Capitolul VI — Reguli și proceduri interne

(1) Activitatea S.A.I. se desfășoară în conformitate cu regulile și procedurile sale interne întocmite cu respectarea prevederilor O.U.G. nr. 32/2012, elaborate de către S.A.I. și puse la dispoziția A.S.F., la solicitarea acesteia.

(2) În cazul modificărilor intervenite în cuprinsul regulilor și procedurilor interne ale unei S.A.I. prevăzute în O.U.G. nr. 32/2012, reprezentantul/reprezentanții legal(i) al/ai S.A.I. certifică, în termen de 5 zile lucrătoare de la intrarea lor în vigoare, printr-o declarație pe propria răspundere transmisă la A.S.F., faptul că respectivele reguli și proceduri au fost elaborate cu respectarea prevederilor legale incidente în vigoare și că vor fi aplicate în mod consecvent de către S.A.I. și de către personalul S.A.I.

(1) Regulile și procedurile interne trebuie să fie întocmite cu luarea în considerare a prevederilor art. 15-51 din titlul I cap. II secțiunile 2-6 din O.U.G. nr. 32/2012, cu includerea cel puțin a unor:

(2) Regulile referitoare la tranzacțiile personale ale salariaților și ale S.A.I. trebuie să cuprindă cel puțin următoarele interdicții:

(3) În cadrul regulilor și procedurilor interne se precizează în mod distinct faptul că S.A.I. operează în conformitate cu prevederile din documentele de funcționare ale O.P.C.V.M. administrate și că nu efectuează operațiuni din care beneficiază unele dintre portofoliile individuale și O.P.C.V.M./ F.I.A. administrate, în detrimentul celorlalte.

(4) Regulile și procedurile interne ale unei S.A.I. vor include obligația ca la răscumpărarea titlurilor de participare, cu excepția celei efectuate prin internet și telefon, să se prezinte în mod obligatoriu originalul documentului de identificare a deținătorului de titluri de participare/împuternicitului acestuia și să se verifice corespondența dintre acesta și datele înscrise în cererea de subscriere. Atunci când se solicită plata în numerar sau în alt cont decât cel indicat în cererea de subscriere inițială a sumelor aferente răscumpărărilor, cu excepția răscumpărărilor efectuate prin internet și telefon, S.A.I. va reține o copie de pe documentul de identitate al deținătorului de titluri de participare/ împuternicitului acestuia sau va verifica specimenul de semnătură a deținătorului de titluri de participare/împuternicitului acestuia.

(5) În situația delegării de către S.A.I. a activității de distribuție a titlurilor de participare, prevederile alin. (4) se aplică în mod corespunzător și distribuitorilor, contractul de distribuire conținând prevederi în acest sens.

(6) Regulile și procedurile interne privind evitarea conflictului de interese în cadrul S.A.I./societății de investiții autoadministrate, inclusiv în ceea ce privește efectuarea tranzacțiilor personale, prevăd faptul că orice tranzacție personală derulată de către o persoană relevantă, definită la art. 3 pct. 14 din OUG nr. 32/2012, este notificată în prealabil către reprezentantul compartimentului de control intern al S.A.I./societății de investiții, în vederea verificării conformității acesteia cu cerințele stabilite de O.U.G. nr. 32/2012 și de reglementările emise de A.S.F. în materie de evitare a conflictelor de interese și a derulării de tranzacții personale.

(1) Structura organizatorică a S.A.I. este constituită cu luarea în considerare, în mod obligatoriu, a următoarelor elemente:

(2) S.A.I. va dispune de un sistem informatic care să asigure păstrarea în siguranță a evidențelor prețului de piață pentru fiecare activ din portofoliul fiecărui O.P.C.V.M., ale valorii activului net, ale valorii unitare a activului net pentru fiecare zi (inclusiv nelucrătoare) pentru fiecare O.P.C.V.M. administrat, evidențierea modului de calcul al tuturor comisioanelor, taxelor și tarifelor datorate, cu păstrarea istoricului acestor operațiuni pe o perioadă de minimum 5 ani.

(3) Sistemul informatic deținut de S.A.I. va asigura ținerea evidenței deținătorilor de titluri de participare, cu detalierea datelor de identificare a acestora înscrise în documentul de subscriere și a unităților de fond/acțiunilor pe care le deține fiecare. Sistemul informatic trebuie să permită evidențierea oricăror modificări intervenite în decursul timpului în ceea ce privește deținerile de titluri de participare, respectiv evidența răscumpărărilor sau subscrierilor ulterioare ale investitorilor, până la retragerea acestora din O.P.C.V.M.-ul respectiv, prețul de răscumpărare sau de subscriere pentru fiecare operațiune în parte. Datele respective trebuie păstrate pe o perioadă de cel puțin 5 ani de la data la care investitorul s-a retras din O.P.C.V.M.-ul respectiv.

(4) Accesul la sistemele informatice utilizate pentru înregistrarea electronică a tranzacțiilor, pentru evaluarea portofoliului și pentru păstrarea evidenței investitorilor se va face de către utilizatori individualizați, pe bază de parolă, care au drepturi predefinite de consultare și/sau de modificare în funcție de atribuțiile fiecărui angajat, conform regulilor și procedurilor interne ale S.A.I. Reprezentanții compartimentului de control intern au drepturi de consultare a sistemelor informatice.

(5) S.A.I. va păstra înregistrări de rezervă (de back- up) ale informațiilor menționate la alin. (4).

(1) Operațiunile de constituire de garanții financiare sau ipoteci mobiliare asupra titlurilor de participare ale O.P.C.V.M. neadmise la tranzacționare pe o piață reglementată sau pe un sistem multilateral/organizat de tranzacționare, precum și cele de înregistrare și radiere a sechestrului/popririi asupra unor titluri de participare ale O.P.C.V.M. neadmise la tranzacționare pe o piață reglementată sau pe un sistem multilateral/organizat de tranzacționare se realizează prin înscrierea și evidențierea distinctă a acestor instrumente financiare în evidențe speciale deschise în numele deținătorului titlurilor de participare respective/debitorului, în sistemul IT al S.A.I./societății de investiții autoadministrate, atât în cazul administrării de portofolii colective de investiții, cât și în cazul administrării de portofolii individuale de investiții, potrivit regulilor și procedurilor S.A.I./societății de investiții autoadministrate și în condițiile legii.

(2) Măsurile menționate la alin. (1) îndeplinesc condiția de publicitate pentru opozabilitate din momentul înregistrării acestora în sistemul IT al S.A.I./societății de investiții autoadministrate, în condițiile legii.

(3) Radierea sechestrului/popririi asupra unor titluri de participare înregistrate în sistemul IT al S.A.I./societății de investiții autoadministrate se realizează de către S.A.I./societatea de investiții autoadministrată potrivit regulilor și procedurilor acesteia, în condițiile legii.

(4) La primirea de către S.A.I./societatea de investiții autoadministrată de la organele/persoanele abilitate a unei cereri de instituire a sechestrului/popririi/ipotecii mobiliare asupra unor titluri de participare ale O.P.C.V.M. administrate de S.A.I./societatea de investiții autoadministrată, S.A.I./societatea de investiții autoadministrată are obligația de a-i notifica de îndată pe deținătorii titlurilor de participare în cauză, în conformitate cu reglementările proprii emise în acest sens, cu excepția cazurilor în care informarea este interzisă în mod expres.

(5) Răscumpărarea titlurilor de participare ale O.P.C.V.M. neadmise la tranzacționare pe o piață reglementată sau pe un sistem multilateral/organizat de tranzacționare și virarea sumelor de bani în lei sau valută rezultate ca urmare a acestei operațiuni către executorul judecătoresc se realizează în conformitate cu regulile și procedurile S.A.I./societății de investiții autoadministrate, cu respectarea dispozițiilor Codului civil referitoare la regimul juridic al garanțiilor mobiliare reale.

(6) În cazul O.P.C.V.M. admis la tranzacționare pe o piață reglementată sau sistem multilateral/organizat de tranzacționare, procesul de executare silită inițiat ca urmare a instituirii popririi/sechestrului/ipotecii imobiliare asupra titlurilor de participare se realizează conform reglementărilor A.S.F. în materia regimului juridic al garanțiilor reale constituite asupra instrumentelor financiare.