REGULAMENT din 22 septembrie 2011

a) derularea operațiunilor tehnice privind primirea, evidența, trierea, repartizarea, urmărirea soluționării, multiplicarea, manipularea, selecționarea documentelor adresate ministrului administrației și internelor, secretarilor de stat, secretarului general, adjunctului șefului Departamentului ordine și siguranță publică, șefilor de departamente, secretarilor generali adjuncți și consilierilor ministrului sau expediate de către aceștia altor structuri/organizații, precum și clasarea, arhivarea, inventarierea, selecționarea, păstrarea, conservarea și folosirea acestora, după caz;

b) traducerea corespondenței primite de conducerea ministerului;

c) activitățile de relații cu publicul;

d) activitatea de informare-documentare;

e) gestionarea paginii de intranet a ministerului din punctul de vedere al informațiilor prezentate;

f) gestionarea arhivei proprii neclasificate a aparatului central al ministerului;

g) serviciile de specialitate la cabinetele ministrului, secretarilor de stat și secretarului general;

h) evidența corespondenței și a activităților zilnice ale șefilor de departament, adjunctului șefului Departamentului ordine și siguranță publică, secretarilor generali adjuncți și consilierilor ministrului;

i) implementarea măsurilor de protecție a informațiilor clasificate deținute/gestionate de ministrul administrației și internelor, secretarii de stat, secretarul general, adjunctul șefului Departamentului ordine și siguranță publică, șefii de departamente, secretarii generali adjuncți și consilierii conducerii ministerului, respectiv de personalul de la cabinetele conducerii ministerului, pe de o parte, și la nivelul direcției, pe de altă parte;

j) organizarea grupurilor de lucru și a ședințelor desfășurate la nivelul conducerii ministerului;

k) președinția și secretariatul Comisiei centrale de selecționare a documentelor create de unitățile aparatului central al ministerului;

l) prelucrarea automată a datelor și valorificarea informațiilor prin proceduri informatice.

(1) Pentru îndeplinirea atribuțiilor ce îi revin, Secretariatul General cooperează cu unitățile aparatului central, precum și cu instituțiile și structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului în probleme de interes comun, în conformitate cu legile, hotărârile și ordonanțele Guvernului, ordinele, înțelegerile și protocoalele aprobate de ministrul administrației și internelor, cu instituții și organisme similare din țară și străinătate.

(2) Diagrama de relații a Secretariatului General este prevăzută în anexa nr. 1.

(1) Structura organizatorică a Secretariatului General cuprinde:

a) conducerea;

b) Structura de securitate pentru conducerea ministerului;

c) Serviciul secretariat și tehnic administrativ (pentru domeniile ordine publică și administrație publică);

d) Serviciul relații cu publicul;

e) Serviciul documentare, intranet și arhivă.

(2) Organigrama Secretariatului General este prevăzută în anexa nr. 2.

(1) Secretariatul General are următoarele obiective generale:

a) asigură fluxul documentelor la nivelul conducerii ministerului;

b) organizează activitatea de relații cu publicul la nivelul conducerii ministerului;

c) realizează fluxul de informare-documentare în domeniile de activitate specifice instituției, necesar conducerii ministerului și specialiștilor;

d) gestionează arhiva proprie neclasificată a aparatului central al ministerului;

e) stabilește concepția de organizare și desfășurare a activităților în unitățile aparatului central și în instituțiile și structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului, privind circuitul legal al lucrărilor, informarea documentară, primirea și soluționarea petițiilor, păstrarea și evidența arhivei proprii neclasificate.

(2) Secretariatul General are următoarele atribuții principale:

a) asigură primirea, înregistrarea, evidența, trierea și circuitul lucrărilor de secretariat, la nivelul conducerii ministerului;

b) gestionează și monitorizează îndeplinirea dispozițiilor conducerii ministerului cu privire la realizarea sarcinilor conform rezoluțiilor;

c) organizează și asigură serviciul la cabinetele ministrului și secretarilor de stat;

d) asigură evidența corespondenței și a activităților zilnice ale adjunctului șefului Departamentului ordine și siguranță publică, șefilor de departament, secretarului general, secretarilor generali adjuncți și consilierilor ministrului;

e) asigură copierea materialelor conform dispozițiilor conducerii ministerului, respectând normele legale privind multiplicarea, înregistrarea și manipularea acestora;

f) execută activitățile de secretariat tehnic pentru Colegiul ministerului, Comisia și Subcomisia de dialog social pentru domeniul ordinii și siguranței publice;

g) asigură organizarea grupurilor de lucru și a ședințelor desfășurate la nivelul conducerii ministerului;

h) asigură primirea, evidența, trierea, înregistrarea și examinarea petițiilor adresate conducerii ministerului;

i) asigură redactarea, după caz, a răspunsurilor la petițiile adresate ministrului administrației și internelor, secretarilor de stat, secretarului general, adjunctului șefului Departamentului ordine și siguranță publică, șefilor de departamente și secretarilor generali adjuncți;

j) organizează activitatea de primire a cetățenilor/ personalului ministerului în audiență/ieșire la raport la acest nivel;

k) consiliază cetățenii care se adresează conducerii ministerului;

l) gestionează toate apelurile telefonice primite prin "Linia telefonică deschisă" a ministerului;

m) organizează activitatea necesară asigurării fluxului de informare-documentare în domeniile de activitate specifice instituției;

n) realizează mape documentare, studii comparative pe domeniile specifice de activitate ale ministerului și asigură difuzarea acestora către structurile interesate;

o) asigură traducerea corespondenței conducerii ministerului;

p) gestionează pagina de intranet a ministerului din punctul de vedere al informațiilor prezentate;

q) asigură organizarea, administrarea și prelucrarea de specialitate a documentelor ce alcătuiesc Fondul arhivistic al ministerului - aparat central;

r) asigură implementarea măsurilor de protecție a informațiilor clasificate deținute/gestionate de conducerea ministerului, de personalul de la cabinetele conducerii ministerului și la nivelul direcției;

s) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului propriu;

t) desfășoară activități specifice pentru asigurarea securității și sănătății în muncă, la nivelul conducerii ministerului și la nivelul direcției;

u) desfășoară activități specifice pentru apărarea împotriva incendiilor, la nivelul conducerii ministerului și la nivelul direcției;

v) execută activități de îndrumare, sprijin și control pe liniile specifice de muncă în unitățile din aparatul central al ministerului, în instituțiile și structurile din subordinea/coordonarea ministerului;

w) gestionează și asigură exploatarea corespunzătoare a sistemelor informatice pentru domeniile specifice de activitate.

(3) Principalele documente elaborate în cadrul Secretariatului General sunt:

a) proiecte de ordine și instrucțiuni ale ministrului administrației și internelor pe liniile de muncă date în competență;

b) concepții și metodologii de organizare și desfășurare a activităților din domeniile secretariat, relații cu publicul, informare-documentare, intranet, arhivistic - periodic și conform dispozițiilor;

c) ordinul de zi pe minister;

d) ordine de serviciu pentru personalul de la cabinetele conducerii ministerului;

e) documentele pentru desfășurarea ședințelor Colegiului ministerului și ale conducerii ministerului (ordinea de zi, notele de sarcini, planul activităților Colegiului ministerului) - trimestrial, bilunar și la nevoie;

f) documentele pentru desfășurarea ședințelor Comisiei și Subcomisiei de dialog social pentru domeniul ordinii și siguranței publice (ordine de zi, tematică etc.);

g) corespondența cu unitățile din aparatul central al ministerului, cu instituțiile și structurile din subordinea/coordonarea ministerului, cu alte instituții, în vederea îndeplinirii sarcinilor specifice;

h) informări privind activitatea de primire, evidență, examinare și soluționare a petițiilor adresate conducerii unităților din aparatul central al ministerului, instituțiilor și structurilor din subordinea/coordonarea ministerului, precum și de primire în audiență a cetățenilor/personalului ministerului, la acest nivel;

i) buletine de informare și documentare - bimestrial;

j) sinteze documentare - trimestrial;

k) informări documentare pentru conducerea ministerului - bilunar;

l) nomenclatorul arhivistic al documentelor neclasificate din unitățile aparatului central al ministerului;

m) planurile principalelor activități ale serviciilor - anual și trimestrial;

n) fișele de sarcini pentru fiecare serviciu - lunar;

o) planul pregătirii continue a personalului - anual, pentru fiecare serviciu și pentru întreaga direcție;

p) rapoarte privind activitatea de îndrumare, sprijin și control desfășurată de persoanele abilitate, pe domeniile de competență specifice fiecărui serviciu;

q) rapoarte privind activitatea desfășurată la nivelul direcției și al serviciilor - semestrial și anual;

r) analizele și standardele ocupaționale pentru fiecare activitate desfășurată în cadrul direcției;

s) procedurile formalizate pentru îndeplinirea activităților specifice;

t) cerințe de securitate specifice sistemelor informatice și de comunicații, denumite în continuare SIC;

u) proceduri operaționale de securitate ale SIC;

v) manualul de management al calității, conform actelor normative interne;

w) registrul de riscuri;

x) planul anual de prevenire a corupției la nivelul Secretariatului General;

y) raportări semestriale și anuale cu privire la activitățile desfășurate la nivelul Secretariatului General în vederea prevenirii faptelor de corupție;

z) planul propriu anual al Secretariatului General pentru implementarea Programului de dezvoltare a sistemului de control intern la nivelul aparatului central al ministerului;

aa) planul de alarmare a personalului Secretariatului General;

bb) planul Secretariatului General de protecție și intervenție în situații de urgență pentru efectivele, bunurile și documentele dispuse în imobilul din Piața Revoluției;

cc) planul Secretariatului General de evacuare în situații de urgență a efectivelor, bunurilor și documentelor dispuse în imobilul din Piața Revoluției;

dd) programul de prevenire a scurgerii de informații clasificate la nivelul Secretariatului General;

ee) documente privind evaluarea riscurilor, planul de prevenire și protecție, instrucțiuni proprii de securitate și sănătate în muncă pentru conducerea ministerului și pentru personalul Secretariatului General;

ff) norme specifice de apărare împotriva incendiilor aplicabile locurilor de muncă din Secretariatul General.

a) reprezintă direcția în relațiile cu șefii unităților din aparatul central al ministerului, instituțiilor și structurilor din subordinea/coordonarea ministerului, cu instituțiile și organismele din afara sistemului ministerului, potrivit competențelor legale;

b) planifică, organizează și conduce activitățile Secretariatului General;

c) coordonează Secretariatul General și stimulează personalul propriu;

d) controlează activitățile desfășurate în cadrul Secretariatului General;

e) dă dispoziții obligatorii personalului din subordine, pentru aplicarea actelor normative de nivel superior, precum și a ordinelor și instrucțiunilor emise de ministrul administrației și internelor și urmărește executarea acestora;

f) deleagă atribuții din competența sa directorului adjunct sau altor persoane din subordine, în condițiile legilor și ale actelor normative în vigoare, cu excepția atribuțiilor care îi sunt delegate de șefii superior ierarhici.

(1) Structura de securitate pentru conducerea ministerului are ca obiectiv principal implementarea măsurilor de protecție a informațiilor clasificate deținute și gestionate de conducerea ministerului și de personalul de la cabinetele conducerii ministerului și este condusă de secretarul general al ministerului.

(2) Atribuțiile principale ale Structurii de securitate pentru conducerea ministerului sunt următoarele:

a) elaborează și supune aprobării secretarului general normele interne privind protecția informațiilor clasificate, potrivit legii;

b) întocmește programul de prevenire a scurgerii de informații clasificate și îl supune avizării Direcției generale de informații și protecție internă, iar după aprobare acționează pentru aplicarea acestuia;

c) coordonează activitatea de protecție a informațiilor clasificate, în toate componentele acesteia, la nivelul conducerii ministerului și la cabinetele demnitarilor;

d) asigură relaționarea cu Direcția generală de informații și protecție internă, în vederea coordonării activității și controlării măsurilor privitoare la protecția informațiilor clasificate, potrivit legii;

e) monitorizează activitatea de aplicare a normelor de protecție a informațiilor clasificate și modul de respectare a acestora, la nivelul conducerii ministerului și la cabinetele demnitarilor;

f) consiliază și informează conducerea ministerului și personalul de la cabinetele demnitarilor în legătură cu aspectele privind securitatea informațiilor clasificate (vulnerabilități, riscuri, măsuri de înlăturare a acestora);

g) informează conducerea ministerului despre vulnerabilitățile și riscurile existente în sistemul de protecție a informațiilor clasificate și propune măsuri pentru înlăturarea acestora;

h) acordă sprijin reprezentanților autorizați ai instituțiilor abilitate, potrivit competențelor legale, pe linia verificării persoanelor pentru care se solicită accesul la informații clasificate;

i) organizează activități de pregătire specifică a persoanelor din conducerea ministerului și de la cabinetele demnitarilor, care au acces la informații clasificate;

j) asigură păstrarea și organizează evidența certificatelor de securitate și a autorizațiilor de acces la informații clasificate pentru conducerea ministerului și pentru personalul de la cabinetele demnitarilor;

k) actualizează permanent evidența certificatelor de securitate și a autorizațiilor de acces pentru conducerea ministerului și pentru personalul de la cabinetele demnitarilor;

l) întocmește și actualizează listele informațiilor clasificate elaborate sau păstrate, pe clase și niveluri de secretizare;

m) prezintă conducerii ministerului propuneri privind stabilirea obiectivelor, sectoarelor și locurilor de importanță deosebită pentru protecția informațiilor clasificate din sfera de responsabilitate și, după caz, solicită sprijinul instituțiilor abilitate;

n) efectuează, cu aprobarea conducerii ministerului, activități de control privind modul de aplicare a măsurilor legale de protecție a informațiilor clasificate;

o) exercită alte atribuții în domeniul protecției informațiilor clasificate, potrivit legii.

(3) Principalele documente elaborate în cadrul Structurii de securitate pentru conducerea ministerului sunt următoarele:

a) programul de prevenire a scurgerii de informații clasificate la nivelul conducerii ministerului, care se supune avizării;

b) proceduri operaționale de securitate pentru SIC de la nivelul conducerii ministerului;

c) cerințe de securitate specifice pentru SIC de la nivelul conducerii ministerului.

(1) Serviciul secretariat și tehnic administrativ (pentru domeniile ordine publică și administrație publică) are ca obiective principale primirea, înregistrarea, evidența și circuitul lucrărilor de secretariat la nivelul conducerii ministerului și al direcției și asigurarea protecției informațiilor clasificate la nivelul direcției.

(2) Atribuțiile principale ale Serviciului secretariat și tehnic administrativ (pentru domeniile ordine publică și administrație publică) sunt următoarele:

a) primește, înregistrează, triază, repartizează și expediază corespondența adresată ministrului, secretarilor de stat, secretarului general, adjunctului șefului Departamentului ordine și siguranță publică, șefilor de departament, secretarilor generali adjuncți și consilierilor ministrului;

b) verifică forma grafică a documentelor adresate conducerii ministerului, concordanța dintre actele normative enumerate și conținut, în vederea promovării acestora;

c) organizează și desfășoară activități pe linie de registratură, documente clasificate și curierat;

d) asigură evidența termenelor pentru lucrările cu dispoziții rezolutive ale conducerii ministerului și monitorizează îndeplinirea acestora;

e) repartizează anual grupele de numere de înregistrare pentru corespondența unităților din aparatul central al ministerului;

f) ține evidența literaturii de specialitate, a actelor normative interne (clasificate și neclasificate) la nivelul conducerii ministerului și a direcției;

g) ține evidența ștampilelor și matricelor sigilare folosite de conducerea ministerului și de personalul direcției și răspunde de manipularea și păstrarea lor;

h) actualizează, prin personalul de la cabinete, activitățile zilnice din programul conducerii ministerului și contribuie la realizarea sarcinilor din agenda de lucru a acestora;

i) asigură evidența corespondenței și a activităților zilnice ale șefilor de departament, adjunctului șefului Departamentului ordine și siguranță publică, secretarului general, secretarilor generali adjuncți și ale consilierilor ministrului și contribuie la realizarea sarcinilor din agenda de lucru a acestora;

j) îndeplinește sarcini administrative la nivelul cabinetelor conducerii ministerului;

k) organizează, împreună cu Serviciul relații cu publicul, primirea cetățenilor/personalului ministerului în audiență/ieșire la raport la conducerea ministerului și urmărește executarea dispozițiilor date cu aceste ocazii;

l) execută tehnoredactarea computerizată a lucrărilor conform dispozițiilor conducerii ministerului;

m) cooperează cu ofițerul de serviciu principal pe minister pe linia activităților specifice;

n) acționează ca unitate consultativă pentru unitățile din aparatul central al ministerului, pentru instituțiile și structurile din subordinea/coordonarea ministerului, pe linia specifică de activitate;

o) desfășoară activități de sprijin, îndrumare și control pe linia specifică de muncă la compartimentele de profil din unitățile aparatului central al ministerului, instituțiile și structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului.

a) asigură primirea, evidența, înregistrarea, introducerea în baza de date și manipularea documentelor adresate conducerii ministerului, în conformitate cu reglementările legale în vigoare;

b) întocmește documentele necesare în vederea expedierii lucrărilor;

c) organizează și execută activitatea de secretariat a Colegiului ministerului și a ședințelor conducerii ministerului, sens în care:

d) organizează și execută activitatea de secretariat tehnic a Comisiei și Subcomisiei de dialog social din minister;

e) asigură activitatea de secretariat pentru comisii întrunite din dispozițiile conducerii ministerului;

f) asigură accesul la informațiile, datele și documentele aflate în evidență, în limitele competențelor stabilite de director și în conformitate cu reglementările în vigoare;

g) asigură prelucrarea, actualizarea și valorificarea operativă a datelor prin Sistemul informatic de secretariat (procedură informatică de evidență a documentelor);

h) întocmește periodic analize cantitative și calitative privind modul de rezolvare a sarcinilor specifice.

(3) Principalele documente elaborate în cadrul Serviciului secretariat și tehnic administrativ sunt:

a) metodologia privind circuitul documentelor;

b) fișe de evidență a lucrărilor cu termene rezolutive ale conducerii ministerului;

c) planul activităților trimestriale ale Colegiului ministerului;

d) ordinea de zi, tematica și notele cu sarcinile rezultate din ședințele Colegiului ministerului și din ședințele de conducere;

e) ordinea de zi, tematica, minutele și procesele-verbale ale ședințelor Comisiei și Subcomisiei de dialog social;

f) note de prezentare, circulare și corespondență conform dispozițiilor conducerii ministerului;

g) documente privind organizarea, desfășurarea cursurilor de specialitate și evaluarea cursanților, în colaborare cu Institutul de Studii pentru Ordine Publică;

h) planificarea serviciului de zi pentru fiecare direcție;

i) registrul cu ordine de zi pe minister;

j) registrul cu dispoziții de zi ale directorului;

k) rapoarte și documente privind drepturile de personal pentru conducerea ministerului și efectivul direcției;

l) ordine de tragere cu armamentul;

m) documente de lucru (convocări, minute, procese-verbale, comunicări etc.).

(1) Serviciul relații cu publicul are ca obiectiv principal primirea, înregistrarea și examinarea petițiilor/ rapoartelor personale adresate conducerii ministerului și organizează activitatea de primire a cetățenilor/personalului ministerului în audiență/ieșire la raport la acest nivel.

(2) Atribuțiile principale ale Serviciului relații cu publicul:

a) primește și înregistrează petițiile cetățenilor, ale organizațiilor neguvernamentale și ale instituțiilor, din țară și străinătate, transmise la minister prin poștă, fax sau e-mail ori depuse la ghișeul "Relații cu publicul";

b) analizează problematica petițiilor și, după caz:

c) formulează și comunică răspunsuri către petenți, din dispoziția conducerii ministerului;

d) analizează periodic petițiile înregistrate și elaborează informări pentru conducerea ministerului și pentru public;

e) cooperează cu structurile centrale și teritoriale similare din cadrul ministerului, precum și cu instituțiile guvernamentale și neguvernamentale competente în materie de soluționare a petițiilor;

f) primește, verifică antiterorism, cartează și expediază unităților competente corespondența primită prin poșta civilă;

g) asigură, prin ghișeul "Relații cu publicul", datele, îndrumările și informațiile solicitate de către cetățeni din domeniul de competență al ministerului;

h) asigură introducerea, prelucrarea, actualizarea și valorificarea operativă a datelor prin Sistemul informatic de petiții-audiențe (procedură informatică de evidență a petițiilor);

i) prezintă conducerii ministerului cererile/rapoartele de primire în audiență/ieșire la raport, organizează primirea cetățenilor în audiență și urmărește îndeplinirea dispozițiilor date cu aceste prilejuri;

j) gestionează apelurile telefonice primite de la cetățeni prin Linia telefonică deschisă și la celelalte posturi telefonice din serviciu;

k) desfășoară activități de sprijin, îndrumare și control pe linia specifică de muncă la compartimentele de profil din unitățile aparatului central al ministerului, din instituțiile și structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului.

a) asigură aplicarea reglementărilor în vigoare privind relațiile cu publicul în minister;

b) participă la definirea cadrului legal și procedural al activității de relații cu publicul;

c) informează cetățenii cu privire la drepturile și modalitățile de a se adresa conducerii ministerului;

d) acționează ca unitate consultativă pentru unitățile aparatului central al ministerului, pentru instituțiile și structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului, în domeniul activității de relații cu publicul;

e) îi primește și îi consiliază, prin ofițerii desemnați, pe cetățenii care solicită acest lucru și monitorizează activitatea de rezolvare a problemelor ridicate, în limitele conferite de lege ministerului;

f) sprijină și îndrumă cetățenii către structurile și instituțiile desemnate prin lege să le soluționeze cererile.

(3) Principalele documente elaborate în cadrul Serviciului relații cu publicul sunt:

a) informarea semestrială și cea anuală privind organizarea și desfășurarea, la nivelul unităților din aparatul central al ministerului, instituțiilor și structurilor aflate în subordinea/ coordonarea ministerului, a activității de primire și soluționare a petițiilor, precum și de primire a cetățenilor/personalului ministerului în audiență/ieșire la raport;

b) note de prezentare și propuneri de soluționare a petițiilor adresate conducerii ministerului;

c) adrese de înaintare/reîndrumare a petițiilor a căror soluționare intră în competența altor instituții;

d) răspunsuri către petenți și instituțiile care au transmis petițiile;

e) note de clasare a petițiilor;

f) adrese de răspuns și materiale însoțitoare pentru unitățile din aparatul central al ministerului, instituțiile și structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului care solicită informații despre petenți.

(1) Serviciul documentare, intranet și arhivă este structura specializată unică ce are ca obiective principale atât coordonarea fluxului de informare și documentare în domeniile de activitate specifice instituției, la nivel central și la nivelul structurilor subordonate, cât și organizarea, administrarea și prelucrarea de specialitate a documentelor ce alcătuiesc Fondul arhivistic al ministerului - aparatul central.

(2) Atribuțiile principale ale Serviciului documentare, intranet și arhivă:

a) asigură fluxul de informare-documentare necesar personalului de conducere și specialiștilor, pe specificul activităților structurilor centrale și principalelor componente ale ministerului, pentru cunoașterea și asimilarea datelor și informațiilor de profil, inclusiv din structurile similare străine;

b) formulează propuneri privind conținutul buletinului de informare și documentare, denumit în continuare B.I.D., și al sintezelor documentare, prin consultarea conducătorilor structurilor beneficiare, și le prezintă directorului în vederea obținerii aprobării conducerii ministerului;

c) prelucrează documentar materialele ce vor fi cuprinse în B.I.D. și în sintezele documentare, inclusiv pe cele care au fost elaborate de specialiști din unitățile aparatului central al ministerului, din instituțiile și structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului;

d) asigură prelucrarea informatică a datelor prin crearea, actualizarea și gestionarea bazelor de date specifice;

e) asigură analiza și sinteza surselor documentare interne și externe, pentru stabilirea tematicii din cuprinsul documentelor de informare-documentare elaborate în cadrul serviciului, și efectuează traducerea și prelucrarea documentară a acestora;

f) exploatează și valorifică baza documentară și biblioteca virtuală existente la nivelul serviciului, prin realizarea de B.I.D., mape documentare și informări documentare periodice, analize documentare comparative, lucrări documentare pe teme de management strategic și operațional, deontologie profesională, coordonare și cooperare, control și inspecții etc.;

g) asigură traducerea corespondenței conducerii ministerului;

h) studiază cataloagele editoriale, pentru identificarea și selecționarea publicațiilor și literaturii de specialitate străine pe domeniile de interes ale ministerului și stabilește necesarul de abonamente anual;

i) cooperează cu structurile centrale, cu inspectoratele generale și cele asimilate, cu instituțiile de învățământ și cu celelalte structuri din cadrul ministerului, pentru stabilirea necesităților și priorităților de informare-documentare curente și de perspectivă;

j) colaborează și efectuează documentarea cu/la structurile similare din celelalte instituții publice sau organisme neguvernamentale, pentru dezvoltarea fondului documentar;

k) cooperează cu serviciile din cadrul direcției și cu unitățile aparatului central, pentru stabilirea și elaborarea materialelor documentare necesare întocmirii lucrărilor din domeniul de referință;

l) asigură informarea periodică a beneficiarilor asupra documentarului existent disponibil, prin intermediul semnalărilor bibliografice din B.I.D. sau prin comunicare directă;

m) cooperează cu Tipografia ministerului pentru realizarea materialelor documentare;

n) participă la organizarea și desfășurarea de congrese, conferințe, simpozioane, seminare etc., pe profil de informare-documentare în țară și în străinătate, în conformitate cu planul de măsuri și acțiuni al ministerului;

o) acționează ca unitate consultativă pentru unitățile aparatului central al ministerului, instituțiile și structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului, în domeniul informării și documentării;

p) desfășoară activități de sprijin, îndrumare și control pe linia specifică de muncă la compartimentele de profil din unitățile aparatului central al ministerului, instituțiile și structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului, urmărind cu această ocazie și impactul B.I.D. și al sintezelor documentare asupra beneficiarilor.

a) tehnoredactează lucrările documentare, la solicitarea unităților aparatului central al ministerului, instituțiilor și structurilor aflate în subordinea/coordonarea ministerului beneficiare sau din inițiativă proprie;

b) asigură tehnoredactarea și forma grafică a manuscriselor, întocmește adresele de înaintare și organizează activitatea de distribuire a publicațiilor;

c) realizează fluxul de informare-documentare prin gestionarea paginii de intranet a ministerului, din punctul de vedere al informațiilor prezentate;

d) actualizează permanent informațiile ce sunt publicate de Secretariatul General pe pagina de intranet a ministerului;

e) cooperează cu Direcția generală pentru comunicații și tehnologia informației în vederea actualizării paginii de intranet a ministerului;

f) înregistrează, cataloghează și stochează structurat tematic materialele documentare în baza de date, pentru identificarea și exploatarea operativă;

g) gestionează fondul documentar aflat la punctul de documentare și ține evidența lucrărilor date cu titlu de împrumut persoanelor care le solicită.

a) asigură copierea materialelor solicitate de conducerea ministerului, cu respectarea normelor legale privind multiplicarea, înregistrarea și manipularea acestora;

b) gestionează și asigură repartizarea materialelor consumabile necesare conducerii ministerului și consumului intern.

a) preia în depozitele proprii documentele create în unitățile din aparatul central al ministerului, în condițiile și la termenele prevăzute de lege;

b) asigură aplicarea și respectarea tuturor normelor metodologice în ceea ce privește organizarea și funcționarea depozitelor de arhivă, evidența și conservarea documentelor, prin efectuarea activităților specifice de sistematizare a depozitelor, verificarea existentului de arhivă, actualizarea instrumentului de evidență, inventarierea documentelor fără evidență, selecționarea, păstrarea și conservarea documentelor;

c) întocmește și actualizează Nomenclatorul arhivistic pentru dosarele create în cadrul aparatului central al ministerului, precum și alte norme tehnice;

d) asigură consultanță de specialitate tuturor unităților din aparatul central al ministerului, din oficiu sau la solicitarea acestora;

e) asigură aplicarea prevederilor legislației în vigoare, pentru realizarea protecției informațiilor din documentele ce fac parte din Fondul arhivistic al unităților din aparatul central al ministerului, prin apărarea secretului de stat și de serviciu, prin paza și conservarea documentelor, atât în timp de pace, cât și la mobilizare sau război;

f) desfășoară activități de sprijin, îndrumare și control pe linia specifică de muncă la compartimentele de profil din unitățile aparatului central al ministerului, instituțiile și structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului;

g) întreprinde măsurile necesare în vederea asigurării protecției antiincendiu și antiefracție a depozitului de arhivă.

a) întreprinde activități de cercetare tematică a documentelor existente în arhiva aparatului central al ministerului, constituind ulterior un fișier cu temele extrase din informațiile cuprinse în structurile arhivistice aflate în depozit;

b) organizează și desfășoară acțiunile de pregătire a documentelor pentru transpunere pe suporturi alternative și de executare efectivă a operațiunilor tehnice de copiere în scopul salvării informațiilor din documente, în fața unor eventuale pericole, constituind Fondul de asigurare a documentelor din cadrul aparatului central al ministerului;

c) execută cercetarea documentelor deținute, în scopul rezolvării petițiilor și a cererilor persoanelor fizice și juridice referitoare la recunoașterea unor drepturi legale;

d) creează, gestionează și actualizează baza de date centralizată cu privire la unitățile aparatului central al ministerului, instituțiile și structurile aflate în subordinea/ coordonarea ministerului care dețin acte și date care dovedesc veniturile personalului, iar la solicitarea acestora oferă informații din baza de date centralizată;

e) pune la dispoziția cercetătorilor în sala de studiu documentele solicitate, potrivit prevederilor legale;

f) întreține și dezvoltă relații de specialitate cu Arhivele Naționale, cu alte instituții de cultură, prin participarea la activități comune, cum ar fi: sesiuni de comunicări științifice, colocvii, mese rotunde, consfătuiri pe probleme arhivistice sau istorice;

g) întreține relații cu instituții similare din țară și străinătate, în vederea informării reciproce în domeniul arhivistic, asigurând aplicarea convențiilor și înțelegerilor stabilite și respectând toate prevederile dispozițiilor referitoare la relațiile cu instituțiile din străinătate.

(3) Principalele documente elaborate în cadrul Serviciului documentare, intranet și arhivă sunt:

a) B.I.D., bimestrial;

b) sinteze documentare, trimestrial;

c) informări documentare pentru conducerea ministerului, bilunar;

d) studii comparative pe profiluri și linii de muncă, periodic și la cerere;

e) sinteza materialelor documentare introduse în baza de date, lunar;

f) materiale pentru publicarea pe pagina de intranet a ministerului;

g) Nomenclatorul arhivistic al aparatului central al ministerului;

h) regulamentul de organizare și funcționare a sălii de studiu;

i) regulamentul procesului de pregătire pentru transpunerea pe suporturi alternative a documentelor și de copiere efectivă a acestora;

j) referate de cercetare și răspunsuri către petenți;

k) registrele de evidență curentă a intrărilor-ieșirilor unităților arhivistice;

l) procesele-verbale ale ședințelor Comisiei centrale de selecționare a documentelor din minister;

m) rapoarte, referate, note, procese-verbale și modele de tipizate privind inventarierea și predarea-primirea documentelor create de unitățile aparatului central al ministerului, existentul de documente, măsuri pentru asigurarea păstrării și conservării documentelor, dotări și amenajări ale spațiilor de depozitare.