HOTĂRÂRE nr. 1.011 din 9 decembrie 1999

Prezentare generală

Înființarea Oficiului de Plati și Contractare PHARE (O.P.C.P.) trebuie inteleasa în contextul următoarelor necesitați și cerințe:

- sporirea volumului și complexității Programului PHARE pentru România și creșterea concomitenta a numărului programelor și proiectelor aflate în stadiu de implementare; schimbarea rolului Programului PHARE, care devine instrument de sprijinire a strategiei de preaderare a României; necesitatea funcționarii unor proceduri financiare și a unor structuri manageriale viabile, în conformitate cu reglementările Uniunii Europene;

- dimensiunea Programului PHARE în România, care face ineficienta, din punct de vedere al costurilor, o structura bazată pe funcționarea unui număr mare de unități de administrare a Programului (Programme Management Unit - PMU); necesitatea limitării numărului de unități de administrare a Programului, care gestionează programe sectoriale individuale, în acest fel evitandu-se atât complexitatea efectuării transferului și monitorizarii fondurilor, cat și divergenta metodelor de contabilizare și raportare financiară către Comisie;

- necesitatea infiintarii unui sistem de management financiar PHARE compatibil cu reglementările și cu procedurile bugetare ale Uniunii Europene, asigurându-se astfel un control financiar eficient;

- avantajul unui management financiar viabil și al eficientei unei singure unități, în subordinea Ministerului Finanțelor, dotată în mod corespunzător cu personalul necesar pentru a asigura administrarea financiară, evidența contabilă și efectuarea plăților PHARE în numele Guvernului României; funcția acestei unități, de punct unic de referința, responsabil pentru aspectele mai sus menționate.

Înființarea Oficiului de Plati și Contractare PHARE (O.P.C.P.)

1. O.P.C.P. se va constitui și va funcționa în subordinea Ministerului Finanțelor din România. Gestionarea fondurilor PHARE de către O.P.C.P. se realizează conform prevederilor prezentului memorandum de înțelegere și ale reglementărilor Uniunii Europene privind utilizarea fondurilor PHARE, convenite în Acordul-cadru încheiat între România și Comisie la 12 martie 1991.

2. O.P.C.P. va răspunde și va raporta direct responsabilului cu autorizarea Programului (RAP) (Programme Authorising Officer - PAO), numit de Guvernul României.

3. O.P.C.P. va deține întreaga responsabilitate privind toate aspectele procedurale și administrative ale problemelor bugetare, licitațiilor, administrării contractelor, efectuării plăților, ținerii evidentei contabile și raportarii financiare, în legătură cu achizițiile de servicii, bunuri și lucrări, în cadrul Programului PHARE în România. O.P.C.P. trebuie să asigure respectarea regulilor, reglementărilor și procedurilor PHARE privind achizițiile de servicii, bunuri și lucrări, precum și funcționarea unui sistem de raportare corespunzător.

4. Autoritățile însărcinate cu implementarea fiecărui program (Autoritățile de implementare) vor deține întreaga responsabilitate privind aspectele tehnice ale implementarii Programului. Responsabilitățile Autorităților de implementare sunt precizate în anexa nr. 1 la prezentul memorandum de înțelegere.

5. La solicitarea Autorităților de implementare, O.P.C.P. va acorda acestora consultanța privind procedurile de implementare a Programelor PHARE (structura Programelor de lucru, a Planurilor strategice, procedurile de achiziții și contractare etc.); cu toate acestea, responsabilitatea privind aspectele tehnice ale implementarii revine în întregime Autorităților de implementare. O.P.C.P. urmează să își dezvolte capacitatea de expertiza și documentația necesară în acest scop.

6. O.P.C.P. va avea următoarele sarcini:

Licitații: primirea de la Autoritățile de implementare, în formate standard, a termenilor de referința, a cererilor de oferta și a fișelor rezumative privind licitația; furnizarea informațiilor către ofertanți, conform procedurilor PHARE, și solicitarea publicării de către Comisia Europeană a licitațiilor pe Internet (în pagina web PHARE), conform prevederilor art. 118, cu modificările ulterioare, al Reglementării financiare; verificarea actualizării corespunzătoare a Rapoartelor trimestriale privind implementarea programelor, elaborate de Autoritățile de implementare; verificarea procedurala a listelor scurte și a documentației licitației, pregătite de Autoritățile de implementare care primesc, de asemenea, toate scrisorile conținând expresii de interes; verificarea și solicitarea de modificări, dacă este necesar, pentru asigurarea conformitatii cu reglementările PHARE; asigurarea pregătirii corespunzătoare a dosarelor de licitație; transmiterea dosarelor de licitație către ofertanți; verificarea componentei comisiilor de evaluare; participarea la sesiunile de evaluare ca observator sau președinte al comisiei de evaluare (în funcție de opțiunea O.P.C.P.), pentru a asigura respectarea procedurilor; furnizarea consultantei și a sprijinului administrativ necesar pentru efectuarea evaluărilor; asigurarea pregătirii corespunzătoare a raportului de evaluare, care trebuie întocmit de comisia de evaluare respectiva.

Contractare: supervizarea evaluării și atribuirii contractelor, în vederea asigurării respectării procedurilor administrative PHARE (dar nu implicarea propriu-zisa - cu excepția acordării de consultanța în probleme procedurale - în evaluarea tehnica sau financiară, în selectare, care rămân în responsabilitatea Autorității de implementare); negocierea contractelor, acolo unde este cazul (Autoritatea de implementare trebuie să furnizeze asistența tehnica necesară), elaborarea proiectelor de contract, pregătirea și semnarea contractelor, în baza solicitării și a recomandărilor tehnice primite din partea Autorității de implementare; asigurarea conformitatii cu cerințele PHARE administrative și juridice (în cazul neconformitatii, directorul O.P.C.P. trebuie să informeze în scris Autoritatea de implementare respectiva); RAP deține responsabilitatea semnării contractului (andosat de Comisia Europeană); înregistrarea contractului încheiat, prin atribuirea codului de legătură cu numărul Programului și al Proiectului.

Administrare: verificarea, din punct de vedere administrativ, a Planurilor strategice, a Programelor de lucru și a Rapoartelor de monitorizare și evaluare, înaintate de Autoritatea de implementare responsabilă de respectivele proiecte finanțate din fonduri PHARE, înainte de andosarea documentelor menționate de Comisia Europeană, conform procedurilor Manualului SID în vigoare. Autoritatea de implementare este responsabilă pentru pregătirea documentelor menționate, care trebuie semnate de RAP (sau de directorul O.P.C.P.). O.P.C.P. trebuie să înainteze Comisiei Europene un Program de lucru pentru fiecare Program, indiferent de numărul Autorităților de implementare implicate în administrarea tehnica a Programului.

Contabilitate: operationalizarea și asigurarea funcționarii în continuare a sistemului contabil necesar; utilizarea unor registre contabile separate pentru fiecare program sectorial și înregistrarea contabila adecvată a tuturor plăților la nivel de program, proiect, contract etc; operarea conturilor financiare, în condițiile efectuării tuturor verificărilor standard și a reconcilierilor bancare necesare; înregistrarea tuturor tranzacțiilor în sistemul de raportare furnizat de Comisia Europeană, în conformitate cu prevederile Manualului SID.

Plati: efectuarea corecta și la timp a plăților, în conformitate cu procedurile Manualului SID în vigoare; primirea solicitărilor de plată de la contractori și verificarea conformitatii acestor cereri; solicitarea autorizării de plată ("citit și aprobat") din partea Autorității de implementare sau, după caz, returnarea la contractor a cererii de plată, pentru modificări.

Raportare: elaborarea Rapoartelor lunare privind situația financiară a fiecărui program; distribuirea acestor rapoarte către Autoritățile de implementare, Departamentul pentru Integrare Europeană, Delegația Comisiei Europene în România și Comisia Europeană; furnizarea periodică de informații la zi privind planificarea licitațiilor, a evaluării ofertelor și a atribuirii contractelor, în conformitate cu prevederile Manualului SID.

Cont PHARE: operarea unui cont bancar separat pentru fiecare program gestionat de O.P.C.P., conform înțelegerii dintre Guvernul României și Comisia Europeană; menținerea, monitorizarea și întreprinderea măsurilor necesare pentru realimentarea conturilor bancare, pe baza Programelor de lucru elaborate de fiecare Autoritate de implementare și a plăților efectuate de Autoritatea de implementare, raportarea lunară a situației contului bancar, pregătirea cererilor, către Comisia Europeană, de efectuare a plăților în avans.

Instruire: organizarea și desfășurarea, în funcție de necesitați, a unor sesiuni de instruire privind procedurile PHARE de efectuare a plăților și achizițiilor, în beneficiul acelor agenții/fundații care vor continua sa funcționeze în mod autonom.

Consultanța privind procedurile: acordarea de consultanța, la solicitarea Autorităților de implementare, în probleme privind procedurile de achiziții și financiare PHARE.

Audit: întreprinderea de măsuri necesare pentru asigurarea auditarii conturilor de către autoritățile naționale; cooperarea cu Comisia Europeană și cu autoritățile naționale și sprijinirea acestora în îndeplinirea cerințelor de audit.

Personalul O.P.C.P.

O.P.C.P. va fi constituit din minimum 15 angajați: directorul O.P.C.P., 8 experți (responsabili pentru licitații, contractari, plati, contabilitate, administrarea contractelor și raportări financiare), un contabil-șef, un specialist în tehnica de calcul, un administrator/casier, un asistent, o secretara și un sofer. Guvernul României trebuie să suporte toate cheltuielile legate de personal.

Personalul va fi angajat prin concurs, conform legii române. Asistența tehnica furnizată prin Programul PHARE va oferi sprijin pentru înființarea structurilor și operationalizarea procedurilor necesare. Părțile implicate trebuie să asigure, din stadiul inițial, continuitatea prezentei unei asistente tehnice adecvate, conform art. 4.

Sediul O.P.C.P., facilități și costuri de operare

1. Ministerul Finanțelor trebuie să pună la dispoziție un spațiu adecvat pentru sediul O.P.C.P.; acest spațiu va include spațiul pentru birourile personalului O.P.C.P., arhiva, încăpere pentru intalniri, spațiu pentru auditori, consultanți, instructori, precum și facilități de comunicare.

2. Cheltuielile pentru consultanța și instruire în vederea funcționarii eficiente a O.P.C.P., precum și cele aferente facilităților necesare administrării curente a O.P.C.P., incluzând echipamentul de calcul, de fotocopiere și de telecomunicații, programele pentru calculator și toate costurile curente de operare, vor fi suportate din Programul PHARE pentru România, pe o perioadă inițială de 3 ani. În acest scop un buget de maximum 0,5 milioane ECU a fost alocat, în cadrul Programului Operational de Țara PHARE 1997, pentru primii 2 ani de funcționare a O.P.C.P.

3. Începând cu al patrulea an de funcționare aceste costuri de operare ale O.P.C.P. vor fi preluate treptat pentru a fi suportate de către autoritățile române, în baza unei propuneri care urmează să fie aprobată anual de către Comisia Europeană, astfel:

- 33% în al patrulea an de funcționare a O.P.C.P. (67% se suporta din fonduri PHARE);

- 67% în al cincilea an de funcționare a O.P.C.P. (33% se suporta din fonduri PHARE);

- 100% în al saselea an de funcționare a O.P.C.P.

Responsabilul cu autorizarea Programului (RAP)

1. Guvernul României va numi responsabilul cu autorizarea Programului (RAP), la care se face referire în art. 2, și care este responsabil cu activitățile desfășurate de O.P.C.P. RAP va raporta Coordonatorului național al asistenței, conform regulilor PHARE.

2. RAP poate delega unele dintre responsabilitățile sale, inclusiv dreptul de semnatura pe toate documentele, și sarcinile prevăzute la alin. 6 al art. 2 cel mult altor 2 oficiali (directorul O.P.C.P. sau orice alt semnatar delegat) ale căror semnături îi devin - ca urmare a delegării - opozabile. Responsabilitățile astfel delegate vor fi enumerate în mod clar într-un document separat și vor fi comunicate Comisiei Europene. RAP poate să revoce oricând delegarea dreptului de semnatura.

Conturile bancare ale O.P.C.P.

1. O.P.C.P. va deschide un cont bancar distinct pentru fiecare program, conform înțelegerii dintre Guvernul României și Comisia Europeană și conform prevederilor alin. 6 al art. 2. Pentru fiecare program va fi deschis un singur cont bancar.

2. Conturile bancare specificate la alin. 1 vor fi deschise la una dintre cele trei bănci deja selectate în acest scop și agreate de Comisia Europeană și de Guvernul României. Comisia Europeană își rezerva dreptul de a reanaliza periodic serviciile oferite de banca selectata.

3. Conturile bancare vor fi denominate în ECU. Sumele reprezentând dobânda bonificata de banca se comunică periodic Comisiei Europene și pot fi reinvestite în activitățile din cadrul memorandumului de finanțare respectiv, numai cu aprobarea Comisiei Europene și în conformitate cu prevederile Manualului SID în vigoare.

4. Conturile bancare vor fi operate în sistemul dublei semnături, necesitand cel puțin semnatura RAP.

5. O.P.C.P. va comunică Comisiei Europene toate informațiile relevante referitoare la conturile bancare, confirmate de banca (denumirea și sediul băncii, numerele de cont, numele titularilor de cont și ratele dobânzii).

Transferul fondurilor

1. O.P.C.P. va tine evidenta tuturor plăților în avans, primite în scopul implementarii fiecărui program și proiect finanțat din fonduri PHARE.

2. Comisia Europeană trebuie să efectueze plățile în avans în baza cererii primite de la RAP sau de la delegatul acestuia, dar numai după aprobarea de către Comisia Europeană a documentelor de planificare prevăzute în Manualul SID, semnate în prealabil de către persoanele competente din cadrul Autorității de implementare și verificate, din punct de vedere al conformitatii bugetare și administrative, de către RAP.

Plati

Sumele primite în contul bancar ca plati în avans vor fi utilizate pentru efectuarea plăților pe baza facturilor - confirmate de către Autoritățile de implementare - aferente contractelor semnate de O.P.C.P. și finanțate din fonduri PHARE.

Procedurile de atribuire a contractelor

O.P.C.P. trebuie să execute procedurile în vigoare de atribuire a contractelor, prevăzute în Manualul SID.

Contabilitatea

1. O.P.C.P. va opera un sistem contabil care să asigure reflectarea tuturor operațiunilor contractuale și a celorlalte operațiuni financiare ce decurg din implementarea programelor și proiectelor finanțate din fonduri PHARE în România.

2. Acest sistem va trebui să respecte cerințele cu privire la managementul financiar, prevăzute în Manualul SID, precum și cerințele SID de raportare furnizate de Comisia Europeană.

Audit

1. Conturile și operațiunile efectuate de O.P.C.P. pot fi verificate periodic de către un auditor independent, contractat de Comisia Europeană, fără a aduce prejudiciu responsabilităților Comisiei Europene și ale Curții Europene de Conturi, conform prevederilor din Condițiile generale privind memorandumurile de finanțare, anexa la Acordul-cadru încheiat între România și Comisia Europeană la 12 martie 1991.

2. Înregistrările scrise, referitoare la toate operațiunile de gestionare financiară, licitații și contractare, trebuie arhivate pentru o perioadă de 5 ani, calculată de la data închiderii Programului.

Arbitraj

În aplicarea prevederilor art. 2, 6, 7, 8 și 10, orice posibila disputa privind regulile de utilizare a fondurilor PHARE trebuie rezolvată de către părțile contractante pe cale amiabila și în conformitate cu prevederile Acordului-cadru semnat la 12 martie 1991.

Dispoziții finale

1. Prezentul memorandum de înțelegere va fi în vigoare pe o durată de 6 ani, calculată din momentul semnării de către ambele părți contractante. Aceasta durata va putea fi extinsă cu acordul părților, pe baza unui schimb de scrisori.

2. Prezentul memorandum de înțelegere urmează să fie analizat la încheierea fiecărui an de operare și, ca urmare a acestor analizari, poate fi modificat prin schimb de scrisori, fără a aduce astfel prejudiciu responsabilităților Comisiei Europene, care își rezerva dreptul de a revizui prevederile privind implementarea, după caz, conform prevederilor Manualului SID. De asemenea, prezentul memorandum de înțelegere poate fi modificat prin schimb de scrisori, în cazul introducerii unor noi structuri de implementare a Programelor PHARE, caz în care unele responsabilități ale O.P.C.P., prevăzute în prezentul memorandum de înțelegere, vor fi transferate Fondului Național.

3. Aspectele tehnice și responsabilitățile Autorităților de implementare (conform prevederilor art. 2) sunt precizate în anexa nr. 1 care face parte integrantă din prezentul memorandum de înțelegere.

4. Modalitățile financiare de sprijin PHARE acordat O.P.C.P. (pentru personal, facilități și costuri de operare, prevăzute la art. 3 și 4) sunt precizate în anexa nr. 2 care face parte integrantă din prezentul memorandum de înțelegere.

5. Prezentul memorandum de înțelegere intră în vigoare la data semnării lui de către ambele părți.

Semnat la București la 16 iulie 1998.

Responsabilitățile Ministerului Finanțelor din România Ministerul Finanțelor din România este responsabil pentru:

- publicarea anunțului, selectarea și angajarea pe bază de concurs a personalului O.P.C.P., în structura prevăzută pentru acesta;

- aprobarea fișelor posturilor, a atribuțiilor angajaților, a nivelului de remunerare și a celorlalte condiții privind activitatea personalului;

- plata salariilor angajaților.

Sediul O.P.C.P., facilități și costuri de operare

1. Conform prevederilor alin. 2 și 3 ale art. 4 din memorandumul de înțelegere, Ministerul Finanțelor va pune la dispoziție pentru întregul personal al O.P.C.P., pe toată durata de aplicare a memorandumului de înțelegere, un spațiu adecvat pentru birouri, inclusiv un spațiu pentru arhive, și o încăpere separată pentru intalniri și instruire.

2. Conform prevederilor alin. 2 al art. 4 din memorandumul de înțelegere și în scopul asigurării funcționarii efective și eficiente a O.P.C.P., sprijinul PHARE acordat acestuia va include achiziționarea de echipamente de birotica și documentație, instruirea personalului și stabilirea legăturilor informationale.

3. Conform prevederilor alin. 2 al art. 4 din memorandumul de înțelegere, costurile de funcționare a O.P.C.P. vor fi suportate din alocarea PHARE pentru România, după cum urmează:

- costurile cu comunicațiile, inclusiv conectarea și plata abonamentului la furnizorul de Internet;

- dotarea cu materiale a birourilor (rechizite);

- transportul extern cu avionul;

- transportul intern;

- cheltuielile cu întreținerea vehiculului.

Costurile mai sus menționate vor fi suportate integral din fonduri PHARE, pentru o perioadă inițială de 3 ani.

Conform prevederilor art. 4 din memorandumul de înțelegere, suma totală pentru primii 2 ani a fost fixată, în varianta inițială a Programului Operational de Țara PHARE 1997, la 0,5 milioane ECU. Pentru toți anii următori Ministerul Finanțelor va inainta Comisiei Europene spre aprobare o propunere anuală de finanțare. După expirarea acestei perioade inițiale costurile curente ale O.P.C.P. vor fi preluate treptat de autoritățile române, conform prevederilor alin. 3 al art. 4 din memorandumul de înțelegere.

Definiții

- Sistem de Implementare Descentralizat - SID (Decentralised Implementation System - DIS)

Sistem de implementare a Programului PHARE, în cadrul căruia o parte a managementului și responsabilităților se transfera tarii partenere, în timp ce Comisiei îi revine responsabilitatea finala, conform tratatelor Comunității Europene.

- Oficiul de Plati și Contractare PHARE - O.P.C.P. (Central Finance and Contracts Unit - CFCU)

Organism de implementare a SID, din cadrul administrației naționale, responsabil cu organizarea și desfășurarea licitațiilor, a contractarilor și cu efectuarea plăților în cadrul proiectelor de dezvoltare instituțională și - dacă se prevede explicit - a altor proiecte. Pentru aceste proiecte implementarea tehnica este realizată de un responsabil de program - RP (Senior Programme Officer - SPO).

- Agenție de implementare - AI (Implementing Agency - IA)

Organism de implementare a SID, din cadrul administrației naționale, responsabil cu organizarea și desfășurarea licitațiilor, a contractarilor și cu efectuarea plăților, precum și cu implementarea tehnica, în cazul proiectelor de sprijinire a investițiilor și - dacă se prevede explicit - a altor proiecte.

- Comitet Comun de Monitorizare - CCM (Joint Monitoring Committee - JMC)

Comitet format din Responsabilul național cu autorizarea finanțării - RNAF (Național Authorising Officer - NAO), Coordonatorul național al asistenței (Național Aid Coordinator - NAC) și din reprezentanți ai Comisiei, care are sarcina reexaminarii programelor PHARE.

- Coordonatorul național al asistenței - CNA (Național Aid Coordinator - NAC)

Oficial din cadrul administrației naționale, responsabil cu activitatea de programare în cadrul Beneficiarului. CNA asigura o legătură strânsă între procesul general de aderare și utilizarea asistenței financiare nerambursabile acordate de Uniunea Europeană, fiind, de asemenea, responsabil cu monitorizarea și cu evaluarea programelor PHARE.

- Responsabilul național cu autorizarea finanțării - RNAF (Național Authorising Officer - NAO)

Oficial din cadrul administrației naționale, care conduce Fondul Național - FN (Național Fund - NF). RNAF are întreaga responsabilitate a managementului financiar al fondurilor PHARE.

- Fondul Național - FN (Național Fund - NF)

Entitate cu rol de trezorerie centrala din cadrul Ministerului Finanțelor, prin intermediul căreia fondurile Uniunii Europene sunt transferate către Beneficiar.

- Perseus

Sistemul curent de raportare financiară al Comisiei Europene.

- Responsabilul cu autorizarea Programului - RAP (Programme Authorising Officer - PAO)

Oficial din cadrul administrației naționale, care conduce o AI sau O.P.C.P. RAP este responsabil pentru funcționa- rea AI/O.P.C.P. și pentru managementul financiar judicios al proiectelor care se implementeaza.

- Responsabilul de program - RP (Senior Programme Officer - SPO)

Oficial din cadrul administrației naționale (minister de resort/agenție guvernamentală), responsabil cu implementarea tehnica a proiectelor pentru care O.P.C.P. are responsabilitatea implementarii administrative și financiare.

Fondul Național și Responsabilul național cu autorizarea finanțării

1 amp;

Beneficiarul are obligația de a înființa Fondul Național, ca entitate cu rol de trezorerie centrala, în subordinea unui Responsabil național cu autorizarea finanțării, denumit în continuare RNAF, din cadrul Ministerului Finanțelor, în scopul gestionării asistenței financiare alocate Beneficiarului de către Uniunea Europeană, conform Sistemului de implementare descentralizat, denumit în continuare SID.

2 amp;

Responsabil național cu autorizarea finanțării trebuie să fie un oficial cu rang de ministru sau de secretar de stat, numit de Beneficiar. Responsabilul național cu autorizarea finanțării nu poate deține în același timp și funcția de coordonator național al asistenței. Responsabilul național cu autorizarea finanțării poate delega responsabilitățile sale cel mult altor 2 oficiali, dar el va rămâne răspunzător în final pentru toate responsabilitățile cu care este investit conform prevederilor prezentului memorandum de înțelegere și ale altor acorduri încheiate în baza acestuia.

Responsabilitățile Responsabilului național cu autorizarea finanțării (RNAF)

1 amp;

Responsabilul național cu autorizarea finanțării (RNAF) deține întreaga responsabilitate a gestionării financiare a fondurilor PHARE. El trebuie să asigure respectarea tuturor regulilor, reglementărilor și procedurilor PHARE referitoare la achiziții, raportare și management financiar, precum și funcționarea adecvată a unui sistem de raportare și informare pentru fiecare proiect. RNAF deține întreaga răspundere pentru fondurile PHARE ale unui program, până la închiderea acestuia.

2 amp;

Autoritatea naționala de control financiar trebuie să desfășoare un control financiar adecvat. Responsabilul național cu autorizarea finanțării trebuie să asigure funcționarea unui sistem de raportare financiară pentru toate fondurile PHARE. El va fi răspunzător în fața Comisiei pentru utilizarea fondurilor. În îndeplinirea acestor responsabilități Responsabilul național cu autorizarea finanțării este răspunzător pentru următoarele sarcini:

(i) solicitarea și gestionarea fondurilor de la Comisie;

(îi) numirea responsabililor cu autorizarea Programului (RAP) în cadrul fiecărei Agenții de implementare (AI) și, acolo unde este cazul, al Oficiului de Plati și Contractare PHARE (O.P.C.P.), prin consultare cu Coordonatorul național al asistenței;

(iii) încheierea acordurilor de finanțare pe care le va semna cu fiecare Agenție de implementare și, acolo unde este cazul, cu O.P.C.P., selectate și andosate de Comisie;

(iv) asigurarea fluxului de finanțare din resurse naționale și din alte resurse de cofinantare, după cum este stabilit prin memorandumurile de finanțare privind Programele PHARE;

(v) asigurarea ținerii la zi a unui sistem de raportare financiară (Perseus) pentru fondurile PHARE și a respectării întru totul, de către Agențiile de implementare și, acolo unde este cazul, de către O.P.C.P., a procedurilor de raportare;

(vi) transferarea fondurilor către Agențiile de implementare și, acolo unde este cazul, către O.P.C.P., în conformitate cu mecanismul stabilit prin acordul de finanțare;

(vii) participarea, alături de Comisie și de Coordonatorul național al asistenței, la un Comitet comun de monitorizare;

(viii) recuperarea fondurilor neutilizate de la AI/O.P.C.P. la încheierea Programului.

3 amp;

Aspectele tehnice și administrative ale implementarii unui program, inclusiv licitațiile și contractarea, vor fi integral în responsabilitatea Agenției de implementare, a O.P.C.P. sau a ministerului de resort/agenției implicate.

4 amp;

Neîndeplinirea oricăreia dintre responsabilitățile stabilite prin prezentul memorandum de înțelegere va conduce la rambursarea fondurilor PHARE către Comisie.

Solicitarea de fonduri de la Comisie

1 amp;

Un avans, reprezentând un procent din bugetul total prevăzut în memorandumul de finanțare care va fi gestionat în mod descentralizat, va fi transferat de Comisie către Fondul Național după semnarea memorandumului de finanțare, cu condiția ca prevederile art. 13 (Conturi bancare) sa fi fost îndeplinite. Avansul nu poate depăși 20% din bugetul total al Programului.

2 amp;

Valoarea avansului și a realimentarilor ulterioare, precum și momentele la care se face transferul acestora vor fi specificate în memorandumul de finanțare. În cazul în care totalul fondurilor aflate la dispoziția Fondului Național, a O.P.C.P. și a Agentiilor de implementare depășește 10% din totalul bugetului în vigoare al Programului, care va fi gestionat în mod descentralizat, cererile de realimentare nu pot fi admise decât cu autorizare prealabilă din partea Comisiei.

3 amp;

Cererea de acordare a unui avans sau a unei realimentari, care trebuie certificată și aprobată de Responsabilul național cu autorizarea finanțării, se înaintează Comisiei pentru aprobare și pentru efectuarea transferului. Cererea de realimentare trebuie să fie însoțită de:

(i) o declarație de cheltuieli, care indica suma cumulată contractată și plătită, detaliată pe subprograme, proiecte și subproiecte (acolo unde este cazul), reflectand legătură dintre bugetul indicativ (prevăzut prin memorandumul de finanțare) și cheltuielile și plățile efectiv realizate conform raportarii financiare prezentate de AI/O.P.C.P. De asemenea, trebuie anexat un tabel care să reflecte legătură dintre AI/O.P.C.P. și proiectul pe care aceasta/acesta îl gestionează/coordonează;

(îi) o raportare financiară corespunzătoare (Perseus), indicând contractele încheiate și plățile efectuate;

(iii) reconcilierea bancară pentru conturile bancare deschise de FN și AI/O.P.C.P. De asemenea, trebuie comunicată dobânda acumulată în aceste conturi bancare;

(iv) rapoarte de activitate, conform prevederilor art. 9;

(v) o declarație scrisă a RNAF, specificand ca informațiile din cererea de realimentare sunt corecte și ca implementarea asistenței PHARE progreseaza satisfăcător și în conformitate cu obiectivele stabilite prin memorandumul de finanțare.

4 amp;

Imediat după încheierea perioadei de plati precizate în memorandumul de finanțare RNAF trebuie să emita o declarație finala, însoțită de documentația justificativă, care să indice suma totală contractată și plătită. De asemenea, trebuie anexată reconcilierea bancară finala, indicând soldurile existente în conturile bancare ale FN, AI/O.P.C.P.

5 amp;

Comisia își rezerva dreptul de a solicita informații suplimentare pentru justificarea transferurilor de fonduri.

6 amp;

În mod excepțional Responsabilul național cu autorizarea finanțării poate solicita un avans/realimentare mai mare de 20%, numai dacă previziunea fluxului de numerar, elaborata în baza listei cuprinzând contractele Agentiilor de implementare, demonstreaza ca necesarul fluxului de numerar pentru perioada următoare depășește 20% .

7 amp;

Memorandumul de finanțare va cuprinde prevederi și condiții precise privind efectuarea transferurilor de fonduri.

8 amp;

Fondul Național trebuie să țină evidenta tuturor plăților în avans și a realimentarilor primite în scopul implementarii fiecărui program, subprogram, proiect și, dacă este cazul, subproiect cu finanțare PHARE.

Realocarea fondurilor

1 amp;

RNAF poate solicita o realocare de fonduri de la un subprogram la altul, în cadrul aceluiași memorandum de finanțare (ajustare de program), ca urmare a recomandarii făcute de Comitetul comun de monitorizare. Realocarea devine efectivă numai în urma andosarii ei de către Comisie, pe baza unei justificări detaliate.

În cazul în care suma de realocat reprezintă mai puțin de 15% din valoarea memorandumului de finanțare și nu se impune o modificare a obiectivelor stabilite prin memorandumul de finanțare respectiv, aceasta andosare este de competența delegației Comisiei. Următoarea declarație de cheltuieli [art. 4 amp;3 (i)] trebuie să conțină aceste realocari și sa includă, anexat, o copie de pe andosare de către delegația Comisiei.

2 amp;

Dacă suma de realocat reprezintă mai puțin de 15%, dar realocarea impune o modificare a obiectivelor față de cele stabilite prin memorandumul de finanțare respectiv, dacă realocarea propusă depășește 15% sau dacă se elimina proiecte existente ori se includ proiecte noi implicând o modificare a obiectivelor stabilite prin memorandumul de finanțare respectiv, cererea de realocare trebuie înaintată Comisiei pentru aprobare și realocarea va face obiectul unei noi decizii a Comisiei.

3 amp;

După caz, RNAF poate solicita o realocare de fonduri de la un subproiect la altul, în cadrul aceluiași proiect, ca urmare a recomandarii făcute de Subcomitetul de monitorizare. Aceasta realocare devine efectivă numai în urma andosarii ei de către delegația Comisiei, pe baza unei justificări detaliate. Dacă realocarea impune o modificare a obiectivelor față de cele stabilite prin memorandumul de finanțare respectiv sau dacă se elimina subproiecte existente ori se includ subproiecte noi implicând o modificare a obiectivelor stabilite prin memorandumul de finanțare respectiv, cererea de realocare trebuie înaintată Comisiei pentru aprobare. Următoarea declarație de cheltuieli [art. 4 amp;3 (i)] trebuie să conțină aceste realocari și sa includă, anexat, o copie de pe andosare de către delegația Comisiei.

Transferul fondurilor către Agențiile de implementare

1 amp;

Transferul fondurilor către Agențiile de implementare și, acolo unde este cazul, către O.P.C.P. trebuie efectuat pe baza estimarii fluxurilor de numerar.

2 amp;

AI trebuie să înainteze către Fondul Național cereri de transfer în concordanta cu necesitățile sale, conform prevederilor acordului de finanțare respectiv. Prevederile acordului de finanțare vor înlocui, dacă este cazul, Memorandumul de înțelegere privind înființarea O.P.C.P., semnat cu Comisia.

3 amp;

Pe baza cererii și a documentației justificative, RNAF trebuie să verifice nivelul plăților efectuate de AI din transa precedenta și, dacă cererea este justificată, RNAF trebuie să aprobe transferul următoarei transe de fonduri. AI trebuie să efectueze plati numai în baza contractelor semnate.

4 amp;

Fondul Național și RNAF sunt deplin răspunzători în fața Comisiei pentru efectuarea corespunzătoare și pe bază de informații corecte a transferurilor de fonduri.

5 amp;

Acordul de finanțare care se încheie între Fondul Național și AI/O.P.C.P. și care se andoseaza de către Comisie trebuie să cuprindă prevederi detaliate referitoare la efectuarea transferurilor.

6 amp;

Fondul Național trebuie să țină evidenta tuturor transferurilor efectuate în scopul implementarii fiecărui program, subprogram, proiect și, dacă este cazul, subproiect, cu finanțare PHARE.

Plati

În cazul în care acționează ca agent de plată pentru un proiect, Fondul Național trebuie să efectueze plățile către contractori în baza cererilor înaintate de Autoritățile de implementare (O.P.C.P./AI), în conformitate cu Manualul SID și cu alte instrucțiuni emise de Comisie. Fondul Național are obligația de a raporta către O.P.C.P./AI plățile efectuate, pentru ca acestea sa înregistreze fără întârziere informațiile necesare în sistemul Perseus.

Controlul financiar

1 amp;

Autoritatea naționala de control financiar competența va efectua un control financiar corespunzător al implementarii acordurilor de finanțare semnate cu fiecare AI și, acolo unde este cazul, cu O.P.C.P. Un plan anual de audit și un rezumat al rezultatelor auditurilor efectuate trebuie transmise Comisiei. Rapoartele de audit trebuie să fie la dispoziția Comisiei.

2 amp;

Conturile și operațiunile tuturor structurilor de implementare relevante pot fi controlate periodic de către un auditor independent, contractat de Comisie, fără a aduce prejudiciu responsabilităților Comisiei și ale Curții Europene de Conturi, conform prevederilor din Condițiile generale privind memorandumurile de finanțare, anexa la Acordul-cadru încheiat între România și Comisie la 12 martie 1991.

Raportare

1 amp;

RNAF are obligația de a asigura ca în cadrul FN (după caz, AI și O.P.C.P.) sa funcționeze un sistem viabil de raportare financiară și tehnica (Perseus, incluzând, printre altele, date referitoare la precalificari și licitații) pentru toate fondurile PHARE, inclusiv pentru fondurile transferate către Agențiile de implementare și, acolo unde este cazul, către O.P.C.P.

2 amp;

În plus, Fondul Național are obligația, conform art. 4 amp;3 (iv), de a elabora rapoarte privind situația financiară a programelor, planificarea licitațiilor viitoare, evaluarile în cadrul licitațiilor organizate și atribuirea contractelor, modul de implementare a proiectelor, dificultățile intampinate (dacă este cazul), perspectivele de viitor, precum și orice alte informații necesare solicitate de Comisie. De asemenea, Fondul Național trebuie să elaboreze rapoarte trimestriale referitoare la problematica mai sus menționată, în cazul în care Comisia solicita aceasta în completarea raportarii prevăzute la art. 4.

Personal

Beneficiarul trebuie să furnizeze, pe cheltuiala proprie, resursele umane necesare pentru executarea corecta și la timp a sarcinilor încredințate Fondului Național.

Sediu, utilități

Beneficiarul trebuie să furnizeze, din resurse proprii, sediul necesar, mobilierul de birou și celelalte utilități pentru Fondul Național din cadrul Ministerului Finanțelor.

Costuri operationale ale Fondului Național

Costurile operationale ale Fondului Național trebuie suportate de către Beneficiar.

Conturi bancare

1 amp;

Pentru fiecare memorandum de finanțare Fondul Național trebuie să deschidă un cont bancar la Banca Naționala a României sau un cont bancar garantat de Guvern. Acest cont bancar trebuie să aibă subconturi din care fiecare AI/O.P.C.P. este abilitata/abilitat să efectueze plati. În cazul în care acest sistem nu poate fi implementat, pot fi convenite aranjamente specifice între serviciile Comisiei și Fondul Național. Contul trebuie să fie, în principiu, purtător de dobânda.

2 amp;

Valoarea dobânzii acumulate în conturile bancare trebuie comunicată Comisiei cu ocazia transmiterii fiecărei cereri de realimentare, precum și la încheierea Programului. În baza unei propuneri primite de la RNAF, Comisia poate decide reinvestirea dobânzii în Program.

3 amp;

Contul bancar trebuie operat în sistemul dublei semnături, fiind necesare semnatura RNAF și a unui responsabil cu contabilitatea Programului.

4 amp;

Fondul Național trebuie să comunice Comisiei toate informațiile relevante, referitoare la conturile Fondului Național, precum și la toate celelalte conturi ale Agentiilor de implementare și ale altor entități către care sunt transferate fonduri PHARE. Informațiile relevante includ, printre altele, denumirea și sediul băncii, numărul contului, numele titularului/titularilor de cont, rata dobânzii, precum și orice alta informație pe care Comisia o considera necesară.

Achiziții

1 amp;

Achizițiile trebuie efectuate conform Manualului SID, asigurând accesul liber, concurenta loiala și transparenta, conform prevederilor cuprinse în titlul IX al Reglementării financiare, aplicabilă bugetului general al Comunității Europene, și în reglementările PHARE.

2 amp;

De la caz la caz, Comisia poate aproba derogarea de la regulile PHARE standard, dacă derogarea este prevăzută în Reglementarea financiară și în Reglementarea PHARE și dacă este specificată în memorandumul de finanțare.

3 amp;

Fondul Național trebuie să asigure respectarea regulilor și a procedurilor de achiziții corespunzătoare.

Monitorizare și evaluare

1 amp;

Beneficiarul trebuie să înființeze un Comitet comun de monitorizare (CCM). Acesta trebuie să fie compus din Coordonatorul național al asistenței, RNAF și un reprezentant al Comisiei. CCM se va reuni cel puțin o dată pe an și va analiza toate programele cu finanțare PHARE. CCM va evalua, pe baza rapoartelor de monitorizare, evoluția programelor în ceea ce privește atingerea obiectivelor operationale ale aderării, stabilite prin memorandumul de finanțare. Dacă este necesar, CCM recomanda schimbarea prioritatilor și/sau realocarea fondurilor PHARE, pentru a asigura îndeplinirea obiectivelor și sarcinilor stabilite.

2 amp;

În vederea monitorizarii programelor, CCM va numi un subcomitet de monitorizare. Acesta va fi format din Coordonatorul național al asistenței, RNAF, Responsabilul cu autorizarea Programului din cadrul fiecărei Agenții de implementare și un reprezentant al Comisiei. Pe baza rapoartelor întocmite pentru Responsabilul cu autorizarea Programului și pentru Comisie, precum și pe baza oricăror alte evaluări relevante, subcomitetul va analiza în detaliu evoluția înregistrată de fiecare program și de componentele și contractele sale, în conformitate cu Manualul SID, urmărind, printre altele, relevanta și calitatea proiectării, eficienta, eficacitatea și impactul dorit. Subcomitetul va analiza, printre altele, rezultatele efective, comparativ cu cele planificate, rata implementarii și contractării, fluxul financiar, structurile de gestionare a programelor și proiectelor; va inainta recomandări de ameliorare și va lua măsurile corective necesare în cazul în care, fără un motiv întemeiat, Agenția de implementare nu întreprinde acțiunile impuse de aceste recomandări. Subcomitetul va raporta CCM și, înaintea întrunirii anuale a acestuia, va inainta un raport general detaliat cu privire la toate programele.

3 amp;

Independent de rapoartele de monitorizare elaborate la cererea CCM, Comisia și RNAF pot solicita, împreună sau separat, un raport de evaluare independent, în orice stadiu al ciclului programului. Evaluarea va măsura, de asemenea, impactul și modul corespunzător de îndeplinire a obiectivelor. Pentru acest exercițiu va fi utilizata Metodologia de evaluare a Comisiei, care oferă cadrul de abordare a tuturor problemelor-cheie ale procesului de evaluare, cum sunt: relevanta, proiectarea, eficienta, eficacitatea, utilitatea și sustenabilitatea.

Contabilitate și auditare

1 amp;

Fondul Național trebuie să opereze un sistem contabil în partida dubla sau un sistem contabil analitic care să reflecte toate operațiunile privind derularea contractelor, precum și celelalte operațiuni financiare referitoare la toate programele cu finanțare PHARE din România.

2 amp;

Conturile și operațiunile tuturor structurilor de implementare relevante, inclusiv ale Fondului Național, pot fi verificate periodic de către un auditor independent, contractat de Comisie, fără a aduce prejudiciu responsabilităților Comisiei și ale Curții Europene de Conturi, conform prevederilor din Condițiile generale privind memorandumurile de finanțare, anexa la Acordul-cadru încheiat între România și Comisie la 12 martie 1991.

3 amp;

Înregistrările scrise, referitoare la toate operațiunile de gestionare financiară, licitații și contractare, trebuie arhivate pentru o perioadă de 5 ani, calculată de la data închiderii

Programului.

Soluționarea neintelegerilor

1 amp;

Orice neclaritate referitoare la executarea sau la interpretarea prezentului memorandum de înțelegere trebuie să fie subiect al consultărilor dintre Beneficiar și Comisie, conducand, dacă este necesar, la un amendament la acesta.

2 amp;

În cazul neîndeplinirii unei obligații prevăzute în prezentul memorandum de înțelegere sau în instrucțiunile referitoare la acesta, precum și în cazul neluării, în timp util, a măsurilor corective corespunzătoare, Comisia poate suspenda finanțarea programelor implementate prin sistemul introdus de prezentul memorandum de înțelegere, în urma consultărilor cu Beneficiarul, și poate solicita rambursarea fondurilor PHARE.

3 amp;

În cazul în care consultarile nu conduc la soluționarea neintelegerilor pe cale amiabila, părțile pot recurge la arbitraj, conform prevederilor cuprinse în anexa B la Condițiile generale privind memorandumurile de finanțare, anexa la Acordul-cadru încheiat între România și Comisie la 12 martie 1991.

Dispoziții finale

Prezentul memorandum de înțelegere poate fi modificat numai cu acordul scris al părților.

Prezentul memorandum de înțelegere intră în vigoare la data semnării lui de către ambele părți.

Semnat la Bruxelles la 20 octombrie 1998.

------------