NORME PROCEDURALE INTERNE din 10 martie 2011

a) nediscriminarea;

b) tratamentul egal, respectiv aplicarea în mod nediscriminatoriu a criteriilor de selecție și a criteriilor pentru atribuirea contractului de achiziție publică, astfel încât orice prestator de servicii să aibă șanse egale de a i se atribui contractul respectiv;

c) recunoașterea reciprocă;

d) transparența, respectiv punerea la dispoziția tuturor celor interesați a informațiilor referitoare la aplicarea procedurii pentru atribuirea contractului de achiziție publică;

e) proporționalitatea;

f) eficiența utilizării fondurilor publice, respectiv folosirea sistemului concurențial și a criteriilor economice pentru atribuirea contractelor de achiziții publice;

g) asumarea răspunderii.

a) achiziție publică - dobândirea, definitivă sau temporară, de către o persoană juridică, definită ca autoritate contractantă, a unor servicii, prin atribuirea unui contract de achiziție publică;

b) autoritate contractantă - Ministerul Educației, Cercetării, Tineretului și Sportului - persoană juridică ce atribuie contractul de prestări de servicii hoteliere, alte tipuri de cazare decât cea hotelieră și de restaurant, în urma aplicării procedurii prevăzute în prezentele norme procedurale interne;

c) prestator de servicii - persoana juridică ce asigură servicii hoteliere și de restaurant, care dispune de baza materială necesară, sau persoana juridică ce asigură alte tipuri de cazare decât cea hotelieră și de restaurant și dispune de baza materială necesară;

d) contract de achiziție publică - contract, încheiat în formă scrisă, între autoritatea contractantă și prestator;

e) operator economic - ofertantul care participă la procedură și căruia i se poate atribui contractul de achiziție publică în urma aplicării procedurii prevăzute în prezentele norme procedurale interne;

f) contract de servicii - contract de achiziție publică ce are ca obiect prestarea unuia sau mai multor servicii;

g) ofertant - oricare prestator care furnizează pachetul de servicii solicitat și care a depus oferta;

h) ofertă - documentație care cuprinde propunerea tehnică, propunerea financiară și orice formulare sau documente solicitate în documentația de atribuire;

i) propunere tehnică - document al ofertei elaborat pe baza cerințelor din caietul de sarcini stabilite de autoritatea contractantă;

j) propunere financiară - document al ofertei prin care se furnizează informațiile cerute prin documentația de atribuire cu privire la preț, tarif, alte condiții financiare și comerciale;

k) garanție pentru participare - depozit valoric, titluri de credit sau alte forme de garanție acceptate de către autoritatea contractantă, puse la dispoziția autorității contractante de către ofertant, înainte de deschiderea ofertei;

l) fonduri publice - sume alocate instituției din bugetul de stat, din fonduri structurale sau rezultate din angajamente internaționale ale Guvernului României;

m) căi de atac - contestațiile sau acțiunile în justiție împotriva unor acte sau decizii invocate ca nelegale și prin care se solicită suspendarea, corectarea, repetarea, revocarea, modificarea sau anularea unui act, a unei decizii sau a unei proceduri aplicate de către autoritatea contractantă;

n) zi - zi calendaristică.

(1) Autoritatea contractantă are dreptul de a aplica o selecție internă de oferte, respectiv procedeul prin care solicită oferte de preț, iar orice prestator interesat are dreptul de a depune oferta.

(2) Aceasta procedură presupune:

a) publicarea într-un mijloc de informare (de exemplu site-ul propriu) a anunțului privind organizarea cererii de oferte pentru achiziția publică de servicii;

b) publicarea pe site-ul propriu a documentației de atribuire a contractului de achiziție publică de servicii, care va cuprinde: invitația de participare, caietul de sarcini, modele de formulare, model-propunere de contract;

c) posibilitatea descărcării de pe site-ul propriu al autorității contractante a documentației de atribuire de către operatorii economici interesați să depună oferte;

d) întocmirea și transmiterea răspunsurilor la întrebările formulate de către prestatorii interesați, în vederea clarificării unor elemente cuprinse în documentația de atribuire;

e) primirea și înregistrarea pachetelor (coletelor) sigilate, care conțin ofertele și documentele însoțitoare;

f) deschiderea ofertelor ce cuprind propunerile tehnice și economice;

g) evaluarea ofertelor în funcție de criteriile stabilite în documentația de atribuire;

h) stabilirea rezultatelor cererii de oferte: clasamentul final și alocarea locurilor pe stațiuni;

i) comunicarea către toți ofertanții a rezultatului procedurii de atribuire a contractului de achiziție publică;

j) încheierea contractului de achiziție publică, după terminarea perioadei alocate contestațiilor.

(1) Autoritatea contractantă are obligația de a stabili și de a include în anunțul de participare la selecția de oferte data-limită pentru depunerea ofertelor.

(2) Data-limită stabilită pentru depunerea ofertelor nu trebuie să fie mai devreme de 7 zile de la data publicării anunțului de participare.

(1) Numărul de prestatori care au dreptul de a depune oferta este nelimitat.

(2) Mai mulți operatori economici au dreptul de a se asocia cu scopul de a depune candidatura sau oferta comună, fără a fi obligați să își legalizeze din punct de vedere formal asocierea.

(3) Autoritatea contractantă are dreptul de a solicita ca asocierea să fie legalizată numai în cazul în care oferta comună este declarată câștigătoare și numai dacă o astfel de măsură reprezintă o condiție necesară pentru buna îndeplinire a contractului.

(4) Candidatul nu are dreptul, în cadrul aceleiași selecții de oferte:

a) să participe la două sau mai multe asocieri de operatori economici;

b) să depună candidatura/oferta individuală și o altă candidatură/ofertă comună;

c) să depună oferta individuală și să fie nominalizat ca subcontractant în cadrul unei alte oferte.

(5) Întreprinderile afiliate au dreptul de a participa în cadrul aceleiași selecții de oferte, dar numai în cazul în care participarea acestora nu este de natură să distorsioneze concurența.

(6) În sensul prevederilor alin. (5), prin întreprindere afiliată se înțelege orice subiect de drept:

a) asupra căruia un alt subiect de drept poate exercita, direct sau indirect, o influență dominantă; sau

b) care poate exercita o influență dominantă asupra altui subiect de drept; sau

c) care, ca urmare a asocierii cu un subiect de drept, se află sub influența dominantă a unui alt subiect de drept.

a) este în stare de faliment ori lichidare, afacerile îi sunt administrate de un judecător sindic sau activitățile sale comerciale sunt suspendate ori este într-o situație similară cu cele anterioare, reglementată prin lege;

b) face obiectul unei proceduri legale pentru declararea sa în una dintre situațiile prevăzute la lit. a);

c) nu și-a îndeplinit obligațiile de plată exigibile a impozitelor și taxelor către stat, precum și a celorlalte contribuții sociale obligatorii asigurării sociale, sănătate, șomaj etc.; vor fi considerați eligibili ofertanții care au aprobată eșalonarea datoriilor către bugetul de stat și bugetul asigurărilor sociale de stat;

d) furnizează informații false în documentele prezentate;

e) a comis o gravă greșeală în materie profesională sau nu și-a îndeplinit obligațiile asumate printr-un alt contract de achiziție publică, în măsura în care autoritatea contractantă poate aduce ca dovadă mijloace probante în acest sens.

a) invitația de participare, care va cuprinde, fără a se limita la acestea, informații generale privind autoritatea contractantă, în special cu privire la adresă - inclusiv telefon, fax, e-mail, persoane de contact, mijloace de comunicare, instrucțiuni privind data-limită care trebuie respectate și formalități care trebuie îndeplinite în legătură cu participarea la procedura de selecție internă de oferte, cerințele minime de calificare, precum și documentele care urmează să fie prezentate de ofertanți pentru dovedirea îndeplinirii criteriilor de calificare și selecție;

b) caietul de sarcini cuprinzând specificațiile și cerințele tehnice solicitate pentru prestarea serviciilor;

c) instrucțiuni privind modul de elaborare și de prezentare a propunerii tehnice și financiare;

d) informații detaliate și complete privind criteriul de atribuire aplicat pentru stabilirea ofertei câștigătoare;

e) instrucțiuni privind modul de utilizare a căilor de atac;

f) informații referitoare la clauzele contractuale obligatorii.

(1) Caietul de sarcini conține, în mod obligatoriu, specificații tehnice și orice informație sau cerință necesară întocmirii de către ofertanți a propunerilor tehnice și calculării valorilor propunerilor financiare. Acestea definesc, după caz, caracteristici referitoare la nivelul calitativ, tehnic și de performanță.

(2) La întocmirea caietului de sarcini se vor respecta prevederile art. 35-38 din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 34/2006, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 337/2006, cu modificările și completările ulterioare.

(1) Orice prestator care a obținut, în condițiile prezentelor norme procedurale interne, un exemplar din documentația de atribuire are dreptul de a solicita, în scris, clarificări despre elementele cuprinse în aceasta.

(2) Autoritatea contractantă are obligația de a transmite răspuns la orice solicitare de clarificări, într-o perioadă care nu trebuie să depășească, de regulă, două zile lucrătoare de la primirea unei astfel de solicitări, din partea operatorului economic, dar numai acelor solicitări primite cu cel puțin 3 zile înainte de data-limită pentru depunerea ofertelor.

(3) Autoritatea contractantă are obligația de a transmite răspunsul la solicitările de clarificări cu cel puțin două zile înainte de data-limită pentru depunerea ofertelor.

(4) În cazul în care operatorul economic nu a transmis solicitarea de clarificare în timp util, punând astfel autoritatea contractantă în imposibilitate de a respecta termenul prevăzut la alin. (3), aceasta din urmă are totuși obligația de a răspunde la solicitarea de clarificare în măsura în care perioada necesară pentru elaborarea și transmiterea răspunsului face posibilă primirea acestuia de către operatorii economici înainte de data limită de depunere a ofertelor.

(5) Autoritatea contractantă are obligația de a publică conținutul răspunsului pe site-ul propriu, fără a dezvălui identitatea celui care a solicitat clarificările respective.

(1) Autoritatea contractantă are dreptul de a completa, din proprie inițiativă, în vederea clarificării, documentația de atribuire.

(2) Orice astfel de completare trebuie publicată de către autoritatea contractantă pe site-ul propriu, dacă acest fapt nu afectează participarea la procedeul de selecție internă de oferte.

(1) Ofertantul are obligația de a elabora oferta în conformitate cu prevederile documentației de atribuire.

(2) Propunerea tehnică se elaborează în concordanță cu cerințele cuprinse în caietul de sarcini în așa fel încât să asigure furnizarea tuturor informațiilor necesare evaluării tehnice.

(3) Propunerea financiară se elaborează în așa fel încât să asigure furnizarea tuturor informațiilor necesare evaluării financiare.

(1) Prestatorul are obligația de a depune oferta în forma stabilită în documentația de atribuire, la adresa și până la data și ora-limită pentru depunere, stabilite în invitația de participare, și își asumă riscurile transmiterii ofertei, inclusiv forța majoră.

(2) Oferta care este depusă la o altă adresă a autorității contractante decât cea stabilită de către aceasta sau după expirarea datei-limită pentru depunere va fi declarată inacceptabilă și se returnează nedeschisă.

(1) Ofertantul are obligația de a menține oferta valabilă pe toată perioada de valabilitate a ofertei; perioada de valabilitate a garanției pentru participare, dacă aceasta a fost solicitată, va fi cel puțin egală cu perioada de valabilitate a ofertei.

(2) Autoritatea contractantă are dreptul de a solicita ofertanților, în circumstanțe excepționale, înainte de expirarea perioadei de valabilitate a ofertei, prelungirea acestei perioade; în cazul extinderii perioadei de valabilitate a ofertei, perioada de valabilitate a garanției pentru participare, dacă a fost solicitată, trebuie să fie prelungită în mod corespunzător.

(3) Ofertantul are obligația de a comunică autorității contractante dacă este de acord sau nu cu prelungirea perioadei de valabilitate a ofertei.

(4) Ofertantul care nu este de acord cu prelungirea perioadei de valabilitate a ofertei se consideră că și-a retras oferta, fără ca acest fapt să atragă pierderea garanției pentru participare.

(1) Autoritatea contractantă are obligația de a constitui o comisie de evaluare care răspunde de următoarele activități:

a) deschiderea ofertelor și, după caz, a altor documente care însoțesc oferta;

b) verificarea îndeplinirii criteriilor de calificare de către ofertanți, în cazul în care acestea au fost solicitate prin documentația de atribuire;

c) verificarea propunerilor tehnice prezentate de ofertanți, din punctul de vedere al modului în care acestea corespund cerințelor minime din caietul de sarcini;

d) verificarea propunerilor financiare prezentate de ofertanți, din punctul de vedere al încadrării în fondurile care pot fi disponibilizate pentru îndeplinirea contractului de achiziție publică respectiv;

e) stabilirea ofertelor inacceptabile sau neconforme și a motivelor care stau la baza încadrării ofertelor respective în această categorie;

f) stabilirea ofertelor admisibile;

g) aplicarea criteriului de atribuire, astfel cum a fost prevăzut în documentația de atribuire, și stabilirea ofertei/ofertelor câștigătoare;

h) în cazuri justificate, elaborarea unei propuneri de anulare a selecției interne de oferte;

i) elaborarea raportului procedurii de atribuire, astfel cum este acesta prevăzut la art. 213 alin. (2) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 34/2006, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 337/2006, cu modificările și completările ulterioare.

(2) Comisia de evaluare va fi formată din cel puțin 3 membri cu pregătire profesională și experiență relevantă, dintre care cel puțin un membru va fi desemnat din cadrul Serviciului achiziții publice al autorității contractante.

(3) Comisia de evaluare se numește prin ordin al ministrului educației, cercetării, tineretului și sportului.

a) persoane care dețin părți sociale, părți de interes, acțiuni din capitalul subscris al unuia dintre ofertanți/candidați sau subcontractanți ori persoane care fac parte din consiliul de administrație/organul de conducere sau de supervizare a unuia dintre ofertanți/candidați ori subcontractanți;

b) soț/soție, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu persoane care fac parte din consiliul de administrație/organul de conducere sau de supervizare a unuia dintre ofertanți/candidați;

c) persoane despre care se constată că pot avea un interes de natură să le afecteze imparțialitatea pe parcursul procesului de verificare/evaluare a candidaturilor/ofertelor.

(1) Comisia de evaluare are obligația de a deschide ofertele la data și în locul indicate în invitația de participare.

(2) Orice reprezentant al ofertanților care au depus oferta are dreptul de a fi prezent la ședința de deschidere a ofertelor, în baza unei împuterniciri din partea operatorului economic.

(3) Comisia de evaluare nu are dreptul de a respinge o ofertă având ca singură motivație absența de la deschidere a ofertantului care a depus oferta respectivă.

(4) În cazul în care constată lipsa a cel mult două dintre documentele solicitate, comisia de evaluare poate acorda operatorului economic în cauză un termen de minimum 24 de ore pentru depunerea acestora, iar în cazul nedepunerii lor în termen, oferta depusă va fi respinsă ca neconformă.

(5) Comisia de evaluare va respinge în cadrul ședinței de deschidere toate ofertele care nu sunt însoțite de dovada constituirii garanției de participare, dacă aceasta a fost solicitată, precum și toate ofertele depuse la altă adresă sau după termenul-limită stabilit în documentația de atribuire.

(1) În cadrul ședinței de deschidere a ofertelor, comisia de evaluare verifică modul de respectare a regulilor formale de depunere și prezentare a ofertelor și a documentelor care le însoțesc.

(2) Plicurile vor fi deschise de președintele comisiei de evaluare, care are obligația de a anunța următoarele informații:

a) denumirea ofertanților;

b) modificările și retragerile de oferte;

c) existența garanțiilor de participare (dacă au fost solicitate în documentația de atribuire);

d) elementele principale ale propunerilor financiare, inclusiv tariful;

e) orice alte detalii și precizări pe care comisia de evaluare le consideră necesare;

f) toate documentele/formularele depuse în cadrul ofertei pentru achiziția de servicii solicitate de autoritatea contractantă.

(3) Comisia de evaluare va întocmi un proces-verbal de deschidere, care trebuie să includă informațiile prevăzute la alin. (2) și care urmează să fie semnat atât de membrii comisiei, cât și de reprezentanții ofertanților care sunt prezenți la deschiderea ofertelor.

(4) La întrunirile comisiei de evaluare, în scopul analizării în detaliu a ofertelor depuse, au dreptul de a participa numai membrii acesteia.

(5) Comisia de evaluare va examina documentele care dovedesc îndeplinirea cerințelor minime privind capacitatea tehnică și capacitatea economico-financiară numai pentru acei ofertanți care nu au fost deja excluși ca urmare a neîndeplinirii condițiilor referitoare la eligibilitate și înregistrare.

(6) După verificarea îndeplinirii cerințelor minime privind capacitatea tehnică și capacitatea economico-financiară, comisia de evaluare stabilește ofertanții calificați și, dacă este cazul, pe cei excluși.

(1) După finalizarea etapei de evaluare a ofertelor, autoritatea contractantă are obligația de a transmite în cel mult două zile tuturor ofertanților o comunicare în scris referitoare la rezultatul procedurii.

(2) În cazul ofertanților a căror ofertă nu a fost declarată câștigătoare, comunicarea trebuie să precizeze motivul pentru care a fost respinsă, precum și căile de atac împotriva deciziei comisiei.

(3) În cazul ofertantului/ofertanților câștigător/câștigători, comunicarea trebuie să precizeze faptul că oferta acestuia/ acestora a fost declarată câștigătoare și că acesta/aceștia va/vor fi invitat/invitați în vederea încheierii contractului de achiziție publică după expirarea perioadei legale prevăzute pentru depunerea de contestații.

(1) Autoritatea contractantă are obligația să precizeze în invitația de participare criteriul pe baza căruia se atribuie contractul, iar acesta poate fi "cel mai mic preț" sau "oferta cea mai avantajoasă tehnico-economic".

(2) Odată cu menționarea criteriului de atribuire, dacă este cazul, autoritatea contractantă va menționa și factorii de evaluare, formule sau algoritmi de calcul ce vor fi utilizați la stabilirea clasamentului final al ofertelor depuse.

(3) Oferta/Ofertele câștigătoare va/vor fi stabilită/stabilite în ordinea crescătoare a valorilor financiare propuse în oferte sau descrescătoare a punctajului stabilit în urma aplicării formulelor/algoritmului de calcul.

(1) Orice comunicare, solicitare, informare, notificare și altele asemenea trebuie să se transmită sub formă de document scris.

(2) Orice document scris trebuie înregistrat în momentul transmiterii și al primirii.

(3) Orice document scris trebuie confirmat de primire, cu excepția documentelor care confirmă primirea.

(4) Documentele scrise pot fi transmise prin una dintre următoarele forme:

a) prin poștă;

b) telegramă;

c) telex;

d) telefax;

e) e-mail.

a) niciunul dintre ofertanți nu a îndeplinit condițiile de calificare prevăzute în documentația de atribuire;

b) au fost prezentate numai oferte necorespunzătoare, respectiv oferte care:

c) factori obiectivi sau circumstanțe excepționale afectează procedura pentru atribuirea contractului de achiziție publică și/sau este imposibilă încheierea contractului.

(1) Autoritatea contractantă are obligația de a încheia contractul de achiziție publică cu ofertantul/ofertanții a/ale cărui/căror ofertă/oferte a/au fost stabilită/stabilite ca fiind câștigătoare de către comisia de evaluare.

(2) Autoritatea contractantă are obligația de a încheia contractul de achiziție publică în perioada de valabilitate a ofertelor.

(3) Fără a fi încălcate prevederile alin. (2), autoritatea contractantă are obligația de a încheia contractul de achiziție publică după data transmiterii comunicării privind rezultatul aplicării procedurii respective, dar nu înainte de expirarea perioadei legale pentru depunerea eventualelor contestații.

(4) Autoritatea contractantă are obligația de a transmite spre publicare un anunț de atribuire în cel mult 48 de zile după încheierea selecției interne de oferte, pentru contractele a căror valoare este egală sau mai mare decât echivalentul în lei al 125.000 euro. În acest caz, autoritatea contractantă indică totodată în anunțul transmis dacă este sau nu de acord cu publicarea acestuia.

(1) Autoritatea contractantă are obligația de a întocmi dosarul achiziției publice.

(2) Dosarul achiziției publice trebuie să cuprindă cel puțin următoarele documente:

a) nota de fundamentare/oportunitate a achiziției;

b) documentația de atribuire și dovada publicării pe site-ul propriu;

c) procesul-verbal de deschidere a ofertelor;

d) raportul procedurii de atribuire;

e) comunicările rezultatului procedurii aplicate;

f) contractul de achiziție publică semnat;

g) anunțul de atribuire (dacă este cazul) și dovada transmiterii acestuia spre publicare.

(3) Raportul procedurii de atribuire se elaborează înainte de încheierea contractului de achiziție publică și cuprinde cel puțin următoarele elemente:

a) denumirea și sediul autorității contractante;

b) obiectul contractului de achiziție publică/acordului-cadru;

c) denumirea/numele ofertanților participanți la procedură;

d) denumirea/numele ofertanților respinși și motivele care au stat la baza acestei decizii;

e) denumirea/numele ofertantului/ofertanților a cărui/căror ofertă a fost declarată câștigătoare și motivele care au stat la baza acestei decizii;

f) dacă este cazul, justificarea hotărârii de anulare a procedurii de atribuire.

(1) Forma de atac pe cale administrativă a actelor și deciziilor nelegale care determină încălcarea prevederilor prezentelor norme procedurale interne este contestația.

(2) În conformitate cu prevederile art. 16 alin. (1) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 34/2006, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 337/2006, cu modificările și completările ulterioare, contestațiile privind procedura de atribuire a contractelor de servicii din categoria celor incluse în anexa nr. 2B se soluționează potrivit dispozițiilor cap. IX din actul normativ menționat.