Caută.ro
RO | EN

NORMĂ din 14 noiembrie 2005

NORMĂ Ministerul Finan?elor Publice
Sursa oficială
Vezi pe legislatie.just.ro
Publicat în
MONITORUL OFICIAL nr. 154 din 17 februarie 2006
Intrat în vigoare
17.02.2006
Forma consolidată din
17.02.2006
Cuprins

privind organizarea și exercitarea activității de consiliere desfășurate de către auditorii interni din cadrul entităților publice

Capitolul I — Dispoziții generale ↑ Cuprins

Articolul 1

Auditul public intern la entitățile publice reprezintă activitatea funcțional independentă și obiectivă menită să dea asigurări și consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor și cheltuielilor publice, perfecționând activitățile entității publice; ajută entitatea publică să își îndeplinească obiectivele printr-o abordare sistematică și metodică, care evaluează și îmbunătățește eficiența și eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului și a proceselor de administrare.

Articolul 2

(1) Consilierea reprezintă activitatea desfășurată de auditorii interni, menită să aducă plusvaloare și să îmbunătățească administrarea entității publice, gestiunea riscului și controlul intern, fără ca auditorul intern să își asume responsabilități manageriale.

(2) Activitățile de consiliere se efectuează potrivit programului anual, alături de activitățile de asigurare, precum și la cererea expresă a conducerii entității publice.

Articolul 3

Prin prezentele norme se reglementează organizarea și exercitarea activității de consiliere desfășurate de către auditorii interni din cadrul entităților publice și acestea sunt elaborate în concordanță cu standardele de audit acceptate pe plan internațional și cu buna practică din Uniunea Europeană.

Articolul 4

Activitățile de consiliere desfășurate de către auditorii interni din cadrul compartimentelor de audit intern cuprind următoarele tipuri de consiliere:

a) consultanță, având ca scop identificarea obstacolelor care împiedică desfășurarea normală a proceselor, stabilirea cauzelor, determinarea consecințelor, prezentând totodată soluții pentru eliminarea acestora;

b) facilitarea înțelegerii, destinată obținerii de informații suplimentare pentru cunoașterea în profunzime a funcționării unui sistem, standard sau a unei prevederi normative, necesare personalului care are ca responsabilitate implementarea acestora;

c) formarea și perfecționarea profesională, destinate furnizării cunoștințelor teoretice și practice referitoare la managementul financiar, gestiunea riscurilor și controlul intern, prin organizarea de cursuri și seminarii.

Articolul 5

Activitatea de consiliere se organizează și se desfășoară sub formă de:

a) misiuni de consiliere formalizate, cuprinse într-o secțiune distinctă a planului anual de audit intern, efectuate prin abordări sistematice și metodice conform unor proceduri prestabilite având un caracter formalizat, așa cum se prezintă în cap. III și IV;

b) misiuni de consiliere cu caracter informal, realizate prin participarea în cadrul diferitelor comitete permanente sau la proiecte cu durată determinată, la reuniuni punctuale, schimburi curente de informații, urmând a se desfășura după procedurile specifice acestora;

c) misiuni de consiliere pentru situații excepționale, realizate prin participarea în cadrul unor echipe constituite în vederea reluării activităților ca urmare a unei situații de forță majoră sau altor evenimente excepționale, urmând a se desfășura după procedurile specifice acestora.

Articolul 6

Conducătorii compartimentelor de audit intern au obligația ca în Carta auditului intern să definească, pe baza prezentelor norme, modalitățile de organizare și de desfășurare a activității de consiliere alături de activitățile de asigurare.

Capitolul II — Independența, obiectivitatea și conștiința profesională ↑ Cuprins

Articolul 7

(1) Organizarea și desfășurarea misiunilor de consiliere, precum și forma acestora se propun de conducătorul compartimentului de audit intern și se aprobă de conducerea entității publice numai în condițiile în care acestea nu generează conflicte de interese și nu sunt incompatibile cu îndatoririle auditorilor interni.

(2) Auditorii interni trebuie să dea dovadă de obiectivitate atunci când prezintă conducerii entității publice constatările, concluziile și propunerile de soluții formulate.

(3) Conducerea entității publice va fi informată fără întârziere asupra oricărei situații care ar putea să afecteze independența sau obiectivitatea auditorilor interni, indiferent dacă această situație este anterioară misiunii de consiliere sau dacă survine în timpul desfășurării acesteia.

Articolul 8

În scopul evitării prejudicierii independenței și obiectivității auditorilor interni atunci când misiunile de asigurare sunt realizate în urma unei misiuni de consiliere, conducătorii compartimentelor de audit intern vor asigura desemnarea de auditori și supervizori diferiți pentru efectuarea misiunilor de asigurare și, respectiv, a misiunilor de consiliere.

Articolul 9

Pentru realizarea misiunilor de consiliere formalizate auditorii interni trebuie să dea dovadă de un înalt standard profesional, acționând în vederea:

a) respectării dispozițiilor Cartei auditului intern și a celorlalte prevederi care guvernează efectuarea misiunilor de consiliere;

b) realizării misiunilor de consiliere la termenele prevăzute și comunicării rezultatelor acestora către conducerea entității publice;

c) stabilirii sferei activităților necesare atingerii obiectivelor misiunilor de consiliere;

d) prezentării în scris a cerințelor generale, a problemelor identificate și a rezultatelor misiunilor de consiliere, precum și a elementelor referitoare la modul de organizare și de desfășurare a acestora;

e) comunicării și raportării rezultatelor misiunilor de consiliere.

Capitolul III — Norme privind desfășurarea misiunilor de consiliere ↑ Cuprins

Articolul 10

Conducătorii compartimentelor de audit intern răspund de organizarea și desfășurarea misiunilor de consiliere și de resursele necesare pentru efectuarea acestor misiuni, astfel încât activitatea auditorilor interni să se deruleze în conformitate cu principiile și regulile prevăzute în Codul privind conduita etică a auditorului intern.

Articolul 11

Desfășurarea misiunilor de consiliere formalizate se realizează prin parcurgerea procedurilor și elaborarea unor documente specifice activității, respectiv prin etapele misiunilor de consiliere: pregătirea, intervenția la fața locului și comunicarea rezultatelor, conform schemei următoare:

Schema derulării unei misiuni de consiliere

Etape Proceduri Documente ┌────────────────────────┐ │A01-Ordinul de serviciu │ │A02-Declaratia de impar-│ ┌────┐ │tialitate și pastrare a │ │P11 │ ┌─────────────┐ ┌─────────────┐ │independentei │ │ │ │I. Pregătirea│ ┌─┤P01-Inițierea│ │B01-Notificarea privind │ │ │ │misiunii de ├──┤ │misiunii de ├──>│declanșarea misiunii de │ │ │ │consiliere │ │ │consiliere │ │consiliere │ │S │ └─────┬───────┘ │ └─────────────┘ └────────────────────────┘ │ │ │ │ ┌──────────────┐ ┌────────────────────────┐ │u │ │ │ │P02-Colectarea│ │C01-Lista centraliza- │ │ │ │ ├─┤și prelucrarea├─>│toare a obiectivelor │ │p │ │ │ │informațiilor │ │auditabile │ │ │ │ │ └──────────────┘ │C02-Tematica de detaliu │ │e │ │ │ ┌──────────────┐ └────────────────────────┘ │ │ │ │ │P03-Elaborare │ ┌────────────────────────┐ │r │ │ ├─┤programului ├─>│A03-Programul de │ │ │ │ │ │misiunii de │ │consiliere │ │ │ │ │ │consiliere │ │ │ │ │ │ │ └──────────────┘ └────────────────────────┘ │v │ │ │ ┌──────────────┐ ┌────────────────────────┐ │ │ │ └─┤P04-Sedinta de│ │B02-Minuta sedintei de │ │i │ │ │deschidere ├─>│deschidere │ │ │ V └──────────────┘ └────────────────────────┘ │z │ ┌─────────────┐ ┌──────────────┐ ┌────────────────────────┐ │ │ │II.Interven- │ ┌─┤P05-Colectarea├─>│A04-Teste │ │a │ │tia la fața ├──┤ │ dovezilor │ └────────────────────────┘ │ │ │locului │ │ └──────────────┘ │r │ └────┬────────┘ │ ┌──────────────┐ │ │ │ │ │P06-Analiza │ ┌────────────────────────┐ │e │ │ │ │Problemelor │ │A05-Formularele de lucru│ │ │ │ ├─┤identificate ├─>│ │ │a │ │ │ │și formularea │ └────────────────────────┘ │ │ │ │ │ solutiilor │ │ │ │ │ └──────────────┘ │ │ │ │ ┌──────────────┐ ┌────────────────────────┐ │ │ │ │ │P07-Revizuirea│ │C03-Nota centralizatoare│ │ │ │ ├─┤documentelor ├─>│a documentelor de lucru │ │ │ │ │ │de lucru │ └────────────────────────┘ │ │ │ │ └──────────────┘ │ │ │ │ ┌──────────────┐ ┌────────────────────────┐ │ │ │ └─┤P08-Sedinta de├─>│B03-Minuta sedintei de │ │ │ │ │inchidere │ │ inchidere │ │ │ │ └──────────────┘ └────────────────────────┘ │ │ │ │ │ V ┌──────────────┐ │ │ ┌─────────────┐ ┌─┤P09-Elaborarea│ ┌──────────────────────────┐ │ │ │III.Raportul │ │ │raportului de ├─>│A06-Raportul de consiliere│ │ │ │de consiliere├──┤ │consiliere │ └──────────────────────────┘ │ │ └─────────────┘ │ └──────────────┘ │ │ │ ┌───────────────┐ │ │ │ │P10-Comunicarea│ │ │ └─┤raportului de │ └────┘ │consiliere │ └───────────────┘

Articolul 12

Pregătirea misiunii de consiliere se realizează astfel:

1. ordinul de serviciu reprezintă dispoziția de intervenție dată de către conducătorul compartimentului de audit intern, pe baza secțiunii din planul anual de audit intern, destinată misiunilor de consiliere, prin care se asigură repartizarea sarcinilor ce trebuie îndeplinite de auditorii interni în cadrul misiunii;

2. declarația de imparțialitate și păstrare a independenței auditorilor interni selectați pentru realizarea misiunii de consiliere urmărește evitarea desemnării acelorași auditori interni care efectuează misiuni de consiliere și care urmează, conform planului anual de audit intern, să desfășoare misiuni de asigurare în domenii cu implicații directe în activitatea consiliată;

3. notificarea privind declanșarea misiunii de consiliere, în care compartimentul de audit intern înștiințează entitatea publică/structura auditată, cu 15 zile înainte de declanșarea misiunii, despre scopul, obiectivele, durata acesteia, precum și intervențiile la fața locului al căror program va fi stabilit ulterior, de comun acord.

Articolul 13

Colectarea și prelucrarea informațiilor cu caracter general despre entitatea publică/structura/activitatea auditată trebuie să asigure:

1. identificarea principalelor elemente ale contextului instituțional în care se desfășoară activitatea, pentru constituirea listei centralizatoare a obiectelor consiliabile;

2. cunoașterea organizării entității publice/structurii, a tehnicilor sale de lucru și a diferitelor niveluri de administrare, conform organigramei entității;

3. identificarea obiectivelor activității de consiliere, realizată prin parcurgerea următoarelor etape:

a) detalierea fiecărei activități în operații succesive, descriind procesul de la declanșarea activității până la înregistrarea rezultatelor acesteia;

b) definirea pentru fiecare operațiune a riscurilor aferente cu incidență semnificativă;

c) determinarea modalităților de funcționare a controalelor specifice necesare pentru a limita efectele potențiale ale riscurilor;

4. stabilirea informațiilor și a selecționării tehnicilor de obținere adecvate necesare pentru atingerea obiectelor consilierii.

Articolul 14

Tematica în detaliu a misiunii de consiliere se obține ca rezultat al analizei documentelor și informațiilor colectate până în această fază și cuprinde obiectele/domeniile selectate pentru a fi avute în vedere în activitatea de consiliere și care vor fi prezentate și discutate în ședința de deschidere.

Articolul 15

Programul misiunii de consiliere cuprinde tematica în detaliu a misiunii de consiliere, acțiunile concrete de realizat pentru fiecare obiectiv, respectiv cuantificările, testele și validarea acestora cu materiale probante, precum și termenele de realizare pentru fiecare auditor intern.

Articolul 16

Ședința de deschidere a intervenției la fața locului se desfășoară la entitatea publică/structura auditată, cu participarea auditorilor interni și a reprezentanților entității publice, având ca scop: prezentarea auditorilor interni, a obiectivelor misiunii de consiliere, prezentarea tematicii în detaliu, acceptarea calendarului întâlnirilor de lucru, asigurarea condițiilor logistice necesare derulării misiunii de consiliere, stabilirea termenelor de raportare, toate acestea fiind consemnate în minuta ședinței de deschidere.

Articolul 17

(1) Intervenția la fața locului constă în colectarea documentelor, analiza și evaluarea acestora, în vederea atingerii obiectivelor misiunii de consiliere, și are drept scop cunoașterea activității auditate/sistemului/ procesului/auditat și studierea procedurilor aferente, discutarea cu personalul entității publice/structurii auditate, analiza datelor și informațiilor, evaluarea eficienței și eficacității controalelor interne existente, precum și realizarea de testări.

(2) Principalele tehnici utilizate în misiunea de consiliere sunt simularea, ce permite aprecierea calitativă a procedurilor, observarea fizică, prin care auditorii interni își formează o părere despre activitatea analizată, și interviul, sub forma chestionarelor realizate de către auditorii interni cu persoanele din cadrul entității publice în vederea identificării eventualelor puncte slabe.

(3) Principalele instrumente utilizate în misiunea de consiliere sunt testele și fișele de lucru utilizate pentru prezentarea fundamentată a constatărilor și a rezultatului evaluării fiecărei activități/operațiuni analizate, permițând reconsiderarea ierarhizării riscurilor semnificative identificate.

Articolul 18

Dosarul de consiliere, prin informațiile conținute, permite stabilirea legăturii dintre obiectivele consilierii, intervenția la fața locului și raportul de consiliere; dosarul conține întreaga documentație care stă la baza propunerilor de soluții de către auditorii interni.

Articolul 19

Revizuirea se efectuează de către auditorii interni înainte de încheierea intervenției la fața locului, pentru a se asigura că întregul material documentar a fost obținut și a fost sistematizat în mod corespunzător.

Articolul 20

Ședința de închidere a intervenției la fața locului are drept scop prezentarea concluziilor auditorilor interni și a propunerilor de soluții ce vor face parte din raportul de consiliere; dezbaterile din cadrul ședinței de închidere se prezintă în minuta ședinței de închidere.

Articolul 21

Raportul de consiliere trebuie să cuprindă cel puțin următoarele elemente:

a) scopul și obiectivele misiunii de consiliere;

b) datele de identificare a misiunii de consiliere (baza legală, ordinul de serviciu, echipa de consiliere, unitatea/structura organizatorică supusă consilierii, durata acțiunii de consiliere);

c) modul de desfășurare a acțiunii de consiliere (documentarea, procedurile, metodele, tehnicile și instrumentele utilizate; documentele/materialele examinate; materialele întocmite în cursul acțiunii de consiliere);

d) constatările rezultate;

e) raționamentele și deducțiile formulate;

f) concluzii și propuneri de soluții;

g) documentația prezentată (documentele, testele și simulările efectuate, precum și orice alt material probant);

h) semnătura auditorilor interni.

Articolul 22

Supervizarea tuturor etapelor de desfășurare a misiunii de consiliere este în responsabilitatea conducătorului compartimentului de audit intern sau a auditorului intern desemnat de acesta, scopul acțiunii de supervizare fiind să asigure că obiectivele misiunii de consiliere au fost îndeplinite.

Articolul 23

Conducătorul compartimentului de audit intern transmite raportul de consiliere, finalizat, conducătorului entității publice care a aprobat misiunea de consiliere, pentru analiză și avizare; după avizarea raportului de consiliere, acesta va fi comunicat entităților publice/structurilor supuse consilierii.

Capitolul IV — Dezvoltări procedurale de desfășurare a misiunilor de consiliere ↑ Cuprins

Conducatoral compartimentului de audit intern 1. repartizează sarcinile de serviciu pe fiecare auditor 2. întocmește ordinul de serviciu pe baza planului anual de audit intern Personalul de secretariat 3. aloca un număr ordinului de serviciu 4.asigura copii ale ordinului de serviciu fiecărui membru al echipei de consiliere Auditorii interni 5. iau cunoștință de ordinul de serviciu și de sarcinile repartizate 6. indosariaza ordinul de serviciu; model A-01 în dosarul misiunii Auditorii interni 1. completează declarația de imparțialitate și păstrare a independenței Conducătorul compartimentului de audit intern 2. verifica declarația de imparțialitate și păstrare a independenței 3. identifica incompatibilitatea semnalată de către auditorii interni și, de comun acord cu managementul care a dispus misiunea, stabilește dacă aceasta poate fi acceptată 4. aprobă declarațiile de imparțialitate și păstrare a independenței Auditorii interni 5. dacă în timpul misiunii de consiliere apare o incompatibilitate, informează de urgență conducerea 6. îndosariază declarația de imparțialitate și păstrare a independenței; model A - 02 în dosarul misiunii Entitatea publică ................. DECLARAȚIE DE IMPARȚIALITATE ȘI PĂSTRARE A INDEPENDENȚEI Numele și prenumele ............................................... Data ........................ (Se completează de către auditorii interni, inclusiv consultanți) Misiunea de consiliere ........................................... Incompatibilități În legătura cu entitatea/structura auditată ........ Da Nu Ati avut/aveti vreo relație oficială, financiară sau personală cu cineva care ar putea să vă limiteze măsura în care puteți să vă interesați, să descoperiți sau să constatați slăbiciuni în orice fel? Aveți idei preconcepute față de persoane, grupuri, organizații sau obiective care ar putea să vă influențeze în misiunea de consiliere? Sunteți soț/soție, ruda sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entității/structurii auditate sau cu membrii organului de conducere colectiva? Aveți vreo legătură politică ori socială care ar rezultă dintr-o fostă angajare sau din primirea de redevențe de la vreun grup anume sau vreo organizație ori vreun nivel guvernamental, care ar putea să vă influențeze în misiunea de consiliere? Aveți vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura auditată ? Conform planului anual de audit intern urmează să participați la efectuarea unei misiuni de asigurare într-un domeniu cu implicații directe în activitatea consiliată? Dacă în timpul misiunii de consiliere apare orice incompatibilitate personală, externă sau organizațională care ar putea să vă afecteze abilitatea de a lucra și a face rapoarte de consiliere imparțiale, veți notifica conducătorul compartimentului de audit intern ? Auditor intern, Conducătorul compartimentului de audit intern, .............. .............................................Auditorii interni 1. pregătesc adresa de notificare către părțile interesate, în vederea transmiterii acesteia cu 15 zile înainte de declanșarea misiunii de consiliere Conducatoral compartimentului de audit intern 2. verifica adresa de notificare 3. semnează adresa de notificare Personalul de secretariat 4. aloca un număr adresei de notificare 5. transmite notificarea entitatii/structurii auditate Auditorii interni 6. îndosariază copia adresei de notificare - model B - 01 în dosarul misiunii Auditorii interni 1. identifică legile și regulamentele aplicabile entității/structurii auditate 2. obțin organigrama, regulamentele de funcționare, fisele posturilor, procedurile scrise ale entitatii/structurii ce va fi auditate 3. identifica personalul responsabil 4. identifica circuitul documentelor 5. aduna date statistice cu privire la evoluția entitatii/structurii/activității auditate 6. se familiarizează cu activitatea entitatii/structurii auditate Conducătorul compartimentului de audit intern 7. revede documentația 8. organizează o ședința pentru identificarea obiectivelor supuse consilierii; reevaluează stabilirea obiectivelor, a scopului consilierii și a metodologiei, după caz Auditorii interni 9. îndosariază documentația obținută în dosarul misiunii Auditorii interni 1. pregătesc programul de consiliere, incluzând următoarele elemente: - obiectivele consilierii - testările care se vor efectua Conducătorul compartimentului de audit intern 2. organizează ședința de analiza a programului de consiliere 3. analizează și modifica după caz, documentele prezentate 4. aproba programul de consiliere Auditorii interni 5. indosariaza programul de consiliere; model A - 03 în dosarul misiunii 6. utilizează programul de consiliere în efectuarea misiunii Entitatea publică ................ PROGRAMUL DE CONSILIERE Denumirea misiunii de consiliere ................... Întocmit de: ..................... Data: ............ Aprobat de: ...................... Data: ............ Obiective Activități Durata Persoanele implicate Locul desfășurării Tema generală ................ Obiective: A. Enunțarea obiectivului (A) B. Enunțarea obiectivului (B) ................ 1.Ordinul de serviciu Conducatoru compartimen- tului de audit intern Entitatea publică 2.Declarația de imparțialitate și păstrare a independentei Auditorii interni Entitatea publică 3. Notificarea privind declanșarea misiunii de consiliere Auditorii interni Entitatea publică Obiectivul A Colectarea și prelucrarea informațiilor Auditorii interni Entitatea publică auditată - testul 1 - testul 2 .............. Prelucrarea testelor Auditorii interni Entitatea publică Revizuirea documentelor Auditorii interni Entitatea publică Indosarierea documentelor Auditorii interni Entitatea publică Obiectivul B Colectarea și prelucrarea informațiilor Auditorii interni Entitatea publică - testul - testul ............ Prelucrarea testelor Auditorii interni Entitatea publică Revizuirea documentelor Auditorii interni Entitatea publică Indosarierea documentelor Auditorii interni Entitatea publică 4. Ședința de inchidere Auditorii interni Entitatea publică 5. Elaborarea raportului de consiliere Auditorii interni Entitatea publică 6.Comunicarea raportului de consiliere Auditorii interni Entitatea publică Auditorii interni 1. contactează telefonic entitatea/structura auditată pentru a stabili data întâlnirii Conducătorul compartimentului de audit intern, Auditorii interni Reprezentanții entității/structurii auditate 2. participa la desfășurarea ședinței de deschidere Auditorii interni 3. intocmesc minuta ședinței de deschidere cu următoarea structura: A. Mențiuni generale - tema misiunii de consiliere - numele celor care intocmesc minuta ședinței de deschidere - numele persoanei insarcinate cu verificarea întocmirii minutei ședinței de deschidere conform prezentei proceduri - lista participanților la ședința de deschidere, cu menționarea numelui funcției, compartimentului și a numărului de telefon B. Stenograma ședinței de deschidere: - cuprinde redactarea în detaliu a dezbaterilor ședinței de deschidere. 4. indosariaza minuta ședinței de deschidere; model B - 02 în dosarul misiunii Entitatea publică ...................... MINUTA ȘEDINȚEI DE DESCHIDEREA. Mențiuni generale Tema misiunii de consiliere: ................... Întocmit de: ......... Data:......... Verificat de: ............ Data:......... Lista participanților: Numele Funcția Direcția/Serviciul Număr de telefon B. Stenograma ședinței de deschidere Auditorii interni 1. efectuează testările și procedurile stabilite în programul de consiliere 2. apreciază dacă dovezile obținute sunt suficiente, relevante, competente și folositoare 3. colectează documente pentru toata misiunea de consiliere 4. etichetează și numerotează toate documentele 5. indosariaza documentele utilizate în dosarul misiunii de consiliere Conducătorul compartimentului de audit intern 6. analizează și aproba testele Auditorii interni 7. etichetează, numerotează și indosariaza testele; model A- 04 în dosarul permanent Entitatea publică .............. TEST nr. ....... Misiunea de consiliere: ................ Întocmit de: ......... Data: ...... Supervizat de: ....... Data: ...... Obiectivul testului: Descrierea testului: Concluzii: Auditorii interni 1. pe baza testărilor, analizează problemele identificate și rezultatele testării 2. determina implicațiile problemelor identificate 3. formulează propuneri de soluții Conducătorul compartimentului de audit intern 4. analizează și aproba formularele de lucru Auditorii interni 5. etichetează, numerotează și indosariază formularele de lucru; model A - 05 în dosarul misiunii. Entitatea publică .................... FORMULAR DE LUCRU NR. ...... Misiunea de consiliere: Întocmit de: ......... Data: ...... Supervizat de: ....... Data: ...... Obiectivul testului: Rezultatul testului: Soluții propuse: Implicații: Auditorii interni 1. pe măsura ce misiunea de consiliere progresează, etichetează și numerotează toate documentele 2. apreciază dacă documentele de lucru asigura un sprijin corespunzător pentru misiunea de consiliere 3. revizuiesc lucrările din punctul de vedere al conținutului și al formei și apreciază dacă documentele de lucru pot trece testul de evidenta 4. efectuează modificările necesare la documente 5. intocmesc nota centralizatoare a documentelor de lucru 6. indosariaza nota centralizatoare a documentelor de lucru; model C - 03, în dosarul misiunii Entitatea publică .................. NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU Denumirea misiunii de consiliere ..................... Întocmit de: .............. data: ............. Constatarea Documentul Exista Auditorii interni Da Nu Secțiunea D .............. Secțiunea E .............. Auditorii interni, .................Secretariatul 1. planifica ședința de închidere Conducătorul compartimentului de audit intern, Auditorii interni, Reprezentanții entitatii/structurii auditate 2. participa la desfășurarea ședinței de inchidere Auditorii interni 3. realizează rezumatul discuțiilor intr-o minuta a ședinței de inchidere Conducătorul compartimentului de audit intern, Auditorii interni 4. se pun de acord asupra modificărilor ce vor fi incluse în raportul de consiliere, dacă este nevoie Auditorii interni 5. pregătesc acte suplimentare necesare pentru a justifica modificările la raportul de consiliere 6. indosariaza minuta ședinței de inchidere; model B - 03, în dosarul misiunii Entitatea publică .................. MINUTA ȘEDINȚEI DE ÎNCHIDEREA. Mențiuni generale Tema misiunii de consiliere: Întocmit de: ......... Data: ...... Supervizat de: ....... Data: ...... Lista participanților: Numele Funcția Direcția / Serviciul Număr de telefon B. Concluzii: Auditorii interni 1. redactează raportul de consiliere utilizând formatul prezentat mai jos 2. transmite conducătorului compartimentului de audit intern raportul de consiliere Conducătorul compartimentului de audit intern 3. analizează raportul de consiliere Auditorii interni 4. efectuează schimbările propuse de către conducătorul compartimentului de audit intern 5. indosariaza raportul de consiliere, incluzând corecțiile aprobate de către conducătorul compartimen- tului de audit intern 6. indosariaza raportul de consiliere; model A - 06 în dosarul misiunii Auditorii interni 1. transmit raportul de consiliere conducătorului compartimentului de audit intern Conducatoral compartimentului de audit intern 2. verifica dacă auditorii interni au introdus schimbările acceptate în raportul de consiliere 3. transmite raportul de consiliere conducătorului entității publice care a solicitat și/sau a abilitat efectuarea misiunii Conducătorul entității care a solicitat și/sau abilitat efectuarea misiunii 4. analizează și avizează raportul de consiliere Auditorii interni 5. transmit entitatii/structurii/activității auditate raportul de consiliere avizat 6. indosariaza raportul de consiliere avizat; model A - 06 în dosarul misiunii Auditorii interni 1. prezintă supervizorului documentele din dosarul misiunii de consiliere Supervizorul 2. oferă instrucțiunile necesare (adecvate) derulării misiunii de consiliere 3. verifica executarea corecta a programului de consiliere 4. verifica existenta elementelor probante 5. verifica dacă redactarea raportului de consiliere este exacta, clara, concisa 6. verifica dacă raportul de consiliere este elaborat la termenul fixat

1. PROCEDURA P 01 - ORDINUL DE SERVICIU

Scopul:

Repartizarea sarcinilor de serviciu pe auditori interni astfel incit aceștia să poată demara misiunea de consiliere.

Explicații:

Ordinul de serviciu reprezintă documentul de intervenție dat de compartimentul de audit intern și se întocmește de către conducătorul acestui compartiment pe baza planului anual de audit intern, secțiunea destinată consilierii.

Procedura:

Model A-O1

Entitatea publică .................. Nr. ....... data ................... ORDIN DE SERVICIU În conformitate cu prevederile ....... și cu planul anual de audit intern, se va efectua o misiune de consiliere la ......... în perioada ....... . Scopul misiunii de consiliere este ........., iar obiectivele acesteia sunt: ............. Echipa care va realiza misiunea de consiliere este formata din următorii auditori interni: ............ Conducătorul compartimentului de audit intern, ............................................

2. PROCEDURA P 01 - DECLARATIA DE IMPARȚIALITATE ȘI PĂSTRARE A INDEPENDENTEI

Scopul:

Stabilirea și menținerea independenței auditorilor față de entitatea/structura auditată pentru misiunile de asigurare pe care le va realiza.

Explicații:

Asumare responsabilităților în vederea evitării desemnării pentru efectuarea misiunilor de consiliere a acelorași auditori interni care urmează, conform planului anual de audit intern, să desfășoare misiuni de asigurare în domenii cu implicații directe

Dacă în timpul efectuării misiunii de consiliere apare o incompatibilitate, reală sau presupusa, auditorii interni sunt obligati sa informeze de urgență conducerea.

Procedura:

Model A-02

Model A-02

Entitatea publică Se completează de către conducătorul compartimentului de audit intern - Incompatibilități personale (din pagina anterioară) Data, Semnătura, ....... ...........

3. PROCEDURA P 01 - NOTIFICAREA PRIVIND DECLANSAREA MISIUNII DE CONSILIERE

Scopul:

Informarea entitatii/structurii auditate, despre declanșarea misiunii de consiliere.

Explicații:

Informarea entitatii/structurii auditate pentru a se preocupa de asigurarea desfășurării corespunzătoare a procedurilor de consiliere.

Procedura:

Model B 01

Entitatea publică ................ Data ............. NOTIFICARE PRIVIND DECLANȘAREA MISIUNII DE CONSILIERE Către: părțile interesate De la: conducătorul compartimentului de audit intern Referitor la: denumirea misiunii de consiliere Stimate(ă) ...................... În conformitate cu planul anual de audit intern, urmează ca în perioada de ........, sa efectuam o misiune de consiliere cu tema .............., la ......... (numele entității/structurii auditate). Va vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord o ședință de deschidere în vederea discutării diverselor aspecte ale misiunii de consiliere, cuprinzând: - prezentarea auditorilor interni; - prezentarea obiectivelor misiunii de consiliere; 'ad scopul misiunii de consiliere; - programul intervenției la fața locului; - alte aspecte. Pentru o mai buna înțelegere a activității dumneavoastră, va rugam sa ne puneți la dispoziție următoarea documentație necesară: ................... Dacă aveti unele întrebări privind aceasta acțiune, va rugam sa îl contactați pe ................. (numele și prenumele auditorului intern). Cu stima, Conducătorul compartimentului de audit intern Data, .......

4. PROCEDURA P02 - COLECTAREA ȘI PRELUCRAREA INFORMAȚIILOR

Scopul:

Cunoașterea domeniului îl ajuta pe auditorul intern să se familiarizeze cu entitatea/structura auditată.

Explicații:

Colectarea și selectarea informațiilor în vederea identificării datelor necesare, fiabile, pertinente și utile se realizează pentru a se atinge obiectivele misiunii de consiliere.

Colectarea informațiilor presupune:

- identificarea principalelor elemente ale contextului instituțional și socio/economic în care entitatea/structura/activitatea ce va fi auditată;

- analiza cadrului normativ ce reglementează activitatea entitatii/structurii auditate;

- analiza entitatii/structurii/activității ce va fi auditate (organigrama, regulamente de functionare, fise ale posturilor, procedurile scrise);

- analiza factorilor susceptibili de a împiedica buna desfășurare a misiunii de consiliere;

- identificarea punctelor cheie ale funcționarii entitatii/structurii/activității ce va fi auditate și ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabila a punctelor tari și slabe;

- identificarea și evaluarea riscurilor cu incidența semnificativa;

- identificarea surselor potențiale de informații care ar putea fi folosite ca dovezi ale consilierii și care să asigure validitatea și credibilitatea acestor informații.

Procedura:

5. PROCEDURA P 03 - ELABORAREA PROGRAMULUI MISIUNII DE CONSILIERE

Scopul:

Asigură conducatorul compartimentului de audit intern ca au fost luate în considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de consiliere și asigura repartizarea sarcinilor și planificarea activităților de către supervizor.

Explicații:

Programul de consiliere este un document intern de lucru al compartimentului de audit intern, care se întocmește în baza tematicii detaliate și care cuprinde pe fiecare obiectiv acțiunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului precum și repartizarea acestora pe fiecare auditor intern.

Procedura:

Model A 03

6. PROCEDURA P 04 - ȘEDINȚA DE DESCHIDERE

Scopul:

Ședința de deschidere se realizează cu reprezentanții entității/structurii auditate pentru a discuta scopul consilierii, obiectivele urmărite și modalitățile de lucra utilizate pentru atingerea acestora, precum și pentru a stabili persoanele de contact pe perioada derulării misiunii.

Explicații:

Ședința de deschidere servește ca intilnire de inceput a misiunii de consiliere, având următoarea ordine de zi:

- prezentarea auditorilor interni;

- prezentarea obiectivelor misiunii de consiliere;

- stabilirea termenelor de raportare;

- prezentarea în detaliu a tematicii;

- acceptarea calendarului întâlnirilor;

- analiza și acceptul Cartei auditului intern;

- asigurarea condițiilor materiale necesare derulării misiunii.

Procedura:

Model B 02

7. PROCEDURA P 05 - COLECTAREA DOVEZILOR

Scopul:

Infomatiile colectate asigura o evidentă suficientă, competentă și relevantă și oferă o baza rezonabila pentru propunerile de soluții formulate de auditorii interni.

Explicații:

În cadrul acestei proceduri auditorii interni efectuează testări în concordanta cu programul misiunii de consiliere aprobat. De asemenea, activitatea desfășurata urmărește sa produca dovezi în baza cărora auditorii interni să își formuleze propunerile de soluții.

Procedura:

Model A 04

8. PROCEDURA P 06 - ANALIZA PROBLEMELOR IDENTIFICATE ȘI FORMULAREA SOLUȚIILOR

Scopul:

Analiza detaliata a problemelor identificate.

Explicații:

Auditorii interni prelucrează rezultatele testelor realizate în vederea determinării conexiunilor care se pot face pentru identificarea unor soluții.

Procedura:

Model A-05

9. PROCEDURA P 07 REVIZUIREA DOCUMENTELOR BE LUCRU

Scopul:

Asigurarea faptului că documentele sunt pregătite în mod corespunzător și că acestea furnizează un sprijin adecvat pentru munca efectuată și pentru dovezile adunate în timpul misiunii de consiliere.

Explicații:

Auditorii interni revăd documentele de lucru din probele de lucru din punct de vedere al formatului și al conținutului, asigurându-se ca dovezile prezentate în actele dosarului, pot trece testul de evidenta adică să fie suficiente, concludente și relevante.

Procedura:

Model C 03

10. PROCEDURA P 08 - ȘEDINȚA DE ÎNCHIDERE

Scopul:

Permite prezentarea către entitatea/structura auditată a opiniei auditorilor interni, a concluziilor și propunerilor de soluții identificate în raportul de consiliere.

Explicații:

Trebuie să se asigure ca raportul de consiliere va fi întocmit clar, obiectiv, fundamentat, relevant, respectiv:

- clar: ușor de înțeles evident, sa nu permita interpretări;

- obiectiv: sa nu fie părtinitor;

- fundamentat: să prezinte constatările auditorilor interni și să facă trimiteri la documente doveditoare;

- relevant: aspectele semnalate sa ajute conducerea entității/structurii auditate în luarea unor decizii manageriale.

Procedura:

Model B-03

11 PROCEDURA P 09 - ELABORAREA RAPORTULUI DE CONSILIERE

Scopul:

Prezintă cadrul general, obiectivele, constatările, concluziile și propunerile de soluții formulate de către auditorii interni.

Explicații:

Auditorii interni elaborează raportul de consiliere pe baza dovezilor colectate pe parcursul misiunii de consiliere.

Procedura:

Model A-06

Entitatea publică ................. Raportul de consiliere Titlul și cuprinsul Reprezintă pagina în care se menționează denumirea misiunii de consiliere. Raportul de consiliere va conține un cuprins al lucrărilor și documentelor. Introducere Descrie baza legala a misiunii, prezintă datele de identificare a acesteia (ordinul de serviciu, echipa de auditori interni, entitatea/structura auditată, durata acțiunii de consiliere). Identifica activitatea ce este supusă consilierii și prezintă informații sintetice cu privire la misiunea de consiliere. Prezintă modul de desfășurare a misiunii de consiliere (documentare; proceduri, metode, tehnici utilizate; documente materiale examinate în cursul misiunii de consiliere; materiale întocmite în cursul misiunii de consiliere). Stabilirea obiectivelor Obiectivele misiunii de consiliere prezentate în Raportul de consiliere coincid cu cele inscrise în programul de consiliere. Stabilirea metodologiei Explica tehnicile și instrumentele de consiliere folosite pentru a îndeplini obiectivele misiunii de consiliere. Constatări, concluzii și propuneri de soluții Auditorul intern trebuie să se pronunțe asupra obiectivelor de consiliere în ordinea în care au fost stabilite în programul de consiliere. Constatările efectuate trebuie prezentate sintetic, cu trimitere explicita la anexele la raportul de consiliere. Concluziile echipei de auditori interni sunt elaborate pe baza constatărilor făcute, având un caracter fundamentat. Trebuie să fie pertinente și sa nu fie disproporționate în raport cu constatările pe care se bazează. Propunerile de soluții din raportul de consiliere trebuie să fie fezabile și economice și să aibă un grad de semnificație important în ceea ce privește efectul previzibil asupra entitatii/structurii/activității auditate. Trebuie să aibă un caracter de anticipare și, pe aceasta baza, de prevenire a eventualelor disfunctionalitati sau tendințe negative la nivelul entitatii/structurii auditate. De asemenea, trebuie să contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activității entității/structurii auditate și de creștere a performantei de management. Semnătura Raportul de consiliere este semnat de către fiecare membra al echipei de auditori interni pe fiecare pagină a acestuia. Ultima pagină a raportului este semnată și de către conducătorul compartimentului de audit intern.

12. PROCEDURA P 10 - COMUNICAREA RAPORTULUI DE CONSILIERE

Scopul:

Analizarea și avizarea raportului de consiliere.

Explicații:

Raportul de consiliere trebuie să conțină constatările, concluziile și propunerile de soluții formulate de către auditorii interni.

Procedura:

13. PROCEDURA P 11- SUPERVIZAREA

Scopul:

Asigurarea că obiectivele misiunii de consiliere au fost atinse în condiții de calitate.

Explicații:

Conducătorul compartimentului de audit intern sau auditorul intern, desemnat de acesta este responsabil cu supervizarea misiunii de consiliere.

Activitatea de supervizare se desfășoară pe tot parcursul misiunii de consiliere.

Procedura:

_______________

Sursă: legislatie.just.ro (Monitorul Oficial). Textul afișat este forma consolidată curentă.