HOTĂRÂRE nr. 869 din 16 august 2002

a) de coordonare a activităților prin care se realizează implementarea din punct de vedere tehnic a programelor;

b) de management tehnic al proiectelor și contractelor aferente, în baza fondurilor transferate de Fondul Național conform acordurilor de finanțare;

c) de raportare către Ministerul Integrării Europene a datelor și informațiilor solicitate în calitate de coordonator național al asistenței și pentru asigurarea funcționarii Sistemului informatic unic de monitorizare și evaluare a programelor de asistența financiară, precum și către Fondul Național, agențiile de implementare și Comisia Europeană a documentelor prevăzute de procedurile PHARE.

a) identifica și elaborează propuneri de proiecte de finanțare din fonduri PHARE pe baza prioritatilor din Parteneriatul pentru aderare și din alte documente programatice, în conformitate cu strategia de programare a asistenței financiare nerambursabile stabilită de Ministerul Integrării Europene și după consultarea conducerii instituției, precum și a celorlalte direcții/structuri de specialitate din instituție, potențiali beneficiari ai asistenței;

b) întreprinde toate demersurile pe care le presupune exercițiul de programare, în vederea asigurării eligibilității proiectelor propuse (completarea sau modificarea fisei de proiect, redimensionarea bugetului solicitat); în acest scop conlucreaza cu direcțiile de specialitate din cadrul Ministerului Integrării Europene;

c) întocmește documentele subsecvente aprobării fisei de proiect pentru derularea efectivă a programului (termeni de referința, specificații tehnice, convenții de înfrățire), cu sprijinul direcțiilor/structurilor de specialitate, unde este cazul;

d) îndeplinește sarcinile ce îi revin pentru organizarea licitațiilor, evaluarea ofertelor, selectarea contractorului, negocierea și încheierea contractului, în colaborare cu agenția de implementare;

e) supraveghează în permanenta îndeplinirea de către contractor a obligațiilor asumate în conformitate cu termenii de referința;

f) atesta realitatea serviciilor menționate în facturile remise de contractori, în vederea efectuării plății de către agenția de implementare;

g) planifica și răspunde de organizarea în condiții optime a activităților aprobate prin program, inclusiv în situațiile în care derularea efectivă a programelor este în sarcina beneficiarilor asistenței, direcțiilor/structurilor din aceeași instituție sau din alte instituții;

h) coordonează și monitorizează implementarea programelor; în acest scop păstrează evidenta privind obiectivele, desfășurarea și rezultatele programelor derulate;

i) tine evidenta repartizării și utilizării bunurilor achiziționate din fondurile PHARE, conform destinației și scopului prevăzute în program;

j) întocmește documentele de raportare periodică privind stadiul implementarii programelor, rapoartele de monitorizare și evaluare a proiectelor, conform procedurilor PHARE; în acest scop beneficiază de sprijinul beneficiarilor direcți, dacă este cazul;

k) asigura schimbul de informații privind aspectele tehnice ale implementarii programelor cu direcțiile implicate din cadrul Comisiei Europene, Delegația Comisiei Europene la București, Ministerul Integrării Europene, Fondul Național și cu agențiile de implementare;

l) asigura legătură dintre autoritatea de implementare și Ministerul Integrării Europene pentru programele PHARE pe care le implementeaza;

m) asigura legătură cu celelalte instituții beneficiare ale asistenței și participa la reuniunile interinstitutionale în probleme de interes comun pentru asistența PHARE;

n) participa la reuniunile internaționale cu relevanta pentru obiectul de activitate al UIP;

o) asigura participarea la intalnirile la nivelul conducerii instituției, legate de activitatea de asistența financiară PHARE;

p) îndeplinește orice alte atribuții care pot rezultă din necesitatea derulării în bune condiții a proiectelor și pentru asigurarea absorbtiei fondurilor alocate.

(1) UIP funcționează în baza ordinului ministrului, respectiv a deciziei conducătorului instituției care este desemnată autoritate de implementare.

(2) Pentru UIP existente la data intrării în vigoare a prezentei hotărâri se vor emite ordine/decizii de funcționare, conform dispoziției alin. (1), care să prevadă atribuțiile înscrise la art. 3, precum și alte atribuții specifice. Acestea vor fi comunicate Ministerului Integrării Europene în termen de 45 de zile de la intrarea în vigoare a prezentei hotărâri.

(3) Orice decizie de modificare în structura și/sau în componenta UIP, precum și înființarea în viitor de noi UIP se comunică Ministerului Integrării Europene în termen de 15 zile de la luarea deciziei.

(1) Structura organizatorică, locul acestei structuri distincte în organigrama ministerului/instituției, spațiul afectat și dotarea minima necesară exercitării funcțiilor prevăzute în prezenta hotărâre se stabilesc prin ordinul/decizia de funcționare prevăzut(a) la art. 4 alin. (1).

(2) Bunurile achiziționate din fonduri PHARE pentru dotarea UIP sunt utilizate exclusiv în acest scop.

(3) Conducătorul UIP este abilitat prin ordinul/decizia de numire să solicite și sa primească de la celelalte structuri din cadrul ministerului/instituției datele și informațiile necesare îndeplinirii atribuțiilor prevăzute la art. 3.

(4) Conducătorul UIP este abilitat să semneze documentele realizate în îndeplinirea atribuțiilor conferite UIP, cu excepția acelora a căror semnare este expres prevăzută în sarcina altor persoane.

(1) Instituțiile beneficiare de asistența prin programele PHARE, care nu sunt autorități de implementare și nu pot înființa UIP și care nici nu se afla în subordinea instituției-autoritate de implementare, sunt obligate sa pună la dispoziție UIP din cadrul autorității de implementare a programului de care beneficiază datele și informațiile la care se referă art. 5 alin. (3) și sa colaboreze cu UIP în scopul derulării în condiții optime a programelor.

(2) Modalitățile de conlucrare între UIP și instituțiile prevăzute la alin. (1) se stabilesc prin protocol încheiat la nivel de conducere între instituția beneficiara și autoritatea de implementare.