REGULAMENT din 23 august 1999(*actualizat*)

Obiectul regulamentului de compensare

Obiectul regulamentului de compensare îl constituie compensarea succesiva a obligațiilor de plată reciproce dintre persoane juridice, pe bază de ordine de compensare.

Termenii utilizați

1. Compensare fără numerar - stingerea obligațiilor de plată reciproce între doua sau mai multe persoane juridice, până la concurenta obligației celei mai mici, prin ordine de compensare.

2. Compensare de mica valoare - anularea obligațiilor de plată reciproce sub 100 milioane lei.

3. Compensare succesiva închisă - modalitatea de stingere a obligațiilor din operațiuni economice care privesc perioada trecută și care sting datoriile existente la un moment dat între părți.

4. Compensare succesiva deschisă - modalitatea de stingere a obligațiilor din operațiuni economice între doua sau mai multe persoane juridice pentru datorii certe existente, înregistrate în contabilitate, cu excepția celor pentru care s-au introdus acțiuni la instanțele judecătorești.

5. Persoane juridice - agenții economici organizați sub forma de societăți comerciale, companii/societăți naționale, regii autonome, instituții publice, unități ale administrației publice centrale și locale și alți contribuabili, persoane juridice.

6. Persoana juridică inițiatoare - persoana juridică care solicită stingerea obligațiilor reciproce prin intermediul unui act de compensare.

7. Persoana juridică destinatara - persoana juridică care accepta compensarea unei creanțe prin datoria sa către initiator. Compensarea poate avea loc la nivelul cel mai mic al datoriilor și creanțelor reciproce.

8. Serviciu de compensare - agentul de intermediere care primește, analizează și negociază periodic, în prezenta reprezentanților persoanelor juridice, compensarea obligațiilor reciproce prin emiterea ordinelor de compensare.

9. Instrument de plată - ordinul de compensare emis de serviciul de compensare în baza procesului-verbal de compensare prin care clientul și furnizorul își lichidează datoriile de valoare egala. Documentul este prezentat în anexa nr. 2.1.

10. Inspector de compensare - persoana care reprezintă persoana juridică ce solicita serviciului de compensare sa îi presteze activități în vederea compensării.

Inspectorul de compensare este desemnat, pentru fiecare ședința, printr-o împuternicire acordată de persoanele care reprezintă persoana juridică. La fiecare ședința de compensare documentul de împuternicire se prezintă la serviciul de organizare a ședinței de compensare.

Documentul este prezentat în anexa nr. 2.2. Fiecare persoana juridică este responsabilă de editarea și gestionarea formularelor respective, acestea având caracter de regim special.

11. Agent de compensare - persoana care reprezintă serviciul de compensare în ședințele de compensare. Agentul de compensare conduce ședința de compensare pentru circuitele pentru care a fost desemnat de conducătorul serviciului de compensare.

12. Ziua de compensare - ziua lucrătoare în care se desfășoară ședința de compensare.

Serviciul de compensare - organizare și atribuții

Serviciul de compensare funcționează în cadrul Institutului de Management și Informatica din cadrul Ministerului Industriei și Comerțului, având următoarele compartimente:

- compartimentul de analiza și identificare a circuitelor de compensare pe baza informațiilor transmise de persoanele juridice;

- compartimentul de organizare a ședințelor de compensare, care primește, înregistrează, prezintă circuitele de compensare, întocmește procesele-verbale de ședința și transmite hotărârile pentru emiterea ordinelor de compensare;

- compartimentul de decontări, care emite ordine de compensare, tine evidenta lor și soluționează litigiile.

Obiectul compensării succesive a plăților între agenții economici pe baza ordinelor de compensare

Obiectul compensării succesive îl constituie stingerea datoriilor, cu creanțele reflectate în contabilitatea persoanelor juridice pe baza ordinelor de compensare.

Circuitele, termenele și intervalele obligatorii ale plăților prin compensare

Persoana juridică inițiatoare devine persoana juridică destinatara în momentul în care au fost emise și primite ordinele de compensare (instrumentele de plată) în numele persoanelor juridice dintr-un lant de compensare, negociate în cadrul ședinței care se consemnează în procesul-verbal de compensare, model prezentat în anexa nr. 2.3.

Data efectuării stingerii datoriilor și a creanțelor este cea a ordinului de compensare și se operează în toate documentele inițiale (proces-verbal și ordin de compensare).

Ședința de compensare

Ședința de compensare se organizează în termen de 3 zile de la momentul identificarii circuitului de compensare, de regula în zilele de marti, miercuri și joi.

Ședința se organizează la sediul Ministerului Industriei și Comerțului.

Ședința zilnica se încheie prin consemnarea în procesul-verbal (anexa nr. 2.3) a denumirii persoanelor juridice și a sumelor angajate în compensare, care se semnează de către reprezentanții acestora și de către agentul de compensare desemnat de Serviciul de compensare pentru fiecare circuit, iar pe baza anexei se întocmesc ordinele de compensare conform modelului prezentat în anexa nr. 2.1, remise într-un exemplar fiecărei persoane juridice, consemnându-se suma compensată cu fiecare persoana juridică.

În borderoul pentru decontările făcute prin ordinul de compensare de pe versoul formularului prezentat în anexa nr. 2.1 se consemnează situația documentelor primare cuprinse în suma compensată pentru fiecare persoana juridică.

Orarul ședințelor de compensare

Orarul ședințelor de compensare se stabilește între orele 8,30-16,00, cuprinzând patru părți:

Partea I - prezentarea și înscrierea documentelor de acreditare a inspectorilor de compensare, reprezentanți ai persoanelor juridice conform modelului prezentat în anexa nr. 2.2.

Partea a II-a - în care Compartimentul de analiza și identificare circuite de compensare prezintă inspectorilor de compensare, reprezentanți ai persoanelor juridice, propunerile circuitelor de compensare închise, identificate.

Partea a III-a - în care Compartimentul de organizare a compensării întocmește procesul-verbal de ședința pentru fiecare circuit de compensare închis, în prezenta și sub semnătura inspectorilor de compensare acreditați și cu ștampila acestora, conform modelului prezentat în anexa nr. 2.3.

Partea a IV-a - în care Compartimentul decontări emite ordine de compensare și înregistrează procesele-verbale de compensare. Ordinele de compensare poarta semnăturile emitentului și ale inspectorilor de compensare, reprezentanți ai persoanei juridice inițiatoare și destinatare. De asemenea, borderoul facturilor în baza cărora s-a stabilit valoarea de compensare va fi semnat de cei doi inspectori de compensare.

Evidenta operațiunilor de compensare

În cadrul Serviciului de compensare se deschide Registrul de evidenta a operațiunilor de compensări prezentat în modelul din anexa nr. 2.4 în care se înscriu, în ordine cronologică:

- data efectuării compensării;

- procesele-verbale de ședința în care sunt înscrise persoanele juridice intrate în compensare și suma compensată, pe fiecare relație;

- evidenta ordinelor de compensare, cu numărul și valoarea lor, eliberate fiecărei persoane juridice.

Organizarea Serviciului de compensare

Structura organizatorică va fi incorporată în Institutul de Management și Informatica în cadrul numărului de personal aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 382/1997 privind organizarea și funcționarea Ministerului Industriei și Comerțului, cu modificările ulterioare.

Serviciul de compensare va funcționa experimental pentru o perioadă de 4 luni de la intrarea în vigoare a prezentului regulament, fără a percepe comision pentru operațiunile de compensare intermediate.

Documentele necesare funcționarii Serviciului de compensare, în perioada experimentală, vor fi asigurate de către fiecare persoana juridică participanta, conform înțelegerii cu colectivul de conducere al acestuia.

Toate datele furnizate de persoanele juridice trebuie să fie corecte, în caz contrar atragand răspunderea civilă și penală potrivit legii.

Toate compensările intermediate conform prezentului regulament sunt legal efectuate.

Soluționarea litigiilor, corectarea erorilor

Litigiile se soluționează în zilele programate pentru desfășurarea ședințelor de compensare de către inspectorii de compensare care reprezintă unitățile în litigii; se încheie un proces-verbal în care se prevăd măsurile care trebuie luate de către părți.

Erorile vor fi soluționate la cererea persoanei juridice în cauza prin analiza naturii erorii și a efectelor financiare pentru petent. În cazul în care părțile nu cad de acord asupra modului de compensare a obligațiilor de plată, compensarea nu operează.

Dacă eroarea afectează mai multe persoane juridice, Serviciul de compensare va transmite tuturor celor în cauza corecțiile ce urmează să fie făcute, astfel:

- pentru documente greșit redactate (cifre gresite), documentul se va prezenta în original, pentru anulare, emitându-se un alt ordin de compensare corect;

- pentru înscrierea gresita a denumirii persoanei juridice cu care s-a făcut compensarea, ordinul de compensare respectiv va fi anulat, fiind emis un alt ordin de compensare corect.

Documentele înlocuitoare operează de la aceeași dată cu cea a documentelor emise inițial;

- documentele emise pentru corectare se înscriu într-un registru special de către agentul de compensare, semnat de Serviciul de compensare, pentru rezolvarea litigiului și de către cei doi sau mai mulți agenți de compensare afectați. Registrul de erori de compensare este prezentat în anexa nr. 2.5.

Regimul ordinelor de compensare

Ordinele de compensare au regim special, sunt numerotate din tipografie, iar evidenta lor este stricta. Ordinele de compensare eronat completate sau necompletate și degradate se distrug de o comisie desemnată special de către conducătorul Serviciului de compensare pentru aceasta, intocmindu-se un proces-verbal.

Ordinul de compensare emis de Serviciul de compensare reprezintă document justificativ de înregistrare în contabilitate a stingerii creanțelor și a datoriilor care au făcut obiectul compensării. Ordinul de compensare se anexează la nota contabila.

Anexele nr. 2.1.-2.5. fac parte integrantă din prezentul regulament.