ORDIN nr. 201 din 14 decembrie 2016

(1) În MAI, coordonarea, îndrumarea și controlul activității de informare publică și relații publice, inclusiv realizarea publicațiilor, filmelor, emisiunilor și materialelor audiovizuale, desfășurate de unitățile aparatului central și de structurile și instituțiile aflate în subordinea MAI, se realizează de către Direcția informare și relații publice, denumită în continuare DIRP.

(2) Structurile de informare și relații publice constituite la nivelul instituțiilor și structurilor din subordinea MAI îndrumă, controlează și coordonează activitatea de linie desfășurată de structurile specializate subordonate.

a) activitatea de informare publică - punerea la dispoziția celor interesați a informațiilor de interes public referitoare la activitatea MAI, potrivit prevederilor legale în vigoare privind liberul acces la informațiile de interes public;

b) activitatea de relații publice - comunicarea corectă și promptă către public a informațiilor legate de demersurile instituționale și direcțiile de acțiune stabilite prin documentele programatice implementate de MAI;

c) structura specializată - structura cu atribuții de informare publică și relații publice, constituită în conformitate cu reglementările interne privind activitatea de planificare structurală și management organizatoric în unitățile MAI;

d) personal specializat - persoană desemnată să exercite atribuții de informare publică și relații publice, inclusiv persoana care are calitatea de purtător de cuvânt.

(1) Obiectivele și principiile activității de informare publică și relații publice se stabilesc în Strategia de relații publice a MAI.

(2) Strategia reprezintă documentul programatic multianual, care se elaborează de DIRP, în conformitate cu Programul de guvernare și cu celelalte documente strategice ale MAI.

(1) Activitatea de informare publică și relații publice se realizează după cum urmează:

a) la nivelul aparatului central - de către DIRP;

b) la nivelul instituțiilor prefectului - de către personalul specializat sau structura specializată din cadrul instituției;

c) la nivelul instituțiilor și structurilor aflate în subordinea/coordonarea MAI, precum și la nivelul unităților teritoriale/județene ale acestora - de către personalul specializat sau structurile specializate din cadrul acestora.

(2) În cazul misiunilor în străinătate, activitatea de relații publice se realizează de persoana desemnată de comandantul formațiunii MAI înaintea începerii misiunii. Pregătirea persoanei desemnate se asigură de unitatea căreia îi aparține respectiva persoană.

(1) Conducerea fiecărei instituții/structuri MAI răspunde de organizarea și desfășurarea activității de informare publică și relații publice, de selecționarea personalului și de modul de creare și gestionare a imaginii instituționale.

(2) Desemnarea purtătorului de cuvânt al unei structuri a MAI se realizează cu avizul consultativ al structurii specializate de la eșalonul ierarhic superior.

(3) Structurile specializate și personalul specializat se subordonează nemijlocit șefilor instituțiilor/structurilor MAI în cadrul cărora își desfășoară activitatea.

(1) În conformitate cu obiectivele stabilite prin Strategia de relații publice a MAI, DIRP elaborează, anual, pentru anul următor, Planul de informare și relații publice, denumit în continuare Plan, pe baza propunerilor instituțiilor și structurilor din subordinea/din cadrul MAI.

(2) Propunerile pentru Plan se transmit DIRP până la data de 5 decembrie a anului în curs, pentru anul următor.

(3) Instituțiile și structurile aflate în subordinea/în cadrul MAI, care au structuri specializate constituite la nivelul acestora, întocmesc, anual, propriul plan, ținând cont și de activitățile ce le revin.

(4) Planurile structurilor specializate conțin cel puțin rubricile: acțiunile planificate, canalele de informare și comunicare folosite și modalitățile de realizare a comunicării, periodicitatea derulării acțiunilor, resursele materiale și financiare necesare și alte activități conexe.

(1) DIRP, cu avizul direcției de specialitate a MAI, participă la organizarea și desfășurarea pregătirii de specialitate a personalului, în cadrul instituțiilor de învățământ ale MAI.

(2) Pregătirea de specialitate se asigură, de regulă, în cadrul instituțiilor de învățământ ale MAI, prin:

a) cursuri de inițiere și/sau perfecționare, pentru formarea/dezvoltarea cunoștințelor, aptitudinilor și abilităților în domeniul informării publice și relațiilor publice;

b) cursuri de informare publică și relații publice, la nivel postuniversitar și masterat;

c) convocări de specialitate;

d) alte forme de pregătire.

(3) Organizarea convocărilor cu personalul specializat din instituțiile și structurile din subordinea MAI se realizează de către DIRP.

(4) Structurile specializate din instituțiile și structurile din subordinea MAI organizează, cel puțin anual, cu informarea DIRP, convocări pentru realizarea pregătirii de specialitate pentru personalul din subordine. Convocările se pot organiza și în sistem videoconferință.

(5) Pentru susținerea cursurilor prevăzute la alin. (2) lit. a) și b) pot fi cooptați specialiști în domeniul informare publică și relații publice din afara MAI.

a) desfășoară activități de planificare, executare și evaluare a acțiunilor din sfera de competență, la nivelul unității, potrivit sarcinilor ce decurg din documentele strategice;

b) gestionează relația cu mass-media, monitorizează modul de prezentare a activității unității în mass-media, prezintă conducerii unității analize, informări periodice referitoare la imaginea instituțională care includ și analiza mesajului propriu și propune măsuri, pe termen scurt, mediu și lung, de corectare a disfuncționalităților;

c) evaluează periodic stadiul îndeplinirii obiectivelor din planurile de informare publică și relații publice și informează conducerea unității cu privire la rezultatele obținute;

d) realizează și prezintă, zilnic, conducerii unității revista/analiza presei, pe problematici și într-o ordine de interes pentru instituție;

e) redactează proiecte de răspuns și formulează drept la replică la materialele apărute în mass-media centrală și locală, care vizează personalul și unitatea, cu aprobarea șefului acesteia;

f) în cazul apariției unor materiale de presă ce afectează imaginea instituțională, prezintă, operativ, conducerii unității soluții de remediere a situației;

g) organizează, cu aprobarea șefului ierarhic, ori de câte ori situația o impune, conferințe sau briefinguri de presă;

h) desfășoară activități de sprijinire a jurnaliștilor din România și din străinătate în acțiuni de documentare cu privire la activitatea unității;

i) redactează proiectele răspunsurilor pentru interviurile/declarațiile de presă ale conducerii unității ori ale personalului anume desemnat să participe la astfel de activități;

j) desfășoară activități de informare locală, națională și internațională cu privire la evenimentele de interes public de la nivelul unității, precum și campanii de informare publică, participă la realizarea materialelor promoționale;

k) elaborează structura paginii web a unității și actualizează permanent informațiile cuprinse în pagina web a unității, incidente domeniului informării publice și relațiilor publice;

l) întocmește planul de acțiune pentru situații cu risc mediatic și ia măsurile specifice pentru gestionarea acestora cât mai eficientă și pentru reducerea timpului de răspuns;

m) asigură accesul liber și neîngrădit al cetățenilor la orice informații de interes public, în condițiile prevăzute de actele normative în vigoare;

n) reprezintă unitatea în domeniul comunicării publice, în raporturile cu autorități, instituții publice, organizații și reprezentanți ai societății civile, pe baza mandatului încredințat de conducerea acesteia.

(1) Purtătorii de cuvânt sunt, de regulă, selecționați din rândul personalului ce încadrează structurile specializate.

(2) Atribuțiile specifice purtătorului de cuvânt sunt:

a) prezentarea publică a poziției oficiale a conducerii unității;

b) documentarea solicitărilor din partea mass-mediei pentru oferirea unei poziții instituționale;

c) participarea sau gestionarea comunicărilor publice ale reprezentanților unității;

d) inventarierea temelor mediatice care pot genera dezbateri ce privesc unitatea;

e) evaluarea posibilelor riscuri mediatice care privesc unitatea;

f) transmiterea operativă, prin apariții publice, a unor informații complete și reale, în situația producerii unor evenimente deosebite.

(1) Structurile specializate și personalul specializat au obligația de a coopera și de a se consulta, în situații care privesc acțiuni comune desfășurate de personalul pe care fiecare îl reprezintă, precum și în cazul unor activități având ca scop îmbunătățirea imaginii instituționale. În acest sens, structurile specializate și personalul specializat colaborează pentru elaborarea unor comunicate de presă care să evidențieze contribuția fiecărei instituții implicate și cooperarea dintre acestea pe perioada derulării acțiunilor.

(2) Instituțiile și structurile aflate în subordinea/în cadrul MAI, precum și cele aflate în subordinea acestora pot încheia protocoale de cooperare, în domeniul informare și relații publice, cu instituții guvernamentale sau neguvernamentale, pentru acțiuni punctuale sau cu caracter permanent.

(3) Încheierea protocoalelor de cooperare prevăzute la alin. (2) se realizează cu avizul de specialitate al DIRP, iar pentru structurile aflate în subordinea instituțiilor și structurilor aflate în subordinea MAI, cu avizul acestora din urmă.

(1) Activitatea mijloacelor de informare în masă ale MAI se desfășoară:

a) în scopul creării unei imagini instituționale optime/pozitive a MAI și instituțiilor/unităților din subordinea acestuia;

b) în conformitate cu principiul constituțional al libertății de exprimare;

c) în limitele și condițiile cadrului legal în vigoare;

d) cu respectarea strategiilor derulate la nivelul instituției.

(2) Mijloacele de informare în masă ale MAI cuprind:

a) presa scrisă și alte materiale tipărite/editate;

b) presa audiovizuală;

c) paginile web ale MAI și ale instituțiilor și structurilor din subordinea/din cadrul MAI;

d) conturile instituționale în rețelele de socializare din mediul online.

(1) DIRP editează revista "Pentru Patrie", mijloc de informare și reprezentare a activității MAI.

(2) În cadrul instituțiilor MAI se pot edita publicații de specialitate atât la nivel central, cât și local, în conformitate cu prevederile legale în vigoare. Aceste structuri se subordonează, pe linie profesională, DIRP.

(3) Înființarea unor noi mijloace de informare în masă ale MAI se realizează în conformitate cu prevederile legale în vigoare, cu avizul prealabil al DIRP.

(4) În localitățile în care funcționează posturi locale de radio și televiziune, șefii instituțiilor sau structurilor aflate în subordinea/în cadrul MAI pot desemna 1-2 angajați care să pregătească și să prezinte rubrici și emisiuni la posturile respective, privind activitatea proprie.

(1) Pentru desfășurarea activităților specifice, redacțiile elaborează proceduri de realizare a activităților din domeniul publicistic, aprobate de șeful instituției/structurii în subordinea căreia se află.

(2) Activitățile administrative, de logistică, financiar, resurse umane, juridic și celelalte care nu fac parte din atribuțiile redacționale se asigură de către compartimentele de specialitate ale instituției/structurii în subordinea căreia se află.

(1) Atribuțiile generale ale conducerii redacțiilor mijloacelor de informare în masă, centrale și locale, ale MAI, sunt următoarele:

a) dispune măsuri de mediatizare a activității MAI;

b) elaborează planuri proprii de producție publicistică scrisă și audiovizuală pe baza nevoilor de comunicare ale structurii din care fac parte și cu aprobarea șefilor cărora li se subordonează;

c) realizează publicații, emisiuni de radio și televiziune pe specificul activității structurilor MAI și asigură apariția și difuzarea acestora;

d) dezvoltă relații de colaborare cu redacții similare/corespondente, centrale și locale, din țară sau străinătate;

e) organizează și gestionează propriile baze de date pe specificul activității proprii;

f) sprijină activitatea de relații publice la nivelul instituției sau structurii din care fac parte, prin prezentarea periodică a principalelor activități desfășurate, a strategiilor și programelor aplicabile la nivelul MAI, a obiectivelor instituției etc.;

g) utilizează eficient și gestionează resursele materiale și financiare puse la dispoziție;

h) prezintă anual un raport de activitate în ședințele de evaluare a instituției.

(2) Redactorii-șefi poartă întreaga răspundere în privința calității și veridicității informației difuzate de redacțiile pe care le conduc.

a) informarea oportună și corectă a comunității în ceea ce privește problemele care pot afecta viața sau sănătatea persoanelor, liniștea socială, precum și în scopul formării unei atitudini preventive, al creării premiselor unei cooperări cu aceasta atât în situații de normalitate, cât și în situații cu risc mediatic;

b) atragerea unor persoane reprezentative în comunitate, vectori de imagine și purtători de mesaj, pentru a susține mesajele instituționale și pentru a promova mesajele informativ-preventive ale MAI.

a) contactul cu membrii comunității;

b) participarea reprezentanților MAI la evenimente importante din viața comunității;

c) invitarea unor membri marcanți ai comunității, a tinerilor și copiilor la evenimente importante din viața instituției, cum sunt: evenimentele aniversare ale instituției, concursuri, activități de genul "porți deschise" și altele;

d) difuzarea, prin intermediul structurilor specializate sau al personalului specializat, de informații de larg interes, răspunsuri la solicitările unor organizații, publicații, cetățeni, lideri de opinie etc.;

e) editarea și difuzarea de materiale promoționale, respectiv broșuri, pliante, afișe, privind activitatea MAI;

f) vizite realizate de personalul MAI în unități școlare, primării etc., aflate pe raza de competență;

g) organizarea unor evenimente/campanii de comunicare privind specificul activităților desfășurate de personalul MAI, pe linia apărării drepturilor și libertăților fundamentale ale cetățenilor, a avutului public și privat, a combaterii infracționalității, a asigurării ordinii publice, a prevenirii și gestionării situațiilor de urgență - pentru diseminarea cunoștințelor privind modul de comportare înainte, pe timpul și după producerea situațiilor de urgență.

(1) Analiza de imagine este principalul instrument de lucru pentru evaluarea activității de informare publică și relații publice și se realizează prin monitorizarea mass-mediei, prin sondaje de opinie interne și externe ori prin alte metode, în funcție de sistemul de indicatori de imagine stabilit.

(2) Scopul analizei de imagine este stabilirea profilului de imagine și identificarea deficitului de comunicare.

a) date cu privire la mijloacele de informare în masă monitorizate și alte materiale utilizate pentru elaborarea analizei de imagine;

b) numărul de articole/știri de presă care au în conținut referiri la structura emitentă;

c) numărul de referiri;

d) ponderea referirilor pozitive/negative în structura imaginii instituției;

e) principalele teme abordate de mijloacele de informare în masă;

f) factorii de risc imagologic rezultați din imaginea promovată de mijloacele de informare în masă;

g) concluzii și propuneri.

a) Ordinul ministrului de interne nr. 319/2002 privind mediatizarea datelor și informațiilor obținute în exercitarea atribuțiilor de serviciu de către lucrătorii Ministerului Afacerilor Interne*);

b) art. 1 alin. (1) lit. a), art. 2 lit. a)-g), art. 3 lit. a)-f), art. 4 alin. (1), (4) și (5), art. 5, art. 8, art. 9, art. 10 lit. A, art. 12-16, art. 18-35, art. 47, art. 48 alin. (1), art. 49 și art. 50, precum și anexele la Instrucțiunile ministrului de interne nr. 171/2001 privind desfășurarea activităților de relații publice, tradiții, educație și sport în Ministerul Afacerilor Interne**).