NORME METODOLOGICE din 15 iulie 2010

(1) În temeiul prevederilor Legii contabilității nr. 82/1991, republicată, Administrația Națională a Penitenciarelor și unitățile subordonate au obligația să efectueze inventarierea generală a elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii la începutul activității, cel puțin o dată în cursul exercițiului financiar pe parcursul funcționării lor, în cazul restructurării, reorganizării sau încetării activității, precum și în următoarele situații:

a) la cererea organelor de control, cu prilejul efectuării controlului, sau a altor organe prevăzute de lege;

b) ori de câte ori sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiune, care nu pot fi stabilite cert decât prin inventariere;

c) ori de câte ori intervine o predare-primire de gestiune;

d) cu prilejul reorganizării gestiunilor;

e) ca urmare a calamităților naturale sau a unor cazuri de forță majoră;

f) în alte cazuri prevăzute de lege.

(2) La începutul activității unității, inventarierea are ca scop principal stabilirea și evaluarea elementelor de natura activelor ce constituie aport la capitalul unității. Elementele de natura activelor care constituie aport la capitalul social al unității și al patrimoniului instituției publice se înscriu în registrul inventar, grupate pe conturi.

(3) În cazul în care, în situațiile enumerate mai sus, sunt inventariate toate elementele de activ dintr-o gestiune, aceasta poate ține loc de inventariere anuală, cu aprobarea ordonatorului de credite sau a persoanei care are obligația gestionării elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, cu respectarea prevederilor art. 5 alin. (3).

(4) Toate elementele de natura activelor trebuie să fie date în răspunderea gestionară sau în folosință salariaților.

(1) Inventarierea anuală a elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii se face, de regulă, cu ocazia încheierii exercițiului financiar, avându-se în vedere și specificul activității fiecărei unități.

(2) În cadrul unităților penitenciare cu activitate complexă (care au centre de pregătire sau puncte de lucru exterioare), bunurile pot fi inventariate și înaintea datei de încheiere a exercițiului financiar, cu condiția asigurării valorificării și cuprinderii rezultatelor inventarierii în situațiile financiare întocmite pentru exercițiul financiar respectiv.

(3) În situația inventarierii unor gestiuni pe parcursul anului, în registrul-inventar se va cuprinde valoarea stocurilor faptice inventariate și înscrise în listele de inventariere actualizate cu intrările și ieșirile de bunuri din perioada cuprinsă între data inventarierii și data încheierii exercițiului financiar.

a) lunar, de regulă ultima zi a lunii respective:

b) trimestrial, de regulă între 25 și 30 (31) a ultimei luni din trimestru:

c) de două ori pe an, la 30 aprilie și 30 septembrie:

d) anual:

(1) Directorul unității stabilește, prin decizie scrisă, componența comisiei de inventariere, care trebuie să fie formată din cel puțin două persoane.

(2) În decizia de numire a comisiei de inventariere se menționează în mod obligatoriu și numele responsabilului comisiei, modul de efectuare a inventarierii, metoda de inventariere utilizată, gestiunea supusă inventarierii, data de începere și de terminare a operațiunilor, alte date necesare.

a) înainte de începerea operațiunii de inventariere să ia de la gestionarul răspunzător de gestiunea bunurilor o declarație scrisă din care să rezulte dacă:

b) să identifice toate locurile (încăperile) în care există bunuri ce urmează a fi inventariate;

c) să asigure închiderea și sigilarea spațiilor de depozitare, în prezența gestionarului, ori de câte ori se întrerup operațiunile de inventariere și se părăsește gestiunea.

d) să bareze și să semneze, la ultima operațiune, fișele de magazie, menționând data la care s-au inventariat bunurile, să vizeze documentele care privesc intrări sau ieșiri de bunuri, existente în gestiune, dar neînregistrate, să dispună înregistrarea acestora în fișele de magazie și predarea lor la contabilitate, astfel încât situația scriptică a gestiunii să reflecte realitatea;

e) să verifice numerarul din casă și să stabilească suma încasărilor din ziua curentă;

f) să controleze dacă toate instrumentele și aparatele de măsură sau de cântărire au fost verificate și dacă sunt în bună stare de funcționare.

(1) În cazul în care gestionarul lipsește, comisia de inventariere aplică sigiliul și comunică situația conducerii unității respective. Conducerea unității are obligația să îl anunțe în scris pe gestionar despre inventarierea care trebuie să se efectueze, indicând locul, ziua și ora fixate pentru începerea acțiunii.

(2) Dacă gestionarul sau reprezentantul său legal nu se prezintă la locul, data și ora fixate, inventarierea se efectuează de către comisia de inventariere în prezența altei persoane, numită prin decizie scrisă, care să îl reprezinte pe gestionar.

(1) Pentru desfășurarea corespunzătoare a inventarierii este indicat, dacă este posibil, să se sisteze operațiunile de intrare-ieșire a bunurilor supuse inventarierii, luându-se din timp măsurile corespunzătoare pentru a nu se stânjeni procesul normal de livrare sau de primire a bunurilor.

(2) Dacă operațiunile de aprovizionare (livrare) a bunurilor nu pot fi suspendate, se prevede crearea unei zone-tampon în care să se depoziteze bunurile primite în timpul inventarierii sau să se permită efectuarea expedierilor, operațiuni efectuate numai în prezența comisiei de inventariere, care va menționa pe documentele respective "primit în timpul inventarierii" sau "eliberat în timpul inventarierii", după caz, în scopul evitării inventarierii duble sau a omisiunilor.

(1) Clădirile se inventariază prin identificarea lor pe baza documentelor care atestă luarea în administrare și a dosarului tehnic al acestora.

(2) Construcțiile și echipamentele speciale cum sunt: rețelele de energie electrică, termică, gaze, apă, canal, telecomunicații și altele similare se inventariază potrivit regulilor stabilite de deținătorii acestora.

(3) Activele fixe corporale care în perioada inventarierii se află în afara unității (ambarcațiuni, nave fluviale, autovehicule etc.), plecate în cursă de lungă durată, mașinile de forță și utilajele energetice, mașinile, utilajele și instalațiile de lucru, aparatele și instalațiile de măsurare, control și reglare și mijloacele de transport date pentru reparații în afara unității se inventariază înaintea ieșirii lor temporare din unitate sau prin confirmare scrisă primită de la unitatea unde acestea se găsesc.

(4) Activele fixe necorporale se inventariază prin constatarea existenței și apartenenței acestora la unitățile deținătoare, iar în cazul brevetelor, licențelor, mărcilor de fabrică și al altor imobilizări necorporale este necesară dovedirea existenței acestora pe baza titlurilor de proprietate sau a altor documente de atestare a unor drepturi legale.

(1) Stabilirea stocurilor faptice se face prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz. Bunurile aflate în ambalaje originale intacte nu se desfac decât prin sondaj, acest lucru urmând a fi menționat și în listele de inventariere respective.

(2) La lichidele a căror cantitate efectivă nu se poate stabili prin transvazare și măsurare, conținutul vaselor - stabilit în funcție de volum, densitate, compoziție etc. - se verifică prin scoaterea de probe din aceste vase, ținându-se seama de densitate, compoziție și de alte caracteristici ale lichidelor, care se constată fie organoleptic, fie prin măsurare sau probe de laborator, după caz.

(3) Cantitățile de lichide depozitate în recipiente de capacitate mare - rezervoare, cisterne etc. - se pot inventaria pe bază de calcule tehnice.

(4) Materialele de masă ca: ciment, oțel beton, produse de carieră și balastieră, produse agricole și alte materiale similare, ale căror cântărire și măsurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, se pot inventaria pe bază de calcule tehnice.

(5) În listele de inventariere a materialelor prevăzute la alin. (2)-(4) se menționează modul cum s-a făcut inventarierea, precum și datele tehnice care au stat la baza calculelor.

(6) Stofele, pânzeturile și alte bunuri similare se inventariază în metri liniari, precizând la fiecare sortiment lățimea și culoarea. Covoarele și perdelele se inventariază în bucăți, metri pătrați, cu indicarea detaliilor specifice (de exemplu: covoare plușate sau din iută, perdele de voal sau din materiale sintetice etc.).

(7) Bunurile din domeniul public al statului și al unităților administrativ-teritoriale, date în administrare, concesionate sau închiriate instituțiilor publice, societăților/companiilor naționale și regiilor autonome potrivit legii, se inventariază și se înscriu în liste de inventariere distincte în cadrul acestor unități.

(1) Animalele și păsările se inventariază pe specii și categorii, astfel:

a) specia porcine se inventariază pe următoarele categorii:

b) specia bovine se inventariază pe următoarele categorii:

c) specia ovine se inventariază pe următoarele categorii:

d) speciile găini ouătoare și animale de serviciu se inventariază prin numărare.

(2) Pentru speciile și categoriile de animale care se cântăresc, listele de inventariere nu se înregistrează cu "Valoare".

(1) Bunurile aflate asupra angajaților la data inventarierii (echipament, cazarmament, scule, unelte etc.) se inventariază și se trec în liste separate, specificându-se persoanele care răspund de păstrarea lor. În cadrul evidențierii acestora pe formații și locuri de muncă, bunurile vor fi centralizate și comparate cu datele din evidența tehnico-operativă, precum și cu cele din evidența contabilă.

(2) Bunurile cu un grad mare de perisabilitate se inventariază cu prioritate, fără a se stânjeni desfacerea imediată a acestora.

(3) Pentru elementele de natura activelor la care s-au constatat deprecieri, pe baza listelor de inventariere întocmite distinct, comisia de inventariere face propuneri de ajustări pentru depreciere sau ajustări pentru pierdere de valoare, după caz, ori de înregistrare a unor amortizări suplimentare, acolo unde este cazul, arătând totodată cauzele care au determinat aceste deprecieri.

(4) În cazul imobilizărilor corporale, precum și al celorlalte elemente de natura activelor pentru care există constituite ajustări pentru depreciere sau ajustări pentru pierdere de valoare, în listele de inventariere se înscrie valoarea de înregistrare în contabilitate a acestora, mai puțin ajustările pentru depreciere sau pierdere de valoare înregistrate până la data inventarierii, care se compară cu valoarea lor actuală, stabilită cu ocazia inventarierii, pe bază de constatări faptice.

(5) La stabilirea valorii de inventar a bunurilor se aplică principiul prudenței, potrivit căruia se ține seama de toate ajustările de valoare datorate deprecierilor sau pierderilor de valoare. În cazul în care valoarea de inventar a bunurilor este mai mare decât valoarea cu care acestea sunt evidențiate în contabilitate, în listele de inventariere se înscriu valorile din contabilitate. În cazul în care valoarea de inventar a bunurilor este mai mică decât valoarea din contabilitate, în listele de inventariere se înscrie valoarea de inventar.

(1) Cu ocazia inventarierii, comisia de inventariere evaluează elementele de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii potrivit reglementărilor contabile aplicabile, precum și prezentelor norme metodologice. Evaluarea se va efectua cu respectarea principiului permanenței metodelor, potrivit căruia modelele și regulile de evaluare trebuie menținute, asigurând compatibilitatea în timp a informațiilor contabile.

(2) Evaluarea bunurilor inventariate se realizează de membrii comisiei de inventariere care au pregătire economică și tehnică corespunzătoare.

(1) Bunurile aparținând altor unități - închiriate, în leasing, în custodie, spre prelucrare etc. - se inventariază și se înscriu în liste separate. Listele de inventariere pentru aceste bunuri vor conține informații cu privire la numărul și data actului de predare-primire și ale documentului de livrare, precum și alte informații utile.

(2) Listele de inventariere cuprinzând bunurile aparținând terților se trimit acestora în termen de cel mult 15 zile de la terminarea inventarierii, urmând ca aceștia să comunice eventualele nepotriviri în termen de 5 zile de la primirea listelor de inventariere. Neconfirmarea în acest termen presupune recunoașterea exactității datelor înscrise în listele de inventariere.

(3) În caz de nepotriviri, unitatea deținătoare este obligată să clarifice situația diferențelor respective și să comunice constatările sale persoanei fizice sau juridice căreia îi aparțin bunurile respective, în termen de 5 zile de la primirea sesizării.

(1) Comisia de inventariere este obligată să stabilească starea fizică reală a bunurilor inventariate.

(2) În acest scop, comisia de inventariere procedează la examinarea fiecărui bun în parte și face propuneri de declasare și casare pentru cele care nu corespund dispozițiilor tehnice în vigoare.

(3) În cazul bunurilor uzate fizic înainte de expirarea duratei normate de funcționare/utilizare și care nu mai pot fi folosite conform destinației pentru care au fost create, comisia de inventariere face o mențiune în acest sens în procesul-verbal de inventariere, în vederea efectuării cercetării administrative pentru stabilirea cauzelor și răspunderilor.

(4) Directorul unității stabilește dacă cercetarea administrativă privind această situație se efectuează de comisia de inventariere în exercițiu sau de către o altă comisie, numită prin decizie scrisă.

(1) Listele de inventariere se întocmesc separat pentru activele fixe corporale, separat pentru activele curente (circulante) de natura stocurilor și separat pentru activele curente (circulante), altele decât obiectele de inventar.

(2) Bunurile aflate în magazie se înscriu în lista de inventariere separat de cele aflate în folosință.

(1) În cazul producției în curs de execuție se inventariază atât produsele care nu au trecut prin toate fazele (stadiile) prelucrării impuse de procesul tehnologic de producție, cât și produsele care, deși au fost terminate, nu au trecut toate probele de recepționare tehnică sau nu au fost completate cu toate piesele și accesoriile lor.

(2) În cadrul producției în curs de execuție se cuprind, de asemenea, lucrările și serviciile în curs de execuție sau neterminate.

(1) Materiile prime, materialele, prefabricatele, piesele de schimb, semifabricatele etc. aflate la locurile de muncă și nesupuse prelucrării nu se consideră producție în curs de execuție.

(2) Aceste bunuri se inventariază separat și se înregistrează în conturile din care provin, diminuându-se cheltuielile, iar după terminarea inventarierii acestora se vor evidenția în conturile inițiale de cheltuieli.

(1) Disponibilitățile bănești, cecurile, biletele la ordin, scrisorile de garanție, precum și alte valori aflate în casieria unităților se inventariază în conformitate cu prevederile legale.

(2) Disponibilitățile aflate în conturi la bănci sau la unitățile Trezoreriei Statului se inventariază prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de acestea cu cele din contabilitatea unității.

(3) În acest scop, extrasele de cont din ziua de 31 decembrie sau din ultima zi lucrătoare a anului, puse la dispoziție de unitățile bancare și unitățile Trezoreriei Statului, vor purta ștampila oficială a acestora.

(4) Disponibilitățile în lei și în valută din casieria unității se inventariază în ultima zi lucrătoare a exercițiului financiar, după înregistrarea tuturor operațiunilor de încasări și plăți privind exercițiul respectiv, confruntându-se soldurile din registrul de casă cu monetarul și cu cele din contabilitate.

(1) Inventarierea elementelor de activ ale unității se materializează prin înscrierea acestora, fără spații libere și fără ștersături, în formularul "Lista de inventariere" (cod 14-3-12), prevăzută în anexa nr. 1, care servește ca document pentru stabilirea lipsurilor și a plusurilor de bunuri și valori, constatate cu ocazia inventarierii, precum și pentru constatarea deprecierilor.

(2) Pentru inventarierea elementelor de natura activelor care nu au substanță materială, a datoriilor și capitalurilor proprii se întocmesc situații analitice distincte. Totalul situațiilor analitice astfel întocmite se verifică cu soldurile conturilor sintetice corespunzătoare, care se preiau în "Registrul-inventar" (cod 14-1-2), prevăzut în anexa nr. 2.

(1) Listele de inventariere se semnează pe fiecare filă de către președinte, membrii comisiei de inventariere și de către gestionar, precum și de către specialiști solicitați de către președintele comisiei de inventariere pentru participarea la identificarea bunurilor inventariate.

(2) În cazul gestiunilor colective (cu mai mulți gestionari), listele de inventariere se semnează de către toți gestionarii, iar în cazul predării-primirii gestiunii, acestea se semnează atât de către gestionarul predător, cât și de către cel primitor.

(1) Registrul-inventar (cod 14-1-2) este un document contabil obligatoriu în care se înscriu rezultatele inventarierii elementelor de activ și de pasiv, grupate după natura lor, conform conturilor din bilanț.

(2) Elementele de activ și de pasiv înscrise în registrul-inventar au la bază listele de inventariere, procesele-verbale de inventariere și situațiile analitice, după caz, care justifică conținutul fiecărui cont din bilanț.

(3) În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operațiunea de inventariere se actualizează cu intrările sau ieșirile din perioada cuprinsă între data inventarierii și data încheierii exercițiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse în registrul-inventar.

(4) Operațiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua astfel încât la sfârșitul exercițiului financiar să fie reflectată situația reală a elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii.

(1) Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic și înscrise în listele de inventariere cu cele din evidența tehnico-operativă (fișele de magazie) și din contabilitate.

(2) Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedează la o analiză a tuturor stocurilor înscrise în fișele de magazie și a soldurilor din contabilitate pentru bunurile inventariate. Erorile descoperite cu această ocazie trebuie corectate operativ, după care se procedează la stabilirea rezultatelor inventarierii, prin confruntarea cantităților consemnate în listele de inventariere, cu evidența tehnico-operativă pentru fiecare poziție.

(1) Evaluarea creanțelor și a datoriilor exprimate în valută se face la cursul de schimb valutar comunicat de Banca Națională a României valabil pentru data încheierii exercițiului financiar, în cazul inventarierilor anuale, sau la cursul de schimb valutar în vigoare la data efectuării operației respective, în situația inventarierilor din cursul anului.

(2) Diferențele de curs valutar favorabile sau nefavorabile se reflectă în contabilitate în conturile corespunzătoare, potrivit reglementărilor legale.

(3) Scăderea din evidență a creanțelor și datoriilor ale căror termene de încasare sau de plată sunt prescrise se efectuează numai după ce au fost întreprinse toate demersurile juridice, potrivit legii, pentru decontarea acestora.

(1) Pentru diferențele constatate, respectiv: plusuri, minusuri, deprecieri sau pagube determinate de expirarea termenelor de prescripție ori de alte cauze, comisia de inventariere solicită note explicative de la cei răspunzători.

(2) Pentru diferențele constatate în minus, comisia de inventariere aplică, dacă este cazul, scăzămintele datorate perisabilităților legal aprobate, în conformitate cu dispozițiile în vigoare.

(3) Pe baza notelor explicative și a documentelor prezentate, comisia de inventariere stabilește natura (caracterul) diferențelor constatate, respectiv imputabile sau nu, propunând regularizarea acestora, în conformitate cu dispozițiile legale.

(1) Pentru diferențele constatate în plus, comisia de inventariere cercetează cauzele producerii acestora, propunând măsurile legale care se impun.

(2) Bunurile constatate în plus se evaluează și se înregistrează în contabilitate la costul de achiziție al acestora, în conformitate cu reglementările contabile, în funcție de prețul pieței la data constatării sau la costul de achiziție al bunurilor similare.

(1) Bunurile constatate lipsă la inventariere se recuperează de la persoanele vinovate la valoarea de înlocuire de la data constatării.

(2) Prin valoare de înlocuire, în sensul prezentelor norme, se înțelege costul de achiziție al unui bun existent pe piața liberă, cu caracteristici și grad de uzură similare celui lipsă în gestiune la data constatării pagubei.

(3) Valoarea de înlocuire va cuprinde prețul de cumpărare practicat pe piață, la care se adaugă taxele nerecuperabile, inclusiv TVA, cheltuielile de transport, aprovizionare și alte cheltuieli accesorii necesare pentru punerea în stare de utilitate sau pentru intrarea în gestiune a bunului respectiv.

(1) Compensarea se face pentru cantități egale din sorturile de bunuri pentru care s-au constatat plusuri, respectiv lipsuri.

(2) În cazul compensării, pentru sorturile la care s-au constatat plusuri și minusuri, se va proceda la stabilirea egalității cantitative prin eliminarea din calcul a diferențelor în plus sau în minus.

(3) Eliminarea se face începând cu sorturile care au prețurile unitare cele mai scăzute, în ordine crescătoare.

(4) Dacă în urma compensării plusurilor cu lipsurile stabilite la inventariere rezultă diferențe în plus, acestea se înregistrează ca plus de inventar.

(5) Listele cu sorturile de produse, mărfuri, ambalaje și alte valori materiale care întrunesc condițiile cumulative de compensare se aprobă anual de către directorul unității și servesc pentru uz intern în cadrul unității respective.

(1) În cazul compensării lipsurilor cu plusurile stabilite la inventariere, pentru bunurile la care sunt acceptate scăzăminte, acestea se calculează numai în situația în care cantitățile constatate lipsă sunt mai mari decât cantitățile în plus.

(2) Diferența stabilită în minus în urma compensării și aplicării tuturor cotelor de scăzăminte reprezintă prejudiciu pentru unitate și se recuperează de la persoanele vinovate, în conformitate cu dispozițiile legale.

(3) Normele privind limitele admisibile la perisabilitate sau cele stabilite intern nu se aplică anticipat, ci numai după constatarea existenței efective a lipsurilor și numai în limita acestora.

(4) Normele de scăzăminte sunt considerate limite maxime.

(1) Procesul-verbal al comisiei de inventariere se întocmește în două exemplare și se prezintă directorului unității, în termen de 7 zile lucrătoare de la data încheierii operațiunilor de inventariere.

(2) Directorul unității, cu avizul conducătorului compartimentului financiar-contabil și al conducătorului compartimentului juridic, decide asupra soluționării propunerilor făcute, cu respectarea dispozițiilor legale.

(1) Rezultatele inventarierii trebuie înregistrate în evidența tehnico-operativă în termen de cel mult 7 zile lucrătoare de la data aprobării procesului-verbal de inventariere de către administrator, ordonatorul de credite sau persoana responsabilă cu gestiunea entității.

(2) Rezultatul inventarierii se înregistrează în contabilitate potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicată, și în conformitate cu reglementările contabile aplicabile.