NORME nr. 1520 din 10 decembrie 1973

privind gestionarea, folosirea și evidenta formularelor cu regim special

I. Dispoziții generale

1. Prezentele norme metodologice, emise în baza art. 4 din Hotărîrea Consiliului de Miniștri nr. 1533/1973 privind formularele cu regim special, se aplică pentru gestionarea, folosirea și evidenta tuturor formularelor cu regim special, atît a celor de uz general, cît și a celor specifice.

Formularele de uz general ce se folosesc de către unitățile socialiste din întreaga economie sînt cele prevăzute în lista publicată în Buletinul Oficial al Republicii Socialiste România, potrivit art. 2 lit. a) din hotărîrea menționată.

Formularele specifice, ce se folosesc numai de unele categorii de unități socialiste, sînt cele elaborate și aprobate de către ministere și celelalte organe centrale de stat în baza art. 2 lit. b) din hotărîre.

Pentru unitățile subordonate comitetelor executive ale consiliilor populare, formularele cu regim special cărora li se aplică prezentele norme metodologice de gestionare, folosire și evidenta sînt cele elaborate și aprobate de Ministerul Finanțelor și Direcția Centrala de Statistica în baza art. 2 lit. c) din hotărîre.

2. În vederea gestionării, folosirii și evidentei formularelor cu regim special potrivit prezentelor norme metodologice, ministerele și celelalte organe centrale vor comunică unităților subordonate formularele specifice cu regim special elaborate și aprobate de către acestea. Lista acestor formulare va fi comunicată, pentru informare, și Ministerului Finanțelor, în vederea cunoașterii pe ansamblul economiei a situației tuturor formularelor cu regim special.

Pentru unitățile subordonate comitetelor executive ale consiliilor populare, comunicarea formularelor cu regim special se face de către Ministerul Finanțelor împreună cu Direcția Centrala de Statistica.

3. Propunerile privind introducerea sau scoaterea ulterioară a unor formulare de uz general cu regim special, elaborate potrivit art. 2 lit. a) din hotărîre, se vor transmite Ministerului Finanțelor în vederea aprobării lor împreună cu Direcția Centrala de Statistica și introducerii modificărilor corespunzătoare în lista acestor formulare publicată în Buletinul Oficial al Republicii Socialiste România.

Introducerea sau scoaterea ulterioară a unor formulare specifice în categoria celor cu regim special, elaborate potrivit art. 2 lit. b) din hotărîre, va fi comunicată de către ministere și celelalte organe centrale tuturor unităților care folosesc aceste formulare. Modificările intervenite vor fi comunicate și Ministerului Finanțelor.

Pentru unitățile subordonate comitetelor executive ale consiliilor populare, comunicarea introducerii sau scoaterii ulterioare a unor formulare cu regim special, elaborate și aprobate potrivit art. 2 lit. c) din hotărîre, se face prin grija Ministerului Finanțelor și Direcției Centrale de Statistica.

II. Tipărirea formularelor cu regim special

4. Tipărirea formularelor de uz general cu regim special se asigura de Întreprinderea de stat pentru imprimate și administrarea publicațiilor București (I.S.I.A.P.). Aceste formulare se procura de la unitățile de aprovizionare și desfacere a imprimatelor (centre de librarii).

Fac excepție de la aceasta regula formularele cu regim special care se tiparesc și se difuzează prin grija băncilor (cecuri, foaie de vărsămînt cu chitanța s.a.).

5. Formularele specifice cu regim special se tiparesc prin Întreprinderea de stat pentru imprimate și administrarea publicațiilor București, pe bază de comenzi ferme, și se livreaza prin unitățile de aprovizionare și desfacere a imprimatelor (centre de librarii).

6. Tipărirea formularelor cu regim special se face pe baza machetelor elaborate conform prevederilor art. 2 din hotărîre, înaintate Întreprinderii de stat pentru imprimate și administrarea publicațiilor București, de ministere și celelalte organe centrale.

7. Tipografiile și unitățile de aprovizionare și desfacere a formularelor cu regim special vor lua măsuri pentru preintimpinarea oricărei sustrageri a formularelor cu regim special pe tot parcursul gestionării lor, astfel încît acestea sa nu poată fi folosite în scopuri frauduloase.

În cazul formularelor cu regim special numerotate în cadrul tipografiilor, seriile și numerele se vor menționa atît în evidenta gestiunilor din cadrul tipografiilor și al unităților de aprovizionare și desfacere, cît și în documentele de livrare.

8. Formularele cu regim special poarta mențiunea "Regim special", cu excepția cartelelor și bunurilor de masa.

III. Gestionarea, folosirea, evidenta și controlul utilizării formularelor cu regim special

9. Primirea în gestiune a formularelor cu regim special aprovizionate de unități se face pe baza documentelor de livrare insotitoare, cu respectarea dispozițiilor legale privind recepția valorilor materiale.

10. În cadrul unităților, evidenta operativă a formularelor cu regim special se tine cu ajutorul "fisei formularului cu regim special", anexată la prezentele norme, care trebuie ținuta în mod corect și la zi. Fișa anexată se completează separat pentru fiecare formular cu regim special în parte. (În acest caz nu mai este necesară utilizarea fisei de magazie, simbol 2.10).

11. În cazul cînd numerotarea nu se efectuează la tipografie, formularele cu regim special se numeroteaza în cadrul unității respective, pe măsura aprovizionarii lor.

În legătură cu numerotarea formularelor cu regim special de către unitate se precizează următoarele:

În cazul cînd același tip de formular cu regim special se folosește de mai multe compartimente, pentru fiecare compartiment se poate rezerva o grupa de numere, în scopul de a usura controlul utilizării acestor formulare în cadrul fiecărui compartiment (de exemplu: pentru compartimentul A se poate rezerva o grupa de numere de la 1 la 10.000, pentru compartimentul B de la 10.001 la 20.000 etc.). La stabilirea numerelor în cadrul grupei se va avea în vedere volumul operațiunilor pe un an calendaristic din cadrul fiecărui compartiment.

12. Formularele cu regim special se eliberează din magazie pe baza bonului de consum întocmit, numai pentru aceste formulare, de compartimentul care le solicita.

La eliberarea din magazie a formularelor cu regim special, în bonul de consum se înscriu în mod obligatoriu seria (în cazul cînd formularele sînt inseriate) și numerele aferente formularelor eliberate.

13. Salariații care primesc spre folosință formulare cu regim special răspund de utilizarea acestora pentru consemnarea operațiunilor legale și au obligația să justifice în orice moment existenta lor.

Eliberarea din magazie a unor noi formulare cu regim special este admisă în măsura în care se justifica utilizarea formularelor primite anterior. Justificarea se confirma prin viza conducătorului compartimentului financiar-contabil sau a altui organ anume împuternicit de conducătorul unității, pusă pe bonul de consum prin care se solicita eliberarea de noi formulare.

14. Înscrierea datelor în formularele cu regim special se face potrivit reglementărilor cuprinse în "Normele metodologice privind contabilitatea" elaborate de Ministerul Finanțelor și indicațiile de utilizare a formularelor.

15. Formularele cu regim special care nu se mai folosesc în cadrul compartimentului căruia i s-au eliberat se restituie la magazie pe baza bonului de predare, transfer, restituire și se înregistrează (ca intrare) în "fișa formularului cu regim special", mentionindu-se numerele (seria) formularelor primite.

16. Formularele neutilizate (greșit întocmite, defectuos tipărite sau în alte cazuri similare) se anulează prin barare în diagonala, facindu-se mențiunea "Anulat" pe toate exemplarele și se restituie, cu excepția formularelor anulate din carnete brosate, gestionarului de formulare cu regim special sub semnatura persoanei predatoare în fișa formularului cu regim special, înscriindu-se numărul (seria) formularelor respective în coloana "formulare anulate".

17. Formularele neutilizabile predate depozitului se distrug trimestrial, conform dispozițiilor legale, în prezenta unui delegat numit de conducătorul compartimentului financiar-contabil. Cu aceasta ocazie gestionarul și delegatul respectiv vor înscrie data distrugerii și vor semna în ultima coloana a "fisei formularului cu regim special" la pozițiile unde sînt înregistrate formularele anulate.

18. Formularele cu regim special completate, pînă la predarea la arhiva, se păstrează la compartimentul care le-a folosit, în ordinea numerelor, pentru a permite controlul în orice moment al utilizării acestora.

19. Orice lipsuri sau pierderi de formulare cu regim special, în magazie sau la compartimentele care le utilizează, vor fi aduse la cunoștința, în scris, conducătorului unității care va dispune cercetarea și verificarea împrejurărilor în care s-au produs lipsurile sau pierderile și eventuala tragere la răspundere a celor vinovați, conform legii.

20. Formularele cu regim special, care se obțin și se completează concomitent cu ajutorul mijloacelor de prelucrare automată a datelor, se numeroteaza, se folosesc și se justifica potrivit regulilor stabilite de conducerea fiecărei unități, în funcție de particularitățile echipamentelor folosite, ținînd seama de principiile stabilite prin prezentele norme.

21. În conformitate cu prevederile art. 5 din Hotărîrea Consiliului de Miniștri nr. 1533/1973, răspunderea pentru organizarea gestionării, folosirii și evidentei formularelor cu regim special revine conducătorului unității și conducătorului compartimentului financiar-contabil. Controlul asupra gestionării, folosirii și evidentei formularelor cu regim special se efectuează potrivit normelor legale privind controlul ierarhic operativ-curent.

22. Ministerele și celelalte organe centrale și locale vor difuza prezentele norme metodologice unităților din subordine și vor asigura aplicarea lor.

23. Se recomanda organelor cooperatiste și celorlalte organe centrale obștești să aplice la unitățile în subordine prevederile prezentelor norme metodologice, ținînd seama de specificul acestora.

------------------