REGULAMENT nr. 11 din 28 septembrie 2005

a) tranzacție cu numerar - orice tranzacție care implică încasări și plăți de sume de bani în numerar;

b) CNVM - Comisia Națională a Valorilor Mobiliare;

c) entități reglementate - entitățile a căror activitate este reglementată și/sau supravegheată de CNVM în îndeplinirea atribuțiilor sale legale, conform prevederilor art. 2 alin. (1) pct. 5 din Legea nr. 297/2004 privind piața de capital, cu modificările și completările ulterioare, și care desfășoară activitățile prevăzute de art. 8 din Legea nr. 656/2002 pentru prevenirea și sancționarea spălării banilor, modificată și completată prin Legea nr. 230/2005;

d) client - orice persoană fizică, juridică sau entitate fără personalitate juridică, pentru care entitățile reglementate prestează servicii în baza unui contract;

e) finanțarea actelor de terorism - infracțiunea prevăzută la art. 36 din Legea nr. 535/2004 privind prevenirea și combaterea terorismului;

f) spălarea banilor - noțiunea definită conform art. 2 lit. a) din Legea nr. 656/2002, modificată și completată prin Legea nr. 230/2005;

g) tranzacție suspectă - noțiunea definită conform prevederilor art. 2 lit. c) din Legea nr. 656/2002, modificată și completată prin Legea nr. 230/2005;

h) tranzacționarea pe cont propriu - încheierea de tranzacții cu unul sau mai multe instrumente financiare, având la bază capitalul propriu;

i) tranzacționarea pe contul clientului - efectuarea oricăror operațiuni aferente executării unui ordin de cumpărare sau de vânzare a unuia sau a mai multor instrumente financiare în numele și pe contul clienților.

(1) CNVM monitorizează entitățile reglementate pentru a se asigura că acestea respectă prevederile legale în vigoare referitoare la identificarea, verificarea și înregistrarea clienților și a tranzacțiilor, raportarea tranzacțiilor suspecte și a tranzacțiilor cu numerar, precum și implementarea unui program de respectare a tuturor acestor cerințe și instruirea personalului în acest sens.

(2) CNVM este în drept să monitorizeze operațiunile cu instrumente financiare efectuate de entitățile reglementate, în scopul de a identifica tranzacțiile suspecte.

(3) CNVM va informa de îndată Oficiul Național de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor, atunci când din datele obținute rezultă suspiciuni de spălare a banilor, finanțare a actelor de terorism sau încălcări ale dispozițiilor Legii nr. 656/2002, modificată și completată prin Legea nr. 230/2005.

(4) CNVM poate verifica eficacitatea procedurilor aplicate de entitățile reglementate, în scopul prevenirii și combaterii spălării banilor și a finanțării actelor de terorism.

(5) În procesul de monitorizare, CNVM poate solicita entităților reglementate orice informații sau documente relevante.

(1) Entitățile reglementate sunt obligate să identifice, să verifice și să înregistreze identitatea clienților înainte de a iniția orice relație de afaceri sau de a efectua tranzacții în numele clientului.

(2) Entitățile reglementate sunt obligate să aplice de îndată procedura de identificare și atunci când apar suspiciuni cu privire la identitatea clientului în cursul desfășurării operațiunilor.

(3) Entitățile reglementate au obligația de a revizui informațiile referitoare la identificarea clientului în momentul în care apar suspiciuni asupra clientului în cursul desfășurării operațiunilor.

(4) În cazul în care există îndoieli cu privire la faptul că un client acționează în nume propriu sau în cazul în care există certitudine cu privire la faptul că acel client acționează în numele altei persoane, entitatea reglementată este obligată să ia măsurile adecvate pentru a obține informații cu privire la adevărata identitate a persoanei în interesul ori în numele căreia acționează clientul.

(5) Entitățile reglementate au obligația de a se asigura că toate criteriile referitoare la identificarea clientului sunt aplicate și în sediile sale secundare, inclusiv în cele localizate în străinătate.

(6) Cerințele de identificare a clientului nu se impun în cazurile prevăzute la art. 12 alin. (4) din Legea nr. 656/2002, modificată și completată prin Legea nr. 230/2005.

(1) Datele privind identificarea clientului prevăzute la art. 4 se verifică și se actualizează sau se completează, după caz, dacă este necesar, pentru orice tranzacție care implică o sumă reprezentând echivalentul a minimum 10.000 euro, indiferent dacă tranzacția este efectuată într-o singură operațiune sau în mai multe operațiuni care par a avea legătură între ele.

(2) În cazul în care suma nu este cunoscută în momentul acceptării tranzacției, persoana fizică sau juridică obligată să stabilească identitatea clienților va proceda la identificarea de îndată a acestora, atunci când este informată despre valoarea tranzacției și când a stabilit că a fost atinsă limita minimă prevăzută la alin. (1).

(3) În conformitate cu prevederile art. 9 alin. (3) din Legea nr. 656/2002, modificată și completată prin Legea nr. 230/2005, de îndată ce există o informație că printr-o operațiune se urmărește spălarea banilor sau finanțarea actelor de terorism, se va proceda la identificarea clienților, chiar dacă valoarea operațiunii este mai mică decât 10.000 euro.

(4) Identificarea clientului trebuie realizată în cazul tuturor operațiunilor în care sunt implicate persoane care nu sunt prezente sau reprezentante fizic la efectuarea acestora.

(1) Entitățile reglementate trebuie să preia în evidențele lor următoarele informații legate de oricare client persoană fizică, care are obligația să le furnizeze sub semnătură:

a) numele și prenumele complet al clientului și orice alte nume folosite;

b) locul și data nașterii;

c) codul numeric personal sau echivalentul acestuia pentru persoanele străine;

d) numărul și seria documentului de identitate;

e) data eliberării documentului de identitate și entitatea care l-a emis;

f) domiciliul stabil/reședința (adresa completă - stradă, număr, bloc, scară, etaj, apartament, oraș, județ/sector, cod poștal, țară);

g) cetățenia;

h) calitatea de rezident/nerezident;

i) telefonul/faxul;

j) scopul și natura operațiunilor derulate cu entitatea reglementată;

k) denumirea și locul desfășurării activității/ocupația.

(2) Entitatea reglementată va păstra o copie a documentului de identitate al clientului. Clientul trebuie să prezinte documente de identitate cu fotografie, emise în condițiile legii de organele abilitate legal.

(3) Entitatea reglementată are obligația de a verifica informațiile primite de la client, pe baza documentelor primare obținute de la acesta.

(1) Entitățile reglementate trebuie să preia în evidențele lor, după caz, următoarele informații legate de client, persoană juridică sau entitate fără personalitate juridică, care are obligația să le furnizeze:

a) numărul, seria și data certificatului de înregistrare/ documentului de înregistrare la Oficiul Național al Registrului Comerțului sau la autorități similare sau echivalente;

b) forma și structura juridică;

c) denumirea;

d) capitalul social subscris și vărsat;

e) codul unic de înregistrare (CUI) sau echivalentul acestuia pentru persoanele străine;

f) instituția de credit și codul IBAN;

g) lista persoanelor cu drept de semnătură în cont, a administratorilor, a persoanelor cu funcții de conducere sau cu mandat de reprezentare a clientului și specimenul de semnătură al acestora;

h) adresa completă a sediului social/sediului central sau, după caz, a sucursalei;

i) structura acționariatului/asociaților;

j) telefonul, faxul și, după caz, e-mailul, adresa paginii de Internet;

k) scopul și natura operațiunilor derulate cu entitatea reglementată.

(2) Clientul, persoană juridică sau entitate fără personalitate juridică, va prezenta următoarele documente, iar entitatea reglementată va reține, după caz, copii certificate ale acestora:

a) actul constitutiv/contractul de societate și statutul;

b) împuternicirea pentru persoana care reprezintă clientul, dacă aceasta nu este reprezentantul legal;

c) certificatul constatator eliberat de Oficiul Național al Registrului Comerțului (pentru societățile comerciale) sau de autorități similare din statul de origine și documentele echivalente pentru celelalte tipuri de persoane juridice sau entități fără personalitate juridică, care să ateste informațiile care țin de identificarea clientului;

d) o declarație semnată de către reprezentanții legali cu privire la activitatea desfășurată de client și la funcționarea legală a acestuia.

(3) Entitatea reglementată va identifica persoanele fizice care intenționează să acționeze în numele clientului, persoană juridică sau entitate fără personalitate juridică, potrivit regulilor referitoare la identificarea persoanelor fizice, și va analiza documentele în baza cărora persoanele sunt mandatate să acționeze în numele persoanei juridice.

(4) Documentele prezentate de clientul persoană juridică sau entitate fără personalitate juridică vor include traducerea legalizată în limba română în cazul în care documentele originale sunt întocmite în altă limbă.

(1) În activitatea desfășurată, o entitate reglementată se poate baza pe informațiile obținute de la o terță parte care trebuie să respecte cerințele Legii nr. 656/2002, modificată și completată prin Legea nr. 230/2005, referitoare la identificarea clientului, precum și la înregistrarea acestor informații, pentru a:

a) stabili identitatea clientului pe baza unor documente separate, date sau informații;

b) iniția măsuri adecvate pentru identificarea beneficiarului;

c) identifica structura acționariatului și a conducerii/ consiliului de administrație al clientului persoană juridică;

d) obține informații cu privire la obiectul de activitate și la natura operațiunilor desfășurate de client.

(2) Informațiile obținute de la o terță parte trebuie verificate de entitatea reglementată.

(3) Entitatea reglementată trebuie să solicite terței părți și să obțină, fără întârziere, copiile documentelor care atestă identitatea clientului.

(4) Responsabilitatea privind informațiile obținute de la o terță parte pentru identificarea clientului revine entității reglementate.

(5) O entitate reglementată se poate baza pe identificarea clientului realizată de o terță parte dintr-o altă țară, cu condiția ca terța parte să respecte obligații privind identificarea clientului similare cerințelor Legii nr. 656/2002, modificată și completată prin Legea nr. 230/2005.

(1) Entitatea reglementată trebuie să întocmească o procedură scrisă de acceptare a clienților.

(2) Entitatea reglementată nu trebuie să țină conturi anonime sau conturi deținute în nume fictive.

(3) Entitățile reglementate vor întreprinde măsurile care se impun în cazul operațiunilor care favorizează anonimatul sau care permit interacțiunea în absență cu clientul, pentru a împiedica utilizarea lor în operațiuni de spălare a banilor sau de finanțare a actelor de terorism.

(4) Entitatea reglementată nu va deschide conturi, nu va iniția operațiuni sau realiza tranzacții și va înceta orice operațiune în cazul în care este în incapacitate să realizeze identificarea clientului conform prevederilor prezentului regulament și a normelor legale în vigoare.

(5) Entitatea reglementată poate refuza deschiderea de conturi sau derularea de operațiuni în cazul în care:

a) clientul nu se conformează procedurii prevăzute la alin. (1);

b) are suspiciuni că acel client poate fi implicat în operațiuni de spălare a banilor sau în finanțarea actelor de terorism.

(1) Entitățile reglementate au obligația păstrării tuturor informațiilor privind identitatea clientului pentru o perioadă de cel puțin 5 ani, începând cu data când se încheie relația cu clientul.

(2) Entitățile reglementate trebuie să păstreze toate documentele și evidențele aferente tuturor tranzacțiilor clientului timp de cel puțin 5 ani de la încheierea tranzacției sau chiar mai mult, la solicitarea Oficiului Național de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor, indiferent dacă respectivul cont a fost închis sau relația cu clientul a încetat.

a) tipul de client persoană fizică/juridică sau entitate fără personalitate juridică;

b) țara de origine;

c) funcția publică sau funcția importantă deținută;

d) tipul de activitate desfășurată de către client;

e) sursa fondurilor clientului;

f) alți indicatori de risc.

(1) Entitățile reglementate trebuie să identifice tranzacțiile sau tipurile de tranzacții suspecte efectuate în numele clienților săi.

(2) În cazul în care o entitate reglementată are suspiciuni că o operațiune care urmează a fi efectuată are ca scop spălarea banilor sau finanțarea actelor de terorism, aceasta va sesiza imediat Oficiul Național de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor și CNVM, sub forma unei raportări de tranzacție suspectă.

(3) Se interzice entităților reglementate, directorilor, administratorilor, reprezentanților și personalului acestora să avertizeze clienții implicați sau să facă cunoscut, în orice alt mod, faptul că o raportare privind o tranzacție suspectă sau informații aferente acesteia au fost/vor fi înaintate către Oficiul Național de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor și CNVM.

(1) Entitățile reglementate trebuie să raporteze în cel mult 24 de ore către Oficiul Național de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor și CNVM tranzacțiile efectuate în numerar, în lei sau valută, a căror limită minimă o reprezintă echivalentul în lei a 10.000 euro, indiferent dacă tranzacția se realizează prin una sau mai multe operațiuni legate între ele.

(2) Prevederile alineatului (1) se aplică atât tranzacțiilor interne, cât și celor internaționale.

(1) Entitățile reglementate au obligația să stabilească și să aplice proceduri și mecanisme de control intern și să desemneze unul sau mai mulți angajați care vor raporta direct consiliului de administrație pentru a preveni implicarea entității din care face parte în acțiuni de spălare de bani și de finanțare a actelor de terorism.

(2) Entitățile reglementate au obligația de a desemna dintre persoanele menționate la alin. (1) un ofițer de conformitate la nivelul conducerii executive, care va avea atribuții în legătură cu:

a) dezvoltarea de politici interne, proceduri și control, pentru asigurarea de standarde ridicate la angajarea personalului;

b) desfășurarea de programe de pregătire profesională continuă;

c) implementarea procedurilor de control pentru testarea sistemului.

(3) În situația în care entitatea reglementată are obligația constituirii unui compartiment de control intern, specializat în supravegherea respectării legislației în vigoare, persoanele desemnate în conformitate cu prevederile alin. (1) pot fi încadrate în compartimentul de control intern.

(4) Numele împreună cu funcția ocupată și cu responsabilitățile stabilite ale persoanelor menționate la alin. (1) vor fi comunicate Oficiului Național de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor și CNVM, în termen de 30 de zile de la data intrării în vigoare a prezentului regulament.

(5) Entitatea reglementată va notifica Oficiul Național de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor și CNVM cu privire la schimbarea sau înlocuirea angajaților menționați la alin. (1), în termen de 15 zile de la data respectivei modificări.

(6) Persoanele desemnate conform alin. (1) și (2) răspund pentru îndeplinirea sarcinilor stabilite în aplicarea prezentului regulament și a Legii nr. 656/2002, modificată și completată prin Legea nr. 230/2005.

(1) Entitățile reglementate trebuie să asigure instruirea angajaților proprii cu privire la prevenirea și combaterea spălării banilor și a finanțării actelor de terorism.

(2) Programele de instruire trebuie să asigure faptul că angajații:

a) sunt la curent cu legile, regulamentele și procedurile privind prevenirea și combaterea spălării banilor și a finanțării actelor de terorism;

b) au competența necesară pentru a analiza adecvat tranzacțiile în scopul identificării activităților de spălare a banilor și de finanțare a actelor de terorism;

c) cunosc în întregime cerințele de raportare.

(3) Entitățile reglementate vor comunică tuturor angajaților procedura de prevenire și combatere a spălării banilor și a finanțării actelor de terorism.

(1) Prezentul regulament intră în vigoare la data publicării acestuia și a ordinului de aprobare în Monitorul Oficial al României, Partea I, și va fi publicat în Buletinul CNVM și pe site-ul CNVM (www.cnvmr.ro).

(2) La data intrării în vigoare a prezentului regulament se abrogă Instrucțiunile Comisiei Naționale a Valorilor Mobiliare nr. 9/1999 privind prevenirea și combaterea spălării banilor, aprobate prin Ordinul Comisiei Naționale a Valorilor Mobiliare nr. 25/1999, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 29 din 26 ianuarie 2000.