NORME PROCEDURALE INTERNE din 7 august 2007

a) anticipările cu privire la fondurile ce urmează să fie alocate prin bugetul anual;

b) necesitățile obiective de achiziție a imobilelor;

c) gradul de prioritate a necesităților prevăzute la lit. b).

a) informații generale privind Autoritatea Națională a Vămilor - adresă, telefon, fax, e-mail, mijloace de comunicare, persoane de contact și sursa de finanțare;

b) informații privind locul de procurare a documentației pentru licitație, precum și de depunere a ofertelor;

c) cerințele minime de calificare solicitate de Autoritatea Națională a Vămilor și documentele care urmează să fie prezentate de ofertant pentru a dovedi îndeplinirea cerințelor respective;

d) caietul de sarcini cuprinzând toate datele tehnice pe care trebuie să le respecte oferta, precum și instrucțiuni privind modul de elaborare și prezentare a ofertei tehnice;

e) instrucțiuni privind modul de elaborare și prezentare a propunerii financiare;

f) informații privind criteriul aplicat pentru atribuirea contractului.

a) avizarea documentației de atribuire;

b) deschiderea ofertelor și a documentelor care însoțesc oferta;

c) verificarea documentelor de calificare solicitate prin documentația de atribuire;

d) deschiderea, examinarea și verificarea ofertelor;

e) vizitarea amplasamentelor;

f) elaborarea raportului procedurii de atribuire;

g) elaborarea unei propuneri de anulare a procedurii, în cazuri justificate.

a) soț/soție, rudă sau afin, până la gradul al patrulea inclusiv, cu ofertantul sau cu persoane care fac parte din consiliul de administrație/organul de conducere sau de supervizare al unuia dintre ofertanți;

b) persoanele care dețin părți sociale, părți de interes, acțiuni din capitalul subscris al unuia dintre ofertanți ori persoanele care fac parte din consiliul de administrație/organul de conducere sau de supervizare al acestora;

c) persoanele despre care se constată că pot avea un interes de natură să le afecteze imparțialitatea pe parcursul procesului de verificare/evaluare a ofertelor.

(1) Pe parcursul desfășurării procesului de evaluare membrii comisiei de evaluare și experții cooptați au obligația de a păstra confidențialitatea asupra conținutului ofertelor, precum și asupra oricăror alte informații prezentate de ofertanți.

(2) Membrii comisiei de evaluare nu au dreptul de a dezvălui ofertanților sau altor persoane neimplicate oficial în procedura de licitație informații legate de activitatea de evaluare până când nu se comunică rezultatul licitației tuturor ofertanților participanți.

a) sunt asigurate pentru anul în curs fondurile necesare în vederea îndeplinirii contractului de achiziție publică;

b) este întocmită documentația de atribuire;

c) este constituită comisia de evaluare.

a) avizarea de către comisia de evaluare a documentelor pentru licitație;

b) aprobarea de către conducerea Autorității Naționale a Vămilor a documentației de atribuire și a calendarului licitației;

c) transmiterea spre publicare, conform prevederilor art. 4 și 5, a anunțului de participare;

d) transmiterea de invitații de participare, după caz, persoanelor identificate că dețin imobile cu caracteristici care se încadrează în cerințele cuprinse în caietul de sarcini;

e) transmiterea către solicitanți a unui exemplar din documentația pentru licitație contra cost sau în format electronic;

f) întocmirea și transmiterea răspunsurilor la clarificările privind elementele cuprinse în documentația de atribuire, solicitate de ofertanții care au obținut un exemplar al documentației respective;

g) primirea pachetelor sigilate care conțin ofertele și documentele care le însoțesc;

h) îndeplinirea de către comisia de evaluare a atribuțiilor care îi revin, conform prevederilor cap. IV, respectiv:

i) transmiterea către toți ofertanții a comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire;

j) elaborarea, în cazuri justificate, conform prevederilor art. 53, a unei propuneri de anulare a procedurii de atribuire.

(1) Comisia de evaluare are obligația de a deschide ofertele la data și în locul indicate, după caz, în anunțul sau în invitația de participare.

(2) Orice ofertant are dreptul de a fi prezent la deschidere. Comisia de evaluare nu are dreptul de a respinge o ofertă având ca singură motivație absența de la deschidere a ofertantului care a depus oferta respectivă.

(1) În cadrul ședinței de deschidere a ofertelor comisia de evaluare verifică modul de respectare a regulilor formale de depunere și prezentare a ofertelor și a documentelor care le însoțesc.

(2) Plicurile vor fi deschise de președintele comisiei de evaluare, care are obligația de a anunța următoarele informații:

a) denumirea (numele) ofertanților;

b) modificările și retragerile de oferte;

c) existența garanțiilor de participare;

d) elementele principale ale propunerilor financiare, inclusiv prețul;

e) orice alte detalii și precizări pe care comisia de evaluare le consideră necesare.

(3) Nicio ofertă nu poate fi respinsă la deschidere, cu excepția ofertelor întârziate, precum și a celor care nu fac dovada constituirii garanției pentru participare.

(4) Comisia de evaluare va întocmi un proces-verbal de deschidere, care se păstrează la dosarul achiziției, care trebuie să includă informațiile prevăzute la alin. (2) și care urmează să fie semnat atât de membrii comisiei, cât și de reprezentanții ofertanților care sunt prezenți la deschiderea ofertelor. La cerere, se poate înmâna ofertanților o copie a procesului-verbal.

(5) Comisia de evaluare va viziona pe teren toate ofertele prezentate.

(1) Pentru asigurarea confidențialității asupra conținutului ofertelor, precum și asupra oricăror alte informații prezentate de ofertanți comisia de evaluare are obligația de a desfășura activitățile de examinare și evaluare numai la sediul Autorității Naționale a Vămilor.

(2) La întrunirile comisiei de evaluare au dreptul de a participa numai membrii acesteia.

(1) Comisia de evaluare are obligația de a examina mai întâi documentele care dovedesc proprietatea asupra imobilelor.

(2) După verificarea îndeplinirii cerințelor minime privind depunerea tuturor documentelor solicitate în vederea calificării, comisia de evaluare stabilește ofertanții calificați și, dacă este cazul, pe cei excluși.

(3) Comisia de evaluare va examina documentele care dovedesc îndeplinirea cerințelor minime privind îndeplinirea condițiilor solicitate prin caietul de sarcini numai pentru acei ofertanți care nu au fost deja excluși ca urmare a neîndeplinirii condițiilor referitoare la prezentarea actelor de calificare, coroborat cu concluziile desprinse în urma vizionării ofertelor pe teren.

(4) Comisia de evaluare are obligația de a stabili care sunt clarificările necesare pentru evaluarea fiecărei oferte, precum și perioada acordată pentru transmiterea clarificărilor.

(5) Comisia de evaluare are dreptul de a respinge o ofertă în oricare dintre următoarele cazuri:

a) oferta nu respectă cerințele prevăzute în documentația pentru elaborarea și prezentarea ofertei;

b) ofertantul nu transmite, în perioada precizată de comisia de evaluare, clarificările solicitate;

c) ofertantul modifică, prin clarificările pe care le prezintă, conținutul ofertei sau prețul acesteia, cu excepția situației în care modificarea este determinată de corecția erorilor aritmetice;

d) explicațiile solicitate conform alin. (4) nu sunt concludente și/sau nu sunt susținute de documentele justificative solicitate de comisia de evaluare.

(1) Comisia de evaluare are dreptul de a corecta erorile aritmetice numai cu acceptul ofertantului. Dacă ofertantul nu acceptă corecția acestor erori, oferta sa va fi considerată necorespunzătoare și, în consecință, va fi respinsă de comisia de evaluare.

(2) Erorile aritmetice se corectează după cum urmează: dacă există o discrepanță între litere și cifre, trebuie luată în considerare valoarea exprimată în litere, iar valoarea exprimată în cifre va fi corectată corespunzător.

(1) Comisia de evaluare are obligația de a evalua toate ofertele corespunzătoare și, în urma acestei evaluări, de a stabili oferta câștigătoare pe baza criteriului aplicat pentru atribuirea contractului de achiziție publică.

(2) Atribuirea contractului de achiziție publică se face pe baza criteriului "prețul cel mai scăzut", coroborat cu concluziile desprinse în urma vizionării imobilelor. Evaluarea ofertelor se realizează prin întocmirea clasamentului pe baza prețului în ordine crescătoare, în funcție de modul în care ofertele răspund cerințelor caietului de sarcini, și a concluziilor desprinse în urma vizionării la fața locului. Se vor evidenția avantajele și dezavantajele pentru fiecare ofertă.

(1) Orice decizie a comisiei de evaluare trebuie să întrunească acordul a cel puțin două treimi din numărul membrilor săi.

(2) În cazul în care se ajunge în situația ca prevederile alin. (1) să nu fie respectate din cauza unor eventuale divergențe de păreri între membrii comisiei de evaluare, președintele acesteia are obligația de a solicita reanalizarea punctelor de divergență, în scopul finalizării în timp util a etapei de evaluare a ofertelor și de stabilire a ofertei câștigătoare. În cazul în care comisia de evaluare nu ajunge la un acord, decizia finală se adoptă cu votul majorității simple.

(3) Membrii comisiei de evaluare care nu sunt de acord cu decizia adoptată au obligația de a-și prezenta punctul de vedere în scris, elaborând în acest sens o notă individuală care se atașează la raportul procedurii de atribuire.

(1) În cazul în care comisia de evaluare constată că unul sau mai mulți ofertanți a/au omis să prezinte anumite documente, aceasta va solicita ofertanților respectivi completarea documentelor care lipsesc, acordând în acest scop un termen în limita a 72 de ore de la momentul solicitării.

(2) Prin excepție de la prevederile alin. (1), comisia de evaluare nu are dreptul de a permite și de a solicita unui ofertant completarea unui document care lipsește, în oricare dintre următoarele situații:

a) în documentația de atribuire a fost menționat expres faptul că, în caz de neprezentare a respectivului document, nu este permisă completarea ulterioară, neprezentarea având ca efect descalificarea ofertantului;

b) ofertantul respectiv, deși cunoștea cerințele, a omis să prezinte mai mult de 3 dintre documentele solicitate în cadrul documentației de atribuire;

c) prin acceptarea completării documentului respectiv se creează un avantaj evident în raport cu ceilalți ofertanți, aducând-se atingere principiului tratamentului egal.

(1) Oferta este considerată inacceptabilă în următoarele situații:

a) a fost depusă după data și ora limită de depunere sau la o altă adresă decât cele stabilite în anunțul de participare sau în invitație;

b) nu este însoțită de garanția de participare, astfel cum a fost solicitată în documentația de atribuire;

c) a fost depusă de un ofertant care nu îndeplinește cerințele minime de calificare;

d) constituie o alternativă la prevederile caietului de sarcini, alternativă ce nu poate fi luată în considerare;

e) prețul inclus în oferta financiară depășește valoarea fondurilor aprobate pentru îndeplinirea contractului de achiziție publică respectiv.

(2) Oferta este considerată neconformă în următoarele situații:

a) nu satisface cerințele caietului de sarcini;

b) ofertantul nu transmite în perioada precizată de comisia de evaluare clarificările/completările solicitate;

c) ofertantul modifică prin răspunsurile pe care le prezintă, conținutul propunerii tehnice și/sau al propunerii financiare.

(1) După elaborarea raportului procedurii de atribuire, toți ofertanții vor fi informați asupra rezultatului aplicării procedurii, în cel mult 3 zile lucrătoare de la elaborarea raportului.

(2) Autoritatea Națională a Vămilor va încheia contractul de achiziție cu ofertantul declarat câștigător numai după 7 zile de la data transmiterii comunicării rezultatului aplicării procedurii.

(3) În situația în care ofertantul declarat câștigător nu semnează contractul, fie va fi invitat în vederea contractării ofertantul clasat pe locul al doilea, fie se repetă procedura de atribuire a contractului de achiziție publică.

(1) În cazul aplicării procedurii de licitație deschisă, numărul de ofertanți care au dreptul de a depune ofertă este nelimitat.

(2) Orice ofertant are dreptul de a participa cu una sau mai multe oferte de imobile.

(3) Procedura de licitație deschisă va fi în mod obligatoriu repetată în cazul în care numărul de oferte este mai mic de 2.

(4) În cazul în care, în urma repetării procedurii, numărul de oferte este mai mic de 2, se va atribui contractul de achiziție publică ofertantului care a depus ofertă corespunzătoare.

a) nu este prezentată la deschidere garanția de participare;

b) nu sunt prezentate actele solicitate în original;

c) imobilul nu este liber de sarcini;

d) sunt furnizate informații neconforme realității;

e) nu sunt îndeplinite obligațiile de plată exigibile a impozitelor și taxelor către stat, referitoare la imobilul ofertat.

(1) Perioada de valabilitate va fi de minimum 30 de zile, dar nu mai mare de 90 de zile.

(2) În situații excepționale, perioada de valabilitate a ofertelor poate fi prelungită cu maximum 30 de zile, la solicitarea Autorității Naționale a Vămilor și cu acordul ofertanților. În situația în care ofertanții sunt de acord cu prelungirea valabilității, aceștia nu au dreptul de a solicita modificarea valorii ofertei. În situația în care unul dintre ofertanți nu este de acord cu prelungirea valabilității, Autoritatea Națională a Vămilor va returna oferta acestuia, împreună cu garanția pentru participare.

(1) Toți ofertanții au obligația de a depune, odată cu oferta, o garanție de participare care are scopul de a proteja Autoritatea Națională a Vămilor față de riscul unui comportament necorespunzător al acestora pe toată perioada de la deschiderea ofertelor până la semnarea contractului.

(2) Cuantumul garanției pentru participare se va stabili prin documentația de atribuire; acesta va fi egal cu valoarea tuturor cheltuielilor efectuate în vederea pregătirii, deschiderii și comparării ofertelor.

(3) Perioada de valabilitate a garanției de participare trebuie să fie cel puțin egală cu perioada de garanție a ofertelor.

(4) În situația în care se solicită prelungirea valabilității ofertelor, ofertanții au obligația de a prelungi valabilitatea garanției pentru participare în mod corespunzător.

(5) Garanția pentru participare se va exprima în lei și poate fi constituită, la propunerea comisiei de evaluare, în una dintre următoarele forme:

a) ofertantului câștigător, în termen de 3 zile lucrătoare de la semnarea procesului-verbal de predare-primire;

b) ofertanților necâștigători, în cel mult 3 zile lucrătoare de la semnarea contractului de achiziție.

a) nu a fost posibilă asigurarea unui nivel satisfăcător al concurenței, respectiv numărul de oferte este mai mic decât cel prevăzut pentru fiecare procedură de prezentele norme procedurale interne;

b) niciunul dintre ofertanți nu a îndeplinit condițiile de calificare prevăzute în documentația de atribuire;

c) au fost prezentate numai oferte neconforme, inacceptabile sau necorespunzătoare;

d) circumstanțe excepționale afectează procedura pentru atribuirea contractului de achiziție sau este imposibilă încheierea contractului.