REGULAMENT nr. 1 din 17 ianuarie 2014

(1) Controlul periodic se organizează și se desfășoară în baza unui Plan anual integrat, aprobat de către Consiliul Autorității.

(2) Pe lângă controalele periodice efectuate pot fi derulate, ori de câte ori se consideră necesar, și controale inopinate aprobate de către președintele Autorității care urmăresc anumite obiective tematice, stabilite în fiecare situație, precum și anchete în cazuri semnalate/identificate de încălcări ale prevederilor legale aplicabile sectoarelor supravegheate.

(3) Controalele desfășurate la sediul entității pentru verificarea modului de îndeplinire a planului de măsuri stabilit prin hotărâre a Consiliului Autorității și controalele desfășurate ca urmare a solicitărilor entităților aflate în sfera de autorizare/avizare și/sau supraveghere a Autorității, de limitare, suspendare sau încetare a activității, sunt asimilate controlului inopinat, corelativ cu prevederile legislației sectoriale specifice.

(1) La stabilirea perioadei de timp ce urmează a face obiectul unui nou control periodic se au în vedere perioada anterior controlată, natura și volumul activității entității, riscul și complexitatea produselor și serviciilor oferite, gradul de conformare observat anterior, elementele relevante identificate în situațiile financiare anuale/rapoartele financiare și tehnice periodice sau în rapoartele de supraveghere prudențială, astfel încât să se asigure continuitate în verificarea activității desfășurate de entitate.

(2) Selectarea operațiunilor și a documentelor ce urmează a fi verificate se face de către echipa de control, în baza tematicii de control, luând în considerare obiectivele controlului, ponderea operațiunilor, precum și relevanța acestora în activitatea entității supuse controlului.

(3) În situația în care, ulterior efectuării activității de control, Autoritatea intră în posesia unor date și informații suplimentare, aceasta poate decide reverificarea, integral sau parțial, a perioadei controlate.

(1) Autoritatea poate suspenda un control periodic sau inopinat, notificând entitatea cu privire la data de la care se suspendă derularea acestuia și, ulterior, cu privire la data la care este reluat.

(2) Suspendarea controlului se hotărăște de către Consiliul Autorității sau, după caz, de către președintele acesteia.

(1) Controlul periodic și inopinat se declanșează în baza deciziei de control semnate de către președintele Autorității. Decizia de control cuprinde cel puțin următoarele elemente:

a) denumirea Autorității;

b) temeiul legal al emiterii deciziei;

c) tipul controlului;

d) numele și prenumele persoanelor desemnate din cadrul Autorității să efectueze controlul;

e) denumirea și adresa entității supuse controlului;

f) data declanșării controlului;

g) obiectul/tematica controlului și, după caz, perioada supusă controlului;

h) obligațiile entităților sau persoanelor supuse controlului;

i) semnătura președintelui și ștampila Autorității.

(2) La data prezentării la sediul entității supuse controlului, echipa de control înregistrează numărul și data deciziei Autorității în Registrul unic de control al acesteia.

(3) În situația în care se impune o audiere la sediul Autorității, în decizie se înscriu data și ora la care persoanele convocate se prezintă, obiectul audierii, precum și eventualele documente pe care acestea trebuie să le furnizeze.

(4) În timpul derulării controlului, echipa de control poate fi completată sau modificată, temporar ori pentru întreaga perioadă rămasă, cu personal de specialitate din celelalte direcții de specialitate din cadrul Autorității în funcție de complexitatea sau caracterul particular al constatărilor preliminare.

(1) Documentele și informațiile aferente controlului sunt solicitate entității de către echipa de control, stabilindu-se termenele pentru predarea acestora.

(2) Predarea documentelor și informațiilor prevăzute la alin. (1) trebuie să se facă la termenele stabilite de către echipa de control.

(1) În timpul activității de control, echipa de control poate întocmi un proces-verbal de ridicare date/documente în care consemnează documentele, datele și/sau situațiile furnizate de către entitatea supusă controlului.

(2) Procesul-verbal de ridicare date/documente prevăzut la alin. (1) cuprinde cel puțin următoarele:

a) data și locul încheierii procesului-verbal;

b) decizia Autorității în baza căreia a fost declanșat controlul;

c) numele, prenumele și funcția persoanelor desemnate să efectueze controlul;

d) denumirea entității controlate;

e) numele, prenumele și funcția reprezentantului legal al entității controlate sau ale persoanelor care au reprezentat entitatea pe perioada controlului;

f) data declanșării controlului;

g) toate notele explicative date în scris de către reprezentantul legal al entității supuse controlului și de personalul acesteia;

h) numărul de file prezentate/ridicate în format fizic și identificarea documentelor prezentate/ridicate în format electronic;

i) mențiunea că toate înscrisurile în original puse la dispoziția persoanelor desemnate să efectueze controlul au fost restituite, iar copiile prezentate/ridicate de către echipa de control sunt complete și conform cu originalele;

j) alte înscrisuri, date, situații și/sau informații pe care echipa de control le consideră relevante.

(3) Procesul-verbal de ridicare date/documente prevăzut la alin. (1) se întocmește în două exemplare, unul pentru Autoritate și celălalt pentru entitatea supusă controlului, și se semnează de ambele părți.

(4) În cazul în care reprezentantul legal al entității sau persoanele care au reprezentat entitatea pe perioada în care se desfășoară controlul refuză semnarea, acest fapt se consemnează în procesul-verbal de ridicare date/documente de către echipa de control.

(5) Ambele exemplare ale procesului-verbal de ridicare date/documente se înregistrează cu același număr de înregistrare în registrul de intrări-ieșiri al entității supuse controlului.

(6) În situația unei audieri efectuate la sediul Autorității se întocmește un proces-verbal de audiere, în două exemplare, câte unul pentru fiecare parte implicată, în care se vor menționa, după caz, elementele enumerate la alin. (2) și care se înregistrează la Registratura generală a Autorității.

(7) Concluziile rezultate în urma verificării înscrisurilor și a celorlalte activități aferente anchetei sunt prezentate Consiliului Autorității.

(1) În urma verificării înscrisurilor și a celorlalte activități aferente controlului periodic sau inopinat, echipa de control întocmește un proces-verbal de control la sediul Autorității ori la sediul entității, după caz, care trebuie să cuprindă, fără a se limita, următoarele:

a) toate elementele prevăzute la art. 11 alin. (2);

b) perioada în care s-a desfășurat controlul;

c) constatările și orice aspecte relevante, în conformitate cu tematica aferentă controlului;

d) referiri la anexele ce fac parte integrantă din procesul-verbal, precum: lista înscrisurilor și/sau a situațiilor întocmite la solicitarea persoanelor desemnate să efectueze controlul, copiile documentelor ștampilate și semnate de către reprezentanții entității pentru conformitate cu originalul, fișierelor verificate cu ocazia controlului, cu semnătură electronică extinsă, după caz;

e) alte înscrisuri, date, situații și/sau informații pe care echipa de control le consideră relevante.

(2) Procesul-verbal de control prevăzut la alin. (1) se întocmește în două exemplare, unul pentru Autoritate și celălalt pentru entitatea supusă controlului.

(3) Procesul-verbal de control se înregistrează în registrul de intrări-ieșiri al Autorității.

(4) Numărul și data procesului-verbal de control aferent controlului desfășurat la sediul entității sunt înscrise în registrul unic de control al acesteia.

a) în termen de 3 zile calendaristice de la data primirii procesului-verbal de control, în cazul controlului inopinat;

b) în termen de 7 zile calendaristice de la data primirii procesului-verbal de control, în cazul controlului periodic.

(1) Pe baza concluziilor rezultate în urma activității de control efectuate, Consiliul Autorității poate hotărî aplicarea unor sancțiuni potrivit legislației aplicabile și/sau măsuri, în scopul prevenirii ori remedierii deficiențelor constatate, precum și sesizarea altor instituții sau autorități ale statului, conform competențelor acestora.

(2) Dispunerea sancțiunilor și/sau a măsurilor se face în baza hotărârii Consiliului Autorității, prin decizie semnată de președintele acesteia, și se comunică entității/persoanei sancționate.

(3) Deciziile de sancționare se publică în Buletinul Autorității și/sau, după caz, în Monitorul Oficial al României, Partea I.

a) să fie notificate asupra declanșării controlului, în cazul controlului periodic;

b) să beneficieze, din partea persoanelor desemnate să efectueze activitatea de control, de un tratament just și echitabil;

c) să fie informate cu privire la rezultatele finale ale controlului efectuat;

d) în cazul întocmirii unui proces-verbal de control să formuleze obiecțiuni la acesta;

e) să semneze procesele-verbale de control, procesele- verbale de ridicare date/documente și procesele-verbale de audiere cu obiecțiuni, dacă este cazul;

f) să conteste măsurile și sancțiunile dispuse prin actele Autorității.

a) să permită accesul echipei de control în spațiile în care se desfășoară activitatea pentru care a fost autorizată/avizată, precum și în spațiile unde se află documentele aferente activității și sistemele informatice utilizate;

b) să răspundă la solicitarea Autorității de a se prezenta la data și locul stabilite pentru efectuarea activității de control;

c) să permită și să asigure efectuarea în bune condiții a activității de control și să acorde sprijinul necesar desfășurării acesteia;

d) să pună la dispoziția echipei de control, la data și locul stabilit, ca urmare a solicitării acesteia, toate înscrisurile, informațiile, fișierele, registrele și evidențele contabile aferente activității pe care o desfășoară, documentele în original, copiile certificate conform cu originalul ale acestora, precum și traducerea legalizată în limba română, după caz;

e) să colaboreze pe întreaga perioadă de desfășurare a activității de control în vederea determinării situațiilor de fapt, prin prezentarea în întregime a faptelor cunoscute și a tuturor documentelor doveditoare;

f) să pună la dispoziția echipei de control documente date și informații complete și conforme cu realitatea.

a) să aibă acces în spațiile în care entitatea își desfășoară activitatea, precum și în spațiile unde se află documentele și sistemele informatice de evidență și prelucrare a datelor;

b) să efectueze verificări în prezența reprezentantului legal al entității sau a persoanei desemnate să o însoțească în orice sediu și incintă în care entitatea își desfășoară activitatea, inclusiv în sediile societăților cărora le-au fost externalizate/transferate activități specifice;

c) să solicite prezența la sediul Autorității a reprezentantului legal al entității și a altor persoane în vederea furnizării de informații și de note explicative scrise, precum și a prezentării de documente, înscrisuri, registre și evidențe contabile;

d) să solicite și să verifice, în totalitate sau prin sondaj, orice informații, documente, fișiere, înscrisuri, registre și evidențe contabile care pot avea legătură cu activitatea entității, inclusiv cu activitățile externalizate/transferate de aceasta, după caz, precum și sistemele informatice de evidență și prelucrare a datelor;

e) să ridice copii ale oricărui document, fișier, înscris, registru și înregistrare contabilă;

f) să solicite, verbal sau în scris, toate informațiile și explicațiile referitoare la acțiunile și operațiunile desfășurate de entitatea supusă controlului;

g) să solicite note explicative scrise reprezentantului legal al entității, angajaților acesteia, precum și reprezentantului oricărei altei societăți căreia i-au fost externalizate/transferate activități specifice.

a) să se identifice prezentând entității supuse controlului legitimația de serviciu și decizia de efectuare a controlului/audierii;

b) să aplice corect prevederile legislației în vigoare în domeniile supravegheate de către Autoritate;

c) să păstreze confidențialitatea asupra datelor și informațiilor obținute;

d) să efectueze controlul în așa fel încât să nu afecteze activitatea curentă a entității supuse controlului;

e) să utilizeze eficient timpul alocat controlului;

f) să respecte programul de lucru al entității. Controlul se poate desfășura și în afara programului de lucru al entității, cu acordul scris al acesteia.