(1) Conducătorul unității care are calitatea de ordonator de credite aprobă decontarea costurilor aferente deplasării la și de la locul de muncă în cazurile prevăzute la art. 8 alin. (1) lit. g) din Legea nr. 168/2020, prin ordin de zi pe unitate/dispoziție zilnică, în baza raportului de solicitare a decontării costurilor aferente deplasării la și de la locul de muncă, la propunerea unei comisii constituite, pentru analiza solicitării, la nivelul unității din bugetul căreia se asigură decontarea cheltuielilor de transport.
(2) Comisia prevăzută la alin. (1) se constituie la nivelul unității prin ordin de zi pe unitate/dispoziție zilnică a conducătorului unității și este formată din:
a) președintele comisiei - un locțiitor/adjunct al conducătorului unității;
b) membrii comisiei - câte o persoană din structurile de resurse umane, management operațional, financiar-contabilitate și logistică;
c) secretarul comisiei - o persoană din structura de secretariat a unității.
(3) Prin excepție de la prevederile alin. (1) și (2), decontarea costurilor aferente deplasării la și de la locul de muncă se aprobă de către:
a) conducătorul unității aparatului central al MAI, pentru personalul propriu îndreptățit ale cărui drepturi se asigură din bugetul propriu al ordonatorului principal de credite;
b) conducătorul unității ierarhic superioare, pentru personalul îndreptățit care are calitatea de conducător al unității sau pe cea de ordonator secundar/terțiar de credite.
(4) În situațiile prevăzute la alin. (3), comisia se constituie la nivelul unităților la care se dă aprobarea decontării costurilor aferente deplasării la și de la locul de muncă, iar membrii reprezentând personal din domeniile resurse umane, management operațional, financiar-contabilitate și logistic se asigură de către unitățile/structurile care deservesc această unitate, la cerere.
(5) În cazul personalului îndreptățit din structurile teritoriale de audit, ale cărui drepturi nu se asigură din bugetul propriu al ordonatorului principal de credite, precum și al personalului din structurile teritoriale subordonate nemijlocit Inspectoratului General al Poliției Române, ale cărui drepturi se asigură din bugetul inspectoratelor de poliție județene, conducătorul unității din bugetul căreia se asigură decontarea cheltuielilor de transport constituie comisia în condițiile alin. (2), la propunerea conducătorului structurii teritoriale. Propunerea, raportul de solicitare a decontării costurilor aferente deplasării la și de la locul de muncă și documentele anexate acestuia se pun la dispoziția comisiei prin grija conducătorului structurii teritoriale. În cadrul comisiei participă și conducătorul structurii teritoriale, în calitate de membru.
(6) În cazul în care persoana care solicită decontarea costurilor aferente deplasării la și de la locul de muncă are calitatea de membru al unei organizații sindicale, în comisie participă și un reprezentant al organizației respective.
(7) În raportul de solicitare a decontării costurilor aferente deplasării la și de la locul de muncă se menționează:
a) traseul de deplasare, localitățile și perioada deplasării;
b) numărul de înmatriculare al autoturismului proprietate personală ori al mijlocului de transport deținut legal, cu orice titlu, numele deținătorului legal și, după caz, al proprietarului, precum și modul de utilizare a mijlocului de transport;
c) declarația pe propria răspundere a faptului că deplasarea la și de la locul de muncă se va realiza efectiv cu autoturismul proprietate personală sau, după caz, cu mijlocul de transport deținut legal, cu orice titlu;
d) angajamentul de a raporta în scris, în termen de 5 zile lucrătoare de la ivirea situației, orice schimbare intervenită, de natură să modifice condițiile care au stat la baza aprobării deplasării.
(8) Toate documentele sau actele necesare pentru analiza raportului de solicitare a decontării costurilor aferente deplasării la și de la locul de muncă, realizată cu autoturismul proprietate personală sau, după caz, cu mijlocul de transport deținut legal, cu orice titlu, se pun la dispoziția comisiei prin grija personalului care solicită decontarea.
(9) Comisia analizează raportul de solicitare a decontării costurilor aferente deplasării la și de la locul de muncă, având în vedere și situația persoanelor care solicită deplasarea cu autoturismul proprietate personală sau, după caz, cu mijlocul de transport deținut legal, cu orice titlu, în aceeași localitate sau direcție de deplasare, prin raportare la posibilitatea deplasării unora dintre persoanele respective cu un singur autoturism/mijloc de transport, pe aceeași rută de deplasare.
(10) În termen de 10 zile lucrătoare de la data înregistrării la secretariatul unității a raportului de solicitare a decontării costurilor aferente deplasării la și de la locul de muncă, propunerile comisiei rezultate în urma analizei solicitării respective se consemnează într-un proces-verbal pe care îl prezintă conducătorului unității pentru a hotărî, după caz, astfel:
a) aprobarea decontării costurilor aferente deplasării la și de la locul de muncă cu autoturismul proprietate personală sau, după caz, cu mijlocul de transport deținut legal, cu orice titlu, și emiterea în acest sens a ordinului de zi pe unitate/dispoziției zilnice, specificându-se în mod expres data de la care se efectuează deplasarea;
b) respingerea solicitării și comunicarea în scris a motivelor care au stat la baza respingerii.
(11) Atunci când comisia se constituie potrivit alin. (5), procesul-verbal, raportul de solicitare a decontării costurilor aferente deplasării și documentele anexate acestuia se transmit conducătorului unității competent să gestioneze raporturile de serviciu/raporturile de muncă ale personalului îndreptățit, pentru a hotărî potrivit alin. (10).
(12) Proiectul ordinului de zi pe unitate/dispoziției zilnice pentru deplasarea la și de la locul de muncă cu autoturismul proprietate personală sau, după caz, cu mijlocul de transport deținut legal, cu orice titlu, va fi vizat pentru control financiar preventiv propriu, potrivit actelor normative în vigoare.
(1) Decontarea lunară a cheltuielilor de transport se face în baza cererii de decontare a personalului îndreptățit, iar verificarea documentelor justificative și calcularea sumei aferente lunii pentru care se face decontul se realizează de către compartimentul financiar-contabilitate și se aprobă de către conducătorul unității.
(2) Cererea de decontare se întocmește lunar, până la data de 5 a lunii următoare, și se depune la secretariatul unității, însoțită obligatoriu de următoarele documente:
a) copia cărții sau a buletinului de identitate a/al personalului îndreptățit;
b) documente care demonstrează deținerea legală a autoturismului/mijlocului de transport, în copie, precum contractul de vânzare-cumpărare, contractul de leasing, certificatul de naștere/căsătorie etc., în cazul în care acestea nu au fost depuse împreună cu raportul prevăzut la art. 43 alin. (7);
c) copia certificatului de înmatriculare al autoturismului/mijlocului de transport utilizat, certificată de conducerea secretariatului unității ca fiind conformă cu originalul;
d) bonuri fiscale de carburant, emise în cursul lunii pentru care se solicită decontul de societățile de distribuție a produselor petroliere, în perioada deplasării la și de la locul de muncă, pentru achiziția de carburant.
(3) În situația plăților pentru fracțiuni de lună, decontarea cheltuielilor de transport se face raportându-se la numărul de zile în care personalul îndreptățit a desfășurat activități profesionale, în luna pentru care se face plata.
(4) În cazul în care, cu autoturismul proprietate personală sau, după caz, cu mijlocul de transport deținut legal, cu orice titlu, se deplasează mai multe persoane din cadrul unității, cheltuielile de transport se decontează numai pentru proprietarul autoturismului sau, după caz, deținătorul legal al mijlocului de transport.
(5) Prin semnătura de primire a sumelor reprezentând decontarea cheltuielilor de transport, personalul îndreptățit confirmă că în luna pentru care se face plata nu au intervenit schimbări față de cele înscrise în raportul de solicitare a decontării costurilor aferente deplasării, de natură să modifice dreptul la decontare.
(6) Sumele reprezentând decontarea cheltuielilor de transport, plătite necuvenit, se recuperează conform prevederilor legale în vigoare.
(1) Conducătorii unităților centrale și teritoriale din cadrul MAI, contabilii-șefi (similari) și șefii structurilor de logistică au obligația să ia toate măsurile organizatorice pentru utilizarea eficientă a creditelor bugetare destinate cheltuielilor de transport.
(2) Decontarea cheltuielilor de transport prevăzute de art. 8 alin. (1) lit. g) din Legea nr. 168/2020 se face în limita creditelor bugetare aprobate și constă în contravaloarea a 7,5 litri de carburant la 100 km parcurși de personalul îndreptățit pe traseul cel mai scurt de deplasare pentru prezentarea la programul de activitate, prețul carburantului utilizat stabilindu-se pe baza bonului fiscal eliberat de stația de alimentare.
(3) Conducătorii unităților centrale și teritoriale din cadrul MAI dispun, periodic, verificări ale realității deplasărilor la și de la locul de muncă.