NORME METODOLOGICE din 12 septembrie 1997

privind efectuarea auditului în conformitate cu prevederile Codului international de management al sigurantei - Codul I.S.M. pentru exploatarea în siguranța a navelor și pentru prevenirea poluarii

1.1. Auditul managementului sigurantei

Procedura pentru efectuarea auditului managementului sigurantei, cuprinsa în prezentele norme metodologice, include toate etapele relevante pentru verificarea initiala. Auditurile managementului sigurantei pentru confirmarile periodice sau pentru reinnoiri trebuie să se bazeze pe aceleasi principii, chiar dacă scopul lor poate fi diferit.

1.2. Solicitarea auditului

O dată cu admiterea cererii pentru certificare, Administratia va stabili auditorii care vor efectua auditul companiei și al navelor acesteia.

Administratia va pune la dispoziție lista auditorilor autorizati, din randul cărora se va stabili auditorul, auditorul conducator, echipa de audit sau organizația recunoscută de către Administratie pentru efectuarea auditului.

1.3. Verificarea preliminara

Ca baza pentru planificarea auditului, auditorul trebuie să analizeze manualul managementului sigurantei, pentru a determina conformitatea sistemului de management al sigurantei (S.M.S.) cu cerințele Codului I.S.M. Dacă aceasta analiza dezvaluie ca sistemul nu este adecvat, auditul trebuie amanat până când compania ia masurile corective necesare.

1.4. Pregătirea auditului

1.4.1. Auditorul trebuie să stabileasca o relație contractuala cu compania și sa intocmeasca un plan al auditului.

1.4.2. Auditorul trebuie să furnizeze documentele de lucru care reglementeaza executarea auditului, pentru a facilita evaluarile, investigatiile și examinarile, în conformitate cu procedurile standard, cu instrucțiunile și formele care au fost stabilite pentru a asigura consecventa verificărilor.

1.4.3. Echipa de audit trebuie să poată comunică eficient în limba română cu cei verificați. Comunicarea se poate face și în alta limba, dacă se convine astfel în contractul dintre companie și auditor.

1.5. Executarea auditului

1.5.1. Auditul trebuie să inceapa cu o sedinta de deschidere, pentru a introduce tema auditului la nivelul managementului principal al companiei, să prezinte metodele pentru efectuarea auditului, sa confirme ora și data pentru închiderea auditarii și sa clarifice detaliile relevante, posibil neclare, despre audit.

1.5.2. Echipa de audit trebuie să evalueze sistemul de management al sigurantei (S.M.S.), pe baza documentatiei prezentate de companie și a dovezilor obiective în ceea ce priveste punerea în aplicare efectiva.

1.5.3. Dovezile obiective trebuie realizate prin interviuri și prin examinarea documentelor. Observatii privind activitățile și condițiile pot fi, de asemenea, incluse, când este necesar, pentru a determina eficienta sistemului de management al sigurantei (S.M.S.) în satisfacerea standardelor specifice ale sigurantei navelor și ale protectiei mediului înconjurător, cerute de Codul I.S.M.

1.5.4. Observatiile facute în timpul auditului trebuie să fie documentate. După ce activitățile au fost verificate, echipa de audit trebuie să-și revizuiasca observatiile, ce urmeaza să fie raportate ca nonconformitati. Acestea trebuie să fie raportate în termenii prevederilor generale sau specifice ale Codului I.S.M.

1.5.5. La sfârșitul auditului, inaintea pregatirii raportului de audit, echipa de audit trebuie să tina o sedinta cu conducerea superioara a companiei și cu responsabilii activităților respective. Scopul este de a prezenta constatarile și de a se asigura ca rezultatele auditului sunt înțelese clar.

1.6. Raportul auditului

1.6.1. Raportul auditului trebuie pregatit sub indrumarea unui auditor sau auditor conducator, care poarta raspunderea pentru precizia și perfectiunea acestuia.

1.6.2. Raportul auditului trebuie să includa planul auditului, identificarea membrilor echipei de audit, datele de identificare a companiei, observatiile privind orice nonconformitate și observatii privind eficienta sistemului de management al sigurantei (S.M.S.) în indeplinirea obiectivelor specificate.

1.6.3. Compania trebuie să primeasca o copie de pe raportul auditului. De asemenea, companiei trebuie să i se recomande să asigure cate o copie de pe rapoartele auditului de la bordul navelor.

1.7. Măsuri corective

1.7.1. Compania poarta raspunderea pentru determinarea și inițierea masurilor corective necesare pentru a corecta nonconformitatile sau cauzele acestora. Nereusita corectarii nonconformitatilor față de cerințele Codului I.S.M. poate afecta valabilitatea documentului de conformitate și a certificatului de management al sigurantei (S.M.C.).

1.7.2. Masurile corective și auditurile ulterioare trebuie finalizate în perioada convenita. Compania trebuie să solicite audituri complete.

1.8. Responsabilitatile companiei legate de auditul managementului sigurantei

1.8.1. Verificarea conformitatii cu cerințele Codului I.S.M. nu absolva compania, conducerea, ofiterii sau navigatorii de oblibațiile lor de a respecta legislatia naționala și internationala legata de siguranță navelor și de protectia mediului înconjurător.

1.8.2. Compania este răspunzătoare de:

1. informarea salariatilor importanti despre obiectivele și scopul certificării, în conformitate cu cerințele I.S.M.;

2. numirea membrilor responsabili, din cadrul personalului, care însoțesc pe membrii echipei care realizează auditul sau certificarea;

3. punerea la dispoziția celor care realizează auditul a resurselor necesare, pentru a asigura un proces de verificare efectiv și eficient;

4. asigurarea accesului la materialele doveditoare, asa cum solicita cei care realizează auditul;

5. cooperarea cu echipa de verificare, pentru a permite realizarea obiectivelor care trebuie atinse.

-------