Calificarea furnizorilor participanti la licitatii deschise și licitatii selective
1.1. În procesul de calificare a furnizorilor, entitatile cumparatoare vor asigura tratament egal furnizorilor naționali și straini.
1.2. Procedurile de calificare vor fi unice pentru toate licitatiile organizate de entități cumparatoare și vor cuprinde, în principal, urmatoarele reguli:
a) condițiile de participare la licitatii vor fi publicate cu cel puțin 60 de zile înainte de data limita stabilita pentru depunerea documentatiilor, în cazul licitațiilor deschise și selective, și se vor transmite o dată cu invitația de participare, astfel incit să fie primite de furnizori cu cel puțin 40 de zile înainte de data limita stabilita pentru depunerea documentelor;
b) condițiile de participare la licitatii, garantiile financiare, calificarile tehnice, referințele necesare pentru stabilirea capacității financiare, comerciale și tehnice a participantilor, precum și verificarea calificarilor vor fi egale pentru toți, indiferent dacă acestia sînt naționali sau straini;
c) după organizarea primei licitatii, fiecare entitate cumparatoare va deschide o lista permanenta de furnizori calificati pentru urmatoarele licitatii de acelasi gen; înscrierea de noi furnizori pe lista permanenta se va efectua la cererea acestora și pe baza deciziei entitatii cumparatoare; furnizorii inscrisi pe lista permanenta sînt considerati calificati; pentru licitatiile urmatoare, entitatea cumparatoare va anunta din oficiu furnizorii calificati; furnizorii calificati care au fost inscrisi pe lista permanenta vor fi anuntati de entitatea cumparatoare în cazul în care au fost radiati de pe aceasta lista sau lista a fost anulata.
Prevederile de la lit. a) - c) nu împiedica excluderea unui furnizor în caz de lipsa de bonitate, faliment sau declaratii false.
1.3. Entitatile cumparatoare nu vor pune la dispoziția nici unui furnizor potențial informații privind o anumita achizitie guvernamentala, de natura sa-l favorizeze pe acesta în cadrul licitației.
Orice informatie transmisa unui furnizor va fi comunicata simultan tuturor celorlalți furnizori interesati.
Publicitatea în cazul licitațiilor deschise și al licitațiilor selective
2.1. Anunțul de participare la fiecare licitație deschisa sau selectiva va fi publicat de entitatea cumparatoare, în presa, în termenul prevăzut la alin. 1.2. lit. a).
2.2. Fiecare anunt referitor la o licitație va cuprinde urmatoarele informații:
a) dacă licitația este deschisa sau selectiva;
b) natura achizitiei guvernamentale ( cumparare, concesionare, închiriere sau combinatii ale acestora );
c) natura și cantitatea marfurilor care urmeaza a fi achiziționate, inclusiv eventuala intentie de suplimentare a cantității, precum și termenul pînă la care aceasta majorare urmeaza a fi decisa;
d) termenele și condițiile de livrare și de plată a marfurilor;
e) adresa la care se depun ofertele și data finala de depunere a acestora, precum și limba de circulatie internationala în care se redacteaza oferta; furnizorii naționali pot depune oferte în limba română;
f) adresa entitatii cumparatoare care organizeaza licitația și care poate furniza informații suplimentare pentru obtinerea specificatiilor tehnice/caietelor de sarcini și a altor documente;
g) lista datelor și informațiilor economice, tehnice și financiare ce urmeaza a fi prezentate de către furnizorii interesati;
h) suma și condițiile de plată aferente documentatiei referitoare la licitație.
2.3. Un rezumat al anuntului de participare la licitație va fi publicat intr-una din publicatiile menționate la alin. 2.1., în limbile engleza, franceza sau spaniola și va contine:
a) obiectul achizitiei guvernamentale;
b) data limita pînă la care se poate depune oferta; și
c) adresa entitatii cumparatoare de la care se pot obtine documente referitoare la licitație.
2.4. În cazul licitațiilor selective, entitatea cumparatoare va transmite invitația de participare la cit mai mulți furnizori naționali și straini, astfel incit licitația să se desfășoare în condiții de competitivitate și nediscriminare.
2.5. Pentru cazurile în care entitatile cumparatoare dețin liste permanente ale furnizorilor calificati, acestea vor publică, anual, în publicatiile menționate la alin. 2.1., un aviz care va cuprinde urmatoarele:
a) furnizorii inscrisi în listele permanente și marfurile sau categoriile de marfuri destinate achizitionarii pe baza acestor liste;
b) condițiile ce trebuie indeplinite de furnizorii potentiali pentru înscrierea lor în listele permanente, precum și metodele de verificare utilizate de entitatile cumparatoare cu privire la indeplinirea acestor condiții;
c) durata de valabilitate a listelor permanente și formalitatile de reinnoire a acestora.
2.6. Entitatile cumparatoare vor declansa imediat procedura de calificare pentru furnizorii care nu sînt inscrisi în listele lor permanente și care solicită în mod expres calificarea în vederea participării la licitatiile organizate de ele, astfel incit furnizorii în cauza sa nu fie impiedicati, în mod arbitrar, sa participe la licitatiile respective.
2.7. În cazul în care o entitate cumparatoare nu a întocmit o lista permanenta de furnizori calificati, aceasta va invita la licitația selectiva furnizori potentiali, cu condiția ca invitarea sa nu se faca în condiții discriminatorii și cu respectarea limitelor de timp stabilite la alin. 1.2. lit. a).
2.8. Orice modificare a avizului de participare la licitație poate fi facuta numai înainte de data limita stabilita pentru prezentarea documentatiei și atrage după sine declararea corespunzătoare a acestei date.
Publicarea modificarilor și, după caz, transmiterea noilor condiții către furnizorii calificati se fac cu respectarea acelorasi proceduri menționate la alin. 2.1.-2.4. de mai sus.
2.9. În cazul în care pînă la data limita stabilita pentru primirea documentatiei nu a fost depusa nici o ofertă, se va putea proceda la reanuntarea licitației în aceleasi condiții, dar cu posibilitatea reducerii datei limita la 25 de zile de la data publicarii noului anunt. Acelasi termen este valabil și pentru cazul unei noi licitatii determinate de majorarea cantității.
2.10. Termenele menționate la alin. 1.2. lit. a) sînt minimale, acestea putind fi mai mari în functie de natura, obiectul și scopul contractului ce urmeaza a fi incheiat prin licitație, astfel incit să permită furnizorilor pregătirea și prezentarea ofertelor în timp util.
2.11. Termenele prevăzute la alin. 1.2. lit. a) și 2.9. pot fi mai scurte, în caz de urgenta dovedita de către entitatea cumparatoare, dar nu mai puțin de 10 zile.
2.12. Documentația referitoare la licitație, pusa la dispoziția furnizorilor interesati de către entitatea cumparatoare, va cuprinde, în principal;
a) adresa entitatii careia trebuie să i se transmita oferta;
b) adresa la care se pot solicita informații suplimentare;
c) limbile în care se poate depune oferta;
d) data limita pînă la care se poate depune oferta;
e) persoanele admise sa asiste la deschiderea ofertelor și data, ora și locul acestei deschideri;
f) condițiile cu caracter economic și tehnic, garantiile financiare, precum și informațiile și documentele solicitate furnizorilor;
g) specificatia completa a marfii supuse licitației, inclusiv certificatele de conformitate la care trebuie să răspundă marfa respectiva;
h) criteriile de adjudecare a ofertei, inclusiv orice elemente, altele decit prețul, care se iau în considerare la evaluarea ofertelor, cum și elementele de calcul ce se includ în evaluarea preturilor de oferta, precum ar fi: costul transportului, asigurarea și inspecția, iar în cazul produselor straine, și taxele vamale și alte taxe și impozite la frontiera, precum și moneda de plată;
i) modalitatea și condițiile de plată;
j) orice alte termene și/sau condiții.
Prezentarea, primirea și deschiderea ofertelor și adjudecarea acestora în cazul licitațiilor deschise și selective
3.1. Prezentarea și primirea ofertelor se vor face în urmatoarele condiții:
a) Ofertele se depun sau se transmit prin posta, ca regula generală, prin scrisoare recomandata semnata de persoanele imputernicite ale furnizorului interesat.
Ofertele pot fi depuse/transmise și prin telex, telegraf sau telefax, caz în care ofertele trebuie confirmate ulterior, în cel mai scurt timp, prin copii semnate de către persoanele imputernicite ale furnizorului interesat.
Ofertele prezentate telefonic nu se iau în considerare.
b) Erorile involuntare din oferte pot fi corectate în perioada dintre deschiderea ofertelor și adjudecarea lor, fără ca prin aceasta să se modifice elemente esentiale ale ofertelor, care ar favoriza furnizorul respectiv în cadrul licitației.
c) Orice întîrziere în primirea ofertelor, rezultata din culpa entitatii cumparatoare, nu va fi imputata participantilor; astfel de oferte vor fi considerate ca primite în termen și conforme.
d) Entitatile cumparatoare pot prevedea în procedurile de acceptare a ofertelor și alte condiții specifice, după caz.
3.2. Deschiderea ofertelor se va face în prezenta participantilor sau a reprezentantilor lor sau în prezenta unor martori impartiali, care nu au interes în licitația respectiva. Deschiderea ofertelor va fi consemnata într-un proces-verbal, care se păstrează de către entitatea cumparatoare la dispoziția autorităților guvernamentale interesate.
Pentru a fi luata în considerare, o ofertă trebuie să indeplineasca cerințele cuprinse în anunțul de participare la licitație sau în documentația de licitație și sa emane de la furnizori care au indeplinit condițiile de participare la licitație.
În cazul în care, cu ocazia deschiderii ofertelor, se constata la o ofertă un nivel de pret mult redus în comparatie cu cel al celorlalte oferte, entitatea cumparatoare poate solicita furnizorului respectiv asigurări suplimentare din care să rezulte ca acesta poate îndeplini condițiile oferite, cu respectarea prevederilor legale referitoare la concurenta neloiala.
3.3. Cu excepția cazului cînd, din ratiuni de interes public, entitatea cumparatoare decide sa nu mai incheie contractul privind achizitia guvernamentala respectiva, oferta va fi adjudecata în favoarea participantului la licitație care a fost recunoscut ca fiind deplin capabil să execute contractul și a cărui oferta, indiferent dacă se referă la produse naționale sau straine, este fie cea mai competitiva, fie cea mai avantajoasă, potrivit criteriilor de evaluare stabilite în anunțul și/sau documentația de participare la licitație.
În cazul în care, în urma evaluării ofertelor prezentate în licitație, entitatea cumparatoare considera ca nici una dintre acestea nu este vadit cea mai avantajoasă conform criteriilor de evaluare stabilite, aceasta va putea continua negocierile cu primii 3 furnizori clasați, în condiții de tratament egal, pînă la incheierea contractului.
3.4. De regula, entitatile cumparatoare nu vor actiona și nici nu vor favoriza adjudecarea ofertelor pe criterii de cumparari în contrapartida sau alte facilități similare oferite de furnizori.
Astfel de excepții pot fi prevăzute în contracte, dacă valoarea contrapartidei sau a altor facilități similare acopera un procent rezonabil din valoarea totala a contractului și dacă prin aceasta nu este favorizat un furnizor, în functie de procentul respectiv.
De asemenea, adjudecarea în favoarea unui furnizor nu trebuie determinata de acordarea suplimentara a tehnologiei de fabricatie a produsului achizitionat.
Cazurile în care achizitia guvernamentala vizeaza și importul de tehnologie sînt limitate la maximum.
5.1. Licitatii unice se pot organiza în urmatoarele condiții:
a) cînd oferta unica nu este folosita pentru eludarea competitiei;
b) în lipsa ofertelor în cadrul licitațiilor deschise sau selective sau cînd furnizorii nu prezinta oferte compatibile sau care nu indeplinesc condițiile de participare la licitație;
c) în cazul în care achizitia guvernamentala se referă la lucrari de arta sau la produse protejate prin drepturi exclusive (brevete, drepturi de autor) și nu exista posibilitati de achizitie a unor produse similare sau de inlocuire satisfăcătoare;
d) cînd achizitia guvernamentala prezinta caracter de urgenta datorat unor evenimente imprevizibile și independente de voința entitatii cumparatoare și cînd organizarea de licitatii deschise sau selective nu ar permite achizitionarea, în timp util, a marfurilor în cauza;
e) pentru cumpararea de piese de schimb necesare instalatiei sau produsului achizitionat prin licitație sau prin extinderea unor astfel de achizitii, respectiv majorarea stocului initial de produse, dacă schimbarea furnizorului ar duce la cumpararea de produse/piese de schimb care nu sînt compatibile cu achizitia de baza;
f) cînd achizitia guvernamentala se referă la prototipuri sau produse cap de serie realizate în decursul unui contract special de cercetare, experimentare, studiu sau dezvoltare originala; achizițiile ulterioare vor fi conforme cu regulile referitoare la licitatii deschise sau selective.
5.2. În cazul licitațiilor unice, entitatea cumparatoare va întocmi un raport referitor la contractul adjudecat, cuprinzind numele entitatii cumparatoare, valoarea și natura marfurilor achiziționate și tara de origine și va indica elementele care au determinat decizia de organizare a licitației unice, potrivit condițiilor menționate la alin. 5.1. de mai sus.
Raportul se păstrează la entitatea cumparatoare, la dispoziția autorităților guvernamentale interesate.
Informare și examinare ulterioară
6.1. Entitatile cumparatoare care au organizat licitația pentru achizitii guvernamentale vor publică în presa, nu mai tirziu de 60 de zile de la adjudecarea ofertelor, o comunicare cu urmatorul continut:
a) natura și cantitatea marfurilor care fac obiectul ofertei adjudecate;
b) numele și adresa entitatii cumparatoare;
d) numele și adresa cîștigătorului licitației;
e) valoarea de adjudecare sau oferta cea mai mare și cea mai mica luate în considerare la adjudecare;
f) după caz, elemente de identificare a anuntului de participare la licitație prevăzut la art. 2 de mai sus;
g) categoria de licitație utilizata;
h) după caz, justificarea utilizarii unei anumite categorii de licitație.
6.2. Entitatile cumparatoare vor pune la dispoziție, în cel mai scurt timp posibil, la cererea oricărui furnizor, informații referitoare la motivele pentru care acesta nu a fost inscris pe lista furnizorilor calificati sau nu a fost invitat sau admis la licitație.
6.3. Entitatile cumparatoare vor anunta, în maximum 7 zile lucratoare calculate de la data adjudecarii, furnizorii care au participat la licitație și au pierdut, despre adjudecarea ofertei respective, valoarea ofertelor luate în considerare, precum și numele și adresa cîștigătorului licitației.
6.4. La cererea expresa a unui furnizor participant la licitație, entitatile cumparatoare vor comunică acestuia, în cel mai scurt timp posibil, informații referitoare la motivele respingerii ofertei sale, inclusiv cu privire la caracteristicile și avantajul relativ al ofertei adjudecate.
6.5. Entitatile cumparatoare vor desemna o persoană sau un compartiment insarcinat cu indeplinirea atribuțiilor specificate la alin. 6.1.-6.4. de mai sus.
Aceeasi persoana sau acelasi compartiment va analiza contestațiile adresate cu privire la organizarea și desfășurarea licitațiilor și adjudecarea ofertelor și va raspunde la cererile de informații suplimentare solicitate de furnizorii nemultumiti, în scopul solutionarii rapide și echitabile a neintelegerilor aparute între entitatile cumparatoare și furnizor.