Anexa nr. 2

la normele metodologice

Nr. crt.

Standarde

Principalele cerințe

Documente

1.

Standardul 1

ETICA ȘI INTEGRITATEA

1. Asigurarea condițiilor necesare cunoașterii, respectării și aplicării de către întregul personal a reglementărilor cu privire la etică, integritate, evitarea conflictelor de interese, prevenirea și raportarea fraudelor, actelor de corupție și semnalarea neregularităților:

1.1. postarea pe rețelele informatice locale existente a Codului de conduită etică a personalului militar și civil contractual din Ministerul Apărării Naționale, aprobat prin Ordinul ministrului apărării naționale nr. M.94/2004*, precum și a altor coduri de conduită aplicabile în cadrul structurii, în funcție de domeniul de activitate și/sau de categoriile de personal existente;

*) Ordinul ministrului apărării naționale nr. M.94/2004 nu a fost publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, deoarece avea ca obiect reglementări din sectorul de apărare a țării și securitate națională.

1.2. aducerea la cunoștință a reglementărilor care guvernează comportamentul la locul de muncă, aplicabile în cadrul structurii;

1.3. prelucrarea actelor normative specifice pentru respectarea disciplinei militare în armată;

1.4. desemnarea, potrivit Legii nr. 7/2004 privind Codul de conduită al funcționarilor publici, republicată, prin ordin de zi pe unitate a unui consilier de etică pentru funcționarii publici din cadrul structurii, responsabil pentru consiliere etică și monitorizarea respectării normelor de conduită, precum și desemnarea unui consilier de etică pentru personalul militar și personalul contractual civil;

1.5. actualizarea fișei postului pentru consilierul/consilierii de etică cu atribuții în domeniul eticii;

1.6. aducerea la cunoștință a problemelor disciplinare apărute la nivelul armatei, publicate în Buletinul Informativ al Armatei;

1.7. nominalizarea persoanelor responsabile care asigură implementarea prevederilor legale privind declarațiile de avere și declarațiile de interese și înscrierea acestora în ordinul de zi pe unitate;

1.8. organizarea, înainte de termenul de depunere a declarațiilor de avere și de interese, a cel puțin unei activități de formare profesională cu privire la completarea declarațiilor menționate;

1.9. depunerea, publicarea, monitorizarea și actualizarea declarațiilor de avere și de interese a personalului ce se încadrează în prevederile Legii nr. 176/2010 privind integritatea în exercitarea funcțiilor și demnităților publice, pentru modificarea și completarea Legii nr. 144/2007 privind înființarea, organizarea și funcționarea Agenției Naționale de Integritate, precum și pentru modificarea și completarea altor acte normative, cu modificările și completările ulterioare;

1.10. constituirea comisiei prevăzute de Legea nr. 251/2004 privind unele măsuri referitoare la bunurile primite cu titlu gratuit cu prilejul unor acțiuni de protocol în exercitarea mandatului sau a funcției și elaborarea unui registru privind declararea cadourilor;

1.11. aducerea la cunoștință a obligațiilor prevăzute de Legea nr. 251/2004, precum și modul de completare a registrului de declarare a cadourilor;

1.12. asigurarea condițiilor necesare personalului de a semnala neregularitățile apărute, astfel încât aceste semnalări să nu determine un tratament inechitabil și discriminatoriu față de persoana în cauză;

1.13. efectuarea de cercetări pentru elucidarea neregularităților semnalate, stabilirea și aplicarea măsurilor care se impun (când este cazul).

- Documentele prin care au fost aduse la cunoștința întregului personal reglementările care guvernează comportamentul la locul de muncă (notificare e-mail, registrul privind prelucrarea ordinelor, tabel de luare la cunoștință etc.);

- Ordinul de zi pe unitate;

- Declarațiile de avere și interese;

- Procedură privind semnalarea neregulilor;

- Procedură privind gestionarea conflictelor de interese și incompatibilităților;

- Procedură privind acordarea consilierii etice;

- Alte proceduri operaționale în legătură cu cerințele standardului;

- Registrul privind declararea cadourilor;

- Fișa de post a consilierului de etică actualizată;

- Registru privind acordarea consilierii etice;

- Documentele cercetării (când este cazul).

2.

Standardul 2

ATRIBUȚII, FUNCȚII, SARCINI

2.1. Elaborarea/Actualizarea documentelor privind misiunea, atribuțiile și activitățile structurii;

2.2. Aducerea la cunoștința întregului personal a documentelor actualizate privind misiunea, atribuțiile și activitățile structurii, în părțile ce îl privesc;

2.3. Stabilirea sarcinilor/atribuțiilor asociate posturilor în concordanță cu competențele decizionale necesare realizării acestora;

2.4. Repartizarea tuturor atribuțiilor structurii, prevăzute de lege și de normele interne, personalului din compunerea structurii, prin fișele posturilor;

2.5. Actualizarea fișelor posturilor în vederea repartizării raționale și echilibrate a activităților/sarcinilor personalului;

2.6. Întocmirea Inventarului privind funcțiile sensibile și al măsurilor pentru gestionarea acestora și luarea măsurilor necesare pentru reducerea riscurilor asociate acestora.

- Atribuțiile structurii;

- Fișele posturilor;

- Inventarul privind funcțiile sensibile și al măsurilor pentru gestionarea acestora;

- Inventarul activităților structurii;

- Regulamentul de organizare și funcționare al structurii (acolo unde este cazul).

3.

Standardul 3

COMPETENȚA, PERFORMANȚA

3.1. Ocuparea posturilor prin concurs, în baza hotărârilor comisiilor de selecție sau prin ordin al ministrului apărării naționale, potrivit legii;

3.2. Completarea/Actualizarea fișelor posturilor cu date privind cunoștințele și aptitudinile necesar a fi deținute de titulari în vederea îndeplinirii sarcinilor/atribuțiilor;

3.3. Întocmirea tabelului centralizator cu nevoile de pregătire pe categorii de personal (cursuri necesare pentru promovarea în carieră, cursuri de specialitate pentru îndeplinirea atribuțiilor funcționale), modul de aplicare a nevoilor de pregătire și corelarea cu rezultatele înscrise în aprecierile de serviciu/ fișele de evaluare, precum și cu obiectivele postului;

3.4. Elaborarea și realizarea de programe de pregătire profesională a personalului, de către structurile de specialitate, conform nevoilor de perfecționare identificate.

- Planul de pregătire a noilor angajați;

- Tabelul cu nevoile de pregătire pe categorii de personal;

- Documentația care atestă ocuparea posturilor prin concurs, potrivit legii;

- Procedurile operaționale.

4.

Standardul 4

STRUCTURA ORGANIZATORICĂ

4.1. Actualizarea și păstrarea în conformitate cu normele specifice în domeniu a statului de organizare al structurii;

4.2. Asigurarea corespondenței dintre statul de organizare al structurii și fișele postului;

4.3. Stabilirea în scris a competențelor și a responsabilităților delegate, precum și a limitelor acestora;

4.4. Asumarea responsabilității de către personalul delegat, confirmată prin semnătură;

4.5. Înscrierea în fișa postului a activității delegate.

- Statul de organizare al structurii;

- Diagramele de relații;

- Ordinul de zi pe unitate sau extrasul din acesta;

- Actele de delegare;

- Fișele posturilor.

5.

Standardul 5

OBIECTIVE

5.1. Stabilirea obiectivelor generale ale structurilor ministerului pe următorii 3 ani în cadrul strategiei/planului strategic a/al structurii;

5.2. Stabilirea obiectivelor generale anuale ale structurii, precum și a obiectivelor specifice pe fiecare microstructură organizațională în planul cu principalele activități sau în planul instrucției ori în alte documente de planificare specifice;

5.3. Elaborarea, ca anexă la planul cu principalele activități, respectiv planul instrucției (după caz), a tabelului ipotezele/ premisele, acceptate prin consens, care stau la baza stabilirii obiectivelor;

5.4. Reevaluarea obiectivelor specifice atunci când se constată modificări ale ipotezelor/premiselor.

- Strategia/Planul strategic;

- Planul cu principalele activități/planul instrucției.

6.

Standardul 6

PLANIFICAREA

6.1. Elaborarea inventarului activităților structurii/ microstructurilor organizaționale raportat la obiectivele stabilite;

6.2. Fundamentarea necesarului de resurse care să permită îndeplinirea obiectivelor generale, a obiectivelor specifice și activităților asociate acestora;

6.3. Repartizarea resurselor alocate astfel încât să asigure activitățile necesare realizării obiectivelor specifice microstructurilor organizaționale;

6.4. Elaborarea și aprobarea documentelor de planificare și conducere în funcție de obiectivele structurii;

6.5. Actualizarea planurilor/programelor în funcție de schimbarea obiectivelor, resurselor sau altor elemente ale procesului de fundamentare;

6.6. Adoptarea măsurilor de coordonare a deciziilor și activităților structurii cu cele ale altor structuri, în scopul asigurării convergenței și coerenței acestora;

6.7. Realizarea de consultări permanente atât în cadrul structurilor, cât și între structuri, în vederea coordonării eficiente a activităților desfășurate, pentru îndeplinirea obiectivelor.

- Strategia/Planul strategic;

- Planul cu principalele activități/planul instrucției sau alte documente de planificare (directive, strategii etc.);

- Programul anual al achizițiilor publice;

- Planul de mentenanță;

- Proiectul de buget;

- Procesele-verbale/Minutele ședințelor de lucru ale conducerii;

- Diagramele de relații;

- Procedurile de sistem/operaționale.

7.

Standardul 7

MONITORIZAREA PERFORMANȚELOR

7.1. Stabilirea de indicatori de performanță pentru monitorizarea gradului de îndeplinire a obiectivelor și activităților;

7.2. Evaluarea performanțelor de către șeful/comandantul structurii;

7.3. Primirea, în mod sistematic, de raportări despre activitatea structurii de către șeful/comandantul acesteia;

7.4. Elaborarea și implementarea unui plan de măsuri în cazul constatării unor abateri de la obiective.

- Planul cu principalele activități/Planul instrucției sau alte documente de planificare;

- Rapoartele de activitate;

- Autoevaluarea stării structurii.

8.

Standardul 8

MANAGEMENTUL RISCULUI

8.1. Identificarea și evaluarea/reevaluarea principalelor riscuri asociate obiectivelor și activităților structurii care pot afecta eficacitatea și eficiența operațiunilor, respectarea regulilor, regulamentelor, încrederea în informațiile financiare și de management intern și extern, protejarea bunurilor, prevenirea și descoperirea fraudelor;

8.2. Stabilirea măsurilor de gestionare a riscurilor;

8.3. Întocmirea și actualizarea Registrului de riscuri la nivelul structurii și a planului de implementare a măsurilor de control.

- Registrul de riscuri;

- Planul de implementare a măsurilor de control pentru riscurile semnificative;

- Raportul anual privind desfășurarea procesului de management al riscului;

- Informarea privind desfășurarea procesului de management al riscului la nivelul structurii.

9.

Standardul 9

PROCEDURI

9.1. Stabilirea activităților care pot fi transpuse în proceduri de sistem/operaționale;

9.2. Elaborarea procedurilor de sistem/operaționale și aducerea lor la cunoștință persoanelor cu atribuții în domeniu;

9.3. Respectarea codurilor de identificare stabilite la nivelul ministerului;

9.4. Identificarea activităților/acțiunilor/proceselor care necesită reevaluări sau noi proceduri;

9.5. Actualizarea procedurilor/Elaborarea de noi proceduri potrivit analizei de la pct. 9.4;

9.6. Centralizarea procedurilor de sistem/operaționale în format electronic de către secretariatul tehnic al comisiei de monitorizare;

9.7. Modificarea și actualizarea procedurilor de sistem/operaționale, ca urmare a disfuncțiilor constatate pe parcursul derulării activităților;

9.8. Stabilirea măsurilor necesare pentru separarea atribuțiilor și responsabilităților, potrivit legii;

9.9. Exercitarea de persoane diferite a funcțiilor de inițiere, verificare și aprobare a operațiunilor;

9.10. Întocmirea de documente potrivit procedurii de gestionare a abaterilor de la proceduri, înainte de efectuarea operațiunilor, în situația apariției unor circumstanțe deosebite, care nu au putut fi anticipate și care nu permit aplicarea procedurilor existente.

- Inventarul activităților structurii;

- Procedurile de sistem/ operaționale;

- Registrul pentru evidența procedurilor de sistem/operaționale;

- Atribuțiile structurii;

- Fișele posturilor;

- Diagramele de relații;

- Documente justificative.

10.

Standardul 10

SUPRAVEGHEREA

10.1. Implementarea și evaluarea eficacității mijloacelor de control și supraveghere impuse pentru realizarea obiectivelor stabilite;

10.2. Comunicarea atribuțiilor, a responsabilităților și a limitelor de competență atribuite fiecărui salariat;

10.3. Efectuarea evaluării periodice a activității întregului personal;

10.4. Verificarea și aprobarea rezultatelor muncii obținute în diverse etape de realizare a operațiunii;

10.5. Elaborarea planurilor de control care să furnizeze asigurări pentru atingerea obiectivelor;

10.6. Definirea modalităților de evaluare și valorificare a rezultatelor controalelor.

- Procedurile de sistem/operaționale;

- Fișele de apreciere de serviciu anuale;

- Planul de control;

- Documente rezultate în urma executării controlului.

11.

Standardul 11

CONTINUITATEA ACTIVITĂȚII

11.1. Asigurarea continuității activităților la nivelul fiecărei microstructuri în parte, prin întocmirea unui inventar al situațiilor care pot conduce la discontinuități în activitate și al măsurilor care să prevină apariția lor;

11.2. Efectuarea demersurilor de încadrare pe funcțiile disponibile la plecarea personalului din structură;

11.3. Asigurarea existenței de contracte de service pentru întreținerea echipamentelor din dotare;

11.4. Asigurarea existenței de contracte de achiziții pentru înlocuirea unor echipamente din dotare.

- Inventarul situațiilor care pot conduce la discontinuități în activitate și al măsurilor care să prevină apariția lor;

- Ordinul de zi pe unitate prin care se numește înlocuitorul la comandă al persoanelor cu funcții de conducere la plecarea acestora în concedii, misiuni etc.;

- Procedurile de sistem/operaționale;

- Contractele de achiziții.

12.

Standardul 12

INFORMAREA ȘI COMUNICAREA

12.1. Stabilirea tipurilor de informații și a nevoilor de informare în cadrul fiecărei structuri, pe nivele ierarhice, astfel încât, prin primirea și transmiterea informațiilor, sarcinile să poată fi îndeplinite;

12.2. Stabilirea unui flux informațional (diagramă de relații) fiabil, în toate sensurile, inclusiv în relațiile cu exteriorul structurii;

12.3. Stabilirea unui sistem eficient de comunicare internă și externă care să asigure o difuzare rapidă, fluentă și precisă a informațiilor;

12.4. Adaptarea procesului de comunicare la capacitatea utilizatorilor, în ceea ce privește prelucrarea informațiilor și achitarea de responsabilități în materie de comunicare;

12.5. Respectarea principiului „necesității de a cunoaște“.

- Diagrama de relații;

- Procedurile de sistem/operaționale

- Buletinul Informativ al Armatei;

- Pagina de internet proprie.

13.

Standardul 13

GESTIONAREA DOCUMENTELOR

13.1. Organizarea expedierii/primirii, a depozitării și a lucrului cu documente pentru rezolvarea sarcinilor de serviciu și transpunerea acestor operațiuni în proceduri operaționale;

13.2. Implementarea măsurilor de securitate pentru protejarea documentelor împotriva distrugerii, furtului, pierderii, incendiului etc.;

13.3. Aducerea la cunoștința întregului personal a legislației cu privire la corespondență și arhivare.

- Procedurile de sistem/operaționale;

- Documentele prin care au fost aduse la cunoștința întregului personal reglementările cu privire la corespondență și arhivare (notificare e-mail, registrul privind prelucrarea ordinelor, tabel de luare la cunoștință etc.).

14.

Standardul 14

RAPORTAREA CONTABILĂ ȘI FINANCIARĂ

14.1. Elaborarea/Actualizarea procedurilor contabile în concordanță cu prevederile normative aplicabile domeniului financiar-contabil;

14.2. Executarea controalelor pentru a asigura corecta aplicare a politicilor, normelor și procedurilor contabile, precum și a prevederilor normative aplicabile domeniului financiar-contabil și al controlului intern.

- Planul de control intern în domeniul financiar-contabil;

- Procedurile de sistem/operaționale;

- Rapoarte/Acte de verificare;

- Situațiile financiare anuale.

15.

Standardul 15

EVALUAREA SISTEMULUI DE CONTROL INTERN MANAGERIAL

15.1. Realizarea, anual, a operațiunii de autoevaluare a subsistemului de control intern managerial la nivelul structurii prin întocmirea de raportări și informări/situații centralizatoare prevăzute de legislația în domeniu;

15.2. Autoevaluarea anuală a stadiului implementării și dezvoltării sistemului propriu de control intern managerial, pentru a stabili gradul de conformitate a acestuia cu standardele de control intern managerial.

- Situațiile centralizatoare anuale privind stadiul implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial;

- Chestionarul de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern managerial;

- Situația sintetică a rezultatelor autoevaluării;

- Raportul asupra sistemului de control intern managerial.

16.

Standardul 16

AUDITUL INTERN

16.1. Executarea de misiuni de consiliere privind pregătirea procesului de autoevaluare a sistemului de control intern managerial al structurii;

16.2. Asigurarea evaluării independente și obiective a sistemului de control intern/managerial, de către structura de audit intern;

16.3. Finalizarea acțiunilor auditorului intern prin rapoarte de audit, în care se enunță punctele slabe identificate în sistem și se formulează recomandări pentru eliminarea acestora;

16.4. Dispunerea, de către șeful/comandantul structurii, a măsurilor necesare eliminării punctelor slabe constatate de misiunile de audit, având în vedere recomandările din rapoartele de audit intern, elaborarea unui plan de acțiune pentru implementarea recomandărilor și informarea Direcției audit intern/Secției audit intern teritoriale asupra modului de implementare a recomandărilor la termenele prevăzute în planul de acțiune.

- Documentele misiunii de audit.