Parlamentul României adoptă prezenta lege.
După articolul 27 din Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 293 din 22 aprilie 2014, cu modificările și completările ulterioare, se introduce o nouă secțiune, secțiunea a V-a, cuprinzând articolul 27^1, cu următorul cuprins:
Secțiunea a V-a — Obligații referitoare la documentele electronice
(1) Creatorii și deținătorii au următoarele obligații referitoare la documentele electronice:
a) să le administreze astfel încât să asigure păstrarea integrității, autenticității și posibilității de utilizare a acestora, atât în perioada folosirii curente, cât și în depozitul de arhivă;
b) să adopte un sistem de management arhivistic, aprobat de Arhivele Naționale, care să respecte procedurile specifice privind organizarea și desfășurarea activității arhivistice a documentelor electronice;
c) să implementeze mecanisme tehnice care să asigure accesul și modificarea datelor de o manieră controlată, identificabilă și databilă;
d) să implementeze soluții tehnice care să permită exportul datelor din sistem conform sistemului de management arhivistic aprobat de Arhivele Naționale.
(2) Procedurile specifice privind organizarea și desfășurarea activității arhivistice a documentelor electronice se stabilesc prin ordin al ministrului afacerilor interne, la propunerea Arhivelor Naționale.
(3) Formatele agreate pentru documentele electronice cu termen de păstrare permanent se aprobă prin dispoziție a directorului Arhivelor Naționale, care se publică pe pagina de internet a instituției. Obligația conversiei datelor în formatele agreate revine creatorilor și deținătorilor.
Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, republicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 138 din 25 februarie 2014, se modifică și se completează după cum urmează:
1. Titlul legii se modifică și va avea următorul cuprins:
privind arhivarea documentelor electronice
2. La articolul 1 se introduce un nou alineat, alineatul (2), cu următorul cuprins:
(2) Activitatea de arhivare a documentelor electronice se realizează de creatorul ori deținătorul documentelor, după caz, ca parte a obligațiilor ce îi revin potrivit Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare, sau de către un furnizor de servicii de arhivare electronică, în condițiile prezentei legi.
3. După articolul 1 se introduce un nou articol, articolul 1^1, cu următorul cuprins:
Dispozițiile prezentei legi nu se aplică activităților de arhivare a documentelor electronice create și deținute de autoritățile și instituțiile publice în nume propriu și/sau pentru unitățile, instituțiile și structurile aflate în subordinea sau în coordonarea acestora.
4. La articolul 3, litera b) se modifică și va avea următorul cuprins:
b) arhivă electronică - ansamblul documentelor electronice create, primite și păstrate de o organizație în exercitarea activității sale;
5. La articolul 3, după litera b) se introduc trei noi litere, literele b^1)-b^3), cu următorul cuprins:
b^1) arhivare electronică - activitate, parte a managementului arhivistic al documentelor, ce implică transferul acestora dintr-un mediu de activitate curentă și păstrarea lor într-un depozit de arhivă electronică;
b^2) depozit de arhivă electronică - ansamblul organizațional, metodologic și tehnic ce permite păstrarea arhivei electronice, cu asigurarea caracteristicilor inițiale de integritate, autenticitate și a posibilității de utilizare a documentelor;
b^3) document electronic - orice conținut stocat în format electronic, în special sub formă de text sau de înregistrare audio, video sau audiovizuală;
6. La articolul 10, după alineatul (2) se introduce un nou alineat, alineatul (3), cu următorul cuprins:
(3) Arhivarea documentelor electronice clasificate se realizează pe sisteme informatice și de comunicații securizate și acreditate corespunzător nivelului de clasificare a informațiilor conținute, conform legislației în domeniul protecției informațiilor clasificate.
7. În tot cuprinsul legii, sintagma „documente în formă electronică“ se înlocuiește cu sintagma „documente electronice“.
În termen de 90 de zile de la data intrării în vigoare a prezentei legi, procedurile specifice privind organizarea și desfășurarea activității arhivistice a documentelor electronice, prevăzute la art. 27^1 alin. (2) din Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare, se aprobă prin ordin al ministrului afacerilor interne, care se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I.
Această lege a fost adoptată de Parlamentul României, cu respectarea prevederilor art. 75 și ale art. 76 alin. (2) din Constituția României, republicată.
p. PREȘEDINTELE CAMEREI DEPUTAȚILOR, ALFRED-ROBERT SIMONIS PREȘEDINTELE SENATULUI NICOLAE-IONEL CIUCĂ
București, 25 iunie 2024.