REGULAMENT din 1 iulie 2008

a) elaborează și amendează Documentul-cadru de implementare (DCI), în concordanță cu obiectivele și prioritățile stabilite prin PO DCA, și îl supune avizării Ministerului Economiei și Finanțelor;

b) elaborează manualele de proceduri specifice fiecărei unități și asigură pistele de audit corespunzătoare;

c) organizează lansarea cererii de proiecte;

d) asigură corespondența cu solicitanții/beneficiarii pe întreaga durată a procesului de contractare și monitorizare a implementării proiectelor;

e) acordă asistență continuă potențialilor beneficiari/ beneficiarilor prin asigurarea unui help desk pe toată perioada de derulare a PO DCA;

f) se asigură de îndeplinirea de către beneficiari a obligațiilor de informare și publicitate stabilite de regulamentele comunitare;

g) previne, detectează și raportează în scris către ofițerul de nereguli și riscuri toate neregulile identificate în activitatea curentă;

h) organizează activități de informare și diseminare a bunelor practici;

i) asigură păstrarea în vederea arhivării a documentelor proprii, conform cerințelor naționale și comunitare.

a) elaborează criteriile de selecție și le transmite spre aprobare Comitetului de monitorizare;

b) realizează evaluarea preliminară a ideilor de proiect și acordă asistență potențialilor beneficiari în dezvoltarea ideii de proiect;

c) organizează procesul de evaluare a cererilor de finanțare;

d) asigură verificarea conformității administrative și a eligibilității cererilor de finanțare;

e) realizează evaluarea cererilor de finanțare, pregătește documentația pentru luarea deciziei privind finanțarea și realizează punerea ei în aplicare;

f) elaborează decizii/ordine de finanțare prin care se stabilesc obligațiile direcției generale/beneficiarului;

g) încheie contracte de finanțare cu beneficiarii proiectelor aprobate, prin care se asigură de respectarea condițiilor specifice referitoare la implementarea proiectului, în conformitate cu regulamentele comunitare aplicabile și cu legislația națională în vigoare;

h) are competențe în faza de angajare a cheltuielilor din cadrul execuției bugetare, prin parcurgerea pașilor pentru întocmirea și aprobarea angajamentelor bugetare și legale;

i) are competențe în faza de lichidare a cheltuielilor din cadrul execuției bugetare, asigurându-se că produsele și serviciile cofinanțate sunt livrate/realizate și activitățile sunt îndeplinite în conformitate cu prevederile contractuale, prin verificarea documentelor anexate cererilor de rambursare și solicitărilor de acordare a prefinanțării;

j) analizează și evaluează stadiul implementării proiectului, așa cum rezultă din datele cuprinse în rapoartele de monitorizare;

k) planifică și efectuează vizitele în teritoriu și realizează în cazuri excepționale verificări suplimentare pentru a monitoriza stadiul de desfășurare a activităților stabilite prin contract;

l) trimite către beneficiar concluziile și/sau recomandările și urmărește îndeplinirea recomandărilor făcute în urma analizării și evaluării rapoartelor, efectuării vizitelor și verificărilor suplimentare;

m) pune la dispoziția unităților interesate documentația necesară care să asigure exercitarea atribuțiilor Comitetului de monitorizare;

n) răspunde de gestionarea dosarului proiectului;

o) asigură înregistrarea și actualizarea cu celeritate a informațiilor în SMIS CSNR, fiind responsabilă de acuratețea, integritatea și nivelul de completare a datelor din competența sa.

a) creeaza și dezvolta un sistem eficient de promovare a PO DCA;

b) asigură îndeplinirea obligațiilor legate de informare și publicitate, în conformitate cu prevederile părții 1 din Regulamentul Comisiei nr. 1.828/2006;

c) asigură comunicarea pe problematica PO DCA cu potențialii beneficiari și publicul larg;

d) diseminează informațiile relevante și asigură îndrumarea beneficiarilor;

e) realizează și pune în aplicare planul de comunicare pentru PO DCA;

f) asigură informarea cetățenilor și mass-media cu privire la rolul Uniunii Europene în derularea PO DCA și conștientizarea potențialilor beneficiari cu privire la oportunitățile generate de implementarea acestuia, în conformitate cu prevederile comunitare;

g) asigură avizul de conformitate pentru măsurile de informare și publicitate luate de beneficiari în respectarea legislației comunitare și a prevederilor contractuale;

h) asigură buna funcționare a SMIS, în vederea colectării informațiilor referitoare la implementare, necesare managementului financiar, monitorizării, verificării, auditării și evaluării programului operațional;

i) gestionează baza de date privind ideile de proiect și cererile de finanțare primite de direcția generală;

j) dezvoltă mecanismul privind alocarea cererilor de finanțare și a ideilor de proiect ofițerilor de proiect;

k) gestionează baza de date privind evaluatorii externi și interni a cererilor de finanțare;

l) realizează rapoarte, sinteze privind situația ideilor de proiect și a cererilor de finanțare aflate în diferite etape ale implementării în cadrul direcției generale;

m) asigură planificarea, dezvoltarea, întreținerea și monitorizarea unitară a sistemului IT din cadrul direcției generale, precum și eliminarea disfuncționalităților acestuia în limita competențelor;

n) analizează și întocmește necesitățile de programe informatice, precum și solicitările tehnice pentru componente hardware în vederea asigurării compatibilității cu programele software rulate pe calculatoare;

o) asigură planificarea, proiectarea și implementarea sistemului de securitate a rețelei proprii;

p) asigură implementarea sistemului de baze de date (conform cerințelor de implementare) și accesul la conținutul acesteia;

r) administrează serverele de rețea proprii;

s) asigură actualizarea site-ului/portalului web al direcției generale;

t) reprezintă direcția generală, din punct de vedere tehnic, în relația cu compartimentul de achiziții publice al M.I.R.A., pentru achizițiile de IT;

u) asigură securitatea echipamentelor IT și a datelor prin măsuri IT specifice;

v) asigură salvarea datelor și informațiilor la nivelul direcției generale prin mecanisme IT specifice.

a) asigură elaborarea și actualizarea PO DCA în parteneriat cu actorii implicați;

b) asigură monitorizarea PO DCA;

c) asigură corespondența cu actorii implicați pe întreaga durată a procesului de elaborare/actualizare a PO DCA;

d) asigură legătura cu instituțiile și/sau structurile implicate în gestionarea fondurilor structurale;

e) asigură corelarea operațiunilor din PO DCA cu operațiunile din celelalte programe finanțate din fonduri structurale;

f) urmărește dezvoltarea parteneriatelor în procesul de programare și în fazele de implementare a PO DCA, în conformitate cu prevederile legislației comunitare;

g) elaborează manualele de proceduri specifice fiecărei unități și asigură pistele de audit corespunzătoare;

h) asigură înregistrarea și actualizarea cu celeritate a informațiilor în SMIS CSNR, fiind responsabilă de acuratețea, integritatea și nivelul de completare a datelor din competența sa;

i) previne, detectează și raportează în scris Compartimentului de control, nereguli și antifraudă toate riscurile și/sau neregulile identificate în activitatea curentă.

a) elaborează/actualizează capitolele specifice din CSNR;

b) propune, în vederea negocierii, modificări ale PO DCA reprezentanților CE, în conformitate cu prevederile Regulamentului Consiliului nr. 1.083/2006;

c) derulează activitățile necesare demarării procesului de programare a următoarei perioade de programare a fondurilor structurale;

d) realizează, actualizează și implementează Strategia de resurse umane a direcției generale;

e) gestionează, în colaborare cu Direcția generală management resurse umane, segment administrație publică, resursele umane ale PO DCA;

f) elaborează/actualizează și monitorizează implementarea Planului de instruire pentru personalul direcției generale, a beneficiarilor și potențialilor beneficiari și a membrilor Comitetului de monitorizare;

g) desfășoară activități de raportare generală asupra activității AM PO DCA;

h) asigură coordonarea axei prioritare de asistență tehnică a PO DCA prin asigurarea gestionării fondurilor alocate acestei priorități;

i) asigură legătura cu actorii implicați în coordonarea asistenței tehnice aferente programelor operaționale finanțate din fonduri structurale;

j) asigură legătura cu structurile M.I.R.A. implicate în gestionarea achizițiilor publice efectuate din fondurile asistenței tehnice a PO DCA;

k) participă la reuniunile și grupurile de lucru dedicate asigurării demarcației și complementarității între programele operaționale, informează și/sau implementează, după caz, recomandările rezultate;

l) asigură legătura cu reprezentanții altor autorități de management și/sau organisme intermediare din țară sau din străinătate.

a) asigură constituirea și organizarea Comitetului de monitorizare pentru PO DCA în conformitate cu prevederile art. 63 și 64 din Regulamentul Consiliului nr. 1083/2006;

b) desfășoară activități specifice de monitorizare a implementării PO DCA și asigură legătura cu reprezentanții CE în cadrul procesului de analiză a performanței acestuia;

c) prezintă Comitetului de monitorizare progresul în atingerea obiectivelor specifice ale acestuia, precum și a țintelor stabilite pentru fiecare axă prioritară, în conformitate cu prevederile art. 65 din Regulamentul Consiliului nr. 1.083/2006;

d) colectează, analizează, înregistrează, prelucrează și integrează în mod continuu și sistematic, atât de la structurile interne responsabile, cât și din surse externe, informații fizice și financiare privind implementarea PO DCA;

e) colaborează cu instituții de profil pentru colectarea datelor statistice și a celor provenite din surse administrative necesare monitorizării PO DCA;

f) elaborează Raportul anual de implementare, precum și Raportul final de implementare pentru PO DCA, în conformitate cu prevederile art. 67 din Regulamentul Consiliului nr. 1.083/2006, și le supune aprobării Comitetului de monitorizare, ulterior consultării ACIS și a ACP;

g) realizează coordonarea între asistența financiară de preaderare (PHARE), cea de postaderare (Facilitatea de tranziție) și FSE pentru evitarea dublei finanțări;

h) elaborează informări referitoare la stadiul fizic și/sau financiar de implementare a PO DCA;

i) desfășoară activitățile specifice organizării reuniunilor Comitetului de monitorizare al PO DCA, precum și activitățile postreuniune și asigură legătura cu personalul acestui organism pe perioada dintre reuniuni;

j) elaborează, după caz, colectează și integrează documente supuse informării sau aprobării Comitetului de monitorizare al PO DCA.

a) derulează gestionarea financiar-contabilă a operațiunilor finanțate prin PO DCA;

b) elaborează și implementează procedurile operaționale ale procesului de management financiar al fondurilor derulate prin PO DCA, asigurând îmbunătățirea activităților specifice, care garantează o pistă de audit adecvată;

c) asigură fundamentarea programării bugetare a sumelor necesare finanțarii proiectelor, pentru sursele de finanțare reprezentând fonduri externe nerambursabile primite din FSE, precum și pentru cele alocate de la bugetul de stat;

d) autorizează și efectuează plățile pentru prefinanțare și pentru rambursarea cheltuielilor eligibile efectuate de către beneficiarii proiectelor finanțate prin PO DCA;

e) transmite informari financiare privind angajările bugetare și legale, validarea cheltuielilor, plata sumelor, evidența financiar-contabilă către ACP, CE și alte organe abilitate, în conformitate cu legislația în vigoare;

f) transmite sesizări către ofițerul de nereguli, în cazul constatării unor nereguli privind derularea operațiunilor financiar-contabile;

g) se asigură că debitele constatate prin titlul de creanță se înregistrează în conformitate cu planul contabil și se deduc din cererile de rambursare depuse de beneficiarii PO DCA;

h) are competențe în fazele de execuție bugetară: angajarea cheltuielilor prin controlul financiar preventiv propriu și Unitatea de plăți și contabilitate, lichidarea cheltuielilor prin Unitatea de validare, ordonanțarea cheltuielilor prin Unitatea de validare, control financiar preventiv propriu și Unitatea de plăți și contabilitate, plata cheltuielilor prin Unitatea de plăți și contabilitate;

i) asigură păstrarea în vederea arhivării a documentelor proprii, conform cerințelor naționale și comunitare;

j) efectuează reconcilieri periodice interne și externe pentru a se asigura controlul intern al datelor și raportărilor;

k) asigură înregistrarea și actualizarea cu celeritate a informațiilor în SMIS CSNR, fiind responsabilă de acuratețea, integritatea și nivelul de completare a datelor din competența sa.

a) se implică în faza de lichidare a cheltuielilor din cadrul execuției bugetare prin determinarea sumelor datorate beneficiarilor proiectelor finanțate prin PO DCA, în cadrul Raportului de validare;

b) are competențe în faza de ordonanțare a cheltuielilor bugetare, prin care se confirmă că plata sumelor din cadrul cererilor de rambursare sau al solicitărilor de acordare a prefinanțării poate fi realizată;

c) asigură recuperarea integrală a prefinanțării acordate beneficiarilor, progresiv din cererile de rambursare depuse, înainte de plată finală a proiectului;

d) asigură validarea cererilor de rambursare de la beneficiari, în vederea efectuării plăților din fonduri comunitare sau de la bugetul de stat;

e) asigură deducerea sumelor reprezentând debite de recuperat stabilite prin titlurile de creanță din cererea de rambursare;

f) elaborează previziunile de fluxuri de numerar și de plată și le transmite către ACP.

a) elaborează și fundamentează estimările privind creditele de angajament și creditele bugetare pentru cofinanțarea de la bugetul de stat;

b) efectuează deschiderile de credite bugetare în limita creditelor bugetare și potrivit destinațiilor aprobate pe capitole, subcapitole, titluri de cheltuieli;

c) are competențe în faza de angajament a execuției bugetare, în faza de ordonanțare, precum și în faza de plată a cheltuielilor publice;

d) primește de la ACP sumele aferente programului operațional și efectuează plățile, din fondurile Uniunii Europene și din cofinanțarea de la bugetul de stat, către beneficiari, în mod regulat, fără întârzieri sau deduceri nejustificate;

e) asigură înregistrarea și raportarea operațiilor financiare într-un sistem contabil computerizat, privind fondurile structurale și cofinanțarea națională aferentă;

f) transmite ACP declarația lunară de cheltuieli validată ca fiind eligibilă la nivelul PO DCA.

(1) În cadrul Biroului management financiar se acordă viză de control financiar preventiv propriu, în sensul verificării sistematice și identificării proiectelor de operațiuni care nu respectă condițiile de legalitate, regularitate și/sau, după caz, de încadrare în limitele și destinația creditelor bugetare și de angajament și prin a căror efectuare s-ar prejudicia fondurile publice.

(2) Persoana responsabilă cu controlul financiar preventiv propriu acordă viză pentru proiectele de operațiuni derulate în cadrul activităților specifice ale direcției generale, stabilite prin reglementările interne ale M.I.R.A.

(3) Persoana desemnată cu controlul financiar preventiv propriu are și rolul de supraveghere a organizării, ținerii, actualizării și raportării evidenței angajamentelor bugetare și legale.

(4) Persoana desemnată cu controlul financiar preventiv propriu întocmește și transmite rapoarte trimestriale și anuale privind activitatea de control financiar preventiv propriu către Direcția generală financiară și alte structuri abilitate.

a) asigură identificarea, clasificarea, analiza și prioritizarea riscurilor identificate pentru fiecare obiectiv/activitate specific(ă) autorității de management, contribuind la implementarea unui management eficient al riscurilor;

b) gestionează planul de acțiune pentru eliminarea sau reducerea efectelor riscurilor cu impact major asupra activităților AM;

c) asigură condițiile necesare pentru derularea controalelor la fața locului, în sensul pregătirii documentelor necesare efectuării misiunii de control, culegerii datelor referitoare la proiectul analizat și elaborării fișelor de verificări;

d) în baza planului de control, efectuează verificări tehnice și financiare, în orice fază de implementare a proiectelor, privind furnizarea de produse și servicii, realitatea cheltuielilor declarate de beneficiari pentru operațiuni, precum și conformitatea acestora cu datele prezentate în rapoartele de progres și în cererile de rambursare, cu termenii și condițiile contractului/ordinului de finanțare, cu reglementările legale comunitare și naționale;

e) sesizează ofițerul de nereguli și riscuri cu privire la neregulile/suspiciunile de fraudare constatate în timpul verificărilor efectuate;

f) întocmește rapoarte de control pentru fiecare proiect verificat;

g) monitorizează acțiunile corective și modul de îndeplinire de către beneficiari a măsurilor dispuse ca urmare a misiunilor de control efectuate;

h) în cazul primirii unor sesizări privind nereguli, alertează conducerea AM în scopul declanșării acțiunilor proprii de verificare a sesizărilor și/sau notificării, după caz, a altor structuri competente pentru realizarea verificărilor/investigațiilor specifice;

i) în cazul primirii unor sesizări privind nereguli, informează personalul din cadrul AM direct implicat, în scopul reducerii gradului de impact negativ al neregulii sau a posibilității de apariție a unei nereguli similare;

j) efectuează acțiuni de control în cazurile în care există indicii și/sau sesizări provenite din interiorul și exteriorul autorității, inclusiv al celor cuprinse în rapoartele de audit, cu privire la gestiunea financiară defectuoasă sau frauduloasă a fondurilor provenite din asistența financiară externă nerambursabilă, precum și din cofinanțarea națională aferentă;

k) stabilește obligațiile de plată privind creanțele bugetare provenite din sumele plătite necuvenit din fonduri comunitare și/sau din sume de cofinanțare aferente, ca urmare a neregulilor, cadrul legal încălcat și persoanele obligate la plată, prin întocmirea proceselor-verbale de constatare pentru individualizarea creanțelor bugetare, ce reprezintă titlu de creanță în condițiile legii;

l) întocmește și transmite către ACP rapoartele privind neregulile identificate și sumele plătite necuvenit;

m) monitorizează cazurile de nereguli înregistrate, de la detectare până la stingerea creanțelor bugetare rezultate din nereguli, și se asigură de aplicarea măsurilor preventive sau corective, după caz, pentru eliminarea riscului de a se repeta;

n) efectuează alte acțiuni de control dispuse prin decizia conducerii AM, ori de cate ori aceasta consideră că este necesar;

o) colaborează cu Biroul de management financiar în ceea ce privește evidența contabilă și recuperarea debitelor, precum și cu celelalte structuri interne din cadrul M.I.R.A, în vederea îndeplinirii atribuțiilor specifice;

p) colaborează cu instituțiile și autoritățile naționale cu atribuții în domeniu, în scopul proiecției intereselor financiare ale UE;

r) asigură documentarea, aprobarea, implementarea, controlul și îmbunătățirea activităților specifice, printr-un sistem de proceduri scrise, care garantează o pistă de audit adecvată;

s) asigură înregistrarea și actualizarea cu celeritate a informațiilor în SMIS CSNR, fiind responsabil de acuratețea, integritatea și nivelul de completare a datelor din competența sa.

a) coordonează activitățile de evaluare a PO DCA;

b) elaborează și implementează Planul multianual de evaluare;

c) menține legătura cu principalii actori implicați în evaluarea PO DCA;

d) informează Comitetul de monitorizare al PO DCA asupra rezultatelor evaluărilor și asupra modalităților propuse pentru implementarea acestora;

e) convoacă și conduce activitățile Comitetului de coordonare pentru evaluarea programului operațional;

f) organizează evaluările intermediare ale PO DCA;

g) propune Comitetului de monitorizare realizarea de evaluări ad-hoc ale PO DCA atunci când se înregistrează îndepărtări semnificative de la obiectivele propuse inițial;

h) coordonează procesul de contractare a proiectelor de evaluare;

i) controlează din punct de vedere calitativ rapoartele de evaluare primite;

j) monitorizează progresul realizat în implementarea recomandărilor de evaluare;

k) asigură înregistrarea și actualizarea cu celeritate a informațiilor în SMIS CSNR, fiind responsabil de acuratețea, integritatea și nivelul de completare a datelor din competența sa.

a) asigură circuitul documentelor în cadrul direcției generale potrivit unui document independent, aprobat de conducerea direcției generale;

b) organizează, identifică și arhivează documentele direcției generale (electronic și pe hârtie), răspunzând de depozitarea și predarea acestora arhivei M.I.R.A;

c) asigură trasabilitatea documentelor;

d) identifică riscurile asociate obiectivelor procesului de control al documentelor și înregistrărilor și răspunde de implementarea măsurilor de reducere/eliminare stabilite de factorii decizionali;

e) colaborează cu personalul direcției cu atribuții de secretariat tehnic al Comitetului de monitorizare al PO DCA.