PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ pentru identificarea, selectarea și rezervarea prin promisiune de închiriere a imobilelor, cod: PO-19-01, ediția I, revizia 1
1. Scopul procedurii operaționale
Procedura operațională elaborată în vederea reglementării modalității de identificare, selectare și rezervare prin promisiune de închiriere a imobilelor stabilește modul de inițiere, elaborare, avizare, aprobare a acestui tip de achiziție la nivelul Ministerului Transporturilor, Infrastructurii și Comunicațiilor și prezintă etapele care trebuie parcurse.
5.4. Modul de lucru
5.4.1. Planificarea activității
Se respectă termenele indicate la circuitul documentelor.
5.4.2. Derularea activității
Procesul de identificare, selectare și rezervare a unui imobil se inițiază prin elaborarea „Referatului de necesitate“. Referatul de necesitate, conform modelului prevăzut în anexa nr. 2, va fi întocmit de către Grupul de lucru numit prin ordin MTIC. El va fi aprobat de ministru.
Referatul de necesitate și specificațiile tehnice se înaintează Direcției achiziții publice și administrarea domeniului public (DAPADP) pentru inițierea procedurii.
Directorul DAPADP repartizează documentele unui responsabil de lucrare pentru derularea și finalizarea procedurii.
Caietul de sarcini, conform modelului din anexa nr. 3, este întocmit de către responsabilul de lucrare în baza Specificațiilor tehnice elaborate și însușite de către GL și conține cerințe, prescripții, caracteristici ce sunt descrise în mod obiectiv, în așa manieră încât să corespundă necesității autorității contractante, astfel:
a) condiții de participare a ofertanților;
b) factorii de evaluare a ofertelor;
c) cerințele și condițiile definesc, după caz și fără a se limita la cele ce urmează, caracteristici referitoare la nivelul calitativ, tehnic și de performanță;
d) cerințele și condițiile de participare trebuie să permită oricărui ofertant accesul egal la achiziție și nu trebuie să aibă ca efect introducerea unor obstacole nejustificate de natură să restrângă concurența între ofertanți;
e) se interzice definirea unor cerințe și condiții, care au ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici sau a anumitor produse.
Caietul de sarcini va fi semnat de către DAPADP și GL.
5.4.2.1. Efectuarea procesului de identificare, selectare și rezervare a unui imobil: se inițiază prin publicarea pe site-ul MTIC, precum și minimum într-un ziar cotidian central a unui „Anunț de publicitate“, în care documentația de atribuire conține cerințele de calificare, condițiile de participare și criteriile de evaluare a ofertelor. Procesul de atribuire se desfășoară astfel:
a) în termen de 3 zile lucrătoare, responsabilul de lucrare procedează la elaborarea documentației de atribuire (cerințele de calificare, condițiile de participare și criteriile de evaluare) și postează anunțul. Răspunsurile la clarificări sunt transmise pe adresa de e-mail a ofertanților, dar și publicate pe site-ul MTIC. În urma anunțului de publicitate se procedează la primirea și înregistrarea ofertelor depuse;
b) în vederea evaluării ofertelor depuse se constituie prin ordin al ministrului o comisie de evaluare alcătuită din câte un specialist din partea DAPADP, DAERI, DA, DEAS, DRPSPC și 2 de la DRTACM;
c) comisia de evaluare analizează ofertele depuse, condițiile de participare și face calculul punctajului ofertanților în baza algoritmului de evaluare;
d) comisia de evaluare întocmește procesul-verbal de evaluare a ofertelor, conform modelului prevăzut în anexa nr. 4, în care stabilește ofertele admisibile, ofertele respinse ca neconforme sau inacceptabile;
e) comisia de evaluare întocmește clasamentul ofertanților în ordinea descrescătoare a punctajului obținut;
f) în baza procesului-verbal de evaluare a ofertelor se întocmește raportul procedurii, prin care se stabilește/stabilesc oferta/ofertele câștigătoare și se înaintează spre aprobare ministrului;
g) deciziile Comisiei de evaluare privind procesul de evaluare a ofertelor depuse se iau cu votul majorității din numărul membrilor săi cu drept de vot;
h) în anumite situații, procesul de evaluare poate continua cu negocierea individuală a ofertei declarate admisibile, în vederea îmbunătățirii acesteia și depunerii ofertei finale.
5.4.2.2. Etape finale ale procedurii:
a) după aprobarea Raportului procedurii, responsabilul de lucrare comunică ofertanților rezultatul evaluării și decizia privind oferta câștigătoare;
b) responsabilul de lucrare întocmește proiectul de promisiune de închiriere, conform modelului prevăzut în anexa nr. 5, cu ofertantul/ofertanții câștigător/câștigători, după expirarea termenului de contestații menționat în nota de subsol a tabelului „Circuitul documentelor“ (paragraf 5.2.2);
c) înaintarea promisiunii de închiriere, în copie, în vederea derulării, către GL;
d) schema logică a operațiunilor și acțiunilor desfășurate în scopul elaborării PO-19-01 este prevăzută în anexa nr. 1. Activitatea se derulează în conformitate cu prevederile și termenii legali de către persoanele desemnate de directorul direcției care are obligația de a utiliza toate resursele umane.
6. Responsabilități
Nr. crt.IIIIIIIVVVIVIIVIIIIXX012345678910111.MinistrulA2.Directorul DAPADPAnVSAv3.Președintele GLEAnVSAvT4.Directorul DAVAv5.Responsabilul de lucrareEIAnMSTAh
6.1. Ministrul aprobă documentația aferentă etapelor specifice procedurii.
6.2. Directorul DAPADP analizează, verifică, semnează și avizează documentele utilizate în cadrul achiziției.
6.3. Președintele GL elaborează, analizează, verifică, semnează referatul de necesitate, specificațiile tehnice și caietul de sarcini, avizează promisiunea de rezervare și transmite documentele care stau la baza realizării achiziției din bugetul de stat.
6.4. Directorul DA verifică și avizează promisiunea de rezervare din punctul de vedere al legalității clauzelor contractuale.
6.5. Persoana responsabilă de lucrare de la DAPADP:
a) elaborează și semnează documentele în conformitate cu prevederile procedurii operaționale PO-19-01 la termenele stabilite;
b) formulează observații în legătură cu cerințele, prescripțiile și condițiile prevăzute în specificațiile tehnice;
c) transmite documentele pentru avizare și aprobare;
d) arhivează dosarul original al procedurii de identificare, selectare și rezervare a unui imobil.
Anexa nr. 2
REFERAT DE NECESITATE GL Președinte, ......................................... (persoana care întocmește) Funcția, numele și prenumele, semnătura ..................................................................
Datorită necesității ........, este nevoie de „identificarea, selectarea și rezervarea prin promisiune de închiriere a imobilelor“. În acest sens, propunem efectuarea procedurii potrivit specificațiilor tehnice anexate.
Justificarea necesității:
Menționăm că procesul de identificare, selectare și rezervare a unui imobil este necesar pentru ……… .
Având în vedere cele prezentate mai sus, vă rugăm să dispuneți demararea procedurii conform legislației în vigoare.
La prezentul referat anexăm Specificații tehnice și alte cerințe care cuprind descrierea serviciilor menționate mai sus.
Anexa nr. 4
PROCES-VERBAL DE EVALUARE a ofertelor depuse pentru identificarea, selectarea și rezervarea prin promisiune de închiriere a imobilelor
Încheiat astăzi, ................, cu ocazia analizării ofertelor depuse pentru identificarea, selectarea și rezervarea prin promisiune de închiriere a imobilelor
Modul de organizare și derulare a procedurii:
Comisia de evaluare numită prin Ordinul ministrului transporturilor, infrastructurii și comunicațiilor nr. ……..................…. din ……………….., compusă din:
1. …………………………….președinte cu drept de vot2. …………………………….membru3. …………………………….membru
În data de ......................... s-a publicat pe site-ul Ministerului Transporturilor, Infrastructurii și Comunicațiilor, precum și în cotidianul …….. anunțul de publicitate nr. ...., prin care invităm potențialii ofertanți proprietari de imobile să participe la ofertarea „pentru identificarea, selectarea și rezervarea prin promisiune de închiriere a imobilelor“, prin depunerea unei oferte, conform caietului de sarcini care a fost anexat documentației de atribuire.
Termenul de depunere a ofertelor a fost stabilit pentru data de ..................., ora................ .
Până la data-limită de depunere a ofertelor, ..............., ora ............,00, specificată în adresa de participare, s-a depus un număr de ............... oferte după cum urmează:
Nu au existat oferte depuse după data-limită de depunere a ofertelor.
Punctual, etapele care se vor parcurge în cadrul procesului de evaluare a ofertelor depuse la procedură sunt următoarele:
– verificarea modalității de îndeplinire a criteriilor de calificare de către ofertanți pe baza documentelor depuse în cadrul ofertei, stabilirea clarificărilor și completărilor formale sau de confirmare necesare pentru evaluarea modalității de îndeplinire a criteriilor de calificare, stabilirea ofertelor care îndeplinesc criteriile de calificare și respingerea ofertelor care nu îndeplinesc criteriile de calificare;
– verificarea propunerilor depuse de ofertanții admiși în etapa de calificare în ceea ce privește conformitatea propunerilor tehnice prezentate cu cerințele caietului de sarcini. Verificarea conformității imobilelor ofertate se va realiza prin analizarea documentelor prezentate în cadrul propunerii tehnice și prin vizionarea la fața locului.
Vor fi considerate admisibile numai acele oferte care, în urma evaluării documentelor de calificare și a propunerii tehnice, îndeplinesc toate cerințele prevăzute în documentația de atribuire.
În urma verificării condițiilor de participare s-a stabilit că ofertele care se încadrează conform celor solicitate prin caietul de sarcini privind achiziția „pentru identificarea, selectarea și rezervarea prin promisiune de închiriere a imobilelor“ sunt:
În continuare, s-a procedat la analiza ofertelor tehnice.
Clasamentul pe baza punctajului total se prezintă astfel:
Conform prevederilor legale în vigoare, autoritatea contractantă va anunța în scris ofertantul/ofertanții câștigător/câștigători.
Drept care s-a încheiat prezentul proces-verbal de evaluare a ofertelor într-un exemplar original, astăzi ................., care conține .. (........) pagini.
Comisia de evaluare:
Nr. crt.Numele și prenumeleDirecțiaFuncțiaSemnătura1.........................2.........................3.........................
Anexa nr. 5
PROMISIUNE DE ÎNCHIRIERE
1. ………………………, domiciliat(ă) în ………………………, str. ………………………… nr. ….., bl. ……, ap. ……, identificat(ă) cu CI/BI seria …….. număr …………………, în calitate de promitent locator, pe de o parte, și
2. Ministerul Transporturilor, Infrastructurii și Comunicațiilor, cu sediul în București, bd. Dinicu Golescu nr. 38, sectorul 1, telefon: 021.319.61.56, fax: 021.319.61.99, cod fiscal 13633330, cont nr. RO78TREZ23A840100710102X, deschis la Activitatea de Trezorerie și Contabilitate Publică a Municipiului București, reprezentat legal prin domnul Lucian Nicolae Bode, ministru, în calitate de promitent locatar, pe de altă parte,
a intervenit următoarea promisiune de închiriere în următoarele condiții:
În baza prezentei, promitentul locator își ia angajamentul ca în condițiile menționate în prezenta promisiune de închiriere să încheie contract de închiriere cu promitentul locatar, cu privire la imobilul compus din ................................................................
..................................................
..................................................
…………………………., situat în ………………………..., str. …………………...........…… nr. ….....…, cu destinația ………………………………. , în termen de ……………… zile de la data prezentului înscris și având prețul de ... euro/mp, pe care îl deține în proprietate în baza următoarelor acte (în original): .........................……
..................................................
..................................................
………………….., în condițiile și la prețul convenite de părți, dacă promitentul locatar își manifestă opțiunea să închirieze bunul în termenul stipulat în prezenta promisiune.
În perioada cuprinsă între data semnării promisiunii de închiriere și data încheierii contractului de închiriere, promitentul locator va permite accesul promitentului locatar, în vederea vizionării spațiului.
Imobilul supus închirierii va servi intereselor promitentului locatar.
Promitentul locatar va închiria imobilul în condițiile îndeplinirii clauzelor suspensive, în termenul de valabilitate al prezentei promisiuni de închiriere.
Clauze suspensive - se vor menționa distinct și particular, de la caz la caz.
Această promisiune de închiriere, precum și datele și informațiile conținute în cuprinsul său constituie informații confidențiale și niciuna dintre părți nu va dezvălui, direct ori indirect, conținutul său către niciun terț fără acordul prealabil scris al celeilalte părți, cu excepția acelor terți implicați în implementarea tranzacției (angajați, colaboratori, consultanți, acționari, bănci etc.).
Dacă în cadrul termenului stipulat promitentul locatar a optat pentru închirierea bunului, părțile vor încheia contractul de închiriere final, în care se vor stipula în concret toate datele și condițiile de închiriere, fără ca prețul stipulat în prezenta promisiune de închiriere să fie modificat.
Promitentul locatar devine locatar al bunului prin contractul de închiriere, și nu retroactiv de la data semnării prezentei promisiuni.
Prezenta promisiune de închiriere nu este și nu trebuie înțeleasă a constitui vreun angajament ferm și/sau propunere fermă de contractare din partea Ministerului Transporturilor, Infrastructurii și Comunicațiilor, ministerul fiind liber să decidă asupra oportunității încheierii contractului de locațiune cu privire la imobil.
Totuși, această promisiune de închiriere reprezintă un angajament ferm al părților cu privire la prevederile aferente confidențialității și exclusivității.
Prezenta promisiune de închiriere nu ține loc de contract de închiriere.
Încheiată în 3 exemplare, câte unul pentru fiecare parte, astăzi, …………………... .
Promitent locator,Promitent locatar,…………………...…………………...