centralizatoare prevăzute în Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice, cu modificările și completările ulterioare, pe baza datelor primite de la microstructurile responsabile de standarde și de la structurile subordonate/aflate în coordonare;
h) pregătește documentele de lucru pentru ședințele comisiei.
Pe linia implementării și dezvoltării sistemului de control intern/managerial, comandanții/șefii structurilor ministerului au următoarele atribuții:
a) aplică principiile controlului intern/managerial în actul de conducere;
b) asigură cadrul organizațional și procedural privind punerea în aplicare a măsurilor necesare pentru implementarea și dezvoltarea continuă a sistemului propriu de control intern/managerial;
c) decid măsurile adecvate de management al riscurilor;
d) aprobă Registrul de riscuri și Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial;
e) dispun măsurile necesare pentru convocarea comisiei în vederea realizării activității de autoevaluare a sistemului propriu de control intern/managerial;
f) aprobă rapoartele și informările/situațiile centralizatoare prevăzute de legislația în domeniu și dispun transmiterea acestora, ierarhic, la Secretariatul general, la termenele stabilite;
g) analizează, în cadrul autoevaluării anuale a structurii proprii, stadiul implementării și dezvoltării sistemului propriu de control intern/managerial;
h) stabilesc microstructurile responsabile de implementarea standardelor de control intern/managerial în conformitate cu atribuțiile ce le revin.
(1) Șefii microstructurilor au următoarele atribuții:
a) pun în aplicare măsurile stabilite pentru implementarea și dezvoltarea continuă a sistemului de control intern/managerial;
b) stabilesc obiectivele și indicatorii de performanță ai microstructurii și activitățile necesare îndeplinirii acestora potrivit responsabilităților;
c) identifică, analizează, evaluează și prioritizează riscurile care pot afecta atingerea obiectivelor generale/specifice ale microstructurii și formulează propuneri privind măsurile de management al riscurilor;
d) transmit secretariatului comisiei propuneri pentru Registrul de riscuri și pentru revizia procedurilor de sistem/operaționale;
e) reevaluează riscurile anual sau ori de câte ori situația o impune, semnalează apariția unor noi riscuri și fac propuneri în sensul diminuării acestora sau a exploatării oportunităților.
(2) Personalul implicat pune în aplicare măsurile stabilite pentru implementarea și dezvoltarea sistemului de control intern/managerial.
(1) Standardele de control intern/managerial definesc în cadrul ministerului un minimum de reguli de management, adaptate la specificul acestuia.
(2) Implementarea standardelor de control intern/managerial se realizează în conformitate cu prevederile Codului controlului intern managerial al entităților publice, aprobat prin Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările și completările ulterioare.
(3) Principalele cerințe privind implementarea standardelor de control intern/managerial sunt prevăzute în anexa nr. 2.
(1) Structurile ministerului ai căror comandanți/șefi au calitatea de ordonatori de credite elaborează și actualizează anual Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al structurii, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 3, și îl transmit la eșalonul ierarhic imediat superior, pentru informare și armonizare, la datele stabilite de acestea, dar nu mai târziu de data de 5 martie a fiecărui an.
(2) Structurile ministerului ai căror comandanți/șefi au calitatea de ordonatori secundari de credite, respectiv ordonatori terțiari de credite în finanțarea ordonatorului principal de credite, transmit programele elaborate și actualizate conform alin. (1) la Secretariatul general, până la data de 10 martie a fiecărui an.
(3) În Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al structurii se evidențiază, în mod distinct, acțiunile de pregătire profesională, în domeniul controlului intern/managerial, a personalului de conducere și execuție, în cadrul structurilor de specialitate ale ministerului, precum și în instituții de specialitate din afara ministerului.
La nivelul ministerului, în vederea implementării standardelor de control intern/managerial, se stabilesc structurile centrale responsabile de standardele de control intern/managerial, conform anexei nr. 4.
1. Standardul 1 - Etica și integritatea
Comandanții/Șefii structurilor ministerului desemnează un ofițer responsabil cu consilierea etică pentru cadrele militare și personalul civil contractual, în vederea promovării valorilor etice, precum și a valorilor specifice Armatei României.
Comandanții/Șefii structurilor ministerului dispun măsuri de protecție a identității persoanelor care au sesizat nereguli, fraude sau fapte de corupție, conform legislației privind avertizorul de integritate.
2. Standardul 2 - Atribuții, funcții, sarcini
Comandanții/Șefii structurilor ministerului dispun actualizarea documentelor privind misiunea structurii, regulamentele interne și fișele posturilor pentru atingerea obiectivelor și luarea la cunoștință a conținutului acestora de către întregul personal.
(1) Funcțiile considerate ca fiind în mod special expuse la corupție/sensibile sunt acele funcții care prezintă risc semnificativ în îndeplinirea obiectivelor structurii.
(2) La stabilirea funcțiilor considerate ca fiind în mod special expuse la corupție/sensibile se au în vedere atribuțiile funcționale care implică, de regulă:
a) accesul la informațiile clasificate sau informațiile neclasificate exceptate, potrivit legii, de la liberul acces al cetățenilor;
b) gestionarea resurselor;
c) nivelul de decizie și consecințele actului de decizie;
d) competența decizională exclusivă;
e) derularea procedurilor de achiziții publice;
f) relațiile directe cu cetățenii și/sau instituțiile publice și/sau private.
(3) În vederea inventarierii și gestionării funcțiilor considerate ca fiind în mod special expuse la corupție/sensibile, structurile ministerului parcurg, în principal, următoarele etape:
a) convocarea comisiei în vederea identificării, ordonării, clasificării și reevaluării funcțiilor considerate ca fiind în mod special expuse la corupție/sensibile;
b) întocmirea Inventarului funcțiilor considerate ca fiind în mod special expuse la corupție/sensibile, conform modelului prevăzut în anexa nr. 5.
3. Standardul 3 - Competența, performanța
Comandanții/Șefii structurilor ministerului dispun măsuri pentru întocmirea planurilor de pregătire profesională a personalului nou-încadrat, încă din timpul procesului de selecție.
4. Standardul 4 - Structura organizatorică
Pentru proiectarea structurii organizatorice, personalul implicat parcurge, în principal, următoarele etape:
a) analiza obiectivelor structurii;
b) definirea activităților necesare și stabilirea conținutului acestora;
c) crearea microstructurilor;
d) stabilirea propriu-zisă a structurii organizatorice.
Actul de delegare este conform atunci când:
a) este întocmit potrivit prevederilor actelor normative în domeniu;
b) respectă raportul dintre complexitatea sarcinilor/atribuțiilor delegate și cunoștințele, experiența și capacitatea necesare efectuării actului de autoritate încredințat;
c) sunt precizate în cuprinsul acestuia termenele-limită de realizare și criteriile specifice pentru îndeplinirea cu succes a sarcinilor/atribuțiilor delegate;
d) sunt furnizate toate informațiile asupra responsabilității ce va fi delegată;
e) sunt stabilite limitele competențelor, atribuțiilor și responsabilităților care se deleagă.
Persoana delegată răspunde de realizarea sarcinii, iar comandantul/șeful care a delegat își menține în fața superiorilor responsabilitatea finală pentru realizarea acesteia.
5. Standardul 5 - Obiective
Conducerea ministerului definește obiectivele legate de scopurile acestuia, precum și pe cele complementare, legate de fiabilitatea informațiilor, conformitatea cu legile, regulamentele și politicile interne.
(1) Stabilirea obiectivelor structurilor ministerului constituie un proces în cadrul căruia se reflectă prioritățile ministerului în concordanță cu actele normative aplicabile, documentele de planificare, resursele avute la dispoziție și domeniile de responsabilitate.
(2) Stabilirea obiectivelor are la bază formularea în comun de către factorii implicați a unor ipoteze/premise.
(3) Structurile ministerului reevaluează obiectivele ori de câte ori se modifică ipotezele/premisele care au stat la baza stabilirii acestora.
(4) Ipotezele/Premisele, obiectivele și indicatorii de performanță sunt formulate respectând metodologia prezentată în anexa nr. 6.
6. Standardul 6 - Planificarea
(1) Structurile ministerului întocmesc planuri, potrivit reglementărilor în domeniu, prin care se pun în concordanță activitățile necesare pentru atingerea obiectivelor cu resursele maxim posibil de alocat, astfel încât riscurile care ar putea afecta realizarea obiectivelor structurilor ministerului să fie minime.
(2) Planurile cu principalele activități ale structurilor, precum și orice alte documente de planificare întocmite potrivit reglementărilor în domeniu trebuie să cuprindă ipoteze/premise și obiective cărora li se asociază indicatori de performanță.
(3) Pentru îndeplinirea obiectivelor, comandanții/șefii structurilor ministerului asigură coordonarea deciziilor și acțiunilor microstructurilor.
7. Standardul 7 - Monitorizarea performanțelor
În vederea monitorizării gradului de îndeplinire a obiectivelor se elaborează indicatori de performanță pentru fiecare politică și activitate utilizând indicatori cantitativi și calitativi relevanți, inclusiv cu privire la economicitate, eficiență și eficacitate.
8. Standardul 8 - Managementul riscului
Structurile ministerului analizează anual riscurile legate de desfășurarea activităților sale, elaborează planuri corespunzătoare în direcția limitării posibilelor consecințe ale acestor riscuri și stabilesc responsabilități și termene pentru aplicarea planurilor respective.
În managementul riscului structurile ministerului sunt obligate să parcurgă următoarele etape:
a) identificarea, potrivit domeniilor de responsabilitate, a obiectivelor generale și specifice care au rol hotărâtor în realizarea misiunii;
b) stabilirea activităților principale necesare îndeplinirii obiectivelor generale și specifice identificate;
c) identificarea riscurilor majore care pot afecta realizarea obiectivelor generale și specifice;
d) evaluarea riscurilor identificate;
e) stabilirea măsurilor de management al riscurilor și punerea lor în aplicare;
f) analizarea stadiului implementării măsurilor de management al riscurilor;
g) reevaluarea procesului de management al riscurilor.
Implementarea managementului riscului se realizează potrivit Diagramei de proces pentru implementarea managementului riscului prevăzute în anexa nr. 7, având în vedere Metodologia privind identificarea, evaluarea și atenuarea riscurilor, prevăzută în anexa nr. 8.
Registrul de riscuri al structurii se elaborează potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 9 și se actualizează anual până la data de 15 decembrie sau ori de câte ori situația o impune.
9. Standardul 9 - Proceduri
Pentru îndeplinirea obiectivelor, structurile ministerului stabilesc activitățile care pot fi transpuse în proceduri de sistem/operaționale.
(1) Pentru elaborarea și actualizarea procedurilor de sistem/operaționale structurile ministerului parcurg, în principal, următoarele etape:
a) stabilirea activităților care pot fi transpuse în proceduri de sistem/operaționale și a persoanelor responsabile cu întocmirea acestora;
b) studierea prevederilor legislației naționale și UE, precum și a reglementărilor NATO, în baza cărora se exercită atribuțiile structurii potrivit domeniilor de activitate;
c) întocmirea Inventarului activităților structurii, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 10;
d) elaborarea proiectelor procedurilor de sistem/operaționale;
e) analizarea, în cadrul comisiei, a proiectelor procedurilor de sistem/operaționale, precum și a codurilor de identificare ale acestora;
f) efectuarea modificărilor apărute în urma analizei asupra procedurilor de sistem/operaționale;
g) aprobarea procedurilor de sistem/operaționale;
h) centralizarea procedurilor de sistem/operaționale, în format electronic;
i) executarea reviziei procedurilor de sistem/operaționale, de regulă anual, în trimestrul I și ori de câte ori situația o impune.
(2) La elaborarea procedurilor de sistem/operaționale se ține cont de următoarele:
a) se întocmesc procedurile de sistem/operaționale necesare îndeplinirii atribuțiilor funcționale;
b) se concep procedurile de sistem/operaționale pentru a reflecta și a ajuta la realizarea obiectivelor stabilite;
c) se întocmesc procedurile de sistem/operaționale după stabilirea corelațiilor dintre diverse activități/tipuri de activități;
d) se analizează procedurile de sistem/operaționale pentru evitarea suprapunerii acestora.
(3) Diagrama de proces pentru elaborarea procedurilor de sistem/operaționale de către structurile ministerului este prevăzută în anexa nr. 11.
(4) Procedura de sistem/operațională se elaborează potrivit modelului orientativ prevăzut în anexa nr. 12.
(5) La nivelul ministerului, codificarea procedurilor de sistem/operaționale se realizează potrivit "Listei codurilor de identificare ale procedurilor de sistem/operaționale aferente domeniilor de activitate din Ministerul Apărării Naționale", aprobată de secretarul general.
(1) Procedura de sistem/operațională se elaborează în exemplar unic, iar după aprobare se înregistrează la compartimentul documente clasificate, se păstrează la structura/microstructura emitentă și se transmite, în format electronic, secretariatului comisiei și structurilor/microstructurilor/ persoanelor implicate/interesate.
(2) Procedura de sistem se elaborează și se actualizează de către structura care, potrivit reglementărilor, este lider de domeniu de activitate.
(3) Procedura de sistem se aprobă de către comandantul/șeful structurii lider de domeniu de activitate, după consultarea și avizarea de către structurile ale căror domenii de activitate sunt influențate și avizarea de către președintele comisiei.
(4) Registrul pentru evidența procedurilor de sistem/operaționale al structurilor se elaborează și se actualizează în format electronic, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 13.
(5) Registrul pentru evidența procedurilor de sistem/ operaționale al structurilor se tipărește și se înregistrează la sfârșitul anului calendaristic sau la solicitarea comisiilor de control.
10. Standardul 10 - Supravegherea
Comandanții/Șefii structurilor ministerului dispun planificarea, organizarea și executarea controalelor activităților, operațiunilor și tranzacțiilor, în scopul realizării eficace a acestora, în baza unor proceduri prestabilite.
Supravegherea activităților presupune:
a) personalului îi sunt comunicate atribuțiile, responsabilitățile și limitele de competență atribuite;
b) este evaluată sistematic activitatea personalului.
(1) Controlul este un proces continuu și se desfășoară, în principal, sub următoarele forme: observarea, supravegherea, compararea, analiza, evaluarea, validarea, raportarea, monitorizarea, coordonarea, contrasemnarea, avizarea, autorizarea și aprobarea.
(2) Controalele specializate, efectuate de structurile anume constituite din minister, se desfășoară în baza unui plan conceput prin luarea în considerare a riscurilor.
Controlul se desfășoară potrivit prevederilor actelor normative specifice și presupune:
a) integrarea acestuia în componentele procesuale și structurale ale ministerului;
b) stabilirea unor obiective de control clare și precise;
c) stabilirea tipurilor de control ce vor fi aplicate, a metodelor și procedurilor utilizate în cadrul acestora pentru asigurarea eficacității controlului sub raportul costuri/beneficii;
d) pregătirea și instruirea personalului cu atribuții de control sau căruia i s-au delegat asemenea atribuții;
e) stabilirea modalităților de evaluare și valorificare a rezultatelor controlului.
11. Standardul 11 - Continuitatea activității
Comandanții/Șefii structurilor ministerului dispun măsuri de identificare a principalelor riscuri cu privire la continuitatea derulării activităților și de asigurare a continuității activității prin măsuri/planuri care să prevină apariția situațiilor de discontinuitate.
12. Standardul 12 - Informarea și comunicarea
Comandanții/Șefii structurilor ministerului dispun măsuri de stabilire a metodelor și căilor de comunicare care să asigure transmiterea eficace a datelor, informațiilor și deciziilor necesare desfășurării activităților și să dezvolte un sistem eficient de comunicare internă și externă.
13. Standardul 13 - Gestionarea documentelor
Comandanții/Șefii structurilor ministerului dispun măsuri de elaborare și implementare a procedurilor de sistem/operaționale privind primirea/expedierea, înregistrarea și arhivarea documentelor, care să ofere control asupra ciclului complet de viață a acestora, precum și accesibilitatea personalului și terților abilitați.
14. Standardul 14 - Raportarea contabilă și financiară
Comandanții/Șefii structurilor ministerului care au calitatea de ordonatori de credite sunt responsabili de organizarea și ținerea la zi a contabilității și de prezentarea la termen a situațiilor financiare asupra situației patrimoniului aflat în administrare, precum și a execuției bugetare, în vederea asigurării exactității tuturor informațiilor contabile aflate sub control.
Contabilul-șef/Șeful microstructurii financiar-contabile asigură calitatea informațiilor și datelor contabile utilizate la realizarea situațiilor contabile, care reflectă în mod real activele și pasivele.
15. Standardul 15 - Evaluarea sistemului de control intern/ managerial
(1) Structurile ministerului ai căror comandanți/șefi au calitatea de ordonatori de credite transmit pe cale ierarhică la eșaloanele superioare, la termenele stabilite de acestea, Situația centralizatoare semestrială privind stadiul implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial, cap. I, Informații generale, potrivit modelului din anexa nr. 3 la Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările și completările ulterioare.
(2) Structurile ministerului ai căror comandanți/șefi au calitatea de ordonatori secundari de credite, respectiv ordonatori terțiari de credite în finanțarea ordonatorului principal de credite, transmit situația prevăzută la alin. (1) la Secretariatul general, până la data de 10 a lunii următoare fiecărui semestru încheiat.
Pentru autoevaluarea sistemului de control intern/managerial structurile ministerului ai căror comandanți/șefi au calitatea de ordonatori de credite parcurg, în principal, următoarele etape:
a) convocarea comisiei în vederea realizării autoevaluării sistemului propriu de control intern/managerial;
b) completarea Chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern managerial, prevăzut în anexa nr. 4.1 la Instrucțiunile privind întocmirea, aprobarea și prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările și completările ulterioare;
c) întocmirea Situației sintetice a rezultatelor autoevaluării, prevăzută în anexa nr. 4.2 la Instrucțiunile privind întocmirea, aprobarea și prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările și completările ulterioare, și aprecierea gradului de conformitate a sistemului propriu de control intern/managerial cu standardele de control intern/managerial, în raport cu numărul de standarde implementate, în conformitate cu prevederile pct. 1 subpct. 1.4 alin. 3 lit. d) din Instrucțiunile privind întocmirea, aprobarea și prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările și completările ulterioare;
d) întocmirea Situației centralizatoare anuale privind stadiul implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial, cap. II, Stadiul implementării standardelor de control intern managerial, conform rezultatelor autoevaluării la data de 31 decembrie 20...., prevăzută în anexa nr. 3 la Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările și completările ulterioare, și a Raportului asupra sistemului de control intern managerial la data de 31 decembrie 20...., prevăzut în anexa nr. 4.3 la Instrucțiunile privind întocmirea, aprobarea și prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările și completările ulterioare;
e) înaintarea de către structurile ministerului ai căror comandanți/șefi au calitatea de ordonatori de credite, pe cale ierarhică, la eșaloanele superioare, la termenele stabilite de acestea, a documentelor prevăzute la lit. c) și d);
f) înaintarea de către structurile ministerului ai căror comandanți/șefi au calitatea de ordonatori secundari de credite, respectiv ordonatori terțiari de credite în finanțarea ordonatorului principal de credite, la Secretariatul general a documentelor prevăzute la lit. c) și d), până la data de 25 ianuarie a anului următor pentru anul precedent.
Structurile ministerului ai căror comandanți/șefi nu au calitatea de ordonatori de credite completează doar documentul prevăzut la art. 44 lit. b) și îl transmit eșaloanelor superioare pentru a fi cuprins în Situația sintetică a rezultatelor autoevaluării a acestora.
16. Standardul 16 - Auditul intern
Structurile de audit public intern asigură evaluarea independentă și obiectivă a sistemului de control intern/ managerial al structurilor ministerului.
Pentru fundamentarea Raportului asupra sistemului de control intern managerial la data de 31 decembrie 20...., prevăzut în anexa nr. 4.3 la Instrucțiunile privind întocmirea, aprobarea și prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările și completările ulterioare, la nivelul ministerului se stabilesc următoarele responsabilități:
a) structurile ministerului auditate de către structurile de audit public intern/extern în domeniul controlului intern/managerial transmit la Secretariatul general, în termen de 30 de zile de la încheierea misiunii de audit, principalele recomandări formulate în raportul de audit public, precum și principalele măsuri dispuse în vederea implementării acestora;
b) Direcția audit intern transmite la Secretariatul general o sinteză cu privire la principalele constatări în domeniul controlului intern/managerial, precum și elemente considerate relevante în programul și activitatea structurii de audit, până la data de 25 ianuarie a anului următor, pentru anul precedent.
(1) Structurile ministerului completează și transmit pe cale ierarhică la Secretariatul general, în termen de 30 de zile de la intrarea în vigoare a prezentelor norme, informațiile din tabelul prevăzut în anexa nr. 14.
(2) Structurile ministerului transmit pe cale ierarhică la Secretariatul general orice modificare cu privire la datele comunicate potrivit alin. (1), în termen de cel mult 15 zile de la data intervenirii acesteia.
Documentele privind controlul intern/managerial se arhivează într-un dosar separat la compartimentul documente clasificate, potrivit termenelor stabilite de legislația în domeniu.
Reglementări specifice privind elemente de noutate/bună practică în domeniul controlului intern/managerial se stabilesc prin precizări ale secretarului general.
Anexele nr. 1-14 fac parte integrantă din prezentele norme.
la norme
GLOSAR
Impactul - consecința asupra rezultatelor/obiectivelor, dacă riscul s-ar materializa.
Microstructura - orice compartiment/birou/secție/serviciu, după caz, de la toate nivelurile ierarhice.
Probabilitatea - posibilitatea sau eventualitatea ca un risc să se materializeze, determinată apreciativ sau prin cuantificare, atunci când natura riscului și informațiile disponibile permit o astfel de evaluare.
Riscul inerent - expunerea la un anumit risc, înainte să fie luată vreo măsură de atenuare a lui.
Riscul rezidual - expunerea cauzată de un anumit risc după ce au fost luate măsurile de management al riscului.
Structurile ministerului - structurile centrale, structurile subordonate nemijlocit ministrului apărării naționale, structurile din subordinea/coordonarea structurilor centrale, până la nivel batalion/similar inclusiv, cu denumire, stat de organizare și indicativ numeric.
la norme
Principalele cerințe privind implementarea
standardelor de control intern/managerial
*Font 7* ┌───┬────────────────────────┬───────────────────────────────────────────────────┬───────────────────────────────────┐ │Nr.│ Standarde │ Principalele cerințe │ Documente │ │crt│ │ │ │ ├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤ │ 1.│Standardul 1 │1.1. Asigurarea condițiilor necesare cunoașterii, │- Documentele prin care au fost │ │ │ETICA ȘI INTEGRITATEA │respectării și aplicării de către întregul personal│aduse la cunoștința întregului │ │ │ │a reglementărilor cu privire la etică, integritate,│personal reglementările care │ │ │ │evitarea conflictelor de interese, prevenirea și │guvernează comportamentul la locul │ │ │ │raportarea fraudelor, actelor de corupție și │de muncă (notificare e-mail, │ │ │ │semnalarea neregularităților: │registrul privind prelucrarea │ │ │ │1.1.1. postarea pe rețelele informatice locale │ordinelor, tabel de luare │ │ │ │existente a Codului de conduită etică a │la cunoștință etc.) │ │ │ │personalului militar și civil contractual din │- Ordinul de zi pe unitate │ │ │ │Ministerul Apărării Naționale, aprobat prin Ordinul│- Declarațiile de avere și interese│ │ │ │ministrului apărării naționale nr. M.94/2004*), │- Procedurile operaționale │ │ │ │precum și a altor coduri de conduită aplicabile în │- Fișele posturilor │ │ │ │cadrul structurii, în funcție de domeniul de │- Documentele cercetării (când │ │ │ │activitate și/sau de categoriile de personal │este cazul) │ │ │ │existente; │ │ │ │ │1.1.2. aducerea la cunoștință a reglementărilor │ │ │ │ │care guvernează comportamentul la locul de muncă, │ │ │ │ │aplicabile în cadrul structurii; │ │ │ │ │1.1.3. prelucrarea actelor normative specifice │ │ │ │ │pentru respectarea disciplinei militare în armată; │ │ │ │ │1.1.4. desemnarea, potrivit Legii nr. 7/2004 │ │ │ │ │privind Codul de conduită al funcționarilor │ │ │ │ │publici, republicată, prin ordin de zi pe unitate │ │ │ │ │(OZU) a unui consilier de etică pentru │ │ │ │ │funcționarii publici din cadrul structurii, │ │ │ │ │responsabil pentru consiliere etică și │ │ │ │ │monitorizarea respectării normelor de conduită, │ │ │ │ │precum și desemnarea unui consilier de etică pentru│ │ │ │ │cadre militare și personalul contractual civil; │ │ │ │ │1.1.5. aducerea la cunoștință a problemelor │ │ │ │ │disciplinare apărute la nivelul armatei, publicate │ │ │ │ │în Buletinul Informativ al Armatei; │ │ │ │ │1.1.6. depunerea, publicarea, monitorizarea și │ │ │ │ │actualizarea declarațiilor de avere și de interese │ │ │ │ │ale personalului de conducere și ale │ │ │ │ │funcționarilor publici; │ │ │ │ │1.1.7. completarea fișelor posturilor cu atribuții │ │ │ │ │în ceea ce privește semnalarea neregularităților │ │ │ │ │care pot afecta îndeplinirea obiectivelor; │ │ │ │ │1.1.8. asigurarea condițiilor necesare │ │ │ │ │personalului de a semnala neregularitățile │ │ │ │ │apărute, astfel încât aceste semnalări să nu │ │ │ │ │determine un tratament inechitabil și │ │ │ │ │discriminatoriu față de persoana în cauză; │ │ │ │ │1.1.9. efectuarea de cercetări pentru elucidarea │ │ │ │ │neregularităților semnalate, stabilirea și │ │ │ │ │aplicarea măsurilor care se impun (când este │ │ │ │ │cazul). │ │ ├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤ │ 2.│ Standardul 2 │2.1. Elaborarea/Actualizarea documentelor privind │- Atribuțiile structurii │ │ │ ATRIBUȚII, FUNCȚII, │misiunea, atribuțiile și activitățile structurii │- Fișele posturilor │ │ │ SARCINI │2.2. Aducerea la cunoștința întregului personal a │- Inventarul funcțiilor considerate│ │ │ │documentelor actualizate privind misiunea, │ca fiind în mod special expuse la │ │ │ │atribuțiile și activitățile structurii │corupție/sensibile │ │ │ │2.3. Stabilirea sarcinilor/atribuțiilor asociate │- Inventarul activităților │ │ │ │posturilor în concordanță cu competențele │structurii │ │ │ │decizionale necesare realizării acestora │ │ │ │ │2.4. Repartizarea tuturor atribuțiilor structurii, │ │ │ │ │prevăzute de lege și de normele interne, │ │ │ │ │personalului din compunerea structurii, prin │ │ │ │ │fișele posturilor │ │ │ │ │2.5. Actualizarea fișelor posturilor în vederea │ │ │ │ │repartizării raționale și echilibrate a │ │ │ │ │activităților/sarcinilor personalului │ │ │ │ │2.6. Întocmirea Inventarului funcțiilor │ │ │ │ │considerate ca fiind în mod special expuse la │ │ │ │ │corupție/sensibile și luarea măsurilor necesare │ │ │ │ │pentru reducerea riscurilor asociate acestora │ │ ├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤ │ 3.│ Standardul 3 │3.1. Ocuparea posturilor prin concurs, potrivit │- Planul de pregătire a noilor │ │ │COMPETENȚA, PERFORMANȚA │legii │angajați │ │ │ │3.2. Completarea fișelor posturilor cu date privind│- Tabelul cu nevoile de pregătire │ │ │ │cunoștințele și aptitudinile necesar a fi deținute │pe categorii de personal │ │ │ │de titulari în vederea îndeplinirii sarcinilor/ │- Documentația care atestă ocuparea│ │ │ │atribuțiilor │posturilor prin concurs, potrivit │ │ │ │3.3. Întocmirea tabelului centralizator cu nevoile │legii │ │ │ │de pregătire pe categorii de personal (cursuri │- Procedurile operaționale │ │ │ │necesare pentru promovarea în carieră, cursuri de │ │ │ │ │specialitate pentru îndeplinirea atribuțiilor │ │ │ │ │funcționale) și modul de aplicare a nevoilor de │ │ │ │ │pregătire │ │ │ │ │3.4. Elaborarea și realizarea de programe de │ │ │ │ │pregătire profesională a personalului, de către │ │ │ │ │structurile de specialitate, conform nevoilor de │ │ │ │ │perfecționare identificate │ │ ├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤ │ 4.│ Standardul 4 │4.1. Actualizarea și păstrarea în conformitate cu │- Statul de organizare al │ │ │STRUCTURA ORGANIZATORICĂ│normele specifice în domeniu a statului de │structurii │ │ │ │organizare al structurii │- Diagramele de relații │ │ │ │4.2. Asigurarea corespondenței dintre statul de │- Ordinul de zi pe unitate sau │ │ │ │organizare al structurii, registrul de evidență pe │extrasul din acesta │ │ │ │funcții și fișele postului │- Fișele posturilor │ │ │ │4.3. Stabilirea în scris a competențelor și a │ │ │ │ │responsabilităților delegate, precum și a │ │ │ │ │limitelor acestora │ │ │ │ │4.4. Asumarea responsabilității de către personalul│ │ │ │ │delegat, confirmată prin semnătură │ │ │ │ │4.5. Înscrierea în fișa postului a activității │ │ │ │ │delegate │ │ ├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤ │ 5.│ Standardul 5 │5.1. Stabilirea obiectivelor generale și a celor │- Inventarul activităților │ │ │ OBIECTIVE │specifice ale structurii, conform actelor normative│structurii │ │ │ │în domeniu, în funcție de resursele avute la │- Planul cu principalele activități│ │ │ │dispoziție, având termene de realizare și │ │ │ │ │indicatori de performanță atașați │ │ │ │ │5.2. Elaborarea inventarului activităților │ │ │ │ │structurii │ │ │ │ │5.3. Stabilirea activităților individuale pentru │ │ │ │ │fiecare salariat, care să conducă la atingerea │ │ │ │ │obiectivelor structurii │ │ │ │ │5.4. Formularea, în cadrul ședințelor de lucru, a │ │ │ │ │ipotezelor/premiselor, acceptate prin consens, care│ │ │ │ │stau la baza stabilirii obiectivelor │ │ │ │ │5.5. Reevaluarea obiectivelor specifice atunci │ │ │ │ │când se constată modificări ale ipotezelor/ │ │ │ │ │premiselor │ │ ├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤ │ 6.│ Standardul 6 │6.1. Repartizarea resurselor alocate astfel încât │- Planul cu principalele activități│ │ │ PLANIFICAREA │să asigure activitățile necesare realizării │și/sau alte documente de │ │ │ │obiectivelor specifice compartimentului │planificare (directive, strategii │ │ │ │6.2. Elaborarea și aprobarea documentelor de │etc.) │ │ │ │planificare și conducere în funcție de obiectivele │- Planul de asigurare și │ │ │ │structurii │îmbunătățire a calității │ │ │ │6.3. Actualizarea planurilor/programelor în │activității (Programul de pregătire│ │ │ │funcție de schimbarea obiectivelor, resurselor sau │/instruire a personalului) │ │ │ │altor elemente ale procesului de fundamentare │- Programul anual al achizițiilor │ │ │ │6.4. Adoptarea măsurilor de coordonare a │publice │ │ │ │deciziilor și activităților structurii cu cele │- Planul de mentenanță │ │ │ │ale altor structuri, în scopul asigurării │- Proiectul de buget │ │ │ │convergenței și coerenței acestora │- Diagramele de relații │ │ │ │6.5. Realizarea de consultări permanente atât în │- Procedurile de sistem/ │ │ │ │cadrul structurilor, cât și între structuri, în │operaționale │ │ │ │vederea coordonării eficiente a activităților │ │ │ │ │desfășurate, pentru îndeplinirea obiectivelor │ │ ├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤ │ 7.│ Standardul 7 │7.1. Primirea, în mod sistematic, de raportări │- Rapoartele de activitate │ │ │ MONITORIZAREA │despre activitatea structurii de către comandantul/│- Analiza stării structurii │ │ │ PERFORMANȚELOR │șeful acesteia │- Fișele de apreciere de serviciu │ │ │ │7.2. Monitorizarea activităților în vederea │anuale │ │ │ │îndeplinirii obiectivelor cu ajutorul unor │- Planul cu principalele activități│ │ │ │indicatori de performanță │ │ │ │ │7.3. Evaluarea performanțelor de către comandantul/│ │ │ │ │șeful structurii │ │ │ │ │7.4. Reevaluarea indicatorilor atunci când au loc │ │ │ │ │modificări ale ipotezelor/premiselor și, implicit, │ │ │ │ │a obiectivelor │ │ ├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤ │ 8.│ Standardul 8 │8.1. Identificarea și evaluarea/reevaluarea │- Procesul-verbal de analiză a │ │ │ MANAGEMENTUL RISCULUI │principalelor riscuri asociate obiectivelor și │riscurilor │ │ │ │activităților structurii care pot afecta │- Registrul de riscuri │ │ │ │eficacitatea și eficiența operațiunilor, │ │ │ │ │respectarea regulilor, regulamentelor, încrederea │ │ │ │ │în informațiile financiare și de management intern │ │ │ │ │și extern, protejarea bunurilor, prevenirea și │ │ │ │ │descoperirea fraudelor │ │ │ │ │8.2. Stabilirea măsurilor de gestionare a │ │ │ │ │riscurilor │ │ │ │ │8.3. Întocmirea și actualizarea Registrului de │ │ │ │ │riscuri la nivelul structurii │ │ ├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤ │ 9.│ Standardul 9 │9.1. Stabilirea activităților care pot fi transpuse│- Inventarul activităților │ │ │ PROCEDURI │în proceduri de sistem/operaționale │structurii │ │ │ │9.2. Elaborarea procedurilor de sistem/operaționale│- Procedurile de sistem/ │ │ │ │și aducerea lor la cunoștință persoanelor cu │operaționale │ │ │ │atribuții în domeniu │- Registrul pentru evidența │ │ │ │9.3. Respectarea codurilor de identificare │procedurilor de sistem/ │ │ │ │stabilite la nivelul ministerului │operaționale │ │ │ │9.4. Identificarea activităților/acțiunilor/ │- Atribuțiile structurii │ │ │ │proceselor care necesită reevaluări sau noi │- Fișele posturilor │ │ │ │proceduri │- Diagramele de relații │ │ │ │9.5. Efectuarea modificărilor apărute în urma │- Documente justificative │ │ │ │analizei │ │ │ │ │9.6. Centralizarea procedurilor de sistem/ │ │ │ │ │operaționale în format electronic de către │ │ │ │ │secretariatul comisiei │ │ │ │ │9.7. Modificarea și actualizarea procedurilor de │ │ │ │ │sistem/ operaționale, ca urmare a disfuncțiilor │ │ │ │ │constatate pe parcursul derulării activităților │ │ │ │ │9.8. Stabilirea măsurilor necesare pentru │ │ │ │ │separarea atribuțiilor și responsabilităților, │ │ │ │ │potrivit legii │ │ │ │ │9.9. Exercitarea de persoane diferite a funcțiilor │ │ │ │ │de inițiere, verificare și aprobare a operațiunilor│ │ │ │ │9.10. Întocmirea de documente înainte de efectuarea│ │ │ │ │operațiunilor, în situația unor circumstanțe │ │ │ │ │deosebite, care nu au putut fi anticipate și care │ │ │ │ │induc abateri ce nu permit derularea tranzacțiilor │ │ │ │ │prin procedurile existente │ │ ├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤ │10.│ Standardul 10 │10.1. Implementarea și evaluarea eficacității │- Procedurile de sistem/ │ │ │ SUPRAVEGHEREA │mijloacelor de control și supraveghere impuse │operaționale │ │ │ │pentru realizarea obiectivelor stabilite │- Fișele de apreciere de serviciu │ │ │ │10.2. Comunicarea atribuțiilor, a │anuale │ │ │ │responsabilităților și a limitelor de competență │- Planul de control │ │ │ │atribuite fiecărui salariat │- Documente rezultate în urma │ │ │ │10.3. Efectuarea evaluării periodice a activității │executării controlului │ │ │ │întregului personal │ │ │ │ │10.4. Verificarea și aprobarea rezultatelor muncii │ │ │ │ │obținute în diverse etape de realizare a │ │ │ │ │operațiunii │ │ │ │ │10.5. Elaborarea planurilor de control care să │ │ │ │ │furnizeze asigurări pentru atingerea obiectivelor │ │ │ │ │10.6. Definirea modalităților de evaluare și │ │ │ │ │valorificare a rezultatelor controalelor │ │ ├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤ │11.│ Standardul 11 │11.1. Asigurarea continuității activităților la │- Inventarul situațiilor care pot │ │ │ CONTINUITATEA │nivelul fiecărei microstructuri în parte, prin │conduce la discontinuități în │ │ │ ACTIVITĂȚII │întocmirea unui inventar al situațiilor care pot │activitate și al măsurilor care să │ │ │ │conduce la discontinuități în activitate și al │prevină apariția lor │ │ │ │măsurilor care să prevină apariția lor │- Ordinul de zi pe unitate prin │ │ │ │11.2. Efectuarea demersurilor de încadrare pe │care se numește înlocuitorul la │ │ │ │funcțiile disponibile la plecarea personalului din │comandă al persoanelor cu funcții │ │ │ │structură │de conducere la plecarea acestora │ │ │ │11.3. Asigurarea existenței de contracte de service│în concedii, misiuni etc. │ │ │ │pentru întreținerea echipamentelor din dotare │- Procedurile de sistem/ │ │ │ │11.4. Asigurarea existenței de contracte de │operaționale │ │ │ │achiziții pentru înlocuirea unor echipamente din │- Contractele de achiziții │ │ │ │dotare │- Contractele de service │ ├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤ │12.│ Standardul 12 │12.1. Stabilirea tipurilor de informații și a │- Diagrama de relații │ │ │ INFORMAREA ȘI │nevoilor de informare în cadrul fiecărei structuri,│- Procedurile de sistem/ │ │ │ COMUNICAREA │pe nivele ierarhice, astfel încât, prin primirea și│operaționale │ │ │ │transmiterea informațiilor, sarcinile să poată fi │- Buletinul Informativ al Armatei │ │ │ │îndeplinite │- Pagina de internet proprie │ │ │ │12.2. Stabilirea unui flux informațional (diagramă │ │ │ │ │de relații) fiabil, în toate sensurile, inclusiv │ │ │ │ │în relațiile cu exteriorul structurii │ │ │ │ │12.3. Stabilirea unui sistem eficient de comunicare│ │ │ │ │internă și externă care să asigure o difuzare │ │ │ │ │rapidă, fluentă și precisă a informațiilor │ │ │ │ │12.4. Adaptarea procesului de comunicare la │ │ │ │ │capacitatea utilizatorilor, în ceea ce privește │ │ │ │ │prelucrarea informațiilor și achitarea de │ │ │ │ │responsabilități în materie de comunicare │ │ ├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤ │13.│ Standardul 13 │13.1. Organizarea expedierii/primirii, a │- Procedurile de sistem/ │ │ │GESTIONAREA DOCUMENTELOR│depozitării și a lucrului cu documente pentru │operaționale │ │ │ │rezolvarea sarcinilor de serviciu și transpunerea │- Documentele prin care au fost │ │ │ │acestor operațiuni în proceduri operaționale │aduse la cunoștința întregului │ │ │ │13.2. Implementarea măsurilor de securitate pentru │personal reglementările cu privire │ │ │ │protejarea documentelor împotriva distrugerii, │la corespondență și arhivare │ │ │ │furtului, pierderii, incendiului etc. │(notificare e-mail, registrul │ │ │ │13.3. Aducerea la cunoștința întregului personal a │privind prelucrarea ordinelor, │ │ │ │legislației cu privire la corespondență și arhivare│tabel de luare la cunoștință etc.) │ ├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤ │14.│ Standardul 14 │14.1. Elaborarea/Actualizarea procedurilor │- Planul de control intern în │ │ │ RAPORTAREA CONTABILĂ │contabile în concordanță cu prevederile normative │domeniul financiar-contabil │ │ │ ȘI FINANCIARĂ │aplicabile domeniului financiar-contabil │- Procedurile de sistem/ │ │ │ │14.2. Executarea controalelor pentru a asigura │operaționale │ │ │ │corecta aplicare a politicilor, normelor și │- Rapoarte/Acte de verificare │ │ │ │procedurilor contabile, precum și a prevederilor │- Situațiile financiare anuale │ │ │ │normative aplicabile domeniului financiar-contabil │ │ │ │ │și al controlului intern │ │ ├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤ │15.│ Standardul 15 │15.1. Realizarea, anual, a operațiunii de │- Situațiile centralizatoare │ │ │EVALUAREA SISTEMULUI DE │autoevaluare a subsistemului de control intern/ │semestriale/anuale privind stadiul │ │ │ CONTROL INTERN/ │managerial la nivelul structurii prin întocmirea de│implementării și dezvoltării │ │ │ MANAGERIAL │raportări și informări/situații centralizatoare │sistemului de control intern/ │ │ │ │prevăzute de legislația în domeniu │managerial │ │ │ │15.2. Autoevaluarea anuală a stadiului │- Chestionarul de autoevaluare a │ │ │ │implementării și dezvoltării sistemului propriu de │stadiului de implementare a │ │ │ │control intern/managerial, pentru a stabili gradul │standardelor de control intern/ │ │ │ │de conformitate a acestuia cu standardele de │managerial │ │ │ │control intern/managerial │- Situația sintetică a rezultatelor│ │ │ │ │autoevaluării │ │ │ │ │- Raportul asupra sistemului de │ │ │ │ │control intern/managerial │ ├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤ │16.│ Standardul 16 │16.1. Executarea de misiuni de consiliere privind │- Documentele misiunii de audit │ │ │ AUDITUL INTERN │pregătirea procesului de autoevaluare a sistemului │ │ │ │ │de control intern/managerial al structurii │ │ │ │ │16.2. Asigurarea evaluării independente și │ │ │ │ │obiective a sistemului de control intern/ │ │ │ │ │managerial, de către structura de audit intern │ │ │ │ │16.3. Finalizarea acțiunilor auditorului intern │ │ │ │ │prin rapoarte de audit, în care se enunță punctele │ │ │ │ │slabe identificate în sistem și se formulează │ │ │ │ │recomandări pentru eliminarea acestora │ │ │ │ │16.4. Dispunerea de către comandantul/șeful │ │ │ │ │structurii a măsurilor necesare eliminării │ │ │ │ │punctelor slabe constatate de misiunile de audit, │ │ │ │ │având în vedere recomandările din rapoartele de │ │ │ │ │audit intern │ │ └───┴────────────────────────┴───────────────────────────────────────────────────┴───────────────────────────────────┘
Notă ────────── *) Ordinul ministrului apărării naționale nr. M.94/2004 nu a fost publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, deoarece avea ca obiect reglementări din sectorul de apărare a țării și securitate națională. ──────────
la norme
- Model -
ROMÂNIA Clasa/Nivel de secretizare Ministerul Apărării Naționale Exemplarul nr. ... - denumirea structurii - Nr. .... din ............ - localitatea - Aprob ----- Comandantul/Șeful ............. (structura) ............ (gradul) ........................ (prenumele și numele)
Programul de dezvoltare a sistemului
de control intern/managerial
al ........(denumirea structurii)..........
A. Cadru legal:
- Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial și controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările și completările ulterioare;
- Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice, cu modificările și completările ulterioare;
- Ordinul ministrului apărării naționale nr. M.84/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice privind sistemul de control intern/managerial în Ministerul Apărării Naționale.
B. Obiective:
1. asigurarea implementării și utilizării cu eficiență a instrumentelor de control intern/managerial, în vederea informării operative, corecte și la timp a conducerii structurii pentru a deține un bun control asupra activităților și acțiunilor organizate și desfășurate în cadrul structurii;
2. identificarea, analiza și evaluarea riscurilor care pot afecta obținerea rezultatelor și atingerea obiectivelor, stabilirea măsurilor de adoptat și a responsabilităților în acest sens, monitorizarea constantă a procesului.
..........
C. Acțiuni
*Font 9* ┌────┬───────────────────────┬──────────────────┬───────────────────┬──────────┬──────────┐ │Nr. │ Acțiuni │ Răspunde │ Participă │ Termen │Observații│ │crt.│ │ │ │ │ │ ├────┴───────────────────────┴──────────────────┴───────────────────┴──────────┴──────────┤ │ Implementarea standardului 5 - Obiective │ ├────┬───────────────────────┬──────────────────┬───────────────────┬──────────┬──────────┤ │ 1. │Formularea obiectivelor│Șefii de │Șefii de │ ........ │ │ │ │generale și specifice │compartimente/ │compartimente/ │ │ │ │ │la nivelul │birouri/secții/ │birouri/secții/ │ │ │ │ │microstructurilor, │servicii │servicii │ │ │ │ │precum și identificarea│ │ │ │ │ │ │ipotezelor/premiselor │ │ │ │ │ │ │ce stau la baza │ │ │ │ │ │ │stabilirii obiectivelor│ │ │ │ │ ├────┼───────────────────────┼──────────────────┼───────────────────┼──────────┼──────────┤ │ 2. │Elaborarea │Șefii de │Șefii de │ ........ │ │ │ │indicatorilor de │compartimente/ │compartimente/ │ │ │ │ │performanță asociați │birouri/secții/ │birouri/secții/ │ │ │ │ │obiectivelor │servicii │servicii │ │ │ ├────┼───────────────────────┼──────────────────┼───────────────────┼──────────┼──────────┤ │ 3. │Includerea în Planul cu│Președintele │Șefii de │ ........ │ │ │ │principalele activități│comisiei │compartimente/ │ │ │ │ │ale structurii a │ │birouri/secții/ │ │ │ │ │ipotezelor/premiselor, │ │servicii │ │ │ │ │obiectivelor și │ │ │ │ │ │ │indicatorilor de │ │ │ │ │ │ │performanță asociați │ │ │ │ │ ├────┴───────────────────────┴──────────────────┴───────────────────┴──────────┴──────────┤ │ Implementarea standardului ........................... │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
la norme
Structurile centrale responsabile de standardele
de control intern/managerial
*Font 7* ┌────┬────────────────────┬────────┬───────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┐ │Nr. │ Standardele de │Departa-│ Departa- │Departa-│ Statul │Secreta-│Direcția│Direcția│Direcția│Direcția│ Corpul │Direcția│Direcția│ │crt.│ control intern/ │ mentul │ mentul │ mentul │ Major │ riatul │generală│ mana- │ finan- │ instan-│ de con-│ audit │medicală│ │ │ managerial │ pentru │ pentru │ pentru │ General│ general│ de │ gement │ ciar- │ țelor │ trol și│ intern │ │ │ │ │politica│relația cu │ arma- │ │ │informa-│resurse │ conta- │militare│ inspec-│ │ │ │ │ │ de apă-│Parlamentul│ mente │ │ │ ții a │ umane │ bilă │ │ ție │ │ │ │ │ │ rare și│ și │ │ │ │apărării│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ plani- │ informare │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ficare │ publică │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├────┼────────────────────┼────────┼───────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │ 12 │ 13 │ 14 │ ├────┴────────────────────┴────────┴───────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┤ │ Mediul de control │ ├────┬────────────────────┬────────┬───────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┤ │ 1.│Etica, integritatea │ - │ C │ - │ - │ C │ - │ R │ - │ - │ - │ - │ - │ ├────┼────────────────────┼────────┼───────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┤ │ 2.│Atribuții, funcții, │ - │ - │ - │ C │ - │ - │ R │ - │ - │ - │ - │ - │ │ │sarcini │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├────┼────────────────────┼────────┼───────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┤ │ 3.│Competența, │ - │ - │ - │ C │ - │ - │ R │ - │ - │ - │ - │ - │ │ │performanța │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├────┼────────────────────┼────────┼───────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┤ │ 4.│Structura │ - │ - │ - │ R │ - │ - │ C │ - │ - │ - │ - │ - │ │ │organizatorică │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├────┴────────────────────┴────────┴───────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┤ │ Performanțe și managementul riscului │ ├────┬────────────────────┬────────┬───────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┤ │ 5.│Obiective │ R │ - │ - │ C │ C │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ ├────┼────────────────────┼────────┼───────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┤ │ 6.│Planificarea │ R │ - │ - │ C │ C │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ ├────┼────────────────────┼────────┼───────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┤ │ 7.│Monitorizarea │ R │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ │ │performanțelor │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├────┼────────────────────┼────────┼───────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┤ │ 8.│Managementul │ C │ C │ C │ C │ R │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ │ │riscului │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├────┴────────────────────┴────────┴───────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┤ │ Activități de control │ ├────┬────────────────────┬────────┬───────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┤ │ 9.│Proceduri │ C │ C │ C │ C │ R │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ ├────┼────────────────────┼────────┼───────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┤ │ 10.│Supravegherea │ - │ - │ C │ R │ - │ C │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ ├────┼────────────────────┼────────┼───────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┤ │ 11.│Continuitatea │ - │ - │ - │ R │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ │ │activității │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├────┴────────────────────┴────────┴───────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┤ │ Informarea și comunicarea │ ├────┬────────────────────┬────────┬───────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┤ │ 12.│Informarea și │ C │ R │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ │ │comunicarea │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├────┼────────────────────┼────────┼───────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┤ │ 13.│Gestionarea │ - │ - │ - │ C │ - │ R │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ │ │documentelor │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├────┼────────────────────┼────────┼───────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┤ │ 14.│Raportarea contabilă│ C │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ R │ C │ C │ C │ C │ │ │și financiară │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├────┴────────────────────┴────────┴───────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┤ │ Evaluare și audit │ ├────┬────────────────────┬────────┬───────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┤ │ 15.│Evaluarea sistemului│ C │ C │ C │ C │ R │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ │ │de control intern/ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │managerial │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├────┼────────────────────┼────────┼───────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┤ │ 16.│Auditul intern │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ R │ - │ └────┴────────────────────┴────────┴───────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┘
LEGENDĂ:
- R - structură responsabilă cu implementarea și dezvoltarea standardului;
- C - structură colaboratoare la implementarea și dezvoltarea standardului.
la norme
*Font 9* - Model - ROMÂNIA Ministerul Apărării Naționale Clasa/Nivel de secretizare - denumirea structurii - Exemplarul nr. ...... Nr. ...........din ............... - localitatea - Aprob -------- Comandantul/Șeful .................. (structura) ............ (gradul) ............................ (prenumele și numele) Inventarul funcțiilor considerate ca fiind în mod special expuse la corupție/sensibile ┌────┬─────────────────────┬─────────────────────┬───────┬─────────────────┬──────────┐ │Nr. │ Funcție sensibilă │ Salariat │ Data │Măsuri de control│Observații│ │crt.│ compartiment/birou/ │ (grad/nume/prenume) │numirii│intern/managerial│ │ │ │ secție/serviciu │ │ │ *) │ │ ├────┼─────────────────────┼─────────────────────┼───────┼─────────────────┼──────────┤ │ 1.│ │ │ │ │ │ ├────┼─────────────────────┼─────────────────────┼───────┼─────────────────┼──────────┤ │ 2.│ │ │ │ │ │ ├────┼─────────────────────┼─────────────────────┼───────┼─────────────────┼──────────┤ │ ...│ │ │ │ │ │ ├────┼─────────────────────┼─────────────────────┼───────┼─────────────────┼──────────┤ │ n.│ │ │ │ │ │ └────┴─────────────────────┴─────────────────────┴───────┴─────────────────┴──────────┘
Notă ────────── *) În coloana Măsuri de control intern/managerial se trec măsurile stabilite pentru gestionarea riscurilor aferente funcțiilor considerate ca fiind în mod special expuse la corupție/sensibile, pe rândul corespunzător funcției sensibile. ──────────
la norme
Metodologia de formulare a ipotezelor/premiselor,
obiectivelor și a indicatorilor de performanță
Obiectivele generale contribuie la îndeplinirea misiunii ministerului și sunt enunțate în legea de organizare și funcționare a ministerului sau sunt stabilite în actele normative și documentele de planificare (Strategia națională de apărare, Carta albă a apărării, Directiva de planificare a apărării etc.).
Obiectivele specifice sunt obiectivele rezultate prin derivare din obiectivele generale și contribuie la îndeplinirea obiectivului general corespunzător. Ele se particularizează de către comandantul/șeful structurii, în concordanță cu activitatea și atribuțiile specifice ale acesteia, și se includ în planul cu principalele activități ale structurii sau în alte documente de planificare.
Ipotezele/premisele stau la baza stabilirii obiectivelor și reprezintă construcții logice între variabile, bazate pe date cantitative sau calitative complete, care exprimă posibilele schimbări din mediul intern sau extern al ministerului (de exemplu: în estimarea costurilor sau beneficiilor unei acțiuni se ia în considerare rata inflației).
Obiectivele sunt formulate astfel încât să răspundă pachetului de cerințe S.M.A.R.T., care presupune că obiectivele trebuie să respecte următoarele criterii:
a) specific - obiectivele trebuie să fie precise și concrete;
b) măsurabil - obiectivele trebuie să definească o stare viitoare dezirabilă într-un mod care să permită măsurarea, astfel încât să fie posibilă verificarea îndeplinirii obiectivului prin indicatori de performanță;
c) abordabil - obiectivele stabilite trebuie să fie realizabile;
d) realist - obiectivele stabilite trebuie să fie ambițioase, însă, în același timp, trebuie să fie realiste;
e) termen de realizare - obiectivele pot fi măsurate numai dacă sunt încadrate într-o perioadă fixă de timp sau dacă se raportează la o dată.
Obiectivele generale și specifice trebuie stabilite în așa fel încât îndeplinirea lor să poată fi verificată prin indicatori măsurabili de performanță pentru activitatea planificată.
Indicatorii de performanță sunt elaborați pentru a furniza informații de încredere asupra naturii și performanței sectorului supus revizuirii împreună cu un set compatibil de măsuri ale performanței. Acest lucru va contribui la creșterea gradului de răspundere publică al sectorului, precum și la asigurarea faptului că deciziile privind politicile pot fi agreate în baza informațiilor întemeiate și de încredere.
Un indicator de performanță definește măsurarea unei informații importante și folositoare, cu privire la performanța ministerului, exprimată în procente, index, rată sau altă comparație, care este monitorizată la intervale regulate și este comparată cu unul sau mai multe criterii.
Măsurarea performanței este, în general, orientată fie către rezultatele activității (output), fie către impactul programului (outcome) pe termen lung.
Tipuri de indicatori de performanță:
a) cantitatea (care este rezultatul direct al activității sau al ceea ce se va produce în cadrul programului) - este un indicator a ceea ce activitatea/programul va produce efectiv (de exemplu, numărul militarilor instruiți), fiind relevant pentru programele și activitățile care se concentrează doar pe furnizarea de bunuri și servicii de bază (de exemplu, numărul de paturi de spital furnizate, numărul de locuri în cadrul școlilor de aplicație);
b) calitatea (cum va fi măsurată calitatea rezultatului) - măsoară calitatea rezultatelor produse (de exemplu, satisfacția cadrelor militare față de cariera militară; numărul greșelilor făcute);
c) durata (în ce perioadă ar trebui produse efectele) - măsurarea duratei variază în funcție de natura rezultatului (de exemplu, lista de așteptare medie pentru o operație medicală, durata medie de spitalizare), fiind foarte folositoare atunci când elementul timp este o dimensiune importantă în cadrul desfășurării activității/programului;
d) eficiența (care este costul per unitate de produs) - este o măsură a unităților contribuțiilor, de obicei costul (de exemplu, salarii, cheltuieli administrative și alte cheltuieli) per unitate de rezultat. Indicatorii de acest tip măsoară dacă serviciile sunt furnizate la cel mai redus cost. În timp, ei indică schimbări în costurile per unitate și eficiența operațiunilor în furnizarea de servicii;
e) eficacitatea (ce impact a avut programul) - un indicator privind măsura în care un program sau serviciu și-a atins obiectivele.
La selecția indicatorilor de performanță se au în vedere următoarele:
a) legătura între indicatori și obiectivele stabilite trebuie să fie clară;
b) trebuie stabilite valorile de referință dintre cele mai recente valori istorice ale unui indicator;
c) trebuie stabilite activități regulate pentru colectarea indicatorului care să descrie modul în care indicatorul va fi colectat, cine este responsabil și când anume va fi furnizată informația;
d) valorile-țintă trebuie stabilite pentru fiecare trimestru al anului financiar curent.
la norme
Diagrama de proces pentru implementarea managementului riscului
┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐ ┌────→┤ Stabilirea obiectivelor generale/specifice │ │ │ │ │ └──────────────────────────┬────────────────────────────────────┘ │ │ │ ↓ │ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ Stabilirea activităților principale pentru îndeplinirea │ │ │ obiectivelor generale/specifice │ │ └──────────────────────────┬────────────────────────────────────┘ │ │ │ ↓ │ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ Identificarea riscurilor │ │ │ │ │ └──────────────────────────┬────────────────────────────────────┘ │ │ │ ↓ │ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ │ │ │ Evaluarea riscurilor │ │ │ │ │ └──────────────────────────┬────────────────────────────────────┘ │ │ │ ↓ │ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ │ │ │ Stabilirea măsurilor de management al riscurilor │ │ └──────────────────────────┬────────────────────────────────────┘ │ │ │ ↓ │ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ Centralizarea propunerilor pentru întocmirea proiectului │ │ │ Registrului de riscuri al structurii │ │ └──────────────────────────┬────────────────────────────────────┘ │ │ │ ↓ │ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │Întocmirea proiectului Registrului de riscuri al structurii de │ │ │ către responsabilul pe linia controlului intern/managerial │ │ └──────────────────────────┬────────────────────────────────────┘ │ │ │ ↓ │ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐ │┌───→┤ Analizarea și avizarea proiectului Registrului de riscuri al │ ││ │ structurii în cadrul ședinței comisiei │ ││ └────────────────────────────┬──────────────────────────────────┘ ││ │ ││ ↓ ││ . ││ ┌──────────────┐ . . ││ │ Responsabilul│ . . ││ │ pe linia │ Nu . Avizarea . ├┼─┤ controlului ├←───────. în ședința . ││ │ intern/ │ . comisiei . ││ │ managerial │ . . ││ └──────────────┘ . . ││ . ││ │ Da ││ ↓ ││ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐ ││ │ Promovarea proiectului Registrului de riscuri al structurii, │ ││ │ spre aprobare, comandantului/șefului structurii printr-un│ ││ │ raport în care sunt evidențiate principalele riscuri │ ││ └───────────────────────────┬───────────────────────────────────┘ ││ │ ││ ↓ ││ . ││ . . ││ . Aprobarea . ││ Nu . comandantului/ . │└──────────────────────.șefului structurii . │ . . │ . . │ . . │ . │ │ Da │ ↓ │ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ Punerea în aplicare a măsurilor stabilite │ │ │ │ │ └───────────────────────────┬───────────────────────────────────┘ │ │ │ ↓ │ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ Analizarea stadiului implementării măsurilor │ │ │ de management al riscurilor │ │ └───────────────────────────┬───────────────────────────────────┘ │ │ │ ↓ │ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐ └─────┤ Revizuirea, monitorizarea și actualizarea │ │ Registrului de riscuri al structurii │ └───────────────────────────────────────────────────────────────┘
la norme
Metodologia privind identificarea, evaluarea și atenuarea riscurilor
Managementul riscurilor este un proces efectuat de către conducerea și personalul structurilor ministerului și constă în:
1. identificarea riscurilor;
2. evaluarea riscurilor;
3. stabilirea toleranței la risc;
4. strategia adoptată pentru atenuarea riscurilor - controlarea riscurilor (răspunsul la risc);
5. revizuirea și raportarea riscurilor.
1. Identificarea riscurilor
Riscurile se identifică și se definesc în raport cu obiectivele a căror realizare este afectată de materializarea lor.
Existența unui sistem de obiective clar definite în cadrul structurii constituie premisa esențială pentru identificarea și definirea riscurilor.
Dacă situația o impune, anumite activități/sarcini, ce au un rol determinant în realizarea obiectivului, pot fi detaliate la rândul lor până la limita necesară unei identificări și evaluări mai precise a riscurilor.
Identificarea riscurilor se efectuează prin formularea răspunsului la următoarea întrebare: care ar fi consecințele nerealizării sau realizării necorespunzătoare a acestei activități/sarcini?
Un risc identificat va fi exprimat succint cu ajutorul câtorva cuvinte care să îi redea esența (de exemplu: efectuarea de plăți necuvenite sau atribuirea nelegală a contractului de furnizare).
Pentru identificarea și definirea riscurilor se respectă următoarele reguli:
a) se ține cont de faptul că riscul este o incertitudine, o posibilitate, și nu un fapt împlinit;
b) se analizează problemele dificile identificate, iar dacă circumstanțele se pot repeta, se tratează problemele dificile și ca riscuri;
c) problemele (situațiile, evenimentele) care nu pot să apară nu se consideră riscuri;
d) se definesc atât cauzele, cât și efectele riscului identificat asupra obiectivelor;
e) se grupează și se prioritizează riscurile identificate.
2. Evaluarea riscurilor
Evaluarea riscurilor presupune evaluarea probabilității de materializare a riscurilor și a impactului asupra obiectivelor în cazul în care acestea se materializează. Combinația dintre nivelul estimat al probabilității și nivelul estimat al impactului constituie expunerea la risc, în baza căreia se realizează profilul riscurilor.
Etapele evaluării riscurilor sunt:
2.1. evaluarea probabilității de materializare a riscului identificat;
2.2. evaluarea impactului asupra obiectivelor în cazul materializării riscurilor;
2.3. evaluarea expunerii la risc.
2.1. Evaluarea probabilității de materializare a riscului identificat
Evaluarea probabilității de materializare a riscului identificat constă în determinarea șanselor de apariție a unui rezultat specific și se realizează prin:
a) observarea materializării riscurilor similare în trecut;
b) analiza circumstanțelor (cauzelor) care favorizează apariția riscurilor;
c) utilizarea scalelor de evaluare a probabilității de materializare a riscului, în trei trepte de probabilitate, potrivit tabelului:
┌────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────────┐ │ Nivelul probabilității │ Explicație │ ├──┬─────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────┤ │ 1│Scăzută (0%-19%) │Este foarte puțin probabil să se întâmple pe o │ │ │ │perioadă lungă de timp; nu s-a întâmplat până în │ │ │ │prezent. │ ├──┼─────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────┤ │ 2│Medie (20%-79%) │Este probabil să se întâmple pe o perioadă medie de │ │ │ │timp; s-a întâmplat de câteva ori în ultimul │ │ │ │an/ultimii ani. │ ├──┼─────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────┤ │ 3│Ridicată (80%-100%) │Este foarte probabil să se întâmple pe o perioadă │ │ │ │scurtă de timp; s-a întâmplat de multe ori în ultimul│ │ │ │an. │ └──┴─────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────────┘
2.2. Evaluarea impactului asupra obiectivelor în cazul materializării riscurilor
Evaluarea impactului asupra obiectivelor în cazul materializării riscurilor reprezintă consecința asupra obiectivelor (rezultatelor) așteptate, care poate fi, în funcție de natura riscului, negativă sau pozitivă și se face potrivit tabelului:
┌────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────────┐ │ Nivelul impactului/ │ Explicație │ │ consecințelor │ │ ├──┬─────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────┤ │ 1│Scăzut │Cu impact foarte scăzut asupra activităților │ │ │ │structurii și îndeplinirii obiectivelor │ ├──┼─────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────┤ │ 2│Mediu │Cu impact mediu asupra activităților structurii și │ │ │ │îndeplinirii obiectivelor │ ├──┼─────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────┤ │ 3│Ridicat │Cu impact semnificativ asupra activităților │ │ │ │structurii și îndeplinirii obiectivelor │ └──┴─────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────────┘
2.3. Evaluarea expunerii la risc
Expunerea la risc reprezintă consecințele, ca o combinație de probabilitate și impact, pe care le poate resimți o structură în raport cu obiectivele prestabilite în cazul în care riscul s-ar materializa.
Evaluarea expunerii la risc se determină astfel: probabilitate x impact (X x Y).
Scala evaluării expunerii la risc se reprezintă grafic astfel:
┌────┬─────────────┬─────────────┬─────────────┐ │RI- │≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│ │DI- │≈≈≈≈≈3≈≈≈≈≈≈≈│▒▒▒▒▒6▒▒▒▒▒▒▒│▒▒▒▒▒▒9▒▒▒▒▒▒│ │CAT │≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│ │ 3 │≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│ ├────┼─────────────┼─────────────┼─────────────┤ IMPACT (Y)│ME- │░░░░░░░░░░░░░│≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│ │DIU │░░░░░2░░░░░░░│≈≈≈≈≈4≈≈≈≈≈≈≈│▒▒▒▒▒▒6▒▒▒▒▒▒│ │ 2 │░░░░░░░░░░░░░│≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│ ├────┼─────────────┼─────────────┼─────────────┤ │SCĂ-│░░░░░░░░░░░░░│░░░░░░░░░░░░░│≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈│ │ZUT │░░░░░1░░░░░░░│░░░░░2░░░░░░░│≈≈≈≈≈≈3≈≈≈≈≈≈│ │ 1 │░░░░░░░░░░░░░│░░░░░░░░░░░░░│≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈│ └────┼─────────────┼─────────────┼─────────────┤ │ SCĂZUTĂ-1 │ MEDIE-2 │ RIDICATĂ-3 │ └─────────────┴─────────────┴─────────────┘ PROBABILITATE (X)
NOTĂ:
Liniile matricei descriu variația probabilității, iar coloanele variația impactului. Expunerea la risc apare la intersecția liniilor cu coloanele.
3. Stabilirea toleranței la risc
3.1. Toleranța la risc reprezintă "cantitatea" de risc pe care o structură este pregătită să o tolereze sau la care este dispusă să se expună la un moment dat și presupune următoarele:
a) pentru fiecare risc identificat este necesară efectuarea unei comparări a expunerii la risc cu nivelul toleranței la risc;
b) se analizează deviația expunerii la risc față de toleranța la risc și se stabilește dacă riscul este tolerabil sau nu;
c) dacă expunerea la riscul inerent este mai mică sau egală cu toleranța la risc atunci nu se impun măsuri de control al riscurilor, ceea ce înseamnă că riscurile sunt acceptate;
d) toate riscurile care au un nivel al expunerii situat deasupra limitei de toleranță trebuie tratate prin măsuri de control prin care expunerea la riscurile reziduale să fie adusă sub limita de toleranță stabilită.
3.2. Stabilirea limitei de toleranță la risc constă în punerea într-o relație de echilibru a costului de controlare a riscurilor cu costul expunerii, în cazul în care riscul s-ar materializa și se face potrivit tabelului:
┌───────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────┐ │ Nivel tolerare │ Explicații │ ├─────────┬─────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤ │░░░░░░░░░│ │ │ │░░1 - 2░░│ Tolerabil │ Nu necesită nici o măsură de control. │ │░░░░░░░░░│ │ │ ├─────────┼─────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤ │≈≈≈≈≈≈≈≈≈│ │ │ │≈≈3 - 5≈≈│ Tolerare medie │Necesită măsuri de control pe termen scurt/mediu.│ │≈≈≈≈≈≈≈≈≈│ │ │ ├─────────┼─────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤ │▒▒▒▒▒▒▒▒▒│ │ │ │▒▒6 - 9▒▒│ Intolerabil │ Necesită măsuri de control urgente. │ │▒▒▒▒▒▒▒▒▒│ │ │ └─────────┴─────────────────┴─────────────────────────────────────────────────┘
4. Strategia adoptată pentru atenuarea riscurilor - controlarea riscurilor (răspunsul la risc)
4.1. După ce riscurile au fost identificate și evaluate și după ce s-au definit limitele de toleranță în cadrul cărora structura este dispusă la un moment dat să își asume riscuri, se stabilește tipul de răspuns la risc pentru fiecare risc în parte, potrivit tabelului:
┌─────────────────────────┬────────────────────────────────────────────────────┐ │Strategia adoptată pentru│ Măsurile ce urmează a fi luate │ │ răspunsul la risc │ │ ├─────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────────┤ │Acceptare │Acceptarea (tolerarea) riscurilor, respectiv │ │ │neluarea unor măsuri de control, intervine atunci │ │ │când riscurile sunt liber asumate și aplicarea unei │ │ │strategii de răspuns la risc nu este posibilă (se │ │ │recomandă în cazul riscurilor cu expunere scăzută). │ ├─────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────────┤ │Evitare │Evitarea riscurilor, eliminarea activităților │ │ │(circumstanțelor) care generează riscurile │ │ │(aplicarea acestei strategii este limitată în cazul │ │ │activităților care țin de scopul structurii). │ ├─────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────────┤ │Monitorizare permanentă │Acceptarea riscului cu condiția menținerii sale sub │ │ │o permanentă supraveghere presupune o amânare a │ │ │luării măsurilor de control până la momentul │ │ │creșterii probabilității de apariție a riscului │ │ │astfel tratat (se aplică în cazul riscurilor cu │ │ │impact semnificativ, dar cu probabilitate mică de │ │ │apariție, monitorizându-se cu precădere │ │ │probabilitatea de apariție a riscului). │ ├─────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────────┤ │Transferarea riscurilor │Încredințarea gestionării riscului unui terț │ │ │specializat, pe bază de contract, are ca efect │ │ │micșorarea expunerii structurii și gestionarea │ │ │eficace a riscului de către un terț specializat (se │ │ │pretează în cazul riscurilor financiare și │ │ │patrimoniale, cum sunt contractele de asigurare). │ ├─────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────────┤ │Tratarea (atenuarea) │Reprezintă cea mai frecventă modalitate de abordare │ │riscurilor │pentru majoritatea riscurilor cu care se confruntă │ │ │structura și presupune acționarea prin măsuri de │ │ │atenuare a probabilității, a impactului sau a │ │ │amândurora (implementarea de instrumente de control │ │ │intern/managerial pentru a menține riscurile în │ │ │limite acceptabile). │ └─────────────────────────┴────────────────────────────────────────────────────┘
4.2. Instrumentele de control intern/managerial constituie ansamblul măsurilor luate în vederea atenuării riscurilor și sunt clasificate în șase grupe, astfel:
a) obiectivele - efectele pozitive pe care conducerea încearcă să le realizeze sau evenimentele/efectele negative pe care conducerea încearcă să le evite ținând cont de specificul domeniului de activitate și al responsabilităților stabilite de legislația în domeniu;
b) mijloacele - ansamblul resurselor umane, financiare, materiale și de altă natură puse la dispoziția structurii în vederea realizării obiectivelor stabilite;
c) sistemul informațional - totalitatea procedurilor, metodelor și mijloacelor puse la dispoziția structurii în cadrul procesului informațional ce constituie un tot unitar cu privire la culegerea, prelucrarea, sistematizarea, transmiterea, valorificarea și stocarea datelor și informațiilor, în conformitate cu legislația în domeniu;
d) organizarea - ansamblul de măsuri, metode, tehnici, mijloace și operațiuni, prin care se stabilesc, în conformitate cu anumite principii, reguli, norme și criterii prevăzute în legislația specifică, componentele procesuale (activități, atribuții, sarcini) și organigramele structurilor ministerului, în vederea îndeplinirii atribuțiilor și responsabilităților stabilite;
e) procedurile - totalitatea pașilor ce trebuie urmați, a metodelor de lucru stabilite și a regulilor de aplicat, în vederea executării activității, atribuției sau sarcinii;
f) supervizarea, controlul - sunt vizate, în principal, măsuri de control ierarhic, menite să țină sub control riscurile ce rezultă din desfășurarea activităților de către personalul din subordine, și presupune îndrumarea, coordonarea, monitorizarea și verificarea.
5. Revizuirea și raportarea riscurilor
Revizuirea și raportarea riscurilor presupune:
a) monitorizarea modificării riscurilor ca urmare a implementării instrumentelor de control intern/managerial și a modificării circumstanțelor care favorizează apariția riscurilor (a se analiza dacă: riscurile persistă, au apărut riscuri noi, impactul și probabilitatea riscurilor au suferit modificări, măsurile implementate sunt eficace, anumite riscuri trebuie raportate eșaloanelor superioare etc.);
b) obținerea de asigurări privind eficacitatea gestionării riscurilor și identificarea nevoii de a lua măsuri viitoare.
la norme
*Font 7* - Model - ROMÂNIA Clasa/Nivel de secretizare Ministerul Apărării Naționale Exemplarul nr. .... - denumirea structurii - Nr. ...... din .............. - localitatea - Aprob Comandantul/Șeful .................... (structura) ..................... (gradul) ..................... (prenumele și numele) Registrul de riscuri al ..................... (denumirea structurii) ┌────────┬──────────┬──────────┬─────────────┬─────────┬────────────┬──────┬─────────────────┬────────┬───────────┬──────────┐ │ Codul │ Obiectiv/│Descrierea│ Risc inerent│Strategia│Instrumentul│Termen│ Risc rezidual │Acțiuni │Responsabil│Observații│ │riscului│Activitate│ riscului ├───┬───┬─────┤adoptată │ de control │ ├─────┬───┬───────┤ noi │ │ │ │ │ │ │ P │ I │ E │ pentru │ intern/ │ │ P │ I │ E │propuse/│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ risc │ managerial │ │ │ │ │ termen │ │ │ ├────────┼──────────┼──────────┼───┼───┼─────┼─────────┼────────────┼──────┼─────┼───┼───────┼────────┼───────────┼──────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11│ 12 │ 13 │ 14 │ 15 │ │ │ │ │ │ │(4x5)│ │ │ │ │ │(10x11)│ │ │ │ ├────────┼──────────┼──────────┼───┼───┼─────┼─────────┼────────────┼──────┼─────┼───┼───────┼────────┼───────────┼──────────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├────────┼──────────┼──────────┼───┼───┼─────┼─────────┼────────────┼──────┼─────┼───┼───────┼────────┼───────────┼──────────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ └────────┴──────────┴──────────┴───┴───┴─────┴─────────┴────────────┴──────┴─────┴───┴───────┴────────┴───────────┴──────────┘
LEGENDĂ:
- P - probabilitate;
- I - impact;
- E - expunerea la risc.
la norme
*Font 9* - Model - ROMÂNIA Clasa/Nivel de secretizare Ministerul Apărării Naționale Exemplarul nr. ........... - denumirea structurii - Nr. ......... din ........... - localitatea - Aprob ----- Comandantul/Șeful .................. (structura) .............. (gradul) .......................... (prenumele și numele) Inventarul activităților .............................. (denumirea structurii) ┌────┬──────────────────────┬──────────┬────────────────────┬───────────┬──────────┐ │Nr. │Denumirea activității │Activitate│Denumirea procedurii│Responsabil│Observații│ │crt.│ ├────┬─────┤(pentru activitățile│ │ │ │ │ │ P │ N │ procedurabile) │ │ │ ├────┴──────────────────────┴────┴─────┴────────────────────┴───────────┴──────────┤ │ Serviciul ............................ │ ├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ Secția ........................ │ ├────┬──────────────────────┬────┬─────┬────────────────────┬───────────┬──────────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ ├────┴──────────────────────┴────┴─────┼────────────────────┴───────────┴──────────┤ │ Total general activități │ │ ├──────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────────────┤ │Total general activități procedurabile│ │ └──────────────────────────────────────┴───────────────────────────────────────────┘
LEGENDĂ:
- P - procedurabilă;
- N - neprocedurabilă.
NOTĂ:
La nivelul fiecărei microstructuri, precum și la nivelul întregii structuri, numărul activităților procedurabile reprezintă doar o parte din cel al activităților identificate.
la norme
Diagrama de proces pentru elaborarea procedurilor de sistem/operaționale
*Font 8* ┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ ┌────────────────────────────────┐ │ │ │Inițierea PS/PO*) de către șeful│ │ │ │ structurii/microstructurii │ │ │ │ │ │ │ │● Stabilirea activităților care │ │ │ ┌─────────────────────┤pot fi transpuse în PS/PO │ │ │ ↓ │● Stabilirea termenelor și │ │ │┌───────────────────────────────┐ │persoanelor responsabile de │ │ ││ Elaborare PS/PO │ │elaborarea PS/PO │ │ ││ │ └────────────────────────────────┘ │ ││● Elaborarea PS/PO de către │ ┌───────────────────────────────┐ │ ││persoanele desemnate │ │ Difuzarea PS/PO │ │ ││● Verificarea PS/PO de către │ │ │ │ ││șeful microstructurii │ │● Originalul PS/PO se înregis- │ │ │└──────────────┬────────────────┘ │trează și se păstrează la │ │ │ │ ┌─────────────┐ │structura/microstructura │ │ │ │ ┌┴────────────┐│ │emitentă │ │ │ │ │Proiect PS/PO├┘ │● Se transmite PS/PO în format │ │ │ │ └─────────────┘ │electronic structurilor/micro- │ │ │ ↓ │structurilor implicate și │ │ │┌───────────────────────────────┐ │responsabilului pe linia │ │ ││ Analizarea PS/PO în cadrul │ │controlului intern/managerial │ │ ││ ședințelor comisiei │ └───────────────────────────────┘ │ ││ │ ↑ │ ││● Verificarea conformității │ │ │ ││PS/PO │ │ │ │└──────────────┬────────────────┘ . │ │ │ ↓ . . │ │ │ . . . │ │ │ . . .Implică mai. ┌────────┴──────────┐ │ │ . .┌───────────┐ . multe .┌───────────┐ │ │ │ │ . CONFORM . DA ┌─┼───→. structuri/ . NU ├─┬──→│ Adoptarea PS/PO │ │ │ . .└─────────┼─┘ . micro- .└───────────┘ │ │ │ │ │ . . │ . structuri?. │ └───────────────────┘ │ │ . │ . . │ ↑ │ │ ┌───────┐ │ . . │ │ │ │ │ NU │ │ . │ ┌────────┴──────────┐ │ │ └───┬───┘ │ ┌───────┐ │ │ Armonizarea între │ │ │ │ ┌──────────┐│ │ DA │ │ │structurile/micro- │←───┼─┐ │ │ ┌┴─────────┐││ └───┬───┘ │ │ structurile │ │ │ │ │ │Observații├┘│ │ │ │ implicate │ │ │ │ │ └──────────┘ │ │ │ └───────────────────┘ │ │ │ ↓ │ ↓ │ │ │ │┌───────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────┐ │ │ │ ││ Modificarea PS/PO │ │ │ Avizare PS/PO │ │ │ │ ││ │ │ │ │ │ │ │ ││● De către structura/ ├─┘ │● structura/micro- │ │ │ │ ││microstructura responsabilă│ │structura responsabilă │ │ │ │ │└───────────────────────────┘ │transmite electronic │ │ │ │ │ ┌───────┐ │PS/PO structurilor/ │ │ │ │ │ ┌┴──────┐│ │microstructurilor │ │ │ │ │ │Proiect││ │implicate │ │ │ │ │ │ PS/PO ││ └───────────┬───────────┘ │ ┌───────────────┐ │ │ │ │refăcut├┘ ↓ │ ┌┴──────────────┐│ │ │ │ └───────┘ . │ │ Observații ││ │ │ │ . . │ │ transmise ││ │ │ │ . . │ │ structurii/ ││ │ │ │ . .┌────────┐ │ │microstructurii││ │ │ │ . Observații . NU ├──────┘ │ responsabile ├┘ │ │ │ . .└────────┘ └───────────────┘ │ │ │ . . │ │ │ . . │ │ │ . │ │ │ ┌───────┐ │ │ │ │ DA ├───────────────────────────────────────────────┼─┘ │ └───────┘ │ └───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Notă ────────── *) PS - procedura de sistem. PO - procedura operațională. ──────────
la norme
- Model orientativ -
PROCEDURA DE SISTEM/OPERAȚIONALĂ
┌──────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┐ │ │ Clasa/Nivel de secretizare │ │ ROMÂNIA ├─────────────────────────────────────┤ │ Ministerul Apărării Naționale │ Exemplar unic │ │ - denumirea structurii - ├─────────────────────────────────────┤ │ Nr. ....... din ........... │ Ediția ...... │ │ - localitatea - ├─────────────────────────────────────┤ │ │ Revizia ...... │ └──────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┘ Aprob ------- Comandantul/Șeful ................... (structura) .......... (gradul) ....................... (prenumele și numele) De acord ---------- Președintele comisiei .......... (gradul) ....................... (prenumele și numele) ┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ │ - DENUMIREA PROCEDURII DE SISTEM/OPERAȚIONALE - │ │ Cod: P.S./P.O. ................ │ │ │ └────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Verificat ----------- Șeful ................... (microstructura) .......... (gradul) ....................... (prenumele și numele) Întocmit ---------- .......... (gradul) ..................... (prenumele și numele)
CUPRINS
1. Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii de sistem/operaționale
┌───────────────┬────────────────┬────────────────┬───────────────────────────┐ │Ediția/Revizia │ Componenta │ Modalitatea │ Data la care se aplică │ │ │ revizuită │ reviziei │ prevederile ediției │ │ │ │ │ sau reviziei ediției │ ├───────────────┼────────────────┼────────────────┼───────────────────────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ ├───────────────┼────────────────┼────────────────┼───────────────────────────┤ │ Ediția I │ X │ X │ │ ├───────────────┼────────────────┼────────────────┼───────────────────────────┤ │ Revizia 1 │ │ │ │ ├───────────────┼────────────────┼────────────────┼───────────────────────────┤ │ Revizia 2 │ │ │ │ ├───────────────┼────────────────┼────────────────┼───────────────────────────┤ │ ...... │ │ │ │ ├───────────────┼────────────────┼────────────────┼───────────────────────────┤ │ Ediția II │ X │ X │ │ ├───────────────┼────────────────┼────────────────┼───────────────────────────┤ │ Revizia 1 │ │ │ │ └───────────────┴────────────────┴────────────────┴───────────────────────────┘
Când se realizează o nouă ediție a procedurii de sistem/operaționale, coloanele 2 și 3 nu se completează.
Revizia se schimbă atunci când au loc acțiuni de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, a unuia sau a mai multor componente ale unei ediții a procedurii de sistem/operaționale.
Paragrafele și subparagrafele schimbate vor fi marcate prin sublinierea textului respectiv.
Numărul reviziei se modifică în ordine crescătoare.
Dacă volumul modificărilor depășește 50% din conținutul procedurii scrise sau diferența dintre numerele de revizie este mai mare de 3, se modifică ediția procedurii scrise.
2. Lista de difuzare
Difuzarea procedurilor de sistem/operaționale este realizată în format electronic.
┌────────┬──────────────────┬───────────────────┬──────────────────────────┐ │ Nr. │ Scopul difuzării │ Microstructura/ │ Data difuzării │ │ crt. │ │ Persoana │ │ ├────────┼──────────────────┼───────────────────┼──────────────────────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ ├────────┼──────────────────┼───────────────────┼──────────────────────────┤ │ 1 │ aplicare │ │ │ ├────────┼──────────────────┼───────────────────┼──────────────────────────┤ │ 2 │ .... │ │ │ ├────────┼──────────────────┼───────────────────┼──────────────────────────┤ │ 3 │ informare │ │ │ ├────────┼──────────────────┼───────────────────┼──────────────────────────┤ │ 4 │ .... │ │ │ ├────────┼──────────────────┼───────────────────┼──────────────────────────┤ │ 5 │ evidență │ │ │ ├────────┼──────────────────┼───────────────────┼──────────────────────────┤ │ 6 │ alte scopuri │ │ │ └────────┴──────────────────┴───────────────────┴──────────────────────────┘
3. Scop
În această secțiune se prezintă scopul pentru care a fost formulată procedura respectivă (PO sau PS). Totodată, este recomandabil să fie precizate și beneficiile care se obțin prin utilizarea procedurii în cauză.
4. Documente de referință
Lista documentelor cu rol de reglementare, aplicabile activității procedurabile, și legislația internă și internațională care reglementează activitatea.
5. Definiții și abrevieri
Se înscriu și se explică termenii/abrevierile specifice activității.
5.1. Definiții
5.2. Abrevieri
6. Domeniul de aplicare
Sunt precizate principalele activități de care depind sau care depind de activitatea care va fi transpusă în procedură, compartimentele furnizoare de date sau/și beneficiare de rezultate ale activității. Listarea compartimentelor implicate în procesul activității.
7. Descrierea procedurii de sistem/operaționale
Se descriu etapele de lucru: derularea operațiunilor și a acțiunilor.
Această parte de descriere a procedurii propriu-zise poate fi realizată astfel:
a) narativ, prin înșiruirea logică și cronologică a pașilor care trebuie urmați în vederea realizării atribuțiilor și sarcinilor, având în vedere asumarea responsabilităților;
b) tabelar, prin includerea elementelor procedurii [pași, responsabil(i), termen etc.] într-un tabel de forma:
┌────┬─────────────┬────────────┬─────────────┬───────────────────┬────────────┐ │Nr. │ Descriere │Responsabil │ Termen │ Documente │ Observații │ │crt.│ activitate │ │(timp alocat)│ (de intrare, de │ │ │ │ │ │ │ieșire, ajutătoare)│ │ ├────┼─────────────┼────────────┼─────────────┼───────────────────┼────────────┤ │ │ │ │ │ │ │ └────┴─────────────┴────────────┴─────────────┴───────────────────┴────────────┘
8. Responsabilități
Această secțiune se referă la descrierea responsabilităților structurilor/microstructurilor/persoanelor care aplică procedura, și nu la cele legate de elaborarea, verificarea și aprobarea procedurii.
la norme
- Model -
*Font 8* ROMÂNIA Clasa/Nivel de secretizare Ministerul Apărării Naționale Exemplarul nr. ...... - denumirea structurii - Nr. ...... din .............. - localitatea - Registrul pentru evidența procedurilor de sistem/operaționale al ......................... (denumirea structurii) ┌────┬───────┬─────────┬────────┬───────────┬───────────┬─────────────┬────────┬───────┬─────────┬──────┐ │Nr. │ Codul │Denumirea│ Data │ Clasa sau │ Structura │ Nr. de │ Ediția │Revizia│ Data │Obser-│ │crt.│ PS/PO │ PS/PO │intrării│nivelul de │ care a │înregistrare/│ │ │abrogării│vații │ │ │ │ │ în │secretizare│ elaborat │ data │ │ │ │ │ │ │ │ │vigoare │ │ PS/PO │ │ │ │ │ │ ├────┼───────┼─────────┼────────┼───────────┼───────────┼─────────────┼────────┼───────┼─────────┼──────┤ │ 0 │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ ├────┴───────┴─────────┴────────┴───────────┴───────────┴─────────────┴────────┴───────┴─────────┴──────┤ │ CAPITOLUL I - PROCEDURI DE SISTEM │ ├────┬───────┬─────────┬────────┬───────────┬───────────┬─────────────┬────────┬───────┬─────────┬──────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├────┼───────┼─────────┼────────┼───────────┼───────────┼─────────────┼────────┼───────┼─────────┼──────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├────┴───────┴─────────┴────────┴───────────┴───────────┴─────────────┴────────┴───────┴─────────┴──────┤ │ CAPITOLUL II - PROCEDURI OPERAȚIONALE │ ├────┬───────┬─────────┬────────┬───────────┬───────────┬─────────────┬────────┬───────┬─────────┬──────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├────┼───────┼─────────┼────────┼───────────┼───────────┼─────────────┼────────┼───────┼─────────┼──────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├────┴───────┴─────────┴────────┴───────────┴───────────┴─────────────┴────────┴───────┴─────────┴──────┤ │ CAPITOLUL III - PROCEDURI DE SISTEM PRIMITE DE LA ALTE STRUCTURI │ ├────┬───────┬─────────┬────────┬───────────┬───────────┬─────────────┬────────┬───────┬─────────┬──────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├────┼───────┼─────────┼────────┼───────────┼───────────┼─────────────┼────────┼───────┼─────────┼──────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ └────┴───────┴─────────┴────────┴───────────┴───────────┴─────────────┴────────┴───────┴─────────┴──────┘
la norme
- Model -
*Font 8* ROMÂNIA Clasa/Nivel de secretizare Ministerul Apărării Naționale Exemplarul nr. ...... - denumirea structurii - Nr. ...... din .............. - localitatea - TABEL cu datele de identificare ale președintelui și ale persoanelor care asigură secretariatul comisiei cu atribuții de monitorizare, coordonare și îndrumare metodologică a implementării și dezvoltării sistemelor proprii de control intern/managerial ┌────┬──────────┬─────────────┬──┬──────────────────────┬────────┬──────┬──────────┬────────┬──────────┐ │Nr. │Denumirea │Ordinul de zi│a)│Președintele comisiei │Funcția │Gradul│Numele și │Punct de│Observații│ │crt.│structurii│ pe unitate ├──┼──────────────────────┼────────┤ │prenumele │contact │ │ │ │ │ nr./data │b)│Secretariatul comisiei│Funcția │ │ │ (STAR, │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │telefon │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ fix, │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ mobil, │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ fax, │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │e-mail) │ │ ├────┼──────────┼─────────────┼──┼──────────────────────┼────────┼──────┼──────────┼────────┼──────────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ └────┴──────────┴─────────────┴──┴──────────────────────┴────────┴──────┴──────────┴────────┴──────────┘
-----
Source: legislatie.just.ro (Official Gazette). The text shown is the current consolidated form (in Romanian).
We use cookies to analyze site traffic. See our Privacy Policy for details.