REGULAMENT din 18 martie 2024

a) organizează, coordonează și controlează aplicarea legilor, ordonanțelor și hotărârilor Guvernului, a hotărârilor, deciziilor și instrucțiunilor Autorității, precum și a ordinelor pe care le-a emis, potrivit legii;

b) inițiază și avizează proiecte de legi, ordonanțe, hotărâri ale Guvernului și memorandumuri privind domeniile de competență ale Autorității;

c) acționează pentru aplicarea strategiei Autorității;

d) fundamentează și elaborează propuneri pentru bugetul anual, pe care le înaintează Guvernului;

e) urmărește proiectarea și realizarea investițiilor din sistemul Autorității, în baza bugetului aprobat;

f) reprezintă interesele statului în diferite organe și organisme internaționale, în conformitate cu acordurile și convențiile la care România este parte și cu alte înțelegeri stabilite în acest scop, și dezvoltă relații de colaborare cu organe și organizații similare din alte state și cu organizații internaționale ce interesează domeniul de activitate al Autorității;

g) coordonează și urmărește elaborarea și implementarea de politici și strategii în domeniile de activitate ale Autorității;

h) colaborează cu instituțiile de specialitate pentru formarea și perfecționarea pregătirii profesionale a personalului din cadrul Autorității;

i) constituie comisii de elaborare a codurilor privind domeniile de competență ale Autorității;

j) coordonează Rețeaua electorală națională;

k) aprobă, la propunerea secretarului general, regulamentul intern al Autorității, în condițiile legii;

l) numește personalul Autorității, în condițiile legii.

a) coordonează activitatea compartimentelor subordonate acestuia, conform prevederilor prezentului regulament;

b) urmărește respectarea prevederilor legale cu privire la managementul resurselor umane;

c) elaborează proiectul Planului anual de investiții al Autorității.

a) îndeplinesc sarcinile pe care le primesc din partea președintelui Autorității, a vicepreședinților, a secretarului general sau a secretarilor generali adjuncți, după caz;

b) urmăresc îndeplinirea atribuțiilor care revin compartimentelor pe care le conduc;

c) repartizează sarcini personalului din subordine și întocmesc fișele de post ale personalului din subordine;

d) coordonează personalul din subordine în vederea îndeplinirii sarcinilor repartizate;

e) verifică modul de îndeplinire a sarcinilor repartizate personalului din subordine;

f) avizează/semnează documentele și lucrările întocmite de către personalul din subordine, precum și documentele și lucrările care privesc activitatea compartimentelor pe care le conduc;

g) asigură urmărirea avizării și aprobării documentelor promovate de compartimentele pe care le conduc;

h) evaluează performanțele profesionale ale personalului din subordine;

i) asigură evidența prezenței la serviciu a personalului din subordine și întocmirea pontajelor lunare.

a) în cadrul structurii centrale:

b) structurile teritoriale ale aparatului de specialitate al Autorității sunt direcțiile județene, organizate la nivelul fiecărui județ, și Direcția pentru Municipiul București.

a) elaborează și supun spre aprobare președintelui Autorității norme, instrucțiuni și proceduri de lucru din sfera lor de competență;

b) elaborează note, memorandumuri, referate de necesitate și alte materiale, în vederea desfășurării și îmbunătățirii activității proprii și a condițiilor de lucru;

c) fac propuneri în vederea elaborării regulamentelor interne;

d) elaborează propuneri privind îndeplinirea misiunii, obiectivelor și atribuțiilor Autorității;

e) publică informații și documente, potrivit domeniului lor de competență, pe pagina proprie de internet/intranet a Autorității, conform ordinului președintelui Autorității;

f) întocmesc corespondența proprie și asigură circuitul documentelor;

g) constituie arhiva curentă, potrivit legii;

h) colaborează cu celelalte compartimente în vederea îndeplinirii obiectivelor Autorității;

i) sprijină activitatea birourilor și a oficiilor electorale, în condițiile stabilite prin ordin al președintelui Autorității.

a) planifică la începutul fiecărui an, organizează și execută activități de monitorizare, control și prevenție, dispuse sau aprobate de președintele Autorității Electorale Permanente, asupra compartimentelor Autorității Electorale Permanente;

b) efectuează, în baza ordinului președintelui Autorității, cercetarea administrativă a faptelor care pot constitui abateri disciplinare, informează președintele Autorității și sesizează Comisia de disciplină, potrivit legii;

c) stabilește cadrul procedural privind organizarea și desfășurarea activităților de control;

d) colaborează cu departamentele de specialitate din cadrul Autorității Electorale Permanente pentru verificarea concretă a informațiilor privind existența conformității operațiunilor efectuate de către compartimentele controlate, pe bază de documente sau prin utilizarea tehnicilor și a datelor informatice specifice activității de control;

e) monitorizează activitatea compartimentelor controlate privind aplicarea măsurilor dispuse prin rapoartele de control și aprobate de președintele Autorității Electorale Permanente, în termenele stabilite;

f) realizează controale de revenire, după caz;

g) verifică sesizările cu privire la conflictul de interese, potrivit prevederilor titlului IV al cărții I din Legea nr. 161/2003 privind unele măsuri pentru asigurarea transparenței în exercitarea demnităților publice, a funcțiilor publice și în mediul de afaceri, prevenirea și sancționarea corupției, cu modificările și completările ulterioare;

h) efectuează, în baza ordinului președintelui Autorității, verificări și controale inopinate la nivelul structurilor teritoriale ale Autorității, precum și al Centrului „Expert electoral“, inclusiv din punctul de vedere al eficienței instituționale și manageriale;

i) îndeplinește, în baza ordinului președintelui Autorității, activități de verificare și control în legătură cu modul de exercitare a prerogativelor funcției de conducere de către personalul Autorității și face propuneri concrete, în raport cu rezultatul verificărilor;

j) efectuează, în baza ordinului președintelui Autorității, controlul asupra modului de organizare și desfășurare a concursurilor sau a examenelor de ocupare a posturilor vacante, respectiv de promovare ori avansare a personalului din cadrul Autorității, precum și din Centrul „Expert electoral“;

k) sesizează organelor abilitate posibilele fapte infracționale rezultate în urma verificărilor efectuate în exercitarea atribuțiilor din prezentul regulament;

l) efectuează, în baza ordinului președintelui Autorității, controale cu privire la proiectele finanțate din fonduri externe, rambursabile sau nerambursabile, derulate de Autoritate și de Centrul „Expert electoral“, precum și de instituțiile și unitățile aflate în subordinea ori coordonarea acestuia;

m) consultă conducerea compartimentelor Autorității Electorale Permanente în vederea identificării riscurilor operaționale;

n) îndeplinește orice alte atribuții ce decurg din actele normative în vigoare, în domeniul de competență.

a) definește lista proiectelor informatice ale departamentului, stabilește prioritatea acestora și asigură funcționarea, administrarea și actualizarea infrastructurii informatice, de comunicații și securitate cibernetică, în limita bugetului aprobat și în baza necesităților Autorității;

b) dezvoltă, implementează și gestionează proiectele în domeniul tehnologiei informațiilor și comunicațiilor prin resurse proprii, parteneriate sau prin intermediul terților contractați;

c) elaborează și/sau avizează prin resurse proprii sau prin intermediul terților documentele specifice activității de investiții, studii de fezabilitate și proiecte tehnice de resort IT (echipamente hardware, licențe software și servicii tehnice), de competența structurii;

d) avizează din punct de vedere tehnic achizițiile Autorității de resurse specifice domeniului tehnologiei informației și comunicațiilor, respectiv echipamente hardware, licențe software și servicii externe;

e) proiectează, dezvoltă, testează, implementează, administrează și asigură mentenanța aplicațiilor și a sistemelor în domeniul tehnologiei informației și comunicațiilor;

f) urmărește comportarea în exploatare a aplicațiilor informatice realizate;

g) analizează incidentele cauzate de funcționarea eronată a aplicațiilor informatice;

h) administrează sistemele și subsistemele software și hardware din cadrul Autorității, cu toate componentele acestora, astfel încât acestea să furnizeze servicii conform legislației aplicabile domeniului de competență al Autorității;

i) aplică programe de corecție de tip service-pack, patch-uri de securitate, upgrade-uri de versiune software și altele asemenea, pentru toate componentele software ale sistemelor și subsistemelor informatice realizate, individual și/sau împreună cu instituțiile de specialitate;

j) urmărește creșterea nivelului de pregătire profesională a personalului de specialitate din cadrul structurii;

k) asigură măsuri de securitate cibernetică a sistemelor informatice din cadrul structurii;

l) asigură dotarea personalului cu echipamente IT (computere, imprimante, scanere, videoproiectoare, piese și accesorii, pachete software antivirus, sisteme de operare, de tehnoredactare computerizată etc.) aflate în patrimoniul Autorității;

m) administrează pagina de internet/intranet a Autorității;

n) realizează planul de cheltuieli pentru bugetul anual al direcției, conform necesităților informatice;

o) avizează propunerile de buget având ca scop îndeplinirea programelor operaționale ale instituției în domeniul informatic;

p) definește lista de proiecte și stabilește prioritatea lor, în limitele bugetelor aprobate și în baza necesităților instituției, cu respectarea legislației și reglementărilor în domeniu;

q) elaborează documentele necesare proceselor de achiziție pentru achiziționarea serviciilor și produselor informatice necesare desfășurării activității structurii;

r) elaborează procedurile specifice necesare desfășurării activității structurii, în concordanță cu legislația și reglementările în vigoare;

s) monitorizează execuția propriilor proiecte în domeniul tehnologiei informației și comunicațiilor, semnalează situațiile de întârziere/apariție a unor factori neprevăzuți și elaborează propuneri de modificare referitoare la sarcinile și/sau planul/calendarul de implementare;

ș) elaborează propuneri privind ridicarea nivelului de pregătire profesională a personalului de specialitate din cadrul Autorității în domeniul de competență;

t) contribuie la elaborarea Planului anual de investiții al Autorității.

a) administrează și asigură suportul tehnic necesar funcționării Sistemului informatic Registrul electoral (SIRE) și Registrului secțiilor de votare;

b) elaborează și adoptă instrucțiuni privind măsurile de securitate în legătură cu gestionarea și utilizarea SIRE;

c) adoptă măsuri tehnice, operative și de procedură privind SIRE;

d) ia măsuri pentru prevenirea pierderii informațiilor din Registrul electoral și asigurarea recuperării acestora în cazuri fortuite sau de forță majoră;

e) asigură monitorizarea și actualizarea Registrului electoral prin mijloacele și procedurile prevăzute de lege;

f) asigură, cu sprijinul Serviciului de Telecomunicații Speciale, funcționarea infrastructurii informatice a Biroului Electoral Central;

g) asigură, cu sprijinul Serviciului de Telecomunicații Speciale și al Institutului Național de Statistică, implementarea și gestionarea Sistemului informatic de centralizare a datelor din procesele-verbale privind consemnarea rezultatelor votării;

h) coordonează Sistemul informatic de centralizare a datelor din procesele-verbale privind consemnarea rezultatelor votării;

i) asigură, cu sprijinul Serviciului de Telecomunicații Speciale și al Institutului Național de Statistică, implementarea și gestionarea Sistemului informatic de monitorizare a prezenței la vot și de prevenire a votului ilegal;

j) coordonează Sistemul informatic de monitorizare a prezenței la vot și de prevenire a votului ilegal;

k) certifică aplicațiile informatice ce vor fi utilizate de Biroul Electoral Central pentru centralizarea rezultatelor votării și le pune la dispoziția partidelor politice și a organizațiilor cetățenilor aparținând minorităților naționale care participă la alegeri, la cererea scrisă a acestora;

l) constituie baze de date și evidențe informatizate cuprinzând rezultatele alegerilor și referendumurilor, participarea la vot, Corpul experților electorali, evidența operatorilor de calculator, mandatarii financiari, candidații la alegeri, precum și orice alte evidențe informatizate necesare desfășurării activității Autorității și organismelor electorale;

m) asigură aplicațiile informatice necesare desemnării președinților birourilor electorale ale secțiilor de votare și a locțiitorilor acestora, precum și a operatorilor de calculator;

n) întocmește lista cu personalul de specialitate atestat de Institutul Național de Statistică care participă la centralizarea, prelucrarea datelor și constatarea rezultatelor alegerilor;

o) asigură schimbul de date privind alegătorii români și europeni cu autoritățile similare din alte state membre ale Uniunii Europene;

p) monitorizează întocmirea și generarea listelor electorale permanente;

q) asigură condițiile de înregistrare, în condițiile legii, în Registrul electoral cu adresa din străinătate cu opțiunea pentru votul la secția de votare sau cu opțiunea pentru votul prin corespondență, a alegătorilor cu domiciliul în țară și cu reședința în străinătate, precum și a celor cu domiciliul în străinătate;

r) întocmește listele electorale pentru votul prin corespondență;

s) asigură, pe toată durata votării, publicitatea datelor privind numărul alegătorilor prezenți la vot, respectiv a informațiilor rezultate în urma verificării corelațiilor din procesele-verbale privind consemnarea rezultatelor votării, obținute prin Sistemul informatic de monitorizare a prezenței la vot și de prevenire a votului ilegal;

ș) asigură accesul departamentelor de specialitate ale Autorității la evidențele informatizate deținute, precum și la datele din Registrul electoral, în limitele competențelor ce le revin;

t) urmărește creșterea nivelului de pregătire profesională a personalului de specialitate din cadrul structurii;

ț) proiectează, dezvoltă, testează, implementează, administrează și asigură mentenanța aplicațiilor și a sistemelor în domeniul tehnologiei informației și comunicațiilor necesare desfășurării proceselor electorale.

a) aprobă planul anual de control al finanțării partidelor politice și a campaniilor electorale, precum și efectuarea de controale ca urmare a sesizărilor primite;

b) aprobă calendarele misiunilor de control al finanțării partidelor politice și a campaniilor electorale;

c) emite ordinul de serviciu privind misiunile de control al finanțării partidelor politice și a campaniilor electorale;

d) notifică misiunile de control partidelor politice și alianțelor politice;

e) propune președintelui Autorității Electorale Permanente aplicarea sancțiunilor prevăzute de lege.

a) formulează puncte de vedere privind interpretarea și aplicarea unitară a legislației din domeniile de competență ale Autorității și urmărește interpretarea și aplicarea unitară a legislației privind organizarea și desfășurarea alegerilor și a referendumurilor și respectarea drepturilor electorale;

b) întocmește elemente de poziție, informări, rapoarte, studii și puncte de vedere în relația cu organizațiile internaționale și instituțiile Uniunii Europene și participă la grupurile de lucru ale organizațiilor internaționale sau ale instituțiilor Uniunii Europene, în domeniile de competență ale Autorității;

c) elaborează sau avizează, după caz, proiecte de legi, ordonanțe și hotărâri ale Guvernului în sfera de competență a Autorității, proiecte de hotărâri și instrucțiuni ale Autorității care au caracter normativ, proiecte de hotărâri și decizii cu caracter individual ale Autorității referitoare la aplicarea legislației privind organizarea și desfășurarea alegerilor și a referendumurilor și urmărește finalizarea și adoptarea acestora;

d) întocmește proiecte de hotărâri și instrucțiuni ale Autorității care au caracter normativ; avizează proiectele de hotărâri și instrucțiuni ale Autorității care au caracter normativ întocmite de către alte compartimente;

e) asigură transparența decizională și consultarea structurilor asociative ale autorităților administrației publice locale la elaborarea proiectelor de acte normative;

f) constituie, potrivit legii, comisii de elaborare a proiectelor de legi sau de modificare substanțială a legilor existente ori de elaborare a unor legi complexe sau coduri din domeniul de competență al Autorității;

g) întocmește punctele de vedere ale Autorității referitoare la inițiativele legislative ale parlamentarilor, precum și răspunsurile la întrebările și interpelările parlamentarilor;

h) elaborează rapoartele anuale ale Autorității către Parlament sau orice alt raport solicitat de conducerea instituției;

i) urmărește ordinea de zi a comisiilor de specialitate ale Parlamentului și a plenului celor două Camere ale Parlamentului și informează conducerea Autorității ori de câte ori se dezbat sau se votează propuneri ori proiecte în domeniul de activitate al acesteia;

j) din dispoziția conducerii Autorității, reprezentanții direcției însoțesc demnitarul la prezentarea și susținerea propunerilor legislative și a proiectelor de legi în domeniul de activitate al Autorității, precum și a rapoartelor Autorității în plenul celor două Camere ale Parlamentului și al comisiilor de specialitate ale Parlamentului, acordând consiliere juridică cu privire la eventuale probleme de drept ivite cu prilejul desfășurării respectivelor ședințe;

k) din dispoziția conducerii Autorității, reprezentanții direcției însoțesc demnitarul la ședința pregătitoare de Guvern și, respectiv, la ședința Guvernului, acordând consiliere juridică cu privire la eventuale probleme de drept ivite cu prilejul desfășurării respectivelor ședințe;

l) realizează analize, evaluări, studii, puncte de vedere, note privind diverse probleme de drept din sfera de competență a Autorității;

m) asigură protecția juridică a actelor normative adoptate în domeniile de competență a Autorității, a actelor organismelor electorale, precum și a hotărârilor și deciziilor Autorității privind alegerile și referendumurile în fața instanțelor judecătorești, de toate gradele, la organele de urmărire penală și la alte organe cu atribuții jurisdicționale;

n) elaborează proiectele de hotărâri și decizii ale Biroului Electoral Central, precum și corespondența acestuia;

o) elaborează puncte de vedere privind întâmpinările și contestațiile adresate birourilor și oficiilor electorale;

p) îndeplinește formalitățile necesare validării membrilor din România în Parlamentul European;

q) propune măsuri normative, tehnice și organizatorice pentru protecția prelucrării datelor cu caracter personal efectuată în contextul îndeplinirii atribuțiilor Autorității și urmărește aplicarea lor;

r) ține evidența unităților administrativ-teritoriale și a subdiviziunilor acestora în care sunt vacante, după caz, mandatele de președinte al consiliului județean sau de primar ori în care au fost dizolvate consiliile județene sau consiliile locale;

s) urmărește evoluția jurisprudenței electorale și formulează propuneri pentru unificarea practicii birourilor electorale;

ș) veghează la respectarea legii privind organizarea și desfășurarea referendumurilor locale;

t) întocmește puncte de vedere referitoare la sesizările și excepțiile privind neconstituționalitatea unor legi sau ordonanțe, inițiate de către Autoritatea Electorală Permanentă;

ț) întocmește răspunsurile și punctele de vedere ale Autorității privind plângerile prealabile care au ca obiect revocarea sau modificarea actelor administrativ-normative în materie electorală;

u) elaborează sau avizează, după caz, proiecte de decizii privind soluționarea întâmpinărilor împotriva omisiunilor, înscrierilor greșite și a oricăror alte erori din Registrul electoral;

v) coordonează activitățile subsumate monitorizării implementării Strategiei naționale anticorupție la nivelul Autorității;

w) participă în comisiile sau grupurile de lucru constituite la nivelul Autorității, din dispoziția președintelui Autorității sau a înlocuitorului acestuia;

x) întocmește răspunsurile Autorității la solicitările organelor de poliție și parchetelor cu privire la contravențiile și infracțiunile electorale;

y) participă la comitetele și grupurile de lucru interinstituționale care au ca obiect probleme în legătură cu domeniul de competență al departamentului.

a) elaborează standarde, strategii, politici și programe privind logistica electorală și monitorizează starea acesteia;

b) coordonează operațiunile privind administrarea Registrului secțiilor de votare, stabilirea condițiilor pe care trebuie să le asigure sediile secțiilor de votare, avizarea modificărilor delimitărilor și a sediilor secțiilor de votare, a înființări sau desființării acestora;

c) gestionează evidența, verificarea și publicitatea îndeplinirii condițiilor de admitere a experților electorali ori de încetare a calității acestora, evidența președinților birourilor electorale ale secțiilor de votare și a locțiitorilor acestora, precum și a operatorilor de calculator;

d) realizează analize, estimări și previziuni ale cheltuielilor necesare pentru organizarea și desfășurarea procesului electoral și transparența cheltuielilor efectuate cu acest prilej;

e) coordonează elaborarea și actualizarea unor evidențe, statistici, chestionare, nomenclatoare și monografii, necesare pentru evaluarea, monitorizarea și planificarea operațiunilor electorale;

f) elaborează și avizează analize și studii privind politicile publice, strategii, programe, proiecte și planuri de acțiune privind organizarea și desfășurarea procesului electoral;

g) realizează analiza, evaluarea și monitorizarea operațiunilor și procedurilor electorale în vederea elaborării planificării strategice și pentru asigurarea unui management integrat al procesului electoral;

h) elaborează analize, studii, programe și proiecte-pilot privind exercitarea dreptului de vot de către persoanele cu dizabilități;

i) analizează, evaluează, documentează și, după caz, testează tehnologii și alte instrumente tehnice necesare asigurării exercitării drepturilor electorale, pe baza promovării de analize, studii, programe și proiecte-pilot;

j) controlează și monitorizează îndeplinirea sarcinilor privind pregătirea și organizarea proceselor electorale care revin autorităților administrației publice centrale.

a) coordonează, îndrumă, monitorizează și evaluează activitatea structurilor teritoriale ale aparatului de specialitate;

b) asigură legătura funcțională între structurile teritoriale ale aparatului de specialitate, pe de o parte, și conducerea Autorității și compartimentele Autorității, pe de altă parte;

c) asigură informarea departamentelor de specialitate ale Autorității cu privire la graficul activităților efectuate de către structurile teritoriale ale aparatului de specialitate;

d) întocmește, la solicitarea conducerii, informări, sinteze, note, analize și rapoarte, pe diverse teme în materie electorală, pe baza datelor transmise de către structurile teritoriale ale aparatului de specialitate;

e) furnizează, la cererea celorlalte compartimente, date și statistici relevante din domeniul său de activitate;

f) asigură constatarea și aplicarea sancțiunilor prevăzute de lege;

g) coordonează, din punct de vedere logistic, activitățile de îndrumare și instruire a prefecților, primarilor, secretarilor unităților administrativ-teritoriale, precum și a altor categorii de persoane din administrația publică centrală și locală cu privire la atribuțiile ce le revin potrivit legii, pentru organizarea alegerilor și referendumurilor;

h) coordonează, îndrumă, monitorizează și evaluează modalitatea de îndeplinire a atribuțiilor legale în pregătirea și organizarea alegerilor și referendumurilor de către autoritățile administrației publice centrale și locale;

i) organizează întâlniri de lucru, instruiri și formare profesională a personalului structurilor teritoriale ale aparatului de specialitate;

j) organizează și monitorizează implementarea strategiilor și programelor de recrutare a experților electorali și a operatorilor de calculator de la nivelul structurilor teritoriale ale aparatului de specialitate;

k) coordonează activitățile de organizare a operațiunilor privind admiterea, desemnarea și instruirea experților electorali și a operatorilor de calculator.

a) centralizează, analizează și fundamentează proiectul bugetului de cheltuieli al Autorității pe baza propunerilor fundamentate primite de la structurile din cadrul Autorității, pe care îl supune aprobării conducerii Autorității;

b) asigură evidența contabilă privind activitatea Autorității, întocmește situațiile financiare și contul de execuție bugetară, pe care le supune aprobării conducerii Autorității;

c) asigură evidența privind angajarea, lichidarea și ordonanțarea cheltuielilor care se efectuează din fonduri publice și întocmește situația privind raportarea angajamentelor bugetare și legale;

d) efectuează și răspunde de execuția plăților, încasărilor și decontărilor de orice fel din fondurile bugetare ori din conturile de disponibilități;

e) organizează activitatea casieriei, potrivit legii, și asigură respectarea reglementărilor privind păstrarea în casierie a numerarului și a altor valori, privind documentele de casă și efectuarea plăților în numerar;

f) transmite în sistemul național de raportare Forexebug datele privind bugetul și modificările acestuia, precum și datele privind utilizarea bugetului; întocmește și transmite în sistemul național de raportare Forexebug situațiile financiare lunare, trimestriale și anuale; vizualizează și descarcă din sistemul național de raportare Forexebug extrasele de cont de la trezorerie, notificări/recipise, rapoarte situații financiare întocmite de sistem;

g) vizualizează și descarcă facturile electronice din sistemul Ro E-factura;

h) asigură calculul drepturilor salariale pentru personalul din cadrul Autorității, al concediilor de odihnă și al concediilor medicale cuvenite acestuia, stabilește și efectuează vărsămintele la bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat, în termenele prevăzute de lege, asigură plățile aferente salariilor și altor drepturi salariale și întocmește ordinele de plată în vederea efectuării plăților;

i) întocmește și depune lunar, online, în termenul legal, Declarația 112, declarație privind obligațiile de plată a contribuțiilor sociale, impozitului pe venit și evidența nominală a persoanelor asigurate precum și Declarația D100, declarație privind obligațiile de plată la bugetul de stat;

j) calculează cuantumul subvenției de la bugetul de stat, pe baza dispozițiilor legale în vigoare, și îndeplinește atribuțiile specifice pe linie de subvenții prevăzute de Legea nr. 334/2006 privind finanțarea activității partidelor politice și a campaniilor electorale, republicată, cu modificările și completările ulterioare;

k) organizează, gestionează și exercită activitatea de control financiar preventiv propriu asupra operațiunilor cu caracter general din cadrul Autorității;

l) asigură obținerea vizei de control financiar preventiv delegat pentru operațiunile ce fac obiectul acesteia;

m) contribuie la elaborarea Planului anual de investiții al Autorității.

a) apără patrimoniul Autorității și interesele sale legitime în fața instanțelor de judecată, de toate gradele, la organele de urmărire penală și la alte organe cu atribuții jurisdicționale prin funcționarii publici parlamentari cu atribuții de consilier juridic, desemnați pe baza mandatului de reprezentare semnat de președintele Autorității sau de împuternicitul acestuia;

b) ține evidența tuturor cauzelor civile, penale și comerciale pe care le are în instrumentare și arhivează electronic și fizic dosarele de instanță și lucrările finalizate;

c) propune președintelui Autorității exercitarea căilor de atac sau renunțarea motivată la exercitarea acestora, în litigiile în care Autoritatea este parte;

d) face demersurile necesare în vederea recuperării debitelor înregistrate în evidența contabilă;

e) transmite spre executare Direcției financiar-contabile hotărârile judecătorești definitive privind obligațiile stabilite în sarcina Autorității în dosarele având ca obiect acțiuni promovate de personalul din aparatul propriu;

f) promovează acțiunile în justiție și formulează apărările, pe baza documentației întocmite de compartimentele Autorității conform competențelor ce le revin;

g) promovează căile de atac ordinare și extraordinare împotriva hotărârilor judecătorești defavorabile Autorității, pronunțate în dosarele de competența direcției;

h) gestionează actele de procedură, conform dispozițiilor legale în vigoare;

i) gestionează registrul de evidență a dosarelor și registrul de evidență a termenelor de judecată;

j) formulează, cu sprijinul celorlalte direcții sau al compartimentului de specialitate, răspunsuri la interogatorii, face tranzacții și recunoașteri în numele Autorității, conform mandatului acordat de către președintele Autorității;

k) are competența de a retrage acțiuni, apeluri, recursuri și contestații, în baza mandatului special acordat de către președintele Autorității funcționarului public parlamentar cu atribuții de consilier juridic;

l) solicită direcțiilor sau compartimentelor de specialitate ale Autorității documentația completă sau alte informații de specialitate necesare susținerii intereselor Autorității în fața organelor de justiție;

m) informează ordonatorul principal de credite cu privire la hotărârile judecătorești definitive ce au stabilit obligații de plată, în vederea dispunerii măsurilor de plată și de recuperare a acestor sume în termenele legale, pe baza referatelor întocmite de conducătorii acestor structuri;

n) formulează răspunsurile la plângerile prealabile privind actele administrative ale Autorității;

o) păstrează și arhivează, potrivit legii și Nomenclatorului arhivistic, dosarele de competența sa, registrele și documentele proprii;

p) comunică/transmite către Direcția juridică orice modificare apărută la personalul încadrat în instituție, conform deciziilor instanțelor de judecată.

a) achiziționează, în numele Autorității, produse, servicii sau lucrări necesare bunei desfășurări a activităților și proiectelor instituției;

b) elaborează Strategia anuală de achiziții publice a Autorității;

c) elaborează proiectul și Programul anual al achizițiilor publice pe baza propunerilor structurilor Autorității;

d) elaborează proiectul și Planul anual de investiții al Autorității;

e) întocmește și transmite diferite rapoarte privind achizițiile publice realizate sau care sunt planificate a se realiza într-un anumit interval de timp;

f) întocmește, pentru achizițiile ce urmează a fi derulate, note justificative, strategii de contractare, invitații de participare, documentații de atribuire și proiecte de ordine ale președintelui Autorității pentru numirea membrilor comisiilor de evaluare a ofertelor;

g) realizează achizițiile directe;

h) asigură legătura funcțională cu instituțiile abilitate în domeniul achizițiilor publice;

i) publică în sistemul electronic de achiziții publice anunțul de intenție/participare/participare simplificată/atribuire, după caz;

j) publică în sistemul de achiziții publice documentația de atribuire a contractului de achiziție publică, solicitările de clarificări, însoțite de răspunsurile aferente;

k) asigură președinția comisiilor de evaluare a ofertelor tehnice și financiare depuse de operatorii economici în cadrul derulării procedurilor de achiziție publică;

l) identifică oferte de pe piață sau prin utilizarea catalogului de produse/servicii/lucrări disponibil în cadrul sistemului electronic de achiziții publice, în vederea achiziționării de produse/servicii/lucrări necesare bunei desfășurări a activităților și proiectelor instituției;

m) asigură procurarea documentelor de călătorie pentru deplasările externe/interne, biletelor de transport, voucherelor de cazare și asigurărilor de călătorie;

n) transmite contractele, acordurile-cadru sau orice acord contractual rezultat în urma finalizării achizițiilor, în vederea derulării și urmăririi acestora de către compartimentele solicitante/beneficiari, și asigură transmiterea acestora către Direcția tehnică în vederea urmăririi modului de executare;

o) constituie, păstrează și arhivează dosarele de achiziție publică.

a) înregistrează corespondența primită direct sau prin intermediul serviciilor poștale și o predă președintelui, vicepreședinților, secretarului general, secretarilor generali adjuncți sau compartimentelor Autorității;

b) predă documentele către compartimente exclusiv pe bază de semnătură în registrul electronic de intrare-ieșire;

c) primește și înregistrează corespondența sosită prin curier, prin Poșta Specială și Poșta Română de la autorități și instituții publice, de la persoane juridice și de la persoane fizice;

d) primește de la compartimentele Autorității corespondența, pentru a fi expediată prin poșta electronică, poșta militară sau civilă, potrivit procedurilor interne privind circuitul documentelor și respectarea normelor tehnice cu privire la întocmirea borderourilor specifice și francarea plicurilor pentru a fi expediate prin Poșta Română, pregătirea borderourilor pentru corespondența transmisă prin intermediul poștei militare, precum și împachetarea, colectarea, transportul, mânuirea și distribuirea acesteia;

e) asigură predarea telegramelor, coletelor, notelor telefonice, adresate președintelui, vicepreședinților, secretarului general, secretarilor generali adjuncți, precum și pentru compartimentele Autorității, ținând seama de urgența acestora;

f) ține evidența adreselor poștale ale autorităților și instituțiilor publice;

g) efectuează operațiuni de gestiune privind corespondența civilă;

h) gestionează registrul electronic de intrare-ieșire a corespondenței;

i) asigură suportul pentru organizarea, înregistrarea și evidența documentelor compartimentelor Autorității;

j) răspunde solicitărilor telefonice din partea cetățenilor, organizațiilor, instituțiilor, partidelor politice în limita ariei de competență;

k) propune, organizează și dezvoltă procedura privind circuitul documentelor în cadrul Autorității, în format fizic și electronic.

a) coordonează și răspunde de activitatea arhivistică din cadrul Autorității în conformitate cu prevederile legislației arhivistice în vigoare, asigurând suportul logistic pentru organizarea, evidența și arhivarea documentelor la nivelul compartimentelor Autorității, și pune la dispoziția solicitanților, în condițiile legii, documente din arhiva instituției, pe care o gestionează;

b) preia și gestionează arhiva Biroului Electoral Central după finalizarea alegerilor și referendumurilor, conform legii;

c) organizează primirea și arhivarea documentelor de la compartimentele Autorității, pe bază de proces-verbal, și anexele documentelor întocmite, conform legislației în vigoare;

d) inițiază și organizează activitatea de întocmire a nomenclatorului arhivistic al Autorității și îl actualizează periodic; asigură legătura cu Arhivele Naționale în vederea verificării și confirmării nomenclatorului și urmărește modul de aplicare a acestuia de către compartimentele Autorității;

e) asigură evidența tuturor documentelor intrate și ieșite din depozitul de arhivă, pe baza registrelor specifice;

f) asigură primirea în audiență a tuturor persoanelor solicitante, oferind acestora informațiile necesare, în limita competențelor Autorității;

g) pune documente din arhiva Autorității la dispoziția solicitanților, în condițiile legii.

a) registrul general de evidență al lucrărilor Autorității;

b) registrul unic pentru evidența petițiilor;

c) registrul de evidență a intrărilor-ieșirilor unităților arhivistice.

a) exercită auditul public intern asupra tuturor activităților desfășurate în Autoritatea Electorală Permanentă, cel puțin o dată la 4 ani;

b) elaborează norme metodologice privind exercitarea activității de audit public intern, specifice Autorității Electorale Permanente, avizate de către Unitatea Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern (UCAAPI);

c) elaborează proiectul planului multianual de audit public intern, pe o perioadă de 4 ani, și, pe baza acestuia, proiectul planului anual de audit public intern;

d) efectuează activități de audit public intern pentru a evalua dacă sistemele de management financiar și control ale Autorității sunt transparente și conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficiență și eficacitate;

e) informează UCAAPI despre recomandările neînsușite de către președintele Autorității, precum și despre consecințele acestora;

f) raportează periodic asupra constatărilor, concluziilor și recomandărilor rezultate din activitatea de audit intern;

g) elaborează raportul anual al activității de audit public intern;

h) în cazul identificării unor iregularități sau posibile prejudicii, raportează imediat președintelui.