ORDIN nr. 277 din 8 decembrie 2011

a) program anual și program multianual - documentele de planificare strategică și programare financiară, elaborate de România și aprobate de către Comisia Europeană pentru fiecare fond, care au drept scop orientarea și stimularea activității de atingere a obiectivelor stabilite în baza documentelor strategice sectoriale și a liniilor directoare aprobate de Comisia Europeană;

b) autoritate responsabilă - organismul abilitat să gestioneze asistența financiară acordată României prin intermediul Fondurilor, precum și a întregii comunicări cu Comisia Europeană;

c) autoritate delegată - organismul desemnat să îndeplinească atribuții ale autorității responsabile, așa cum sunt prevăzute în actele de bază ale Uniunii Europene de instituire a Fondurilor;

d) autoritate de certificare - organismul desemnat să certifice declarațiile de cheltuieli aferente programelor anuale înaintea transmiterii acestora către Comisie, în conformitate cu normele europene aplicabile și procedurile proprii;

e) autoritate de audit - organismul care efectuează auditarea utilizării asistenței financiare comunitare acordate României prin Programul general "Solidaritatea și gestionarea fluxurilor migratorii", denumit în continuare Programul general, în conformitate cu procedurile proprii și cu standardele internaționale de audit acceptate;

f) cofinanțare publică națională - orice contribuție pentru finanțarea cheltuielilor eligibile din sumele aprobate în bugetele prevăzute la art. 1 alin. (2) lit. a)-g) din Legea nr. 500/2002 privind finanțele publice, cu modificările și completările ulterioare, la art. 1 alin. (2) lit. a)-d) din Legea nr. 273/2006 privind finanțele publice locale, cu modificările și completările ulterioare, inclusiv cofinanțarea acordată de la bugetul de stat pentru alți beneficiari decât cei finanțați integral sau parțial din bugetul de stat sau bugetele locale;

g) cofinanțare privată - orice contribuție a beneficiarului final la finanțarea cheltuielilor eligibile, alta decât cea prevăzută la lit. f), aferentă proiectelor finanțate prin intermediul Fondurilor;

h) contribuția națională - totalul sumelor cheltuite în cadrul implementării Fondurilor, fiind formată din cofinanțarea publică/privată și cheltuielile neeligibile;

i) contribuția financiară a Uniunii Europene - asistența financiară nerambursabilă primită de România, în calitate de stat membru al Uniunii Europene, prin intermediul Fondurilor;

j) debite față de bugetul Uniunii Europene - sumele datorate bugetului Uniunii Europene ca urmare a nerespectării prevederilor legale comunitare sau a altor documente încheiate ori convenite între Comisia Europeană și Guvernul României;

k) cheltuieli eligibile - cheltuielile aferente proiectelor finanțate prin intermediul Fondurilor, care respectă toate criteriile de eligibilitate stabilite de Comisia Europeană și care pot fi finanțate atât prin contribuția financiară a Uniunii Europene, cât și din cofinanțarea publică națională sau privată;

l) cheltuieli neeligibile - cheltuielile inerente realizării proiectelor finanțate prin intermediul Fondurilor, care nu pot fi finanțate din contribuția financiară a Uniunii Europene și nici din cofinanțarea publică națională sau privată;

m) proiect de monopol - proiect finanțat în cazul situațiilor de monopol de drept sau din rațiuni de securitate;

n) organism executiv - calitatea în care acționează autoritatea responsabilă în cazul în care decide să pună în aplicare proiectele în mod direct întrucât caracteristicile acestora nu permit o altă manieră de punere în aplicare, de exemplu în cazul proiectelor de monopol;

o) organism de atribuire - calitate în care acționează autoritatea responsabilă în cazurile în care pune în aplicare proiectele, în general pe baza unei cereri deschise, anuale, de propuneri, proiectele implementate în această situație fiind denumite în continuare scheme de grant;

p) cereri privind autorizarea transferului sumelor:

q) beneficiar final - organismul, autoritatea, instituția sau organizația din sectorul public sau privat, responsabile pentru inițierea ori inițierea și implementarea proiectelor aprobate spre finanțare, prin intermediul Fondurilor ;

r) ofițerul responsabil de program - persoana care coordonează autoritatea responsabilă, având întreaga responsabilitate a managementului Fondurilor în România;

s) acord de finanțare nerambursabilă - instrumentul juridic în baza căruia autoritatea responsabilă acordă subvenții beneficiarului final în vederea punerii în aplicare a proiectului de monopol, încheiat în conformitate cu procedurile elaborate de autoritatea responsabilă cu respectarea principiului separării corespunzătoare a funcțiilor;

t) contract de finanțare nerambursabilă - instrumentul juridic în baza căruia autoritatea delegată acordă subvenții beneficiarului final în vederea punerii în aplicare a schemei de grant, încheiat în conformitate cu prevederile Legii nr. 350/2005 privind regimul finanțărilor nerambursabile din fonduri publice alocate pentru activități nonprofit de interes general, cu modificările și completările ulterioare.

(1) În scopul utilizării eficiente a Fondurilor se instituie un sistem de monitorizare, coordonat de către un comitet de monitorizare, compus din reprezentanți ai autorității responsabile și ai autorității delegate.

(2) Autoritatea de audit de pe lângă Curtea de Conturi și autoritatea de certificare participă în calitate de observator la reuniunile comitetului de monitorizare.

(3) Atribuțiile comitetului de monitorizare se circumscriu analizării stadiului proiectelor derulate în cadrul Fondurilor, în ceea ce privește programarea, contractarea, implementarea și evaluarea acestora, pe baza raportărilor semestriale elaborate de autoritatea responsabilă, precum și stabilirii măsurilor necesare implementării corespunzătoare a proiectelor.

(4) Comitetul de monitorizare se reunește semestrial și este prezidat de conducătorul autorității responsabile.

(5) Secretariatul comitetului de monitorizare este asigurat de către Serviciul Fonduri Europene din cadrul Direcției generale afaceri europene și relații internaționale din cadrul Ministerului Administrației și Internelor, denumită în continuare D.G.A.E.R.I.

(1) În situația în care autoritatea delegată acționează în calitate de organism de atribuire, autoritatea responsabilă are următoarele atribuții:

a) verifică declarațiile lunare de cheltuieli întocmite de către autoritatea delegată pentru schemele de grant implementate în cadrul programelor anuale;

b) pe baza verificărilor și a informațiilor raportate periodic de autoritatea delegată, elaborează rapoarte trimestriale de monitorizare a implementării schemelor de grant;

c) efectuează misiuni de monitorizare și de control la fața locului, individuale sau în colaborare cu autoritatea delegată, în vederea verificării din punct de vedere administrativ, financiar, tehnic și fizic a modului de implementare a proiectelor finanțate prin intermediul Fondurilor;

d) monitorizează și controlează atribuțiile transmise autorității delegate pentru implementarea schemelor de grant;

e) întreprinde măsurile necesare prevenirii neregulilor și monitorizează recuperarea creanțelor bugetare rezultate din nereguli, în baza informațiilor și documentelor transmise de către autoritatea delegată;

f) aprobă cererile privind autorizarea transferului sumelor în vederea acordării tranșelor de finanțare către beneficiarii schemelor de grant.

(2) În situația în care acționează ca organism executiv, precum și în cazul componentelor de asistență tehnică, autoritatea responsabilă are următoarele atribuții:

a) elaborează declarațiile de cheltuieli privind proiectele de monopol și componentele de asistență tehnică;

b) monitorizează și controlează modul de implementare a componentelor de asistență tehnică și proiectelor de monopol de către autoritatea delegată sau beneficiarul final, după caz;

c) întocmește rapoarte trimestriale de progres și monitorizare privind implementarea componentelor de asistență tehnică de către autoritatea delegată și a proiectelor de monopol de către beneficiarul final, după caz;

d) organizează procedurile de evaluare și atribuire a proiectelor de monopol și încheie cu beneficiarul final acorduri de finanțare nerambursabilă;

e) autorizează transferul sumelor pentru componentele de asistență tehnică și proiectele de monopol, pe baza cererilor de autorizare a transferului sumelor, elaborate de autoritatea delegată, respectiv beneficiarul final;

f) elaborează fișele de asistență tehnică aferente programelor anuale;

g) desfășoară verificări și controale care vizează aspectele administrative, financiare, tehnice și fizice ale proiectelor, cu scopul de a se asigura că cheltuielile declarate sunt reale și legitime, că proiectele finanțate au fost executate în conformitate cu acordurile de finanțare, că s-au respectat normele privind contribuția europeană, că cererile de plată ale beneficiarilor finali sunt corecte și că proiectele și cheltuielile au respectat normele europene și de drept intern, precum și de faptul că acestea evită dubla finanțare a cheltuielilor cu alte sisteme europene sau naționale și cu alte perioade de programare;

h) verifică și aprobă utilizarea elementelor de identitate vizuală pentru componentele de asistență tehnică.

(3) Autoritatea responsabilă îndeplinește și alte atribuții, după cum urmează:

a) verifică existența riscului de suprapunere a măsurilor programelor multianuale și a programelor anuale cu măsuri eligibile pentru finanțare prin alte instrumente europene și stabilește consultări cu specialiștii autorităților/instituțiilor care gestionează instrumentele respective;

b) verifică și avizează programele multianuale și anuale, precum și variantele revizuite ale acestora;

c) asigură funcționarea punctului unic de contact răspunzător de schimbul de informații între autoritățile implicate în sistemul de management și control al fondurilor și de menținerea contactelor curente cu reprezentanții Comisiei Europene;

d) elaborează rapoartele intermediare și finale în cadrul programelor anuale pe baza raportărilor asupra schemelor de grant, componentelor de asistență tehnică și proiectelor de monopol;

e) transmite Comisiei Europene pachetele de raportare intermediară asupra programului anual pentru anul în curs ce cuprind raportul intermediar, cererea de plată a celei de-a doua prefinanțări și certificarea pentru a doua prefinanțare în cadrul programelor anuale;

f) transmite Comisiei Europene pachetele de raportare finală asupra programului anual pentru anul în curs ce cuprind raportul final, raportul anual de audit al autorității de audit, cererea de plată a soldului/declarația de rambursare și certificarea pentru plata finală, în vederea aprobării plății soldului în cadrul programelor anuale;

g) avizează procedurile autorității delegate și modificările ulterioare ale acestora;

h) participă la reuniunile comitetului de monitorizare, semestrial sau ori de câte ori este cazul;

i) elaborează și actualizează registrul neregulilor, registrul debitorilor și registrul de riscuri;

j) desfășoară activități de constatare a neregulilor și de stabilire și recuperare a creanțelor bugetare rezultate din nereguli, în situațiile în care este necesară investigarea unor posibile nereguli pentru care autoritatea delegată are calitatea de beneficiar sau poate fi stabilită ca debitor;

k) în conformitate cu prevederile art. 47 din Decizia nr. 573/2007/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 23 mai 2007 de instituire a Fondului European pentru Refugiați pentru perioada 2008-2013, ca parte a Programului general Solidaritatea și gestionarea fluxurilor migratorii, precum și de abrogarea Deciziei 2004/904/CE a Consiliului, ale art. 45 din Decizia nr. 2007/435/CE a Consiliului din 25 iunie 2007 de instituire a Fondului european de integrare a resortisanților țărilor terțe pentru perioada 2007-2013, ca parte a programului general "Solidaritatea și gestionarea fluxurilor migratorii", și ale art. 47 din Decizia nr. 2007/575/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 23 mai 2007 de instituire a Fondului European de Returnare pentru perioada 2008-2013, ca parte a Programului general "Solidaritatea și gestionarea fluxurilor migratorii", aprobă transferul sumelor care trebuie restituite la bugetul general al Uniunii Europene;

l) asigură, în cooperare cu autoritatea delegată, existența unui sistem de înregistrare și stocare pe suport electronic a înregistrărilor contabile aferente fiecărei acțiuni și componente din cadrul programelor anuale, precum și colectarea datelor necesare pentru gestiunea financiară, monitorizare, control și evaluare.

a) desfășoară consultări cu autoritățile și organismele implicate în aplicarea programului multianual sau care sunt în măsură să contribuie eficient la dezvoltarea acestuia;

b) elaborează propuneri de programe multianuale și anuale și le transmite autorității responsabile, în vederea avizării;

c) desfășoară verificări și controale care vizează aspectele administrative, financiare, tehnice și fizice ale proiectelor finanțate prin schemele de grant cu scopul de a se asigura că cheltuielile declarate sunt reale și legitime, că proiectele finanțate au fost executate în conformitate cu acordurile de finanțare, că s-au respectat normele privind contribuția comunitară, că cererile de plată ale beneficiarilor finali sunt corecte și că proiectele și cheltuielile au respectat normele europene și de drept intern, precum și de faptul că acestea evită dubla finanțare a cheltuielilor cu alte sisteme comunitare sau naționale și cu alte perioade de programare;

d) verifică și validează eligibilitatea cheltuielilor declarate de către beneficiarii schemelor de grant;

e) elaborează cererile de autorizare, prin care solicită de la autoritatea responsabilă autorizarea transferului de sume;

f) întocmește declarațiile lunare de cheltuieli pentru schemele de grant;

g) întocmește rapoartele de progres privind schemele de grant și componentele de asistență tehnică și le transmite autorității responsabile;

h) transmite autorității responsabile la începutul fiecărui trimestru analizele de risc întocmite pentru proiectele implementate de beneficiarii finali ai schemelor de grant;

i) întreprinde măsurile necesare pentru prevenirea, constatarea neregulilor și recuperarea creanțelor bugetare rezultate din nereguli, stabilite prin procesul-verbal de constatare întocmit în urma controalelor efectuate la beneficiarii finali pentru proiectele finanțate în cadrul schemelor de grant;

j) solicită autorității responsabile acordarea finanțării pentru proiecte de monopol și asigură implementarea proiectelor aprobate spre finanțare;

k) organizează procedurile de atribuire a contractelor de achiziție publică, pentru implementarea componentelor de asistență tehnică, în conformitate cu normele europene și naționale aplicabile;

l) organizează procedurile de selecție publică a proiectelor în cadrul schemelor de grant;

m) atribuie contracte de finanțare nerambursabilă în conformitate cu prevederile Legii nr. 350/2005, cu modificările și completările ulterioare;

n) este destinatara sumelor aferente programelor anuale transferate de Comisia Europeană;

o) efectuează plăți către beneficiarii schemelor de grant în conformitate cu prevederile contractelor de finanțare nerambursabilă;

p) utilizează sumele aferente componentelor de asistență tehnică, conform autorizărilor acordate;

q) monitorizează schemele de grant, verificând dacă cheltuielile au fost efectiv realizate și dacă se respectă normele europene și naționale aplicabile;

r) asigură în cooperare cu autoritatea responsabilă existența unui sistem de înregistrare și stocare pe suport electronic a înregistrărilor contabile aferente fiecărei acțiuni și componente din cadrul programelor anuale, precum și colectarea datelor necesară pentru gestiunea financiară, monitorizare, control și evaluare;

s) se asigură că beneficiarii schemelor de grant au fie un sistem contabil separat, fie un cod contabil adecvat pentru toate tranzacțiile asociate proiectelor respective, conform normelor contabile naționale;

t) păstrează toate documentele privind cheltuielile în conformitate cu cerințele menționate în deciziile Uniunii Europene aplicabile pentru a asigura o pistă de audit adecvată;

u) asigură autorității de audit, în scopul desfășurării misiunilor de audit, toate informațiile necesare privind procedurile de gestionare utilizate și proiectele finanțate din Fonduri;

v) asigură autorității responsabile documente, date și informații necesare elaborării rapoartelor intermediare și finale privind punerea în aplicare a programelor anuale, declarațiilor de cheltuieli, cererilor de plată sau, după caz, declarațiilor de restituire;

w) desfășoară activități de informare și consultare și difuzează rezultatele acțiunilor derulate;

x) asigură vizibilitatea programelor și finanțării Fondurilor și verifică punerea în aplicare de către beneficiarii schemelor de grant a regulilor de asigurare a vizibilității;

y) suportă orice cheltuieli considerate neeligibile în urma unei misiuni de audit a Comisiei Europene și/sau a autorității de audit;

z) în conformitate cu prevederile art. 47 din Decizia nr. 573/2007/CE , ale art. 45 din Decizia nr. 2007/435/CE și ale art. 47 din Decizia nr. 575/2007/CE , solicită aprobarea autorității responsabile și pe baza acesteia efectuează transferul sumelor care trebuie restituite la bugetul general al Uniunii Europene.

(1) Principalele atribuții ale autorității de certificare sunt prevăzute la art. 29 din Decizia nr. 573/2007/CE , la art. 29 din Decizia nr. 575/2007/CE și la art. 27 din Decizia nr. 2007/435/CE .

(2) Autoritatea responsabilă, autoritatea delegată și beneficiarii finali au obligația să transmită către autoritatea de certificare informațiile și documentele necesare în scopul certificării, în termenele și conform precizărilor stabilite prin procedura interinstituțională privind informarea adecvată a autorității de certificare.

(1) Atribuțiile autorității de audit sunt prevăzute la art. 30 din Decizia nr. 573/2007/CE , la art. 30 din Decizia nr. 575/2007/CE și la art. 28 din Decizia nr. 435/2007/CE .

(2) Situația rezumativă anuală a auditurilor prevăzută la art. 53b alin. (3) din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1.605/2002 al Consiliului din 25 iunie 2002 privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene, cu modificările și completările ulterioare, se realizează de către Autoritatea de audit de pe lângă Curtea de Conturi a României.

(1) Creditele bugetare și de angajament aferente finanțării externe nerambursabile acordate României prin intermediul Fondurilor au caracter previzional și se cuprind la titlul "Proiecte cu finanțare din fonduri externe nerambursabile", la pozițiile distincte denumite "Sume aferente Fondului european pentru refugiați", "Sume aferente Fondului european de returnare", "Sume aferente Fondului european de integrare a resortisanților țărilor terțe", în anexa la bugetul Ministerului Administrației și Internelor, sursa de finanțare 08 "Fonduri externe nerambursabile".

(2) Creditele bugetare, altele decât cele aferente fondurilor externe nerambursabile, se cuprind în bugetul Ministerului Administrației și Internelor, la sursa de finanțare 01 "Buget de stat", la pozițiile distincte menționate la alin. (1), astfel:a) sume reprezentând cofinanțarea publică națională;

b) sume aferente achitării debitelor față de bugetul Uniunii Europene, inclusiv majorările de întârziere ca urmare a nerecuperării la timp de la beneficiari a sumelor plătite nejustificat;

c) sume necesare finanțării cheltuielilor aferente transferului de fonduri din conturile autorității delegate în scopul efectuării plăților;

d) sume necesare finanțării cheltuielilor neeligibile;

e) sumele necesare continuării finanțării proiectelor finanțate prin intermediul Fondurilor în cazul indisponibilității temporare a contribuției financiare a Uniunii Europene.

(1) Autoritatea delegată deschide conturi în euro pentru Fonduri, la Trezoreria Statului sau la instituții financiar-bancare, în care Comisia Europeană virează sumele corespunzătoare contribuției financiare a Uniunii Europene.

(2) Echivalentul în lei al sumelor încasate în conturile prevăzute la alin. (1) se gestionează prin conturi distincte deschise pentru fiecare fond la Trezoreria Statului.

(3) Ministerul Administrației și Internelor repartizează autorității delegate creditele bugetare aprobate, aferente sumelor prevăzute la art. 13 alin. (2) în conturile autorității delegate deschise la Trezoreria Statului.

(4) Echivalentul în lei al sumelor încasate în conturile prevăzute la alin. (1) reprezentând asistența comunitară finanțată de la bugetul de stat se virează de către autoritatea delegată în conturile de venituri ale bugetului de stat, în termen de 30 de zile de la certificarea declarațiilor de cheltuieli.

(5) Disponibilitățile din contribuția financiară a Uniunii Europene și din cofinanțarea publică națională aferente Fondurilor rămase la sfârșitul anului bugetar în curs în conturile deschise pentru gestionarea proiectelor finanțate se reportează în anul următor cu aceeași destinație.

(1) În vederea reflectării finanțării acordate României prin intermediul Fondurilor în poziția netă a României în relația financiară cu Uniunea Europeană, Unitatea de coordonare a relațiilor bugetare cu Uniunea Europeană din cadrul Ministerului Finanțelor Publice primește de la autoritatea responsabilă și prelucrează datele privind contribuția financiară a Uniunii Europene, conform procedurii și modelului elaborate de Ministerul Finanțelor Publice.

(2) Autoritatea responsabilă transmite Unității de coordonare a relațiilor bugetare cu Uniunea Europeană din cadrul Ministerului Finanțelor Publice următoarele informații, conform procedurii elaborate de Ministerul Finanțelor Publice:

a) estimările alocărilor bugetare anuale pentru România, comunicate de Comisia Europeană pentru Fonduri, în conformitate cu art. 20 alin. (2) din Decizia nr. 573/2007/CE , art. 19 alin. (2) din Decizia nr. 2007/435/CE și art. 21 alin. (2) din Decizia nr. 575/2007/CE ;

b) situația sumelor necesare achitării debitelor față de bugetul Uniunii Europene, inclusiv a achitării acestora și a majorărilor de întârziere ca urmare a nerecuperării la timp de la beneficiari;

c) situația sumelor aferente contribuției financiare a Uniunii Europene, transferate de Comisia Europeană, pentru Fonduri.