NORMĂ din 21 decembrie 2015

(1) Auditorii financiari, persoane fizice și firme de audit, stabilesc, prin politicile și procedurile de cunoaștere a clientului, mecanisme și măsuri ce trebuie implementate pentru respectarea Legii nr. 656/2002, a Hotărârii Guvernului nr. 594/2008 și a prezentelor norme.

(2) Politicile și procedurile de cunoaștere a clientului trebuie să fie adoptate și supuse revizuirii ori de câte ori apar modificări ale reglementărilor referitoare la prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului, precum și atunci când auditorul financiar consideră că este necesar.

a) politica de acceptare a clienților, prin care să se stabilească categoriile de clienți, în funcție de risc, precum și de monitorizare pe parcursul relațiilor profesionale;

b) conținutul măsurilor-standard și măsurile suplimentare de cunoaștere a clientului pentru fiecare categorie de clientelă;

c) verificarea operațiunilor neobișnuite ale clienților pentru identificarea tranzacțiilor suspecte;

d) modalități de întocmire și păstrare a evidențelor, precum și stabilirea accesului la acestea.

(1) Auditorii financiari trebuie să elaboreze și să aplice proceduri adecvate de identificare a clienților, atunci când acceptă o misiune ce urmează a fi derulată în calitate de membri ai Camerei.

(2) Auditorii financiari au obligația de a aplica principiul "cunoaște-ți clientul", principiu care începe chiar de la inițierea relației prin preluarea și înregistrarea informațiilor necesare identificării acestuia și continuă prin monitorizare pe parcursul relațiilor profesionale. Aceste politici au ca rezultat întocmirea evidențelor corespunzătoare privind cunoașterea clientului și stabilirea atitudinii ce trebuie adoptată de către auditorul financiar în cazul unor tranzacții suspecte de spălare a banilor și/sau de finanțare a terorismului.

(3) Volumul informațiilor obținute despre client și verificarea identității acestuia vor depinde de evaluarea riscurilor și încadrarea în categoriile de clienți, în funcție de risc.

a) identificarea clientului pe bază de documente și, după caz, de informații obținute din surse independente;

b) identificarea, dacă este cazul, a beneficiarului real și verificarea, pe bază de documente și, după caz, de informații obținute din surse independente, în funcție de risc, a identității acestuia;

c) obținerea de informații despre scopul și natura relației de afaceri;

d) monitorizarea relației de afaceri, pentru a se asigura că acestea sunt concordante cu informațiile privind identitatea clientului, precum și cu profilul de risc.

(1) Identificarea clienților persoane juridice are în vedere obținerea cel puțin a datelor menționate în documentele de înmatriculare prevăzute de lege, precum și dovada că persoana fizică care semnează contractul reprezintă legal persoana juridică, respectiv:

a) numărul, seria și data certificatului/documentului de înregistrare la Oficiul Național al Registrului Comerțului sau la alte autorități;

b) denumirea;

c) codul unic de înregistrare (CUI) sau echivalentul acestuia pentru persoanele străine;

d) instituția de credit și codul IBAN;

e) adresa completă a sediului social/sediului central sau, după caz, a sucursalei;

f) numărul de telefon, fax și, după caz, e-mailul, adresa paginii de internet;

g) tipul și natura activității desfășurate;

h) scopul și natura tranzacțiilor/operațiunilor derulate cu entitatea reglementată;

i) identitatea persoanelor care, potrivit actelor constitutive și/sau hotărârii organelor statutare, sunt învestite cu competența de a conduce și a reprezenta entitatea, precum și puterile acestora de angajare a entității;

j) numele beneficiarului real, dacă este cazul;

k) identitatea persoanei care acționează în numele clientului, precum și informații pentru a se stabili că aceasta este autorizată/împuternicită în acest sens.

(2) Auditorii financiari vor lua măsurile de identificare a persoanelor fizice care acționează în numele clientului persoană juridică, potrivit politicilor și procedurilor referitoare la identificarea persoanelor fizice și vor analiza documentele în baza cărora sunt mandatate să acționeze în numele persoanei juridice.

(1) Identificarea persoanelor fizice care acționează în numele clientului persoană juridică are în vedere obținerea cel puțin a următoarelor informații:

a) numele și prenumele;

b) data și locul nașterii;

c) codul numeric personal sau, dacă este cazul, un alt element unic de identificare similar;

d) domiciliul și, dacă este cazul, reședința;

e) numărul de telefon, fax, adresa de poștă electronică, după caz;

f) cetățenia;

g) calitatea de rezident/nerezident;

h) funcția publică importantă deținută, în cazul clienților care sunt rezidenți în străinătate, dacă este cazul.

(2) Auditorii financiari au obligația de a păstra, pe o perioadă de 5 ani începând cu data la care se încheie relația cu clientul, copii ale documentelor care atestă informațiile de la alin. (1), referitoare la persoana fizică ce acționează în numele clientului persoană juridică. Auditorii financiari au obligația de a verifica informațiile primite de la client, prin informații disponibile din surse independente.

(1) Auditorii financiari sunt obligați să aplice, pe lângă măsurile-standard de cunoaștere a clientelei, în funcție de risc, măsuri suplimentare de cunoaștere a clientelei, așa cum sunt prevăzute la art. 12 alin. (2) din Regulamentul de aplicare a prevederilor Legii nr. 656/2002 pentru prevenirea și sancționarea spălării banilor, precum și pentru instituirea unor măsuri de prevenire și combatere a finanțării terorismului, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 594/2008, cu modificările ulterioare, în toate situațiile care, prin natura lor, pot prezenta un risc sporit de spălare a banilor sau de finanțare a terorismului.

(2) Auditorii financiari vor acorda o atenție sporită clienților care sunt implicați în relații de afaceri cu firme și persoane din jurisdicții care nu beneficiază de sisteme adecvate de prevenire și combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului, precum și tuturor tranzacțiilor complexe, neobișnuit de mari sau care nu se circumscriu tipologiei obișnuite, inclusiv tranzacțiilor care nu par să aibă un sens economic, comercial ori legal.