NORME din 31 iulie 2018

În vederea inițierii procedurii de achiziție publică, direcțiile/serviciile/compartimentele inițiatoare din cadrul C.N.A.I.R. - S.A. vor transmite către direcțiile/serviciile/ compartimentele interne specializate în domeniul achizițiilor publice solicitarea privind inițierea unei proceduri de achiziție publică însoțită în mod obligatoriu de următoarele documente, în original sau copie, după caz:

Direcția/Serviciul/Compartimentul inițiator are obligația elaborării unui referat de necesitate în baza prevederilor art. 2 alin. (3) și (5), ale art. 3 și art. 9 alin. (1) din Hotărârea Guvernului nr. 395/2016, cu modificările și completările ulterioare, pentru fiecare achiziție de servicii/produse/lucrări (exclusiv achiziția directă) pe care intenționează să o inițieze. Referatul de necesitate va respecta modelul prevăzut prin decizii/norme interne emise/aprobate la nivelul C.N.A.I.R. - S.A.

Direcția/Serviciul/Compartimentul inițiator are obligația elaborării și transmiterii către compartimentul intern specializat în domeniul achizițiilor publice a caietului de sarcini/ cerințelor beneficiarului/documentației descriptive și, acolo unde este cazul, a documentației tehnice/specificațiilor tehnice/alte documente necesare, însoțite de listele de verificare.

Direcția/Serviciul/Compartimentul inițiator va elabora caietul de sarcini/cerințele beneficiarului/documentația descriptivă astfel încât să se asigure tratamentul egal, nediscriminatoriu și competitiv pentru posibilii ofertanți și în strictă concordanță cu prevederile Legii nr. 98/2016, cu modificările și completările ulterioare.

Documentația tehnică va cuprinde, dar nu se limitează doar la acestea, specificațiile tehnice necesare elaborării ofertelor de către posibilii participanți; liste de cantități; avize și acorduri; descrieri de prețuri; planșe și piese desenate; proiecte tehnice sau studii de fezabilitate; alte documente necesare.

Caietul de sarcini/cerințele beneficiarului/documentația descriptivă și documentația tehnică vor avea liste de verificare prin care se confirmă faptul că aceste documente au fost analizate/verificate atât de către persoanele responsabile cu inițierea documentelor, cât și de cele care desfășoară activități conexe asimilate acestor proiecte/contracte și care au părți/secțiuni inserate în cadrul acestor documente (modalități de plată, avize și acorduri, exproprieri terenuri, mediu, relocări utilități etc.).

În condițiile în care vor exista observații/ recomandări/comentarii la caietul de sarcini/cerințele beneficiarului/documentația descriptivă și documentația tehnică, direcția/serviciul/compartimentul inițiator are obligația de a analiza aceste observații/recomandări/comentarii și de a transmite către compartimentul intern specializat în domeniul achizițiilor caietul de sarcini/cerințele beneficiarului/ documentația descriptivă/documentația tehnică rectificate sau de a prezenta argumente plauzibile/pertinente, în condițiile în care observațiile/recomandările/comentariile primite nu au fost implementate.

Caietul de sarcini/cerințele beneficiarului/documentația descriptivă și documentația tehnică rectificate vor fi însoțite de noi liste de verificare care nu vor mai conține observații/ comentarii/recomandări.

Compartimentul intern specializat în domeniul achizițiilor publice va analiza cel puțin următoarele aspecte:

Termenul de realizare a analizei, prevăzute la art. 13, de către compartimentul intern specializat în domeniul achizițiilor publice este de maximum 15 zile de la data primirii tuturor documentelor în forma completă.

În acest interval de timp de 15 zile, prevăzut la art. 14, compartimentul intern specializat în domeniul achizițiilor publice analizează documentele depuse și colaborează cu direcția/serviciul/compartimentul inițiator, în vederea elaborării documentației de atribuire și a strategiei de contractare. Concomitent cu analizarea documentelor sau după finalizarea acestei analize, compartimentul intern specializat în domeniul achizițiilor publice poate solicita în scris sau e-mail direcției/serviciului/compartimentul inițiator clarificări/ completări/solicitări de corecturi/rectificări de documente/ îndreptări de erori/eliminări de informații/alte asemenea pe care acesta din urmă le va analiza și le va reface/realiza într-un termen de maximum 10 zile de la data primirii unei astfel de solicitări.

Dacă aceste clarificări/completări/solicitări de corecturi/rectificări de documente/îndreptări de erori/eliminări de informații/alte asemenea, prevăzute la art. 15, aduc modificări substanțiale documentelor aprobate (de exemplu: referat de necesitate, caiet de sarcini/cerințele beneficiarului etc.), aceste documente vor fi refăcute și supuse unor noi aprobări ale directorului general în cazul C.N.A.I.R. - S.A. - central sau directorilor generali regionali/executivi în cazul direcțiilor regionale de drumuri și poduri (DRDP) 1-7 și Centrului de Studii Tehnice, Rutiere și Informatice (CESTRIN), urmând ca după aprobarea acestora să fie retransmise compartimentului intern specializat în domeniul achizițiilor publice.

În termen de maximum 25 de zile (termen care include cele 15 zile pentru analiza documentelor, prevăzut la art. 14, cât și cele 10 zile pentru retransmiterea documentelor rectificate, prevăzut la art. 15) de la data primirii tuturor documentelor menționate în cadrul secțiunii 1 - Etapa premergătoare inițierii unei proceduri de achiziție publică va fi finalizată etapa de analiză și de refacere a documentelor, orice alte depășiri ale acestui termen nemotivate de situații excepționale (ca de exemplu planificarea achiziției în mod eronat, renunțarea la inițierea procedurii, schimbări în strategia companiei, modificări legislative sau alte asemenea) putând atrage sancțiuni atât pentru compartimentul intern specializat în domeniul achizițiilor, cât și pentru direcția/serviciul/ compartimentul inițiator din cadrul C.N.A.I.R. - S.A.

Ulterior primirii documentelor completate/ rectificate, în termen de maximum 3 zile, compartimentul intern specializat în domeniul achizițiilor publice va iniția elaborarea documentației de atribuire.

În completarea documentelor menționate în cadrul secțiunii 1 - Etapa premergătoare inițierii unei proceduri de achiziție publică, în vederea inițierii procedurii de achiziție publică, compartimentele interne specializate în domeniul achizițiilor publice:

Programul anual al achizițiilor publice pentru lucrările/serviciile/produsele achiziționate cu finanțare de la bugetul de stat sau din FC, FEDR, măsuri ex-ISPA, acorduri de finanțare/împrumut BEI, BERD, BIRD, JBIC, venituri proprii, executări de garanții de bună execuție sau orice alte surse se va elabora în conformitate cu strategia anuală de achiziție publică a C.N.A.I.R. - S.A. și în baza alocărilor bugetare existente, dar și în conformitate cu prevederile cererilor de finanțare transmise spre aprobare instituțiilor abilitate sau a contractului de finanțare sau a acordurilor de finanțare.

Programul anual al achizițiilor publice este aprobat de către directorul general al C.N.A.I.R. - S.A. (sau de către directorii regionali/executivi în cazul DRDP 1-7 sau CESTRIN), cu avizul departamentelor economice sau financiare.

Orientativ, principalele categorii de informații care trebuie verificate de către compartimentul intern specializat în domeniul achizițiilor publice sunt:

Etapa de planificare/pregătire a unui proces de achiziție publică se inițiază prin identificarea necesităților și elaborarea referatelor de necesitate și se încheie cu aprobarea de către conducătorul autorității contractante a documentației de atribuire, inclusiv a documentelor-suport, precum și a strategiei de contractare pentru procedura respectivă.

Documentația de atribuire va fi elaborată în conformitate atât cu prevederile legale în vigoare (capitolul IV secțiunea a 4-a art. 154-161 din Legea nr. 98/2016, cu modificările și completările ulterioare, și secțiunea 4, art. 20-42 din Hotărârea Guvernului nr. 395/2016, cu modificările și completările ulterioare), cât și cu ordinele, instrucțiunile, notificările, ghidurile și punctele de vedere emise de către A.N.A.P. în aplicarea legislației primare și secundare.

Documentația de atribuire este alcătuită din minimum următoarele:

Compartimentul intern specializat în domeniul achizițiilor publice are obligația ca în termen de 15 zile de la data inițierii elaborării documentației de atribuire să emită/elaboreze instrucțiuni către ofertanți/candidați, formularele și modelele de documente și documentul unic de achiziție european (DUAE).

Caietul de sarcini/cerințele beneficiarului/ documentația descriptivă, documentația tehnică/specificații tehnice/alte documente necesare sunt elaborate de direcția/serviciul/compartimentul inițiator, conform dispozițiilor din secțiunea 1 - Etapa premergătoare inițierii unei proceduri de achiziție publică.

Compartimentul intern specializat în domeniul achizițiilor publice va elabora/întocmi proiectul de contract/ acord-cadru/contract subsecvent conținând clauzele contractuale obligatorii, în maximum 20 de zile de la data inițierii elaborării documentației de atribuire.

Orice alte depășiri ale termenelor prevăzute la art. 26-28, nemotivate de situații excepționale, pot atrage sancțiuni atât pentru compartimentul intern specializat în domeniul achizițiilor publice, cât și pentru direcția/serviciul/compartimentul inițiator, în condițiile în care anumite informații necesare finalizării documentelor mai sus menționate trebuie furnizate de acesta din urmă, precum și pentru compartimentele funcționale din cadrul C.N.A.I.R. - S.A care au obligația emiterii de observații/comentarii/puncte de vedere și/sau vize cu privire la proiectul de contract/acord-cadru/contract subsecvent.

Instrucțiunile către ofertanți/candidați vor fi întocmite în conformitate cu prevederile legale în vigoare și conțin detaliile referitoare la formalitățile ce trebuie îndeplinite în legătură cu procedura de atribuire în cauză, modul în care operatorii economici trebuie să structureze informațiile ce urmează a fi prezentate pentru a răspunde cerințelor din anunțul de participare/simplificat/de concurs, respectiv detalii procedurale, cum ar fi precizări privind garanțiile solicitate, modul în care trebuie întocmite și structurate propunerea tehnică și cea financiară, criteriul de atribuire ce urmează a fi aplicat, precum și termenele procedurale ce trebuie respectate și căile de atac ce pot fi utilizate.

Criteriile/Cerințele minime de calificare și selecție nu vor exceda prevederilor legale în vigoare și nu vor conduce la restricționarea participării ofertanților la procedura de atribuire. În stabilirea criteriilor/cerințelor minime de calificare și selecție se va lua în calcul experiența anterioară a C.N.A.I.R. - S.A. și, pe cât posibil, se va încerca evitarea depunerii de notificări/contestații care să conducă la o eventuală anulare de procedură de atribuire.

Informațiile cu privire la documentele necesare pentru îndeplinirea criteriilor/cerințelor minime de calificare și selecție trebuie să nu conducă la alterarea principiilor de achiziție publică prevăzute la art. 2 alin. (2) din Legea nr. 98/2016, cu modificările și completările ulterioare.

În condițiile în care este necesară stabilirea unui/unor criterii de calificare privind capacitatea tehnică, în special cele referitoare la personal responsabil cu îndeplinirea contractului, deținerea de utilaje/echipamente, productivitatea acestora, sau anumite cerințe speciale de genul lungimilor de tunel, de drum, de pod sau caracteristicilor tehnice specifice care să reflecte obiectul procedurii, direcția/serviciul/ compartimentul inițiator va transmite către compartimentul intern specializat în domeniul achizițiilor publice propuneri de asemenea cerințe/criterii, însoțite de justificările acestor criterii de calificare.

Compartimentul intern specializat în domeniul achizițiilor publice va analiza aceste propuneri, iar în condițiile în care acestea se vor încadra în prevederile legale în vigoare și nu vor conduce la restrângerea concurenței le va utiliza în cadrul documentației de atribuire, în caz contrar vor solicita direcției/serviciului/compartimentului inițiator refacerea/revizuirea criteriilor de calificare.

Fără a aduce atingere dispozițiilor legale sau administrative privind prețul anumitor produse ori remunerarea anumitor servicii, autoritatea contractantă atribuie contractul de achiziție publică/acordul-cadru ofertantului care a depus oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic. În acest sens, autoritatea contractantă stabilește oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic pe baza criteriului de atribuire și a factorilor de evaluare prevăzuți în documentele achiziției.

Pentru determinarea ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic, autoritatea contractantă are dreptul de a aplica unul dintre următoarele criterii de atribuire:

Autoritatea contractantă poate utiliza criteriul prețul cel mai scăzut numai în situația în care achiziționează produse, servicii sau lucrări a căror valoare estimată a contractului nu depășește pragurile prevăzute la art. 7 alin. (1) din Legea nr. 98/2016, cu modificările și completările ulterioare.

În condițiile în care criteriul utilizat este „cel mai bun raport calitate-preț“ sau „cel mai bun raport calitate-cost“, astfel cum este prevăzut la art. 187 alin. (3) lit. c) sau lit. d) din Legea nr. 98/2016, cu modificările și completările ulterioare, stabilirea ofertei câștigătoare se realizează prin aplicarea unui sistem de factori de evaluare pentru care se stabilesc ponderi relative sau un algoritm specific de calcul.

Factorii de evaluare a ofertelor, precum și algoritmul de punctare se precizează în mod clar și detaliat în cadrul documentației de atribuire și vor reflecta metodologia de punctare a avantajelor care vor rezulta din propunerile tehnice și financiare prezentate de ofertanți și trebuie să aducă un avantaj real, să nu fie formali și să poată fi urmăriți în cadrul procesului de evaluare a ofertelor și aplicare a criteriului de atribuire.

Atunci când stabilește factori de evaluare, autoritatea contractantă nu are dreptul de a utiliza factori care:

În conformitate cu prevederile art. 189 din Legea nr. 98/2016, cu modificările și completările ulterioare, autoritatea contractantă nu are dreptul de a utiliza factori de evaluare care să conducă la o libertate de apreciere nelimitată. Factorii de evaluare utilizați de autoritatea contractantă trebuie să asigure o concurență reală între operatorii economici și să fie însoțiți de prevederi care să permită verificarea efectivă a informațiilor furnizate de către ofertanți, în scopul aplicării factorilor de evaluare.

Ponderea stabilită pentru fiecare factor de evaluare nu trebuie să conducă la distorsionarea rezultatului aplicării procedurii pentru atribuirea contractului de achiziție publică.

În condițiile în care este necesară stabilirea unui/unor factori de evaluare de natură tehnică, în special cei referitori la personal responsabil cu îndeplinirea contractului, deținerea de utilaje/echipamente sau caracteristicilor tehnice specifice care să reflecte obiectul procedurii, durata de execuție, garanție acordată, termene de livrare/prestare/execuție etc., direcția/serviciul/compartimentul inițiator la solicitarea compartimentul intern specializat în domeniul achizițiilor publice va transmite acestuia propuneri de asemenea factori de evaluare, însoțite de justificările acestor factori de evaluare în

termen de maximum 5 zile de la data inițierii elaborării documentației de atribuire.

Compartimentul intern specializat în domeniul achizițiilor publice împreună cu direcția/serviciul/compartimentul inițiator vor elabora factorii de evaluare, precum și algoritmul specific de calcul în intervalul de timp de maximum 15 zile de la data inițierii elaborării documentației de atribuire.

Proiectul de contract/acord-cadru/contract subsecvent care va deveni parte integrantă din documentația de atribuire va fi elaborat de către compartimentul intern specializat în domeniul achizițiilor publice în termen de maximum 10 zile de la data inițierii elaborării documentației de atribuire.

Ulterior elaborării proiectului de contract/acord-cadru/contract subsecvent, compartimentul intern specializat în domeniul achizițiilor publice îl va transmite spre analiză/puncte de vedere și/sau avizare, după caz, direcțiilor implicate din cadrul C.N.A.I.R. - S.A., și anume: direcția/serviciul/ compartimentul inițiator, departamentul economico-financiar, controlul financiar preventiv, departamentul juridic sau alte departamente/servicii pe care le consideră necesare.

Direcția/serviciul/compartimentul inițiator, departamentul economico-financiar, controlul financiar preventiv, departamentul juridic sau alte departamente/servicii cărora li s-a transmis modelul de contract/acord-cadru/contract subsecvent au obligația ca, în termen de maximum 5 zile, să transmită către compartimentul intern specializat în domeniul achizițiilor publice punctele de vedere/observațiile/comentariile cu privire la acesta și/sau să avizeze modelul de contract/acord-cadru/contract subsecvent.

În termen de maximum 5 zile de la data primirii adreselor conținând observațiile/punctele de vedere/comentariile și/sau vizele la proiectul de contract/acord-cadru/contract subsecvent, compartimentul intern specializat în domeniul achizițiilor publice va analiza comentariile/observațiile/punctele de vedere prezentate și, dacă este cazul, va modifica/completa proiectul de contract/acord-cadru/contract subsecvent astfel încât să se încadreze în termenul de maximum 20 de zile de la data inițierii elaborării documentației de atribuire.

Pe cale de consecință, în termenul de maximum 20 de zile de la data inițierii elaborării documentației de atribuire va trebui finalizată etapa de elaborare a documentației de atribuire, orice alte depășiri ale acestui termen nemotivate de situații excepționale putând atrage sancțiuni atât pentru compartimentul intern specializat în domeniul achizițiilor publice și pentru direcția/serviciul/compartimentul inițiator în condițiile în care anumite informații necesare finalizării documentelor mai sus menționate trebuie furnizate de acesta din urmă, precum și pentru compartimentele funcționale din cadrul C.N.A.I.R. - S.A. care au obligația emiterii de observații/comentarii/puncte de vedere și/sau vize cu privire la proiectul de contract/acordul-cadru/contractul subsecvent.

În maximum 5 zile de la finalizarea documentației de atribuire, compartimentul intern specializat în domeniul achizițiilor publice împreună cu direcția/serviciul/compartimentul inițiator vor elabora strategia de contractare, care va fi aprobată de directorul general pentru achizițiile publice derulate la nivelul C.N.A.I.R. - S.A. - central sau de directorii generali regionali sau directorul executiv pentru achizițiile publice derulate la nivelul subunităților C.N.A.I.R. - S.A.

În conformitate cu prevederile art. 21 alin. (2) și, respectiv, alin. (3) din Hotărârea Guvernului nr. 395/2016, cu modificările și completările ulterioare, strategia de contractare reprezintă un document-suport al documentației de atribuire și va constitui obiect de evaluare a A.N.A.P. în condițiile stabilite la art. 10 din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 98/2017 privind funcția de control ex-ante al procesului de atribuire a contractelor/acordurilor-cadru de achiziție publică, a contractelor/acordurilor-cadru sectoriale și a contractelor de concesiune de lucrări și concesiune de servicii, cu modificările și completările ulterioare.

C.N.A.I.R. - S.A. are obligația de a elabora strategia de contractare pentru fiecare achiziție cu o valoare mai mare decât pragurile valorice stabilite la art. 7 alin. (5) din Legea nr. 98/2016, cu modificările și completările ulterioare, strategie de contractare care trebuie să documenteze deciziile din etapa de planificare/pregătire a achiziției.

Strategia de contractare se va elabora în conformitate cu prevederile art. 9 alin. (2) și (3) din Hotărârea Guvernului nr. 395/2016, cu modificările și completările ulterioare, și trebuie să conțină cel puțin următoarele informații:

Justificarea unui/unor criterii de calificare privind capacitatea tehnică, în special a celor referitoare la personal responsabil cu îndeplinirea contractului, la deținerea de utilaje/echipamente, productivitatea acestora sau anumite cerințe speciale de genul lungimilor de tunel, de drum, de pod, sau caracteristicilor tehnice specifice care să reflecte obiectul procedurii, se va realiza de către direcția/serviciul/ compartimentul inițiator care va transmite către compartimentul intern specializat în domeniul achizițiilor publice motivele care au stat la baza introducerii acestor criterii/cerințe.

Compartimentul intern specializat în domeniul achizițiilor publice împreună cu direcția/serviciul/compartimentul inițiator vor stabili factorii de evaluare și vor elabora justificările aferente acestora, iar dacă este necesară utilizarea unor factori de natură tehnică, justificarea acestor factori va fi în sarcina direcției/serviciului/compartimentului inițiator.

În termenul de maximum 5 zile de la data finalizării documentației de atribuire va fi aprobată strategia de contractare, orice alte depășiri ale acestui termen nemotivate de situații excepționale putând atrage sancțiuni atât pentru compartimentul intern specializat în domeniul achizițiilor publice, cât și pentru celelalte direcții/servicii/compartimente din cadrul C.N.A.I.R - S.A. care au legătură cu strategia de contractare, în condițiile în care anumite informații/aprobări necesare trebuie furnizate/obținute.