REGULAMENT din 12 august 2024

Notă Aprobat prin ORDINUL nr. 3.122 din 12 august 2024 , publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 832 din 21 august 2024.

Capitolul I — Dispoziții generale ↑ Contents

Articolul 1

(1) Prezentul regulament stabilește modul de organizare și de funcționare a Comisiei de Film în România, în condițiile prevăzute de:

a) Hotărârea Guvernului nr. 421/2018 pentru instituirea unei scheme de ajutor de stat privind sprijinirea producției de opere audiovizuale pe teritoriul României, cu modificările și completările ulterioare, denumită în continuare H.G. nr. 421/2018;

b) Decizia managerului Oficiului de Film și Investiții Culturale, interimar, nr. 659/2024 privind aprobarea Procedurii de evaluare, aprobare și decontare a ajutorului de stat pentru proiectele care pot fi finanțate în cadrul schemei de ajutor de stat reglementate de Hotărârea Guvernului nr. 421/2018 pentru instituirea unei scheme de ajutor de stat privind sprijinirea producției de opere audiovizuale pe teritoriul României, începând cu sesiunea 2024, cu modificările și completările ulterioare, denumită în continuare Procedura de soluționare;

c) Decizia managerului Oficiului de Film și Investiții Culturale, interimar, nr. 660/2024 privind aprobarea Criteriilor pentru încadrarea ca „produs cultural“ a proiectelor care pot beneficia de dispozițiile Hotărârii Guvernului nr. 421/2018 pentru instituirea unei scheme de ajutor de stat privind sprijinirea producției de opere audiovizuale pe teritoriul României, începând cu anul 2024, denumită în continuare Testul cultural.

(2) Comisia de Film în România, denumită în continuare Comisia, reprezintă un organ decizional independent, fără personalitate juridică, cu rol în evaluarea și selectarea proiectelor care îndeplinesc condițiile de eligibilitate pentru a beneficia de ajutor de stat în condițiile H.G. nr. 421/2018.

(3) În activitatea lor, membrii Comisiei sunt independenți.

Articolul 2

(1) Prezentul regulament reglementează funcționarea Comisiei în procesul de evaluare și selecție a proiectelor depuse începând cu data de 25 iulie 2024 în baza H.G. nr. 421/2018, în vederea emiterii certificatelor de eligibilitate, semnării acordurilor de finanțare și certificării cuantumului cheltuielilor eligibile ce urmează a fi decontate în baza cererilor de plată, conform dispozițiilor Procedurii de soluționare.

(2) În vederea îndeplinirii atribuțiilor conform prezentului regulament, Comisia își desfășoară activitatea în colaborare cu Oficiul de Film și Investiții Culturale, denumit în continuare Oficiul.

(3) În activitatea sa, Comisia este sprijinită de Secretariatul tehnic, asigurat de către personalul desemnat din cadrul Oficiului.

(4) Fiecare dintre membrii Comisiei va studia documentația de proiect pusă la dispoziție și va transmite observațiile și comentariile sale, în scris, prin platforma Oficiului.

(5) În procesul de evaluare și deliberare pentru soluționarea proiectelor, membrii Comisiei pot cere puncte de vedere scrise de la alți experți în domeniu, cu asigurarea respectării dispozițiilor legale aplicabile membrilor Comisiei, inclusiv, dar fără a se limita la obligațiile de confidențialitate și conflictele de interese.

(6) În procesul de evaluare și deliberare pentru soluționarea proiectelor, Comisia poate realiza deplasări pentru analizarea în teren a unor aspecte referitoare la proiect, dacă este cazul.

Capitolul II — Componența și organizarea Comisiei ↑ Contents

Articolul 3

(1) Comisia va fi constituită dintr-un număr de 7 (șapte) membri, dintre care unul va fi președinte, numiți prin ordin al ministrului culturii, pentru un mandat de 1 an, care poate fi reînnoit consecutiv o singură dată.

(2) La numirea membrilor Comisiei vor fi avute în vedere următoarele criterii:

a) membrii Comisiei sunt numiți dintre personalități din mediul universitar, reprezentanți ai mediului cultural și artistic, persoane cu experiență în domeniul cinematografiei, reprezentanți ai organizațiilor neguvernamentale specializate în politici publice, persoane cu experiență în afaceri, reprezentanți ai organizațiilor neguvernamentale specializate în politici publice, juriști, economiști cu experiență în domeniul finanțe/contabilitate și auditori cu experiență de minimum 3 ani în domeniul ajutoarelor de stat;

b) persoanele numite pentru a face parte din Comisie, precum și membrii familiilor acestora sau rudele până la gradul al II-lea inclusiv nu pot participa în nicio calitate la realizarea unui proiect pe care sunt chemați a-l soluționa;

c) cel puțin un membru al Comisiei are studii juridice;

d) cel puțin un membru al Comisiei are studii economice, de contabilitate, audit ori gestionare financiară, cu experiență relevantă;

e) nu au fost condamnați definitiv pentru săvârșirea unei infracțiuni contra securității naționale, contra autorității, infracțiuni de corupție sau de serviciu, infracțiuni de fals ori contra înfăptuirii justiției, cu excepția situației în care a intervenit reabilitarea, și, după caz, nu au săvârșit abateri disciplinare pentru care s-au aplicat sancțiuni disciplinare, pentru care nu a intervenit radierea, în condițiile legii;

f) membrii nu fac parte din comisiile de selecție din cadrul Centrului Național al Cinematografiei.

(3) Prin ordinul prevăzut la alin. (1) se vor desemna și 2 (doi) membri supleanți, pentru asigurarea continuității activității Comisiei în situația prevăzută la art. 20 alin. (5).

(4) În vederea nominalizării persoanelor care respectă criteriile prevăzute la alin. (1), Ministerul Culturii publică un anunț pe pagina de internet proprie, prin care solicită candidaturi însoțite de CV-uri.

Articolul 4

(1) Comisia este condusă de un președinte, numit prin votul majorității simple a membrilor.

(2) În caz de incompatibilitate, conflict de interese sau dacă se află în imposibilitatea exercitării sarcinilor, președintele Comisiei va fi înlocuit de un președinte de ședință, ales cu votul majorității simple a membrilor prezenți la respectiva ședință.

Articolul 5

(1) Membrii Comisiei au obligația păstrării confidențialității, pe toată durata mandatului și după încetarea acestuia, cu privire la date și/sau informații cu caracter personal de care au luat cunoștință în timpul exercitării mandatului, cu excepția datelor și documentelor care, potrivit legii, constituie informații de interes public.

(2) Obligația păstrării confidențialității incumbă și Secretariatului tehnic și membrilor supleanți.

(3) Membrii Comisiei au obligația exercitării mandatului cu respectarea următoarelor principii:

a) respectarea și aplicarea corectă a legii și a principiilor constituționale;

b) prioritatea interesului public;

c) protejarea patrimoniul cultural;

d) asigurarea egalității de tratament al cetățenilor prin aplicarea aceluiași regim juridic în situații identice sau similare;

e) profesionalism, prin îndeplinirea mandatului cu responsabilitate, competență, eficiență, corectitudine și conștiinciozitate;

f) imparțialitate și independență, care obligă la o atitudine obiectivă, neutră față de orice interes politic, economic, religios sau de altă natură, în exercitarea mandatului.

Capitolul III — Conflicte de interese și incompatibilități ↑ Contents

Articolul 6

(1) În cazul în care există incompatibilități, conflicte de interese sau alte motive care pot afecta integritatea și imparțialitatea membrilor, aceștia vor informa președintele Comisiei și nu vor participa la soluționarea respectivului proiect în cadrul ședinței.

(2) Pentru evitarea conflictelor de interese, pe perioada exercitării mandatului, membrii Comisiei nu vor participa la analizarea/soluționarea proiectelor atunci când se află în una dintre următoarele situații:

a) au participat, în orice calitate, la realizarea unui proiect pe care sunt chemați a-l soluționa;

b) membrii familiilor acestora sau rudele până la gradul al II-lea inclusiv au participat, în orice calitate, la realizarea unui proiect pe care sunt chemați a-l soluționa;

c) proiectul supus analizei vizează documente la a căror pregătire, elaborare, adoptare sau verificare au participat sau participă aceștia, soțul ori soția sau rudele sau afinii până la gradul al II-lea inclusiv;

d) au avut în ultimii 2 ani sau au o relație contractuală, în desfășurare, inclusiv un raport de serviciu, cu solicitantul sau cu persoane fizice ori juridice care au calitatea de elaborator, comanditar sau beneficiar al respectivelor proiecte.

(3) În cazul în care, pe parcursul ședinței, un membru constată faptul că se află în una dintre situațiile prevăzute la alin. (2), acesta se retrage din ședință, iar Secretariatul tehnic menționează acest fapt în procesul-verbal de ședință.

Articolul 7

(1) În scopul cunoașterii și asumării angajamentelor prevăzute în prezentul regulament, membrii Comisiei semnează, până cel târziu la prima ședință la care participă, declarația privind imparțialitatea, interesele și confidențialitatea, cuprinzând cel puțin dispozițiile din anexa care face parte integrantă din prezentul regulament.

(2) Nedepunerea declarației conform alin. (1) atrage revocarea mandatului de membru al Comisiei.

Articolul 8

(1) Calitatea de membru al Comisiei încetează în următoarele cazuri:

a) la încheierea mandatului;

b) la renunțarea din proprie inițiativă la mandat, comunicată în scris ministrului culturii și managerului Oficiului;

c) în cazul încălcării prevederilor prezentului regulament și ale Codului de conduită etică și integritate care funcționează la nivelul Ministerului Culturii și Oficiului;

d) la constatarea nerespectării angajamentelor cuprinse în declarația privind imparțialitatea, interesele și confidențialitatea;

e) în cazul absenței nemotivate, potrivit prevederilor prezentului regulament, la două ședințe consecutive sau în cazul a trei absențe cumulate într-o perioadă de 3 luni;

f) în cazul necompletării tuturor grilelor de verificare prevăzute de Procedura de soluționare sau în cazul netransmiterii acestora în termenul procedural, la două ședințe la care a participat;

g) în cazul neîndeplinirii obligațiilor de a gestiona documentația de proiect și de a transmite grilele de verificare și observațiile prin intermediul platformei puse la dispoziție de Oficiu, în termenele prevăzute de Procedura de soluționare;

h) în cazul neîndeplinirii obligațiilor prevăzute la art. 5, 6 și 7;

i) când, în urma unei hotărâri judecătorești definitive, este condamnat penal pentru una dintre faptele prevăzute și sancționate în legătură cu exercitarea profesiei;

j) în cazul aplicării de sancțiuni disciplinare, conform legii;

k) în cazul decesului.

(2) Constatarea situațiilor prevăzute la alin. (1) este de competența managerului Oficiului, în baza raportului întocmit de Secretariatul tehnic.

(3) Semnalarea situațiilor prevăzute la alin. (1) poate fi făcută în scris managerului Oficiului de către membrii Comisiei, precum și de către orice persoană fizică sau juridică interesată.

(4) În cazul în care unul dintre membrii Comisiei pierde această calitate, în locul acestuia va fi numit prin ordin al ministrului culturii un nou membru, cu respectarea dispozițiilor art. 3 alin. (1), pentru perioada rămasă din respectivul mandat.

Capitolul IV — Atribuțiile Comisiei ↑ Contents

Articolul 9

(1) În aplicarea prevederilor H.G. nr. 421/2018, Procedurii de soluționare și a Testului cultural, Comisia are ca principale atribuții:

a) evaluarea cererilor de înregistrare, din punctul de vedere al conformității și îndeplinirii condițiilor și criteriilor de eligibilitate, prin studierea documentelor puse la dispoziție pe platforma Oficiului;

b) solicitarea de informații suplimentare, clarificări și/sau documente pentru completarea cererii de finanțare, după caz, prin completarea secțiunii corespunzătoare din platformă ori prin transmiterea unui e-mail către Secretariatul tehnic;

c) soluționarea tuturor cererilor de înregistrare în cadrul ședințelor Comisiei, prin adoptarea fie a unei hotărâri privind admiterea cererii de finanțare, fie a unei hotărâri motivate de respingere a cererii de înregistrare, cu încadrarea în bugetul total alocat schemei de ajutor de stat și cu respectarea dispozițiilor și termenelor legale aplicabile;

d) semnarea și transmiterea hotărârii privind admiterea cererii de înregistrare sau a hotărârii de respingere motivată către Secretariatul tehnic din cadrul Oficiului, în vederea emiterii certificatului de eligibilitate sau comunicării hotărârii de respingere a cererii de înregistrare;

e) evaluarea cererilor de finanțare, din punctul de vedere al conformității și îndeplinirii condițiilor și criteriilor de eligibilitate, prin studierea documentelor puse la dispoziție pe platforma Oficiului;

f) solicitarea de informații suplimentare, clarificări și/sau documente pentru completarea cererii de finanțare, după caz, prin completarea secțiunii corespunzătoare din platformă ori prin transmiterea unui e-mail către Secretariatul tehnic;

g) soluționarea tuturor cererilor de finanțare în cadrul ședințelor Comisiei, prin adoptarea fie a unei hotărâri privind admiterea cererii de finanțare, fie a unei hotărâri motivate de respingere a cererii de finanțare, cu încadrarea în bugetele anuale alocate schemei și respectarea dispozițiilor și termenelor legale aplicabile;

h) semnarea și transmiterea hotărârii privind admiterea cererii de finanțare sau a hotărârii de respingere motivată către Secretariatul tehnic din cadrul Oficiului, în vederea semnării acordului de finanțare sau comunicării hotărârii de respingere a cererii de finanțare;

i) analizarea cererilor de plată și a rapoartelor de audit depuse de solicitanții cu care au fost încheiate acorduri de finanțare, conform prevederilor legale aplicabile;

j) certificarea cuantumului cheltuielilor eligibile aferente acordului de finanțare și în baza raportului de audit, conform prevederilor legale aplicabile;

k) solicitarea de informații suplimentare, clarificări și/sau documente pentru completarea cererii de plată sau rectificări ale raportului de audit, după caz, prin completarea secțiunii corespunzătoare din platformă ori prin transmiterea unui e-mail către Secretariatul tehnic;

l) soluționarea tuturor cererilor de plată, prin adoptarea fie a unei hotărâri privind admiterea cererii de plată, fie a unei hotărâri motivate de respingere a cererii de plată, cu încadrarea în bugetele anuale alocate schemei și respectarea dispozițiilor și termenelor legale aplicabile;

m) semnarea și transmiterea hotărârii care certifică cuantumul cheltuielilor eligibile și valoarea ajutorului de stat corespunzător către Oficiu, în vederea decontării cheltuielilor eligibile certificate sau comunicării hotărârii de respingere a cererii de plată;

n) transmiterea unui răspuns argumentat, în termen de 10 zile calendaristice de la primire, la orice solicitare de clarificări emisă de Oficiu referitoare la procesul de emitere a certificatului de solicitant și a acordului de finanțare sau la respingerea sau aprobarea cererii de plată;

o) transmiterea unui răspuns argumentat, în termen de 10 zile calendaristice de la primire, la orice solicitare de clarificări emisă de Oficiu referitor la contestațiile formulate cu privire la hotărârile adoptate de Comisie;

p) asigurarea permanentă a comunicării cu reprezentanții Secretariatului tehnic din cadrul Oficiului care sprijină activitatea Comisiei.

(2) Pentru fiecare ședință a Comisiei se întocmește, în scris, prin grija Secretariatului tehnic și pe baza concluziilor transmise în scris de președintele Comisiei, procesul-verbal, ce va fi semnat de fiecare dintre membrii prezenți și de Secretariatul tehnic.

(3) Pentru fiecare proiect analizat se întocmește, în scris, prin grija Secretariatului tehnic și pe baza procesului-verbal de ședință, decizia motivată rezultată în urma votului membrilor Comisiei, care va fi semnată de toți membrii care au luat parte la ședința în cadrul căreia a fost adoptată.

(4) Comisia întocmește un raport privind activitatea sa, la finele fiecărui trimestru calendaristic, pe care îl prezintă ministrului culturii și managerului Oficiului.

Articolul 10

Președintele Comisiei are următoarele atribuții:

a) conduce activitatea Comisiei;

b) conduce ședințele Comisiei;

c) formulează concluziile/soluțiile Comisiei pentru fiecare subiect supus dezbaterii și le transmite în scris Secretariatului tehnic, spre a fi incluse în procesul-verbal al ședinței;

d) formulează, pe baza observațiilor transmise de membrii Comisiei prin platformă, solicitările Comisiei de clarificare a documentației de proiect și le transmite Secretariatului tehnic, prin secțiunea dedicată din platformă sau prin e-mail, spre a fi transmise aplicanților;

e) supune la vot soluționarea fiecărui proiect în cadrul ședințelor Comisiei;

f) formulează, în scris, decizia Comisiei, pe baza votului membrilor Comisiei și o transmite Secretariatului tehnic, prin secțiunea dedicată din platformă, spre a fi incluse în hotărârea adoptată;

g) gestionează documentația proiectului în platforma Oficiului;

h) modifică în platformă, în termen de maximum 24 de ore de la data adoptării deciziei de soluționare a fiecărei cereri de înregistrare, cereri de finanțare și cereri de plată, statusul proiectului în funcție de deciziile adoptate în ședința Comisiei, pentru a putea fi emise documentele subsecvente necesare.

Articolul 11

Secretariatul tehnic are următoarele atribuții:

a) îndeplinește obligațiile ce îi revin conform Procedurii de soluționare;

b) asigură primirea și înregistrarea documentelor depuse de solicitanți prin alte mijloace de comunicare și încărcarea acestora în platforma Oficiului;

c) asigură accesul membrilor Comisiei la documentația disponibilă în format fizic, în echipă de minimum două persoane;

d) informează, dacă este cazul, membrii Comisiei cu privire la depunerea documentelor de către solicitanți, prin alte mijloace de comunicare decât platforma Oficiului, în termen de două zile lucrătoare de la data primirii acestora;

e) asigură eliberarea documentelor către solicitanți și arhivarea tuturor documentelor schemei de ajutor de stat, atât în format letric, cât și electronic;

f) convoacă membrii Comisiei și invitații;

g) întocmește ordinea de zi a ședinței și o transmite Comisiei înainte de data ședinței;

h) ține evidența activității Comisiei și întocmește pocesele-verbale de ședință, pe baza concluziilor comunicate de președintele Comisiei;

i) redactează și transmite Comisiei, spre confirmare și semnare, procesele-verbale ale ședințelor;

j) redactează și transmite spre confirmare și semnare hotărârile Comisiei, pe baza proceselor-verbale semnate de membrii acesteia;

k) asigură redactarea și înregistrarea hotărârilor Comisiei în evidențele Oficiului;

l) transmite către managerul Oficiului hotărârile semnate ale Comisiei;

m) asigură publicarea documentelor referitoare la activitatea Comisiei pe pagina de internet a Oficiului;

n) consemnează situațiile de încetare a mandatului membrilor și le comunică managerului Oficiului;

o) gestionează documentele și corespondența adresate Comisiei;

p) gestionează și ține evidența declarațiilor depuse conform dispozițiilor art. 7 alin. (1);

q) asigură transmiterea documentației către Comisie conform procedurii de soluționare;

r) prezintă Comisiei proiectele și corespondența depuse spre soluționare, conform procedurii de soluționare;

s) face demersuri privind deplasarea Comisiei pentru analizarea în teren a unor aspecte referitoare la proiect, dacă este cazul.

Articolul 12

Membrii Comisiei au următoarele atribuții:

a) participă la ședințele Comisiei, având drept de vot în adoptarea hotărârilor acesteia;

b) completează și depun la Secretariatul tehnic declarația privind imparțialitatea, interesele și confidențialitatea;

c) analizează în mod individual documentația fiecărui proiect și formulează observații în cadrul secțiunii dedicate din platformă;

d) completează și semnează grilele de verificare pentru fiecare proiect analizat și le transmit Secretariatului tehnic cel târziu în cadrul ședinței în care proiectul este supus soluționării, potrivit modelului prevăzut de Procedura de soluționare;

e) solicită consemnarea în procesele-verbale ale ședințelor de lucru a opiniilor și punctelor de vedere exprimate;

f) soluționează toate proiectele, prin adoptarea unei hotărâri, semnată de toți membrii Comisiei care au participat la adoptarea acesteia;

g) informează în timp util Secretariatul tehnic despre imposibilitatea participării la ședință, în situații deosebite ce motivează absența, depunând, după caz, înscrisul emis de personalul medical în acest sens;

h) sesizează în interes public, cu bună-credință, cu privire la orice faptă care presupune o încălcare a legii, a deontologiei profesionale sau a principiilor bunei administrări, eficienței, eficacității și transparenței;

i) comunică ministrului culturii și managerului Oficiului, în scris, solicitarea de renunțare la mandat sau intervenirea unui alt caz de încetare a mandatului, în termen de maximum 2 zile lucrătoare de la apariția acestei situații;

j) întocmește un raport privind activitatea sa, la finele fiecărui trimestru calendaristic, pe care îl prezintă ministrului culturii și managerului Oficiului.

Capitolul V — Funcționarea Comisiei ↑ Contents

Articolul 13

(1) Funcționarea Comisiei este asigurată de Oficiu.

(2) Pentru activitatea desfășurată, membrii Comisiei vor fi remunerați cu o indemnizație având natura veniturilor din activități independente, conform dispozițiilor Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 39/2023 privind înființarea Oficiului de Film și Investiții Culturale, precum și pentru stabilirea unor măsuri instituționale referitoare la gestionarea schemei de ajutor de stat pentru sprijinirea culturii de film și producției de film în România, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 287/2023, cu modificările ulterioare.

(3) Fondurile necesare funcționării Comisiei se suportă din bugetul Oficiului.

Articolul 14

Evaluarea și selecția proiectelor care îndeplinesc condițiile de eligibilitate pentru a beneficia de ajutor de stat în conformitate cu prevederile H.G. nr. 421/2018 se vor realiza în conformitate cu dispozițiile Procedurii aplicabile.

Articolul 15

(1) Proiectele se pun la dispoziția membrilor Comisiei pentru analiză, prin intermediul platformei, conform termenelor procedurale de soluționare.

(2) Fiecare membru al Comisiei analizează în mod individual documentația fiecărui proiect și formulează observații în cadrul secțiunii dedicate din platformă.

(3) Pe baza observațiilor formulate de membrii Comisiei, președintele formulează solicitarea de clarificare sau completare și o transmite către Secretariatul tehnic, prin secțiunea dedicată din platformă, spre a fi comunicată solicitanților.

Articolul 16

(1) Comisia își desfășoară activitatea în ședințe stabilite de Comisie și programate de comun acord, cu respectarea termenelor de soluționare.

(2) Ședințele Comisiei se desfășoară prin intermediul mijloacelor de comunicare audiovizuală/audio la distanță, la sediul Oficiului sau în alte locații, cu aprobarea managerului Oficiului.

(3) Fiecare membru al Comisiei va comunica o adresă de e-mail valabilă, ce va fi utilizată în îndeplinirea atribuțiilor sale.

Articolul 17

(1) În cazul ședințelor desfășurate prin intermediul mijloacelor de comunicare la distanță, se vor preciza data convocării și termenul de răspuns, respectiv când se consideră încheiată reuniunea, iar ședința va fi înregistrată.

(2) Ședințele Comisiei sunt conduse de către președinte sau, în lipsa acestuia, de către un președinte de ședință ales dintre membrii prezenți, situație care se consemnează în procesul-verbal.

(3) Participarea la ședințe a membrilor Comisiei este obligatorie și nu poate fi delegată. Absențele motivate sau nemotivate se consemnează de către Secretariatul tehnic în procesul-verbal.

(4) În cazul ședințelor care se desfășoară prin mijloace electronice, transmiterea grilelor de verificare completate de către membrii Comisiei se va face nu mai târziu de momentul finalizării ședinței în care un proiect este soluționat, în caz contrar fiind aplicabile prevederile art. 8 alin. (1) lit. f).

(5) La ședințele cu participare fizică, grila de verificare este semnată olograf în original; în situația participării online, grila de verificare este însușită prin semnătură electronică certificată sau prin scanarea grilei semnate olograf, după caz.

Articolul 18

(1) Ordinea de zi a Comisiei se întocmește de către Secretariatul tehnic și se transmite membrilor Comisiei împreună cu orice alte documente relevante.

(2) Ordinea de zi poate fi suplimentată cu votul tuturor membrilor Comisiei ori, în cazul unor urgențe apărute în timpul ședinței, cu votul tuturor membrilor prezenți și care alcătuiesc cel puțin cvorumul.

(3) Procesul-verbal al ședinței se întocmește de Secretariatul tehnic pe baza concluziilor formulate de președinte și cuprinde rezumatul discuțiilor cu privire la fiecare proiect, rezultatul dezbaterilor, precum și votul fiecărui membru, în situația adoptării unei hotărâri.

(4) Procesul-verbal al ședinței se semnează de fiecare membru al Comisiei care a participat la ședință și, în situația adoptării unei hotărâri, va fi însoțit de grilele de verificare semnate de fiecare membru care a participat la adoptarea acesteia.

(5) Procesul-verbal al ședinței poate fi consultat de membrii Comisiei sau personalul Oficiului având atribuții relevante și este pus la dispoziția managerului Oficiului prin grija Secretariatului tehnic, în termenele procedurale de soluționare.

Articolul 19

În situația în care Comisia nu poate analiza toate proiectele aflate pe ordinea de zi din cauza numărului mare sau a complexității acestora, prin decizie a președintelui Comisiei, cu consultarea membrilor, ședința poate continua în altă zi, cu asigurarea respectării termenului legal de soluționare a cererilor.

Articolul 20

(1) Cvorumul este întrunit în situația în care la ședința Comisiei participă cel puțin jumătate plus unu din numărul total al membrilor.

(2) În cazul neîntrunirii cvorumului menționat la alin. (1), ședința se reprogramează în cel mai scurt timp posibil, cu încadrarea în termenul legal de soluționare a proiectului.

(3) Înaintea votului final ce va fi exprimat asupra fiecărui punct aflat pe ordinea de zi, în cazul în care există membri care se află în situația prevăzută la art. 6 și care nu pot participa la vot sau dacă la momentul votului lipsesc, președintele va verifica întrunirea cvorumului legal.

(4) Dacă nu se întrunește cvorumul de ședință prevăzut la alin. (1), președintele amână votarea până la întrunirea cvorumului legal sau decide reprogramarea subiectelor conform prevederilor alin. (2), cu asigurarea respectării termenului legal de soluționare a proiectului.

(5) În cazul în care, în lipsa membrilor aflați în situațiile prevăzute la art. 6 alin. (2), nu poate fi realizat cvorumul prevăzut la alin. (1), Secretariatul tehnic va convoca un supleant desemnat prin ordinul prevăzut la art. 3 alin. (3) pentru a asigura obligațiile membrilor aflați în această situație.

Articolul 21

(1) Hotărârile Comisiei se iau cu majoritatea simplă a voturilor membrilor prezenți, în caz de balotaj votul președintelui de ședință fiind hotărâtor.

(2) În urma analizei proiectelor, Comisia adoptă, în mod motivat, o decizie privind admiterea sau respingerea cererii de înregistrare, cererii de finanțare, respectiv a cererii de plată.

(3) Președintele formulează concluzia motivată privind soluționarea cererii și o supune la vot.

(4) Concluzia privind soluționarea cererii de înregistrare, a cererii de finanțare, respectiv a cererii de plată, formulată de către președinte, este aprobată prin vot de membrii Comisiei, fapt care se menționează în procesul-verbal de ședință și în grila de verificare.

(5) În cazul în care nu se întrunește un vot favorabil de minimum jumătate plus unu din cvorum, Comisia emite o hotărâre de respingere argumentată.

(6) Secretariatul tehnic nu are drept de vot.

Articolul 22

(1) Toate hotărârile adoptate de Comisie vor fi însoțite de grilele de verificare prevăzute de Procedura de soluționare, completate și asumate de fiecare membru care a participat la adoptarea hotărârii.

(2) Opiniile separate ale membrilor care au dat un vot contrar celui majoritar se motivează și se consemnează în procesul-verbal de ședință și în hotărâre.

(3) Hotărârea motivată rezultată în urma votului membrilor Comisiei se va întocmi de Secretariatul tehnic, pe baza procesului-verbal de ședință, și va fi semnată de toți membrii care au luat parte la adoptarea acesteia, în trei exemplare originale.

(4) Hotărârea motivată a Comisiei se transmite beneficiarului prin grija Secretariatului tehnic în termen de 3 zile lucrătoare de la data întocmirii acesteia conform alin. (1).

Articolul 23

(1) Documentele ședințelor în cursul cărora sunt soluționate proiectele vor fi arhivate, în următoarea ordine:

a) ordinea de zi;

b) grilele de verificare prevăzute de Procedura de soluționare completate și semnate de fiecare membru al Comisiei;

c) procesul-verbal al ședinței, detaliind decizia motivată privind soluționarea cererii de înregistrare, a cererii de finanțare ori a cererii de plată, cu consemnarea modalității de vot pentru fiecare membru, semnate de toate persoanele prezente în cadrul ședinței;

d) hotărârea motivată, semnată de toți membrii care au participat la adoptarea acesteia.

(2) Documentele se arhivează în original de către Secretariatul tehnic.

Articolul 24

Componența Comisiei, procesele-verbale și hotărârile adoptate se publică pe site-ul Oficiului într-o secțiune specială dedicată schemei de ajutor de stat.

Articolul 25

Anexa face parte integrantă din prezentul regulament.

ANEXĂ

DECLARAȚIE privind imparțialitatea, interesele și confidențialitatea

la regulament

Subsemnatul(a), .........................................................., CNP ......................, adresă de e-mail valabilă, ce va fi utilizată în îndeplinirea atribuțiilor ............................, membru(ă) al/a Comisiei de Film în România, declar pe propria răspundere, sub sancțiunea falsului în declarații, prevăzut de art. 326 din Codul penal, următoarele:

I. Imparțialitate

Pe durata mandatului, în calitate de membru, nu voi participa la ședințele, dezbaterile și la votul comisiei din care fac parte dacă voi constata că mă aflu în una sau mai multe dintre situațiile prevăzute de Regulamentul de organizare și funcționare a Comisiei de Film în România.

Nu am niciun interes de natură să afecteze imparțialitatea mea pe parcursul procesului de deliberare în cadrul comisiei din care fac parte.

II. Interese

1. Asociat sau acționar la societăți comerciale, precum și membru în asociații, fundații sau alte organizații neguvernamentale care au legătură cu obiectul de activitate al Comisiei de Film în România:

Unitatea

- denumirea și adresa -

Calitatea deținută

1.1. ......

2. Calitatea de membru în organele de conducere, administrare și control ale societăților comerciale, ale asociațiilor sau fundațiilor ori ale altor organizații neguvernamentale care au legătură cu obiectul de activitate al Comisiei de Film în România:

Unitatea

- denumirea și adresa -

Calitatea deținută

2.1. ......

Mă angajez ca, pe durata mandatului, dacă sesizez iminența unui conflict de interese cu privire la un subiect de pe ordinea de zi ori altă situație care constituie sau care poate genera un conflict de interese, să înștiințez de îndată Comisia de Film în România/Secretariatul tehnic, să mă abțin de la dezbateri și luarea deciziei, inclusiv de la vot.

III. Confidențialitate

Mă angajez să păstrez confidențialitatea informațiilor și datelor cu caracter personal pe care le voi obține sau le voi afla ca efect al calității mele de membru al Comisiei de Film în România, cu excepția datelor și documentelor care, potrivit legii, constituie informație de interes public sau a căror comunicare se face în interes public, pe toată durata mandatului și după încetarea acestuia, potrivit prevederilor legii.

Declar că am luat cunoștință de prevederile Regulamentului de organizare și funcționare a Comisiei de Film în România și sunt de acord ca datele mele personale să fie utilizate de către Ministerul Culturii și Oficiul de Film și Investiții Culturale în conformitate cu prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE, iar numele meu să fie făcut public pe perioadă nelimitată în calitate de membru al comisiei de către Ministerul Culturii, serviciile publice deconcentrate ale acestuia și instituțiile din subordinea lui. Înțeleg și sunt de acord ca Ministerul Culturii și Oficiul de Film și Investiții Culturale să păstreze datele personale colectate cu termen de păstrare permanent, în condițiile prevăzute de Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare, și de Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 77/2014 privind procedurile naționale în domeniul ajutorului de stat, precum și pentru modificarea și completarea Legii concurenței nr. 21/1996, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 20/2015, cu modificările și completările ulterioare.

Semnătura

...................

Data

.........................

------