REGULAMENT din 7 octombrie 2022

a) gestionează corespondența adresată conducerii ministerului și corespondența unității;

b) asigură evidența și prelucrarea automată a corespondenței în cadrul platformelor de tehnologia informației, implementate la nivelul unității;

c) asigură verificarea corespondenței, în vederea promovării acesteia la conducerea ministerului;

d) întocmește ordinele de serviciu pentru conducerea MAI, personalul care deservește cabinetele acestora, precum și pentru șefii unităților aflate în coordonarea conducerii MAI, la solicitare, în baza rapoartelor aprobate și le înaintează directorului unității pentru semnare;

e) organizează și desfășoară activități pe linie de curierat la nivelul unității și al conducerii MAI;

f) gestionează adresa oficială de corespondență electronică a ministerului;

g) repartizează, anual, grupele cu numere de înregistrare pentru unitățile din aparatul central al ministerului și pentru conducerea MAI;

h) ține evidența ștampilelor și matricelor sigilare folosite de conducerea ministerului și de personalul direcției și răspunde de manipularea și păstrarea lor;

i) tehnoredactează lucrările dispuse de conducerea ministerului;

j) cooperează cu ofițerul de serviciu principal pe minister pe linia activităților specifice;

k) coordonează, îndrumă și controlează modalitatea de gestionare a documentelor adresate conducerii ministerului, potrivit competențelor în domeniul de activitate, și modul de aplicare a prevederilor legale de către compartimentele de profil din unitățile aparatului central al ministerului, instituțiile și structurile aflate în subordinea/cadrul ministerului;

l) asigură personalul de serviciu pe unitate în ture;

m) asigură redactarea în format electronic a Situației zilnice privind asigurarea continuității și dinamica personalului la nivelul conducerii MAI și al șefilor unităților MAI, prin prelucrarea automată a datelor gestionate prin intermediul platformelor de tehnologia informației;

n) primește, efectuează controlul cu raze X la instalația radiologică din dotare, triază și expediază unităților/persoanelor competente corespondența primită prin poșta militară;

o) asigură accesul la informațiile, datele și documentele aflate în evidență, în limitele competențelor stabilite de directorul unității și în conformitate cu reglementările în vigoare;

p) păstrează și actualizează documentele de organizare și mobilizare întocmite la nivelul direcției, potrivit dispoziției directorului;

q) ține evidența actelor normative interne (clasificate și neclasificate) distribuite la nivelul direcției.

a) organizează și asigură serviciul de secretariat la cabinetele demnitarilor;

b) asigură, prin personalul de la cabinetele demnitarilor, întocmirea și actualizarea agendei zilnice de activități la nivelul cabinetului;

c) asigură prezentarea corespondenței primite prin intermediul platformelor de tehnologia informației;

d) organizează și asigură activitățile administrative la nivelul cabinetelor demnitarilor;

e) redactează proiectul de ordin al ministrului afacerilor interne pentru asigurarea continuității la nivelul conducerii MAI, precizând perioada, situația care a generat dinamica personalului și persoana căreia îi sunt delegate atribuțiile, în situațiile în care persoana din conducerea MAI, la cabinetul căreia își desfășoară activitatea, se află în misiune, concediu de odihnă, concediu medical sau în alte situații în care nu poate asigura exercitarea atribuțiilor;

f) asigură, prin personalul de la cabinetele demnitarilor, împreună cu Serviciul relații cu publicul, măsurile administrative pentru primirea cetățenilor/personalului ministerului în audiență/ ieșire la raport la nivelul conducerii ministerului.

a) asigură activitățile de secretariat tehnic pentru ședințele Colegiului ministerului, Comisiei/Subcomisiei de dialog social, Comisiei paritare, de lucru cu sindicatele și alte ședințe dispuse la nivelul conducerii ministerului;

b) inițiază demersurile pentru constituirea Comisiei paritare la nivelul MAI pentru domeniul ordine și siguranță publică;

c) inițiază demersurile pentru negocierea Acordului colectiv privind raporturile de serviciu ale funcționarilor publici cu statut special - polițiști din MAI și a Contractului colectiv de muncă;

d) constituie Tabloul partenerilor sociali ai MAI și gestionează datele prevăzute în acest document de evidență;

e) păstrează și actualizează evidența organizațiilor sindicale ale personalului MAI, reprezentative la nivelul MAI/structurilor din aparatul central al MAI, pe baza documentelor comunicate de către acestea;

f) întocmește minutele, procesele-verbale și notele de sarcini rezultate din ședințele organizate la nivelul conducerii ministerului;

g) monitorizează îndeplinirea sarcinilor și respectarea termenelor stabilite de conducerea ministerului, în cadrul ședințelor;

h) asigură evidența distincțiilor și însemnelor onorifice conferite de către ministrul afacerilor interne instituțiilor și asociațiilor din țară și din străinătate, persoanelor fizice sau juridice;

i) solicită unităților/structurilor MAI informări/raportări dispuse de conducerea MAI și centralizează documentele primite în vederea prezentării acestora.

a) asigură verificarea corespondenței, în vederea promovării acesteia la conducerea direcției;

b) asigură evidența termenelor pentru lucrările cu dispoziții rezolutive ale conducerii direcției și monitorizează îndeplinirea acestora;

c) întocmește situația prezenței la program pentru persoanele din conducerea MAI;

d) în baza comunicărilor primite de la cabinetele persoanelor din conducerea MAI, întocmește evidența centralizată a prezenței la program pentru personalul de la cabinetele demnitarilor;

e) întocmește situația prezenței la program a personalului unității;

f) elaborează documentația necesară alocării la drepturi a conducerii MAI, a personalului de la cabinetele conducerii și a personalului unității;

g) tehnoredactează lucrările, conform dispozițiilor conducerii direcției;

h) coordonează, îndrumă și controlează, potrivit competențelor în domeniul de activitate, modul de aplicare a prevederilor legale de către compartimentele de profil din unitățile aparatului central al ministerului, instituțiile și structurile aflate în subordinea/cadrul ministerului;

i) asigură redactarea în format electronic a Dispoziției de zi pe unitate și circuitul acesteia prin intermediul platformelor de tehnologia informației;

j) asigură gestionarea adresei oficiale de corespondență electronică a direcției;

k) asigură consemnarea problemelor discutate/prezentate la ședințele/analizele unității în registre special constituite;

l) asigură multiplicarea materialelor dispuse de conducerea ministerului și a unității, cu respectarea normelor legale privind multiplicarea, înregistrarea și manipularea acestora;

m) gestionează și asigură repartizarea materialelor consumabile necesare conducerii ministerului și consumului intern;

n) asigură administrarea conținutului din cadrul platformelor de tehnologia informației și a bazelor de date implementate la nivelul unității;

o) analizează procesele și fluxurile de lucru în vederea identificării unor soluții informatice ce necesită a fi implementate;

p) instruiește utilizatorii platformelor de tehnologia informației utilizate la nivelul unității, în scopul operării acestora;

q) elaborează documentații și proceduri de lucru pentru utilizarea platformelor de tehnologia informației și bazelor de date gestionate la nivelul unității;

r) relaționează cu personalul Direcției generale pentru comunicații și tehnologia informației/Direcției administrare pentru comunicații și tehnologia informației pentru asigurarea sprijinului de specialitate personalului direcției, pentru gestionarea echipamentelor de resortul IT și a platformelor de tehnologia informației utilizate la nivelul direcției;

s) ține evidența echipamentelor IT distribuite la nivelul unității;

t) relaționează cu personalul Direcției generale pentru comunicații și tehnologia informației/Direcției administrare pentru comunicații și tehnologia informației pentru asigurarea instalării, întreținerii și exploatării echipamentelor IT și administrarea platformelor de tehnologia informației utilizate la nivelul direcției;

u) asigură testarea unor aplicații/produse informatice în vederea implementării acestora la nivelul unității;

v) participă la implementarea măsurilor de securitate informatică propuse de CSTIC sau de funcționarul de securitate al unității;

w) participă la efectuarea inventarierii anuale a echipamentelor din resortul IT existente la nivelul unității;

x) elaborează propuneri pentru achiziția echipamentelor din resortul IT, necesare pentru desfășurarea în condiții optime a activităților personalului direcției și identifică echipamentele uzate moral/defecte care necesită casarea.

a) asigură traducerea corespondenței conducerii ministerului;

b) asigură fluxul de informare-documentare pe specificul activităților unităților centrale și principalelor componente ale ministerului, pentru cunoașterea și asimilarea datelor și informațiilor de profil;

c) asigură analiza și sinteza surselor documentare interne și externe, pentru stabilirea tematicii din cuprinsul documentelor de informare-documentare elaborate în cadrul serviciului, efectuează traducerea și prelucrarea documentară a acestora și formulează propuneri privind conținutul Buletinului de informare și documentare al DSG care se publică semestrial pe intranetul aparatului central.

a) verifică petițiile primite la nivelul serviciului, urmărește corectitudinea înregistrării acestora, semnalând operativ neregulile constatate;

b) analizează problematica petițiilor și, după caz:

c) solicită puncte de vedere și formulează răspunsuri către petenți, autorități sau instituții publice;

d) analizează periodic petițiile înregistrate și elaborează informări pentru conducerea ministerului;

e) cooperează cu structurile centrale și teritoriale similare din cadrul ministerului, precum și cu instituțiile guvernamentale și neguvernamentale competente, în scopul soluționării petițiilor;

f) asigură introducerea, actualizarea și valorificarea datelor prin Sistemul informatic relații cu publicul al aparatului central al ministerului, potrivit prevederilor actelor normative incidente domeniului;

g) prezintă conducerii ministerului cererile/rapoartele de primire în audiență/ieșire la raport și organizează, în colaborare cu Serviciul registratură generală, prin Compartimentul asigurare cabinete, primirea cetățenilor în audiență și urmărește îndeplinirea dispozițiilor date cu acest prilej;

h) coordonează, îndrumă și controlează, potrivit competențelor în domeniul de activitate, modul de aplicare a prevederilor legale de către compartimentele de profil din unitățile aparatului central al ministerului, instituțiile și structurile aflate în subordinea/cadrul ministerului;

i) participă la definirea cadrului legal și procedural al activității de relații cu publicul;

j) consiliază cetățenii cu privire la modalitățile de a se adresa conducerii ministerului și monitorizează activitatea de rezolvare a cererilor, în domeniul de competență al instituției;

k) sprijină și îndrumă cetățenii către structurile și instituțiile desemnate prin lege să le soluționeze cererile.

a) asigură primirea petițiilor transmise prin poșta electronică;

b) înregistrează petițiile transmise ministerului și unităților aparatului central, cu excepția celor depuse, în timpul programului de lucru, la punctul de primire;

c) asigură expedierea răspunsurilor către petenți și către instituțiile/autoritățile care au transmis petițiile la MAI;

d) asigură redirecționarea petițiilor greșit îndreptate către autoritățile sau instituțiile publice competente, în baza documentației întocmite la nivelul serviciului;

e) asigură clasarea și arhivarea petițiilor, precum și a documentelor întocmite pentru soluționarea acestora;

f) asigură buna derulare a activității de predare-primire a corespondenței prin intermediul serviciilor poștale, conform procedurilor de lucru elaborate la nivelul serviciului;

g) întocmește, înregistrează și transmite documentele privind angajarea, lichidarea și ordonanțarea cheltuielilor pentru operațiuni care presupun cheltuieli cu serviciile poștale.

a) furnizează datele, îndrumările și informațiile din domeniul de competență al ministerului, solicitate de către cetățeni, cu respectarea prevederilor incidente în materie de protecție a datelor personale, informații clasificate sau nedestinate publicității;

b) asigură primirea și înregistrarea petițiilor adresate conducerii MAI sau structurilor aparatului central, depuse, în timpul programului de lucru cu publicul, la punctul de primire;

c) asigură gestionarea apelurilor telefonice primite la „Linia telefonică antidiscriminare“ și mesajele primite prin poșta electronică, prin care sunt sesizate acte/fapte de discriminare, comportamente de hărțuire sau tratamente similare săvârșite de către personalul ministerului asupra personalului din minister;

d) asigură gestionarea Liniei TelVerde a MAI prin care se realizează sprijinul și consilierea cetățenilor privind modalitatea de soluționare a problematicilor sesizate;

e) la solicitare, comunică cetățenilor stadiul soluționării unor petiții adresate conducerii MAI și datele de contact ale structurilor MAI;

f) asigură întocmirea fișelor de apel în urma consilierii cetățenilor, efectuată prin intermediul Liniei TelVerde a MAI și, după caz, transmiterea acestora structurilor competente;

g) la solicitarea structurilor interesate, transmite copii ale înregistrărilor convorbirilor telefonice, cu respectarea prevederilor actelor normative în domeniu;

h) asigură primirea, efectuează controlul cu raze X la instalația radiologică din dotare, triază și expediază unităților/ persoanelor competente corespondența transmisă prin poșta civilă.

a) planifică, editează și produce conținut pentru canalele de comunicare internă;

b) dezvoltă instrumentele de comunicare internă;

c) multiplică, prin intermediul canalelor de comunicare internă, informațiile relevante pentru personalul propriu, diseminate prin platformele de comunicare socială;

d) desfășoară activități pentru creșterea gradul de informare a personalului din aparatul central al MAI cu privire la activitățile relevante desfășurate de către instituțiile MAI;

e) inițiază, organizează, desfășoară activități și campanii de comunicare internă la nivelul direcției ori cu implicarea altor structuri ale MAI în vederea dezvoltării culturii organizaționale;

f) contribuie la promovarea imaginii MAI, în rândul personalului propriu, în colaborare cu structurile de informare și relații publice;

g) asigură participarea și reprezentarea direcției, în baza mandatului acordat, la activitățile interdepartamentale, interministeriale și/sau internaționale aferente domeniului de competență;

h) participă la activități cu caracter public, organizate la nivelul structurilor MAI, precum și la cele ale unor instituții guvernamentale sau organisme neguvernamentale.

a) asigură actualizarea informațiilor publicate pe pagina principală de intranet a aparatului central al MAI și cooperează cu Direcția generală pentru comunicații și tehnologia informației în vederea modernizării și actualizării formei și conținutului paginii;

b) asigură postarea pe pagina de intranet a aparatului central a ordinelor și dispozițiilor conducerii ministerului, a informațiilor cu caracter general și a anunțurilor de interes pentru personalul ministerului;

c) coordonează, îndrumă și controlează, potrivit competențelor în domeniul de activitate, modul de aplicare a prevederilor legale referitoare la gestionarea site-ului de intranet al aparatului central de către structurile de profil sau personalul desemnat din unitățile aparatului central al ministerului, instituțiile și structurile aflate în subordinea/cadrul ministerului.

a) preia, în depozitele proprii, documentele neclasificate și neoperative create în unitățile din aparatul central al ministerului, în condițiile și la termenele prevăzute de lege;

b) asigură aplicarea și respectarea tuturor normelor metodologice în ceea ce privește organizarea și funcționarea depozitelor de arhivă, evidența și conservarea documentelor, prin efectuarea activităților specifice de sistematizare a depozitelor, verificarea existentului cu instrumentele de evidență, actualizarea instrumentelor de evidență, inventarierea documentelor fără evidență, selecționarea, păstrarea și conservarea documentelor;

c) întocmește și actualizează Nomenclatorul arhivistic pentru dosarele create de unitățile aparatului central al ministerului, precum și alte norme tehnice;

d) asigură aplicarea prevederilor legislației în vigoare pentru realizarea protecției informațiilor din documentele ce fac parte din Fondul arhivistic al unităților din aparatul central al ministerului, prin apărarea secretului de stat și de serviciu, prin paza și conservarea documentelor;

e) coordonează, îndrumă și controlează, potrivit competențelor în domeniul de activitate, modul de aplicare a prevederilor legale de către compartimentele de profil din unitățile ministerului;

f) întreprinde măsurile necesare în vederea asigurării protecției antiincendiu și antiefracție a depozitului de arhivă.

a) întreprinde activități de cercetare tematică a documentelor existente în arhiva aparatului central al ministerului, constituind ulterior fișiere cu temele extrase din informațiile cuprinse în unitățile arhivistice aflate în depozit;

b) organizează și desfășoară acțiuni de pregătire a documentelor pentru transpunerea pe suporți alternativi și de executare efectivă a operațiunilor tehnice de copiere în scopul salvării informațiilor din documente, în eventualitatea unor pericole, constituindu-se astfel Fondul de asigurare a documentelor din cadrul aparatului central al ministerului;

c) execută cercetarea documentelor, în scopul rezolvării petițiilor și a cererilor persoanelor fizice și juridice referitoare la recunoașterea unor drepturi;

d) creează, gestionează și actualizează baza de date centralizată cu privire la unitățile aparatului central al ministerului, instituțiile și structurile aflate în subordinea/cadrul ministerului care dețin acte și date care dovedesc veniturile personalului, iar la solicitarea acestora oferă informații din baza de date centralizată;

e) pune la dispoziția cercetătorilor, în sala de studiu, documentele solicitate pentru cercetare, potrivit prevederilor legale;

f) întreține și dezvoltă relații de specialitate cu Arhivele Naționale, cu alte instituții de cultură, prin participarea la activități comune, ca: sesiuni de comunicări științifice, colocvii, mese rotunde, consfătuiri pe probleme arhivistice sau istorice;

g) stabilește/menține relații cu instituții similare din țară, în vederea informării reciproce în domeniul arhivistic, asigurând aplicarea convențiilor și înțelegerilor stabilite.