NORME PROCEDURALE INTERNE din 7 mai 2012

(1) Obiectul contractului care se va încheia între Ministerul Afacerilor Europene - Direcția generală Autoritatea pentru coordonarea instrumentelor structurale și ofertantul desemnat câștigător îl reprezintă închirierea unui spațiu într-o clădire de birouri, dotată cu mobilier de birouri, utilități și spații de parcare, necesar pentru asigurarea funcționării în condiții corespunzătoare a Direcției generale Autoritatea pentru coordonarea instrumentelor structurale, conform cerințelor minime stabilite de autoritatea contractantă și prevăzute în anexa nr. 1, care face parte integrantă din prezentele norme.

(2) Durata contractului va fi de la data semnării contractului de către ultima parte până la data de 31 decembrie 2015. Ministerul Afacerilor Europene - Direcția generală Autoritatea pentru coordonarea instrumentelor structurale își rezervă dreptul de a prelungi durata contractului în funcție de existența necesității aferente și în funcție de disponibilitatea fondurilor.

(3) De la semnarea contractului de către ultima parte și până la încheierea procesului-verbal de predare-primire, dar nu mai târziu de 90 de zile de la data semnării contractului, nu se va plăti chirie.

(4) Chiria pentru spațiul închiriat se va plăti începând cu data încheierii procesului-verbal de predare-primire a spațiului.

(1) Ministerul Afacerilor Europene - Direcția generală Autoritatea pentru coordonarea instrumentelor structurale atribuie contractul de închiriere a unui spațiu într-o clădire de birouri, dotată cu mobilier de birouri, utilități și spații de parcare, printr-o procedură de selecție de oferte, prin intermediul unei comisii de evaluare constituite și mandatate în acest sens.

(2) În situația în care procedura de selecție pentru atribuirea contractului de închiriere a unui spațiu într-o clădire de birouri, dotată cu mobilier de birouri, utilități și spații de parcare, nu se finalizează prin încheierea unui contract, într-o singură rundă, Ministerul Afacerilor Europene - Direcția generală Autoritatea pentru coordonarea instrumentelor structurale are dreptul de a relua procedura, cu modificarea, după caz, a unor prevederi din documentația inițială aprobată prin ordin.

(1) Imobilul care se închiriază este compus din clădirea de birouri, dotată cu mobilier de birouri, utilități și spații de parcare.

(2) Imobilul poate fi proprietatea unei persoane fizice și/sau juridice și trebuie deținut în mod legal, cu act de proprietate valabil.

(3) Imobilul care face obiectul contractului de închiriere nu poate fi înstrăinat de către proprietar pe perioada derulării contractului de închiriere decât cu notificarea prealabilă, într-un termen de cel puțin 120 de zile, a Ministerului Afacerilor Europene - Direcția generală Autoritatea pentru coordonarea instrumentelor structurale.

(4) Viitorul proprietar al imobilului înstrăinat în condițiile alin. (3) are obligația de a accepta și de a executa contractul de închiriere valabil încheiat în condițiile prezentelor norme.

(5) Imobilul selectat în vederea încheierii contractului de închiriere trebuie să respecte cerințele minime obligatorii stabilite de Ministerul Afacerilor Europene - Direcția generală Autoritatea pentru coordonarea instrumentelor structurale prin prezentele norme [art. 10 alin. (2)].

(1) În prima etapă a derulării procedurii de selecție de oferte, Ministerul Afacerilor Europene - Direcția generală Autoritatea pentru coordonarea instrumentelor structurale cooptează un expert evaluator membru titular al Asociației Naționale a Evaluatorilor din România (ANEVAR), care întocmește un raport de specialitate în care sunt identificate cele mai bune soluții imobiliare pentru închirierea unui spațiu într-o clădire de birouri, dotată cu mobilier de birouri, utilități și spații de parcare, necesar funcționării Direcției generale Autoritatea pentru coordonarea instrumentelor structurale din cadrul Ministerului Afacerilor Europene.

(2) Raportul de specialitate menționat la alin. (1) cuprinde cel puțin următoarele elemente:

a) o identificare a imobilelor de pe raza teritorială a municipiului București care corespund cerințelor stabilite în anexa nr. 1, precum și următoarelor criterii:

b) un studiu care să evidențieze un interval de variație a chiriei de pe piața imobiliară (inclusiv serviciile de mentenanță și locurile de parcare aferente) prin raportare directă la imobilele identificate pe piață corespunzător criteriilor prevăzute la lit. a);

c) o propunere de demarare a procedurii de selecție în vederea închirierii, care să vizeze cel puțin două imobile care să corespundă cerințelor din prezentele norme.

(3) Raportul de specialitate menționat la alin. (2), aprobat de președintele comisiei de evaluare, reprezintă documentul justificativ pentru demararea procedurii de selecție.

(4) Ministerul Afacerilor Europene - Direcția generală Autoritatea pentru coordonarea instrumentelor structurale publică cu cel puțin 10 zile înainte de data de depunere a ofertelor, pe pagina de internet www.maeur.ro, un anunț privind intenția de închiriere și transmite concomitent invitații proprietarilor imobilelor propuse în raportul de specialitate prevăzut la alin. (2).

(5) În perioada menționată la alin. (4), orice alt posibil ofertant poate participa cu ofertă la procedura de selecție.

a) primirea și înregistrarea ofertelor la adresa: bd. Mircea Vodă nr. 44, intrarea C, sectorul 3, București, cod poștal: 030669; b)desfășurarea ședinței de deschidere a ofertelor;

c) verificarea conformității ofertelor cu cerințele prezentelor norme, din punctul de vedere al termenului-limită de depunere și al existenței tuturor documentelor solicitate;

d) ofertele care sunt depuse:

a) se realizează de către o comisie de evaluare numită prin ordin al ministrului afacerilor europene;

b) se vizitează spațiile oferite spre închiriere, dintre ofertele selecționate în urma evaluării ofertelor tehnice, în următoarele etape:

c) se evaluează ofertele în vederea identificării îndeplinirii cerințelor minime stabilite de autoritatea contractantă;

d) se solicită clarificări, dacă este cazul, privind particularitățile constructive și dotările specifice fiecărui imobil din lista de oferte;

e) sprijinirea activității de evaluare a comisiei de evaluare se realizează prin expertiza de specialitate furnizată de către expertul evaluator membru titular al ANEVAR cooptat;

f) expertul evaluator membru titular al ANEVAR întocmește un raport tehnic referitor la imobilele vizionate de comisia de evaluare, în care evidențiază îndeplinirea sau neîndeplinirea de către ofertele depuse a cerințelor minime obligatorii stabilite de autoritatea contractantă prin prezentele norme;

g) desemnarea ofertei câștigătoare se realizează în baza raportului de selecție întocmit de comisia de evaluare pe baza raportului tehnic emis de expertul evaluator membru titular al ANEVAR și a evaluării ofertelor tehnice și financiare.

a) întocmirea raportului de selecție și înaintarea acestuia spre aprobare ordonatorului principal de credite;

b) transmiterea comunicărilor privind rezultatul procedurii de selecție de oferte către ofertanții participanți;

c) încheierea contractului de închiriere, dacă este cazul.

(1) Criteriul de atribuire în baza căruia se realizează selecția ofertei câștigătoare îl reprezintă oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic.

(2) Atribuirea contractului de închiriere se face pe baza următorilor factori de evaluare:

(1) Proprietarii imobilelor depun ofertele redactate în limba română. Ofertele redactate în altă limbă decât limba română vor fi însoțite în mod obligatoriu de traducerea autorizată.

(2) Oferta prezentată este însoțită de următoarele documente:

a) scrisoarea de înaintare către Ministerul Afacerilor Europene - Direcția generală Autoritatea pentru coordonarea instrumentelor structurale, conform modelului prevăzut în anexa nr. 2, care face parte integrantă din prezentele norme;

b) documentul juridic prin care se face dovada dreptului de proprietate asupra imobilului de închiriat, prezentat în copie legalizată;

c) documentația topocadastrală care să conțină relevee aferente fiecărui nivel al spațiilor propuse spre închiriere;

d) extrasul de carte funciară pentru informare, eliberat cu cel mult 15 zile înainte de data-limită de depunere a ofertelor;

e) încheiere de intabulare în favoarea proprietarului ofertant;

f) certificat de atestare fiscală privind îndeplinirea obligațiilor de plată exigibile a impozitelor și taxelor către bugetul de stat, eliberat de Direcția generală a finanțelor publice - Administrația Finanțelor Publice, emis cu cel mult 15 zile înainte de data-limită de depunere a ofertelor;

h) prezentarea unui acord sau contract valabil la data ofertei (încheiat cu o firmă de prestări de servicii de curățenie) ori a altor contracte care să dovedească posibilitatea asigurării serviciilor de curățenie în spațiile comune și a serviciilor de mentenanță sau o declarație pe propria răspundere cu privire la prezentarea documentelor mai sus menționate la momentul semnării contractului de închiriere;

i) polița de asigurare a clădirii de birouri, încheiată de proprietarul imobilului de birouri, valabilă pentru anul în curs (cu obligativitatea reînnoirii acesteia pe întreaga durată de derulare a contractului de închiriere) sau o declarație pe propria răspundere cu privire la prezentarea documentului mai sus menționat la momentul semnării contractului de închiriere.

(3) Oferta va fi depusă în plic sigilat și trebuie să conțină documentele menționate la alin. (2), precum și următoarele documente/informații anexate:

(4) Paginile prezentate în ofertă trebuie să fie numerotate și îndosariate; oferta va fi însoțită de un opis al documentelor din dosar care va cuprinde numărul paginii de referință și titlul documentului.

(1) Ofertele trebuie depuse până la termenul-limită specificat în adresa de solicitare a ofertei emisă de Ministerul Afacerilor Europene - Direcția generală Autoritatea pentru coordonarea instrumentelor structurale.

(2) Ofertele trebuie să fie depuse folosind sistemul de plic dublu, adică un pachet sau un plic exterior sigilat și netransparent care să conțină două plicuri interioare marcate "Original" (un exemplar), respectiv "Copie" (un exemplar), fiecare introdus într-un plic netransparent și sigilat. Copia trebuie să aibă mențiunea "conform cu originalul", semnătura persoanei autorizate a ofertantului și numele ofertantului persoană juridică sau persoană fizică, precum și ștampila acestuia în cazul persoanelor juridice.

(3) Ofertele trebuie transmise la sediul Ministerului Afacerilor Europene - Direcția generală Autoritatea pentru coordonarea instrumentelor structurale până la termenul-limită de depunere a ofertelor specificat în anunțul de închiriere a unui spațiu într-o clădire de birouri, dotată cu mobilier de birouri, utilități și spații de parcare.

(4) Oferta trebuie să fie transmisă în plic sigilat și ștampilat (în cazul persoanelor juridice), marcat cu denumirea și adresa ofertantului, pentru a permite returnarea fără a fi deschis, în cazul în care oferta respectivă este declarată a fi primită cu întârziere. Nu se acceptă oferte alternative.

(5) Plicul cu exemplarul marcat "Original" va conține și împuternicirea, în original, pentru persoana autorizată să reprezinte ofertantul, dacă este cazul.

(6) Pe plicul exterior al ofertei se vor scrie următoarele informații:

a) adresa unde trebuie depuse ofertele: Direcția generală Autoritatea pentru coordonarea instrumentelor structurale - bd. Mircea Vodă nr. 44, intrarea C, sectorul 3, București, cod poștal: 030669;

b) mențiunea "pentru contract de închiriere a unui spațiu într-o clădire de birouri dotată cu mobilier de birouri, utilități și spații de parcare";

c) mențiunea "A nu se deschide înaintea sesiunii de deschidere a ofertelor".

(7) La depunerea ofertelor nu vor fi admise plicuri exterioare deteriorate sau desfăcute.

(8) Niciun cost suportat de ofertant pentru pregătirea și depunerea ofertei nu va fi rambursat. Toate aceste costuri vor fi suportate de către fiecare ofertant.

(9) Perioada de valabilitate a ofertei reprezintă perioada de timp în care oferta este menținută valabilă fără a fi modificată (conform formularului de ofertă - anexa nr. 3).

(10) Oferta are caracter ferm, prețul rămâne ferm pe toată durata de îndeplinire a contractului (conform formularului de ofertă).

(1) Pentru atribuirea contractului de închiriere a unui spațiu într-o clădire de birouri, dotată cu mobilier de birouri, utilități și spații de parcare, se constituie o comisie de evaluare formată din 3 membri, astfel:

a) un membru din cadrul Direcției coordonare de sistem;

b) 2 membri din cadrul Direcției asistență tehnică, urmând ca unul dintre aceștia să fie desemnat președintele comisiei de evaluare;

c) un secretar din cadrul Direcției asistență tehnică;

d) un membru de rezervă din cadrul Direcției monitorizare.

(2) Comisia de evaluare răspunde de desfășurarea următoarelor activități:

a) analizarea ofertelor primite;

b) vizitarea spațiilor oferite spre închiriere;

c) întocmirea proceselor-verbale ca urmare a vizionărilor efectuate pe teren;

d) solicitarea de clarificări, dacă este cazul;

e) verificarea conformității ofertelor cu cerințele minime stabilite de autoritatea contractantă;

f) evaluarea ofertelor conform criteriului stabilit pentru atribuirea contractului de închiriere;

g) stabilirea ierarhiei ofertelor;

h) desemnarea ofertei câștigătoare, în baza criteriului de atribuire stabilit conform art. 13;

i) întocmirea raportului de selecție având la bază inclusiv raportul tehnic emis de expertul evaluator membru titular al ANEVAR și înaintarea lui spre aprobare ordonatorului principal de credite.

(1) Membrii comisiei de evaluare au obligația de a semna o declarație pe propria răspundere privind confidențialitatea și imparțialitatea, prin care se angajează să respecte prevederile prezentelor norme și prin care confirmă, totodată, că nu se află în niciuna din situațiile următoare:

a) sunt soț/soție, rudă sau afin, până la gradul al patrulea inclusiv, cu unul dintre ofertanți;

b) dețin părți sociale și/sau acțiuni din capitalul social subscris al unuia dintre ofertanți;

c) au un interes de natură să le afecteze imparțialitatea pe parcursul procesului de verificare/evaluare a ofertelor;

d) se află în situația existenței unui conflict de interese astfel cum este acesta reglementat de Legea nr. 161/2003 privind unele măsuri pentru asigurarea transparenței în exercitarea demnităților publice, a funcțiilor publice și în mediul de afaceri, prevenirea și sancționarea corupției, cu modificările și completările ulterioare.

(2) Declarația prevăzută la alin. (1) trebuie semnată înainte de deschiderea ofertelor și confirmată ulterior.

(3) Ofertantul care are drept membri în cadrul consiliului de administrație/organului de conducere ori de supervizare și/sau acționari ori asociați persoane care sunt soț/soție, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv ori care se află în relații comerciale cu persoane ce dețin funcții de decizie în cadrul autorității contractante este exclus din procedura de atribuire.

(4) În cazul în care unul dintre membrii desemnați în comisia de evaluare constată că se află în una sau mai multe dintre situațiile de incompatibilitate prevăzute la alin. (1), acesta are obligația de a solicita, de îndată, înlocuirea sa din componența comisiei respective.

(1) Ordonatorul principal de credite va încheia contractul de închiriere a imobilului cu proprietarul acestuia, persoana fizică și/sau juridică a cărei ofertă a fost desemnată câștigătoare.

(2) Până la semnarea contractului de închiriere a imobilului, ofertantul prezintă un contract încheiat cu o firmă specializată pentru asigurarea serviciilor de curățenie și mentenanță, în cazul în care a prezentat un acord în oferta depusă.

(3) Plata va fi efectuată în lei, prețul rămânând ferm pe toată durata contractului.

(1) Direcția generală Autoritatea pentru coordonarea instrumentelor structurale are obligația de a constitui și de a arhiva dosarul pentru procedura de selecție a ofertelor în vederea închirierii unui spațiu într-o clădire dotată cu mobilier de birouri, utilități și spații de parcare.

(2) Dosarul menționat la alin. (1) trebuie să cuprindă cel puțin următoarele documente:

a) referatul de aprobare a ordinului ministrului afacerilor europene pentru aprobarea prezentelor norme;

b) ordinul de aprobare și prezentele norme procedurale interne;

c) raportul de specialitate întocmit de expertul ANEVAR conform art. 10;

d) invitațiile de participare la procedura de selecție de oferte;

e) ordinul ministrului afacerilor europene de numire a comisiei de evaluare;

f) declarațiile de confidențialitate și imparțialitate semnate de membrii comisiei de evaluare, după caz, inclusiv din partea expertului evaluator membru titular al ANEVAR cooptat;

g) procesele-verbale întocmite cu ocazia vizitării spațiilor de birouri, după caz;

h) raportul de selecție aprobat de ordonatorul principal de credite;

i) raport tehnic întocmit de către expertul evaluator membru titular al ANEVAR conform art. 11;

j) procesul-verbal al ședinței de selecție, dacă este cazul;

k) contractul de închiriere semnat cu ofertantul câștigător al procedurii de selecție (al cărui model este prevăzut în anexa nr. 4, care face parte integrantă din prezentele norme);