(1) Pentru clarificarea informațiilor cuprinse în documentele comerciale, membrii echipei de control pot solicita oricărei persoane care are legătură directă sau indirectă cu operațiunile din sistemul de finanțare prin FEGA controlate sau care se află în posesia unor acte ori care deține informații în legătură cu acestea note explicative conform modelului prezentat în anexa nr. 4, sub formă de întrebări care să fie utilizate la finalizarea controlului ex-post. Membrii echipei de control vor analiza răspunsurile primite, iar concluziile desprinse vor fi avute în vedere la fundamentarea constatărilor controlului ex-post.
(2) Dacă cei în cauză refuză să dea notă explicativă sau să răspundă la unele întrebări, membrii echipei de control vor formula întrebările printr-o adresă scrisă, stabilind un termen de până la 3 zile lucrătoare de primire a răspunsului.
(3) În cazul în care nu se primește răspuns în termenul stabilit, membrii echipei de control consemnează refuzul în procesul-verbal de control, anexează o copie de pe adresă la acesta și aplică sancțiunile prevăzute în Ordonanța Guvernului nr. 24/2010, aprobată cu modificări prin Legea nr. 277/2011, cu modificările ulterioare.
(1) Procesul-verbal de control ex-post este semnat de către organul de control și de reprezentantul legal al întreprinderii. Conținutul orientativ al procesului-verbal de control ex-post este prevăzut în anexa nr. 5.
(2) Procesul-verbal de control ex-post trebuie să cuprindă motivele de fapt și temeiul de drept în ceea ce privește constatările.
(3) Constatările din procesul-verbal de control ex-post trebuie să fie proprii organelor de control, bazate pe date și documente expuse clar și precis, eliminându-se orice elemente și descrieri personale neconcludente, care încarcă nejustificat conținutul acestuia.
(4) Procesul-verbal de control ex-post, semnat de organul de control și de reprezentanții legali ai întreprinderii controlate ori numai de organul de control, se înregistrează la registratura organului de control. Procesul-verbal de control ex-post este comunicat întreprinderii controlate.
Anexa nr. 2
NOTIFICARE de control ex-post Domnului/Doamnei administrator/director general Șeful structurii organului de control, ................................................ (funcția, numele și prenumele, semnătura și ștampila) Instrucțiuni de completare și utilizare a formularului „Notificare de control ex-post“
SIGLA ORGANULUI DE CONTROL EX-POST*)
*) Se va menționa instituția din care face parte organul de control.
Direcția ...........................
Serviciul/Biroul/Compartimentul ...................
Nr. ......................./zz.ll.aa
Denumirea întreprinderii/persoanei controlate: ................, codul de identificare fiscală/CNP ..............., domiciliul fiscal: localitatea ..........., bd./str. ................ nr. ..., bl. ..., sc. ..., et. ..., ap. ..., județul/sectorul ............., codul poștal .............
Prin prezenta notificare vă informăm că începând cu data de ......... veți face obiectul controlului ex-post, având ca scop ...........
Efectuarea controlului ex-post se realizează pentru:
a) intervenția ...............................................................;
b) suma de ........ lei primită/plătită din Fondul European de Garantare Agricolă;
c) anul financiar 16.10.20......-15.10.20........ .
Pentru buna desfășurare a controlului ex-post, vă rugăm ca reprezentantul legal al întreprinderii și/sau altă persoană împuternicită a reprezenta întreprinderea să fie prezenți/ă la sediu începând cu data de ....................., ora ..........., și, de asemenea, vă rugăm să pregătiți, pentru a fi puse la dispoziția echipei de control, următoarele documente:
.....................................................
În măsura în care contabilitatea dumneavoastră este informatizată, urmează să asigurați ansamblul informațiilor, datelor și documentelor arhivate în format electronic, precum și aplicațiile informatice cu ajutorul cărora s-au întocmit.
Controlul ex-post se va desfășura cu respectarea prevederilor Ordonanței Guvernului nr. 24/2010 privind controlul operațiunilor care fac parte din sistemul de finanțare prin Fondul European de Garantare Agricolă, aprobată cu modificări prin Legea nr. 277/2011, cu modificările ulterioare, și ale altor reglementări legale în materie.
Menționăm că aveți posibilitatea de a solicita o singură dată amânarea datei de începere a controlului ex-post, pentru motive justificate. Amânarea nu poate depăși 30 de zile calendaristice.
De asemenea, menționăm că aveți obligația ca, în termen de 5 zile calendaristice de la primirea prezentei notificări, să ne transmiteți o adresă de răspuns în care să ne precizați:
a) datele de contact ale reprezentantului întreprinderii;
b) adresa unde va avea loc controlul documentelor solicitate;
c) natura locului în care se va desfășura controlul ex-post, în vederea stabilirii programului de lucru al echipei de control;
d) acceptul datei de începere a controlului ex-post, propusă de echipa de control.
Prezenta notificare de control ex-post a fost emisă în baza .............................
Vă asigurăm de întreaga noastră colaborare pe parcursul desfășurării controlului ex-post.
Echipa de control formată din:
.....................................................
.......(Se înscriu funcția, numele, prenumele și numărul legitimației de serviciu sau al actului de identitate.)........
Persoana de contact: .................... Telefon: ......................
Reprezintă documentul prin care organele de control înștiințează întreprinderea în legătură cu controlul ex-post care urmează să se efectueze la aceasta. În notificarea de control ex-post se vor menționa: intervenția, suma primită sau plătită care face obiectul controlului, precum și perioada supusă controlului.
Se întocmește de organul de control și se transmite întreprinderii care urmează să facă obiectul unui control ex-post, de regulă, cu 15 zile calendaristice înainte de începerea efectuării acestuia.
Notificarea de control ex-post se întocmește de echipa care va efectua controlul, se avizează de șefii organului de control și se semnează de către șeful structurii în subordinea căruia se află organul de control, potrivit competențelor.
Se întocmește în două exemplare originale, dintre care:
– exemplarul 1 se va trimite întreprinderii prin oricare dintre următoarele mijloace de comunicare: poștă cu confirmare de primire, înmânare directă cu semnătură și data de primire pe exemplarul 2 sau e-mail;
– exemplarul 2 va fi reținut de echipa care va efectua controlul ex-post, urmând a fi anexat la procesul-verbal de control.
Anexa nr. 3
PROCES-VERBAL de predare-primire de înscrisuri (încheiat la data de ....../....../......)Echipa de control ex-post,Reprezentantul întreprinderii,........................................................................................................................................................................................(numele, prenumele, semnătura și ștampila)(numele, prenumele, funcția, semnătura și ștampila) Instrucțiuni de completare și utilizare a formularului „Proces-verbal de predare-primire de înscrisuri“
Direcția ...........................
Serviciul/Biroul/Compartimentul ...................
Nr. ......................./zz.ll.aa
Întreprinderea ................, având funcția de ................... în cadrul .......... Ministerul/Agenția/Direcția .......... Serviciul/Biroul/Compartimentul ..............., în baza .......(baza legală)..........., a legitimațiilor de serviciu nr. ................ și a Ordinului de control nr. .............../........., astăzi, ................., în prezența ......................., având funcția de .................. la ..............., legitimați cu BI/CI/pașaportul seria .......... nr. ........, eliberat/eliberată de ............. la data de ................, cu domiciliul în localitatea ................, bd./str. ............ nr. ........, bl. ......., sc. ......., et. ...., ap. ....., județul .............., am ridicat/restituit de la/la .......................... în prezența ................*), următoarele (documente, înscrisuri etc.): .........................
*) Denumirea întreprinderii, domiciliul fiscal, codul unic de înregistrare sau codul de identificare fiscală, după caz.
Menționăm că pentru documentele ridicate s-au lăsat copii certificate de echipa de control și un reprezentant legal al întreprinderii.
Prezentul proces-verbal, înregistrat la persoana controlată cu nr. ............ din ............, s-a încheiat în două exemplare, dintre care unul a fost lăsat la contribuabil, iar unul a fost luat de membrii echipei de control ex-post.
Se completează de echipa de control ex-post cu ocazia ridicării/restituirii de documente. Se înscriu numele și prenumele membrilor echipei de control, funcția și numărul legitimației.
"documente/înscrisuri": se vor descrie pe scurt documentele ridicate/restituite, prin prezentarea următoarelor date: tipul, seria, numărul, conținutul, numărul de file, registrele, carnetele, bucăți etc.
Documentele sau actele se anexează în original în ipoteza în care sunt fictive sau falsificate, precum și când există indicii că s-ar urmări sustragerea sau distrugerea lor de cei interesați. În acest caz se lasă contribuabilului controlat copii confirmate de un reprezentant legal al acestuia și de echipa de control ex-post.
Se completează în două exemplare, dintre care un exemplar pentru echipa de control și un exemplar pentru întreprinderea controlată.
Anexa nr. 4
NOTĂ EXPLICATIVĂ Instrucțiuni de completare și utilizare a formularului „Notă explicativă“
Datele de identificare ale întreprinderii
Nr. ......................./zz.ll.aa
Subsemnatul/Subsemnata, ............., având calitatea de ............ la ........... de la data de ...../....../......, domiciliat/domiciliată în ............., județul/sectorul ................., bd./str. ............. nr. .........., bl. ..., sc. ...., et. ...., ap. ..., telefon .................., legitimat/legitimată cu BI/CI/pașaportul seria ......... nr. ........., eliberat/eliberată de ............ la data de ....../....../....., CNP .............., la întrebările puse de ........................, având funcția de .................. în cadrul ...................., în baza ................., dau următoarele explicații:
1. Întrebare:
.....................................................
1. Răspuns:
.....................................................
2. Întrebare:
.....................................................
2. Răspuns:
.....................................................
3. Dacă mai aveți ceva de adăugat: ...............................
Data și semnătura
..............................
Dată în fața noastră
Echipa de control ex-post,
...............................................
(numele, prenumele, numărul legitimației, semnătura și ștampila)
Reprezintă documentul prin care organele de control ex-post pot solicita explicații scrise reprezentantului sau oricărui angajat al întreprinderii, care să contribuie la stabilirea unor elemente relevante din activitatea întreprinderii, ce pot influența controlul ex-post. Solicitarea de explicații scrise se va face în timpul controlului ex-post, ori de câte ori acestea sunt necesare pentru clasificarea și definitivarea constatărilor privind situația de fapt a întreprinderilor.
Întrebările vor fi formulate în mod clar, concis și concret, pentru a crea posibilitatea unor răspunsuri la obiect.
În cazul în care persoana în cauză refuză să răspundă la întrebări, echipa de control ex-post va transmite întrebările printr-o adresă scrisă, înregistrată la întreprindere, stabilind un termen util de cel puțin 5 zile lucrătoare pentru formularea răspunsului.
În toate cazurile, explicațiile la întrebările puse de echipa de control ex-post se vor da în scris prin completarea formularului „Notă explicativă“.
Refuzul de a răspunde la întrebări va fi consemnat în procesul-verbal de control ex-post, anexându-se o copie după adresa de comunicare.
Nota explicativă se întocmește în două exemplare, dintre care:
– exemplarul 1 va fi anexat la procesul-verbal de control ex-post;
– exemplarul 2 va rămâne la persoana care a dat explicații.
Anexa nr. 5
PROCES-VERBAL de control ex-post încheiat astăzi (ziua ....... luna ...... anul ......)Organul de control,Reprezentantul legal al întreprinderii controlate,......................................................................................................................................................................................................(numele și prenumele, semnătura și ștampila)(numele și prenumele, semnătura și ștampila)...................................................................................................(numele și prenumele, semnătura și ștampila)
Direcția ..........................
Serviciul/Biroul/Compartimentul ...................
Subsemnații, ........................., funcție de conducere/consilieri/inspectori în cadrul Ministerului Agriculturii și Dezvoltării Rurale/Autorității Vamale Române - Direcția ......................... - Serviciul/Biroul ..............., în baza Ordonanței Guvernului nr. 24/2010 privind controlul operațiunilor care fac parte din sistemul de finanțare prin Fondul European de Garantare Agricolă, aprobată cu modificări prin Legea nr. 277/2011, cu modificările ulterioare, a Hotărârii Guvernului nr. 30/2017 privind organizarea și funcționarea Ministerului Agriculturii și Dezvoltării Rurale, precum și pentru modificarea art. 6 alin. (6) din Hotărârea Guvernului nr. 1.186/2014 privind organizarea și funcționarea Autorității pentru Administrarea Sistemului Național Antigrindină și de Creștere a Precipitațiilor, cu modificările și completările ulterioare, precum și a Ordinului de control ex-post nr. ............. din ........., am efectuat în perioada ............... controlul ............(denumirea exactă a măsurii/intervenției controlate și perioada supusă verificării).................. la ......(denumirea întreprinderii, fără prescurtări)...... din .......(domiciliul/sediul social, domiciliul fiscal)........... înmatriculată la registrul comerțului cu nr. ............., codul unic de înregistrare nr. .................. sau codul de identificare fiscală nr. ................, având ca obiect de activitate ..................... .
Întreprinderea este reprezentată de ................(numele, prenumele și funcția)................... .
Din controlul efectuat au rezultat constatările înscrise mai jos (ordinea în care se redau datele și elementele legate de fiecare constatare):
– dispozițiile legale aplicabile măsurii/intervenției controlate încălcate (numărul, data, articolul și alineatul);
– conținutul constatării (concret, clar și precis);
– recomandări privind îmbunătățirea activității întreprinderii.
La terminarea controlului, conform Declarației-anexă nr. ........, au fost restituite toate actele și documentele puse la dispoziția organelor de control.
Procesul-verbal s-a întocmit în 3 exemplare, dintre care un exemplar, înregistrat cu nr. ............... din .........., a fost lăsat întreprinderii verificate, iar celelalte două exemplare au fost luate de echipa de control ex-post.
La procesul-verbal de control se anexează următoarele:
– anexa nr. 1, reprezentând ..............., ce conține ............. file.
– ..................................................
Anexa nr. 6
DECLARAȚIE Instrucțiuni de completare și utilizare a formularului „Declarație“
Datele de identificare ale întreprinderii
Nr. ......................./zz.ll.aa
Subsemnatul/Subsemnata, ................., domiciliat/domiciliată în localitatea .............., bd./str. .............. nr. ..., bl. ...., sc. ..., et. ...., ap. ...., județul/sectorul ...................., CNP ............, posesor/posesoare al/a CI/BI/pașaportului seria ......... nr. .............., eliberată/eliberat de .............. la data de ........., în calitate de administrator/împuternicit legal al ............., cu domiciliul fiscal în localitatea ....................., bd./str. ................ nr. ...., bl. ...., sc. ..., et. ..., ap. ..., județul/sectorul ..................., cod de identificare fiscală .........., declar pe propria răspundere, în baza art. .... din ..................., sub sancțiunea faptei de fals în declarații, prevăzută de Codul penal, următoarele:
1. am pus la dispoziția echipei de control ex-post toate documentele și informațiile solicitate pentru desfășurarea controlului ex-post și răspund de exactitatea, realitatea și legalitatea acestora;
2. documentele puse la dispoziția echipei de control ex-post au fost restituite în totalitate la finalizarea controlului ex-post;
3. alte aspecte de declarat:
.....................................................
.....................................................
.....................................................
Drept care am dat prezenta declarație, întocmită în două exemplare, dintre care un exemplar a rămas în posesia mea și un exemplar a fost predat echipei de control ex-post.
Data .......................
..................................................
(numele, prenumele și semnătura)
Se întocmește și se semnează de către reprezentantul legal al întreprinderii, la finalizarea controlului ex-post, în baza art. .... din ...................... .
Persoana care dă prezenta declarație poate accepta sau nu elementele din declarație care sunt prevăzute la pct. 1 și 2.
La pct. 3 poate declara orice alte aspecte în legătură cu obiectul controlului ex-post.
Se întocmește în două exemplare, dintre care:
– exemplarul 1 va fi anexat la procesul-verbal de control;
– exemplarul 2 va rămâne la întreprindere.
Anexa nr. 7
PROCES-VERBAL de constatare și sancționare a contravențiilor încheiat astăzi, ...... luna .............. anul ........., în localitatea .................., județul/sectorul ............Agentul(agenții) constatator(i),Contravenient,Martor(i),........................................Am luat cunoștință.................................................................................................................................................................
MINISTERUL AGRICULTURII ȘI DEZVOLTĂRII RURALE
Direcția generală ..................*)
Serviciul/Biroul/Compartimentul...................
Bd. Carol I nr. 2-4, București, cod 030163
Telefon: (004) 021.30.72.353
*) Se va menționa direcția generală din care face parte agentul constatator.
Subsemnatul/Subsemnații, ................., având funcția/funcțiile de .................... la Ministerul Agriculturii și Dezvoltării Rurale, ......(numele structurii în care este organizat controlul ex-post)......., în temeiul prevederilor Ordonanței Guvernului nr. 24/2010 privind controlul operațiunilor care fac parte din sistemul de finanțare prin Fondul European de Garantare Agricolă, aprobată cu modificări prin Legea nr. 277/2011, cu modificările ulterioare, în baza Ordinului de control .................... și a legitimațiilor de control cu numerele ................, eliberate de Ministerul Agriculturii și Dezvoltării Rurale,
în urma controlului efectuat în ziua ....... luna ...... anul ......, ora ......., la ................ din ................., str. ................. nr. .........., bl. .........., sc. ........., et. ..........., ap. ........, sectorul/județul .................., cod de identificare fiscală/CNP ..................., am constatat: la data(ele) de mai jos au fost săvârșite următoarele fapte:
1. ................................................
2. ................................................
3. ................................................
Faptele de mai sus constituie contravenții prevăzute la:
1. art. ..... alin. ...... lit. .......... din ................;
2. art. ..... alin. ...... lit. .......... din ................;
3. art. ..... alin. ...... lit. .......... din ................ .
De săvârșirea acestor fapte se face vinovat contravenientul:
a) persoana fizică .............., născut(ă) la data de ........... în localitatea ............, județul ........., fiul lui ......... și al ..........., domiciliat(ă) în orașul (comuna) ..........., str. ............ nr. ...., bl. ......, sc. ....., ap. ......, județul .........., legitimat(ă) cu BI/CI/pașaportul seria ......... nr. .........., CNP ......................, emis(ă) de .......... la data de ..............;
b) persoana juridică ................., cu sediul în orașul (comuna) ......................., str. ............... nr. ........, bl. ...., sc. ......., ap. ......, județul .................., înmatriculată la Oficiul Registrului Comerțului ................ cu nr. ..............., cu cod unic de înregistrare ...................., reprezentată prin ....................., în calitate de ............., născut(ă) la data de ........... în localitatea ................, județul ..................., fiul lui ......................... și al ............, domiciliat(ă) în orașul (comuna) .................., str. ..................... nr. ......, bl. ....., sc. ....., ap. ...., județul ......................, legitimat(ă) cu BI/CI/pașaportul seria .......... nr. .........., CNP ..................., emis(ă) de ....................... la data de .................;
c) pentru contravenientul: cetățean străin sau cetățean român cu domiciliul în străinătate se completează: pașaport seria ....... nr. ................, statul emitent ..............., data eliberării ................. .
Față de contravențiile săvârșite se aplică următoarele sancțiuni:
Contravenientul .......................... se amendează cu:
1. ............. lei, conform art. ........ alin. ........... lit. ............. din ...................;
2. ............. lei, conform art. ........ alin. ........... lit. ............. din ...................;
3. ............. lei, conform art. ........ alin. ........... lit. ............. din ..................,
în sumă totală de ............. lei.
Amenda în sumă de .............. lei se va achita în termen de 15 zile calendaristice de la data comunicării în contul nr. ............... deschis la Trezoreria ...................... .
În conformitate cu prevederile Ordonanței Guvernului nr. 2/2001 privind regimul juridic al contravențiilor, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 180/2002, cu modificările și completările ulterioare, contravenientul poate achita pe loc sau în termen de 15 zile de la data înmânării sau comunicării procesului-verbal jumătate din minimul amenzii prevăzute de actul normativ, respectiv suma de .................. (................................) lei, iar o copie de pe chitanță se va depune de contravenient sau se va transmite prin poștă, recomandat, în temeiul menționat, la sediul Ministerului Agriculturii și Dezvoltării Rurale din bd. Carol I nr. 2-4, București, cod poștal 030163.
Dovada plății va fi prezentată în termen de 15 zile la sediul Ministerului Agriculturii și Dezvoltării Rurale, în acest fel orice urmărire încetând. În caz contrar se va proceda la executarea silită conform prevederilor legale.
În conformitate cu prevederile Ordonanței Guvernului nr. 2/2001, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 180/2002, cu modificările și completările ulterioare, împotriva prezentului proces-verbal se poate face plângere în termen de 15 zile de la data înmânării sau comunicării.
Plângerea se depune și se soluționează în baza competenței alternative la judecătoria în a cărei circumscripție a fost săvârșită contravenția ori la judecătoria în a cărei rază teritorială își are domiciliul sau sediul contravenientul.
Prezentul proces-verbal s-a încheiat în 3 exemplare, dintre care exemplarul 2 s-a înmânat contravenientului astăzi, ............, sau se va comunica acestuia în cel mult o lună de la data încheierii.
Mențiuni ale contravenientului:
................................................
................................................
Contravenientul nu este de față/refuză/nu poate lua cunoștință de conținutul procesului-verbal, fapt atestat de martorul ................, domiciliat în .................., str. ...................... nr. ......, bl. ...., județul ............., BI/CI seria .......... nr. ........, emis(ă) de .........., CNP ................... .
Nu a fost de față niciun martor, deoarece .................. .
NOTĂ:
În cazul în care, la unele rubrici, spațiul alocat este insuficient se continuă scrierea separat, în trei exemplare semnate de toate părțile pe fiecare pagină, aceasta constituind anexă, parte integrantă a prezentului proces-verbal de constatare și sancționare a contravențiilor.
Amenda se achită la centrele special amenajate ale Trezoreriei Finanțelor Publice. O copie de pe chitanță se predă de către contravenient agentului constatator sau se trimite prin poștă organului din care acesta face parte.
Agentul (agenții) constatator(i),
.................................................
Am primit copia procesului-verbal
și înștiințarea de plată.
Anexa nr. 8
RAPORT de control ex-post conform titlului IV cap. III din Regulamentul (UE) 2021/2.116 al Parlamentului European și al Consiliului la ......(numele întreprinderii)............ pentru ..........(Se va scrie numele intervenției.)..............Faza de planificareFaza de raportare
Direcția ...........................
Serviciul/Biroul/Compartimentul .................
Nr. ......................./zz.ll.aa
Ordin de control nr: ............./zz.ll.aa
Denumirea întreprinderii: ................
.............................
Adresa: .................................
Echipa de control ex-post:
Controlor ex-post - 1: .................................
Controlor ex-post - 2: .................................
Perioada verificată: zz.ll.aa-zz.ll.aa
Finalizarea fazei de planificare:
.............................
Finalizarea fazei de raportare:
.............................
III. Evaluarea riscurilor
IV. Faza de efectuare a controalelor
Faza de raportare a controlului ex-post s-a efectuat în perioada: zz.ll.aa-zz.ll.aa.
Numărul de ore alocate fazei de raportare a controlului ex-post: .............. ore
Consilier superior C ex-post - 1
....................................
Semnătura C ex-post - 1 .
Consilier superior C ex-post - 2
....................................
....................................
....................................
....................................