NORME DE LUCRU Nr. 61379 din 27 mai 1991

pentru aparatul de control financiar de stat al Ministerului Economiei și Finanțelor

---------

Aprobate prin Ordinul ministerului economiei și finanțelor nr. 316 din 27.05.1991

I. Programarea și organizarea activității de control

1. Activitatea aparatului de control financiar de stat al Ministerului Economiei și Finanțelor se desfășoară pe bază de programe trimestriale aprobate de Consiliul de Administrație al Ministerului Economiei și Finanțelor, urmărind aplicarea actelor normative în domeniile financiar-contabil, bugetar, fiscal și de prețuri, potrivit modelului din anexa 1.

2. Proiectul programului de activitate pentru întregul aparat de control financiar de stat al Ministerului Economiei și Finanțelor se întocmește de Direcția Generală a Controlului Financiar de Stat pînă la data de 10 ale ultimei luni din trimestru, pentru trimestrul următor, pe baza sarcinilor primite de la conducerea Ministerului Economiei și Finanțelor și a propunerilor direcțiilor generale și direcțiilor din minister, compartimentelor din Direcția generală a controlului financiar de stat și direcțiilor generale ale controlului financiar de stat din teritoriu.

Acțiunile de control pe linie de prețuri și tarife ce urmează a se realiza prin compartimentele de prețuri din cadrul direcțiilor generale de control din teritoriu se înscriu în programul de activitate pe baza propunerilor primite de la Inspecția generală pentru controlul prețurilor și tarifelor din cadrul Departamentului pentru prețuri și protecția concurentei.

3. Direcțiile generale ale controlului financiar de stat județene și a municipiului București, pe baza sarcinilor ce le revin din programul aprobat vor întocmi propriul program de activitate potrivit modelului anexa 2.

Orice acțiune de control înscrisă în capitolul "alte acțiuni" trebuie să fie dispusă sau aprobată în prealabil de către Direcția generală a controlului financiar de stat.

4. Nominalizarea agenților economici la care se va efectua controlul și stabilirea duratei acestuia se vor face cu respectarea stricta a prevederilor art. 10 și 11 din Legea nr. 30/1991 privind organizarea și funcționarea controlului financiar și a Gărzii Financiare. În acest scop pentru evitarea controalelor repetate, depășirii duratei verificării și asigurarea cuprinderii în control a tuturor unităților în cadrul perioadelor de prescripție fiecare direcție va tine o evidenta stricta a acțiunilor de control pe fiecare agent economic, cu ajutorul fișelor sau a unui registru, potrivit modelului din anexa 3.

În anexa 4 se stabilesc duratele maxime diferențiate ale acțiunilor de control ce se vor avea în vedere la întocmirea programului de activitate. În situațiile în care în efectuarea controlului nu se pot respecta duratele stabilite prin program, directorul direcției generale a controlului financiar de stat va analiza condițiile concrete și va putea dispune prelungirea duratei acțiunii fără a influența realizarea celorlalte acțiuni prevăzute în programul de activitate și fără depășirea duratei maxime prevăzute de lege.

5. Precizări asupra modului de organizare și desfășurare a acțiunilor din programele de activitate aprobate, precum și nominalizarea unor acțiuni necuprinse în programe se efectuează prin directivele de lucru lunare, aprobate de conducerea Direcției generale a controlului financiar de stat.

Directivele de lucru se transmit la direcțiile generale ale controlului financiar de stat din teritoriu pînă la data de 25 ale lunii premergătoare celei la care se referă.

6. Activitățile de informare și documentare sistematica a întregului aparat, din centrala și teritoriu, asupra reglementărilor financiar - contabile și fiscale, a problemelor care apar în realizarea bugetului, precum și de pregătire a acțiunilor de control pe baza indreptarilor, tematicilor și a obiectivelor de control se desfășoară la sediu, la începutul fiecărei luni, potrivit unui program a cărui durata se prevede prin directivele de lucru lunare.

7. În vederea folosirii eficiente a timpului afectat controlului, agentul economic ce urmează să fie controlat va fi avizat despre data începerii controlului pentru a lua măsurile necesare îndeplinirii obligațiilor ce îi revin potrivit legii. Avizarea se face prin scrisoare, care trebuie expediată cu minimum 5 zile înaintea începerii controlului "Avizul de control" are conținutul prevăzut în anexa 5.

În cazul acțiunilor de control inopinat, avizul de control se preda conducerii agentului economic la prima prezentare.

II. Întocmirea actelor de control

8. Organele de control financiar ale Ministerului Economiei și Finanțelor întocmesc de regula următoarele documente:

- proces-verbal;

- proces-verbal de constatare a contravențiilor;

- nota de constatare;

- nota unilaterala;

- nota de prezentare.

9. Procesul verbal se întocmește potrivit modelului din anexa 6. Constatările ce se înscriu în procesul verbal trebuie să fie proprii ale organelor de control, bazate pe date și documente expuse clar și precis eliminindu-se orice elemente și descrieri personale, inutile și neconcludente, care incarca nejustificat conținutul procesului verbal.

Neregulile constatate se vor consemna în procesul verbal în mod obligatoriu cu precizarea concretă a actelor normative incalcate (articol, alineat) și cu determinarea exactă a influentelor financiare, bugetare, fiscale și gestionare nefavorabile.

Pentru fiecare abatere înscrisă în procesul-verbal se vor nominaliza persoanele și funcțiile acestora care nu au respectat prevederile legale.

În procesul verbal se vor înscrie la fiecare abatere constatată măsurile luate operativ în timpul controlului, cu mențiunea documentelor pe baza cărora s-au materializat sau măsurile ce urmează a fi luate în continuare, cu indicarea termenului de comunicare la direcția generală a controlului financiar de stat.

10. Procesul-verbal se semnează de organele de control și de conducerea agenților economici controlati. Procesul-verbal în care sînt consemnate fapte ce atrag răspunderea penală se semnează obligatoriu și de persoanele făcute răspunzătoare.

11. În cazul în care conducerea sau salariații agenților economici controlati, au unele obiecțiuni asupra constatărilor organelor de control, ele vor fi clarificate și soluționate înainte de semnarea procesului-verbal. Dacă în continuare se mențin obiectiunile, acestea vor fi prezentate în scris, odată sau în termen de maximum trei zile de la semnarea procesului-verbal. Obiectiunile respective vor fi analizate de organele de control care își vor formula punctul lor de vedere, legal și fundamentat pe baza datelor înscrise în procesul verbal iar materialul va fi anexat la procesul-verbal și va fi analizat în mod temeinic de șeful serviciului.

În cazul cînd din diferite motive nu se pot finaliza constatările și nu se poate încheia actul de control, se refuza sau se tergiverseaza semnarea actelor de control nu se depun obiectiunile în termenul stabilit, precum și atunci cînd obiectiunile făcute sînt de natura sa modifice total sau parțial unele constatări, șeful serviciului notifica agentului economic constatările pe care le retine în urma analizei efectuate, stabilind și un termen de maximum 15 zile pînă la care agentul economic e obligat sa răspundă punct cu punct.

Notificarea cuprinde în ordine sistematica pe puncte, toate constatările, numerotate, pentru fiecare punct trebuind să rezulte fără echivoc următoarele elemente (anexa 7):

- constatarea;

- actul normativ încălcat (articol alineat);

- consecința financiară sau fiscală;

- măsura ce urmează să se ia;

- consecința neluării măsurii pentru agentul economic controlat.

Pe baza raspunsurilor primite, șeful serviciului face propuneri conducerii direcției cu privire la modul de valorificare a constatărilor și măsurile ce trebuie dispuse agentului economic respectiv; în același mod va proceda șeful serviciului și în cazul în care agentul economic nu răspunde la termenul stabilit.

12. La procesul-verbal se vor anexa situații, tabele, documente, acte note explicative, strict necesare sustinerii constatărilor.

Tabelele sau situațiile se întocmesc în cazurile în care deficienta se repeta, constatarea se bazează pe un număr mai mare de acte sau operațiuni ori alte cazuri pentru a se putea sintetiza expunerea constatărilor în procesul-verbal. Se va evita întocmirea de situații și tabele inutile voluminoase. Tabelele și situațiile anexate la procesul-verbal vor fi semnate de organele de control și, după caz de conducerea și salariații agenților economici.

Documentele sau actele în care sînt consemnate operațiuni financiar - contabile necesare confirmării sau fundamentarii constatărilor se anexează după necesitați în copie certificată de organul de control și șeful compartimentului de la care emana actul. Acestea se anexează în original cînd sînt considerate fictive sau dubioase precum și cînd exista indicii ca s-ar urmări sustragerea sau distrugerea lor de cei interesați. În acest caz se lasă agenților economici controlati copii confirmate de conducerea acestora și de organele de control.

13. Notele explicative se întocmesc potrivit modelului anexa 8 și se iau în toate cazurile de la persoanele făcute răspunzătoare de abaterile constatate și consemnate în procesul-verbal și care pot atrage raspunderi în sarcina acestora precum și de la alte persoane pentru clarificarea cauzelor și împrejurărilor care au condus la nerespectarea prevederilor actelor normative. Notele explicative se pot lua în orice etapa a controlului însă numai după ce s-a epuizat controlul asupra obiectivului la care s-a constatat abaterea ce necesita explicații, astfel încît organele de control să fie în măsura sa pună întrebări precise și sa combata eventualele raspunsuri necorespunzătoare. Organele de control vor analiza răspunsurile primite și în funcție de concluzii vor înscrie constatarea în procesul-verbal.

Dacă cei în cauza refuza sa dea nota explicativa sau sa răspundă la unele întrebări, organele de control vor formula întrebările printr-o adresa scrisă (înregistrată la agentul economic controlat), stabilind termenul în cadrul căruia trebuie primit răspunsul. În cazul în care nu se primește răspuns, va consemna refuzul în procesul-verbal (anexind copia adresei) și se vor aplica sancțiunile prevăzute de lege.

14. În cazul controlului prin inventariere a unor gestiuni, la procesele-verbale se vor anexa declarațiile date de gestionari, înainte de începerea inventarierii, potrivit modelului anexa 9; liste de inventariere, situația plusurilor și a lipsurilor constatate după caz, și explicațiile gestionarilor asupra cauzelor care le-au determinat.

15. În cazul în care din control a rezultat săvîrșirea unor fapte prevăzute de legea penală, constatările se consemnează în proces-verbal separat.

Procesele verbale se semnează de organele de control, conducerea agenților economici, persoanele răspunzătoare, precum și de eventualii martori în asistența cărora s-a făcut constatarea.

Procesele verbale în care sînt consemnate fapte prevăzute în Legea penală, avînd atașate anexele respective și alte probe se înaintează procurorului în termenele și condițiunile prevăzute de dispozițiile legale.

16. Procesul-verbal de constatare a contravențiilor se încheie în conformitate cu dispozițiile legale în vigoare, potrivit cărora organele de control ale Ministerului Economiei și Finanțelor sînt organe constatatoare.

Pentru stabilirea și sancționarea contravențiilor se va întocmi proces - verbal potrivit modelului anexa 10. La constatarea, stabilirea, sancționarea și încasarea contravențiilor se vor aplica prevederile legilor speciale și generale cu privire la contravenții.

În cazul în care agentul constatator aplica sancțiunea, el dispune și confiscarea; atît în acest caz cît și atunci cînd sancțiunea se aplică de un alt organ, agentul constatator va descrie în procesul verbal lucrurile supuse confiscării și va lua în privinta lor măsurile de conservare sau de valorificare prevăzute în dispozițiile legale. Despre măsurile luate se fac mențiunile corespunzătoare în procesul verbal.

Dacă lucrurile confiscate aparțin altei persoane decît contravenientului în procesul-verbal se vor arata numele prenumele și domiciliul persoanei ori denumirea și sediul persoanei juridice, în măsura în care aceste date sînt cunoscute.

Cînd prin săvîrșirea contravenției s-a pricinuit și o paguba și exista tarif de evaluare a acesteia, agentul constatator, dacă are dreptul să aplice sancțiunea, stabilește și despăgubirea, făcînd mențiunea corespunzătoare în procesul-verbal.

Dacă pentru contravenția constatată se încasează amenda, nu se mai încheie proces-verbal de constatare a contravențiilor, despre toate acestea se va face mențiune în actul de control de baza.

17. Notele de constatare se întocmesc atunci cînd în cursul controlului se fac constatări a căror reconstituire ulterioară nu este întotdeauna posibila sau care nu pot fi dovedite, sau în alte situații apreciate de organele de control.

În notele de constatare se consemnează situațiile de fapt precum și măsurile luate operativ pentru remedierea deficiențelor constatate. În situații mai deosebite este indicat: folosirea martorilor asistenți la stabilirea realității faptelor constatate.

Notele de constatare se semnează de organul de control, de conducătorul agentului economic, subunitatii, compartimentului și de persoanele la care se referă constatarea, precum și de martorii asistenți, după caz.

18. Notele unilaterale se întocmesc în cazurile în care în urma controlului nu s-au constatat abateri ori acestea prin volumul și importanța lor nu justifica întocmirea de procese verbale. În acestea organele de control vor arata concret ce anume documente au controlat, constatările făcute.

19. La actele de control încheiate se anexează notele de prezentare care vor cuprinde, în principal, următoarele:

- organele sau persoanele, după caz, în afară agentului economic controlat, care au dat dispoziții ce au determinat abaterile constatate;

- problemele care necesita control în continuare, facindu-se propunerile corespunzătoare;

- măsurile ce mai trebuie luate în continuare de agentul economic controlat și de organul care a dispus controlul;

- propunerile de aplicare a unor sancțiuni disciplinare, de imputare sau stabilire a răspunderii penale, după caz.

În cazul în care organul de control nu are nimic de arătat sau propus față de cele cuprinse în actul de control nu se mai întocmește nota de prezentare.

20. Procesul verbal și după caz notele de constatare, împreună cu anexele respective se înregistrează la agenții economici controlati, imediat după semnarea lui de către cei îndreptățiți, dîndu-se același număr și data pentru toate exemplarele.

Exemplarele procesului verbal și după caz a notelor de constatare care se depun sau se înaintează Direcției generale a controlului financiar de stat sau direcțiilor generale din teritoriu se înregistrează și la acestea, imediat după primirea lor.

III. Valorificarea constatărilor controlului

21. Măsurile care se dispun în aplicarea prevederilor art. 7 din Legea nr. 30/1991 privind organizarea și funcționarea controlului financiar și a Gărzii financiare se iau pe baza actelor de control legal întocmite de organele Direcției generale a controlului financiar de stat și ale direcțiilor generale județene și a municipiului București și se adresează în toate cazurile conducătorului agentului economic controlat.

22. Documentul cuprinzînd dispozițiile date unității controlate ce se emite pentru luarea măsurilor legale se întocmește potrivit modelului din anexa 11 și se transmite după încheierea actului de control dar nu mai tirziu de 30 de zile de la data terminării controlului la sediul agentului economic controlat. Totodată se va fixa și termenul pînă la care agentul economic este obligat sa comunice măsurile luate.

23. În termen de 15 zile de la sfîrșitul fiecărei acțiuni de control din care au rezultat sume datorate bugetului statului, se întocmește documentul "Aviz de urmărire-încasare" (anexa 12) care se trimite sub semnatura șefului de serviciu și a directorului direcției la Direcția generală a finanțelor publice.

Copiile avizelor de urmărire-încasare se păstrează la contabilitatea direcției de control, unde după confruntarea cu datele din "Fișa acțiunii", servește la completarea datelor în "Registrul de încasări și vărsăminte la buget" (anexa 13)

IV. Evidenta, urmărirea și raportarea rezultatelor activității de control

24. Compartimentele de lucru din Direcția generală a controlului financiar de stat și conducerile direcțiilor generale din teritoriu vor asigura ori de cîte ori este necesar urmărirea la agenții economici controlati a aplicării măsurilor stabilite în timpul controlului sau a celor transmise prin documentele de valorificare, precum și raportarea rezultatelor controlului pe baza următoarelor evidente:

În fișa se vor înscrie numai acele realizari obținute ca efect al muncii organelor de control.

Datele din fișa vor fi analizate de conducerile direcțiilor care vor face și aprecieri asupra activității și muncii desfășurate de organele de control.

Reclamațiile, sesizările, cererile și propunerile primite care presupun controale la sediul agenților economici se analizează de conducerea direcției de control și cu respectarea prevederilor art. 10 și 11 din Legea privind organizarea și funcționarea controlului financiar și a Gărzii financiare, vor fi programate pentru control în luna sau trimestrul următor, după caz în partida agentului economic (fișa sau registru) facindu-se mențiunea cu privire la natura acțiunii desfășurate.

25. Raportarea controalelor efectuate și rezultatele acestora se face după cum urmează:

Toate acțiunile întreprinse care nu se regăsesc în programul aprobat de conducerea ministerului transmis direcțiilor din teritoriu la începutul trimestrului, se înscriu în formular la capitolul "alte acțiuni" facindu-se mențiune în legătură cu natura acțiunii și cine a aprobat-o (acțiuni dispuse de Ministerul Economiei și Finanțelor prin telex sau scrisoare, acțiuni dispuse de conducerea direcției de control, sesizări, reclamații).

26. Pînă la 30 aprilie, 31 iulie și 31 octombrie, Direcția generală a controlului financiar de stat va întocmi o informare pentru activitatea desfășurată în trimestrul expirat, pe care o va prezenta conducerii Ministerului Economiei și Finanțelor.

Direcția generală a controlului financiar de stat va întocmi pînă la 1 februarie raportul pentru anul precedent asupra activității aparatului de control din centrala și teritoriu, care se va supune spre dezbatere Consiliului de Administrație al Ministerului Economiei și Finanțelor.