NORMĂ nr. 1 din 23 august 2006

a) să se constituie sub forma unei societăți pe acțiuni;

b) să aibă ca obiect unic de activitate colectarea, administrarea, investirea activelor fondurilor de pensii facultative și, opțional, furnizarea pensiilor private;

c) denumirea societății de pensii să conțină obligatoriu sintagma "societate de administrare a fondurilor de pensii facultative" și să nu conțină elemente de natură să inducă în eroare participanții, potențialii participanți sau alte persoane;

d) capitalul social este reprezentat prin acțiuni emise de societatea de pensii, care sunt nominative, nu pot fi transformate în acțiuni la purtător, nu pot fi acțiuni preferențiale și pot fi denominate;

e) actul constitutiv al societății de pensii trebuie să prevadă că acționarii nu pot beneficia de drepturi preferențiale sau de alte privilegii și că este interzisă limitarea drepturilor sau impunerea de obligații suplimentare;

f) participațiile mai mici de 1% să nu reprezinte, cumulat, mai mult de 10% din capitalul social;

g) să aibă un consiliu de administrație alcătuit dintr-un număr impar de membri, dar nu mai puțin de 3 persoane;

h) fondatorii să facă dovada vărsării integrale și în formă bănească a capitalului social, care trebuie să îndeplinească condițiile prevăzute de Lege și de normele emise în aplicarea acesteia;

i) dovada plății taxei de autorizare de constituire ca societate de pensii.

(1) La evaluarea fondatorilor se va urmări ca aceștia să dispună de o situație financiară care să le permită onorarea obligațiilor lor patrimoniale și participarea la capitalul social al societății de pensii.

(2) Persoanele juridice care au calitatea de fondator trebuie să fi înregistrat, potrivit ultimei situații financiare și, după caz, ultimei balanțe de verificare, capital propriu pozitiv.

(3) Persoanele juridice care au calitatea de fondator trebuie să fi funcționat minimum 3 ani, cu excepția celor rezultate în urma fuziunii sau divizării unei alte persoane juridice care, înainte de fuziune sau divizare, a funcționat minimum 3 ani.

(4) Nu pot participa ca fondator la capitalul social al unei societăți de pensii persoanele juridice ori alte entități înregistrate în state cu care România nu întreține relații diplomatice sau în jurisdicții care nu instituie obligativitatea organizării și ținerii contabilității și/sau publicării situațiilor financiare, ținerii registrelor comerciale și/sau care permit păstrarea anonimatului în ceea ce privește identitatea acționarilor/asociaților și a administratorilor.

(5) Organismele de plasament colectiv fără personalitate juridică, asociațiile, fundațiile, ligile, sindicatele ori alte forme de asociere sindicală, patronatele și orice alte forme de asociere similare nu pot participa ca fondator la capitalul social al unei societăți de pensii.

(6) Organismele de plasament colectiv cu personalitate juridică pot participa ca fondator în limita a maximum 5% din capitalul social al unei societăți de pensii.

a) să nu fie în procedură de reorganizare judiciară sau faliment;

b) să nu aibă datorii către bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat, bugetele locale și bugetele fondurilor speciale.

a) nu au contribuit, direct sau indirect, la falimentul unor persoane juridice și nu au fost implicați în niciun fel de scandaluri financiare;

b) să dispună de venituri personale, neafectate îndeplinirii obligațiilor lor patrimoniale, care, prin nivelul lor anual, să justifice, în mod corespunzător, proveniența fondurilor destinate participației la capitalul social al societății de pensii și care să aibă caracter de continuitate;

c) fondurile destinate participației la capitalul social al societății de pensii să nu aibă ca surse venituri obținute din activități desfășurate în statele sau jurisdicțiile prevăzute la art. 7 alin. (4) din prezenta normă;

d) să nu fie membri în consiliul de administrație sau conducători ai unei alte societăți de administrare a fondurilor de pensii facultative ori ai unei instituții de credit care îndeplinește funcția de depozitar pentru fonduri de pensii facultative, să nu fie membri în consiliul de administrație al unei societăți de servicii de investiții financiare cu care societatea de pensii a încheiat contract și să nu fie angajați sau să nu aibă orice fel de relație contractuală, directă ori indirectă, cu o altă societate de administrare a fondurilor de pensii facultative.

(1) Calitatea membrilor propuși pentru consiliul de administrație și comitetul de direcție va garanta gestiunea corectă și prudențială a fondului de pensii.

(2) Membrii propuși pentru consiliul de administrație și comitetul de direcție trebuie să îndeplinească, cumulativ, următoarele condiții:

a) să aibă pregătirea și experiența profesională necesare funcției pe care urmează să o îndeplinească;

b) să fie absolvenți ai unei instituții de învățământ superior de lungă durată;

c) să aibă experiență profesională de cel puțin 5 ani în domeniul investițiilor, financiar, juridic, bancar sau de asigurări;

d) să aibă onorabilitatea necesară pentru funcția pe care urmează să o îndeplinească;

e) să nu fi fost sancționați de autorități române ori străine din domeniul financiar-bancar cu interdicția definitivă sau, la momentul depunerii cererii de autorizare de constituire a societății de pensii, cu interdicția temporară de a desfășura activități în sistemul financiar-bancar;

f) să nu fi făcut parte din conducerea unei societăți care nu și-a respectat obligațiile materiale și financiare față de terți la momentul încetării activității societății respective;

g) să nu aibă mențiuni în cazierul judiciar sau în cel fiscal;

h) să nu fie membri în consiliul de administrație sau conducători ai unei alte societăți de administrare a fondurilor de pensii facultative ori ai unei instituții de credit care îndeplinește funcția de depozitar pentru fonduri de pensii facultative;

i) să nu fie membri în consiliul de administrație al societății de servicii de investiții financiare cu care societatea de pensii a încheiat contract;

j) să nu fie angajați sau să nu aibă orice fel de relație contractuală, directă ori indirectă, cu un alt administrator de fonduri de pensii facultative;

k) să nu fie membri în organele de conducere ale organizațiilor sindicale și patronale;

l) să nu fi deținut funcția de administrator al unei societăți comerciale române sau străine, aflată în curs de reorganizare judiciară ori declarată în stare de faliment, în ultimii 2 ani anteriori declanșării procedurii falimentului.

(1) Comisia are calitatea să evalueze în ce măsură experiența acumulată de conducători/înlocuitorii acestora este relevantă pentru specificul și volumul activității care va fi desfășurată de societatea de pensii.

(2) Evaluarea fiecărui membru propus pentru consiliul de administrație sau pentru comitetul de direcție se va face, în fiecare caz, luându-se în considerare informații legate de activitatea, experiența și reputația persoanei în cauză, precum și de orice alte circumstanțe. În acest sens, vor fi avute în vedere, în măsura în care prezintă relevanță, situații cum ar fi:

a) persoana respectivă a fost sancționată ori i s-a refuzat o autorizație de către o autoritate de supraveghere din domeniul financiar-bancar din România sau din străinătate ori s-a aflat în altă situație care, prin aspectele relevate, ar putea avea efecte negative asupra imaginii societății de pensii la care persoana în cauză este propusă în calitate de membru al consiliului de administrație sau al comitetului de direcție;

b) persoana respectivă a exercitat fără acordul autorității menționate la lit. a) o activitate pentru care, potrivit dispozițiilor legale aplicabile, era prevăzută obligativitatea obținerii unui astfel de acord;

c) în calitate de conducător sau de administrator al entității, persoană juridică română, ori al unei sucursale a unei entități străine, persoana respectivă nu și-a asumat responsabilitățile decurgând din această calitate sau a participat la adoptarea și/sau aplicarea unor decizii privind activitatea acesteia, prin care s-a urmărit satisfacerea unor interese individuale ori de grup;

d) în perioada în care persoana respectivă a deținut calitatea de conducător sau de administrator al unei entități, aceasta a făcut obiectul unor măsuri de supraveghere specială, de administrare specială ori al altor măsuri similare instituite de autoritatea competentă;

e) entitățile la care persoana respectivă exercită sau a exercitat atribuții de conducere ori de administrare sau la care este ori a fost acționar sau asociat au fost supuse vreunei sancțiuni dispuse de o autoritate din România ori din străinătate, însărcinată cu supravegherea în domeniul financiar-bancar, sau aceasta le-a refuzat ori le-a retras o autorizație.

(1) Nu pot deține calitatea de fondator, membru în consiliul de administrație, conducător sau auditor financiar al unei societăți de pensii persoanele nominalizate în anexa la Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 159/2001 pentru prevenirea și combaterea utilizării sistemului financiar-bancar în scopul finanțării de acte de terorism, aprobată prin Legea nr. 466/2002, și în lista întocmită în conformitate cu prevederile art. 27 din Legea nr. 535/2004 privind prevenirea și combaterea terorismului, cu modificările ulterioare.

(2) Nu pot deține calitatea de fondator, acționar, administrator, conducător sau auditor financiar al unei societăți de pensii persoanele care au fost condamnate, printr-o sentință rămasă definitivă, pentru infracțiuni de corupție, spălare de bani, infracțiuni contra patrimoniului, abuz în serviciu, luare sau dare de mită, fals și uz de fals, deturnare de fonduri, evaziune fiscală, primire de foloase necuvenite, trafic de influență, mărturie mincinoasă ori alte fapte de natură să conducă la concluzia că nu sunt create premisele necesare pentru asigurarea unei gestiuni sănătoase și prudente a societății de pensii.

(3) Interdicția prevăzută la alin. (1) și (2) se aplică și în cazul fondatorilor, acționarilor și auditorilor financiari, persoane juridice, la care unul sau mai mulți dintre acționarii, administratorii ori persoanele care asigură conducerea activității curente a acestora au fost condamnați, printr-o sentință rămasă definitivă, pentru infracțiunile prevăzute la alin. (1) și (2).

(1) Decizia de autorizare de constituire a unei societăți de pensii se eliberează în baza Cererii pentru autorizarea de constituire a societății de pensii, întocmită conform anexei nr. 2.

(2) Cererea, însoțită de documentația completă, se depune și se înregistrează la Comisie de către fondatori sau reprezentanții lor legali.

a) procură specială și autentică sau, după caz, delegație avocațială, semnată de toți membrii fondatori, prin care aceștia desemnează una ori mai multe persoane pentru a-i reprezenta în relația cu Comisia, pe parcursul instrumentării cererii de autorizare de constituire;

b) proiectul actului constitutiv, care să conțină denumirea societății de pensii, conform rezervării eliberate de Oficiul Național al Registrului Comerțului, și care să fie întocmit cu respectarea prevederilor art. 18 alin. (2) din Lege;

c) documentația privind fondatorii, prevăzută la art. 16;

d) documentația privind candidații pentru consiliul de administrație și comitetul de direcție, dacă este cazul, prevăzută la art. 17;

e) declarația pe propria răspundere a fondatorilor, a candidaților pentru consiliul de administrație și comitetul de direcție, din care să rezulte dacă dețin individual sau în legătură cu alte persoane implicate în orice societate comercială cel puțin 5% din capitalul social sau din drepturile de vot, conform modelului "Declarație 2" din anexa nr. 7;

f) documente privind fondatorii referitoare la eventuala lor calitate de persoane afiliate, precum și natura legăturilor dintre ei, conform modelului "Declarație 1" din anexa nr. 6;

g) specimene de semnătură conform modelului prevăzut în anexa nr. 5;

h) proiectul regulamentului de organizare și funcționare a societății de pensii, precum și proceduri interne întocmite în conformitate cu art. 18;

i) actul juridic în baza căruia societatea în curs de înființare deține spațiul destinat sediului social și sediilor secundare, precum și documente din care să reiasă că acestea îndeplinesc condițiile prevăzute la art. 19;

j) dovada vărsării integrale și în formă bănească a capitalului social;

k) situațiile financiare auditate de o societate de audit financiar extern autorizată, din care să reiasă proveniența declarată a sumelor utilizate ca aport la capitalul social al societății de pensii;

l) dovada plății taxei de autorizare de constituire a societății de pensii.

(1) Pentru fiecare dintre fondatori, persoane juridice, se vor prezenta următoarele documente:

a) certificat constatator eliberat de Oficiul Național al Registrului Comerțului sau orice alt document oficial echivalent eliberat de autoritatea similară din țara de origine, care să ateste cel puțin denumirea, numărul și data înmatriculării, obiectul de activitate al acesteia, persoanele împuternicite legal să reprezinte persoana juridică și structura acționariatului acesteia până la nivel de persoană fizică. Structura acționariatului până la nivel de persoană fizică trebuie detaliată inclusiv pentru persoanele juridice care dețin indirect participații la capitalul social al fondatorului;

b) o prezentare a persoanei juridice, sub semnătura reprezentantului legal, din care să rezulte organizarea acesteia, inclusiv rețeaua de sedii secundare deținute în țara de origine și în străinătate, activitatea desfășurată de fondator și de fiecare dintre sediile sale secundare;

c) ultimele 3 situații financiare anuale auditate de o societate de audit financiar, membră a Camerei Auditorilor Financiari din România, cele mai recente situații financiare interimare și ultima balanță de verificare ale fondatorului și, după caz, cele întocmite la nivelul perimetrului de consolidare contabilă din care face parte fondatorul. În cazul fondatorilor rezultați dintr-o fuziune sau divizare, persoana juridică din care acestea provin trebuie să fi funcționat minimum 3 ani înainte, precum și dovada că nu a înregistrat pierderi în ultimele două exerciții financiare;

d) în cazul fondatorilor, persoane juridice străine, situațiile financiare anuale prevăzute la lit. c) vor fi auditate de o societate de audit financiar autorizată, membru activ al unui organism profesional recunoscut de Federația Internațională a Contabililor, și care a asimilat Codul de etică emis de aceasta. Comisia poate solicita documente care să ateste îndeplinirea cerințelor menționate;

e) estimări ale rezultatelor financiare și investiționale pentru următorii 3 ani, însușite de conducătorii fondatorului;

f) la solicitarea Comisiei, curriculum vitae întocmit conform modelului prevăzut în anexa nr. 1, certificat de cazier judiciar și certificat de cazier fiscal, cu aplicarea în mod corespunzător a prevederilor art. 17 alin. (1) lit. f), respectiv alin. (2), (3) și (4), și specimene de semnătură pentru membrii consiliului de administrație și/sau pentru persoanele care asigură conducerea activității curente a fondatorului, conform modelului prevăzut în anexa nr. 5.

(2) Pentru fiecare dintre fondatori, persoane fizice, se vor prezenta următoarele documente:

a) copie de pe actul de identitate, a cărei conformitate cu originalul va fi certificată de posesorul actului de identitate;

b) curriculum vitae întocmit conform modelului prevăzut în anexa nr. 1;

c) certificatul de cazier judiciar, cu aplicarea în mod corespunzător a prevederilor art. 17 alin. (2), (3) și (4);

d) declarație de venit întocmită în conformitate cu legislația din țara de origine, vizată de autoritatea fiscală sau, după caz, certificată conform legislației din țara respectivă; în cazul în care legislația din țara de origine nu prevede o astfel de declarație, se va prezenta un document oficial care să ateste acest fapt;

e) date despre fondatorii societății de pensii, conform modelului prevăzut în anexa nr. 3;

f) specimen de semnătură, conform modelului prevăzut în anexa nr. 5;

g) "Declarația 1" și "Declarația 2", prevăzute în anexele nr. 6 și 7;

h) cazier fiscal sau declarație, din care să rezulte natura și cuantumul datoriilor existente la data depunerii cererii.

(1) Pentru fiecare dintre membrii propuși pentru consiliul de administrație și/sau pentru comitetul de direcție va fi transmisă următoarea documentație:

a) copie de pe actul de identitate, a cărei conformitate cu originalul va fi certificată de posesorul actului de identitate;

b) curriculum vitae întocmit conform modelului prevăzut în anexa nr. 1;

c) copie de pe actul care atestă că au studii superioare de lungă durată, absolvite cu examen de licență sau de diplomă, după caz;

d) chestionarul al cărui model este prevăzut în anexa nr. 4, completat și semnat de aceste persoane;

e) declarație pe propria răspundere, din care să rezulte că persoana în cauză nu se află în vreuna dintre situațiile prevăzute la art. 23 alin. (1) din Lege;

f) certificatul de cazier judiciar și certificatul de cazier fiscal, cu respectarea prevederilor alin. (2), (3) și (4);

g) specimen de semnătură, conform modelului prevăzut în anexa nr. 5;

h) "Declarația 1" și "Declarația 2", prevăzute în anexele nr. 6 și 7.

(2) Pentru persoanele care nu au reședința în România se va prezenta certificatul de cazier judiciar sau alt document cu aceeași valoare juridică, eliberat de autoritățile din țara de origine și din țara în care au reședința în prezent, dacă aceasta este alta decât țara de origine.

(3) Pentru persoanele care nu au domiciliul, dar au reședința în România, se va prezenta certificatul de cazier judiciar eliberat de autoritățile române și certificatul de cazier judiciar sau alt document cu aceeași valoare juridică, eliberat de autoritățile din țara de origine și din țara în care au avut anterior reședința, dacă aceasta este alta decât țara de origine.

(4) Pentru persoanele care au domiciliul în România se va prezenta certificatul de cazier judiciar eliberat de autoritățile române.

(1) Proiectul regulamentului de organizare și funcționare a societății de pensii va conține cel puțin următoarele:

a) proiectul structurii organizatorice a societății de pensii, care va conține obligatoriu o direcție de audit intern și o direcție distinctă responsabilă cu analiza oportunităților investiționale și plasarea activelor;

b) atribuțiile fiecărui compartiment al societății de pensii și relațiile dintre acestea;

c) atribuțiile sediilor secundare ale societății de pensii, inclusiv proceduri privind evidența și controlul activității, arhivarea documentelor și transmiterea situațiilor și/sau a documentelor la sediul social/central;

d) competențele conducătorilor societății de pensii/înlocuitorilor acestora, ale persoanelor care asigură conducerea compartimentelor din cadrul societății de pensii și din cadrul sediilor secundare, precum și pe cele ale altor persoane care efectuează operațiuni în numele și pe contul societății de pensii.

(2) Procedurile interne vor conține cel puțin următoarele:

a) descrierea sistemului de control intern, a gradului de adecvare a sistemului informatic preconizat a fi utilizat la specificul activității ce urmează a fi desfășurată, avându-se în vedere aspecte precum: capacitatea de a desfășura activitățile propuse, gradul de securitate a informației, capacitatea de a furniza raportările solicitate de Comisie, îndeplinirea de către sistemele de prelucrare automată a datelor, a criteriilor minimale prevăzute de reglementările financiar-contabile în vigoare;

b) reguli privind prevenirea și combaterea spălării banilor, emise în aplicarea Legii nr. 656/2002 pentru prevenirea și sancționarea spălării banilor, precum și pentru instituirea unor măsuri de prevenire și combatere a finanțării actelor de terorism, cu modificările și completările ulterioare.

(1) Spațiul destinat sediului social trebuie să îndeplinească cel puțin următoarele condiții:

a) să se afle în folosința exclusivă a societății de pensii;

b) să fie corespunzător structurii organizatorice și activităților ce urmează a fi desfășurate;

c) să fie în suprafață utilă de cel puțin 100 mp;

d) să fie compartimentat corespunzător, astfel încât să se asigure separarea efectivă a activităților ce urmează a fi desfășurate;

e) să nu fie amplasat la subsolurile clădirilor sau la etajele ansamblurilor de locuințe;

f) să dispună de o dotare tehnică adecvată desfășurării activității, astfel încât să se asigure securitatea, stocarea și confidențialitatea informațiilor și a documentelor în arhiva entității.

(2) Spațiul destinat sediilor secundare trebuie să îndeplinească cel puțin următoarele condiții:

a) să se afle în folosința exclusivă a societății de pensii;

b) să fie corespunzător structurii organizatorice și activităților ce urmează a fi desfășurate;

c) să fie în suprafață utilă de cel puțin 25 mp;

d) să fie compartimentat corespunzător, astfel încât să se asigure separarea efectivă a activităților ce urmează a fi desfășurate;

e) să nu fie amplasat la subsolurile clădirilor sau la etajele ansamblurilor de locuințe;

f) să dispună de o dotare tehnică adecvată desfășurării activității, astfel încât să se asigure securitatea, stocarea și confidențialitatea informațiilor și a documentelor în arhiva entității.

(1) Comisia hotărăște cu privire la eliberarea unei decizii de autorizare de constituire în termen de 30 de zile de la înregistrarea dosarului complet al solicitantului.

(2) Decizia de aprobare a cererii de autorizare de constituire a societății de pensii se comunică solicitantului în termen de 5 zile calendaristice de la adoptarea acesteia de către Comisie.

(1) Orice solicitare a Comisiei de informații suplimentare sau de modificare a documentelor prezentate inițial întrerupe termenul prevăzut la art. 20 alin. (1), care reîncepe să curgă de la data depunerii respectivelor informații sau modificări, depunere care nu poate fi făcută mai târziu de 30 de zile calendaristice de la data solicitării Comisiei, sub sancțiunea respingerii cererii pentru autorizarea de constituire a societății de pensii.

(2) În situația în care documentele depuse sunt incomplete, ilizibile sau se constată depunerea acestora într-o formă necorespunzătoare, precum și lipsa unor documente, acestea sunt returnate solicitantului spre completare ori înlocuire, după caz.

(1) Fondatorii înregistrează societatea la oficiul teritorial al registrului comerțului în raza căruia se află sediul social al societății de pensii, în termen de 30 de zile calendaristice de la primirea deciziei de autorizare de constituire.

(2) Depășirea termenului prevăzut la alin. (1) duce la pierderea valabilității autorizației de constituire.

(1) Neîndeplinirea uneia dintre condițiile prevăzute în prezenta normă duce la respingerea cererii pentru autorizarea de constituire a societății de pensii.

(2) Decizia de respingere, scrisă și motivată, se comunică fondatorilor în termen de 5 zile calendaristice de la adoptarea acesteia de către Comisie.

(3) Decizia de respingere poate fi contestată în termen de maximum 30 de zile de la data comunicării ei, în conformitate cu legislația în vigoare privind contenciosul administrativ.