(1) Apostila este certificatul care atestă faptul că actul supus acestei proceduri este un act oficial, veracitatea semnăturii, calitatea în care a acționat semnatarul procedurii sau, după caz, identitatea sigiliului sau a ștampilei de pe act. Apostila se aplică de către Camere numai pe actele notariale prevăzute la art. 2, care urmează să fie folosite pe teritoriul statelor părți la Convenția de la Haga, care au aderat la aceasta sau au ratificat-o.
(2) Modelul certificatului este aprobat prin Convenția de la Haga și este prevăzut în anexa nr. 1.
(1) Apostila se aplică de către persoana desemnată din cadrul Biroului apostilă și supralegalizare numai pe actele notariale prevăzute la art. 2, în termen de două zile lucrătoare de la înregistrarea solicitării.
(2) În cazul în care se solicită apostilarea unor traduceri legalizate de către notarul public, această operațiune se poate realiza numai dacă actul tradus și legalizat este un act emis, certificat ori confirmat de autoritățile române sau de către o altă persoană autorizată de acestea, o copie a acestuia urmând a fi atașată traducerii legalizate a cărei apostilare este solicitată.
(3) În cazul în care se solicită apostilarea unei copii legalizate de către notarul public, această operațiune se poate realiza numai dacă actul de pe care a fost făcută copia legalizată este un act oficial emis, certificat ori confirmat de autoritățile române sau de către o altă persoană autorizată de acestea.
(1) Pentru îndeplinirea procedurii de apostilare, personalul Biroului apostilă și supralegalizare parcurge următoarele etape:
a) verifică dacă s-a completat cererea prevăzută în anexa nr. 3;
b) verifică dacă apostilarea/supralegalizarea solicitată este de competența Camerei unde s-a depus cererea;
c) verifică dacă actele a căror apostilare/supralegalizare se solicită sunt acte notariale originale sau copii legalizate ale acestora;
d) verifică dacă actele notariale respectă cerințele impuse de Legea nr. 36/1995, republicată, cu modificările ulterioare, și ale regulamentului de punere în aplicare a acesteia;
e) verifică dacă au fost achitate tarifele pentru îndeplinirea serviciului;
f) verifică dacă semnătura și sigiliul de pe actul notarial a cărui apostilare/supralegalizare se cere corespund cu semnătura și sigiliul notarului instrumentator aflate în evidențele Camerei;
g) înregistrează documentele prevăzute de prezentul regulament în vederea aplicării apostilei/supralegalizării într-un registru special (anexa nr. 4 și, respectiv, anexa nr. 5);
h) aplică apostila/supralegalizarea pe actele notariale originale, pe copiile legalizate sau pe traducerile legalizate ale acestora;
i) ține evidența pe suport hârtie a cererilor de aplicare a apostilei/supralegalizării și a copiei sau variantei scanate de pe actele pentru care s-a solicitat apostila/supralegalizarea, anexată la cerere. Cererea, împreună cu anexele, va fi păstrată în arhiva Camerei, într-o mapă specială, potrivit nomenclatorului arhivistic, care va stabili și termenul de păstrare a acestora.
(2) Verificarea prevăzută la alin. (1) lit. f) se face de către persoana desemnată din cadrul Biroului apostilă și supralegalizare, după cum urmează:
a) prin compararea vizuală a semnăturii și sigiliului notarului public existente pe act cu specimenele de semnătură și sigiliu aflate în arhiva Camerei;
b) prin compararea semnăturii și sigiliului notarului de stat de pe actul prezentat cu cele existente pe actul din arhiva fostelor notariate de stat, preluată de Camere, în cazul actelor instrumentate de notariatul de stat;
c) prin alte metode permise de lege.
Aplicarea apostilei poate fi refuzată dacă:
a) actul este destinat folosirii pe teritoriul statului care nu este parte la Convenția de la Haga;
b) textul actului nu este lizibil din cauza deteriorării;
c) actul este completat sau semnat cu creion;
d) actul conține completări sau corecturi neconfirmate oficial;
e) actul nu face parte dintre cele care pot fi legalizate în condițiile legii și ale prezentului regulament;
f) Camera nu deține specimenele semnăturilor persoanelor oficiale sau ale instituțiilor corespunzătoare;
g) actul nu a fost supus unei proceduri notariale.
(1) În cazul în care, în urma verificării actelor depuse de către solicitant, persoana desemnată din cadrul Biroului apostilă și supralegalizare constată că sunt îndeplinite cumulativ condițiile prevăzute de lege și de prezentul regulament, va proceda la aplicarea apostilei pe actele notariale depuse de acesta.
(2) În situația în care, în urma verificării actelor depuse de solicitant, persoana desemnată din cadrul Biroului apostilă și supralegalizare constată că nu sunt întrunite condițiile pentru aplicarea apostilei, va refuza, printr-o adresă motivată, îndeplinirea procedurii solicitate.
(3) Împotriva refuzului de apostilare solicitantul se poate adresa cu plângere președintelui Colegiului director al Camerei. Dispoziția președintelui Colegiului director al Camerei este obligatorie pentru persoana desemnată din cadrul Biroului apostilă și supralegalizare.
(4) Actele apostilate se eliberează conform programului stabilit de Camere.
(5) Refuzul îndeplinirii procedurii de apostilare, precum și dispoziția președintelui Colegiului director al Camerei se comunică solicitantului în termen de cel mult 5 zile lucrătoare de la data înregistrării cererii.
(1) În cazul în care se solicită aplicarea apostilei pentru mai multe acte sau pentru acte care urmează a fi folosite în mai multe state, solicitantul trebuie să completeze o cerere, în care va preciza câte exemplare din fiecare act solicită a fi apostilate și în ce stat vor fi utilizate, după modelul prevăzut în anexa nr. 3.
(2) Dacă se solicită apostilarea mai multor exemplare ale aceluiași act, se completează, după caz:
a) o singură cerere, dacă toate exemplarele vor fi utilizate în același stat, cu indicarea numărului de exemplare solicitate;
b) câte o cerere pentru fiecare exemplar al actului, dacă acestea urmează a fi folosite în state diferite.
(1) Actele pe care se solicită aplicarea apostilei se preiau, în numărul de exemplare cerute de solicitant, de personalul Biroului apostilă și supralegalizare, care va face, în prezența solicitantului, verificarea întrunirii condițiilor prevăzute la art. 13 alin. (1) lit. b)-e). Ulterior, solicitantul va completa cererea prin care solicită apostilarea, care se înregistrează în Registrul de evidență a apostilei aplicate de Camerele Notarilor Publici pe actele notariale, prevăzut în anexa nr. 4, după care se va proceda la verificarea îndeplinirii condiției prevăzute la art. 13 alin. (1) lit. f) și, după caz, la aplicarea apostilei.
(2) În cazul în care se constată că nu sunt îndeplinite condițiile prevăzute de art. 13 alin. (1) lit. b)-e), solicitantul este informat de îndată și i se restituie actele. Dacă acesta solicită în continuare aplicarea apostilei, va completa cererea prevăzută de prezentul regulament. În această situație, precum și în cazul în care se constată neîndeplinirea condițiilor prevăzute la art. 13 alin. (1) lit. f), persoana desemnată să aplice apostila va refuza aplicarea acesteia printr-o adresă motivată, care va primi același număr ca și cererea.
(3) Apostila aplicată pe fiecare exemplar al actului pentru care se solicită acest serviciu va primi număr individual din registrul de evidență prevăzut în anexa nr. 4. Numărul și data apostilei sunt cele din momentul aplicării ei pe actul notarial, care se eliberează, după apostilare, solicitantului. Numărul de înregistrare a cererii nu este și numărul apostilei. Fiecare exemplar al aceluiași act care se solicită a fi apostilat va avea număr individual de apostilă.
(4) Pe fiecare act pe care se aplică apostila sau supralegalizarea se înscrie, sub încheierea care certifică aplicarea procedurii, următoarea mențiune, după caz: "Această apostilă/supralegalizare certifică veracitatea semnăturii, calitatea în care a acționat autoritatea care a îndeplinit procedura sau, după caz, identitatea sigiliului sau a ștampilei de pe act. Această apostilă/supralegalizare nu certifică conținutul documentului." Pentru fiecare procedură, Camerele vor realiza, prin intermediul Uniunii, parafe care vor avea înscrise textul sus-menționat și care vor fi aplicate pe fiecare document de către persoana desemnată, în funcție de procedura solicitată. Modelul de parafă este prevăzut în anexa nr. 11.