Calificarea furnizorilor participanți la licitații deschise și licitații selective
1.1. În procesul de calificare a furnizorilor, entitatile cumparatoare vor asigura tratament egal furnizorilor naționali și străini.
1.2. Procedurile de calificare vor fi unice pentru toate licitațiile organizate de entități cumparatoare și vor cuprinde, în principal, următoarele reguli:
a) condițiile de participare la licitații vor fi publicate cu cel puțin 60 de zile înainte de data limita stabilită pentru depunerea documentațiilor, în cazul licitațiilor deschise și selective, și se vor transmite o dată cu invitația de participare, astfel încît să fie primite de furnizori cu cel puțin 40 de zile înainte de data limita stabilită pentru depunerea documentelor;
b) condițiile de participare la licitații, garanțiile financiare, calificarile tehnice, referințele necesare pentru stabilirea capacității financiare, comerciale și tehnice a participanților, precum și verificarea calificarilor vor fi egale pentru toți, indiferent dacă aceștia sînt naționali sau străini;
c) după organizarea primei licitații, fiecare entitate cumparatoare va deschide o lista permanenta de furnizori calificați pentru următoarele licitații de același gen; înscrierea de noi furnizori pe lista permanenta se va efectua la cererea acestora și pe baza deciziei entitatii cumparatoare; furnizorii înscriși pe lista permanenta sînt considerați calificați; pentru licitațiile următoare, entitatea cumparatoare va anunta din oficiu furnizorii calificați; furnizorii calificați care au fost înscriși pe lista permanenta vor fi anuntati de entitatea cumparatoare în cazul în care au fost radiati de pe aceasta lista sau lista a fost anulată.
Prevederile de la lit. a) - c) nu împiedica excluderea unui furnizor în caz de lipsa de bonitate, faliment sau declarații false.
1.3. Entitatile cumparatoare nu vor pune la dispoziția nici unui furnizor potențial informații privind o anumită achiziție guvernamentală, de natura sa-l favorizeze pe acesta în cadrul licitației.
Orice informație transmisă unui furnizor va fi comunicată simultan tuturor celorlalți furnizori interesați.
Publicitatea în cazul licitațiilor deschise și al licitațiilor selective
2.1. Anunțul de participare la fiecare licitație deschisă sau selectiva va fi publicat de entitatea cumparatoare, în presa, în termenul prevăzut la alin. 1.2. lit. a).
2.2. Fiecare anunț referitor la o licitație va cuprinde următoarele informații:
a) dacă licitația este deschisă sau selectiva;
b) natura achiziției guvernamentale ( cumpărare, concesionare, închiriere sau combinatii ale acestora );
c) natura și cantitatea mărfurilor care urmează a fi achiziționate, inclusiv eventuala intenție de suplimentare a cantității, precum și termenul pînă la care aceasta majorare urmează a fi decisa;
d) termenele și condițiile de livrare și de plată a mărfurilor;
e) adresa la care se depun ofertele și data finala de depunere a acestora, precum și limba de circulație internationala în care se redactează oferta; furnizorii naționali pot depune oferte în limba română;
f) adresa entitatii cumparatoare care organizează licitația și care poate furniza informații suplimentare pentru obținerea specificatiilor tehnice/caietelor de sarcini și a altor documente;
g) lista datelor și informațiilor economice, tehnice și financiare ce urmează a fi prezentate de către furnizorii interesați;
h) suma și condițiile de plată aferente documentației referitoare la licitație.
2.3. Un rezumat al anunțului de participare la licitație va fi publicat într-una din publicațiile menționate la alin. 2.1., în limbile engleza, franceza sau spaniola și va conține:
a) obiectul achiziției guvernamentale;
b) data limita pînă la care se poate depune oferta; și
c) adresa entitatii cumparatoare de la care se pot obține documente referitoare la licitație.
2.4. În cazul licitațiilor selective, entitatea cumparatoare va transmite invitația de participare la cît mai mulți furnizori naționali și străini, astfel încît licitația să se desfășoare în condiții de competitivitate și nediscriminare.
2.5. Pentru cazurile în care entitatile cumparatoare dețin liste permanente ale furnizorilor calificați, acestea vor publică, anual, în publicațiile menționate la alin. 2.1., un aviz care va cuprinde următoarele:
a) furnizorii înscriși în listele permanente și mărfurile sau categoriile de mărfuri destinate achiziționării pe baza acestor liste;
b) condițiile ce trebuie îndeplinite de furnizorii potențiali pentru înscrierea lor în listele permanente, precum și metodele de verificare utilizate de entitatile cumparatoare cu privire la îndeplinirea acestor condiții;
c) durata de valabilitate a listelor permanente și formalitățile de reinnoire a acestora.
2.6. Entitatile cumparatoare vor declansa imediat procedura de calificare pentru furnizorii care nu sînt înscriși în listele lor permanente și care solicită în mod expres calificarea în vederea participării la licitațiile organizate de ele, astfel încît furnizorii în cauza sa nu fie împiedicați, în mod arbitrar, sa participe la licitațiile respective.
2.7. În cazul în care o entitate cumparatoare nu a întocmit o lista permanenta de furnizori calificați, aceasta va invita la licitația selectiva furnizori potențiali, cu condiția ca invitarea sa nu se facă în condiții discriminatorii și cu respectarea limitelor de timp stabilite la alin. 1.2. lit. a).
2.8. Orice modificare a avizului de participare la licitație poate fi facuta numai înainte de data limita stabilită pentru prezentarea documentației și atrage după sine declararea corespunzătoare a acestei date.
Publicarea modificărilor și, după caz, transmiterea noilor condiții către furnizorii calificați se fac cu respectarea acelorași proceduri menționate la alin. 2.1.-2.4. de mai sus.
2.9. În cazul în care pînă la data limita stabilită pentru primirea documentației nu a fost depusa nici o ofertă, se va putea proceda la reanuntarea licitației în aceleași condiții, dar cu posibilitatea reducerii datei limita la 25 de zile de la data publicării noului anunț. Același termen este valabil și pentru cazul unei noi licitații determinate de majorarea cantității.
2.10. Termenele menționate la alin. 1.2. lit. a) sînt minimale, acestea putind fi mai mari în funcție de natura, obiectul și scopul contractului ce urmează a fi încheiat prin licitație, astfel încît să permită furnizorilor pregătirea și prezentarea ofertelor în timp util.
2.11. Termenele prevăzute la alin. 1.2. lit. a) și 2.9. pot fi mai scurte, în caz de urgenta dovedită de către entitatea cumparatoare, dar nu mai puțin de 10 zile.
2.12. Documentația referitoare la licitație, pusă la dispoziția furnizorilor interesați de către entitatea cumparatoare, va cuprinde, în principal;
a) adresa entitatii căreia trebuie să i se transmită oferta;
b) adresa la care se pot solicita informații suplimentare;
c) limbile în care se poate depune oferta;
d) data limita pînă la care se poate depune oferta;
e) persoanele admise sa asiste la deschiderea ofertelor și data, ora și locul acestei deschideri;
f) condițiile cu caracter economic și tehnic, garanțiile financiare, precum și informațiile și documentele solicitate furnizorilor;
g) specificația completa a mărfii supuse licitației, inclusiv certificatele de conformitate la care trebuie să răspundă marfa respectiva;
h) criteriile de adjudecare a ofertei, inclusiv orice elemente, altele decît prețul, care se iau în considerare la evaluarea ofertelor, cum și elementele de calcul ce se includ în evaluarea prețurilor de oferta, precum ar fi: costul transportului, asigurarea și inspecția, iar în cazul produselor străine, și taxele vamale și alte taxe și impozite la frontiera, precum și moneda de plată;
i) modalitatea și condițiile de plată;
j) orice alte termene și/sau condiții.
Prezentarea, primirea și deschiderea ofertelor și adjudecarea acestora în cazul licitațiilor deschise și selective
3.1. Prezentarea și primirea ofertelor se vor face în următoarele condiții:
a) Ofertele se depun sau se transmit prin posta, ca regula generală, prin scrisoare recomandată semnată de persoanele împuternicite ale furnizorului interesat.
Ofertele pot fi depuse/transmise și prin telex, telegraf sau telefax, caz în care ofertele trebuie confirmate ulterior, în cel mai scurt timp, prin copii semnate de către persoanele împuternicite ale furnizorului interesat.
Ofertele prezentate telefonic nu se iau în considerare.
b) Erorile involuntare din oferte pot fi corectate în perioada dintre deschiderea ofertelor și adjudecarea lor, fără ca prin aceasta să se modifice elemente esențiale ale ofertelor, care ar favoriza furnizorul respectiv în cadrul licitației.
c) Orice întîrziere în primirea ofertelor, rezultată din culpa entitatii cumparatoare, nu va fi imputată participanților; astfel de oferte vor fi considerate ca primite în termen și conforme.
d) Entitatile cumparatoare pot prevedea în procedurile de acceptare a ofertelor și alte condiții specifice, după caz.
3.2. Deschiderea ofertelor se va face în prezenta participanților sau a reprezentanților lor sau în prezenta unor martori impartiali, care nu au interes în licitația respectiva. Deschiderea ofertelor va fi consemnată într-un proces-verbal, care se păstrează de către entitatea cumparatoare la dispoziția autorităților guvernamentale interesate.
Pentru a fi luată în considerare, o ofertă trebuie să îndeplinească cerințele cuprinse în anunțul de participare la licitație sau în documentația de licitație și sa emane de la furnizori care au îndeplinit condițiile de participare la licitație.
În cazul în care, cu ocazia deschiderii ofertelor, se constata la o ofertă un nivel de preț mult redus în comparatie cu cel al celorlalte oferte, entitatea cumparatoare poate solicita furnizorului respectiv asigurări suplimentare din care să rezulte ca acesta poate îndeplini condițiile oferite, cu respectarea prevederilor legale referitoare la concurenta neloială.
3.3. Cu excepția cazului cînd, din ratiuni de interes public, entitatea cumparatoare decide sa nu mai încheie contractul privind achiziția guvernamentală respectiva, oferta va fi adjudecată în favoarea participantului la licitație care a fost recunoscut ca fiind deplin capabil să execute contractul și a cărui oferta, indiferent dacă se referă la produse naționale sau străine, este fie cea mai competitivă, fie cea mai avantajoasă, potrivit criteriilor de evaluare stabilite în anunțul și/sau documentația de participare la licitație.
În cazul în care, în urma evaluării ofertelor prezentate în licitație, entitatea cumparatoare considera ca nici una dintre acestea nu este vadit cea mai avantajoasă conform criteriilor de evaluare stabilite, aceasta va putea continua negocierile cu primii 3 furnizori clasați, în condiții de tratament egal, pînă la încheierea contractului.
3.4. De regula, entitatile cumparatoare nu vor acționa și nici nu vor favoriza adjudecarea ofertelor pe criterii de cumpărări în contrapartida sau alte facilități similare oferite de furnizori.
Astfel de excepții pot fi prevăzute în contracte, dacă valoarea contrapartidei sau a altor facilități similare acoperă un procent rezonabil din valoarea totală a contractului și dacă prin aceasta nu este favorizat un furnizor, în funcție de procentul respectiv.
De asemenea, adjudecarea în favoarea unui furnizor nu trebuie determinata de acordarea suplimentară a tehnologiei de fabricație a produsului achiziționat.
Cazurile în care achiziția guvernamentală vizează și importul de tehnologie sînt limitate la maximum.
5.1. Licitații unice se pot organiza în următoarele condiții:
a) cînd oferta unica nu este folosită pentru eludarea competitiei;
b) în lipsa ofertelor în cadrul licitațiilor deschise sau selective sau cînd furnizorii nu prezintă oferte compatibile sau care nu îndeplinesc condițiile de participare la licitație;
c) în cazul în care achiziția guvernamentală se referă la lucrări de arta sau la produse protejate prin drepturi exclusive (brevete, drepturi de autor) și nu exista posibilități de achiziție a unor produse similare sau de înlocuire satisfăcătoare;
d) cînd achiziția guvernamentală prezintă caracter de urgenta datorat unor evenimente imprevizibile și independente de voința entitatii cumparatoare și cînd organizarea de licitații deschise sau selective nu ar permite achiziționarea, în timp util, a mărfurilor în cauza;
e) pentru cumpărarea de piese de schimb necesare instalației sau produsului achiziționat prin licitație sau prin extinderea unor astfel de achiziții, respectiv majorarea stocului inițial de produse, dacă schimbarea furnizorului ar duce la cumpărarea de produse/piese de schimb care nu sînt compatibile cu achiziția de baza;
f) cînd achiziția guvernamentală se referă la prototipuri sau produse cap de serie realizate în decursul unui contract special de cercetare, experimentare, studiu sau dezvoltare originala; achizițiile ulterioare vor fi conforme cu regulile referitoare la licitații deschise sau selective.
5.2. În cazul licitațiilor unice, entitatea cumparatoare va întocmi un raport referitor la contractul adjudecat, cuprinzînd numele entitatii cumparatoare, valoarea și natura mărfurilor achiziționate și țara de origine și va indica elementele care au determinat decizia de organizare a licitației unice, potrivit condițiilor menționate la alin. 5.1. de mai sus.
Raportul se păstrează la entitatea cumparatoare, la dispoziția autorităților guvernamentale interesate.
Informare și examinare ulterioară
6.1. Entitatile cumparatoare care au organizat licitația pentru achiziții guvernamentale vor publică în presa, nu mai tirziu de 60 de zile de la adjudecarea ofertelor, o comunicare cu următorul conținut:
a) natura și cantitatea mărfurilor care fac obiectul ofertei adjudecate;
b) numele și adresa entitatii cumparatoare;
d) numele și adresa cîștigătorului licitației;
e) valoarea de adjudecare sau oferta cea mai mare și cea mai mica luate în considerare la adjudecare;
f) după caz, elemente de identificare a anunțului de participare la licitație prevăzut la art. 2 de mai sus;
g) categoria de licitație utilizata;
h) după caz, justificarea utilizării unei anumite categorii de licitație.
6.2. Entitatile cumparatoare vor pune la dispoziție, în cel mai scurt timp posibil, la cererea oricărui furnizor, informații referitoare la motivele pentru care acesta nu a fost înscris pe lista furnizorilor calificați sau nu a fost invitat sau admis la licitație.
6.3. Entitatile cumparatoare vor anunta, în maximum 7 zile lucrătoare calculate de la data adjudecării, furnizorii care au participat la licitație și au pierdut, despre adjudecarea ofertei respective, valoarea ofertelor luate în considerare, precum și numele și adresa cîștigătorului licitației.
6.4. La cererea expresă a unui furnizor participant la licitație, entitatile cumparatoare vor comunică acestuia, în cel mai scurt timp posibil, informații referitoare la motivele respingerii ofertei sale, inclusiv cu privire la caracteristicile și avantajul relativ al ofertei adjudecate.
6.5. Entitatile cumparatoare vor desemna o persoană sau un compartiment însărcinat cu îndeplinirea atribuțiilor specificate la alin. 6.1.-6.4. de mai sus.
Aceeași persoana sau același compartiment va analiza contestațiile adresate cu privire la organizarea și desfășurarea licitațiilor și adjudecarea ofertelor și va răspunde la cererile de informații suplimentare solicitate de furnizorii nemultumiti, în scopul soluționării rapide și echitabile a neintelegerilor apărute între entitatile cumparatoare și furnizor.