Pentru completarea listei cuprinzând aleșii locali de la nivelul fiecărei unități/subdiviziuni administrativ-teritoriale se va proceda astfel:
1. În coloana 1 se va completa numele unității sau subdiviziunii administrativ-teritoriale, după caz.
2. În coloana 2 se va completa numărul corespunzător codului SIRUTA alocat unității sau subdiviziunii administrativ-teritoriale.
3. În coloana 3 se vor completa numele, inițiala tatălui și prenumele alesului local, în următoarea ordine, în funcție de unitatea/subdiviziunea administrativ-teritorială respectivă:
a) numele, inițiala tatălui și prenumele președintelui consiliului județean, primarului general al municipiului București sau primarului, după caz;
b) numele, inițiala tatălui și prenumele vicepreședinților consiliilor județene ori ale viceprimarului/viceprimarilor, după caz;
c) numele, inițiala tatălui și prenumele consilierilor județeni sau ale consilierilor locali, după caz, în ordine alfabetică;
4. În coloana 4 se vor completa datele de contact ale alesului local, respectiv numărul de telefon comunicat de secretarul general al unității/subdiviziunii administrativ-teritoriale potrivit prevederilor art. 2 alin. (2) din Ordinul viceprim-ministrului, ministrul dezvoltării regionale și administrației publice, și al viceprim-ministrului pentru implementarea parteneriatelor strategice ale României, ministrul afacerilor interne, interimar, nr. 2.341/110/2019 pentru aprobarea procedurii de întocmire, actualizare și transmitere a listei cuprinzând aleșii locali de la nivelul fiecărei unități/subdiviziuni administrativ-teritoriale.
5. În coloana 5 se vor completa datele de contact ale alesului local, respectiv adresa de e-mail comunicată de secretarul general al unității/subdiviziunii administrativ-teritoriale potrivit prevederilor art. 2 alin. (2) din Ordinul viceprim-ministrului, ministrul dezvoltării regionale și administrației publice, și al viceprim-ministrului pentru implementarea parteneriatelor strategice ale României, ministrul afacerilor interne, interimar, nr. 2.341/110/2019.
6. În coloana 6 se vor completa informații legate de calitatea de ales local, în următoarea ordine:
a) în cazul județelor, ordinea de precădere este următoarea: președinte al consiliului județean, vicepreședinte al consiliului județean 1, vicepreședinte al consiliului județean 2, consilieri județeni în ordine alfabetică;
b) în cazul municipiului București, ordinea de precădere este următoarea: primarul general al municipiului București, viceprimar 1, viceprimar 2, consilieri locali ai Consiliului General al Municipiului București, în ordine alfabetică;
c) în cazul municipiilor reședință de județ, ordinea de precădere este următoarea: primar, viceprimar 1, viceprimar 2, consilieri locali în ordine alfabetică;
d) în cazul municipiilor, altele decât cele prevăzute la lit. c), orașelor și comunelor, ordinea de precădere este următoarea: primar, viceprimar, consilieri locali, după caz, în ordine alfabetică;
7. În coloana 7 se va completa data nașterii în formatul zz/ll/aaaa.
8. În coloana 8 se vor completa informații legate de nivelul studiilor, comunicate de secretarul general al unității/subdiviziunii administrativ-teritoriale potrivit prevederilor art. 2 alin. (2) din Ordinul viceprim-ministrului, ministrul dezvoltării regionale și administrației publice, și al viceprim-ministrului pentru implementarea parteneriatelor strategice ale României, ministrul afacerilor interne, interimar, nr. 2.341/110/2019, după cum urmează:
a) litera A pentru aleșii locali care au studii universitare de licență absolvite cu diplomă de licență sau echivalentă;
b) litera B pentru aleșii locali care au studii superioare de scurtă durată, absolvite cu diplomă, în perioada anterioară aplicării celor trei cicluri tip Bologna;
c) litera C pentru aleșii locali care au studii liceale, respectiv studii medii liceale, finalizate cu diplomă de bacalaureat.
9. În coloana 9 se vor completa informații legate de tipul studiilor, comunicate de secretarul general al unității/subdiviziunii administrativ-teritoriale potrivit prevederilor art. 2 alin. (2) din Ordinul viceprim-ministrului, ministrul dezvoltării regionale și administrației publice, și al viceprim-ministrului pentru implementarea parteneriatelor strategice ale României, ministrul afacerilor interne, interimar, nr. 2.341/110/2019, după cum urmează: studii juridice, administrative, economice, tehnice etc.
10. În coloana 10 se vor completa informații legate de apartenența politică, respectiv se va completa numele partidului politic, alianței politice (inclusiv partidul politic - membru al alianței - din care face parte alesul local) sau organizației cetățenilor aparținând minorităților naționale pe lista căreia alesul local a participat la alegeri ori a candidaturii independente sau, potrivit celor comunicate de secretarul general al unității/subdiviziunii administrativ-teritoriale potrivit prevederilor art. 2 alin. (2) din Ordinul viceprim-ministrului, ministrul dezvoltării regionale și administrației publice, și al viceprim-ministrului pentru implementarea parteneriatelor strategice ale României, ministrul afacerilor interne, interimar, nr. 2.341/110/2019, numele partidului rezultat în urma procesului de reorganizare potrivit Legii partidelor politice nr. 14/2003, republicată, după caz.
11. În coloana 11 se vor completa numărul și data încheierii judecătoriei, încheierii tribunalului, hotărârii tribunalului sau hotărârii Curții de apel, după caz, în formatul nr. .../zz/ll/aaaa.
12. În coloana 12 se va completa „DA“ în situația în care alesul local al cărui mandat a fost validat provine din rândul supleanților.
13. În coloana 13 se vor completa informații privind începerea exercițiului mandatului, după cum urmează:
a) în cazul președintelui consiliului județean - de la data depunerii jurământului dovedită prin procesul-verbal al ședinței consiliului județean, în formatul Proces-verbal nr. /zz/ll/aaaa, sau încheierea tribunalului, în formatul Încheiere nr. .../zz/ll/aaaa, după caz, potrivit art. 187 alin. (2) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 57/2019;
b) în cazul primarului general al municipiului București - de la data depunerii jurământului dovedită prin procesul-verbal al ședinței Consiliului General al Municipiului București, în formatul Proces-verbal nr. /zz/ll/aaaa, sau încheierea Tribunalului București, în formatul Încheiere nr. .../zz/ll/aaaa, după caz, potrivit art. 150 alin. (3) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 57/2019;
c) în cazul primarului - de la data depunerii jurământului dovedită prin procesul-verbal al ședinței consiliului local, în formatul Proces-verbal nr. /zz/ll/aaaa, sau încheierea judecătoriei, în formatul Încheiere nr. .../ zz/ll/aaaa, după caz, potrivit art. 150 alin. (3) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 57/2019;
d) în cazul consilierilor județeni - de la data declarării consiliului județean ca legal constituit ori de la data depunerii jurământului în fața consiliului județean, dovedită prin hotărâre a consiliului județean, în formatul HCJ nr. .../zz/ll/aaaa, potrivit art. 172 din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 57/2019, după caz;
14. În coloana 14 se vor completa, dacă este cazul, în formatul HCL/HCJ nr. .../zz/ll/aaaa, informații privind alegerea în funcția de viceprimar sau vicepreședinte al consiliului județean ori eliberarea din funcția de viceprimar, respectiv de vicepreședinte al consiliului județean.
15. În coloana 15 se vor completa, dacă este cazul, după cum urmează:
a) în situația suspendării mandatului de președinte al consiliului județean, vicepreședinte al consiliului județean, primar general al municipiului București, primar, viceprimar, consilier județean, consilier local, după caz, numărul și data ordinului de suspendare din funcție emis de prefect, în formatul Ordin prefect nr. .../zz/ll/aaaa;
b) în situația încetării mandatului de ales local - numărul și data ordinului de încetare a mandatului emis de prefect, în formatul Ordin prefect nr. .../zz/ll/aaaa, sau numărul și data hotărârii consiliului local sau ale hotărârii consiliului județean, după caz, în formatul HCL/HCJ nr. .../zz/ll/aaaa.
17. La datele privind identitatea persoanei fizice se ține seama ca numele să fie înscris cu toate literele mari, iar prenumele numai cu prima literă mare, precum și inițiala tatălui cu literă mare. Potrivit prevederilor art. 66 alin. (2) din Legea nr. 119/1996 cu privire la actele de stare civilă, republicată, cu modificările și completările ulterioare, numele sau prenumele formate din două ori mai multe cuvinte se scriu cu cratimă. De exemplu: ION C. Vasile-Mihai, DAN E. Vasile-Dumitru, MARIN I. Ion, VASILESCU M. Vasile, VASILE F. Vasile, GHEORGHE V. Dumitru. Înscrierea unor nume este de strictă necesitate pentru înțelegerea textului, datele având caracter fictiv, neindicând informații care ar putea fi asociate cu o persoană identificată sau identificabilă.