HOTĂRÂRE nr. 909 din 8 decembrie 2016

a) gestionează POAD în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare;

b) pune la dispoziția beneficiarilor informații relevante pentru îndeplinirea sarcinilor care le revin și, respectiv, implementarea operațiunilor;

c) instituie un sistem de înregistrare și stocare în format electronic a datelor referitoare la fiecare operațiune care sunt necesare pentru monitorizare, evaluare, gestiune financiară, verificare și audit;

d) se asigură că datele înregistrate în sistemul electronic sunt colectate, înregistrate și stocate în conformitate cu dispozițiile Directivei 95/46/CE și, după caz, defalcate pe sexe;

e) elaborează și, după consultarea cu părțile interesate relevante, evitând conflictele de interese, transmite Comisiei rapoartele anuale și finale de implementare;

f) elaborează și aplică proceduri și/sau criterii de selectare adecvate care sunt nediscriminatorii și transparente, conform programului operațional aprobat;

g) asigură faptul că operațiunea selectată:

h) întreprinde toate măsurile pentru ca beneficiarului să i se ofere un document care stabilește condițiile acordării sprijinului pentru fiecare operațiune, inclusiv cerințele specifice privind produsele sau serviciile care urmează a fi furnizate în cadrul operațiunii, planul de finanțare și termenul îndeplinirii;

i) se asigură că beneficiarul are capacitatea administrativă, financiară și operațională pentru a îndeplini condițiile menționate la lit. g), înainte de aprobarea operațiunii;

j) se asigură că, în cazul în care operațiunea a început înainte de data de depunere a unei cereri de finanțare către autoritatea de management, legislația aplicabilă relevantă pentru operațiune a fost respectată;

k) determină tipul de asistență materială care poate face obiectul cheltuielii aferente unei operațiuni;

l) verifică faptul că produsele cofinanțate au fost livrate și că serviciile cofinanțate au fost prestate, precum și faptul că beneficiarii au plătit cheltuielile declarate și că acestea sunt în conformitate cu legislația aplicabilă, cu programul operațional și cu condițiile de acordare a sprijinului pentru operațiunea respectivă;

m) efectuează următoarele tipuri de verificări:

n) se asigură că beneficiarii implicați în implementarea operațiunilor rambursate pe baza costurilor eligibile suportate în mod real au fie un sistem de contabilitate separată, fie o codificare contabilă adecvată pentru toate tranzacțiile referitoare la o operațiune;

o) instituie măsuri eficace și proporționale de combatere a fraudelor, luând în considerare riscurile identificate;

p) stabilește proceduri pentru a se asigura că sunt păstrate toate documentele privind cheltuielile și auditurile necesare pentru a se asigura o pistă de audit adecvată;

q) întocmește declarația de gestiune și rezumatul anual menționate de art. 32 alin. (4) lit. (e) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014;

r) se asigură că toate documentele justificative privind cheltuielile sprijinite din fond pentru operațiunile pentru care cheltuielile totale eligibile se ridică la mai puțin de 1.000.000 euro sunt puse la dispoziția Comisiei și a Curții de Conturi Europene, la cerere, timp de trei ani începând cu data de 31 decembrie ce urmează transmiterii conturilor în care sunt incluse cheltuielile aferente operațiunii respective. În cazul altor operațiuni decât cele menționate anterior, toate documentele justificative sunt puse la dispoziție pe o perioadă de doi ani începând cu data de 31 decembrie ce urmează transmiterii conturilor în care sunt incluse cheltuielile finale aferente operațiunii încheiate;

s) primește de la unitățile de implementare, până la data de 1 mai a anului următor celui de raportare, un raport anual și centralizează la nivel de țară datele privind realizarea POAD, în vederea întocmirii și transmiterii Raportului anual de implementare a POAD către Comisia Europeană până la data de 30 iunie a anului următor celui de raportare, conform art. 13 alin. (1) din Regulamentul (UE) nr. 223/2014;

t) publică un rezumat al conținutului fiecărui raport anual de implementare, precum și al celui final;

u) asigură funcționarea sistemului de gestiune și control, cu respectarea cerințelor UE, în vederea asigurării rezonabilității și se asigură că acest sistem funcționează în mod eficient pentru prevenirea, detectarea și sancționarea fraudelor:

v) coordonează, monitorizează și evaluează modul de implementare a POAD și ia măsuri de creștere a eficienței derulării, inclusiv prin emiterea de instrucțiuni ale ministrului fondurilor europene;

w) primește și analizează propunerile de îmbunătățire a implementării programului și ia măsuri în consecință;

x) stabilește formatul-cadru al tuturor documentelor necesare pentru implementarea programului;

y) informează Comisia în termen de trei luni în legătură cu măsurile corective luate în urma primirii de la Comisia Europeană a unor observații cu privire la implementarea programului;

z) în perioada de derulare a programului, poate evalua eficacitatea și eficiența acestuia. În acest sens va efectua un studiu structurat privind destinatarii finali în 2017 și în 2022, în conformitate cu modelul adoptat de Comisia Europeană;

aa) elaborează și publică pe site-ul propriu, în format Excel, o listă de proiecte, contracte sau acțiuni sprijinite prin intermediul programului, actualizată cel puțin la fiecare 12 luni, care include minimum următoarele informații: numele și adresa beneficiarului, cuantumul alocat beneficiarului din fondurile UE, tipul de acțiune materială vizat;

bb) sub rezerva disponibilității fondurilor din prefinanțare și din plățile intermediare, rambursează beneficiarilor valoarea totală a cheltuielilor eligibile efectuate de către aceștia, cel târziu în termen de 90 de zile de la data depunerii cererii de plată de către beneficiar;

cc) elaborează proceduri pentru gestionarea programului operațional, în vederea asigurării îndeplinirii atribuțiilor ce îi revin;

dd) stabilește operațiunile eligibile din cadrul programului operațional gestionat prin elaborarea de documente programatice, de implementare (ghiduri, decizii, ordine etc.);

ee) asigură monitorizarea implementării programului operațional gestionat;

ff) participă la reuniunile anuale cu Comisia Europeană pentru examinarea progresului implementării programului operațional gestionat, în conformitate cu prevederile regulamentelor UE;

gg) furnizează, în limita competențelor, informațiile necesare Ministerului Fondurilor Europene, autorității de certificare și autorității de audit pentru îndeplinirea de către aceste instituții a atribuțiilor;

hh) asigură prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor, cu excepția situației prevăzute de art. 20 alin. (2) lit. d) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor apărute în obținerea și utilizarea fondurilor europene și/sau a fondurilor publice naționale aferente acestora, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 142/2012, cu modificările și completările ulterioare, precum și recuperarea sumelor plătite necuvenit, corespunzător prevederilor cap. IV din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 66/2011, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 142/2012, cu modificările și completările ulterioare;

ii) asigură monitorizarea neregulilor corespunzător prevederilor art. 37 din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 66/2011, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 142/2012, cu modificările și completările ulterioare;

jj) transmite autorității de certificare informațiile prevăzute la art. 25 alin. (2) lit. g) din Normele metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor apărute în obținerea și utilizarea fondurilor europene și/sau a fondurilor publice naționale aferente acestora, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 875/2011, cu modificările și completările ulterioare;

kk) transmite CE prin sistemul AFIS-IMS rapoartele cazurilor de nereguli constatate la nivelul programului pe care îl gestionează, elaborate conform prevederilor art. 3 din Regulamentul delegat (UE) nr. 1972/2015 și art. 2 din Regulamentul delegat (UE) nr. 1976/2015;

ll) aplică corecțiile financiare la nivel de program, operațiune, beneficiar, după caz, în conformitate cu prevederile legislației europene și naționale;

mm) transmite autorității de certificare raportări anuale privind sumele retrase din cererile de plată transmise către CE în scopul îndeplinirii atribuțiilor sale;

nn) elaborează și actualizează, ca urmare a modificărilor, cu sprijinul celorlalte structuri implicate, descrierea sistemului de management și control pentru programul operațional gestionat, potrivit anexei I la Regulamentul (UE) nr. 341/2015;

oo) asigură înregistrarea și actualizarea cu celeritate a informațiilor în SMIS-CSNR, fiind responsabilă de acuratețea, integritatea și nivelul de completare a datelor aferente activității sale;

pp) elaborează și încheie contracte de finanțare cu beneficiarii proiectelor aprobate, prin care se asigură de respectarea condițiilor specifice referitoare la implementarea proiectului, în conformitate cu regulamentele UE aplicabile și cu legislația națională în vigoare;

qq) elaborează documentele aferente programării bugetare a surselor reprezentând fonduri externe nerambursabile primite din FEAD pentru prefinanțare, cofinanțare și finanțare a cheltuielilor neeligibile;

rr) verifică îndeplinirea condițiilor pentru plata prefinanțării către beneficiari, autorizează și efectuează plata acesteia, după caz, și, ulterior, asigură recuperarea prefinanțării;

ss) autorizează cheltuielile declarate de către beneficiar, efectuează, după caz, plățile către beneficiar, în urma verificărilor efectuate în conformitate cu prevederile art. 32 din Regulamentul (UE) nr. 223/2014, și elaborează și transmite autorității de certificare declarații de cheltuieli;

tt) elaborează și transmite autorității de certificare din cadrul Ministerului Finanțelor Publice și Ministerului Fondurilor Europene, în calitate de coordonator, previziuni realiste privind sumele ce urmează să fie incluse în declarații de cheltuieli aferente programului operațional, pentru exercițiul financiar în curs și, după caz, pentru exercițiul financiar următor;

uu) transmite Comisiei Europene previziunile cererilor de plată aferente perioadei de programare 2014-2020 pentru exercițiul financiar în curs și pentru cel următor, după aprobarea prin memorandum a acestora de către Guvern;

vv) asigură închiderea programului operațional pentru perioada de programare 2014-2020, conform cerințelor regulamentelor Uniunii Europene, ghidurilor EGESIF aplicabile și legislației naționale;

ww) asigură îndeplinirea obligațiilor ce revin autorităților cu competențe în gestionarea fondurilor europene, potrivit prevederilor Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 66/2011, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 142/2012, cu modificările și completările ulterioare, în ceea ce privește recomandările formulate de organismele de audit europene și naționale.

a) întocmește și transmite către Comisie cererile de plată și certifică faptul că acestea rezultă din sisteme de contabilitate fiabile, că sunt bazate pe documente justificative verificabile și că au fost supuse unor verificări efectuate de autoritatea de management;

b) întocmește conturile menționate la art. 59 alin. (5) primul paragraf lit. (a) din Regulamentul financiar nr. 966/2012;

c) certifică integralitatea, exactitatea și veridicitatea conturilor, a faptului că cheltuielile înscrise în aceste conturi respectă legislația aplicabilă și că ele au fost angajate pentru operațiunile selectate în vederea finanțării în conformitate cu criteriile aplicabile programului operațional și cu dreptul aplicabil;

d) asigură un sistem în care se înregistrează și se stochează, în format electronic, evidențele contabile pentru fiecare operațiune și care conține toate datele necesare pentru întocmirea cererilor de plată și a conturilor, inclusiv înregistrări ale sumelor recuperabile, ale sumelor recuperate și ale sumelor retrase în urma anulării integrale sau parțiale a contribuției pentru o operațiune sau pentru un program operațional;

e) se asigură că pentru întocmirea și depunerea cererilor de plată a primit informații adecvate din partea autorității de management privind procedurile și verificările efectuate cu privire la cheltuieli;

f) ia în considerare, la momentul întocmirii și depunerii cererilor de plată, rezultatele tuturor auditurilor desfășurate de către sau sub responsabilitatea autorității de audit;

g) păstrează, în format electronic, evidențele contabile privind cheltuielile declarate Comisiei și contribuția publică corespunzătoare plătită către beneficiari;

h) păstrează evidențele contabile ale sumelor recuperabile și ale sumelor retrase în urma anulării integrale sau parțiale a contribuției pentru o operațiune. Sumele recuperate se varsă la bugetul Uniunii, înainte de încheierea programului operațional, prin deducerea acestora din următoarea declarație de cheltuieli;

i) asigură deschiderea și gestionarea contului/conturilor necesar/necesare primirii de la Comisia Europeană a prefinanțării, plăților intermediare și finale aferente programului operațional pentru care autoritatea de management se află în România;

j) efectuează transferul sumelor din FEAD specifice perioadei de programare 2014-2020 către unitatea de plată a autorității de management;

k) asigură aplicarea corecțiilor financiare la nivel de program, operațiune, beneficiar, după caz, în conformitate cu prevederile legislației europene și naționale;

l) contribuie la elaborarea și actualizarea descrierii sistemului de management și control pentru programul operațional pentru care a fost desemnată autoritate de certificare, conform competențelor;

m) asigură înregistrarea și actualizarea cu celeritate a informațiilor în SMIS-CSNR, fiind responsabilă de acuratețea, integritatea și nivelul de completare a datelor aferente activității sale;

n) furnizează, în limita competențelor, informațiile necesare Ministerului Fondurilor Europene, în calitate de coordonator, respectiv Autorității de Audit, pentru îndeplinirea de către acestea a atribuțiilor lor;

o) furnizează autorității de management, conform competențelor, informațiile necesare îndeplinirii atribuției prevăzute la art. 59 alin. (5) din Regulamentul nr. 966/2012.

a) inițiază și implementează operațiunile de achiziționare și distribuire a ajutoarelor alimentare prin:

b) stabilește, în baza numărului de persoane beneficiare comunicat de autoritățile executive ale autorităților publice locale, prin instituția prefectului, cantitatea totală, la nivelul întregii țări, de ajutoare alimentare pentru care va fi organizată licitația de furnizare, precum și cantitatea ce va fi alocată fiecărei autorități publice locale, prin contractele de livrare;

c) asigură, prin personalul propriu și, după caz, împreună cu reprezentanții organizațiilor partenere, verificarea fizică și contabilă a distribuirii ajutoarelor alimentare în toate etapele de punere în aplicare a proiectelor și pe toată durata acestora, la toate nivelurile lanțului de distribuție, inclusiv la nivel local;

d) se asigură că au fost efectuate acțiuni de informare și comunicare către grupul-țintă, publicul larg și mass-media privind rolul și contribuția Uniunii Europene, a instituțiilor implicate în derularea programului. MFE se asigură de existența la punctele de distribuție a ajutoarelor alimentare a cel puțin unui afiș, expus vizibil, cu o dimensiune minimă A3, cuprinzând informații despre program, fondul de ajutor european destinat celor mai defavorizate persoane, sprijinul financiar al Uniunii, emblema Uniunii Europene, fără a stigmatiza beneficiarii;

e) realizează o scurtă descriere a operațiunii pe site-ul propriu, inclusiv scopul și rezultatele sale, evidențiind sprijinul financiar din partea Uniunii;

f) comunică operativ instituțiilor prefectului evoluția calendarului procedurilor de achiziție publică și încheiere a contractelor de furnizare, pentru a permite acestora să solicite la serviciile deconcentrate ale Casei Naționale de Pensii Publice, Agenției Naționale pentru Plăți și Inspecție Socială și Agenției Naționale pentru Ocuparea Forței de Muncă și de la direcțiile generale de asistență socială și protecția copilului întocmirea și trimiterea către autoritățile executive ale autorităților publice locale a listelor nominale cu beneficiarii eligibili, în așa fel încât aceste liste să fie cât mai recente față de momentul distribuției și, în același timp, să ajungă la autoritățile executive ale autorităților publice locale înainte de începerea distribuției.

a) are atribuții de beneficiar în sensul prevăzut de Regulamentul (UE) nr. 223/2014 și implementează operațiunile privind asistența materială de bază în conformitate cu prevederile Ordonanței Guvernului nr. 33/2001 privind acordarea de rechizite școlare, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 126/2002;

b) realizează o scurtă descriere a operațiunii pe site-ul propriu, inclusiv scopul și rezultatele sale, evidențiind sprijinul financiar din partea Uniunii.

a) definește categoriile de persoane beneficiare;

b) comunică autorităților executive ale autorităților publice locale și instituției prefectului, la solicitarea acestora, prin serviciile deconcentrate ale Casei Naționale de Pensii Publice, Agenției Naționale pentru Plăți și Inspecție Socială și Agenției Naționale pentru Ocuparea Forței de Muncă, numărul de beneficiari și listele prevăzute la art. 5 alin. (3) lit. a), cu beneficiarii menționați la art. 3 alin. (1) lit. a)-f). Serviciile deconcentrate respective vor verifica corectitudinea listelor comunicate, inclusiv sub aspectul veniturilor cumulate sau al dublelor înregistrări;

c) eliberează, dacă este cazul, prin serviciile deconcentrate ale Casei Naționale de Pensii Publice, Agenției Naționale pentru Plăți și Inspecție Socială și Agenției Naționale pentru Ocuparea Forței de Muncă, documentele care dovedesc apartenența la categoriile eligibile pentru beneficiarii menționați la art. 3 alin. (1) lit. a)-f). Listele cu beneficiarii prevăzuți la art. 3 alin. (1) lit. d)-f), întocmite de serviciile deconcentrate ale Casei Naționale de Pensii Publice, vor include și persoanele aflate în evidența caselor sectoriale de pensii, cu respectarea limitei de 450 lei/lună inclusiv pentru cumulul de venituri.

a) comunică, la solicitarea Ministerului Fondurilor Europene, anterior demarării procedurii de achiziție publică în vederea atribuirii contractelor de furnizare, numărul de beneficiari din categoriile menționate la art. 3 alin. (1), pe localități și total județ, adresa depozitului autorității executive a autorității publice locale unde furnizorii vor livra ajutoarele alimentare, persoana de contact la depozit și persoana împuternicită să semneze procesele-verbale de recepție, precum și tabelul centralizator, în baza datelor primite de la autoritățile executive ale autorităților publice locale potrivit pct. 6 lit. a);

b) solicită serviciilor deconcentrate ale Casei Naționale de Pensii Publice, Agenției Naționale pentru Plăți și Inspecție Socială și Agenției Naționale pentru Ocuparea Forței de Muncă și de la direcțiile generale de asistență socială și protecția copilului și sprijină autoritățile executive ale autorităților publice locale în obținerea, la timp și corect, de date necesare în derularea POAD, în principal:

c) comunică autorităților executive ale autorităților publice locale datele de livrare și cantitățile din graficul de livrări primit de la Ministerul Fondurilor Europene și este informat de autoritățile executive ale autorităților publice locale cu privire la eventualele modificări ale acestora, convenite cu furnizorul, pe care le transmite Ministerului Fondurilor Europene;

d) informează săptămânal Ministerul Fondurilor Europene pe durata livrărilor, în ultima zi lucrătoare a săptămânii de raportare, prin poșta electronică, cu privire la cantitățile de ajutoare alimentare recepționate de autoritățile executive ale autorităților publice locale, menționând localitatea, cantitatea și numărul de proces-verbal;

e) realizează, prin sondaj, misiuni de control la livrarea/ recepția și la distribuția ajutoarelor alimentare de către autoritățile executive ale autorităților publice locale;

f) se sesizează din oficiu sau la primirea de reclamații și declanșează controale pe aspectele sesizate sau reclamate;

g) în baza rapoartelor de control, prevăzute la lit. e), sesizează beneficiarul pentru recuperarea eventualelor prejudicii constatate, datorate lipsurilor în gestiune, distribuției neconforme către persoane neeligibile, deteriorării cutiilor cu ajutoare alimentare, degradării calității ajutoarelor alimentare prin depozitare necorespunzătoare, sustragerilor favorizate de neasigurarea unor condiții corespunzătoare de pază, alte aspecte sesizate sau reclamate etc., cu informarea operativă a AMPOAD;

h) coordonează acțiunile de redistribuire a eventualelor stocuri, rămase după distribuția pe lista inițială, între autoritățile executive ale autorităților publice locale din județ și între județe;

i) trimite la Ministerul Fondurilor Europene, până la data de 1 mai a anului următor celui de raportare, un raport anual privind implementarea POAD la nivelul județului, centralizând informațiile și sintezele de date primite de la autoritățile executive ale autorităților publice locale, precum și alte date și informări despre derularea POAD la nivelul județului, solicitate de Ministerul Fondurilor Europene. Raportul anual va cuprinde o scurtă prezentare a derulării POAD la nivelul județului, probleme în desfășurare, propuneri pentru îmbunătățirea derulării viitoare a programului, sinteza datelor primite de la autoritățile executive ale autorităților publice locale, sinteza măsurilor auxiliare realizate în județ;

j) alte atribuții stabilite prin instrucțiuni ale ministrului fondurilor europene.

a) comunică instituției prefectului, anterior demarării procedurii de achiziție publică în vederea atribuirii contractelor de furnizare, numărul de beneficiari din categoriile menționate la art. 3 alin. (1), adresa depozitului autorității publice locale unde furnizorii vor livra ajutoarele alimentare, persoana de contact la depozit și persoana împuternicită să semneze procesele-verbale de recepție, precum și tabelul centralizator. La stabilirea numărului de beneficiari, autoritățile executive ale autorităților publice locale pot lua în calcul, consultând instituția prefectului, și procentul pe mai mulți ani de neprezentări, dar și evoluțiile previzibile ale unor categorii de beneficiari;

b) solicită și primesc de la serviciile deconcentrate ale Casei Naționale de Pensii Publice, Agenției Naționale pentru Plăți și Inspecție Socială și Agenției Naționale pentru Ocuparea Forței de Muncă și de la direcțiile generale de asistență socială și protecția copilului numărul de beneficiari și listele inițiale prevăzute la art. 5 alin. (3) lit. a), cu beneficiarii menționați la art. 3 alin. (1) lit. a)-g), și întocmesc listele inițiale pentru beneficiarii prevăzuți la art. 3 alin. (1) lit. h), conform evidențelor proprii. Serviciile deconcentrate ale Casei Naționale de Pensii Publice, Agenției Naționale pentru Plăți și Inspecție Socială și Agenției Naționale pentru Ocuparea Forței de Muncă și direcțiile generale de asistență socială și protecția copilului vor avea în vedere corectitudinea listelor, inclusiv sub aspectul veniturilor cumulate sau al dublelor înregistrări;

c) completează tabelul cu listele inițiale primite potrivit lit. b) cu următoarele coloane: număr de cutii primite, data primirii, semnătura de primire, observații, categorii de raportat. Pe coloana de observații va fi notat, în cazul beneficiarilor adăugați pe listă, documentul justificativ, anexat la listă, valabil la data distribuției, în baza căruia aceștia au fost adăugați la lista inițială. Pentru beneficiarii minori, în această coloană va fi notat numele părintelui sau tutorelui care ridică ajutoarele alimentare, calitatea acestuia (tata/mama/tutore) și codul numeric personal. Pe coloana "categorii de raportat" va fi menționată categoria de raportat la UE căreia îi aparține beneficiarul, respectiv: persoane până la 15 ani inclusiv, persoane peste 65 de ani inclusiv, femei, persoane cu dezabilități;

d) întocmesc listele de suplimentare, liste avizate de asistenții sociali în baza anchetelor sociale desfășurate pentru identificarea persoanelor de la art. 5^1 lit. c). Listele de suplimentare vor avea același cap de tabel ca și listele inițiale;

e) primesc cantitățile și datele de livrare pe localitate de la instituția prefectului conform graficului de livrare transmis de Ministerul Fondurilor Europene, păstrează legătura operativă cu furnizorul privind livrările la datele respective. Pot solicita modificarea cantităților și datelor de livrare comunicate, de comun acord cu furnizorul și cu informarea Ministerului Fondurilor Europene și a instituției prefectului, păstrând cantitatea totală recepționată pe fiecare tranșă de livrări;

f) recepționează integral cantitățile de ajutoare alimentare alocate prin contractele de furnizare, la datele din graficul de livrări, pe baza proceselor-verbale de recepție cantitativă și calitativă încheiate la data livrării, sub monitorizarea instituției prefectului;

g) păstrează două originale din cele 3 exemplare originale ale procesului-verbal, din care unul pentru arhiva proprie și unul pentru Ministerul Fondurilor Europene, pe care îl transmite la solicitarea acestuia. Păstrează, de asemenea, un exemplar al tabelului centralizator cu livrările recepționate în cadrul unei tranșe, conform contractului de livrare;

h) comunică, cel mai târziu a doua zi, instituției prefectului cantitatea recepționată în cursul unei zile, împreună cu numărul de proces-verbal de recepție;

i) asigură distribuția pe listele inițiale și pe listele de suplimentare, având în vedere respectarea eligibilității la data distribuției, cantitatea alocată pe localitate, comunicată de Ministerul Fondurilor Europene, prin instituția prefectului, și termenele maxime pentru finalizarea distribuției, respectiv 45 de zile calendaristice pentru lista inițială și 15 zile calendaristice pentru lista de suplimentare;

j) asigură capacități de depozitare corelate cu cantitățile alocate, condiții corespunzătoare de depozitare pentru păstrarea calității și integrității produselor și măsuri de siguranță contra furturilor, sustragerilor și calamităților naturale;

k) organizează ținerea de evidențe de gestiune a intrărilor, ieșirilor și stocurilor, de la prima recepție și până la consemnarea de stoc zero;

l) la finalizarea distribuției anuale, transmit instituției prefectului Sinteza datelor privind derularea POAD la nivelul autorităților publice locale, însoțită de observații și propuneri privind derularea POAD, precum și Sinteza privind realizarea măsurilor auxiliare;

m) arhivează, timp de trei ani începând cu data de 31 decembrie ce urmează transmiterii conturilor în care sunt incluse cheltuielile aferente operațiunii respective, următoarele documente:

n) asigură, la nivelul localității, acțiunile de informare și comunicare prevăzute la art. 19 din Regulamentul (UE) nr. 223/2014.