NORMA din 9 iunie 2000

(1) Ca parte integrantă a sistemului informațional național, bibliotecile publice produc, inmagazineaza, organizează, pun în valoare și difuzează informații de interes public, local, național și internațional. De asemenea, bibliotecile publice dețin colecții de documente formate în timp și dezvoltate permanent prin achiziții, schimb interbibliotecar, donații, transfer și, după caz, depozit legal național sau local.

(2) Prin biblioteca se înțelege și serviciile ori structurile specializate deținătoare de colecții de documente specifice (cărți, periodice și materiale purtătoare de informații) care insumeaza peste 3.000 de unități de evidenta și care funcționează în unele instituții sub denumirea generica de biblioteci.

a) tiparituri (cărți, periodice și extrase din cărți sau din periodice, almanahuri, calendare, partituri, atlase, harti, foi volante, afișe, anunțuri, programe, proclamatii, descrieri de invenții, norme tehnice, cataloage de produse sau de reclama, reproduceri de arta în serie, albume, stampe, gravuri, portrete, tablouri, ilustrate, produse filatelice etc.);

b) înregistrări multimedia: discuri, casete, microfise, microfilme, filme, diapozitive, compact discuri și altele asemenea;

c) documente multiplicate în serie prin proceduri fizico-chimice diferite (litografiere, xerografiere, fotografiere etc.);

d) manuscrise;

e) alte documente (de exemplu: filme, acte de stare civilă și de evidenta a populației, cu valoare documentara, care fac parte din colectiile speciale sau din studii locale);

f) documente electronice, informatice, software;

g) materiale purtătoare de informații pentru nevăzători și alte categorii de persoane defavorizate;

a) documentele publicate în serie, care au un alt regim de păstrare: filme de orice fel, în afară celor necesare în activitatea de biblioteca; acte de stare civilă și de evidenta a populației, bancnote și alte documente cu valoare: bilete de banca, mărci poștale, documente de plată și speciale, altele decât cele menționate la art. 2 pct. 1 lit. e);

b) documente fără valoare informationala în sine: formulare tipizate, registre, chitantiere, boniere și alte documente care se constituie în suport pentru înscrisuri.

(1) Documentele care sunt bunuri culturale comune nu sunt considerate mijloace fixe, cu excepția celor care se constituie în colecții speciale și în depozit legal local.

(2) Cotele de uzura fizica sau morala se aplică numai în cazul unor documente de biblioteca, din categoria bunurilor culturale comune, în funcție de frecventa de circulație, valoarea informationala și durata de utilizare stabilită prin prezentele norme metodologice.

(1) Evidenta manuală a documentelor de biblioteca (cărți, publicații periodice și alte documente grafice și audiovizuale) se tine pe formulare tipizate, astfel:

a) evidenta globală - pe registre de mișcare a fondurilor (R.M.F.) - structurată pe trei părți (1 - intrari; 2 - iesiri; 3 - recapitulare);

b) evidenta individuală - pe registre de inventar (R.I.) - cu numerotare de la 1 la infinit;

c) evidenta preliminară pentru periodice - pe fise tipizate, până la constituirea lor în unități de evidenta;

d) evidenta analitica - pe fise analitice de evidenta însoțite de imagini foto - pentru bunurile culturale care fac parte din patrimoniul cultural național mobil.

(2) Fiecărui document de biblioteca, înscris în registrul de evidenta individuală, îi revine un număr de identificare unic. Același număr este înscris și pe documentul în cauza, direct sau prin aplicarea unor etichete, inclusiv cod de bare, în funcție de natura suportului pe care este imprimata informația. Documentele se marcheaza cu ștampila bibliotecii în gestiunea căreia se afla.

(3) Fiecare document de biblioteca, purtător al unui număr de identificare, constituie o unitate de evidenta sau un volum.

(4) Constituirea unității de evidenta, în cazul publicațiilor periodice, seturilor de diapozitive, documentelor foto și al altor materiale se face potrivit prezentelor norme metodologice.

(5) În actele de evidenta nu sunt admise ștersături sau modificări decât în cazuri justificate, prin procese-verbale de constatare ale căror numere se înscriu la rubrica "Observații".

(6) Evidenta globală și individuală realizată în sistem automatizat va cuprinde toate elementele de identificare a unităților de evidenta, respectiv a loturilor din care acestea fac parte, cu respectarea conținutului de informații prevăzut de R.M.F. și R.I. Aceasta evidenta poate fi la nevoie transpusa pe discheta și/sau liste pe hârtie.

(7) Modificările intervenite în evidenta individuală realizată în sistem automatizat (scoateri și intrari din și în evidenta) se notifica după același procedeu ca și în cazul evidentei manuale, iar documentele de motivare (procese-verbale) se păstrează în dosar separat.

(1) Documentele specifice care aparțin bibliotecilor se constituie în gestiuni.

(2) Gestiunea bibliotecilor, în sensul prezentelor norme metodologice, reprezintă totalitatea colectiilor de documente deținute de aceste instituții în spații adecvate și ordonate metodologic.

(3) Bibliotecarii nu sunt obligați sa constituie garanții bănești, dar răspund material, potrivit legii, pentru eventualele pagube produse în gestiune din culpa lor.

(1) Intrarea în gestiune a documentelor se poate produce în următoarele situații: prin achiziții, schimb interbibliotecar, donații, constituirea depozitului legal național sau local, transfer, sub forma de rezultat al unor cercetări și activități proprii etc.

(2) Intrarea în gestiune a colectiilor de documente impune efectuarea următoarelor operațiuni:

a) dacă documentele intra cu acte insotitoare de proveniență (facturi, procese-verbale de donație, acte de transfer etc.), se confrunta datele înscrise în acte cu existentul, se verifica/se stabilește prețul pentru fiecare bun, precum și aditionarea corecta a actului; orice nepotrivire între actele insotitoare și situația existenta a bunurilor se specifică într-un proces-verbal.

b) dacă documentele intra fără acte insotitoare, se întocmesc acte de intrare, stabilindu-se numărul lor, prețul/exemplar și totalul, starea fizica, potrivit hotărârii comisiei de evaluare care funcționează în cadrul bibliotecii;

c) dacă documentele provin din cercetări și activități proprii ale bibliotecilor (cercetări bibliografice și documentare, culegeri tematice, editari etc.), se întocmesc acte de intrare ca și în cazul prevăzut la lit. b).

(3) Operațiunile efectuate pe perioada de la primirea din partea furnizorului până la predarea în grija bibliotecarilor din sectorul de relații cu publicul, operațiunile de verificare/confruntare a actelor insotitoare cu existentul, întocmirea actelor de intrare, înscrierea în registrele de evidenta primara și individuală, precum și alte operațiuni de prelucrare biblioteconomica revin bibliotecarilor desemnați să le efectueze.

(4) După prelucrarea biblioteconomica (clasificare, cotare, catalogare, inventariere) documentele sunt predate, sub semnatura, pe baza actelor de dispecerizare, bibliotecarilor care le gestionează, în scopul depozitarii, conservării și introducerii acestora în circuitul lecturii publice.

(1) Scoaterea temporară din gestiune, fapt ce nu atrage scoaterea din evidenta a documentelor specifice bibliotecilor, poate avea loc în următoarele situații:

a) transfer temporar între instituții din țara pentru organizarea unor expoziții sau a altor activități specifice, efectuat pe baza actului de transfer între biblioteca deținătoare și instituția primitoare. Bunurile care fac parte din patrimoniul cultural național se transfera temporar numai cu aprobarea oficiului județean pentru patrimoniul cultural național, compartiment funcțional în cadrul muzeelor județene sau naționale, după caz;

b) transfer temporar în străinătate, în vederea organizării unor manifestări specifice. Între biblioteci românești și instituții culturale din străinătate se efectuează astfel de transferuri temporare, pe baza unui document asiguratoriu emis de primitor, prin care acesta se obliga la plata despăgubirilor corespunzătoare, în cazul pierderii, degradării sau distrugerii bunurilor respective. În cazul transferului care are ca obiect bunurile ce fac parte din patrimoniul cultural național, acesta se efectuează numai cu aprobarea Ministerului Culturii;

c) împrumutul către utilizatori al unor cărți, periodice și alte documente spre consultare în sălile de lectura sau la domiciliul acestora, pe perioade limitate (până la 30 de zile), efectuat pe baza documentelor de evidenta a cititorilor, conform Regulamentului de organizare și funcționare a bibliotecilor publice;

d) împrumutul interbibliotecar la nivel național și internațional, care se efectuează pe bază de documente specifice. Publicațiile periodice și cele care fac parte din patrimoniul cultural național nu fac parte din acest tip de împrumut.

(2) Scoaterea definitivă din gestiune a unor documente determina scoaterea din evidenta globală și individuală și se produce în următoarele situații:

a) transfer definitiv, sub forma de donație, de la o biblioteca la alta instituție din țara, conform legislației în vigoare; transferul definitiv în acest caz se produce astfel: pentru bunurile culturale comune, dacă mai rămâne cel puțin un exemplar în colectie sau dacă nu este necesar instituției donatoare, dar este absolut necesar instituției primitoare, și numai cu acordul forurilor superioare care au în subordine unitatea donatoare; pentru bunurile culturale care fac parte din patrimoniul cultural național, cu aprobarea Ministerului Culturii. În mod excepțional, pentru întregirea unui titlu în mai multe volume, a unei serii, colecții sau în alte cazuri asemănătoare, ordonatorul principal de credite poate aproba, cu acordul ambelor părți, transferul definitiv al unui bun cultural de acest tip, care se afla într-un singur exemplar în colectiile instituției donatoare;

b) transferul definitiv de la o biblioteca românească, sub forma de donație, pe bază de acord intervenit între părți, la o instituție similară din străinătate; acest transfer se produce astfel: pentru bunurile culturale comune, dacă în colectiile bibliotecii donatoare mai rămâne cel puțin un exemplar după efectuarea donatiei, cu acordul instituției sub autoritatea căreia funcționează biblioteca donatoare; pentru bunurile culturale care fac parte din patrimoniul cultural național, dacă în colectiile bibliotecii donatoare mai rămâne cel puțin un exemplar după efectuarea donatiei, cu aprobarea Ministerului Culturii;

c) restituirea unor bunuri culturale către alte persoane juridice sau fizice din țara, ca urmare a unor hotărâri judecătorești rămase definitive;

d) în cazul distrugerii din cauza forței majore (incendii, inundații, cutremure și alte calamitati);

e) în cazul distrugerii sau dispariției unor bunuri culturale din neglijența ori din culpa, găsite lipsa la inventariere sau nerestituite de utilizatorii care le-au împrumutat;

f) bunurile sunt uzate fizic sau moral.

(1) Scoaterea din evidenta, respectiv din gestiune, a documentelor aflate în situațiile prevăzute la art. 11 alin. (2) lit. c) poate fi efectuată numai pe baza hotărârilor rămase definitive, emise de organele care au constatat/au judecat cauza, conform legislației în vigoare.

(2) Scoaterea din gestiune, respectiv din evidenta, a documentelor aflate în situațiile prevăzute la art. 11 alin. (2) lit. e) se face astfel:

a) în cazul distrugerii din neglijența de către bibliotecar, alți salariați ai bibliotecii, utilizatori, participanți la activități culturale etc., pe baza unui proces-verbal de constatare a faptei și a documentelor de recuperare a pagubei;

b) în cazul distrugerii din culpa de către gestionari, alți salariați ai bibliotecii sau alte persoane (utilizatori, participanți la activități culturale etc.), pe baza documentelor emise de organele care, la sesizarea bibliotecii pagubite, au constatat/au judecat paguba produsă;

c) în cazul dispariției prin efracție a unor documente, pe baza actelor emise de organele abilitate care au constatat/au judecat paguba produsă;

d) în situația documentelor găsite lipsa la inventar, pe baza procesului-verbal de constatare și a actelor de recuperare a pagubei, emise de comisia de inventariere;

e) în cazul lucrărilor nerestituite de cititori, pe baza actelor de recuperare valorică și a fisei-contract sau a documentelor care atesta insolvabilitatea restantierilor în cauza.

(3) Documentele de constatare a pagubei produse, în situațiile prevăzute la alin. (2) lit. a)-e), rămase definitive, au calitatea de titlu de creanta, respectiv de titlu executoriu.

(4) Scoaterea din gestiune și din evidenta a documentelor de biblioteca aflate în situațiile prevăzute la art. 11 alin. (2) lit. f) se face pe baza actelor întocmite de comisia care a propus scoaterea din funcțiune a lucrărilor uzate fizic sau moral.

(5) Documentele care fac parte din patrimoniul cultural comun, uzate fizic și moral, pot fi scoase din gestiune, respectiv din evidenta, înainte de expirarea perioadei de utilizare numai dacă nu mai pot fi recuperate prin mijloace specifice (legatorie) sau dacă aceste operațiuni depășesc valoric prețul de inventar, în cazul celor uzate fizic, ori nu pot fi valorificate prin schimb interbibliotecar, în cazul celor depășite moral. În aceste cazuri aprobarea pentru scoaterea din funcțiune se da de către conducerea bibliotecii, dacă nu au durata normală de utilizare îndeplinită.

(1) Recuperarea pagubelor produse colectiilor de documente ale bibliotecilor se face astfel:

a) înlocuirea documentului distrus/nerestituit/găsit lipsa la inventar, cu excepția celor care fac parte din colectiile speciale, cu unul identic (același titlu, aceeași editie, în stare fizica buna). În acest caz noul exemplar primește numărul de identificare al documentului înlocuit;

b) înlocuirea documentului distrus/nerestituit/găsit lipsa la inventar cu unul similar (același titlu, editie noua, în stare fizica buna). În acest caz noul document primește un nou număr de identificare, iar actul de intrare a acestuia va urma regimul stabilit conform art. 8;

c) prin recuperarea valorică, luându-se în calcul valoarea de utilitate și prețul pieței la data constatării pagubei. Nivelul valoric de recuperare poate fi redus până la 90% în cazul în care valoarea de utilitate a documentului este scăzută (exista mai multe exemplare în biblioteca, are o circulație redusă, prezintă un grad avansat de uzura, nu este de profilul bibliotecii) sau poate fi majorat cu până la 100%, dacă valoarea de utilitate este deosebită (raritate, frecventa de circulație etc.);

d) recuperarea pagubelor produse prin furt și constatate la inventarierea colectiilor uzuale din secțiile cu acces liber la raft se face prin reducerea valorii de înlocuire, actualizată cu un coeficient de risc cuprins între 20% și 50% din valoarea pagubei, în funcție de mărimea fondului, de frecventa medie a utilizatorilor și de condițiile specifice ale spațiului de organizare și prezentare a colectiilor;

(2) La calcularea cuantumului de recuperare a pagubei, precum și la casarea publicațiilor uzate fizic se vor lua în considerare atât durata minima de utilizare a publicațiilor-carte (3 ani la colectiile uzuale pentru copii și 5 ani la colectiile uzuale pentru adulti), cat și gradul de deteriorare înregistrat de fiecare publicație, în funcție de circulația ei și de calitatea suportului material. În acest sens se vor aplica coeficienți de diminuare a valorii pagubei cu 10%-50%, conform unui algoritm de 10% pe an.

(3) Cheltuielile efectuate de biblioteca pentru recuperarea pagubei produse (cheltuieli poștale, taxe de timbru, formulare tipizate etc.) se suporta de cel care a produs paguba.

(4) Sumele încasate, reprezentând contravaloarea documentelor nerecuperate fizic, revin bibliotecii și se folosesc pentru completarea fondului de unități de biblioteca, dacă au fost recuperate în anul în care au fost constatate pagubele, iar cheltuielile au fost efectuate în același an.

(1) Pentru documentele specifice bibliotecilor durata de utilizare se stabilește în funcție de valoarea, circulația și gradul de uzura ale acestora, după cum urmează:

a) documente care fac parte din patrimoniul cultural național și din depozitul legal local - nelimitată;

b) documente care constituie colectiile de baza ale bibliotecilor și care nu se imprumuta la domiciliul beneficiarilor - 15 ani (în funcție de durata valorii informative a documentelor);

c) documentele care constituie colectiile uzuale ale bibliotecilor și care se imprumuta la domiciliul utilizatorilor, cu excepția documentelor care fac parte din colectiile pentru copii - 5 ani;

d) documentele care fac parte din colectiile pentru copii - 3 ani;

e) publicații periodice de informare generală, în cazul bibliotecilor care nu constituie colecții de baza, în afară celor achiziționate pe profilul bibliotecilor și a actelor normative 3 ani.

(2) Durata de utilizare pentru bunurile specificate mai sus se stabilește de la data intrării acestora în biblioteca.

(1) Documentele specifice bibliotecilor se inventariaza la următoarele intervale:

a) o dată la 2 ani - gestiunile bibliotecilor care dețin până la 10.000 de unități de biblioteca (U.B.);

b) o dată la 3 ani - gestiunile bibliotecilor care dețin între 10.001-50.000 de U.B.;

c) o dată la 5 ani - gestiunile bibliotecilor care dețin între 50.001-250.000 de U.B.;

d) o dată la 7 ani - gestiunile bibliotecilor care dețin între 250.001-600.000 de U.B.;

e) o dată la 10 ani - gestiunile bibliotecilor care dețin între 600.001-1.000.000 de U.B.;

f) la bibliotecile care dețin peste 1.000.000 de unități de biblioteca termenele de inventariere se stabilesc de consiliile de administrație, cu acordul instituțiilor în subordonarea cărora se afla, dar nu mai mult de 15 ani.

(2) În afară de perioadele prevăzute la alin. (1), inventarierea se efectuează și cu ocazia predării/primirii gestiunii, în cazuri de forta majoră sau ca urmare a unei hotărâri judecătorești rămase definitive.

(3) Documentele de biblioteca, dacă nu fac obiectul unei activități bibliotecare, dar nu au nici caracter comercial, aflate în patrimoniul unor instituții publice, agenți economici și al altor persoane juridice, se inventariaza la intervalele specificate pentru biblioteci, conform prezentelor norme metodologice.