Titlul VII — Înregistrarea și circuitul documentelor

(1) Corespondența intrată sau întocmită în penitenciarul-spital se înregistrează în aplicația informatică de evidență a documentelor de către lucrătorii Compartimentului secretariat din plaja de numere rezervată anual pentru toate categoriile de documente, precum corespondență obișnuită, petiții, solicitări de personal, decizii ale directorului unității.

(2) Prin aplicația de evidență a documentelor se înțelege aplicația informatică ce gestionează datele care evidențiază traseul documentelor de la intrarea în unitate până la expediere și care permite operațiuni de căutare, realizarea de statistici, generarea unor rapoarte periodice, operare concomitentă a datelor și înregistrarea simultană a documentelor de către mai mulți operatori.

(3) În cazul apariției unor disfuncționalități, precum lipsa alimentării cu energie electrică, probleme tehnice la rețeaua Intranet, disfuncțiuni ale echipamentelor informatice ori alte asemenea situații, înregistrarea documentelor se realizează pe suport hârtie în Registrul de rezervă, urmând ca după remedierea defecțiunilor operațiunile să fie înregistrate în aplicația informatică.

(4) La terminarea orelor de program, personalul Compartimentului secretariat predă dispeceratului unității registrul de evidență a numerelor de înregistrare în care sunt consemnate numerele alocate pentru înregistrarea documentelor, pe fiecare categorie de document în parte.

(5) Este interzisă înregistrarea documentelor la solicitare telefonică, fără vizualizarea acestora de către lucrătorii Compartimentului secretariat.

(6) Corespondența care intră pe circuitul de soluționare își va păstra numărul de înregistrare alocat primului document inițiat/primit până la definitivarea soluționării și clasării acesteia.

(7) Documentele cu caracter intern se emit în două exemplare, din care unul se păstrează la structura emitentă, iar celălalt la structura căreia i se adresează.

(8) Lucrările de bază, împreună cu documentația realizată, se păstrează la structura care le-a întocmit.

(9) În situația în care o lucrare, conform rezoluției conducerii unității, este de competența mai multor compartimente, se va elabora un răspuns de către primul compartiment menționat în rezoluție, prin consultarea celorlalte compartimente menționate. Răspunsul este asumat de către toți șefii compartimentelor implicate.

(10) În cazul în care șefii de compartimente nu ajung la un acord în legătură cu soluționarea lucrării, fiecare își va susține punctul de vedere, cu notă motivată, prezentând întregul material directorului unității penitenciare.

(11) Termenele de păstrare a documentelor sunt cele prevăzute în Nomenclatorul dosarelor și termenelor de păstrare a documentelor create în activitatea locului de deținere.

(1) Lucrările se soluționează în termenul prevăzut prin rezoluție sau în termenul prevăzut în cuprinsul acestora, iar în cazul în care nu sunt prevăzute termene, lucrarea se soluționează în termen legal.

(2) Dacă pentru soluționarea unei lucrări este necesară colaborarea mai multor structuri, termenul de rezolvare va respecta prevederile legale în vigoare, centralizarea propunerilor fiind realizată de structura evidențiată prima în rezoluția directorului unității.

(3) Directorul unității poate prelungi termenul de rezolvare a unei lucrări, la cerere și motivat.

(4) Clasarea lucrărilor se face în conformitate cu dispozițiile legale în vigoare.