Caută.ro
Request a quote | RO | EN

REGULAMNET din 28 septembrie 2020

REGULAMENT Ministerul Afacerilor Externe
Published in
MONITORUL OFICIAL nr. 892 din 30 septembrie 2020
Entered into force
30.09.2020
Consolidated form as of
30.09.2020
Table of contents

Notă Aprobat prin ORDINUL nr. 1.609 din 28 septembrie 2020 , publicat în Monitorul Oficial, Partea I, nr. 892 din 30 septembrie 2020.

AVÂND ÎN VEDERE VALOAREA ȘI UNICITATEA DOCUMENTELOR AFLATE ÎN PĂSTRAREA ARHIVEI ISTORICE A MINISTERULUI AFACERILOR EXTERNE, PREZENTUL REGULAMENT A FOST ELABORAT ÎN TEMEIUL PREVEDERILOR:

– ART. 26 PRIVIND VIAȚA INTIMĂ, FAMILIALĂ ȘI PRIVATĂ ȘI ART. 31 PRIVIND DREPTUL LA INFORMAȚIE DIN CONSTITUȚIA ROMÂNIEI;

– LEGII NR. 16/1996 A ARHIVELOR NAȚIONALE, REPUBLICATĂ;

– LEGII NR. 544/2001 PRIVIND LIBERUL ACCES LA INFORMAȚIILE DE INTERES PUBLIC, CU MODIFICĂRILE ȘI COMPLETĂRILE ULTERIOARE;

– LEGII NR. 182/2002 PRIVIND PROTECȚIA INFORMAȚIILOR CLASIFICATE, CU MODIFICĂRILE ȘI COMPLETĂRILE ULTERIOARE;

– HOTĂRÂRII GUVERNULUI NR. 585/2002 PENTRU APROBAREA STANDARDELOR NAȚIONALE DE PROTECȚIE A INFORMAȚIILOR CLASIFICATE ÎN ROMÂNIA, CU MODIFICĂRILE ȘI COMPLETĂRILE ULTERIOARE;

– HOTĂRÂRII GUVERNULUI NR. 1.201/2012 PRIVIND DECLASIFICAREA, MENȚINEREA SAU TRECEREA ÎN ALTĂ CLASĂ/NIVEL DE SECRETIZARE A DOCUMENTELOR ELABORATE DE MINISTERUL AFACERILOR EXTERNE ANTERIOR DATEI DE 12 APRILIE 2002;

– HOTĂRÂRII GUVERNULUI NR. 33/2019 PRIVIND DECLASIFICAREA DOCUMENTELOR ELABORATE ANTERIOR DATEI DE 31 DECEMBRIE 1989 DE PERSOANE JURIDICE DE DREPT PUBLIC SAU PRIVAT ȘI AFLATE ÎN FONDUL ARHIVISTIC AL MINISTERULUI AFACERILOR EXTERNE;

– HOTĂRÂRII GUVERNULUI NR. 16/2017 PRIVIND ORGANIZAREA ȘI FUNCȚIONAREA MINISTERULUI AFACERILOR EXTERNE, CU MODIFICĂRILE ȘI COMPLETĂRILE ULTERIOARE;

– REGULAMENTULUI (UE) 2016/679 PRIVIND PROTECȚIA PERSOANELOR FIZICE ÎN CEEA CE PRIVEȘTE PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL ȘI PRIVIND LIBERA CIRCULAȚIE A ACESTOR DATE ȘI DE ABROGARE A DIRECTIVEI 95/46/CE (REGULAMENTUL GENERAL DE PROTECȚIE A DATELOR A INTRAT ÎN DIRECTĂ APLICABILITATE ÎNCEPÂND CU DATA DE 25 MAI 2018);

– RECOMANDĂRII NR. R (2000) 13 A COMITETULUI DE MINIȘTRI AL CONSILIULUI EUROPEI PRIVIND O POLITICĂ EUROPEANĂ ASUPRA ACCESULUI LA ARHIVE;

– LEGII NR. 109/2007 PRIVIND REUTILIZAREA INFORMAȚIILOR DIN INSTITUȚIILE PUBLICE, CU MODIFICĂRILE ȘI COMPLETĂRILE ULTERIOARE;

– DIRECTIVEI (UE) 2019/1024 A PARLAMENTULUI EUROPEAN ȘI A CONSILIULUI DIN 20 IUNIE 2019 PRIVIND DATELE DESCHISE ȘI REUTILIZAREA INFORMAȚIILOR DIN SECTORUL PUBLIC.

Capitolul I — Definiții ↑ Contents

Articolul 1

În sensul prezentului regulament, următorii termeni se definesc după cum urmează:

1. acces - funcție atribuită Unității Arhive Diplomatice din cadrul Ministerului Afacerilor Externe (MAE) pentru a pune la dispoziția cercetătorilor documentele pe care le păstrează, precum și instrumentele de evidență a acestora;

2. cercetare - acțiunea de studiere, pe diferite teme, a documentelor din fondurile arhivistice, în scopul cunoașterii informațiilor care pot răspunde cerințelor științifice, cultural-educative, jurnalistice, de popularizare etc.;

3. custode - persoană desemnată să asigure îndrumarea cercetătorilor, să pună la dispoziția acestora instrumentele de evidență disponibile la sala de studiu și documentele solicitate, precum și să asigure respectarea normelor specifice activităților de la sala de studiu;

4. îndrumare - activitatea prin care custodele oferă date și informații cercetătorilor și îi asistă pe parcursul cercetării;

5. sală de studiu - spațiu special amenajat în incinta căruia se desfășoară cercetarea;

6. unitate arhivistică - unitate de evidență a documentelor de arhivă, care reprezintă în sine un document separat sau totalitatea documentelor care au o importanță de sine stătătoare; se individualizează prin conținutul și forma sa, referindu-se la o acțiune, problemă sau temă și ocupă o poziție aparte într-un instrument de evidență;

7. cercetător - persoană care studiază fondul arhivistic în baza aprobării cererii de acces.

Capitolul II — Reguli privind accesul la sala de studiu „Grigore Gafencu“ a Arhivei Istorice a MAE ↑ Contents

Articolul 2

(1) În vederea asigurării accesului public la fondul documentar păstrat de Arhiva Istorică a MAE funcționează sala de studiu „Grigore Gafencu“, activitatea specifică fiind asigurată de către custozi desemnați de MAE.

(2) Programul sălii de studiu este de luni până joi în intervalul orar 9,30-15,30, accesul realizându-se între orele 9,30 și 11,30. Buletinele de comandă și fișele de control se completează și se predau custozilor de sală până la ora 12,00. În funcție de evenimente neprevăzute, precum alerte ori situații de urgență, programul poate fi întrerupt, modificat sau suspendat, schimbările fiind anunțate pe pagina web a MAE, secțiunea Arhive Diplomatice.

(3) Accesul la sala de studiu „Grigore Gafencu“ se efectuează conform programărilor întocmite de către custozii de sală, în baza actului de identitate (buletin, carte de identitate sau pașaport) și în condițiile de acces prevăzute de structura de securitate a obiectivului, care poate interzice accesul în clădire și din alte motive decât cele enumerate în prezentul regulament, conform atribuțiilor.

(4) Cercetătorii cu deficiențe de vedere, vorbire sau auz ori care nu cunosc limba română sau o limbă de circulație internațională pot fi asistați de un traducător sau interpret în limbaj mimico-gestual.

(5) Accesul cercetătorilor însoțiți de copii sub 14 ani nu este recomandat, programarea în astfel de cazuri urmând a fi făcută astfel încât să reducă pe cât posibil orice eventual disconfort pentru ceilalți cercetători.

(6) Nu este permis accesul cercetătorilor cu animale, cu excepția câinilor utilitari pentru nevăzători sau a animalelor de companie deținute în scop terapeutic.

Articolul 3

Accesul la Arhiva Istorică a MAE este egal și nediscriminatoriu pentru toți cercetătorii, în condițiile legii.

Articolul 4

(1) Accesul cercetătorilor cetățeni români la fondul documentar păstrat de Arhiva Istorică a MAE se realizează în baza unei cereri de acces (al cărei model este prevăzut în anexa nr. 1) care este supusă aprobării șefului Arhivelor Diplomatice. În cazul cetățenilor străini, cererea de acces este similară modelului din anexa nr. 1 și este supusă aprobării ministrului afacerilor externe. În ambele cazuri, răspunsul la cereri este transmis și semnat de șeful Arhivelor Diplomatice, care este delegat în acest scop prin prezentul regulament.

(2) Cercetătorii vor completa personal cererea de acces, indicând tema și perioada pe care o cercetează, precum și modalitatea de valorificare în plan științific a documentelor solicitate, corelate cu obiectivele de cercetare asumate și actele doveditoare anexate.

(3) Valabilitatea cererii de acces se întinde până la finalul anului calendaristic în care a fost supusă aprobării.

(4) Supunerea spre aprobare a cererilor de acces este gestionată de custozii sălii de studiu „Grigore Gafencu“.

(5) Vor fi respinse cererile de acces care conțin teme de cercetare care nu sunt în concordanță cu domeniul de cercetare ales, potrivit actelor doveditoare anexate de către solicitanți, prevăzute la alin. (6). Temele de cercetare vor avea un subiect explicit, pe o perioadă bine determinată, evitându-se formulările prea generale ori imprecise, care pot determina respingerea cererii. De asemenea, vor fi respinse cererile care conțin formulări obscene, incită la ură și discriminare ori împotriva ordinii constituționale.

(6) Actele doveditoare prevăzute la alin. (5) sunt: adeverințe, planuri de studii de la instituția de învățământ, pentru studenți, masteranzi și doctoranzi, adrese de la instituțiile de stat ori operatorii privați, pentru cercetătorii care au nevoie să cerceteze arhiva în scopuri profesionale, procuri, împuterniciri avocațiale în cazul reprezentanților petenților care solicită accesul în baza unor legi speciale, precum Decretul-lege nr. 118/1990 privind acordarea unor drepturi persoanelor persecutate din motive politice de dictatura instaurată cu începere de la 6 martie 1945, precum și celor deportate în străinătate ori constituite în prizonieri, Legea nr. 9/1998 privind acordarea de compensații cetățenilor români pentru bunurile trecute în proprietatea statului bulgar în urma aplicării Tratatului dintre România și Bulgaria, semnat la Craiova la 7 septembrie 1940, republicată, cu modificările și completările ulterioare, sau Legea nr. 290/2003 privind acordarea de despăgubiri sau compensații cetățenilor români pentru bunurile proprietate a acestora, sechestrate, reținute sau rămase în Basarabia, Bucovina de Nord și Ținutul Herța, ca urmare a stării de război și a aplicării Tratatului de Pace între România și Puterile Aliate și Asociate, semnat la Paris la 10 februarie 1947, cu modificările și completările ulterioare, alte documente, în funcție de fiecare situație în parte.

Articolul 5

Studierea fondului documentar păstrat de Arhiva Istorică a MAE este strict personală și fiecare cercetător este responsabil pentru păstrarea integrității și restituirea unităților arhivistice pe care le-a solicitat spre cercetare.

Capitolul III — Reguli pentru cercetarea fondului documentar al Arhivei Istorice a MAE ↑ Contents

Articolul 6

(1) Documentele aflate în păstrarea Arhivei Istorice a MAE pot fi cercetate în sala de studiu „Grigore Gafencu“ în scopuri științifice, de informare, documentare sau jurnalistice, pentru elaborarea unor lucrări de specialitate, studii, articole, comunicări, expoziții, emisiuni radio, TV etc., în concordanță cu cererea de acces aprobată.

(2) În sala de studiu „Grigore Gafencu“ a Arhivei Istorice a MAE pot fi studiate documentele care îndeplinesc toate condițiile prevăzute de legislația în vigoare, după cum urmează:

– nu sunt clasificate;

– nu depășesc termenul legal de punere în cercetare;

– nu lezează drepturile și libertățile individuale ale cetățeanului;

– sunt inventariate, ordonate și prelucrate;

– starea de conservare permite consultarea lor.

Articolul 7

Cercetătorii pot accesa la sala de studiu „Grigore Gafencu“ inventarele și alte instrumente de evidență ale fondului documentar păstrat de Arhiva Istorică a MAE.

Articolul 8

(1) În vederea studierii materialului documentar selectat, cercetătorii completează un buletin de comandă (al cărui conținut este prevăzut în anexa nr. 2) și fișă de control (al cărei conținut este prevăzut în anexa nr. 3), pentru ziua lucrătoare următoare sau pentru o altă dată calendaristică.

(2) Cercetătorii se vor prezenta la sala de studiu „Grigore Gafencu“ doar în ziua programării, cu excepția cazului în care doresc să consulte inventarele și alte instrumente de evidență ale fondului documentar păstrat de Arhiva Istorică a MAE.

(3) Cercetătorii din alte localități pot primi spre studiu documente și în ziua prezentării la cercetare, dacă solicitarea se face până la ora 12,00.

Articolul 9

(1) În vederea primirii spre studiu a unităților arhivistice solicitate, cercetătorii sunt obligați să completeze pe buletinul de comandă toate datele de identificare, respectiv: denumirea fondului, problema, numărul dosarului/volumului și anul unităților arhivistice.

(2) În momentul primirii documentelor solicitate, cercetătorii sunt obligați să semneze pe buletinul de comandă și să menționeze data preluării acestora spre cercetare.

Articolul 10

Pentru unitățile arhivistice care sunt disponibile în format electronic, se pune la dispoziția cercetătorilor exclusiv acest format.

Articolul 11

Cercetătorii pot solicita zilnic, spre cercetare, pe un buletin de comandă, una dintre următoarele categorii de unități arhivistice:

– 5 dosare; în cazul în care unitatea arhivistică are echivalentul unei unități de păstrare (cutie, mapă, pachet etc.), pot fi solicitate maximum 3 unități arhivistice. În situația în care dosarele solicitate sunt nelegate, pentru evitarea oricărui risc, acestea vor fi puse la dispoziția cercetătorilor pe rând, unul câte unul, și doar după completarea acțiunii de numerotare cu creionul a filelor, care va fi realizată în maximum 5 zile lucrătoare de la primirea solicitării;

– 5 manuscrise/condici/registre;

– 5 suluri/planuri/planșe/hărți; în cazul în care o unitate de păstrare (tub) conține mai multe planuri/hărți, acestea vor fi cercetate în mod eșalonat, unul câte unul;

– 5 albume/pachete/dosare de fotografii;

– 5 stampe;

– 5 role de microfilme;

– 15 documente foi volante;

– 20 xerografii;

– 20 fotografii;

– 20 matrice sigilare.

Articolul 12

(1) Predarea de către cercetători a materialului documentar consultat se face cu cel puțin 15 minute înainte de încheierea programului zilnic al sălii de studiu „Grigore Gafencu“.

(2) Unitățile arhivistice se pot păstra spre consultare în sala de studiu „Grigore Gafencu“ cel mult 10 zile lucrătoare.

(3) Este posibilă o singură prelungire a termenului, pentru maximum 10 zile lucrătoare, cu acordul custozilor sălii de studiu „Grigore Gafencu“.

(4) Prelungirea termenului de cercetare a unităților arhivistice se face prin completarea de către cercetători a unui nou buletin de comandă și a unor noi fișe de control.

(5) Noul buletin de comandă și noile fișe de control vor avea mențiunea „P“.

Articolul 13

După cel puțin 30 de zile lucrătoare de la ultima restituire a unei unități arhivistice, cercetătorii vor putea să o solicite pentru o nouă consultare.

Articolul 14

(1) În cazul în care cercetătorii nu se prezintă la sala de studiu „Grigore Gafencu“ în termen de 5 zile lucrătoare de la data pentru care au solicitat unitățile arhivistice în vederea cercetării și nu informează custodele de sală asupra absenței, în scris, prin e-mail sau telefonic, unitățile arhivistice solicitate sunt restituite la depozitele de arhivă din oficiu.

(2) În situațiile prevăzute la alin. (1), custozii sălii de studiu „Grigore Gafencu“ vor completa pe buletinul de comandă mențiunea „N“, iar unitățile arhivistice respective intră sub incidența art. 13.

(3) În cazul în care un cercetător restituie unități arhivistice care sunt solicitate de către un alt cercetător, se poate efectua transferul de unități arhivistice fără ca acestea să ajungă la depozit, prin completarea corespunzătoare a unui buletin de comandă și a fișelor de control.

(4) În situația prevăzută la alin. (3), custozii sălii de studiu „Grigore Gafencu“ preiau noile buletine de comandă și transmit la depozitele de arhivă noile fișe de control.

Articolul 15

(1) Cercetătorii care nu dispun de mijloace tehnice moderne proprii (aparat foto, tabletă fără cartelă SIM, laptop sau telefon mobil cu capacitate de fotografiere) pot solicita digitizarea parțială a materialului documentar studiat, prin completarea unei cereri al cărei model este prevăzut în anexa nr. 4, care va fi aprobată în funcție de volumul de muncă, personalul și mijloacele tehnice disponibile.

(2) Punerea la dispoziție de către personalul Arhivelor Diplomatice a materialului documentar digitizat se realizează numai după aprobarea cererii de către șeful Arhivelor Diplomatice.

(3) Cererile adresate de către cercetători pentru digitizarea materialului documentar studiat, care cuprinde mai puțin de 50 de file, se soluționează în termen de cel mult 10 zile lucrătoare de la data înregistrării.

(4) Cererile depuse de către cercetători pentru digitizarea materialului documentar studiat care depășește 100 de file se soluționează în termen de cel mult 45 de zile lucrătoare.

Articolul 16

(1) Digitizarea materialului documentar de către cercetători cu mijloace digitale proprii se realizează numai după aprobarea cererii, al cărei model este prevăzut în anexa nr. 5, de către șeful Unității Arhive Diplomatice.

(2) Este interzisă utilizarea blițului de către cercetătorii care utilizează camere foto proprii pentru digitizarea materialului documentar studiat, aflat în păstrarea Arhivei Istorice a MAE.

(3) Digitizarea materialului documentar cu mijloace digitale proprii ale cercetătorilor se realizează pe întreaga durată a programului săptămânal de lucru al sălii de studiu „Grigore Gafencu“.

Articolul 17

(1) Tipul de digitizare a materialului documentar (cu mijloace digitale proprii sau de către personalul Arhivelor Diplomatice) va fi consemnat în buletinul de comandă și pe fișa de control.

(2) Unitățile arhivistice digitizate vor fi ridicate de către cercetătorii care le-au solicitat sau de către o altă persoană desemnată de cercetător și menționată pe cererea de digitizare.

(3) Digitizarea integrală a unităților arhivistice (dosare, volume) și fondurilor nu poate fi efectuată de cercetători persoane fizice. Este permisă digitizarea integrală a unităților arhivistice numai în cadrul unor acorduri/parteneriate interinstituționale.

(4) Operațiunile de digitizare care presupun scanarea de către terți în cadrul unor acorduri/parteneriate interinstituționale sunt permise cu condiția precizării caracteristicilor tehnice ale mijloacelor de scanat și numai după analiza prealabilă a integrității fizice a materialului arhivistic ce urmează a fi scanat.

(5) Fotocopierea (xeroxarea) unităților arhivistice aflate în păstrarea Arhivei Istorice a MAE este interzisă.

(6) Unitățile arhivistice (dosare/volume) deteriorate se dau spre cercetare la sala de studiu „Grigore Gafencu“ doar în format electronic, în măsura în care sunt digitizate.

Articolul 18

Pentru alte situații decât cele prevăzute prin prezentul regulament, cercetătorii se pot adresa în scris șefului Unității Arhive Diplomatice, urmând să primească un răspuns scris în termen de cel mult 30 de zile lucrătoare de la depunerea solicitării.

Capitolul IV — Obligațiile custozilor sălii de studiu „Grigore Gafencu“ în relația cu cercetătorii ↑ Contents

Articolul 19

Custozii sălii de studiu „Grigore Gafencu“ au următoarele obligații în relația cu cercetătorii și petenții:

a) să cunoască și să aplice întocmai prevederile legislației în vigoare în domeniul arhivelor, al protecției informațiilor clasificate și ale prezentului regulament;

b) să țină evidența persoanelor cărora li s-a aprobat consultarea documentelor din arhivă în Registrul de evidență a persoanelor care au cercetat documentele arhivistice și în Fișa de cercetare a dosarului (unității arhivistice) și să urmărească completarea Fișei de consultare (al cărei model este prevăzut în anexa nr. 6);

c) să ofere asistență la completarea buletinelor de cerere și pe parcursul cercetării documentelor, prin punerea la dispoziția cercetătorilor a instrumentelor de evidență ale fondurilor și colecțiilor;

d) să înregistreze toate cererile depuse la sala de studiu și să urmărească soluționarea lor cu promptitudine;

e) să cunoască toate aspectele legate de activitatea sălii de studiu și instrumentele de cercetare/informare științifică;

f) să manifeste tact, amabilitate și receptivitate în relația cu cercetătorii;

g) să verifice dacă unitățile arhivistice solicitate spre consultare conțin documente clasificate sau neexpertizate arhivistic și să ia măsurile necesare pentru protejarea acestora;

h) să pună la dispoziția cercetătorilor, spre consultare în sala de studiu, inventarele fondurilor de arhivă deschise cercetării; pentru documentele care nu se dau în cercetare se face mențiunea pe inventar, precizându-se articolul din lege în baza căruia s-a luat această decizie și anul în care ele pot fi cercetate;

i) să verifice integritatea documentelor consultate de către fiecare cercetător înainte ca acesta să părăsească sala de studiu;

j) să îndrume pe cercetători în vederea identificării cât mai operative a documentelor care îi interesează;

k) să pună la dispoziția cercetătorilor numai documentele care se referă la tema pentru care au primit aprobarea;

l) să nu dea spre cercetare documente din arhivă altui/altor cercetători decât celui care a făcut solicitarea;

m) să nu părăsească sala de studiu și să vegheze ca documentele date spre cercetare să nu fie deteriorate, distruse sau sustrase.

Capitolul V — Reguli pentru cercetătorii care accesează serviciile sălii de studiu „Grigore Gafencu“ ↑ Contents

Articolul 20

Cercetătorii au următoarele drepturi:

a) să consulte instrumentele de evidență aflate la sala de studiu „Grigore Gafencu“ și să primească îndrumare pentru utilizarea acestora;

b) să aibă acces în sala de studiu „Grigore Gafencu“, numai după aprobarea cererii de acces, cu laptop, aparat de fotografiat, telefon mobil cu capacitate de fotografiere sau tabletă fără cartelă SIM;

c) să solicite digitizarea parțială a unităților arhivistice pe care le-au cercetat;

d) să solicite o unitate arhivistică studiată anterior, după cel puțin 30 de zile lucrătoare de la ultima restituire, care îi va fi pusă la dispoziție în condițiile în care aceasta nu se află în studiu la alt cercetător;

e) să digitizeze materialul documentar cu mijloace digitale proprii, fără folosirea blițului, în baza aprobării cererii de digitizare parțială a materialului documentar de către șeful Unității Arhive Diplomatice;

f) să realizeze lucrări de specialitate, studii, articole etc. pe baza materialului documentar cercetat și să publice, după aprobarea în prealabil a cererii de publicare (al cărei model este prevăzut în anexa nr. 7), in extenso sau parțial, textele și/sau imaginea unităților arhivistice studiate, cu menționarea sursei (Arhiva Ministerului Afacerilor Externe - AMAE);

g) să solicite și să primească asistență de la un specialist al Arhivelor Diplomatice, altul decât custodele sălii, în cazul în care îndrumarea asigurată de custode nu este suficientă;

h) să se adreseze în scris conducerii Arhivelor Diplomatice și/sau să solicite primirea în audiență în vederea soluționării oricărui aspect privind activitatea sa la sala de studiu.

Articolul 21

Cercetătorii sunt obligați:

a) să cunoască și să respecte prezentul regulament, inclusiv în ceea ce privește permiterea accesului la sala de studiu;

b) să respecte programul de funcționare a sălii de studiu „Grigore Gafencu“;

c) să prezinte actul de identitate (buletin, carte de identitate, pașaport) pentru realizarea formalităților de acces în incinta Palatului Victoria;

d) să intre în sala de studiu „Grigore Gafencu“ fără mape, genți, poșete, haine groase etc.;

e) să respecte limitele de siguranță și acces pentru public;

f) să seteze telefonul mobil pe modul „silențios“ și să îl depună în spațiul special amenajat;

g) să nu se angajeze în discuții zgomotoase cu alte persoane în incinta sălii de studiu „Grigore Gafencu“ sau în spațiul adiacent;

h) să informeze custozii sălii de studiu „Grigore Gafencu“ cu privire la eventuala modificare a datelor personale;

i) să semneze în Registrul cu evidența persoanelor care consultă documente păstrate în Arhiva Istorică a MAE;

j) să aibă o ținută adecvată și să manifeste un comportament care să nu îi afecteze pe ceilalți cercetători sau pe custozii sălii de studiu „Grigore Gafencu“;

k) să intre în sala de studiu „Grigore Gafencu“ fără alimente, băuturi sau orice fel de materiale sau lichide care ar putea afecta unitățile arhivistice avute în cercetare;

l) să nu intre în sala de studiu „Grigore Gafencu“ cu unități arhivistice în original, altele decât cele puse la dispoziție de către custozi;

m) să completeze Fișa de consultare existentă la fiecare unitate arhivistică;

n) să cerceteze doar acele unități arhivistice care sunt solicitate nominal prin buletinul de comandă și care sunt primite direct de la custozii sălii de studiu „Grigore Gafencu“;

o) să digitizeze parțial unitățile arhivistice doar după aprobarea de către șeful Unității Arhive Diplomatice a cererii de digitizare a materialului documentar;

p) să semnaleze custozilor sălii de studiu „Grigore Gafencu“ dacă unitățile arhivistice pe care le cercetează prezintă deteriorări, precum și alte nereguli constatate;

q) să predea zilnic custozilor sălii de studiu „Grigore Gafencu“ unitățile arhivistice cercetate cu cel puțin 15 minute înainte de încheierea programului;

r) să menționeze în aparatul științific al lucrărilor proprii sursa (Arhiva Ministerului Afacerilor Externe - AMAE) și denumirea fondurilor și unităților arhivistice studiate, în conformitate cu normele de editare;

s) să completeze, în cazul publicării in extenso sau parțial a textelor și/sau imaginii unităților arhivistice studiate, o cerere de publicare a acestora care va fi supusă aprobării șefului Unității Arhive Diplomatice;

ș) să ofere Bibliotecii Unității Arhive Diplomatice, în cazul publicării documentelor studiate în Arhiva Istorică a MAE, un exemplar al respectivului volum.

Articolul 22

Cercetătorilor le sunt interzise:

a) scoaterea unităților arhivistice sau a instrumentelor de evidență din sala de studiu „Grigore Gafencu“;

b) sustragerea sau tentativa de sustragere a unităților arhivistice sau a instrumentelor de evidență a documentelor aflate în păstrarea Arhivei Istorice a MAE;

c) deteriorarea, sub orice formă, a unităților arhivistice sau a instrumentelor de evidență avute în cercetare;

d) operarea oricărui tip de însemnări pe unitățile arhivistice sau pe instrumentele de evidență ale documentelor aflate în păstrarea Arhivei Istorice a MAE;

e) agresarea fizică sau verbală a custozilor sălii de studiu „Grigore Gafencu“ sau a celorlalți cercetători;

f) accesul în depozitele de arhivă și în alte spații fără destinație publică.

Articolul 23

(1) În cazul nerespectării obligațiilor sau interdicțiilor prevăzute la art. 21, respectiv art. 22, cercetătorilor le poate fi suspendat dreptul de acces în sala de studiu „Grigore Gafencu“. Suspendarea dreptului de acces poate fi revizuită de către șeful Unității Arhive Diplomatice după un interval de 3 luni și numai în baza unei noi cereri de acces formulate de cercetătorul în cauză.

(2) Cercetătorii au obligația de a nu publica documente care ar putea încălca protecția datelor cu caracter personal, a demnității umane și a dreptului la propria imagine ale unor persoane în viață sau decedate, în conformitate cu normele de deontologie profesională și prevederile legale în vigoare.

(3) Dacă faptele comise de cercetători sau petenți sunt de natură penală, se va proceda în conformitate cu prevederile legale.

Capitolul VI — Dispoziții finale ↑ Contents

Articolul 24

Anexele nr. 1-7 fac parte integrantă din prezentul regulament.

Anexa nr. 1

CERERE DE ACCES Data Semnătura cercetătorului

la regulament

MINISTERUL AFACERILOR EXTERNE

UNITATEA ARHIVE DIPLOMATICE

SALA DE STUDIU „GRIGORE GAFENCU“

Subsemnatul(a), .................., posesor al actului de identitate/pașaportului seria ..... nr. ........., eliberat de ........., cu domiciliul în: țara .........., localitatea ............., județul .............., str. ............... nr. ......., bl. ......, sc. ...., et. ...., ap. ....., sectorul .........., profesia ..............., locul de muncă .............., funcția: ..............., telefon .................., e-mail ....................... .

Vă rog să binevoiți a-mi aproba accesul în cadrul Arhivei Istorice a Ministerului Afacerilor Externe în vederea documentării cu materiale referitoare la ..........................................

..........................................................................

Acestea îmi sunt necesare pentru întocmirea lucrării de:

• licență/masterat

• teză de doctorat

• volume/studii

• altele ....................................

Menționez că am luat cunoștință de Regulamentul privind consultarea documentelor din Arhiva Istorică a Ministerului Afacerilor Externe la sala de studiu „Grigore Gafencu“ din incinta Palatului Victoria, precum și de faptul că Ministerul Afacerilor Externe - Unitatea Arhive Diplomatice procesează datele personale în conformitate cu Regulamentul UE 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general de protecția datelor a intrat în directă aplicabilitate începând cu data de 25 mai 2018).

De asemenea, mă angajez ca în cazul publicării documentelor studiate în Arhiva Istorică a Ministerului Afacerilor Externe să ofer Unității Arhive Diplomatice un exemplar din respectivul volum.

Anexa nr. 2

BULETIN DE COMANDĂ Nr. .......... Data întocmirii Semnătura cercetătorului

la regulament

MINISTERUL AFACERILOR EXTERNE

UNITATEA ARHIVE DIPLOMATICE

SALA DE STUDIU „GRIGORE GAFENCU“

Numele și prenumele: .......................

Fondul arhivisticVolumul/DosarulData solicităriiData returnării

Anexa nr. 3

FIȘA DE CONTROL Nr. ........

la regulament

MINISTERUL AFACERILOR EXTERNE

UNITATEA ARHIVE DIPLOMATICE

SALA DE STUDIU „GRIGORE GAFENCU“

Fondul: ..........................................................

Volumul/dosarul/anul: ..........................................................

Numele cercetătorului: ..........................................................

Numele custodelui: ..........................................................

Data întocmirii: ..........................................................

Data rearhivării: ..........................................................

(Se ține la raft, în depozite, în locul unităților arhivistice scoase pentru cercetare.)

Anexa nr. 4

CERERE pentru digitizarea materialului documentar Semnătura custodelui Data Semnătura cercetătorului

la regulament

MINISTERUL AFACERILOR EXTERNE

UNITATEA ARHIVE DIPLOMATICE

SALA DE STUDIU „GRIGORE GAFENCU“

Aprob.

Șef serviciu

Unitatea Arhive Diplomatice

Subsemnatul/(a), .........................., vă rog să îmi aprobați digitizarea de către personalul Unității Arhive Diplomatice a ................. file din următoarele fonduri/volume/dosare:

...............................................................

...............................................................

...............................................................

...............................................................

...............................................................

...............................................................

...............................................................

...............................................................

Tema de studiu:

...............................................................

...............................................................

Au fost puse la dispoziție, de către personalul Unității Arhive Diplomatice, un număr de ..........file.

Observații: ...................................................

Anexa nr. 5

CERERE pentru digitizarea materialului documentar cu mijloace digitale proprii Semnătura custodelui Data Semnătura cercetătorului

la regulament

MINISTERUL AFACERILOR EXTERNE

UNITATEA ARHIVE DIPLOMATICE

SALA DE STUDIU „GRIGORE GAFENCU“

Aprob.

Șef serviciu

Unitatea Arhive Diplomatice

Subsemnatul/(a), ................., vă rog să îmi aprobați executarea cu mijloace digitale proprii a digitizării a ...... file din următoarele fonduri/volume/dosare:

...............................................................

...............................................................

...............................................................

...............................................................

...............................................................

...............................................................

...............................................................

...............................................................

...............................................................

...............................................................

Tema de studiu:

...............................................................

...............................................................

Observații: .......................................................

Anexa nr. 6

FIȘĂ DE CONSULTARE a documentelor din Dosarul .............

la regulament

MINISTERUL AFACERILOR EXTERNE

UNITATEA ARHIVE DIPLOMATICE

SALA DE STUDIU „GRIGORE GAFENCU“

Nr. crt.Numele și prenumeleData consultăriiSemnătura

Anexa nr. 7

CERERE de publicare a materialului documentar Data Semnătura

la regulament

MINISTERUL AFACERILOR EXTERNE

UNITATEA ARHIVE DIPLOMATICE

SALA DE STUDIU „GRIGORE GAFENCU“

Aprob.

Șef serviciu

Unitatea Arhive Diplomatice

Subsemnatul/(a) ......................, identificat/(ă) prin C.I./B.I., seria ......., nr. ........, CNP .................., domiciliat(ă) în ................., str. .................... nr. ......., bl. ......., sc. ....., ap. ....., sectorul/județul ................, în calitate .........., vă rog să aprobați publicarea materialului documentar aflat în păstrarea Arhivei Istorice a Ministerului Afacerilor Externe, pe care l-am studiat, în volumul intitulat ..................... .

Doamnei/Domnului

Șef serviciu

Unitatea Arhive Diplomatice

Ministerul Afacerilor Externe

----

Source: legislatie.just.ro (Official Gazette). The text shown is the current consolidated form (in Romanian).