REGULAMENT GENERAL AL UNIUNII POȘTALE UNIVERSALE*) din 5 octombrie 2004

Organizarea și convocarea congreselor și congreselor extraordinare (Const. 14 și 15)

1. Reprezentanții statelor membre se reunesc în Congres nu mai târziu de 4 ani de la sfârșitul anului în cursul căruia precedentul congres a avut loc.

2. Fiecare stat membru este reprezentat la Congres de unul sau mai mulți plenipotențiari însărcinați de către guvernul lor cu puterile necesare. El poate, la nevoie, să fie reprezentat de către delegația unui alt stat membru. Totuși, se înțelege că o delegație nu poate reprezenta decât un singur stat membru, altul decât al său.

3. În deliberări fiecare stat membru dispune de un vot, sub rezerva sancțiunilor prevăzute la art. 129.

4. În principiu, fiecare congres desemnează țara în care va avea loc congresul următor. Dacă această desemnare este inaplicabilă, Consiliul de administrație este autorizat să desemneze țara în care va avea loc Congresul, după consultarea cu aceasta din urmă.

5. După consultarea cu Biroul Internațional, guvernul care invită fixează data definitivă și locul exact ale Congresului. În principiu, cu un an înaintea acestei date guvernul care invită trimite o invitație guvernului fiecărui stat membru al Uniunii. Această invitație poate fi adresată fie direct, fie prin intermediul unui alt guvern, fie prin intermediul directorului general al Biroului Internațional.

6. Când un congres trebuie să fie convocat fără să existe un guvern gazdă, Biroul Internațional, cu acordul Consiliului de administrație și după consultarea cu Guvernul Confederației Elvețiene, va lua măsurile necesare pentru a convoca și a organiza Congresul în țara în care își are sediul Uniunea. În acest caz, Biroul Internațional exercită funcțiile guvernului gazdă.

7. Locul reuniunii unui congres extraordinar este fixat, după o consultare cu Biroul Internațional, de către statele membre care au inițiat acest congres.

8. Dispozițiile prevăzute la paragrafele 2-6 sunt aplicabile prin analogie cu congresele extraordinare.

Alcătuirea, funcționarea și reuniunile Consiliului de administrație (Const. 17)

1. Consiliul de administrație se compune din 41 de membri care își exercită funcțiile în timpul perioadei dintre două congrese succesive.

2. Președinția este acordată de drept țării gazdă a Congresului. Dacă această țară nu acceptă, ea devine membru de drept și, datorită acestui fapt, grupul geografic căreia îi aparține dispune de un loc suplimentar pentru care nu sunt aplicabile restricțiile din paragraful 3. În acest caz, Consiliul de administrație alege la președinție unul dintre membrii grupului geografic din care face parte țara gazdă.

3. Ceilalți 40 de membri ai Consiliului de administrație sunt aleși de Congres pe baza unei repartiții geografice echitabile. Cel puțin jumătate din numărul membrilor sunt reînnoiți cu ocazia fiecărui congres; nici un stat membru nu poate fi ales succesiv de către 3 congrese.

4. Fiecare membru al Consiliului de administrație își desemnează reprezentantul, care trebuie să fie competent în domeniul poștal.

5. Funcțiile de membru al Consiliului de administrație nu sunt plătite. Cheltuielile de funcționare ale acestui consiliu sunt în sarcina Uniunii.

6. Consiliul de administrație are următoarele atribuții:

6.1. să supervizeze toate activitățile Uniunii în intervalul dintre congrese, ținând cont de deciziile Congresului, studiind problemele referitoare la politicile guvernamentale în materie poștală și ținând seama de evoluția reglementărilor internaționale, cum ar fi cele referitoare la comercializarea serviciilor și la concurență;

6.2. să examineze și să aprobe, în cadrul competențelor sale, orice acțiune considerată ca necesară pentru salvarea și întărirea calității serviciului poștal internațional și pentru modernizarea lui;

6.3. să favorizeze, să coordoneze și să supervizeze toate formele de asistență tehnică poștală în cadrul cooperării tehnice, internaționale;

6.4. să examineze și să aprobe bugetul și conturile bianuale ale Uniunii;

6.5. să autorizeze, dacă împrejurările o solicită, depășirea plafonului de cheltuieli conform art. 128 paragrafele 3, 4 și 5;

6.6. să stabilească Regulamentul financiar al Uniunii;

6.7. să stabilească regulile care guvernează Fondul de rezervă;

6.8. să stabilească regulile care guvernează Fondul special;

6.9. să stabilească regulile care guvernează Fondul pentru activități speciale;

6.10. să stabilească regulile care guvernează Fondul voluntar;

6.11. să asigure controlul activității Biroului Internațional;

6.12. să autorizeze, dacă se solicită, alegerea unei clase de contribuție inferioare, conform condițiilor prevăzute la art. 130.6;

6.13. să autorizeze schimbarea grupului geografic, dacă o țară solicită, ținând cont de avizul exprimat de către statele membre ale grupelor geografice în cauză;

6.14. să elaboreze statutul personalului și condițiile de serviciu ale oficialilor aleși;

6.15. să creeze sau să suprime posturile de muncă din cadrul Biroului Internațional, ținând seama de restricțiile legate de plafonul fixat de cheltuieli;

6.16. să stabilească Regulamentul Fondului social;

6.17. să aprobe rapoartele bienale prezentate de Biroul Internațional asupra activităților Uniunii și a gestiunii financiare și să prezinte, dacă este cazul, comentarii asupra acestor subiecte;

6.18. să decidă contactele ce vor fi stabilite cu administrațiile poștale pentru îndeplinirea funcțiilor sale;

6.19. după consultarea Consiliului de Exploatare Poștală, să decidă asupra contactelor ce vor fi realizate cu organismele care nu sunt observatori de drept, să examineze și să aprobe rapoartele Biroului Internațional asupra relațiilor UPU cu celelalte organisme internaționale, să ia deciziile pe care le consideră necesare asupra gestionării acestor relații și acțiunile ce trebuie întreprinse în legătură cu ele; să desemneze, în timp util, după consultarea Consiliului de Exploatare Poștală și a secretarului general, organizațiile internaționale, asociațiile, întreprinderile și persoanele calificate care vor fi invitate să fie reprezentate în cadrul anumitor lucrări ale Congresului și comisiilor acestuia, atunci când este în interesul Uniunii sau al lucrărilor Congresului, precum și să îl însărcineze pe directorul general al Biroului să trimită invitațiile necesare;

6.20. să hotărască, în cazul în care consideră util, principiile de care Consiliul de Exploatare Poștală trebuie să țină seama când va studia problemele ce au repercusiuni financiare importante (taxe, cheltuieli terminale, cheltuieli de tranzit, taxă de bază pentru transportul aerian al curierului și prezentarea în străinătate a trimiterilor de corespondență), să urmărească îndeaproape studiul acestor probleme, să examineze și să aprobe, pentru a le asigura conformitatea cu principiile sus-citate, propunerile Consiliului de Exploatare Poștală referitoare la aceste subiecte;

6.21. să studieze, la cererea Congresului, a Consiliului de Exploatare Poștală sau a administrațiilor poștale, problemele de ordin administrativ, legislativ și juridic care interesează Uniunea sau serviciul poștal internațional; Consiliului de administrație îi revine decizia, în domeniile sus-menționate, dacă este oportun sau nu să întreprindă studiile solicitate de administrațiile poștale în intervalul dintre congrese;

6.22. să formuleze propuneri care să fie supuse aprobării fie Congresului, fie administrațiilor poștale, conform art. 124;

6.23. să aprobe, în cadrul competențelor sale, recomandările Consiliului de Exploatare Poștală privind adoptarea, dacă este necesar, a unor noi reglementări sau a unei noi proceduri până când Congresul ia o decizie în această problemă;

6.24. să examineze raportul anual pregătit de Consiliul de Exploatare Poștală și propunerile supuse de acesta;

6.25. să supună examinării Consiliului de Exploatare Poștală subiecte de studiu, conform art. 104 paragraful 9.16;

6.26. să desemneze țara gazdă a viitorului congres, în cazul prevăzut de art. 101 paragraful 4;

6.27. să determine, în timp util și după consultarea Consiliului de Exploatare Poștală, numărul de comisii necesare pentru buna conducere a lucrărilor Congresului și să fixeze atribuțiile acestora;

6.28. să desemneze, după consultarea Consiliului de Exploatare Poștală și sub rezerva aprobării Congresului, statele membre susceptibile:

- să își asume vicepreședinția Congresului, precum și președințiile și vicepreședințiile comisiilor, ținând seama pe cât este posibil de repartiția geografică echitabilă a statelor membre;

- să facă parte din comisiile restrânse ale Congresului; 6.29. să examineze și să aprobe proiectul Planului strategic ce va fi prezentat în Congres și elaborat de Consiliul de Exploatare Poștală cu ajutorul Biroului Internațional; să examineze și să aprobe revizuirile anuale ale Planului aprobat de Congres pe baza recomandărilor Consiliului de Exploatare Poștală și să lucreze împreună cu Consiliul de Exploatare Poștală la elaborarea și actualizarea anuală a Planului;

6.30. să stabilească cadrul general pentru organizarea Comitetului consultativ și să aprobe organizarea Comitetului consultativ în conformitate cu prevederile art. 106;

6.31. să stabilească criteriile de aderare pentru a fi membru în Comitetul consultativ și să aprobe sau să respingă, după caz, cererile de aderare ca membru în conformitate cu aceste criterii, asigurându-se că aceste decizii vor fi realizate conform unei proceduri rapide, între reuniunile Consiliului de administrație;

6.32. să desemneze acei membri care vor fi membri ai Comitetului consultativ;

6.33. să primească și să discute raporturile și recomandările Comitetului consultativ și să ia în considerare recomandările acestuia către Congres.

7. La prima sa reuniune, care va fi convocată de către președintele Congresului, Consiliul de administrație alege dintre membrii săi 4 vicepreședinți și hotărăște Regulamentul interior.

8. La convocarea președintelui său, Consiliul de administrație se reunește, în principiu, o dată pe an la sediul Uniunii.

9. Președintele, vicepreședinții, președinții de comisii ai Consiliului de administrație, precum și președintele Grupului de planificare strategică formează Comitetul de gestiune. Acest comitet pregătește și conduce lucrările fiecărei sesiuni a Consiliului de administrație. Comitetul de gestiune aprobă, în numele Consiliului de administrație, raportul bianual întocmit de Biroul Internațional asupra activităților Uniunii și își asumă orice altă sarcină pe care Consiliul de administrație decide să i-o încredințeze sau a cărei necesitate apare pe parcursul planificării strategice.

10. Reprezentantul fiecăruia dintre membrii Consiliului de administrație care participă la sesiunile acestui organ, cu excepția reuniunilor care au loc în timpul Congresului, are dreptul la rambursarea fie a prețului unui bilet de avion dus-întors clasa economică sau al unui bilet de cale ferată clasa 1, fie la costul călătoriei prin orice alt mijloc, cu condiția ca această valoare să nu depășească prețul biletului de avion dus-întors clasa economică. Același drept este acordat reprezentantului fiecărui membru al comisiilor sale, al grupurilor sale de lucru sau al altor organe ale sale atunci când acestea se reunesc în afara Congresului și sesiunilor Consiliului.

11. Președintele Consiliului de Exploatare Poștală reprezintă acest consiliu la ședințele Consiliului de administrație pe a căror ordine de zi figurează problemele legate de organul pe care îl conduce.

12. Președintele Comitetului consultativ va reprezenta acest comitet la reuniunile Consiliului de administrație, când pe ordinea de zi sunt puncte de interes pentru Comitetul consultativ.

13. Cu scopul de a asigura o legătură eficace între lucrările celor două organe, Consiliul de Exploatare Poștală poate desemna reprezentanți pentru a asista la reuniunile Consiliului de administrație în calitate de observator.

14. Administrația poștală a țării în care se reunește Consiliul de administrație este invitată să participe la reuniuni în calitate de observator, dacă această țară nu este membră a Consiliului de administrație.

15. Consiliul de administrație poate să invite la reuniunile sale, fără drept de vot, orice organism internațional, orice reprezentant al unei asociații sau întreprinderi ori orice persoană calificată care dorește să se asocieze lucrărilor sale. De asemenea, el poate să invite în aceleași condiții una sau mai multe administrații poștale ale țărilor interesate în problemele prevăzute pe ordinea sa de zi.

16. La cerere, în cadrul sesiunilor plenare și lucrărilor în comisii ale Consiliului de administrație, pot participa ca observatori indicați mai jos, fără drept de vot:

16.1. membrii Consiliului de Exploatare Poștală;

16.2. membrii Comitetului consultativ;

16.3. organizații interguvernamentale interesate de lucrările Consiliului de administrație;

16.4. alte state membre ale Uniunii.

17. Pentru motive logistice, Consiliul de administrație poate limita numărul de participanți ca observatori. Poate, de asemenea, să limiteze dreptul acestora de a lua cuvântul în timpul dezbaterilor.

18. Membrii Consiliului de administrație participă în mod efectiv la activitățile acestuia. Observatorii pot, la cererea lor, să fie autorizați să colaboreze la studiile întreprinse, respectând condițiile pe care Consiliul poate să le stabilească pentru a asigura randamentul și eficacitatea muncii sale. De asemenea, ele pot fi solicitate pentru a prezida echipe de proiect și grupe de lucru, atunci când cunoștințele sau experiența lor justifică acest lucru. Participarea observatorilor se va face fără cheltuieli suplimentare pentru Uniune.

19. În situații excepționale, observatorii pot fi excluși de la întreaga sau numai de la o parte din întrunire ori li se poate restricționa dreptul de a primi documente, dacă este necesară asigurarea confidențialității subiectului întrunirii sau a documentului. Această restricție poate fi decisă de la caz la caz de către orice organism sau de către președintele acestuia. Cazurile diferite vor fi raportate Consiliului de administrație și Consiliului de Exploatare Poștală atunci când este vorba de probleme cu un interes deosebit pentru Consiliul de Exploatare Poștală. Dacă va considera necesar, Consiliul de administrație poate reexamina restricțiile, consultându-se cu Consiliul de Exploatare Poștală acolo unde este cazul.

Informarea cu privire la activitățile Consiliului de administrație

1. După fiecare sesiune Consiliul de administrație informează statele membre ale Uniunii, uniunile restrânse și membri Comitetului consultativ asupra activităților lui, trimițându-le o analiză analitică, precum și rezoluțiile și deciziile lui.

2. Consiliul de administrație va face un raport Congresului privind ansamblul activității sale și îl va transmite statelor membre ale Uniunii și membrilor Consiliului consultativ cu cel puțin două luni înainte de deschiderea Congresului.

Alcătuirea, funcționarea și reuniunile Consiliului de Exploatare Poștală (Const. 18)

1. Consiliul de Exploatare Poștală se compune din 40 de membri care își exercită funcțiile pe timpul perioadei care separă două congrese succesive.

2. Membrii Consiliului de Exploatarea Poștală sunt aleși de Congres, în funcție de repartiția geografică specifică. 24 de locuri sunt rezervate țărilor în curs de dezvoltare și 16 țărilor dezvoltate. Cel puțin o treime din numărul membrilor este reînnoită cu ocazia fiecărui congres.

3. Fiecare membru al Consiliului de Exploatare Poștală își va desemna reprezentantul, care va avea responsabilitatea de a presta serviciile prevăzute în actele Uniunii.

4. Cheltuielile de funcționare a Consiliului de Exploatare Poștală sunt în sarcina Uniunii. Membrii săi nu primesc nici o remunerație. Cheltuielile de voiaj și de sejur ale reprezentanților administrațiilor poștale care participă la Consiliul de Exploatare Poștală sunt în sarcina acestora. Totuși, reprezentantul fiecăreia dintre țările considerate ca defavorizate conform listelor stabilite de Organizația Națiunilor Unite are dreptul, în afara reuniunilor care au loc în timpul Congresului, la rambursarea fie a prețului unui bilet de avion dus-întors clasa economică sau al unui bilet de cale ferată clasa 1, fie la costul călătoriei prin orice alt mijloc, cu condiția ca această valoare să nu depășească prețul unui bilet de avion dus-întors clasa economică.

5. În prima sa reuniune, care este convocată și deschisă de președintele Congresului, Consiliul de Exploatare Poștală alege dintre membrii săi un președinte, un vicepreședinte, președinții comisiilor și președintele Grupului de Planificare Strategică.

6. Consiliul de Exploatare Poștală își va stabili regulamentul interior.

7. În principiu, Consiliul de Exploatare Poștală se reunește în fiecare an la sediul Uniunii. Data și locul reuniunii sunt fixate de președinte sau pe baza unui acord cu președintele Consiliului de administrație și cu directorul general al Biroului Internațional.

8. Președintele, vicepreședintele și președinții comisiilor Consiliului de Exploatare Poștală și președintele Grupului de Planificare Strategică formează Comitetul de gestiune. Acest comitet pregătește și conduce lucrările fiecărei sesiuni a Consiliului de Exploatare Poștală și își asumă toate sarcinile pe care acesta din urmă hotărăște să i le încredințeze și a căror necesitate apare în timpul procesului de planificare strategică.

9. Atribuțiile Consiliului de Exploatare Poștală sunt următoarele:

9.1. să conducă studiul celor mai importante probleme de exploatare, comerciale, tehnice, economice și de cooperare tehnică, care prezintă interes pentru administrațiile poștale ale tuturor statelor membre ale Uniunii, în special problemele care au repercusiuni financiare importante (taxe, cheltuieli terminale, cheltuieli de tranzit, taxă de bază pentru transportul aerian al curierului, cote-părți ale coletelor poștale și depunerea în străinătate a trimiterilor poștei de scrisori), să elaboreze informații și avize asupra lor și să recomande măsurile ce trebuie luate în privința lor;

9.2. să procedeze la revizuirea regulamentelor Uniunii în următoarele 6 luni după închiderea Congresului, dacă acesta nu hotărăște altfel. În caz de necesitate urgentă, Consiliul de Exploatare Poștală poate să modifice respectivele regulamente și în alte sesiuni; în ambele cazuri Consiliul de Exploatare Poștală rămâne subordonat directivelor Consiliului de administrație în ceea ce privește politicile și principiile fundamentale;

9.3. să coordoneze măsurile practice pentru dezvoltarea și ameliorarea serviciilor poștale internaționale;

9.4. să întreprindă, sub rezerva aprobării Consiliului de administrație în cadrul competențelor acestuia din urmă, orice acțiune considerată necesară pentru salvarea și întărirea calității serviciului poștal internațional și pentru modernizarea lui;

9.5. să formuleze propuneri care vor fi supuse spre aprobare fie Congresului, fie administrațiilor poștale, conform art. 125; aprobarea Consiliului de administrație este solicitată atunci când propunerile se referă la probleme ce țin de competența acestuia din urmă;

9.6. să examineze la cererea administrației poștale a unui stat membru orice propunere pe care această administrație poștală o transmite Biroului Internațional conform art. 124, să pregătească comentariile aferente și să însărcineze Biroul Internațional să le anexeze la respectiva propunere înainte de a fi supusă aprobării administrațiilor poștale ale statelor membre;

9.7. să recomande, dacă este necesar, și, eventual, după aprobarea de către Consiliul de administrație și consultarea administrațiilor poștale, adoptarea reglementărilor sau a unei noi practici, așteptând ca Congresul să decidă în această materie;

9.8. să elaboreze și să prezinte, sub formă de recomandări, administrațiilor poștale norme în materie tehnică, de exploatare și în alte domenii ce țin de competența sa, acolo unde este indispensabilă o practică uniformă. La fel procedează, în caz de nevoie, și pentru normele pe care deja le-a stabilit;

9.9. să examineze prin consultare cu Consiliul de administrație și cu aprobarea acestuia proiectul de Plan strategic al Uniunii, elaborat de Biroul Internațional și supus Congresului; în fiecare an să revizuiască planul aprobat de către Congres, cu ajutorul Grupului de Planificare Strategică și al Biroului Internațional, precum și cu aprobarea Consiliului de administrație;

9.10. să aprobe acele părți ale raportului anual asupra activităților Uniunii, stabilit de Biroul Internațional, care interesează responsabilitățile și funcțiile Consiliului de Exploatare Poștală;

9.11. să decidă asupra contactelor ce vor fi stabilite cu administrațiile poștale în vederea îndeplinirii funcțiilor sale;

9.12. să procedeze la studierea problemelor de învățământ și formare profesională care interesează țările noi și țările în curs de dezvoltare;

9.13. să ia măsurile necesare în vederea studierii și difuzării experiențelor și progreselor realizate de anumite țări în domeniul tehnicii, exploatării, economiei și formării profesionale care interesează serviciile poștale;

9.14. să studieze situația actuală și nevoile serviciilor poștale în țările noi și în țările în curs de dezvoltare și să elaboreze recomandările convenabile asupra căilor și mijloacelor de ameliorare a serviciilor poștale în aceste țări;

9.15. să ia, după înțelegerea cu Consiliul de administrație, măsurile corespunzătoare în domeniul cooperării tehnice cu toate statele membre ale Uniunii, în special cu țările noi și cu țările în curs de dezvoltare;

9.16. să examineze orice probleme care îi sunt supuse de către un membru al Consiliului de Exploatare Poștală, de către Consiliul de administrație sau oricare administrație poștală a unui stat membru;

9.17. să primească și să discute rapoartele, precum și recomandările Consiliului consultativ și, în situația în care interesele Consiliului de Exploatare Poștală o cer, să examineze și să comenteze asupra recomandărilor Comitetului consultativ în vederea înaintării către Congres;

9.18. să desemneze membrii care vor face parte din Comitetul consultativ.

10. Pe baza Planului strategic al Uniunii adoptat de Congres și, în particular, a părții aferente strategiilor organelor permanente ale Uniunii, Consiliul de Exploatare Poștală stabilește, în prima sesiune după Congres, un program-proiect de lucru de bază, care va conține un anumit număr de tactici vizând realizarea strategiei. Acest program de bază, care va conține un număr limitat de studii asupra subiectelor de actualitate și interes comun, va fi revizuit în fiecare an în funcție de realități și priorități, precum și de modificările aduse Planului strategic.

11. Pentru a asigura o legătură eficace între lucrările celor două organe, Consiliul de administrație poate desemna reprezentanți pentru a asista în calitate de observatori la reuniunile Consiliului de Exploatare Poștală.

12. La cerere, următoarele categorii de observatori pot participa la ședințele plenare și la cele ale comisiilor Consiliului de Exploatare Poștală, fără drept de vot:

12.1. membrii Consiliului de administrație;

12.2. membrii Comitetului consultativ;

12.3. organizații interguvernamentale interesate de lucrările Consiliului de Exploatare Poștală;

12.4. alte state membre ale Uniunii.

13. Pentru motive logistice, Consiliul de Exploatare Poștală poate limita numărul de participanți ca observatori. Acesta poate, de asemenea, să limiteze acestora dreptul de a vorbi în timpul dezbaterilor.

14. Membrii Consiliului de Exploatare Poștală participă efectiv la activitățile acestuia. Observatorilor li se poate permite, la cererea lor, să colaboreze la studiile întreprinse, respectând condițiile pe care Consiliul poate să le stabilească pentru a asigura randamentul și eficacitatea muncii sale. Ei pot fi solicitați pentru a prezida echipe de proiect și grupuri de lucru atunci când cunoștințele sau experiența lor justifică acest lucru. Participarea observatorilor va avea loc fără a determina costuri suplimentare din partea Uniunii.

15. În situații excepționale, observatorii pot fi excluși de la întreaga sau numai de la o parte din întrunire ori li se poate restricționa dreptul de a primi documente dacă este necesar pentru a se asigura confidențialitatea subiectului întrunirii ori a documentului, după caz. Această restricție poate fi decisă, de la caz la caz, de către orice organism sau de președintele acestuia. Aceste situații vor fi raportate Consiliului de administrație și Consiliului de Exploatare Poștală. Dacă va considera necesar, Consiliul de administrație poate reexamina restricțiile, consultându-se cu Consiliul de Exploatare Poștală, acolo unde este cazul.

16. Președintele Comitetului consultativ va reprezenta această organizație la întrunirile Consiliului de Exploatare Poștală când pe ordinea de zi se află puncte de interes pentru Comitetul consultativ.

17. Consiliul de Exploatare Poștală poate invita la reuniunile sale fără drept de vot:

17.1. orice organism internațional sau orice persoană calificată pe care dorește să o asocieze la lucrările sale;

17.2. administrațiile poștale ale statelor membre care nu aparțin Consiliului de Exploatare Poștală;

17.3. orice asociație sau întreprindere pe care dorește să o consulte asupra problemelor cu privire la activitățile sale.

Informarea cu privire la activitățile Consiliului de Exploatare Poștală

1. După fiecare sesiune, Consiliul de Exploatare Poștală informează administrațiile poștale ale statelor membre ale Uniunii, uniunile restrânse și membrii Comitetului consultativ asupra activităților sale, adresându-le un raport analitic, precum și rezoluțiile și hotărârile sale.

2. Consiliul de Exploatare Poștală întocmește, pentru Consiliul de administrație, un raport anual asupra activităților sale.

3. Consiliul de Exploatare Poștală stabilește în atenția Congresului un raport asupra ansamblului activității sale și îl transmite administrațiilor poștale ale statelor membre ale Uniunii și membrilor Comitetului consultativ, cu cel puțin două luni înainte de deschiderea Congresului.

Alcătuirea, funcționarea și reuniunile Comitetului consultativ

1. Scopul Comitetului consultativ va fi de a reprezenta interesele sectorului poștal internațional în sensul larg al cuvântului și de a asigura un cadru general pentru un dialog eficient între părțile interesate. Acesta este alcătuit din organizații nonguvernamentale reprezentând interesele consumatorilor, furnizorilor de servicii de distribuire, organizațiilor lucrătorilor, furnizorilor de bunuri și servicii către sectorul poștal, precum și ale organizațiilor similare și ale companiilor interesate cu privire la serviciile poștale internaționale. Dacă aceste organizații sunt înregistrate, trebuie să fie înregistrate într-un stat membru al Uniunii. Consiliul de administrație și Consiliul de Exploatare Poștală își vor desemna membrii respectivi în Comitetul consultativ. Pe lângă membrii desemnați de Consiliul de administrație și de Consiliul de Exploatare Poștală, aderarea la Comitetul consultativ este determinată printr-un proces de depunere a cererii și de acceptare a acesteia, stabilit de Consiliul de administrație, ce se va desfășura în conformitate cu art. 102.6.31.

2. Fiecare membru al Comitetului consultativ își va desemna reprezentantul.

3. Costurile de funcționare a Comitetului consultativ sunt repartizate între Uniune și membrii Comitetului conform celor stabilite de Consiliul de administrație.

4. Membrii Comitetului consultativ nu vor primi remunerație sau vreo altă formă de compensare.

5. Comitetul consultativ se va reorganiza după fiecare Congres, urmând cadrul general stabilit de Consiliul de administrație. Președintele Consiliului de administrație va prezida ședințele de organizare ale Comitetului consultativ, care își va alege președintele din cadrul Comitetului.

6. Comitetul consultativ își va stabili organizarea internă și va întocmi regulamentul intern, luând în considerare principiile generale ale Uniunii și cu acordul Consiliului de administrație, după consultarea Consiliului de Exploatare Poștală.

7. Consiliul consultativ se va întâlni de două ori pe an. în principiu, reuniunile vor fi ținute la sediul Uniunii în același timp cu cele ale Consiliului de administrație și, respectiv, ale Consiliului de Exploatare Poștală. Data și locul fiecărei reuniuni vor fi stabilite de președintele Comitetului consultativ, de comun acord cu președintele Consiliului de administrație, respectiv al Consiliului de Exploatare Poștală, precum și cu directorul general al Biroului Internațional.

8. Comitetul consultativ își va stabili propriul program, în limitele cadrului general, cu următoarele funcții:

8.1. să examineze documente și rapoarte ale Consiliului de administrație și ale Consiliului de Exploatare Poștală. În situații excepționale, dreptul de a primi anumite texte și documente poate fi restricționat, dacă acest lucru este necesar pentru păstrarea confidențialității cu privire la subiectul reuniunii sau a documentului. Această restricție poate fi decisă, de la caz la caz, de către orice organism interesat sau de către președintele acestuia. Cazurile diferite vor fi raportate Consiliului de administrație și Consiliului de Exploatare Poștală, dacă există probleme care privesc Consiliul de Exploatare Poștală. Dacă se va considera necesar, Consiliul de administrație va putea modifica ulterior aceste restricții, consultând și Consiliul de Exploatare Poștală, dacă este cazul;

8.2. să elaboreze studii și să dezbată probleme importante pentru membrii Comitetului consultativ;

8.3. să ia în dezbatere probleme care afectează sectorul serviciilor poștale și să emită rapoarte privind aceste aspecte;

8.4. să colaboreze la lucrările Consiliului de administrație și ale Consiliului de Exploatare Poștală, inclusiv prin prezentarea de rapoarte și recomandări, puncte de vedere, la cererea celor două consilii;

8.5. să facă recomandări Congresului, sub rezerva aprobării Consiliului de administrație, și, atunci când este vorba de probleme de interes pentru Consiliul de Exploatare Poștală, sub rezerva examinării și comentariilor Consiliului de Exploatare Poștală.

9. Președintele Consiliului de administrație și președintele Consiliului de Exploatare Poștală vor reprezenta aceste organe la reuniunile Comitetului consultativ atunci când pe ordinea de zi se află puncte de interes pentru aceste organe.

10. Pentru a asigura o legătură eficientă cu organismele Uniunii, Comitetul consultativ poate desemna reprezentanți pentru a participa la reuniunile Congresului, ale Consiliului de administrație și ale Consiliului de Exploatare Poștală, precum și la cele ale comisiilor acestora, în calitate de observatori fără drept de vot.

11. Membrii Comitetului consultativ, la cerere, pot participa la ședințele plenare și la reuniunile comisiilor Consiliului de administrație și ale Consiliului de Exploatare Poștală, în conformitate cu prevederile art. 102.16 și 104.12. Aceștia pot, de asemenea, participa la lucrările echipelor de proiect și ale grupurilor de lucru în condițiile prevăzute la art. 102.18 și 104.14. Membrii Comitetului consultativ pot participa la Congres ca observatori fără drept de vot.

12. La cerere, pot participa la sesiunile Comitetului consultativ, fără drept de vot, următorii:

12.1. membri ai Consiliului de Exploatare Poștală și ai Consiliului de administrație;

12.2. organizații interguvernamentale interesate de lucrările Comitetului consultativ;

12.3. uniunile restrânse;

12.4. alte state membre ale Uniunii.

13. Pentru motive logistice, Comitetul consultativ poate limita numărul de participanți ca observatori; poate, de asemenea, limita dreptul acestora de a lua cuvântul în timpul dezbaterilor.

14. În situații excepționale, observatorii pot fi excluși de la întreaga sau de la o parte a unei întruniri ori li se poate restricționa accesul la documente, dacă este necesar să se asigure confidențialitatea subiectului întrunirii sau a documentului. Această restricție poate fi decisă, de la caz la caz, de către oricare corp interesat sau de către președintele acestuia. Cazurile diferite vor fi raportate Consiliului de administrație și Consiliului de Exploatare Poștală atunci când este vorba de probleme de interes pentru Consiliul de Exploatare Poștală. Dacă va fi considerat necesar, Consiliul de administrație va putea modifica aceste restricții, consultând Consiliul de Exploatare Poștală acolo unde este cazul.

15. Biroul Internațional, sub coordonarea directorului general, va asigura secretariatul Comitetului consultativ.

Informarea asupra activităților Comitetului consultativ

1. După fiecare sesiune, Comitetul consultativ va informa Consiliul de administrație și Consiliul de Exploatare Poștală despre activitățile sale, prin transmiterea către președinții acestor organe, inter alia, a unui raport despre reuniunile, recomandările și opiniile Consiliului.

2. Comitetul consultativ va transmite Consiliului de administrație un raport anual de activitate și o copie către Consiliul de Exploatare Poștală. Acest raport va fi inclus în documentația Consiliului de administrație către statele membre ale Uniunii și ale uniunilor restrânse, în conformitate cu art. 103.

3. Comitetul consultativ va întocmi pentru Congres un raport general asupra activității sale și îl va transmite administrațiilor poștale ale statelor membre ale Uniunii cu cel puțin două luni înainte de deschiderea Congresului.

Regulamentul interior al congreselor (Const. 14)

1. Pentru organizarea lucrărilor sale și a conducerii deliberărilor sale, Congresul aplică Regulamentul intern al congreselor.

2. Fiecare congres poate modifica acest regulament în condițiile fixate în regulamentul său intern.

Limbile de lucru ale Biroului Internațional

Limbile de lucru ale Biroului Internațional sunt franceza și engleza.

Limbile utilizate pentru documentație, deliberări și corespondență oficială

1. Pentru documentația Uniunii sunt utilizate limbile franceză, engleză, arabă și spaniolă. Sunt, de asemenea, utilizate limbile germană, chineză, portugheză și rusă, cu condiția ca documentele în aceste ultime limbi să se limiteze la documentația de bază cea mai importantă. Sunt utilizate, de asemenea, și alte limbi, cu condiția ca statele membre care solicită acest lucru să suporte toate costurile aferente.

2. Statul sau statele membre care solicită o limbă, alta decât limba oficială, constituie un grup lingvistic.

3. Documentația este publicată de către Biroul Internațional în limba oficială și în limbile grupurilor lingvistice constituite, fie direct, fie prin intermediul birourilor regionale ale acestor grupuri, conform modalităților convenite cu Biroul Internațional. Publicarea în diferite limbi este realizată conform aceluiași model.

4. Documentația publicată direct de către Biroul Internațional este, în măsura posibilului, distribuită simultan în diferitele limbi solicitate.

5. Corespondența dintre administrațiile poștale și Biroul Internațional și dintre acesta din urmă și terți poate fi schimbată în oricare limbă pentru care Biroul Internațional dispune de un serviciu de traduceri.

6. Cheltuielile de traducere într-o limbă, indiferent care ar fi ea, inclusiv cele care rezultă din aplicarea dispozițiilor paragrafului 5, sunt suportate de grupul lingvistic care a solicitat această limbă. Statele membre utilizatoare ale limbii oficiale virează, cu titlu de traducere a documentelor neoficiale, o contribuție forfetară a cărei valoare pe unitate contributivă este egală celei suportate de statele membre care au recurs la o altă limbă de lucru la Biroul internațional. Toate celelalte cheltuieli aferente furnizării documentelor sunt suportate de Uniune. Plafonul cheltuielilor ce va fi suportat de Uniune pentru producerea documentelor în limbile germană, chineză, portugheză și rusă este fixat printr-o rezoluție a Congresului.

7. Cheltuielile ce urmează a fi suportate de un grup lingvistic sunt repartizate între membrii acestui grup în mod proporțional cu contribuția lor la cheltuielile Uniunii. Aceste cheltuieli pot fi repartizate între membrii grupului lingvistic conform unui instrument de repartiție, cu condiția ca cei interesați să se înțeleagă asupra acestui subiect și să notifice hotărârea lor către Biroul Internațional prin intermediul unui purtător de cuvânt al grupului.

8. Biroul Internațional dă curs oricărei schimbări în alegerea limbii solicitate de către un stat membru, după o perioadă care nu trebuie să depășească 2 ani.

9. Pentru deliberările reuniunilor organelor Uniunii, limbile franceză, engleză, spaniolă și rusă sunt admise, prin intermediul unui sistem de interpretare - cu sau fără echipament electronic - a cărui alegere este lăsată la aprecierea organizatorilor reuniunii, după consultarea directorului general al Biroul Internațional și a statelor membre interesate.

10. Celelalte limbi sunt în general autorizate pentru deliberările și reuniunile indicate la paragraful 9.

11. Delegațiile care utilizează alte limbi își asigură interpretarea simultană în una dintre limbile menționate la paragraful 9, fie prin sistemul indicat în același paragraf, când modificări de ordin tehnic necesare pot fi aduse, fie prin interpreți particulari.

12. Cheltuielile pentru serviciile de interpretare sunt repartizate între statele membre care utilizează aceeași limbă, proporțional cu contribuția lor la cheltuielile Uniunii. Totuși, cheltuielile de instalare și întreținere a echipamentului tehnic sunt suportate de Uniune.

13. Administrațiile poștale pot să se înțeleagă asupra limbii ce va fi utilizată în corespondența de serviciu în relațiile reciproce. În lipsa unei asemenea înțelegeri, limba utilizată va fi franceza.

Alegerea directorului general și a directorului general adjunct ai Biroului Internațional

1. Directorul general și directorul general adjunct ai Biroului Internațional sunt aleși de Congres pentru perioada care separă două congrese succesive, durata minimă a mandatului lor fiind de 4 ani. Mandatul lor poate fi reînnoit o singură dată. Cu excepția unei decizii contrare a Congresului, data intrării lor în funcție este fixată pentru 1 ianuarie a anului după Congres.

2. Cu cel puțin 7 luni înainte de deschiderea Congresului, directorul general al Biroul Internațional adresează o notă guvernelor statelor membre, invitându-le să prezinte eventualele candidaturi pentru posturile de director general și director general adjunct și să indice în același timp dacă directorul general sau directorul general adjunct în funcție este interesat de o eventuală reînnoire a mandatului inițial. Candidaturile însoțite de un curriculum vitae trebuie să ajungă la Biroul Internațional cu cel puțin două luni înainte de deschiderea Congresului. Candidații trebuie să aparțină statelor membre care îi prezintă. Biroul Internațional elaborează documentația necesară pentru Congres. Alegerea directorului general și a directorului general adjunct are loc cu scrutin secret, prima alegere fiind realizată pentru postul de director general.

3. În caz de eliberare a postului de director general, directorul general adjunct își asumă funcțiile directorului general până la sfârșitul mandatului prevăzut pentru acesta; el este eligibil în acest post și admis din oficiu drept candidat, sub rezerva ca mandatul său inițial ca director general adjunct să nu fi fost deja reînnoit o dată de către Congresul precedent și ca el să își manifeste interesul de a fi considerat drept candidat la postul de director general.

4. În caz de eliberare simultană a posturilor de director general și director general adjunct, Consiliul de administrație alege, pe baza candidaturilor primite, în urma unui concurs, un director general adjunct pentru perioada care urmează până la viitorul Congres. Pentru prezentarea candidaturilor, se aplică prin analogie paragraful 2.

5. În cazul eliberării postului de director general adjunct, Consiliul de administrație îl însărcinează, la propunerea directorului general, pe unul dintre directorii de grad D2 ai Biroul Internațional să își asume, până la viitorul Congres, funcțiile directorului general adjunct.

Funcțiile directorului general

1. Directorul general organizează, administrează și conduce Biroul Internațional al cărui reprezentant legal este. El este competent pentru a clasa posturile de gradele G1 la D2 și pentru a numi și promova funcționari în aceste grade. Pentru numirile în gradele P1 la D2, el trebuie să ia în considerație calificările profesionale ale candidaților recomandați de administrațiile poștale din statele membre de a căror naționalitate sunt sau în care își exercită activitatea profesională, ținând seama de o echitabilă repartiție geografică continentală și de limbă. Posturile de director de grad D2 trebuie, în măsura posibilului, să fie ocupate de candidați provenind din regiuni diferite, altele decât cele din care provin directorul general și directorul general adjunct, ținând cont de considerente privind eficiența Biroului Internațional. În cazul posturilor care solicită calificări speciale, directorul general poate să se adreseze în afară. El ține seama, cu ocazia numirii unui nou funcționar, de faptul ca, în principiu, persoanele care ocupă posturile gradelor D2, D1 și P5 trebuie să provină din diferite state membre ale Uniunii. Cu ocazia promovării unui funcționar al Biroului Internațional în gradele D2, D1 și P5, nu este obligatoriu să se aplice același principiu. În plus, cerințele referitoare la o distribuție echitabilă din punct de vedere geografic și lingvistic sunt mai puțin importante decât calificarea în procesul de recrutare. Directorul general informează Consiliul de administrație o dată pe an, în raportul asupra activităților Uniunii, despre numirile și promovările în gradele P4 la D2.

2. Directorul general are următoarele atribuții:

2.1. să asigure funcțiile de depozitar al actelor Uniunii și de intermediar în procedura de aderare și admitere în Uniune, precum și de ieșire din aceasta;

2.2. să notifice deciziile luate de Congres tuturor guvernelor statelor membre;

2.3. să notifice tuturor administrațiilor poștale regulamentele hotărâte sau revizuite de Consiliul de Exploatare Poștală;

2.4. să pregătească proiectul bugetului anual al Uniunii la un nivel cât mai scăzut posibil, compatibil cu nevoile Uniunii, și să îl supună în timp necesar examinării Consiliului de administrație; să comunice bugetul guvernelor statelor membre ale Uniunii după aprobarea acestuia de către Consiliul de administrație și să îl execute;

2.5. să execute activitățile specifice cerute de organele Uniunii și pe cele care îi sunt atribuite prin acte;

2.6. să ia inițiative care să vizeze realizarea obiectivelor fixate de organele Uniunii, în cadrul politicii stabilite și al fondurilor disponibile;

2.7. să supună sugestii și propuneri Consiliului de administrație sau Consiliului de Exploatare Poștală;

2.8. după închiderea Congresului, să înainteze Consiliului de Exploatare Poștală propuneri privind modificările Regulamentului ca urmare a deciziilor Congresului, în conformitate cu Regulile de procedură ale Consiliului de Exploatare Poștală;

2.9. să pregătească, pentru Consiliul de Exploatare Poștală și pe baza directivelor date de către acesta din urmă, proiectul Planului strategic ce urmează să fie supus Congresului și proiectul de revizuire anuală a planului;

2.10. să asigure reprezentarea Uniunii;

2.11. să servească drept intermediar în relațiile dintre:

- UPU și uniunile restrânse;

- UPU și Organizația Națiunilor Unite;

- UPU și organizațiile internaționale a căror activitate prezintă un interes pentru Uniune;

- UPU și organismele internaționale, asociațiile sau întreprinderile pe care organele Uniunii doresc să le consulte sau să le asocieze la lucrările lor;

2.12. să își asume funcția de secretar general al organelor Uniunii și să supravegheze cu acest titlu, ținând seama de dispozițiile speciale ale prezentului regulament, în special:

- pregătirea și organizarea lucrărilor organelor Uniunii;

- elaborarea, producerea și distribuirea documentelor, rapoartelor și proceselor-verbale;

- funcționarea secretariatului în timpul reuniunilor organelor Uniunii;

2.13. să asiste la ședințele organelor Uniunii și să ia parte la deliberări fără drept de vot, cu posibilitatea de a se face reprezentat.

Funcțiile directorului general adjunct

1. Directorul general adjunct îl asistă pe directorul general și este responsabil față de el.

2. În caz de absență sau impediment din partea directorului general, directorul general adjunct exercită puterile acestuia. Același lucru se întâmplă și în cazul eliberării postului de director general prevăzut la art. 111.3.

Secretariatul organelor Uniunii (Const. 14, 15, 17, 18)

Secretariatul organelor Uniunii este asigurat de Biroul Internațional sub responsabilitatea directorului general. El adresează toate documentele publicate cu ocazia fiecărei sesiuni administrațiilor poștale membre ale organului Uniunii, administrațiilor poștale ale țărilor care, fără să fie membre ale organului Uniunii, colaborează la studiile întreprinse, uniunilor restrânse, precum și celorlalte administrații poștale ale statelor membre care au solicitat.

Lista țărilor membre

Biroul Internațional stabilește și ține la zi lista guvernelor statelor membre ale Uniunii, indicând în ea clasa lor de contribuție, grupul lor geografic și situația lor în raport cu actele Uniunii.

(Const. 20; Regulamentul general 124, 125, 126)

Informații.

Opinii. Cereri de interpretare și amendare a actelor.

Anchete. Intervenția în lichidarea conturilor

1. Biroul Internațional este tot timpul la dispoziția Consiliului de administrație, a Consiliului de Exploatare Poștală și a administrațiilor poștale pentru a le furniza toate informațiile utile asupra problemelor referitoare la serviciu.

2. El este însărcinat, în special, să reunească, să coordoneze, să publice și să distribuie informații de orice natură, care interesează serviciul poștal internațional, să emită la cererea părților în cauză un aviz asupra problemelor litigioase, să dea curs cererilor de interpretare și de modificare a actelor Uniunii și, în general, să realizeze studii și lucrări de redactare sau documentare pe care respectivele acte i le atribuie ori care ar fi în interesul Uniunii.

3. El realizează și anchetele care sunt solicitate de administrațiile poștale în vederea cunoașterii opiniei celorlalte administrații poștale asupra unei probleme determinate. Rezultatul unei anchete nu face obiectul unui vot și nu va avea un caracter legal oficial.

4. El poate interveni, cu titlul de oficiu de compensare, în lichidarea conturilor de orice natură referitoare la serviciul poștal.

Cooperare tehnică (Const. 1)

Biroul Internațional este însărcinat, în cadrul cooperării tehnice internaționale, să dezvolte asistența tehnică poștală sub toate formele ei.

Formulare furnizate de Biroul internațional (Const. 20)

Biroul Internațional este însărcinat să conceapă și să confecționeze cupoanele-răspuns internaționale și să aprovizioneze cu ele, la preț de cost, administrațiile poștale care solicită acest lucru.

Actele uniunilor restrânse și acordurile speciale (Const. 8)

1. Două exemplare din actele uniunilor restrânse și din aranjamentele speciale încheiate prin aplicarea art. 8 din Constituție trebuie să fie transmise Biroului Internațional de către oficiile acestor uniuni sau, în lipsă, de către una dintre părțile contractante.

2. Biroul Internațional are grijă ca actele uniunilor restrânse și aranjamentele speciale să nu prevadă condiții mai puțin favorabile pentru public decât cele care sunt prevăzute în actele Uniunii și să informeze administrațiile poștale despre existența uniunilor și a aranjamentelor sus-menționate. El semnalează Consiliului de administrație orice neregulă constatată în virtutea prezentei dispoziții.

Revista Uniunii

Biroul Internațional redactează, cu ajutorul documentelor care îi sunt puse la dispoziție, o revistă în limbile germană, engleză, arabă, chineză, spaniolă, franceză și rusă.

(Const. 20; Regulamentul general 102.6.17)

Raportul bianual asupra activităților Uniunii

Biroul Internațional întocmește asupra activităților Uniunii un raport bianual care este comunicat, după aprobarea lui de către Consiliului de administrație, administrațiilor poștale, uniunilor restrânse și Organizației Națiunilor Unite.

Procedura de prezentare a propunerilor către Congres

1. Sub rezerva excepțiilor prevăzute în paragrafele 2 și 5, procedura următoare reglează introducerea propunerilor de orice natură ce vor fi supuse Congresului de către administrațiile poștale ale statelor membre:

2. Propunerile privind Constituția sau Regulamentul general trebuie să parvină Biroului Internațional cu cel puțin 6 luni înainte de deschiderea Congresului; acelea care îi parvin acestuia ulterior acestei date, dar înainte de deschiderea Congresului, nu pot fi luate în considerație decât dacă Congresul decide astfel cu majoritate de două treimi din numărul țărilor reprezentate în Congres și dacă sunt respectate condițiile prevăzute în paragraful 1.

3. Fiecare propunere nu trebuie să aibă, în principiu, decât un obiectiv și să nu conțină decât modificări referitoare la acest obiectiv.

4. Propunerile de ordin redacțional sunt prevăzute în antet de către administrațiile poștale care le prezintă, cu mențiunea "Propunere de ordin redacțional", și publicate de Biroul Internațional sub un număr urmat de litera R. Propunerile neprevăzute cu această mențiune, dar care, după părerea Biroului Internațional, nu sunt decât redacționale, sunt publicate cu o mențiune corespunzătoare; Biroul Internațional întocmește pentru Congres o listă a acestor propuneri.

5. Procedura descrisă în paragrafele 1 și 4 nu se aplică nici propunerilor privind Regulamentul interior al congreselor, nici amendamentelor la propunerile deja făcute.

Procedura de înaintare a propunerilor către Consiliul de Exploatare Poștală privind pregătirea noilor regulamente, având în vedere deciziile adoptate de Congres

1. Regulamentele Convenției Poștale Universale și Aranjamentul privind serviciile de plată poștale vor fi redactate de Consiliul operațional poștal, în lumina deciziilor adoptate de Congres.

2. Propunerile care rezultă din amendamentele propuse la Convenție sau la Aranjamentul privind serviciile de plată poștale vor fi înaintate Biroului Internațional, Împreună cu propunerile către Congres la care acestea fac referire. Aceste propuneri pot fi depuse de o singură administrație poștală a unui singur stat membru fără sprijinul altor administrații poștale din alte state. Asemenea propuneri vor fi distribuite tuturor administrațiilor poștale din statele membre cu nu mai puțin de o lună înainte de Congres.

3. Alte propuneri privind regulamentele, propuneri aflate în studiu în cadrul Consiliului operațional poștal pentru pregătirea regulamentelor în următoarele 6 luni de la terminarea Congresului vor fi înaintate Biroului Internațional cu cel puțin două luni înainte de Congres.

4. Propunerile privind modificarea regulamentelor ca urmare a deciziilor Congresului, care sunt redactate de administrațiile poștale ale statelor membre, vor trebui să ajungă la Biroul Internațional nu mai târziu de două luni înaintea deschiderii lucrărilor Consiliului operațional poștal. Astfel de propuneri vor fi distribuite tuturor statelor membre nu mai târziu de o lună înaintea deschiderii lucrărilor Consiliului operațional poștal.

Procedura de prezentare a propunerilor între două congrese (Const. 29; Regulamentul general 116)

1. Pentru a fi luate în considerație, propunerile privind Convenția sau acordurile, introduse de către o administrație poștală între două congrese, trebuie să fie sprijinite de către cel puțin alte două administrații poștale. Aceste propuneri rămân fără urmare atunci când Biroul Internațional nu primește, în același timp, declarațiile de sprijin necesare.

2. Aceste propuneri sunt adresate celorlalte administrații poștale prin intermediul Biroului Internațional.

3. Propunerile privind regulamentele nu au nevoie de sprijin, dar nu sunt luate în considerație de Consiliul de Exploatare Poștală decât dacă acesta le aprobă în urgentă necesitate.

Examinarea propunerilor între două congrese (Const. 29; Regulamentul general 116, 124)

1. Orice propunere referitoare la Convenție, acorduri și protocoalele lor finale este supusă următoarei proceduri: atunci când o administrație poștală a unui stat membru a transmis o propunere Biroului Internațional, acesta din urmă o va înainta tuturor administrațiilor poștale ale statelor membre pentru analiză. Un termen de două luni este lăsat la dispoziție administrațiilor poștale ale statelor membre pentru examinarea propunerii și, eventual, pentru a transmite Biroului Internațional observațiile lor. Nu sunt admise amendamente. După expirarea acestui termen, Biroul Internațional va înainta tuturor administrațiilor poștale din statele membre toate observațiile primite și va invita fiecare administrație poștală a statului membru să voteze pentru sau împotriva propunerii. Acele administrații poștale ale statelor membre care nu au făcut să parvină votul lor în termen de două luni sunt considerate că se abțin. Termenele sus-menționate încep să curgă de la datele circularelor Biroului Internațional.

2. Propunerile de modificare a regulamentelor sunt tratate de Consiliul de Exploatare Poștală.

3. Dacă propunerea privește un aranjament sau protocolul său final, numai administrațiile poștale ale statelor membre care sunt parte la acest acord pot lua parte la operațiunile descrise în paragraful I.

Notificarea deciziilor adoptate între două congrese

1. Modificările aduse la Convenție, aranjamentele și protocoalele finale la aceste acte sunt consacrate printr-o notificare a directorului general al Biroului Internațional către guvernele statelor membre.

2. Modificările aduse de către Consiliul de Exploatare Poștală regulamentelor și protocoalelor lor finale sunt notificate administrațiilor poștale de către Biroul internațional. Același lucru este valabil pentru interpretările vizate în art. 36.3.2 din Convenție și dispozițiile corespunzătoare din cadrul acordurilor.

Punerea în vigoare a regulamentelor și a celorlalte decizii adoptate între congrese

1. Regulamentele intră în vigoare la aceeași dată și au aceeași durată ca și actele emise de Congres.

2. Sub rezerva dispozițiilor paragrafului 1, deciziile de modificare a actelor Uniunii care sunt adoptate între două congrese nu sunt executorii decât la cel puțin 3 luni după notificarea lor.

Fixarea și reglarea cheltuielilor Uniunii

1. Sub rezerva paragrafelor 2-6, cheltuielile anuale aferente activităților organelor Uniunii nu trebuie să depășească următoarele sume pentru anii 2005 și următorii: 37.000.000 franci elvețieni pentru anii 2005-2008. Limita de bază pentru anul 2008 se va aplica și următorilor ani, dacă Congresul din anul 2008 se va amâna.

2. Cheltuielile aferente reuniunilor viitorului congres (deplasarea secretariatului, cheltuieli de transport, cheltuieli de instalare tehnică a interpretării simultane, cheltuieli de reproducere a documentelor în timpul Congresului etc.) nu trebuie să depășească limita de 2.900.000 franci elvețieni.

3. Consiliul de administrație este autorizat să depășească limitele fixate din paragrafele 1 și 2 pentru a ține seama de majorările treptelor de prelucrare, de contribuții cu titlu de pensii sau indemnizații, inclusiv indemnizații de post, admise de Națiunile Unite pentru a fi aplicate personalului lor în funcție la Geneva.

4. Consiliul de administrație este, de asemenea, autorizat să ajusteze în fiecare an valoarea cheltuielilor, altele decât cele referitoare la personal, în funcție de indicele elvețian al prețului de consum.

5. Prin derogare de la paragraful 1, Consiliul de administrație sau, în caz de extremă urgență, directorul general poate autoriza depășirea limitelor fixate pentru a face față reparațiilor importante și neprevăzute ale clădirii Biroului Internațional, fără ca valoarea depășirii să poată trece de 125.000 franci elvețieni pe an.

6. Dacă apar ca insuficiente creditele prevăzute în paragrafele 1 și 2 pentru a asigura buna funcționare a Uniunii, aceste limite nu pot fi depășite decât cu aprobarea majorității statelor membre ale Uniunii. Orice consultație trebuie să comporte o expunere completă a faptelor care justifică o asemenea cerere.

7. Țările care aderă la Uniune sau care sunt admise în calitate de membru al Uniunii, precum și cele care ies din Uniune trebuie să își achite cotizația pentru întregul an în cursul căruia admiterea sau ieșirea lor trebuie efectuată.

8. Statele membre plătesc în avans partea lor contributivă la cheltuielile anuale ale Uniunii, pe baza bugetului stabilit de Consiliul de administrație. Aceste părți contributive trebuie să fie plătite cel mai târziu în prima zi a exercițiului financiar la care se raportează bugetul. Depășit acest termen, sumele datorate sunt producătoare de dobânzi în profitul Uniunii, respectiv 3% pe an în timpul primelor 6 luni și 6% pe an începând cu a șaptea lună.

9. Atât timp cât arieratele la contribuțiile obligatorii, în afara dobânzilor datorate Uniunii de către un stat membru, sunt egale sau superioare sumei contribuțiilor respectivului stat membru pentru două exerciții financiare anterioare, acest stat membru poate ceda irevocabil către Uniune în totalitate sau o parte din creanțele sale asupra altor state membre, conform modalităților fixate de Consiliul de administrație. Condițiile creanțelor se definesc ca urmare a unui acord convenit între statul membru, debitori/creditori și Uniune.

10. Statele membre care, din motive juridice sau altele, sunt în imposibilitate să efectueze o astfel de cesiune, se angajează să încheie un plan de amortizare a arieratelor lor.

11. În afara unor circumstanțe excepționale, recuperarea arieratelor la contribuțiile obligatorii datorate Uniunii nu pot fi extinse la mai mult de 10 ani.

12. În Împrejurări excepționale, Consiliul de administrație poate absolvi un stat membru, total sau numai de o parte din dobânzile datorate, dacă acesta a achitat integral datoriile restante.

13. Un stat membru poate, de asemenea, să fie absolvit, în cadrul unui plan de amortizare a conturilor sale întârziate aprobat de către Consiliul de administrație, total sau de o parte din dobânzile acumulate ori invers; absolvirea este totuși subordonată executării complete și punctuale a planului de amortizare într-un termen convenit la maximum 10 ani.

14. Pentru a acoperi insuficiențele de trezorerie ale Uniunii, s-a constituit un fond de rezervă a cărui valoare este fixată de Consiliul de administrație. Acest fond este alimentat în primul rând prin excedente bugetare. El poate servi și pentru echilibrarea bugetului sau reducerea valorii contribuțiilor statelor membre.

15. În ceea ce privește insuficiențele trecătoare ale trezoreriei, Guvernul Confederației Elvețiene face în termen scurt avansurile necesare, conform condițiilor care sunt fixate de comun acord. Acest guvern supraveghează fără remunerație contabilitatea conturilor financiare, precum și contabilitatea Biroului Internațional, în limitele condițiilor fixate de Congres.

Sancțiuni automate

1. Orice stat membru, găsindu-se în imposibilitate de a efectua obligația prevăzută la art. 128.9 și care nu acceptă să se supună unui plan de amortizare propus de Biroul Internațional conform art. 128.10 sau nu îl respectă, își pierde în mod automat dreptul la vot în Congres și la reuniunile Consiliului de administrație sau ale Consiliului de Exploatare Poștală și nu mai este eligibil în aceste două consilii.

2. Sancțiunile automate sunt ridicate din oficiu și cu efect imediat ce statul membru în cauză se achită în întregime de arieratele la contribuțiile obligatorii datorate Uniunii, în capital și dobânzi, sau care acceptă să se supună unui plan de amortizare a arieratelor sale.

Clasele de contribuție (Const. 21; Regulamentul general 115, 128)

1. Statele membre contribuie la acoperirea cheltuielilor Uniunii conform clasei de contribuție de care aparțin. Aceste clase sunt următoarele:

clasa de 50 unități

clasa de 45 unități

clasa de 40 unități

clasa de 35 unități

clasa de 30 unități

clasa de 25 unități

clasa de 20 unități

clasa de 15 unități

clasa de 10 unități

clasa de 5 unități

clasa de 3 unități

clasa de 1 unitate

clasa de 0,5 unități, rezervată țărilor mai puțin avansate, enumerate de Organizația Națiunilor Unite, și altor țări desemnate de Consiliul de administrație.

2. În afara claselor de contribuție enumerate la paragraful 1, orice stat membru poate alege să plătească mai mult de 50 de unități.

3. Statele membre sunt înscrise în una dintre clasele de contribuție de mai sus, în momentul admiterii lor sau aderării lor la Uniune, conform procedurii vizate la art. 21.4 din Constituție.

4. Statele membre pot schimba ulterior clasa de contribuție, cu condiția ca această schimbare să fie notificată Biroului Internațional cu cel puțin două luni înainte de deschiderea Congresului. Această notificare, care este adusă la cunoștință Congresului, va avea efect la data intrării în vigoare a dispozițiilor financiare, hotărâtă de Congres. Statele membre care nu și-au făcut cunoscută intenția de a schimba clasa de contribuție în perioada prevăzută sunt menținute în clasa de contribuție la care au aparținut până la acel moment.

5. Statele membre nu pot să solicite să fie declasate mai mult cu o clasă în același timp.

6. Totuși, în împrejurări excepționale, cum ar fi catastrofe naturale care necesită programe de ajutor internațional, Consiliul de administrație poate autoriza declasarea temporară cu o clasă de contribuție o singură dată între două congrese, la cererea unui stat membru, dacă acesta dovedește că nu își mai poate menține contribuția conform clasei alese inițial. În aceleași condiții, Consiliul de administrație poate să autorizeze, de asemenea, declasarea temporară a statului membru care nu aparține categoriei țărilor mai puțin avansate deja incluse în clasa 1, trecându-l în clasa 0,5 unități.

7. În aplicarea paragrafului 6, declasarea temporară poate fi autorizată de Consiliul de administrație pentru o perioadă de maximum 2 ani sau până la viitorul congres, dacă acesta are loc până la sfârșitul acestei perioade. La expirarea perioadei fixate, țara în cauză se reintegrează automat în clasa sa inițială.

8. Prin derogare de la paragrafele 4 și 5, surclasările nu sunt supuse nici unei restricții.

Plata documentelor furnizate de Biroul Internațional (Regulamentul general 118)

Serviciile pe care Biroul Internațional le oferă contra plată administrațiilor poștale trebuie să fie plătite în cel mai scurt timp posibil și cel mai târziu în termen de 6 luni începând din prima zi ce urmează după cea de transmitere a contului de către Birou. Depășit acest termen, sumele datorate sunt producătoare de dobânzi în folosul Uniunii, respectiv 5% pe an, începând din ziua expirării termenului sus-menționat.

Procedura de arbitraj (Const. 32)

1. În caz de diferend ce trebuie reglat prin arbitraj, fiecare dintre administrațiile poștale în cauză alege o administrație poștală a unui stat membru care nu este direct interesată în litigiu. Când mai multe administrații poștale fac cauza comună, ele sunt considerate, pentru aplicarea acestor dispoziții, ca fiind o singură administrație poștală.

2. În cazul în care una dintre administrațiile poștale în cauză nu dă curs unei propuneri de arbitraj în termen de 6 luni, Biroul Internațional, în situația în care cererea i-a fost adresată, determină la rândul său desemnarea unui arbitru prin administrația poștală sau îi desemnează el însuși unul din oficiu.

3. Părțile în cauză pot să se înțeleagă pentru a desemna un arbitru unic care poate fi Biroul Internațional.

4. Deciziile arbitrilor sunt luate cu majoritate de voturi.

5. În cazul unor păreri împărțite, arbitrii aleg pentru a tranșa diferendul o altă administrație poștală dezinteresată în litigiu. În lipsa unei înțelegeri asupra alegerii, această administrație poștală este desemnată de Biroul Internațional dintre administrațiile poștale nepropuse de către arbitri.

6. Dacă este vorba de un diferend privind unul dintre acorduri, arbitrii nu pot fi desemnați în afara administrațiilor poștale care sunt parte la acest acord.

Condiții de aprobare a propunerilor privind Regulamentul general

Pentru a deveni efective, propunerile supuse Congresului și referitoare la prezentul regulament general trebuie să fie aprobate de majoritatea statelor membre reprezentate la Congres și care au drept de vot. Cel puțin două treimi din numărul statelor membre ale Uniunii cu drept de vot trebuie să fie prezente în momentul votului.

Propuneri privind acordurile cu Organizația Națiunilor Unite

Condițiile de aprobare vizate la art. 133 se aplică și propunerilor de modificare a acordurilor încheiate între Uniunea Poștală Universală și Organizația Națiunilor Unite, în măsura în care aceste acorduri nu prevăd condițiile de modificare a dispozițiilor pe care le conțin.

Punerea în aplicare și durata Regulamentului general

Prezentul regulament general va fi pus în aplicare la 1 ianuarie 2006 și va rămâne în vigoare pe o perioadă nedeterminată.

Drept care, plenipotențiarii guvernelor statelor membre au semnat prezentul regulament general într-un exemplar, care este depus la directorul general al Biroului Internațional. O copie va fi acordată fiecărei părți de către Biroul Internațional.

Întocmit la București la 5 octombrie 2004.

___________