NORME METODOLOGICE din 12 septembrie 1997

pentru eliberarea de licente și autorizații persoanelor fizice și juridice, române sau straine, care efectueaza auditul privind operarea în siguranța a navelor și prevenirea poluarii sau verificarea tehnica și certificarea navelor conform convențiilor internationale, pe bază de contract de reprezentare

1. Introducere

1.1. Prezentele norme metodologice stabilesc condițiile pe care trebuie să le indeplineasca persoanele fizice sau juridice, române sau straine, pentru a putea fi autorizate de Ministerul Transporturilor - Directia porturilor și navigatiei maritime să efectueze auditul privind operarea în siguranța și prevenirea poluarii sau verificarea tehnica și certificarea navelor conform convențiilor internationale, pe bază de contract de reprezentare.

1.2. Autorizarea se face pe baza cererii formulate de persoana fizica sau juridica, română sau străină, către Ministerul Transporturilor - Directia porturilor și navigatiei maritime, însoțită de documentele, certificatele și de alte materiale relevante în susținerea cererii. În cerere se va menționa clar tipul de activitate pentru care se solicita autorizatia. Obtinerea acestei autorizații îi va conferi, totodata, dreptul de a actiona în perimetrul infrastructurilor portuare și a cailor navigabile românești.

1.3. Auditorii individuali și organizațiile recunoscute, autorizati pentru efectuarea auditurilor și eliberarea certificatelor de management al sigurantei interimare sau verificarea tehnica și certificarea navelor conform convențiilor internationale, sunt responsabili cu faptul ca procesul de auditare și certificare se deruleaza conform cerințelor Codului I.S.M., convențiilor internationale și normelor metodologice emise de Administratie. Aceasta responsabilitate va fi înscrisă în contractul de reprezentare care se incheie între Administratie și acestia. Tot prin acest contract de reprezentare se va preciza dreptul de control al Administrației asupra activității acestora.

1.4. În cazul în care, pentru efectuarea auditului, este necesară o echipa formata din mai mulți auditori, acestia raspund solidar de faptul ca asigura derularea procesului de auditare și verificare tehnica în conformitate cu Codul I.S.M., cu conventiile internationale și cu normele metodologice emise de Administratie. La incheierea contractului de reprezentare dintre companie și echipa de audit se va stipula persoana conducatoare a echipei. Acestei persoane trebuie să i se confere, prin contractul de reprezentare, autoritate în luarea hotărârilor finale privind executarea auditului, formularea observatiilor, redactarea textului privind nonconformitatile constatate.

Conducatorul echipei de audit îi revin și responsabilitatile privind:

1. stabilirea planului auditului;

2. prezentarea raportului de audit;

3. semnarea certificatului de management al sigurantei interimar.

1.5. În cazul în care compania angajează o organizație autorizata de Administratie pentru efectuarea auditului și pentru eliberarea certificatelor de management al sigurantei interimare, echipa de audit desemnata de aceasta va trebui să aibă nominalizat conducatorul, precum și membrii acesteia.

1.6. Auditorii sunt raspunzatori pentru conformarea la cerințele care guverneaza auditul, pentru asigurarea secretului privind documentele referitoare la certificare și pentru tratarea cu discretie a informațiilor confidentiale.

1.7. În cazul în care o companie a apelat la o firma de consultanță, pentru proiectarea și realizarea sistemului de management al sigurantei (S.M.S.), firma de consultanță trebuie să obțină, în prealabil, o autorizatie din partea Ministerului Transporturilor - Directia porturilor și navigatiei maritime. În vederea obtinerii acestei autorizații, firma de consultanță va formula o cerere însoțită de documentația necesară, care să conțină sau din care să rezulte ca:

1. statutul societatii comerciale, din care să rezulte ca este inclusa în obiectul ei de activitate activitatea de consultanță;

2. certificatul de inmatriculare la Camera de comert și industrie - Oficiul Registrului comerțului;

3. certificatul de înregistrare fiscala;

4. documentul din care să rezulte cine conduce activitatea respectiva;

5. dovada ca poseda spatiu adecvat desfășurării activității de consultanță;

6. dovada ca dispune de posibilitati de stocare, tehnoredactare, multiplicare etc.;

7. dovada ca poseda atestate asupra cunoștințelor profesionale în domeniul prevederilor Codului I.S.M.;

8. dovada ca poseda experienta în domeniul consultantei;

9. dovada ca a lucrat cu un sistem sau în interiorul unui sistem de management al sigurantei (S.M.S.);

10. cunoaste prevederile convențiilor internationale aplicabile navelor;

11. dovada ca poseda bonitate financiară;

12. reputatia personalului angajat este ireprosabila, prin prezentarea unui curriculum vitae, a cazierului judiciar și a altor acte doveditoare;

13. personalul cunoaste limba engleza, iar pentru firmele straine, limba română și limba engleza;

14. are personal care să se poată deplasa la bordul navelor;

15. referințe sau alte documente care să demonstreze capacitatea firmei de a oferi servicii de consultanță competente.

Persoanele fizice sau juridice, române și straine, care sunt angajate în activitatea de consultanță nu pot efectua auditul respectivei companii.

1.8. Auditorii independenti și organizațiile autorizate de Administratie pentru efectuarea auditurilor și eliberarea certificatelor de management al sigurantei interimare trebuie să corespunda cerințelor specifice prezentate în aceste norme metodologice. Auditul va fi efectuat numai de auditorii independenti sau de organizații de specialitate independente, care au fost autorizate în acest sens de către Ministerul Transporturilor - Directia porturilor și navigatiei maritime, pe baza cererii acestora și a indeplinirii condițiilor prezentelor norme metodologice.

1.9. Administratia trebuie să se asigure ca exista independenta între auditorii desemnați și personalul care furnizeaza serviciile de consultanță pentru companie sau cei care sunt implicati în managementul companiei sau sunt actionari la aceasta, prin acte doveditoare.

2. Cerințe privind competența de baza a auditorilor independenti care efectueaza audit pentru confirmarile anuale ale documentului de conformitate sau pentru confirmarile intermediare ale certificatului de management al sigurantei (S.M.C.)

2.1. Personalul care urmeaza sa participe la verificările anuale de confirmare la companii sau la verificările intermediare la bordul navelor, conform cerințelor Codului I.S.M., trebuie să aibă cel puțin o calificare într-un domeniu relevant de inginerie, stiinte exacte sau o calificare obtinuta de la o institutie maritima sau nautica și să aibă experienta maritima ca ofiter de nava brevetat.

2.2. Acestia trebuie să posede competența adecvata și abilitatile pentru realizarea verificării conformitatii cu cerințele Codului I.S.M., mai ales cu privire la:

1. cunoasterea și înțelegerea Codului I.S.M.;

2. reguli și reglementari obligatorii;

3. termenii de referința, ceruti de Codul I.S.M., pe care compania trebuie să-i ia în considerare;

4. tehnici de evaluare, examinare, chestionare, analiza și raportare;

5. aspecte tehnice sau operationale ale managementului sigurantei;

6. cunoștințe fundamentale privind transporturile maritime și operațiunile de la bordul navei;

7. calificarea și certificarea internationala de auditor, recunoscută de Ministerul Transporturilor, precum și participarea la cel puțin două audituri, conform Codului I.S.M., în calitate de asistenti pe lângă un auditor sau membri intr-o echipa de audit.

2.3. O astfel de competența trebuie demonstrata prin certificate, examinari scrise sau orale și prin alte mijloace acceptabile.

2.4. Autorizatia se elibereaza de Directia porturilor și navigatiei maritime din cadrul Ministerului Transporturilor, la cererea auditorului, și este valabila timp de 5 ani.

2.5. Autorizatia este valabila numai în baza contractului de reprezentare incheiat între Ministerul Transporturilor și auditor. Conținutul contractului de reprezentare este cel prevăzut la pct. 5.2. Durata de valabilitate a autorizatiei este aceeasi cu cea a contractului de reprezentare.

2.6. Autorizatia își pierde valabilitatea, dacă nu este reinnoita sau dacă ulterior se constata abateri față de condițiile contractuale sau față de procedurile de auditare. Dreptul de suspendare a autorizatiei revine Directiei porturilor și navigatiei maritime din cadrul Ministerului Transporturilor.

3. Cerințe privind competența auditorilor care efectueaza auditul initial și auditul pentru reinnoirea certificatelor

3.1. Pentru a estima în intregime dacă compania sau nava indeplineste cerințele Codului I.S.M., în plus față de competența de baza afirmata, personalul care urmeaza sa realizeze auditurile initiale sau auditurile pentru reinnoirea documentelor de conformitate sau a certificatelor de management al sigurantei (S.M.C.) trebuie să aibă competența:

1. de a determina dacă elementele sistemului de management al sigurantei (S.M.S.) se conformeaza sau nu cerințelor Codului I.S.M.;

2. de a determina eficienta sistemului de management al sigurantei (S.M.S.) companiei sau a navei, pentru a verifica conformitatea cu regulile și reglementarile, asa cum au fost evidentiate de documentele inspecțiilor statutare și de clasificare;

3. de a estima eficienta sistemului de management al sigurantei, în asigurarea conformitatii cu alte reguli și reglementari care nu sunt cuprinse în inspecțiile statutare și de clasificare, și de a avea posibilitatea verificării conformitatii cu aceste reguli și reglementari;

4. de a aprecia dacă practicile recomandate de Organizația Maritima Internationala (I.M.O.), Administratie, societățile de clasificare și de organizațiile industriei maritime au fost luate în considerare.

3.2. De asemenea, auditorii trebuie să demonstreze participarea, în calitate de asistenti sau membri ai echipei de audit, la cel puțin cinci audituri, conform cerințelor Codului I.S.M., dintre care doua trebuie să fie audituri initiale sau pentru reinnoirea certificatelor complete atât la companie, cat și la bordul navelor. În cazul în care auditorul a efectuat trei sau mai multe audituri conform standardelor internationale de asigurare a calității I.S.O., acestea pot fi echivalate la stabilirea competentei, dar numai într-un numar de maximum trei, urmand a efectua doua audituri conform Codului I.S.M., complete atât la companie, cat și la bordul navelor, în calitate de asistent sau de membru al unei echipe de audit.

4. Cerințe privind competența auditorilor-șefi (lead auditor)

4.1. În cazul în care activitatea de audit nu poate fi realizata de un auditor împreună cu asistenții săi, această competență poate fi realizata de echipe de auditori, care, împreună, au competența deplina necesară. În acest caz, echipele sunt conduse de un auditor-sef (lead auditor), care trebuie să posede certificare corespunzătoare, recunoscută international și agreata de Administratie. În afara condițiilor menționate la pct. 2 și 3, auditorul-sef (lead auditor) trebuie să aibă efectuate cel puțin două audituri initiale sau pentru reinnoirea certificatelor, complete, atât la companii cat și la bordul navelor, în conformitate cu Codul I.S.M.

5. Standarde minime pentru organizațiile autorizate de Administratie pentru efectuarea auditurilor și eliberarea certificatelor de management al sigurantei interimare sau pentru verificarea tehnica și certificarea navelor conform convențiilor internationale.

O organizație poate fi autorizata de Administratie pentru efectuarea auditului extern și eliberarea certificatelor de management al sigurantei interimare sau pentru verificarea tehnica și certificarea navelor conform convențiilor internationale, dacă intruneste un numar de condiții minime, pentru care organizația trebuie să prezinte informații complete și fundamentate.

Pentru autorizarea de către Administratie, organizația trebuie să demonstreze dimensiunea, structura, experienta și capacitatea sa.

5.1. În scopul delegării autorității, prin contract de reprezentare, de a realiza servicii de auditare sau verificarea tehnica și certificarea navelor conform convențiilor internationale, organizația trebuie să indeplineasca urmatoarele condiții:

1. să aibă un corp de auditori cu certificare și recunoastere internationala pentru efectuarea auditului sau pentru verificarea tehnica și certificarea navelor conform convențiilor internationale;

2. să permită participarea reprezentantilor Administrației la verificări de confirmare și de atestare;

3. sa functioneze cu:

- un important suport tehnic, de conducere și de personal, având capacitatea dezvoltării și intretinerii activității de audit și de verificare tehnica și certificare conform convențiilor internationale;

- un personal calificat, care să satisfaca corespunzător cerințele de serviciu în teritoriu și locale;

4. să fie guvernata de principii de comportare etica, principii care să fie continute într-un cod de etica, în scopul asigurarii celor mai bune realizari în serviciu, prin recunoasterea responsabilitatilor datorate delegării autorității și prin pastrarea confidentialitatii informațiilor primite;

5. sa demonstreze competența tehnica, administrativa și manageriala și capacitatea de a asigura furnizarea de servicii de calitate și de actualitate;

6. să fie pregatita sa furnizeze informații relevante Administrației;

7. conducerea organizației trebuie să defineasca politica și obiectivele ei, angajamentul sau pentru asigurarea calității și sa garanteze ca aceasta politica este inteleasa, implementata și mentinuta la toate nivelurile organizației;

8. sa dezvolte, sa implementeze și sa mențină un sistem intern propriu, efectiv, de asigurare a calității, bazat pe părțile adecvate ale standardelor internationale de calitate recunoscute, cum ar fi Standardul ISO seria 9000, care să indeplineasca urmatoarele cerințe:

- responsabilitatile, autoritatea și interrelațiile personalului a cărui munca influențează calitatea serviciilor organizației să fie definite și documente;

- toate activitățile trebuie să fie aduse la indeplinire în condiții de control;

- sistemul de supervizare, care monitorizează actiunile, să fie pus în aplicare și aceasta activitate să fie continuu indeplinita de către organizație;

- să fie implementat sistemul de calificare și actualizare continua a cunoștințelor și/sau ale auditorilor;

- inregistrarile facute în timpul auditurilor și inspecțiilor trebuie să fie pastrate, pentru demonstrarea realizării cerințelor articolelor din standarde și a serviciilor specializate privind exploatarea corespunzătoare a sistemului calității;

- să fie implementat și sa functioneze un cuprinzator sistem de planificare și documentare a auditurilor interne, legate de calitatea activității în toate sectoarele;

9. sa fi fost supusă unei certificari a sistemului sau de asigurare a calității de către un organ independent de auditori, recunoscut de Administratie.

5.2. Organizația recunoscută va primi autorizatia numai după ce va incheia cu Ministerul Transporturilor un contract de reprezentare, în care se vor stipula urmatoarele:

1. tipurile de activități pentru care este valabila autorizatia, audit conform Codului ISM, eliberarea certificatului de management al sigurantei interimar, verificarea tehnica și certificarea navelor conform convențiilor internationale;

2. angajamentul organizației recunoscute de a nu se implica în managementul sau în administrarea companiilor de navigatie sau a navelor;

3. respectarea de către organizația recunoscută a condițiilor menționate la pct. 5.1.

Conținutul contractului de reprezentare va urmări respectarea legislației românești în vigoare, precum și prevederile inscrise în Rezolutia A 739 a Organizației Maritime Internationale (I.M.O.).

5.3. Autorizatia se elibereaza pentru o perioadă de maximum 5 ani, urmand a fi prelungita la cerere. Durata de valabilitate a autorizatiei va fi aceeasi cu cea a contractului de reprezentare.

5.4. Autorizatia poate fi anulata numai de către Ministerul Transporturilor - Directia porturilor și navigatiei maritime și își pierde valabilitatea, dacă nu este reinnoita la timp sau dacă se constata nerespectarea condițiilor contractuale.

5.5. Pentru efectuarea auditurilor, organizațiile recunoscute vor putea utiliza personal propriu sau auditori independenti, în functie de fiecare situație concreta. Pentru efectuarea auditului initial al companiilor și al navelor vor fi folositi numai auditori proprii având statut de angajat permanent. Pentru efectuarea celorlalte tipuri de audit se vor putea folosi și auditori care nu au statut de angajat permanent, dar se va avea intotdeauna în vedere respectarea cerințelor inscrise la pct. 2, 3 și 4 din prezentele norme metodologice.

-------