a Comisiei de autorizare a laboratoarelor de mediu
1. Comisia de autorizare a laboratoarelor de mediu (CA) funcționează în cadrul Ministerului Apelor și Protectiei Mediului (MAPM).
2. Cheltuielile materiale ale CA și ale Secretariatului tehnic (ST) al acesteia sunt suportate din bugetul MAPM, iar cheltuielile pentru activitatea consultantilor, auditorilor și a laboratoarelor de referința sunt suportate de laboratorul de mediu (LM) autorizat, pe bază de contracte, conform prevederilor legale.
3. Activitatea CA se desfășoară în ședințe lunare și ori de cate ori este necesar. Inregistrarile și activitățile curente sunt efectuate de ST care funcționează în cadrul Directiei de autorizare și atestare.
4. CA are în principal urmatoarele atribuții:
a) stabileste sistemul propriu de functionare prin intocmirea unor proceduri și instrucțiuni de lucru;
b) face propuneri pentru revizuirea procedurii de autorizare, a regulamentelor de functionare, a listelor de colaboratori și a laboratoarelor de referința;
c) asigura functionarea corecta și eficienta a sistemului de autorizare și de supraveghere a LM autorizate, prin respectarea procedurii de autorizare, a regulamentului și a instructiunilor proprii;
d) aproba, pe baza criteriilor inscrise în secțiunea A din anexa nr. 6 la ordin, solicitarile privind admiterea în corpul de auditori ai LM;
e) stabileste conducatorul echipelor de audit de evaluare și de supraveghere;
f) urmareste efectuarea și, dacă este cazul, participa la auditurile de evaluare sau de supraveghere;
g) verifica și aproba criteriile de evaluare a LM și documentele intocmite de echipele de auditori;
h) analizeaza și decide acordarea sau respingerea autorizarii;
i) emite certificate de autorizare;
j) analizeaza și decide suspendarea sau retragerea autorizarii;
k) primeste și transmite spre analiza sesizarile și observatiile cu privire la activitatea LM;
l) face anual o analiza a activității sale și un raport către conducerea MAPM.
5. Atribuțiile ST al CA sunt:
a) înregistrează și păstrează documentația întocmită în cursul procedurii de autorizare;
b) menține la zi lista consultantilor tehnici, a auditorilor și a laboratoarelor de referința;
c) menține la zi Lista laboratoarelor de mediu autorizate pe care o face publică pe site-ul MAPM, informandu-i pe toți factorii interesati despre stadiul autorizarii fiecarui LM.
6. Sedintele CA se desfășoară în urmatoarele condiții:
6.1. Sedintele CA au loc lunar la sediul MAPM; data sedintei se stabileste la sedinta precedenta în una din zilele primei saptamani ale fiecarei luni.
6.2. ST stabileste programul fiecarei ședințe și îl aduce la cunoștința fiecarui membru printr-o adresa de convocare, cu cel puțin 7 zile înainte de data adunarii.
6.3. Sedintele CA au loc în prezenta a trei pătrimi din numărul membrilor. Hotărârile în cadrul sedintelor se iau cu majoritate de voturi.
6.4. Un membru al ST participa la sedintele CA și întocmește procesul-verbal al sedintei.
6.5. La sedintele la care se analizeaza acordarea autorizarii pot fi invitati sa participe un reprezentant al LM și seful echipei de evaluare.
7. Instrucțiuni de lucru pentru Secretariatul tehnic
7.1. ST este responsabil de:
a) organizarea sedintelor CA;
b) pastrarea intregii documentații cu privire la LM autorizate;
c) efectuarea tuturor înregistrărilor referitoare la activitatea de autorizare;
d) stabilirea și menținerea legaturii cu LM, cu echipa de evaluare și echipa de supraveghere;
e) furnizarea de informații privind procedura, condițiile și tarifele de autorizare;
f) verificarea efectuării de către LM a platii tarifelor de autorizare.
7.2. În cadrul procedurii de autorizare ST al CA intreprinde urmatoarele acțiuni:
7.2.1. În vederea inițierii procedurii de autorizare, ST urmareste înscrierea pe site-ul MAPM a modelelor de formulare necesare pentru inscriere (cerere de autorizare, fisa de prezentare, lista masurarilor) și furnizeaza LM interesate informații privind procedura, tarifele și condițiile de autorizare.
7.2.2. După intocmirea documentatiei, ST primeste de la LM solicitant documentele necesare autorizarii, le verifica și face inregistrarile în Registrul de evidenta a cererilor de autorizare și în Fisa de urmărire a stadiului autorizarii. Dacă documentația nu este corect sau complet întocmită, ea este returnata în intregime pentru completari.
7.2.3. ST reprogramează analiza cererii în prima sedinta a CA și în urma luării deciziei comunică LM hotărârea CA și efectueaza urmatoarele activități pentru indeplinirea ei:
● în cazul începerii procedurii de evaluare:
a) ST ia legătură cu auditorul desemnat ca sef al echipei de evaluare și îi comunică numirea sa de către CA;
b) ST primeste de la auditorul-sef componenta echipei de audit și perioada programata pentru efectuarea auditului de evaluare, convenita cu LM, și face inregistrarile în Fisa de urmărire a stadiului autorizarii;
c) ST preda întreaga documentatie primita de la LM auditorului-sef, pe baza unei note de predare a documentatiei;
d) după efectuarea auditului de evaluare, ST primeste de la auditorul-sef urmatoarele documente:
- documentația tehnica a LM;
- Raportul de audit;
- Raportul de neconformitati;
- Planul de acțiuni corective (PAC);
- Fisa de evaluare a LM
și reprogramează analiza LM în vederea autorizarii în urmatoarea sedinta a CA;
● în cazul acordarii autorizarii:
a) ST întocmește certificatul de autorizare, îl transmite spre semnare presedintelui CA și îl înregistrează în Registrul laboratoarelor de mediu autorizate. Certificatul are stampila CA;
b) ST elibereaza certificatul de autorizare sub semnatura unui reprezentant al LM, după ce acesta a facut dovada achitarii către laboratorul de referința a tarifului de asistența tehnica pentru primul an;
c) rezultatele auditurilor de supraveghere programate și ale altor verificări ale echipei de supraveghere, materializate în rapoarte de audit, rapoarte de neconformitate, situația indeplinirii PAC, fisele de evaluare și alte documente rezultate în timpul supravegherii sunt transmise de către auditorul-sef ST, care face inregistrarile în Fisa de urmărire a stadiului autorizarii și, dacă este necesar, le reprogramează pentru analiza la urmatoarea sedinta a CA;
● în cazul respingerii autorizarii:
a) ST întocmește o nota scrisa prin care comunică LM decizia CA și termenul de contestație;
b) în cazul existentei unor contestatii, acestea sunt înregistrate și transmise pentru analiza Comisiei de apel;
c) după rezolvarea eventualelor contestatii, ST face inregistrarile în Registrul de evidenta a cererilor de autorizare și în Fisa de urmărire a stadiului autorizarii, preda LM documentația proprie și inchide dosarul de autorizare pe care îl păstrează timp de un an în arhiva proprie;
● în cazul mentinerii, suspendarii sau ridicarii suspendarii autorizarii, ST întocmește o nota scrisa prin care comunică LM decizia de mentinere, respectiv de suspendare sau de ridicare a suspendarii, și face inregistrarile în Fisa de urmărire a stadiului autorizarii și în Registrul laboratoarelor de mediu autorizate;
● în cazul retragerii autorizarii:
a) ST va actiona conform unei proceduri similare celei efectuate în cazul respingerii autorizarii, descrisa mai sus, dar va urmări sa primeasca de la LM certificatul de autorizare;
b) în cazul retragerii autorizarii numai pentru unele încercări, ST va retine vechiul certificat și va întocmi un altul corespunzător domeniilor pentru care LM își păstrează autorizarea și îl preda unui reprezentant al LM;
c) în cazul retragerii totale a autorizarii, ST va retine certificatul de autorizare și va face inregistrarile în Fisa de urmărire a stadiului autorizarii și în Registrul laboratoarelor de mediu autorizate, va inchide și va arhiva dosarul de autorizare; dosarul se va pastra în arhiva proprie timp de 2 ani;
● în cazul în care în cursul procesului de autorizare se constată că datele necesare luării deciziei sunt insuficiente, ST comunică auditorului-sef și LM, prin nota scrisa, amanarea deciziei, cu menționarea informațiilor suplimentare solicitate de CA.
7.2.4. La modificarea statutului juridic al unui LM fără sa intervina modificari în organizare, sistemul calității, echipamente sau personal, LM va informa ST, care va informa CA și va elibera un nou certificat de autorizare corespunzător noului statut.
7.2.5. ST va informa toți clientii și colaboratorii LM beneficiari ai analizelor de control al calității mediului despre acordarea, menținerea, suspendarea sau retragerea autorizarii, atât la data obtinerii certificatului de autorizare, cat și anual prin înscrierea pe pagina de web a MAPM a Listei laboratoarelor de mediu autorizate.
7.2.6. Dacă LM renunta la obtinerea autorizarii, poate solicita în scris CA intreruperea procedurii de autorizare. ST înregistrează cererea în Registrul de evidenta a cererilor de autorizare și în Fisa de urmărire a stadiului autorizarii. Documentele intocmite în cursul procesului de autorizare rămân în arhiva CA timp de un an. Plățile efectuate până la data retragerii nu se restituie LM.
7.3. În cursul activității sale ST trebuie să intocmeasca, sa actualizeze și sa pastreze urmatoarele documente cu înregistrări:
a) Registrul de evidenta a cererilor de autorizare;
b) fise de urmărire a stadiului autorizarii;
c) procese-verbale ale sedintelor CA;
d) rapoarte de audit, fise de evaluare;
e) Registrul laboratoarelor de mediu autorizate.
7.4. ST urmareste arhivarea și pastrarea urmatoarelor documente:
7.4.1. documentații de autorizare (cererea și documentația LM, documentele de audit și fisele de urmărire a stadiului autorizarii) pentru solicitarile respinse - 1 an;
7.4.2. documentații de autorizare (cererea și documentația LM, documentele de audit și fisele de urmărire a stadiului autorizarii) anulate - 2 ani;
7.4.3. documentații de autorizare (cererea și documentația LM, documentele de audit și fisele de urmărire a stadiului autorizarii) după data expirarii valabilității certificatului - 2 ani;
7.4.4. procese-verbale ale sedintelor CA - 8 ani;
7.4.5. Registrul de evidenta a cererilor de autorizare - 8 ani;
7.4.6. Registrul laboratoarelor de mediu autorizate - 10 ani.
---
Source: legislatie.just.ro (Official Gazette). The text shown is the current consolidated form (in Romanian).
We use cookies to analyze site traffic. See our Privacy Policy for details.