Biroul economico-financiar și administrativ este structura de specialitate aflată în subordinea directorului și este condus de un șef birou. Biroul este compus din două compartimente - Compartimentul economico-financiar, respectiv Compartimentul administrativ - IT. Biroul asigură condițiile de desfășurare a activității Institutului și îndeplinește următoarele atribuții:
A. Atribuții în domeniul contabilității:
a) organizează și conduce contabilitatea generală bazată pe principiul constatării drepturilor și obligațiilor, asigurând efectuarea înregistrării operațiunilor economico-financiare pe baza principiilor contabilității de angajamente;
b) asigură organizarea contabilității cheltuielilor și veniturilor bugetare, care să reflecte încasarea veniturilor/finanțărilor și plata cheltuielilor aferente exercițiului bugetar;
c) asigură ținerea corectă și la zi a evidenței financiar-contabile, conform prevederilor legii contabilității și planului de conturi aprobat pentru instituțiile publice;
d) verifică documentele justificative primite și întocmește notele contabile pentru toate operațiunile economico-financiare;
e) verifică deconturile de cheltuieli prezentate de titulari și efectuează operațiunile de regularizare a avansurilor acordate;
f) asigură evidența contabilă a debitorilor și creditorilor;
g) asigură evidența contabilă a împrumuturilor și a datoriilor asimilate;
h) asigură evidența contabilă a imobilizărilor necorporale, imobilizărilor corporale, imobilizărilor în curs și a imobilizărilor financiare;
i) asigură evidența contabilă a materialelor și a obiectelor de inventar;
j) asigură evidența contabilă a furnizorilor;
k) asigură evidența contabilă a drepturilor de personal și a conturilor asimilate;
l) asigură evidența contabilă a datoriilor către bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat, protecție socială și conturi asimilate;
m) asigură evidența contabilă a conturilor de trezorerie;
n) asigură evidența contabilă a fondurilor externe nerambursabile;
o) asigură evidența contabilă a cheltuielilor;
p) asigură evidența contabilă a finanțărilor și a veniturilor;
q) asigură evidența rezultatului patrimonial;
r) asigură evidența contabilă a conturilor în afara bilanțului, conform prevederilor legale;
s) organizează evidența sintetică și analitică, întocmește balanțe de verificare lunare;
ș) întocmește situațiile financiare lunare, trimestriale și anuale, precum și alte raportări lunare și trimestriale, conform prevederilor legale, și le transmite la direcția de specialitate din cadrul Ministerului Justiției, cu aprobarea directorului Institutului, și în format on-line în Sistemul național de raportare FOREXEBUG;
t) răspunde de întocmirea registrelor contabile obligatorii: registrul jurnal, registrul inventar, cartea mare;
ț) organizează activitatea casieriei, în conformitate cu prevederile legale în vigoare;
u) are obligația de a asigura organelor de control condițiile necesare desfășurării activității, punându-le la dispoziție documentele necesare pentru îndeplinirea misiunilor.
B. Atribuții referitoare la formarea, administrarea, angajarea și utilizarea fondurilor publice alocate institutului
a) fundamentează și elaborează proiectul de buget al Institutului și îl transmite la direcția de specialitate din cadrul Ministerului Justiției;
b) efectuează propuneri de virări de credite, în limita creditelor bugetare aprobate, pe care le transmite la direcția de specialitate din cadrul Ministerului Justiției;
c) solicită fonduri suplimentare cu ocazia rectificărilor bugetare, propunerilor de disponibilizare a creditelor de angajament și creditelor bugetare aprobate, pe care le transmite la direcția de specialitate din cadrul Ministerului Justiției;
d) solicită deschideri de credite, pe surse de finanțare și pe titluri de cheltuieli, în limita bugetului aprobat, cu încadrare în creditele de angajament și creditele bugetare aprobate pe trimestre și le transmite la direcția de specialitate din cadrul Ministerului Justiției;
e) monitorizează lunar execuția bugetară, pe structura clasificației bugetare, în vederea realizării indicatorilor economici sau bugetari și face propuneri, dacă este cazul, de retragere a creditelor bugetare deschise, în condițiile legii, pe care le transmite la direcția de specialitate din cadrul Ministerului Justiției;
f) întocmește documentele privind angajarea, lichidarea, ordonanțarea operațiunilor economice, în limita și pe structura bugetului repartizat, cu aprobarea ordonatorului de credite și numai pentru efectuarea acelor cheltuieli permise de actele normative în vigoare;
g) efectuează plățile către terți în limita și pe structura bugetului aprobat, după ce au fost angajate, lichidate și ordonanțate de ordonatorul de credite.
C. Atribuții în domeniul salarizării și altor drepturi de personal
a) stabilește drepturile salariale pentru toate categoriile de personal al Institutului, conform normelor legale în vigoare, asigurând legalitatea și realitatea datelor înscrise în statele de plată;
b) calculează și acordă drepturile salariale pentru toate categoriile de salariați ai Institutului, având la bază statele de funcții și de personal, cu respectarea prevederilor legale în vigoare;
c) calculează și acordă alte drepturi de natură salarială pentru toate categoriile de personal din cadrul Institutului, conform prevederilor în vigoare;
d) răspunde, din punct de vedere salarial, de aplicarea deciziilor directorului Institutului privind încadrarea, promovarea, sancționarea și eliberarea din funcție/încetarea contractelor de muncă pentru personalul din cadrul Institutului;
e) întocmește documentele de plată privind plata salariilor și a vărsămintelor la bugetul statului, bugetul asigurărilor sociale, bugetul asigurărilor de sănătate, în termenele prevăzute de lege;
f) întocmește și depune declarațiile obligatorii, în termenele reglementate;
g) întocmește adeverințele privind drepturile salariale, la solicitarea personalului Institutului;
h) întocmește dările de seamă statistice lunare și periodice privind indicatorii de muncă și salarii și le transmite, conform legii;
i) întocmește situația lunară cu privire la monitorizarea cheltuielilor de personal și o transmite la direcția de specialitate din cadrul Ministerului Justiției, cu aprobarea directorului Institutului.
E. Atribuții în materia achizițiilor publice:
a) solicită și centralizează necesarul de achiziții pentru anul următor de la fiecare compartiment din Institut și face propuneri privind necesarul de credite pentru achiziții de bunuri, servicii și lucrări, cu ocazia întocmirii proiectului de buget anual previzionat;
b) întocmește programul anual al achizițiilor publice al Institutului, în funcție de bugetul aprobat, pe coduri ale vocabularului comun al achizițiilor publice - C.P.V., pe baza propunerilor formulate de compartimentele din cadrul acesteia, în conformitate cu prevederile bugetare, și îl supune aprobării ordonatorului terțiar de credite;
c) efectuează modificări în programul anual al achizițiilor publice, respectiv introducerea de noi poziții sau modificarea celor existente, și monitorizează permanent achizițiile efectuate;
d) organizează și efectuează toate operațiunile necesare desfășurării procedurilor de achiziții publice, altele decât cele care fac obiectul achiziției directe, de la întocmirea documentației de atribuire și până la încheierea contractelor, a actelor adiționale ale acestora, finanțate din creditele bugetare proprii ale Institutului, conform actelor normative în vigoare, pe baza caietelor de sarcini, termenelor și condițiilor specifice în baza cărora se va atribui contractul de achiziție publică, întocmite de compartimentele ce solicită achiziția;
e) efectuează activitățile necesare desfășurării operațiunilor de achiziție directă, în condițiile legii, pentru aprovizionarea cu bunuri și servicii necesare desfășurării activității Institutului, în baza referatelor de necesitate aprobate;
f) întocmește rapoarte către conducătorul ierarhic privind situația achizițiilor existente în programul anual al achizițiilor publice, efectuate în baza solicitărilor primite de la compartimentele de specialitate, și, în acest sens, urmărește monitorizarea acestuia;
g) monitorizează contractele încheiate prin consemnarea acestora într-un registru de evidență;
h) răspunde de păstrarea în condiții de siguranță a contractelor și a dosarelor de achiziție, în vederea prezentării acestora în fața organelor de control competente, precum și a terților, după caz;
i) avizează referatele de necesitate pe baza cărora se demarează procedura de atribuire, întocmite de către compartimentele solicitante. Avizul specifică: existența sumelor estimate aferente pentru achiziția bunului, serviciului sau lucrării în programul anual al achizițiilor publice, numărul poziției, disponibilul existent;
j) elaborează strategia de contractare împreună cu compartimentele care au solicitat achiziția în cauză și care au participat la întocmirea caietului de sarcini și o înaintează spre avizare ordonatorului terțiar de credite;
k) întocmește proiectul de decizie a directorului privind componența comisiei de evaluare sau negociere, după consultarea conducătorilor compartimentelor din care fac parte persoanele propuse;
l) participă în comisiile de evaluare și asigură activitatea de secretariat a comisiei, respectiv întocmirea proceselor-verbale de deschidere, transmiterea solicitărilor de clarificări către ofertanți din partea comisiei de evaluare, a proceselor-verbale intermediare, precum și a rapoartelor procedurilor de atribuire a contractelor;
m) are sarcina constituirii următoarelor evidențe în domeniul administrativ și achiziții publice:
– programul anual al achizițiilor publice;
– evidența electronică a achizițiilor planificate în cursul unui an calendaristic, a procedurilor de achiziție publică finalizate, a contractelor încheiate și a termenelor de executare a acestora;
– schema de repartizare a spațiilor în cadrul Institutului;
n) întocmește și transmite anunțurile de intenție/ participare/atribuire în SEAP, JOUE, pe site-ul Institutului, precum și notificări în SEAP în cazul achizițiilor directe, după caz;
o) întocmește și transmite solicitări de ofertă către operatorii economici, în vederea întocmirii studiilor de piață pentru achiziționarea de servicii prevăzute în anexa nr. 2 a Legii nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare, ca urmare a solicitărilor compartimentelor și a specificațiilor tehnice transmise de acestea;
p) întocmește, împreună cu compartimentul care a redactat caietul de sarcini, răspunsul la cererile de clarificări cu privire la documentația de atribuire în etapa prealabilă depunerii ofertelor și asigură publicarea acestuia pe SEAP și pe site-ul Institutului;
q) întocmește contractul de achiziție publică și obține avizele sau vizele necesare încheierii contractului; înregistrează contractul de achiziție publică, urmărește semnarea acestuia de către operatorul economic, urmărește constituirea garanției de bună execuție a contractului și colaborează cu compartimentul care a întocmit caietul de sarcini și cu operatorul economic pentru clarificarea anumitor clauze contractuale: termen de livrare, prestare sau execuție, modalitatea constituirii garanției de bună execuție a contractului, termenele de efectuare a plății, precum și orice alte clauze care pot apărea, după caz;
r) înaintează câte o copie a contractului, inclusiv a anexelor și eventualelor acte adiționale, compartimentului care a solicitat achiziția;
s) înștiințează, în conformitate cu prevederile legale în domeniul achizițiilor, Agenția Națională pentru Achiziții Publice pentru demararea procedurilor în vederea numirii de observatori; pune la dispoziția acestui organism documentele solicitate și colaborează cu aceștia pe parcursul desfășurării procedurii;
ș) achiziționează bunuri, servicii și lucrări atât prin intermediul catalogului electronic, cât și off-line, după caz;
t) arhivează documentele ce compun dosarul achiziției, conform legislației privind achizițiile publice.
F. Atribuții în privința administrării patrimoniului:
a) asigură evidența bazată pe caracteristici tehnice și economice a bunurilor de orice fel aflate în patrimoniul Institutului, pe întreaga durată de viață a acestora, pentru a oferi informații necesare fundamentării deciziilor de înlocuire, reparare, recondiționare, scoatere din folosință, declasare, casare, transfer, trecere în patrimoniul privat, precum și a altor decizii privind exploatarea lor;
b) ține evidența tehnico-operativă pe locuri de depozitare și pe utilizatori a activelor fixe și a obiectelor de inventar;
c) administrează imobilele aflate în proprietatea sau în administrarea Institutului;
d) asigură recepția, evidența și distribuirea tuturor bunurilor și materialelor ce sunt achiziționate pentru activitatea Institutului;
e) monitorizează derularea contractelor de furnizare de bunuri și de prestări de servicii pentru contractele care au fost încheiate;
f) coordonează activitatea conducătorilor auto;
g) asigură întreținerea și exploatarea, în condiții bune și de siguranță, a autoturismelor și celorlalte mijloace de transport din parcul auto;
h) analizează lunar situația privind consumul de carburanți din cursul lunii, pentru fiecare autoturism și mijloc auto, și întocmește situațiile contabile centralizatoare aferente;
i) asigură multiplicarea, tipărirea și legarea documentelor necesare Institutului, confecționarea legitimațiilor de serviciu, cărților de vizită, ecusoanelor, în situația în care acestea pot fi executate cu tehnica din dotare;
j) sprijină efectiv, prin asigurarea resurselor materiale disponibile, activitățile de tipul simpozioanelor, conferințelor și altor asemenea acțiuni;
k) asigură sprijin trupelor de jandarmi pentru a asigura securitatea și paza sediului Institutului, pe baza protocolului încheiat cu Ministerul Afacerilor Interne;
l) identifică, monitorizează și evaluează factorii de risc specifici, în cooperare cu organele competente;
m) urmărește îndeplinirea măsurilor și a acțiunilor de prevenire și de pregătire a intervenției în cazul calamităților, în funcție de încadrarea în clasificarea de protecție civilă;
n) înștiințează persoanele și organismele competente asupra factorilor de risc și le semnalează de îndată iminența producerii sau producerea unei situații de protecție civilă la nivelul Institutului;
o) asigură dotarea unității cu mijloace tehnice de stingere a incendiilor.
G. Atribuții în domeniul administrativ-IT:
a) administrează rețelele de calculatoare LAN, WAN, internet, intranet și VPN;
b) configurează arhitectura stațiilor de lucru (PC);
c) instalează, configurează și exploatează echipamentele periferice;
d) diagnostichează și remediază defectele survenite la PCuri, periferice și alte echipamente de comunicații;
e) instalează, configurează și administrează sistemele de operare Windows, suita MS Office;
f) asigură conducerea și întreținerea autovehiculelor din dotare;
g) asigură păstrarea curățeniei în spațiile Institutului.