REGULAMENT din 18 decembrie 2023

Notă Aprobat prin ORDINUL nr. 3.655 din 18 decembrie 2023 , publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 1.166 din 21 decembrie 2023.

Capitolul I — Dispoziții generale ↑ Cuprins

Articolul 1

(1) Prezentul regulament stabilește modul de organizare și de funcționare a Comisiei de Film în România, în condițiile:

a) Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 39/2023 privind înființarea Oficiului de Film și Investiții Culturale, precum și pentru stabilirea unor măsuri instituționale referitoare la gestionarea schemei de ajutor de stat pentru sprijinirea culturii de film și producției de film în România, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 287/2023 (denumită în continuare „O.U.G. nr. 39/2023“);

b) Hotărârii Guvernului nr. 421/2018 pentru instituirea unei scheme de ajutor de stat privind sprijinirea industriei cinematografice, cu modificările și completările ulterioare (denumită în continuare „H.G. nr. 421/2018“);

c) Hotărârii Guvernului nr. 1.250/2023 pentru aprobarea procedurii de gestionare și verificare a proiectelor preluate, de încheiere a acordurilor de finanțare și de efectuare a plăților aferente schemei de ajutor de stat privind sprijinirea industriei cinematografice de către Oficiul de Film și Investiții Culturale și pentru modificarea și completarea Hotărârii Guvernului nr. 421/2018 pentru instituirea unei scheme de ajutor de stat privind sprijinirea industriei cinematografice;

d) Procedurii pentru gestionarea și verificarea de către Oficiul de Film și Investiții Culturale a proiectelor preluate, de încheiere a acordurilor de finanțare și de efectuare a plăților aferente schemei de ajutor de stat instituite prin Hotărârea Guvernului nr. 421/2018 pentru instituirea unei scheme de ajutor de stat privind sprijinirea industriei cinematografice, în sesiunile de apel de proiecte organizate în anii 2018, 2019 și 2020, aprobată prin Hotărârea Guvernului nr. 1.250/2023 (denumită în continuare „Procedura“).

(2) Comisia de Film în România, denumită în continuare „Comisia“, reprezintă un organ decizional independent, fără personalitate juridică, cu rol în evaluarea și selectarea proiectelor care îndeplinesc condițiile de eligibilitate pentru a beneficia de ajutor de stat în condițiile H.G. nr. 421/2018.

(3) În activitatea lor, membrii Comisiei sunt independenți.

Articolul 2

(1) Prezentul regulament reglementează funcționarea Comisiei în procesul de evaluare și selecție a proiectelor depuse în sesiunile 2018, 2019 și 2020 în baza H.G. nr. 421/2018, în vederea semnării acordurilor de finanțare și certificării cuantumului cheltuielilor eligibile ce urmează a fi decontate în baza cererilor de plată, conform dispozițiilor Procedurii.

(2) În vederea îndeplinirii atribuțiilor conform prezentului regulament, Comisia își desfășoară activitatea în colaborare cu Oficiul de Film și Investiții Culturale, denumit în continuare „Oficiul“.

(3) În activitatea sa, Comisia este sprijinită de Secretariatul tehnic, asigurat de către personalul desemnat din cadrul Oficiului.

(4) În procesul de evaluare și deliberare pentru soluționarea cererilor de finanțare și cererilor de plată depuse în baza H.G. nr. 421/2018, membrii Comisiei pot cere puncte de vedere scrise de la alți experți în domeniu, cu asigurarea respectării dispozițiilor legale aplicabile membrilor Comisiei, inclusiv, dar fără a se limita la obligațiile de confidențialitate și conflictele de interese.

Capitolul II — Componența și organizarea Comisiei ↑ Cuprins

Articolul 3

(1) Comisia va fi constituită dintr-un număr impar de membri, dintre care unul va fi președinte, numiți prin ordin al ministrului culturii, pentru un mandat de 1 an, care poate fi reînnoit consecutiv o singură dată.

(2) Prin ordinul prevăzut la alin. (1) se desemnează componența nominală a Comisiei, cu respectarea structurii acesteia, conform dispozițiilor art. 12 din H.G. nr. 421/2018, în forma în vigoare la data deschiderii fiecărei sesiuni de apel de proiecte, respectiv Comisia va fi formată din 5 membri, pentru analizarea proiectelor depuse în sesiunile din anii 2018 și 2019, și din 7 membri, pentru soluționarea proiectelor depuse în sesiunea din anul 2020.

(3) Prin ordinul prevăzut la alin. (1) se desemnează și doi supleanți.

Articolul 4

(1) La numirea membrilor Comisiei vor fi avute în vedere următoarele criterii:

a) membrii Comisiei de Film în România sunt numiți dintre categoriile prevăzute de H.G. nr. 421/2018, în forma în vigoare la data deschiderii fiecărei sesiuni de apel de proiecte;

b) persoanele numite pentru a face parte din Comisie, precum și membrii familiilor acestora sau rudele până la gradul al II-lea inclusiv nu pot participa în nicio calitate la realizarea unui proiect pe care sunt chemați a-l soluționa;

c) cel puțin un membru are studii juridice;

d) cel puțin un membru are studii economice, de contabilitate, audit ori gestionare financiară, cu experiență relevantă;

e) nu au făcut parte din comisiile de film desemnate să analizeze proiectele din sesiunile de apel de proiecte din anii 2018, 2019 și 2020;

f) nu au fost condamnați definitiv pentru săvârșirea unei infracțiuni contra securității naționale, contra autorității, infracțiuni de corupție sau de serviciu, infracțiuni de fals ori contra înfăptuirii justiției, cu excepția situației în care a intervenit reabilitarea, și, după caz, nu au săvârșit abateri disciplinare pentru care s-au aplicat sancțiuni disciplinare, pentru care nu a intervenit radierea, în condițiile legii;

g) membrii nu fac parte din comisiile de selecție din cadrul Centrului Național al Cinematografiei.

(2) În vederea nominalizării persoanelor care respectă criteriile prevăzute la alin. (1), Ministerul Culturii publică un anunț pe pagina de internet proprie, prin care solicită candidaturi însoțite de CV-uri.

Articolul 5

(1) Comisia este condusă de un președinte, numit prin votul majorității simple a membrilor.

(2) În caz de incompatibilitate, conflict de interese sau dacă se află în imposibilitatea exercitării sarcinilor, președintele Comisiei va fi înlocuit de un președinte de ședință, ales cu votul majorității simple a membrilor prezenți la respectiva ședință.

Articolul 6

(1) Membrii Comisiei au obligația păstrării confidențialității, pe toată durata mandatului și după încetarea acestuia, cu privire la date și/sau informații cu caracter personal de care au luat cunoștință în timpul exercitării mandatului, cu excepția datelor și documentelor care, potrivit legii, constituie informații de interes public.

(2) Obligația păstrării confidențialității incumbă și Secretariatului tehnic și membrilor supleanți.

(3) Membrii Comisiei au obligația exercitării mandatului cu respectarea următoarelor principii:

a) respectarea și aplicarea corectă a legii;

b) prioritatea interesului public;

c) protejarea patrimoniul cultural;

d) asigurarea egalității de tratament al cetățenilor prin aplicarea aceluiași regim juridic în situații identice sau similare;

e) profesionalism, prin îndeplinirea mandatului cu responsabilitate, competență, eficiență, corectitudine și conștiinciozitate;

f) imparțialitate și independență, care obligă la o atitudine obiectivă, neutră față de orice interes politic, economic, religios sau de altă natură, în exercitarea mandatului.

Capitolul III — Conflicte de interese și incompatibilități ↑ Cuprins

Articolul 7

(1) În cazul în care există incompatibilități, conflicte de interese sau alte motive care pot afecta integritatea și imparțialitatea membrilor, aceștia vor informa președintele Comisiei și nu vor participa la soluționarea respectivului proiect în cadrul ședinței.

(2) Pentru evitarea conflictelor de interese, pe perioada exercitării mandatului, membrii Comisiei nu vor participa la analizarea/soluționarea proiectelor atunci când se află în una dintre următoarele situații:

a) au participat, în orice calitate, la realizarea unui proiect pe care sunt chemați a-l soluționa;

b) membrii familiilor acestora sau rudele până la gradul al II-lea inclusiv au participat, în orice calitate, la realizarea unui proiect pe care sunt chemați a-l soluționa;

c) proiectul supus analizei vizează documente la a căror pregătire, elaborare, adoptare sau verificare au participat sau participă aceștia, soțul ori soția sau rudele sau afinii până la gradul al II-lea inclusiv;

d) au avut în ultimii 2 ani sau au o relație contractuală, în desfășurare, inclusiv un raport de serviciu, cu solicitantul sau cu persoane fizice ori juridice care au calitatea de elaborator, comanditar sau beneficiar al respectivelor proiecte.

(3) În cazul în care, pe parcursul ședinței, un membru constată faptul că se află în una dintre situațiile prevăzute la alin. (2), acesta se retrage din ședință, iar Secretariatul tehnic menționează acest fapt în procesul-verbal de ședință.

(4) Obligațiile unui membru aflat în situația prevăzută la alin. (1) și (2) se vor asigura de către un supleant.

Articolul 8

(1) În scopul cunoașterii și asumării angajamentelor prevăzute în prezentul regulament, membrii Comisiei semnează, până cel târziu la prima ședință la care participă, declarația privind imparțialitatea, interesele și confidențialitatea, cuprinzând cel puțin dispozițiile din anexa nr. 1.

(2) Nedepunerea declarației conform alin. (1) atrage revocarea mandatului de membru al Comisiei.

Articolul 9

(1) Calitatea de membru al Comisiei încetează în următoarele cazuri:

a) la încheierea mandatului;

b) la renunțarea din proprie inițiativă la mandat, comunicată în scris ministrului culturii și managerului Oficiului;

c) în cazul încălcării prevederilor prezentului regulament și ale Codului de conduită etică și integritate care funcționează la nivelul Ministerului Culturii și Oficiului;

d) la constatarea nerespectării angajamentelor cuprinse în declarația privind imparțialitatea, interesele și confidențialitatea;

e) în cazul absenței nemotivate, potrivit prevederilor prezentului regulament, la două ședințe consecutive sau în cazul a trei absențe cumulate într-o perioadă de 3 luni;

f) în cazul necompletării tuturor grilelor de verificare prevăzute de procedură și fișelor de vot sau în cazul netransmiterii acestora în termenul procedural, la două ședințe la care a participat;

g) în cazul neîndeplinirii obligațiilor prevăzute la art. 6 și 8;

h) când, în urma unei hotărâri judecătorești definitive, este condamnat penal pentru una dintre faptele prevăzute și sancționate în legătură cu exercitarea profesiei;

i) în cazul aplicării de sancțiuni disciplinare, conform legii;

j) în cazul decesului.

(2) Constatarea situațiilor prevăzute la alin. (1) este de competența managerului Oficiului, în baza raportului întocmit de Secretariatul tehnic.

(3) Semnalarea situațiilor prevăzute la alin. (1) poate fi făcută în scris managerului Oficiului de către membrii Comisiei, precum și de către orice persoană fizică sau juridică interesată.

(4) În cazul în care unul dintre membrii Comisiei pierde această calitate, în locul acestuia va fi numit prin ordin al ministrului culturii un nou membru, cu respectarea dispozițiilor art. 3 alin. (1), pentru perioada rămasă din respectivul mandat.

Capitolul IV — Atribuțiile Comisiei ↑ Cuprins

Articolul 10

(1) Comisia are ca principale atribuții:

a) evaluarea cererilor de finanțare depuse în baza prevederilor H.G. nr. 421/2018, în ordinea înregistrării acestora, din punctul de vedere al conformității și îndeplinirii condițiilor și criteriilor de eligibilitate, inclusiv a testului cultural, conform H.G. nr. 421/2018 și legislației secundare emise în aplicarea acesteia, în forma în vigoare la data la depunerii fiecărei cereri de finanțare;

b) solicitarea de informații suplimentare, clarificări și/sau documente pentru completarea cererii de finanțare, după caz;

c) soluționarea tuturor cererilor de finanțare, prin adoptarea fie a unei hotărâri privind admiterea cererii de finanțare, fie a unei hotărâri motivate de respingere a cererii de finanțare, cu încadrarea în bugetele anuale alocate schemei și respectarea dispozițiilor și termenelor legale aplicabile;

d) transmiterea hotărârii privind admiterea cererii de finanțare sau a hotărârii de respingere motivată către Secretariatul tehnic din cadrul Oficiului, în vederea semnării acordului de finanțare sau comunicării hotărârii de respingere a cererii de finanțare;

e) analizarea rapoartelor de audit depuse de solicitanții cu care au fost încheiate acorduri de finanțare, conform prevederilor legale aplicabile;

f) certificarea cuantumului cheltuielilor eligibile aferente acordului de finanțare și în baza raportului de audit, conform prevederilor legale aplicabile;

g) solicitarea, prin Secretariatul tehnic, de completări/ corectări ale raportului de audit, după caz;

h) soluționarea tuturor cererilor de plată, prin adoptarea fie a unei hotărâri privind admiterea cererii de plată, fie a unei hotărâri motivate de respingere a cererii de plată, cu încadrarea în bugetele anuale alocate schemei și respectarea dispozițiilor și termenelor legale aplicabile;

i) transmiterea hotărârii care certifică cuantumul cheltuielilor eligibile și valoarea ajutorului de stat corespunzător către Oficiu, în vederea decontării cheltuielilor eligibile certificate sau comunicării hotărârii de respingere a cererii de plată;

j) transmiterea unui răspuns argumentat, în termen de 10 zile calendaristice de la primire, la orice solicitare de clarificări emisă de Oficiu referitoare la procesul de emitere a certificatului de solicitant și a acordului de finanțare sau la respingerea sau aprobarea cererii de plată;

k) transmiterea unui răspuns argumentat, în termen de 10 zile calendaristice de la primire, la orice solicitare de clarificări emisă de Oficiu referitor la contestațiile formulate cu privire la hotărârile adoptate de Comisie;

l) asigurarea permanentă a comunicării cu reprezentanții Secretariatului tehnic din cadrul Oficiului care sprijină activitatea Comisiei de Film în România.

(2) Pentru fiecare proiect analizat se întocmește, în scris, prin grija Secretariatului tehnic și pe baza procesului-verbal de ședință, decizia motivată rezultată în urma votului membrilor Comisiei și asumată prin semnătura fiecăruia dintre aceștia.

(3) Comisia întocmește un raport privind activitatea sa, la finele fiecărui trimestru calendaristic, pe care îl prezintă ministrului culturii și managerului Oficiului.

Articolul 11

Președintele Comisiei are următoarele atribuții:

a) conduce activitatea Comisiei;

b) conduce ședințele Comisiei;

c) formulează concluziile/soluțiile Comisiei pentru fiecare subiect supus dezbaterii;

d) supune la vot soluționarea fiecărui proiect;

e) formulează, în scris, decizia Comisiei, pe baza votului membrilor Comisiei.

Articolul 12

Secretariatul tehnic are următoarele atribuții:

a) îndeplinește obligațiile ce îi revin conform Procedurii;

b) asigură primirea și înregistrarea documentelor depuse de solicitanți și verifică forma electronică a documentelor pentru conformitate;

c) completează și permite accesul membrilor Comisiei la registrul documentelor depuse de solicitanți și asigură accesul membrilor Comisiei la documentația disponibilă în format fizic, în echipă de minimum două persoane;

d) informează membrii Comisiei cu privire la depunerea documentelor de către solicitanți, în termen de două zile lucrătoare de la data primirii acestora;

e) asigură eliberarea documentelor către solicitanți și arhivarea tuturor documentelor schemei de ajutor de stat, atât în format letric, cât și electronic;

f) convoacă membrii Comisiei și invitații;

g) întocmește ordinea de zi;

h) întocmește lista de prezență;

i) ține evidența activității Comisiei, întocmește procesele-verbale de ședință și le transmite membrilor, spre confirmare și semnare;

j) redactează și transmite spre confirmare și semnare hotărârile Comisiei, pe baza proceselor-verbale semnate de membrii acesteia;

k) asigură înregistrarea hotărârilor Comisiei în evidențele Oficiului;

l) transmite către managerul Oficiului hotărârile semnate ale Comisiei;

m) asigură publicarea documentelor referitoare la activitatea Comisiei pe pagina de internet a Oficiului;

n) consemnează situațiile de încetare a mandatului membrilor și le comunică managerului Oficiului;

o) gestionează documentele și corespondența adresate Comisiei;

p) gestionează și ține evidența declarațiilor depuse conform dispozițiilor art. 8 alin. (1);

q) asigură transmiterea documentației către Comisie, conform procedurii de soluționare aplicabile;

r) prezintă Comisiei proiectele și corespondența depuse spre soluționare, conform procedurii de soluționare;

s) face demersuri privind deplasarea Comisiei pentru analizarea în teren a unor aspecte referitoare la proiect, dacă este cazul.

Articolul 13

Membrii Comisiei au următoarele obligații:

a) participă la ședințele Comisiei, având drept de vot în adoptarea propunerilor/deciziilor acesteia;

b) completează și depun la Secretariatul tehnic declarația privind imparțialitatea, interesele și confidențialitatea;

c) analizează și soluționează proiectele și aspectele cuprinse pe ordinea de zi, fac observații, propuneri și recomandări;

d) completează și semnează fișele de vot în cadrul fiecărei ședințe la care sunt prezenți, potrivit modelului din anexa nr. 2;

e) semnează deciziile și hotărârile Comisiei;

f) solicită consemnarea în procesele-verbale ale ședințelor de lucru a opiniilor și punctelor de vedere exprimate;

g) informează, în timp util, Secretariatul tehnic despre imposibilitatea participării la ședință, în situații deosebite ce motivează absența, depunând, după caz, înscrisul emis de personalul medical în acest sens;

h) sesizează în interes public, cu bună-credință, cu privire la orice faptă care presupune o încălcare a legii, a deontologiei profesionale sau a principiilor bunei administrări, eficienței, eficacității și transparenței;

i) comunică ministrului culturii și managerului Oficiului, în scris, solicitarea de renunțare la mandat sau intervenirea unui alt caz de încetare a mandatului, în termen de maximum 2 zile lucrătoare de la apariția acestei situații.

Capitolul V — Funcționarea Comisiei ↑ Cuprins

Articolul 14

(1) Funcționarea Comisiei este asigurată de Oficiu.

(2) Pentru activitatea desfășurată, membrii Comisiei vor fi remunerați cu o indemnizație având natura veniturilor din activități independente, conform dispozițiilor O.U.G. nr. 39/2023.

(3) Fondurile necesare funcționării Comisiei se suportă din bugetul Oficiului.

Articolul 15

(1) Cvorumul este întrunit în situația în care la ședința Comisiei participă cel puțin jumătate plus unu din numărul total al membrilor, incluzând și președintele acesteia.

(2) În cazul neîntrunirii cvorumului menționat la alin. (1), ședința se reprogramează în cel mai scurt timp posibil, cu încadrarea în termenul legal de soluționare a proiectului.

(3) Înaintea votului final ce va fi exprimat asupra fiecărui punct aflat pe ordinea de zi, în cazul în care există membri care se află în situația prevăzută la art. 7 și care nu pot participa la vot sau dacă la momentul votului lipsesc, președintele va verifica întrunirea cvorumului legal.

(4) Dacă nu se întrunește cvorumul de ședință prevăzut la alin. (1), președintele amână votarea până la întrunirea cvorumului legal sau decide reprogramarea subiectelor conform prevederilor alin. (2), cu asigurarea respectării termenului legal de soluționare a proiectului.

Articolul 16

(1) Comisia își desfășoară activitatea în ședințe stabilite de Comisie și programate de către Secretariatul tehnic cu respectarea termenelor de soluționare.

(2) Ședințele Comisiei se desfășoară prin intermediul mijloacelor de comunicare audiovizuală/audio la distanță, la sediul Oficiului sau în alte locații, cu aprobarea managerului Oficiului.

(3) Fiecare membru al Comisiei de Film în România va comunica o adresă de e-mail valabilă, ce va fi utilizată în îndeplinirea atribuțiilor sale.

Articolul 17

(1) În cazul ședințelor desfășurate prin intermediul mijloacelor de comunicare la distanță, se vor preciza data convocării și termenul de răspuns, respectiv când se consideră încheiată reuniunea, iar ședința va fi înregistrată.

(2) Ședințele Comisiei sunt conduse de către președinte sau, în lipsa acestuia, de către un președinte de ședință ales dintre membrii prezenți, situație care se consemnează în procesul-verbal.

(3) Participarea la ședințe a membrilor Comisiei este obligatorie și nu poate fi delegată. Absențele motivate sau nemotivate se consemnează de către Secretariatul tehnic în procesul-verbal.

(4) În cazul absenței unui membru, Secretariatul tehnic va convoca unul dintre supleanți pentru a asigura componența Comisiei.

(5) În cazul ședințelor care se desfășoară prin mijloace electronice, transmiterea fișelor de vot de către membrii Comisiei prin mijloacele electronice se face în termenul stabilit de Secretariatul tehnic, dar nu mai târziu de momentul finalizării ședinței, în caz contrar fiind aplicabile prevederile art. 9 alin. (1) lit. f).

(6) La ședințele cu participare fizică, fișa de vot este semnată olograf în original; în situația participării online, fișa este însușită prin semnătură electronică certificată sau prin scanarea fișei semnate olograf, după caz.

Articolul 18

(1) Ordinea de zi a Comisiei se întocmește de către Secretariatul tehnic și se transmite membrilor Comisiei împreună cu convocatorul și orice alte documente relevante.

(2) Ordinea de zi poate fi suplimentată cu votul tuturor membrilor Comisiei ori, în cazul unor urgențe apărute în timpul ședinței, cu votul tuturor membrilor prezenți și care alcătuiesc cel puțin cvorumul.

(3) Secretariatul tehnic întocmește lista de prezență și procesul-verbal al ședinței, la care anexează fișele de vot.

(4) Procesul-verbal al ședinței se întocmește de Secretariatul tehnic și cuprinde rezumatul discuțiilor cu privire la fiecare cerere, precum și votul fiecărui membru, rezultatul dezbaterilor și se înregistrează în registrul Comisiei.

(5) Procesul-verbal al ședinței poate fi consultat de membrii Comisiei sau personalul Oficiului având atribuții relevante și este pus la dispoziția managerului Oficiului prin grija Secretariatului tehnic, în termenele procedurale de soluționare.

Articolul 19

În situația în care Comisia nu poate analiza toate proiectele aflate pe ordinea de zi din cauza numărului mare sau a complexității acestora, prin decizie a președintelui Comisiei, cu consultarea membrilor, ședința poate continua în altă zi, cu asigurarea respectării termenului legal de soluționare a cererilor.

Capitolul VI — Desfășurarea lucrărilor Comisiei ↑ Cuprins

Articolul 20

Evaluarea și selecția proiectelor care îndeplinesc condițiile de eligibilitate pentru a beneficia de ajutor de stat în conformitate cu prevederile H.G. nr. 421/2018, depuse în sesiunile 2018, 2019 și 2020, se vor realiza în conformitate cu dispozițiile procedurii aplicabile.

Articolul 21

(1) Proiectele se pun la dispoziția membrilor Comisiei pentru analiză, prin grija Secretariatului tehnic, conform termenelor procedurale de soluționare, dar cu cel puțin 3 zile lucrătoare înainte de ședința Comisiei.

(2) După prezentarea proiectului de către președintele Comisiei, acesta dă cuvântul membrilor, care pot face observații și recomandări, pot propune soluții sau pot solicita precizări suplimentare de la solicitanți.

Articolul 22

(1) Deciziile Comisiei se iau cu majoritatea simplă a voturilor membrilor prezenți, în caz de balotaj votul președintelui de ședință fiind hotărâtor.

(2) În urma analizei proiectelor, Comisia adoptă, în mod motivat, o decizie privind admiterea sau respingerea cererii de finanțare, respectiv a cererii de plată.

(3) Președintele formulează concluzia motivată privind soluționarea cererii și o supune la vot.

(4) Concluzia privind soluționarea cererii de finanțare, respectiv a cererii de plată, formulată de către președinte, este aprobată prin vot de membrii Comisiei, fapt care se menționează în procesul-verbal de ședință și în fișa de vot.

(5) În cazul în care nu se întrunește un vot favorabil de minimum jumătate plus unu din cvorum, Comisia emite o hotărâre de respingere argumentată.

(6) Secretariatul tehnic nu are drept de vot.

Articolul 23

(1) În urma rezultatului votului, președintele întocmește decizia pe care și-o asumă prin semnătură, alături de fiecare membru al Comisiei.

(2) Opiniile separate ale membrilor care au dat un vot contrar celui majoritar se motivează și se consemnează în procesul-verbal de ședință și în fișa de vot.

(3) Decizia motivată a Comisiei se transmite beneficiarului prin grija Secretariatului tehnic în termen de 3 zile lucrătoare de la data întocmirii acesteia conform alin. (1).

Articolul 24

(1) Documentele ședințelor sunt, în ordinea de arhivare, următoarele:

a) lista de prezență;

b) ordinea de zi;

c) grilele de verificare prevăzute de Procedură completate de fiecare membru al Comisiei;

d) procesul-verbal al ședinței, detaliind decizia motivată privind soluționarea cererii de finanțare ori cererii de plată, cu consemnarea modalității de vot pentru fiecare membru.

(2) Documentele se arhivează în original, la direcția de specialitate.

Articolul 25

Componența Comisiei și procesele-verbale și hotărârile adoptate se publică pe site-ul Oficiului într-o secțiune specială dedicată schemei de ajutor de stat.

Articolul 26

Anexele nr. 1 și 2 fac parte integrantă din prezentul regulament.

Anexa nr. 1

Declarație privind imparțialitatea, interesele și confidențialitatea Semnătură ......................

la regulament

Subsemnatul(a), ........................................, CNP ......................., adresă de e-mail valabilă, ce va fi utilizată în îndeplinirea atribuțiilor ................................, membru(ă) al/a Comisiei de Film în România, declar pe propria răspundere, sub sancțiunea falsului în declarații, prevăzut de art. 326 din Codul penal, următoarele:

I. Imparțialitate

Pe durata mandatului, în calitate de membru, nu voi participa la ședințele, dezbaterile și la votul comisiei din care fac parte dacă voi constata că mă aflu în una sau mai multe dintre situațiile prevăzute de Regulamentul de organizare și funcționare a Comisiei de Film în România.

Nu am niciun interes de natură să afecteze imparțialitatea mea pe parcursul procesului de deliberare în cadrul comisiei din care fac parte.

II. Interese

1. Asociat sau acționar la societăți comerciale, precum și membru în asociații, fundații sau alte organizații neguvernamentale care au legătură cu obiectul de activitate al Comisiei de Film în România:

Unitatea

- denumirea și adresa -

Calitatea deținută

1.1......

2. Calitatea de membru în organele de conducere, administrare și control ale societăților comerciale, ale asociațiilor sau fundațiilor ori ale altor organizații neguvernamentale care au legătură cu obiectul de activitate al Comisiei de Film în România:

Unitatea

- denumirea și adresa -

Calitatea deținută

2.1......

Mă angajez ca, pe durata mandatului, dacă sesizez iminența unui conflict de interese cu privire la un subiect de pe ordinea de zi ori altă situație care constituie sau care poate genera un conflict de interese, să înștiințez de îndată Comisia de Film în România/Secretariatul tehnic, să mă abțin de la dezbateri și luarea deciziei, inclusiv de la vot.

III. Confidențialitate

Mă angajez să păstrez confidențialitatea informațiilor și datelor cu caracter personal pe care le voi obține sau le voi afla ca efect al calității mele de membru al Comisiei de Film în România, cu excepția datelor și documentelor care, potrivit legii, constituie informație de interes public sau a căror comunicare se face în interes public, pe toată durata mandatului și după încetarea acestuia, potrivit prevederilor legii.

Declar că am luat cunoștință de prevederile Regulamentului de organizare și funcționare a Comisiei de Film în România și sunt de acord ca datele mele personale să fie utilizate de către Ministerul Culturii și Oficiul de Film și Investiții Culturale în conformitate cu prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE, iar numele meu să fie făcut public pe perioada nelimitată în calitate de membru al comisiei de către Ministerul Culturii, serviciile publice deconcentrate ale acestuia și instituțiile din subordinea lui. Înțeleg și sunt de acord ca Ministerul Culturii și Oficiul de Film și Investiții Culturale să păstreze datele personale colectate cu termen de păstrare permanent, în condițiile prevăzute de Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare, și de Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 77/2014 privind procedurile naționale în domeniul ajutorului de stat, precum și pentru modificarea și completarea Legii concurenței nr. 21/1996, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 20/2015, cu modificările ulterioare.

Data

................

Anexa nr. 2

FIȘĂ DE VOT Semnătura membrului Comisiei de Film în România .................................................................................

la regulament

^1 Se vor completa numărul de înregistrare al proiectului de la furnizorul schemei la momentul depunerii, sesiunea în care a fost depus și denumirea proiectului la care aceasta se referă.

^2 Se vor completa aspecte relevante referitoare la documentație.

Data

.........

Prenumele și numele

.................................

-----